我國企業檔案信息化管理論文

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我國企業檔案信息化管理論文

1企業檔案信息化戰略實施的任務和模式

企業檔案信息化的戰略實施是繼制定企業檔案信息化戰略之后的延伸,是企業檔案信息化戰略的實現步驟。要順利推進企業檔案信息化的戰略實施,必須明確以下三個問題[1]。

1.1戰略實施與戰略制定的區別

戰略實施與戰略制定不同,具有自身的特性。企業檔案信息化的戰略實施最根本的特性就是以行動為導向,以實現目的為最終價值。

1.2企業檔案信息化戰略實施的任務構成

企業檔案信息化的戰略實施是其戰略管理過程中的行動階段,它要求將選定的企業檔案信息化戰略加以細化,并制定出實施所需的各項措施并付諸實施。企業檔案信息化戰略實施的任務構成應包括以下具體內容:制定企業檔案信息化的戰略實施計劃;建立相應的組織結構;按企業檔案信息化的戰略要求配置各項資源;實現對企業檔案信息化戰略的政策與程序支撐;根據企業檔案信息化的戰略要求,完成對業務流程的再造;建立相應的協調機制;營造工作環境與氛圍等。企業檔案信息化戰略實施的任務可以歸納為一點,就是如何確保企業檔案信息化的運作方式與企業檔案信息化戰略成功的必要條件達到協調一致。

1.3企業檔案信息化的模式選擇

企業檔案信息化可有多種模式選擇,不同的模式會對企業檔案信息化產生不同的影響。每一種模式都有其特定的適用范圍,正確選擇企業檔案信息化的戰略實施模式,對于企業檔案信息化的順利完成至關重要。參照企業戰略實施的可選模式,企業檔案信息化可以參考以下五種實施模式:

(1)指揮型模式。

指揮型模式強調自上而下的強力推行,該模式可以有效確保戰略的實現,但是會造成具體實施人員主動性與創造性缺失。

(2)變革型模式。

即強調組織體系與業務流程的再造,但再造的組織體系與業務流程容易造成既定戰略邊緣化。

(3)合作型模式。

強調相關部門與人員的集體醞釀與配合,對于多數情況而言,該模式相對可行性高。

(4)文化型模式。

即運用企業文化等柔性力量來保證戰略的順利實施,有利于統一思想和行動,但容易造成管理制度等硬性規范力量的作用弱化。

(5)增長型模式。

強調自下而上的建設方式,以底層的力量來推動戰略的順利實施。所以,根據企業檔案信息化實際情況與特點來綜合考慮各種模式的利弊,做到各種可選模式的靈活、綜合運用,盡最大力量趨利避害。

2企業檔案信息化戰略實施的組織保障與物質基礎

企業檔案信息化是一項系統工程,需要組織體系與物質基礎的有力支持。組織保障與物質基礎缺一不可,組織保障用以理順企業檔案信息化過程中各相關部門的職能關系,確保企業檔案信息化順利進行:物質基礎則為企業檔案信息化提供資源保障,包括資金的投入與各種戰略資源的配置等。

2.1企業檔案信息化的組織保障

企業檔案信息化的組織保障就要以企業檔案信息化的實施為最終指向,聚攏相關部門的職能,建立起多頭協調的組織機制,用以確保企業檔案信息化的組織體系科學高效。優化的組織體系的建立,對于推進企業檔案信息化的順利進行具有重要意義。

2.2企業檔案信息化的物質基礎

企業檔案信息化的物質基礎主要包括優化的投入結構與各類資源的最佳配置,二者決定了企業檔案信息化物質基礎的優劣。企業檔案信息化需要合理結構的投入。軟件與硬件是企業檔案信息化的兩根柱石,共同支撐起企業檔案信息化的基礎平臺。。在這種情況下,及時使用先進的網絡技術和產品,在適當維持對硬件系統投入的基礎上,加強軟件系統的投入是值得考慮的問題。

人力資源、信息資源、技術資源等各類相關資源的配置同樣構成了企業檔案信息化的物質基礎。在企業檔案信息化過程中,要做好各類相關資源的整合工作,加大開發力度,使信息資源建設轉化為企業檔案信息化的推動力。這就要求企業檔案信息化要充分認識自身與資源配置之間的關系,要認真做好相關資源的積累、配置、使用工作,保證各類資源與企業檔案信息化的匹配度,為企業檔案信息化提供良好的資源保障。

3企業檔案信息化戰略實施的軟環境營造

軟環境是企業檔案信息化必需的配套環境之一。“軟環境”是相對“硬環境”而言的。“硬環境”,是指自然條件、地理位置、基礎設施等。而“軟環境”是指與企業檔案信息化相關的政策、政務、法制、文化和教育等人文環境。企業檔案信息化的開展意味著企業檔案工作原有的管理模式和行為模式的改變,為了確保企業檔案信息化順利實施,必須要有良好的軟環境支撐。對于企業檔案信息化而言,企業文化的培育與企業社會責任意識的強化是較易被忽視的兩個方面。因此,我們要充分認識二者對于企業檔案信息化重要意義。這里,可以從培育良好的企業文化和強化企業的社會責任意識兩方面入手,努力營造良好的軟環境。

4結語

企業檔案信息化賦予了企業檔案工作生機與活力的同時,也對現代企業制度與管理模式提出了要求。戰略管理作為先進的企業管理模式,再造了企業宏觀、中觀與微觀的管理與業務流程,要求企業從全局出發來制定、實施每一項事關企業發展的戰略目標并加以實現,其全局的高端的戰略思想給企業檔案信息化帶來了重大啟示?,F代企業制度與企業信息化的互構給企業檔案信息化的戰略管理提供了堅實的制度平臺與現實基礎。

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