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企業檔案分類管理方法范文1
一、當前我國稅收征管存在的主要問題
為確保國家稅收，發揮稅收的職能作用，國家在稅收征管方面制定了相應的法規制度，取得了一定的成效。但目前，在稅收征管方面，仍然存在以下幾個方面的問題：
第一,管理監督不到位。取消稅務專管員后，由于把實行專管員管戶向管事制度轉變簡單的理解為取消專管員,形成了管理環節的空位和斷層,使稅務機關失去了對納稅人的管理和監控；二是注重了集中征收,優化服務,片面強調以查代管,形成了管不細、查不全、征不足、處罰難、效率低的狀況；三是征管格局中的四個系列以及各職能部門間協調不好,各自為政,多頭指揮,不通信息,相互扯皮,互相推諉,導致稅收征管全過程運轉不正常。
第二,管理手段應用不到位。目前管理手段主要是運用計算機管理,但其監控作用不明顯,主要表現為:征管軟件本身還不成熟,使用中存在一些缺陷,在一定程度上還不能滿足征管要求,信息傳遞不通暢,影響收入的完整性,加之有少數微機操作人員責任心不強,不能按規定及時、完整、準確地錄入有關信息,因而計算機不能全面真實地反映征納情況；部分工作人員不熟悉征管業務規程,無法對征管信息進行微機處理。
第三,管理職責明確不到位。由于對新的征管模式認識不足,征管實踐中削弱了管理,淡化了責任,在一定程度上造成了底數不清,稅源不明,監控不力,漏征漏管。造成征管質量不高的原因,一是少數單位在認識上沒有弄清分類管理的含義,片面理解為對一般納稅人的ABC管理；二是各單位沒有結合本單位實際制定出切實可行的分類管理操作辦法和措施,因而職責不明確,管理程序、方法不規范,管理效果不好；三是大多數單位職責雖分解到人、落實到戶,但沒有建立相應的制約機制,沒有配套的考核辦法和措施,使管理工作不能落到實處；四是普遍把分類管理和十率考核、征管軟件運用、征管檔案管理工作割裂開來,沒有利用它們之間的內在聯系理順工作思路,使該四項工作不能環環相扣順利開展,而這些原因造成征管質量不高,主要體現在:一是登記率不完全真實。二是申報率不準,這有計算機軟件本身的問題,也有管理人員管理不到位的問題,還有沒有按征管規程對非常戶進行處理的問題。三是申報準確率難以掌握。由于管理未落實到位,管理人員無法掌握納稅人生產、經營和財務狀況,不能對其納稅的準確性作出大致判斷,偷逃稅款不同程度存在。另外在雙定戶的定額核定上,由于管理的問題使核定的定額與實際銷售相差甚遠,造成稅款流失。在對大中型企業和一般納稅人的征管中,同樣存在監控不力,稅款流失現象。四是在緩交稅款審核上存在調查核實不嚴的情況,客觀上讓一些企業感到貸款不還不行,費不繳不行,而稅款可緩,能緩就緩。五是依法治稅難,在征管過程中不同程度的存在執法難的問題,一些稅務機關正常的稅收保全措施難以實行,或是相關部門不配合,或是存在來自各方的干預。
由于上述征管不利,最終影響稅源,不能保證國家財政收入。
二、當前加強我國稅收征管的建議
第一,抓好分類管理的落實。隨著市場經濟的不斷發展和社會主義公有制為主體,多種所有制經濟共同發展的基本經濟制度的建立,納稅人的經濟類型、經營方式、組織方式日趨復雜,能否有效地對納稅戶和稅源變化情況進行監控是稅收征管的基礎,只有打牢這個基礎,才能真正提高征管質量和效率。分類管理就是針對納稅人方方面面的復雜性和納稅申報方式多樣化的實際設立的一種能使稅收征管建立在及時掌握納稅人經營情況、經營方式、核算方式和稅源變化基礎的一種管理形式和管理方法。由于分類管理是從管好源頭開始,所以應從各個方面加強管理,包括將所有納稅戶納入稅務登記的范圍內,對納稅戶納稅申報表、財務會計報表、發票領用存表等相關資料進行案頭審計,并有針對性的開展各種日常檢查和稅源調查工作,切實掌握納稅戶的稅務登記增減變化情況、發票使用情況、產經營情況、納稅情況、減免緩退情況、違章處罰等全部納稅事宜的全過程,并能通過管理及時而準確地收集整理、傳遞各種涉稅信息、資料,建立健全納稅戶檔案,真正做到底數清,稅源明,所以應該把抓好分類管理的落實作為加強征管的突破口。落實分類管理應做到:(1)統一思想,提高認識。各級領導和廣大稅務干部要把推行分類管理看作是加強征管的基礎和關鍵,是創收的保證。要正確認識分類管理的含義及其內容。(2)結合實際,因地制宜進行分類管理,以簽訂責任書的形式,把職責明確到人,落實到戶。(3)把分類管理、征管質量(十率)考核,征管軟件的運用、征管檔案的管理四項工作有機結合進行,分類管理中包含了后三項工作的大部分,分類管理搞好了,其他三項基本就能水到渠成了。
