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摘要：當前社會不斷發展促使我國社會保障工作不斷完善，隨著社保檔案數量的不斷增加，如何實現有效管理關系著每一個社保人員的切身利益。加強社保檔案管理對促進社會穩定發展，建設和諧社會有重要作用，但是又因為社保檔案范圍的廣泛性和復雜性，給管理工作增加一定難度。為發揮社保檔案的最大作用，要求在實際工作中應當認識到檔案管理工作的重要性，并采取有效的管理手段提高社保檔案管理質量。
關鍵詞：社保檔案；數字化管理；方法
社保檔案記錄參保者的詳細信息，是其享受社會保險待遇的重要依據，所以社會檔案在當前社會中發揮重要作用。隨著信息化技術的不斷發展，給社會檔案管理工作帶來新的發展機遇，社保檔案實現信息化管理已經成為必然趨勢。數字化管理是指以數字的形式對檔案進行存儲，實現快速查閱和保存，提高工作效率，為參保者提供更好的服務，加強對社保檔案數字化管理方法的研究，不斷提高社保檔案管理質量，對促進社會發展具有重要意義。
一、檔案數字化管理的必要性
人們生活和思想轉變促使社會保險行業得到快速發展，社保檔案呈現逐年增加趨勢，這一發展現狀促使社保檔案管理不斷適應社會發展，實現創新和優化。在社保檔案管理工作中，主要包括登記、繳費、檔案管理等工作，各項工作開展都關系著社保檔案管理質量。當前傳統社保管理方法已經無法滿足社保事業發展需要，所以加強對社保檔案管理的創新是當前面臨的重要工作。隨著信息化技術的不斷發展，滿足工作需要，建立一套不受人工干預并且工作效率高社保管理工作是社會發展必然需求。社保檔案實現數字化管理可以將紙張檔案輸入計算機系統，并根據需要建立科學規范的電子檔案目錄，從而為后期的查詢、修正等工作提供便利，并實現社保檔案的永久保存。檔案數字化管理是信息技術經過不斷發展的產物，是適應社會發展的重要工作，其創新性具有重要應用價值。
二、社保檔案數字化管理特點
1.實現快速查詢
根據社會保險法相關規定，各級社保經辦機構必須為參保者提供全面的檔案信息查詢服務，在傳統設保檔案管理模式下，對檔案信息的查詢主要以手工操作為主，這種方式不僅繁瑣，而且在不斷對原件的調取過程中導致紙質檔案出現發黃變脆以及自己磨損等問題，在一定程度上影響檔案的完整性。以職工的養老保險繳費為例，在對信息進行查詢時需要消耗大量工作時間，短則幾個小時長則幾天不等，并且在查詢過程中對紙張檔案的翻看和復印容易導致資料出現損壞等問題，給查詢工作帶來一定難度。而數字化管理模式的出現，可以借助計算機查詢，在搜索框只需輸入員工社保號碼即可獲得職工的所有信息，包括歷年繳費記錄、政策性補繳等詳細信息。數字化管理模式下，查詢工作更加便捷，為工作人員節省大量時間，并且在數字化管理方式下并不需要調取檔案原件，只需在計算機中查詢檔案圖片即可實現打印復制等需求。
2.便于保存
傳統社保檔案管理工作是將紙質檔案經過裝訂以后放置在檔案柜中進行保存，一方面隨著社保檔案數量的增加需要占用更大儲存空間，另一方面增加管理難度，紙質檔案容易受潮發霉，在管理工作必須投入較大的人力和財力提高管理質量。而數字化管理模式下，紙質檔案信息全部反應到計算機中，建立電子檔案，并通過建立有效的網絡維護等工作，提高管理安全性，在提高管理質量的同時，降低檔案管理成本。
3.提高工作效率
在社保業務辦理過程需要提供詳細的紙質材料和證明等相關文件，并且還要合同或者相關證件進行掃描保存，工作內容繁雜，導致工作效率始終得不到有效提升，在當事人辦理相關業務時，需要對參保人的信息反復進行核對，增加工作量。在數字化管理工作中，通過數據庫中搜索可以將參保人的所有信息展現出來，大大減少工作量，節約工作時間，有效提高工作效率，樹立良好的服務形象，促進社會實現和諧發展。
三、社保檔案數字化管理方法探討
1.建立專門的檔案管理機構
為提高社保檔案管理工作質量，在可以建立專門的檔案管理機構，引進先進的檔案管理設備，將檔案管理場所進行固定，并制定完善的檔案管理相關規范，通過對檔案庫房、閱覽室以及辦公室等工作場所的明確劃分，提高檔案管理的專業性。同時配備專業的檔案管理人員，并定期進行培訓，不但提高學習新的檔案管理方法，從而不斷促進檔案管理水平的提高。
2.建立完善的社會保險檔案管理體制
在數字化管理方法實現推廣使用的同時，需要規范的制度進行管理和約束，我國頒布的《社會保險業務檔案管理規定》為社保檔案管理提供可靠保證。在檔案管理新時期，為提高檔案管理工作質量，必須對相關制度加以完善，將社保檔案管理工作作為經辦業務流程和經辦人員的崗位職責，從而使全員參與到檔案管理工作中。完整的檔案管理制度還應當包括對檔案收集歸檔整理工作的規定，根據檔案的類型和特點采用不同的管理方法。在經辦社保檔案管理業務時，可以生成相應的檔案編號，便于后期查詢，同時按照系統工作流程規范人工操作流程，實現對每個環節的管理，降低風險發生幾率。
3.實現檔案系統與業務信息的無縫對接
社保檔案主要為參保人辦理各項業務而服務，為了提高服務質量，實現檔案系統與業務信息的無縫對接具有重要作用，這一功能的應用只需對檔案查詢一次即可實現高速掃描、分類和真空塑封等技術，在最短時間內將傳統紙質檔案全面轉化成數字化信息。
四、結語
在社會保險檔案管理工作中，參保人員具有復雜性特點，在一定程度上增加工作的難度，為保證工作質量，必須對規范檔案管理工作流程，實現高效管理。在信息化技術快速發展下，實現社保檔案的數字化管理對整體工作以及社會發展有重要作用。不僅實現社保檔案的規范化管理而且在信息化快速發展新時期，可以提高檔案信息的實效性和應用性，是順應時展的重要體現。
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作者:楊杰 單位:鄄城縣人力資源和社會保障局