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建設工程音像檔案是工程實施前期、中期、后期全過程的記錄。建設單位必須全部收集歸檔保存，建設單位在保存建設工程的原始狀態、建設狀況和竣工樣貌的音像檔案的基礎上，通過掃描、復制等手段將音像檔案數字化，生成了大量的數字化檔案資料，如何管理好這些數字化音像檔案非常重要，值得研究和重視。
一、完善和建立數字音像檔案規范
建設工程音像檔案完整記錄項目建設的全過程，包括項目建設準備時期、項目建設實施時期、項目建成完工時期、項目建設動態監督管理，以及其他和項目建設相關工作的音像資料。數字檔案能夠更好地更便捷地對外展現企業建設工程成就，音像數字檔案在建設工程單位對外承攬工程，宣傳企業文化，樹立企業形象以及建設工程管理工作中的作用不可替代。隨著現代音像技術日新月異，建設工程數字音像檔案已經成為工程建設單位一張靚麗的名片。但是，由于建設工程數字音像檔案發展歷史很短，加上原先的數字技術壁壘等諸多因素制約，數字音像檔案管理工作以致不能得到全面展開，造成建設工程數字音像檔案管理和利用長時間停滯不前。結合企業對于建設工程數字音像檔案迫切需求的實際，分析建設工程音像檔案存在的諸多問題，建立和完善建設工程數字音像檔案規范已經成為企業檔案管理工作的當務之急。服務企業實際需求，助力企業創新發展，就需要規范建設工程各個階段數字化音像檔案管理流程，通過規范化管理來實現建設工程數字化音像檔案的作用和價值。同時，要開闊思維，創新工作，加強數字檔案資源的開發和利用。隨著新時代數字化進展，特別是5G網絡也就是物聯網時代的即將來臨，新技術將會為數字音像檔案實時存儲、實時傳輸提供更為強有力的支撐。從建設工程單位實際出發，要對建設工程數字音像檔案管理的相關制度進行完善和細化。制度細化必須具體，要包括保證數字音像檔案內容真實，信息完整，包含攝錄時間地點的說明文件，詳細標注數字檔案文件格式，數字檔案存儲條件等等。重點抓好建設工程數字音像檔案統一管理統一調用制度的執行。檔案管理人員必須盡早介入建設工程前期工作，嚴格把控數字音像檔案采集、整理、歸檔的每個細節，每個環節，著重強調數字音像檔案資料收集必須由建設工程一線施工部門負責完成，施工部門必須安排專人負責拍攝和錄音工作，嚴格規范視頻音頻的攝錄和存儲質量標準。需要保存的音像檔案務必確保是原始的第一手資料，檔案附加文字說明必須真實、準確、詳細。檔案管理部門專崗專人負責對接整理施工部門提供的原始音像檔案，對原始音像檔案全部進行數字化加工存檔。
二、安全監控、管理數字音像檔案
建設工程數字音像檔案是項目工程全程的如實記載，如何科學地監控、管理、應用建設工程數字音像檔案，對于建筑單位能否更快更好發展尤為重要。收集原始音像資料工作必須寫入施工項目責任書中，專人負責落實。明確規定各相關部門領導作為本部門管理建設工程數字音像檔案第一責任人和聯系人。由于各建設工程部門負責攝錄的人員專業技術水準不一，使用的攝錄機器標準不同，造成最終的數字檔案文件規格得不到統一，參差不齊。先期已經具備軟硬件攝錄條件的部門可以自己安排拍攝記錄，還不具備攝錄條件的部門可以聘用專業外包團隊拍攝。企業要定期組織專業培訓，強化和提升攝錄人員的攝錄技術水平，提高檔案管理人員掌握新知識新技能的水平和能力，要科學劃分施工、監理和檔案各部門權責，加強協作，通力合作，共同做好建設工程音像檔案管理工作。建設工程數字檔案數據工作站要在固定區域做好文件備份存儲，嚴格執行數字檔案文件隨時接收隨時備份制度。數字檔案數據工作站內重要數據做到分區存儲，多個儲存介質存放，保證系統如遇突發問題存儲信息絕對安全。要建立定期核查備份數據制定，按時核對，查漏補缺，確保數據安全。數據工作站專人專管，專機專用嚴防黑客病毒和人為竊取。建立和嚴格執行雙備份制度，重要數字檔案除在工作站儲存，還要在移動硬盤等數字介質儲存。保證文件發生遺失損壞能夠隨時快速恢復。
三、科學應用數字音像檔案
進入信息時代，檔案管理工作面臨著挑戰，也更是機遇。檔案管理人員要與時俱進地積極投身到數字化管理檔案信息的大潮中，將傳統照片、錄音、錄像資料進行數字化轉換，運用數據工作站實現檔案管理工作統一安全高效。數字時代，科技革新，信息技術無限拉近了數字音像檔案與文書檔案的距離，數字檔案已經成為網絡數據流的有機組成，音像檔案從收集、鑒定、整理、利用等各個環節都實現了多種方式的計算機管理。科學運用數字技術管理音像檔案，檔案管理部門根據本單位實際情況研發了適合本單位工作的數字音像檔案管理系統，系統分門別類將圖文資料、聲音資料、影像資料等進行數字存儲，在介質轉換，檢索查詢，日常監管、檔案調用等方面都全面實現了數字管理。檔案存放在數據工作平臺，無論是材質轉移、網絡播放、查詢利用，運轉效率都是原來手工無法比擬的。總之數字檔案管理系統的構建，使得困擾檔案工作的許多問題迎刃而解，為統一標準的管理好不同類型的音像檔案提供了方便。總之，信息技術革新突飛猛進。這無疑給音像檔案的管理提供了更大更廣泛的平臺。不久的將來，音像檔案管理得到重構，全新的建設工程數字音像檔案必將為企業更好更快發展起到更為重要的作用。
作者:齊琳 單位:陜西華山建設有限公司