企業檔案分類管理方法范文2
就目前來看，信息化時代的來臨，給檔案管理工作帶了新的挑戰，在檔案管理觀念以及管理方式等一系列方面提出了新的標準與要求。檔案管理工作，在企業、政府機構以及學校中具有非常重要的意義，但是我國檔案管理工作在信息化階段中還存在很多的問題，如何有效地解決這些問題是檔案工作者必須重視的一個事項。檔案科學序列化管理方法在檔案管理中的應用，能夠解決檔案管理工作中存在的問題，確保檔案管理工作的正常開展[3]。
2檔案科學序列化管理的背景
檔案管理，是我國檔案事業中重要的組成部分，對于各個具體單位在生產與工作以及整個社會都具有重要意義，它也是我國經濟發展過程中的一個重要事項。檔案管理的主要對象是檔案，主要的任務是將各個分散、量大、零亂的檔案進行科學合理的規劃與管理。隨著信息化技術水平的提升，檔案管理工作者必須加強自身的管理知識與管理水平，保證檔案管理工作能夠跟上信息化進程，這樣才能夠更好地發揮檔案管理工作在各個行業中的作用[3]。
檔案管理工作向信息化方面發展是一種必然的趨勢，而一些管理工作者在信息化管理檔案的過程中，遇到了一些難以解決的問題，主要體現在檔案管理信息化之后，一些檔案呈現一種零散的狀況，很難對其建立相應完整的數據結構，特別是處理含有大量信息數據檔案的時候，例如：某些企業的檔案儲備庫中，很多檔案在邏輯上處于緊密聯系的狀態，但是在物理上卻分散存儲在不同的位置中，這種檔案庫結構不利于檔案的合理規劃與管理。針對這一實際狀況，一些檔案管理工作者采取了檔案科學序列化管理的方法，對檔案進行一個序列化的管理，對各個不同類型的檔案進行分類管理，將相同類型的檔案劃歸為一類，簡化了檔案管理操作流程。
3檔案科學序列化管理的方法分析
檔案管理工作是一項系統性的工程，它要對一些分散的檔案進行規劃，將所有的檔案按照不同類型進行劃分，分別存儲在各自的位置中[1]。一些檔案工作者，結合自身在檔案管理工作的經驗與檔案管理的實際狀況，在對檔案科學序列化管理方法進行分析與研究的基礎上，對檔案科學序列化儲存方案進行改進，主要是根據相關的特征值，將一條檔案序列簡化成一串簡單的字符進行管理，字符串中處于不同位置的字符都有其獨自的定義，通過對字符串進行掃描就能夠便捷地看到檔案每一個條目中所含有的內容，這種檔案科學序列化管理方法主要體現在以下例子中[2]。
將一條檔案中的前12個條目假設為一串數字，即135571409901。如果不對這一串數字進行說明，很難有人能夠準確地理解這一串數字所蘊含的意思。這一串數字實際上指的就是姓名代碼，我國高考中對于通用姓名的代碼收集了很多人名中經常使用的漢字，每4位數字組成一個代碼對其中一個漢字進行表示，然后不同的姓名就能夠通過漢字向數字的轉換，將姓名進行序列化之后形成一個相關的字符串，如果將每一條檔案中的前12個條目設定為相關的姓名，那么每次需要對檔案進行檢索與管理的時候，就只需要對相應的數字串進行檢索就能夠找到檔案?？梢酝ㄟ^這一種方式對檔案的內容進行規范，但是要嚴格規定每一條經過序列化處理后的檔案記錄，固定位置中必須設定固定的內容，對于一些不同類型的檔案信息也可以對其設置相應的姓名代碼來解決檔案管理，可以通過一串簡單的字符對大量的檔案信息進行管理，這是檔案科學序列化管理中的一種方法[2]。
檔案科學序列化管理中還存在著一些難以解決的問題，主要體現在三個方面：第一個方面，檔案自身就具備難以規范的性質，各個地區不同類型的檔案在序列長度的設置上難以保持相同的狀態，這在很大程度上阻礙了檔案的檢索；第二個方面，檔案序列化的標準還沒有一個統一的規劃，也難以對標準進行合理的確定，檔案工作者很難在全國范圍內，運用同一種方式對檔案進行序列化管理；第三個方面，我國在檔案科學序列管理方面的檢索工具還不夠完善，導致檔案工作者無法科學地對檔案進行合理的序列化管理。
檔案中含有大量的信息數據，具有非常高的信息數據分析價值，對于檔案內含有的豐富信息數據進行合理分析，可以采用序列化管理方式，對其進行序列分類。經過序列化處理之后的檔案信息，檔案工作者能夠直接對其進行特征分析與研究，然后通過傳統的序列分析算法對其蘊含的意義進行深入的挖掘，獲取它所存在的價值。
企業檔案分類管理方法范文3
（一）出口企業的分類管理
對納稅企業實行分類管理，有利于稅務機關集中使用有限的資源.提高管理和退稅的效率，降低企業的納稅成本與稅務機關的征稅成本，營造出一個稅企雙贏的局面。因此，通過合理的分類，建立出口企業分類管理檔案是從源頭落實出口退稅管理精細化的重要舉措。新西蘭等國家也有類似實行按企業類型采取不同方式辦理退稅的辦法；希臘稅法規定.大型企業每月申請一次出口退稅，中型企業兩個月申請一次退稅，小型企業3個月申請一次退稅。國家稅務總局早在1998年6月就下發了《關于出口貨物退（免）稅實行按企業分類管理的通知》（國稅發[1998]95號），對出口企業的分類標準作出明確規定，但由于該制度本身缺乏較強的操作性，在實際工作中，為了規避偷、騙稅風險，稅務機關一般不愿將企業評定為較高的等級，或者即使評定了較高的等級，仍然采用與較低等級企業一樣的審核、審批方式.這不僅加大了稅務機關自身的工作負擔，也影響了大企業的資金周轉，因此，當前有必要進一步完善和落實國家稅務總局對出口企業按信用等級分類管理的辦法。
本文從縱向時間發展和橫向相互比較相結合角度對出口企業提出進行分類管理的思路。
1.單戶縱向考察.按信用等級實現分類管理。單戶縱向考察是指僅就某一企業，對其性質、規模、出口額、賬證健全程度、歷史發展或變革、有無偷逃稅記錄等情況進行綜合考察和評價，從而將企業劃分為不同的類別，相當于給企業評定一個信用等級，稅務機關則視企業的不同信用等級，對其采用不同的方式辦理出口退稅審核、審批手續。
2.多戶橫向比較.建立多指標分類管理體系。所謂多指標分類管理，是指預先建立全部企業的基本情況信息庫和一系列指標體系（如注冊地址、所處行業、主要出口貨物、適用的退稅率等），以便退稅管理人員在實際的工作中，根據不同的需要，快速地實現對企業的相應分類和數據提取。對企業按信用等級分類，主要用于選擇應采取的退稅方式，而要更全面地掌握企業的基本情況，進行不同企業間的情況對比分析，提高出口退稅一系列報表的制作效率，必須建立企業的基本情況檔案，并納入特定的計算機信息管理平臺。
（二）建立退稅評估機制
退稅評估是一種典型的風險管理方法，它是指運用信息化的科學評價分析方法，對出口企業各種信息資料的真實性、準確性和合法性進行比較、分析、論證、測算及評估，密切關注企業的出口貨物、出口金額等基本情況變化，以實現對出口企業的精細化管理，預防出口騙稅案件的發生。
當前，隨著貿易方式的多樣化，出口騙稅形式也呈現出隱蔽性和復雜性的特點。2004年偵破的福州“9·03”重大出口騙稅案，涉及高報出口金額5.28億元，虛開增值稅專用發票1.52億元，騙取出口退稅5－469萬元，早在事發前，就已經有種種跡象表明，該企業的出口存在異常情況，但正是由于沒有建立一定的機制對企業的出口信息進行分析、評估，使得這些異常情況被忽視，最終導致了一起特大出口騙稅案的發生?？梢?，建立出口退稅評估機制以在源頭上有效抑制出口騙稅刻不容緩。
二、過程監控精細化：完善日常審核機制
（一）單證審核的精細化
審核企業的出口單證是出口退稅的基礎性工作之一，目前對單證的審核主要是通過比對單證的電子信息和紙質材料，驗證企業每一筆出口記錄的真實性和有效性，以確定是否準予辦理該筆出口的退稅。作為出口退稅的主要單證，報關單包含較多信息.一般較受稅務人員的重視，而核銷單和出口發票的審核則相對比較簡單，特別是出口記錄較多的企業，往往只對其單證作抽樣的人工對單審核。自2004年6月《國家稅務總局關于出口貨物退（免）稅管理有關問題的通知》（國稅發[2004]64號文）執行以來，核銷單的審核難度進一步加大，為此，本文認為，有必要重點加強對核銷單的精細化管理。根據國稅發[2004]64號文件規定，出口企業可以在貨物報關出口之日起180天內，向所在地主管退稅部門提供出口收匯核銷單，這一措施為企業收齊單證提供了充足的時間，但由于其與出口報關單必須于貨物報關出口之日起90天內提供的期限不同，便可能出現企業暫欠核銷單的情況，如果沒有對該部分暫欠的核銷單進行規范管理，將會使出口退稅必須的要件“出口收匯并已核銷”和“單證齊全”的規定形同虛設。
因此.基層退稅管理人員應該建立一個核銷單暫欠和補齊情況的備查賬，詳細記錄每家企業每月暫欠或補齊核銷單的號碼、對應的出口日期、報關單號碼、發票號碼以及金額，可以要求每家企業按照稅務機關規定的格式提供電子版明細賬，稅務機關對數據予以匯總。備查賬建立后，一方面可以加強稅務機關對核銷單的有效管理與監控，另一方面，還可據以督促企業按時收齊核銷單，避免企業因核銷單逾期收回而造成轉內銷補稅，蒙受不必要的損失。（二）加快電子信息化進程
出口退稅信息化是整體稅收工作信息化的重要組成部分，是當前實現出口退稅精細化管理的主要依托。惟有實現了高度的信息化，才可能實現真正的精細化。
首先，亟待解決的是退稅機關與稅務機關內外部的信息共享與傳遞問題。主要是與內部征稅機關、稽查機關的數據共享以及與外部海關部門、外匯管理部門之間的信息傳遞有關。長期以來，外部信息的共享是稅務管理的薄弱環節。以最主要出口單證之一的海關出口報關單為例，一張報關單信息從企業在電子口岸交單，到海關內部流轉至海關總署.再到國家稅務總局，直至傳遞到基層退稅部門，最快的也要兩三個工作日，不僅效率低下，而且，在臨近申報期限的時候，一旦企業忘記交單，往往給申報、審核造成非常被動的局面。因此，迫切要求建立一個即時的信息傳遞平臺，允許基層稅務機關和海關之間直接進行數據傳輸，以確保信息傳遞的及時、高效，保障出口退稅申報審核工作的平穩開展。
其次，要完善出口退稅申報審核軟件。系統軟件的開發應該有一個整體方案，既要適應經濟環境發展的需要.又不能過于頻繁地升級，缺乏必要的穩定性，使退稅管理人員和企業疲于應付。要切實按照“統一規劃、統一標準、分步實施、講求實效”的基本原則，加快出口退稅申報審核系統的建設步伐。
（三）加強征、退稅管理環節的有機聯系
由于我國增值稅征收管理體制的不健全和不合理，征退稅地區和機關之間往往缺乏對征稅信息的必要溝通，“征歸征，退歸退，征退不見面”.這種信息不對稱的情況嚴重影響了出口退稅工作的順利進行。
具有發達增值稅制度的法國、德國、意大利和韓國等國的經驗表明，出口退稅管理都是以科學、嚴密和完善的增值稅征收管理為基礎，實行征退（免）緊密銜接的退稅方式的。近幾年的出口騙稅案件也足以說明，企業騙取退稅往往不只是在最后的出口環節做文章，更多的是將犯罪的關口前移，早在征稅環節便埋好伏筆。2006年查獲的“夏都專案”就是一起典型的低值高報騙稅案。低值商品想要高報出口，必須通過之前多道環節.將價格逐步提高，而為了獲得退稅，企業還必須取得大量的進項稅額，“夏都專案”中的犯罪分子正是利用了我國征退稅工作脫節的可乘之機，通過獲取虛假進項，騙取退稅。
可見，脫離增值稅征稅環節的出口退稅有其不可克服的弊端。一方面，征退脫節加大了企業的經營成本與征管機關的執法成本；另一方面，征退脫節無法完全堵塞騙稅漏洞，甚至導致企業的騙稅行為更加隱蔽和多樣化。因此，在我國出口退稅工作中應該遵循“征退一體”的原則，逐步實現征退稅管理一體化。
當前我們仍然主要通過專門的進出口稅收管理部門來負責出口退稅工作，在征、退稅尚未一體化的條件下，尤其有必要強調加強征、退稅機關之間的有機聯系，基層稅務機關在審核出口企業的退稅資料時，要將其增值稅申報表與稅收征管信息系統中的數據作比對，核準企業進項，必要時通過函調等形式了解前道生產、銷售環節的稅收征管情況，以保證退稅的準確度。
三、日常檢查與稅務稽查雙管齊下
清算工作本來是退稅機關一年一度的必修課，但從2005年開始，國家稅務總局取消了出口退稅清算工作，也就是說，今后不再每年定期對出口退稅企業開展下戶清算，這便要求我們在其它環節加強對企業的管征。對企業的不定期檢查主要有納稅評估、審計規程及其他各專項檢查，對企業的定期檢查則主要是一般納稅人的年審，本文主要討論如何結合一般納稅人年審工作，做好出口退稅企業的日常檢查。
企業檔案分類管理方法范文4
檔案管理是我國人力資源管理的重要組成部分，尤其是流動人員的檔案管理，受到流動人員自身特征的影響，流動人員檔案管理難度較大，而且隨著信息技術的發展，流動人員數量迅速增加，導致檔案管理難度在不斷增大，下面就來分析一下當前形勢下我國檔案管理中存在的問題。
1.新形勢下流動人員人事檔案管理中存在的問題
1.1多頭管理問題突出
受到客觀因素的影響，當前我國諸多部門都有檔案保管職能，不論是省市的人才交流機構還是各級職業介紹機構，乃至社保部門都有這一權限，同時社會中介組織、行業機構所辦的人才交流機構、職業介紹都可以管理流動人員檔案，多頭管理，毫無秩序，無法實現統一管理。
1.2流動人員對檔案管理不夠重視
很多流動人員都將檔案找到可以存放的單位后便置之不理，而一些民營企業更是不在乎流動人員的檔案在何處。一些流動人員認為檔案在其找工作或求職中不夠重要，而且這種情形還受到年紀影響，越年輕越不夠重視檔案，同時也反映出檔案管理在黨政機關、事業單位和大型國有企業中的種種管理制度同其他各類非公企業和自主創業人員檔案在用途上的差異較大。而從企業的角度來說。人事檔案并無法準確判斷人才的真實情況及準確客觀背景，這都在一定程度上影響流動人員檔案管理的標準化與正規化趨向。
1.3部分檔案的管理職能無法有效發揮
在我國現有的體制中，對檔案接收有一定限制，例如沒有報到證或民辦院校畢業生的檔案接收問題等；其次是各省區彼此間轉移檔案時對轉正定級的要求不同，由于當前我國個人托管的檔案很多是在轉遞的時候才根據對方接收單位的要求辦轉正定級，那么現辦、補辦等問題各省區的處理標準不統一；最后是政策與收費方面，某些省份在畢業生畢業后的2年是免費的，但大多數省份仍然是收費的，是必須要支付一定的費用的?？梢哉f人力資源和社會保障部門承擔著合理配置人才資源的職能，通過加強流動人員檔案管理來推動流動人才的管理，實現人才流動管理的規范化。
2.增強流動人員人事檔案管理社會化服務水平的對策
為了適應社會主義市場經濟和國家實施西部大開發戰略的需求，要增強政府人力資源和社會保障部門公共服務水平，提高流動人員人事檔案管理的社會化服務水平勢在必行。
2.1建立共識，推動發展
要想強化流動人員的人事檔案管理工作必須要強化對流動人員認識檔案轉遞過程的控制，受到當前我國流動人員特征的影響，而且各省所采取的標準不一，導致檔案在轉遞過程中調節問題較難。對此，國家人力資源及社會保障部門必須要發揮主動作用，規范全國各省區間的檔案轉遞的標準，通過強化人事檔案流轉過程的管理實現對檔案管理的標準化與規范化，引導人才流動，體現出人事檔案的價值。
2.2增強檔案材料的收集、歸檔與鑒別的規范化
要想提高人事檔案管理的的質量，關鍵是要做好檔案的一系列工作，包括從材料的收集到后期的補充與歸檔，這些都將影響到歸檔的質量，對所收集的檔案材料必須要按照規范檢驗其手續是否完備，核實其內容是否準確，精煉，仔細鑒別，確保所歸檔的產品是符合規定的，而對不符合要求的材料要及時返回，限期修改，確定準確后方可歸檔，而對那些不在歸檔范圍內的材料要及時退還給相關單位，避免丟失與積壓。
2.3受到地域影響較大
受到地域特征的影響，各地流動人員數量不等，情形不同，尤其受到經濟發展影響較大，因此我國在進行流動人員管理的過程中要考慮到各地的情況采取不同的管理方法，促進管理水平的提高。
2.4加強人口分類管理效率
人事檔案管理必須要遵循我國的相關法律，不僅要按照《中華人民共和國檔案法》、《流動人員人事檔案管理暫行規定》進行管理，要遵循集中統一、歸口管理的原則，所以流動人員人事檔案管理機構為縣以上黨委組織部門和政府人事行政部門所屬的人才流動服務機構，當前我國檔案多頭管理問題較為嚴重，檔案服務水平差距較大，而且各地、各部門服務水平差距較大，無法實行統一的規范標準，要想改善流動人員的人事檔案工作效率，就要改善人口檔案管理的效率，做好分類管理工作。
2.5做好人事檔案的保密工作
一直以來，我國的檔案工作的都被定義為服務型的工作，但其實該項工作涉及面較廣，牽涉到很多機要部門，因此其保密工作同樣重要，與一般的服務工作不同，該項工作的保密性較強，一般我國檔案工作是被歸類為機要部門，是自然形成的，很多材料都是單一性的，不可復制的，一旦丟失那么將無法修補，因此，做好人事檔案的安全工作十分重要。所以，要想增強流動人員人事檔案管理工作的社會化水平就必須要在結構設置、人事安排、經費保障等環節做好相應的規范，從制度上、組織上對流動檔案人事管理提供充分的保障。
2.6實現流動人員檔案管理的法制化目標
一直以來，我國人事檔案都是由組織人事部門進行統一管理，從工作特性來看，是組織人事部門為社會提供公共服務。流動人員人事檔案仍然在政府人力資源與社會保障部門的服務范疇內。因此，要想提高流動人員人事檔案的社會化服務水平就要以解決流動人員的切身利益為首要解決的問題，尤其是對流動人員的身份認證、檔案工作調整等問題，同時要建議相關單位及時出臺對流動人員檔案的管理策略，并制定具有可操作性的程序，做好流動人員人事檔案的材料收集與管理問題，實現流動人員人事檔案管理的法制化目標。
企業檔案分類管理方法范文5
現行的村鎮建設檔案真實記錄著村鎮各項工作以及重要的信息記錄，是村鎮運行發展的重要憑證。村鎮建設檔案也屬于國家檔案的一部分，在社會發展的過程中具有重要的記錄作用。村鎮相關的檔案管理人員要根據當前管理過程中存在的各類問題加以改革??新，從而促進我國當前村鎮檔案管理工作的全面發展，從而促進村鎮改革發展各項工作的有效運行。
一、現行村鎮建設檔案管理中存在的各項具體問題
1.檔案管理意識不強
就目前山東省濱州市沾化區村鎮建設檔案管理的現狀來看，許多管理部門的領導對管理工作還處于忽視的階段，只注重村鎮建設發展的過程，很少注重管理相關的具體活動。管理工作中受到過去傳統的思想觀念影響，沒有從根本上認識到檔案管理的重要性，檔案中所保存的諸多有效信息不能被合理妥善的保管與利用[1]。
2.檔案管理的范圍不明確
就目前村鎮相關部門針對檔案管理還沒有制定出一個完整有效的管理辦法，檔案管理的內容也隨著社會的快速發展發生了相應的改變。當前村鎮建設檔案管理沒有先進的經驗可以參考，只能在實踐的過程中加深對各項管理工作的理解。長期的發展下去，會導致大量有效的信息資料被忽視丟棄，這樣檔案管理就失去了該有的實效性，影響了檔案的完整性[2]。
3.檔案缺乏現代化的管理理念
現階段由于許多醫療機構用地資源緊張，在后續的各項工作中降低了檔案室的布置面積，將其作為其它空間使用。在科學技術高度發展的今天，仍有許多村鎮還采取人工錄入的方式進行信息的錄取和收集，導致檔案管理中的信息量受限，這在一定程度上限制了檔案資源的綜合利用。
二、解決村鎮建設檔案管理中存在問題的具體辦法
1.加強相關人員的檔案管理意識
山東省濱州市沾化區村鎮相關管理部門對于檔案管理的重視程度是進行管理工作的重要前提，村鎮的各個部門要將檔案管理的重要性進行全面的宣傳并執行。通過各類研究討論會和參觀學習的方式為村鎮員工講解檔案管理的重要意義，更全面地提高醫務人員的管理意識。
2.建立檔案管理制度，完善規范化管理
山東省濱州市沾化區村鎮要加強檔案管理制度的建設，從根本上實現檔案的規范化管理。首先對村鎮現有的資料進行相應的整理分類，對檔案管理中所執行的各個步驟加強管理，讓每項措施活動都能有規定的制度指導。最后將所有的檔案作為一個整體進行管理，對每個有效的資源進行分類，擴大檔案管理的綜合全面性[3]。
3.加強檔案的現代化管理
在當前村鎮建設檔案管理過程中，要想全面實現現代化的管理，就要付諸一定量的資金投入。隨著社會的不斷發展，村鎮建設檔案所包括的內容逐漸增多，憑借過去傳統的技術和管理方法很難進行有效的管理，所以必須引進更多先進的技術設備，促進管理方式的科學化。以現代計算機技術取代過去手工管理，實現智能化的管理。運用計算機對各類檔案進行分類編號，從而便于之后檔案資料的快速查找，不僅提高了管理的效率也增強了管理的科學化和有序性的提升，符合當今社會發展的趨勢。
4.加強檔案管理人員隊伍建設
當前村鎮建設檔案管理人員都沒有經過嚴格的選取，而是由村鎮其他相關部門人員進行調動的。檔案管理人員在一定程度上缺乏專業的管理知識，都沒有經過系統的培訓學習就上崗工作，使得專業管理技術不具備應有的科學性。所以企業要加強檔案管理人員的招聘活動，選取更多優秀的管理人才。經過嚴格的刪選培訓才能上崗，從根本上提升村鎮建設檔案管理人力資源的力量，從而進一步推動各項管理工作的有效開展。
三、村鎮建設檔案管理工作的創新
當今社會經濟在告訴發展，社會主義市場經濟改革進程加快。村鎮各項管理運行過程都應建立在改革發展的基礎上進行。相關管理機構要以現代化的科學方法對村鎮內部管理設備進行有效的維護，從根本上減少檔案管理系統自身存在的危害，提高管理的實效性。制定科學合理的管理體系，完善檔案管理的各項流程，維護信息資源的穩定和有效利用率。
從當前村鎮建設檔案管理發展的實際情況來看，要完成各類監督運行的工作，就需要對系統整體的運行情況進行有效的把握，明確各項任務的流動情況，在一定程度上保障電子檔案的完整有效性。在檔案管理工作的創新中充分展示出檔案管理的相應職能，做好各類文件檔案的分類管理，將科學化的管理過程吸取到工作的環節中，從而提升檔案管理的整體效率。
企業檔案分類管理方法范文6
【關鍵詞】權變管理理論 檔案管理 應用
一、權變管理理論簡介
權變管理理論的形成始于上世紀七十年代，由美國一些管理學家共同提出。權變管理理論的核心是由內部子系統相互之間嘗試互動聯系的關系組成，它必須涉及這些關系組成與所能影響管理效果的環境因素。權變管理理論強調在管理中要依據內部組織和外部環境之間不斷變化和適應的情況和實施管理工作所處的不同現實條件因地制宜采取最為合理有效的管理方法。美國尼布拉加斯大學教授盧桑斯則認為權變管理理論的主要特征在于不管是何種工作條件都需要將管理理論與工作實踐活動相互結合。實際上，權變管理理論也是一套十分有效的管理理念，權變管理理論在針對檔案管理理論主要體現兩方面內容，即對檔案管理工作的認識和分析兩個過程。而我國在檔案管理工作中的文件檔案管理分為“八個要素”和“兩個方面”，這是一個直接的信息交流與外面的和開放的系統關系。“八個要素”本質上是一個內容文件的管理，“兩個方面”即指企業在對“單位管理”和“信息內容”兩方面的開發和應用，實際也是一種具有實體管理效果的手段。同時，也可以解釋為“二元化”的現象，即基本的文件管理方法，與實體管理和內容信息的開發利用進行了不同理論性質的兩種基本方式：前者由歷史上的第一次，后者則是以各種各樣的方法在同一時間應用用邏輯的方法。
另外，針對檔案管理基本理論，其管理內容則主要是為了討論檔案管理性質和基本操作方法，基本操作方法是一種具有歷史主義色彩的過程，自始至終都作為檔案管理工作的靈魂所在。也就是說，檔案的形成是對社會組織和企業生產活動的原始記錄，它以保存文件的形式形成記錄并保存歷史本色。因此，本文所講的檔案管理所要求的記錄文本應該具有格式多樣性和需求多樣化，一切都應該以邏輯主義方法為主，同時輔以歷史主義。
二、權變管理理論在檔案管理中的應用及意義
（一）實踐應用
1.權變管理理論的合理應用。
不同歷史時期的檔案資料應分類保存于不同的檔案科室，而我們在需要提取需要的檔案資料時就必然會將以往的存檔資料進行重組和檢索，如果其中的某些文件資料丟失或者是損壞，再無法保證檔案資料的完整性。實際上，就目前我國檔案管理工作的體制顯然已經不能夠適應現代化建設工作的需求程度，長期不做改善將于這些檔案資料信息的開發和利用極為不利。只有對檔案管理系統所管理的各種文件檔案進行專項的應急處理，才能確保檔案資料的完整性。根據應急管理系統的概念，檔案室作為職能部門可以從企業的綜合檔案管理部門中獨立出來，配置專業管理人員進行更為系統的管理工作，以便提高企業對檔案管理工作的水平。
2.權變管理理論在外部環境中的動態應用。
檔案管理呈現電子化、信息網絡化將成為未來工作的主要方式。國家檔案館早年就了一系列有關檔案管理信息的實施方案，特別指出了在對檔案管理工作一定要適應國家對于大中企業所提出的檔案信息化管理要求。首先，應該將信息網絡化建設逐層深入到國家建設信息網絡的大布局內，以檔案管理網絡化作為基礎，以檔案信息化作為建設核心，以此拓展信息化檔案的科學利用和合理開發成為了首要目標，最終從檔案管理信息網絡化、電子化兩個方面提升管理水平，為促進檔案管理工作健康持續發展提供保障。我們應該知道，實現以上目標必然需要有關檔案管理人員廣泛應用權變管理理論來拓寬工作思路，并即時相應外部因素，然后融合權變理論到具體的檔案管理工作當中，以滿足對檔案管理在企業生產運行當中的實際需求。
（二）實踐意義
1.為檔案管理工作提供了更為靈活多變的應用及操作平臺。
文檔資料管理是現代檔案管理工作的一項重要組成，它可以記載每一項人為活動或重大事件的演變過程和處理結果，并且人為地可從不同角度主觀或客觀地反映出不同時期的歷史過程及經驗總結。同時，不同環境下，每一項管理工作中合理使用文件的寶貴財富。信息資源的有效、系統的管理，可以大大提高領導科學決策水平和現代化管理水平的建設。一般來說，一個檔案室的檔案文件應用主要管理人員記錄、會計記錄和其他資料。根據檔案管理的基本理論，檔案管理是一種直接的信息交流與外部系統的關系，不斷和該系統的外部環境形成交流聯系。
2.解決檔案管理中出現的問題需采用權變管理思想。
如何改善管理技術水平和管理環境是關鍵點，文件檔案的管理工作往往容易被忽略，近些年來由于企業在長期發展過程中逐漸認識到了檔案管理工作的重要性，依此檔案管理工作也成為了整個企業管理的重要組成部分，但是仍然存在不小的差距，尤其是在管理的方法和執行措施兩個方面。本文就這兩方面內容在此不作累述。
在對文件檔案進行分類管理和開發利用過程中，文件分散性較大，檔案管理缺乏系統性。各級別單位的管理制度和管理人員自身的實際能力都有所不同，可謂良莠不齊導致檔案管理工作體系的不完善。如申請材料分散于各個部門或個人手中，無法實現統一歸納，借閱制度不健全導致檔案管理制度缺乏必要的考核和監督秩序，一定程度上也阻礙了企業檔案管理工作的執行力度。再有檔案管理所囊括的資料載體魚龍混雜，相關的業務部門限于職權范圍無法統一管理也是一方面問題。
3.優秀文化的培育需要實現檔案管理。文化既是一種精神，也是經營企業的一個重要目標表現。文化是由企業幾代人在不同實踐中逐步總結形成的。一代又一代人的精神文化在檔案管理中應該有真實的歷史記錄，對于企業精神文化的傳承和積淀起著極為重要的作用。在繼承這種精神文化的過程中，只有通過對真實和完整的檔案記錄，才能夠代代相傳和積累沉淀，從而形成一個豐富多彩的文化體系。在積累的過程中，需要檔案管理人員對檔案進行系統的整理和歸納，不斷擴大檔案的種類和外延，為培育企業優秀文化提供豐富的素材。
三、結束語
權變管理理論在檔案管理中的應用具有諸多貢獻。首先，可認真總結和繼承的遺產管理理論，對他們的思想統一管理理論的新途徑；其次提出的“萬能”的挑戰，強調動態管理，即不同的具體情況，采取不同的管理方法；第三，企業管理的出發點并不是一件簡單的事情，但社會系統作為一個整體；第四，加強管理理論指導管理實踐的有效性，管理理論與管理實踐之間的橋梁。而我們也應該正視權變理論自身存在的局限性。第一，只有兩維模型來描述多而復雜的管理實踐，解決管理問題，尤其是被忽視的決定性因素，而不是人的動態變量的權變理論的基礎，從而制約和管理理論的創新發展；第二，在反對和一般情況，具體的和一般的反對。強調特殊性，否認普遍性；只強調個性，否定共同。它是滑入實證立場必然；第三排除分析與科學方法論的概念，缺乏統一的概念，缺乏有機聯系，以便和管理科學的實踐和缺乏相應的標準理論。在實際應用權變理論中，應該對這兩方面的內容多加注意。
參考文獻：
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