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中國共產黨第十九次全國代表大會的召開，標志著中國已經正式進入了一個新時代，黨和國家工作發生了全局性、歷史性變化，這種變化體現在社會生活的各個方面，其中，電子信息技術的變化尤為突出。作為城市建設的重要信息載體———城建檔案，也要順應時展，把數字化作為發展變革的首要任務。城建檔案的數字化管理，通俗地講就是把主要載體為紙張的城建檔案記錄通過設備、技術等手段轉化成電子文件，利用計算機系統進行歸納、整理，在計算機系統內進行存儲、利用，通過網絡形式進行連接，通過電子文件形式構建一個標準、規范的信息庫，及時提供城建檔案信息的利用及資源共享。
一、城建檔案數字化管理工作的意義
城建檔案是城市建設工程項目開始、發展、結束的全過程記錄，能夠全面反映工程的真實情況，是寶貴的城市建設信息資源，雖然其本身不能直接創造出財富，但是它對城市規劃、城市建設、城市管理工作起著非常重要的服務作用。如今，城市建設規模越來越大，空間布局、功能以及結構等越來越立體、越來越復雜，所涉及的檔案資料也越來越多，數據量越來越大。如果完全依靠人工手段對城建檔案進行管理，一方面工作效率低，工作質量差，工作人員面臨的工作壓力大，而且極易出現差錯；另一方面在檔案的利用上，存在很多阻礙，無法將城建檔案的價值更好地發揮出來。如果合理借助電子信息技術，不僅可以大幅提升檔案管理的效率和質量，減少大量簡單重復性的體力勞動，減輕工作壓力，降低錯誤、遺失的發生率，還可以更高效地完成城建檔案資料的歸集、整理，更深層次、更大范圍地對檔案資源信息進行分析、利用，最大程度地發揮城建檔案的價值。
二、目前城建檔案數字化管理工作面臨的問題
（一）電子信息存儲的安全性難以保證
城建檔案以電子文件形式存儲在計算機中，存在著連接網絡情況下的安全性和信息存儲本身的安全性等問題。如計算機病毒的攻擊，會造成城建檔案數字化信息的網絡遭受侵襲，導致整個平臺故障或者癱瘓。再如由于意外因素，像自然界的風雨雷電天氣、電路老化、供電的中斷，加之計算機與管理系統都是程序編碼形式存在，不穩定因素較多，一旦出現以上情況，必將造成城建檔案的信息外泄或丟失的嚴重后果。
（二）數字化設備的制約
城建檔案數字化的最終目的是實現城建檔案資料完整全面地呈現在計算機平臺上，內容涵蓋了文字、圖紙、聲像等全部建設工程資料，所以配備先進的、全面的計算機及相關軟硬件設備是前提條件?，F階段，在一些經濟發展滯后地區，資金支持不足，在計算機設備方面投入較少，設備數量不充足，服務器存儲能力遠達不到庫存檔案量的要求。此外，數字化設備軟件缺乏兼容性，導致城建檔案數字管理軟件兼容性低，與很多管理軟件發生沖突，影響檔案資源在不同載體之間傳遞，不利于檔案資源的互通，以上因素很大程度上制約了城建檔案數字化管理系統建設的進程。
（三）城建檔案移交中存在的問題對城建檔案數字化管理的影響
建設工程檔案資料是建設工程實施過程的完整記錄，是城建檔案的重要組成部分。建設單位、施工單位應嚴格按照國家相關規定編制和移交工程檔案，由于部分建設單位、施工單位對檔案編制重視程度不高，或者部分建設項目中的檔案管理人員歸檔意識不強、素質偏低、檔案保管不善等原因導致移交的檔案質量較差、很多檔案資料在竣工后才進行收集整理和編制，移交資料無法真實反映建設工程的實際情況，嚴重影響了竣工檔案的質量和建設工程檔案的完整性。施工單位在施工過程中沒有對檔案資料進行及時的整理、檔案工作人員更換、建設單位原因導致檔案材料缺失等原因造成檔案的交付時間延遲，導致建設工程竣工后，無法在3個月內移交一套符合規定的城建檔案資料。以上諸多紙質檔案存在的問題直接影響了城建檔案數字化管理中的電子檔案的真實性、完整性和時效性。
（四）城建檔案管理工作人員的知識結構需進一步調整
在信息時代飛速發展的今天，只具備檔案專業理論知識的人才已經不能滿足城建檔案全面工作的要求，城建檔案數字化工作的推進，不但要具備專業的城建檔案理論知識，更要具備計算機、網絡應用等知識，一旦計算機系統或者管理軟件系統出現問題，如果不能及時、準確地查找出原因，不能采取有效應對措施，勢必會對城建檔案數字化內容造成嚴重威脅。再者，如果缺乏對網絡信息的甄別和篩選能力，對網絡安全防范意識和防范能力不強，很容易誘發檔案資料泄露事件，從而嚴重破壞城建檔案信息的安全性和影響城建檔案信息化管理系統的完整性。
三、城建檔案數字化管理工作的完善措施
（一）提高城建檔案數字化管理系統的安全性
第一，用戶權限設置。對使用電子檔案的用戶進行權限控制,用戶只能對城建檔案數字化管理系統權限內的資料、文件和目錄、子目錄等進行訪問及相應操作。如此一來，可以有效防止人為的非法操作對電子信息造成的破壞和泄密情況。第二，建立防火墻并購買正版專業的殺毒軟件。防火墻是攔截黑客訪問的首要屏障。根據城建檔案數字化管理實際情況和不同的網絡層要求，可以選擇包過濾、、雙穴主機防火墻三種類型。在全網絡范圍內安裝專業正版的殺毒軟件，定期升級更新病毒庫，工作人員在對信息進行存儲操作時，必須保證在電子信息設備的外部環節實現安全保護的前提下進行操作，避免存儲介質受到病毒和其他不安全因素的干擾，未經安全檢測的軟件或文件不可隨意點擊和下載，在打開信息存儲相關頁面時，要注意頁面是否存在安全漏洞。第三，增強電子設備的養護意識，定期對電子文件進行備份。城建檔案信息操作人員不能讓設備受到外界的干擾，如陽光暴曬、雨淋、受潮、猛烈擠壓或跌落等，機房環境要保證恒溫、恒濕、防靜電，還要定期對存儲信息進行更新和備份，制定合理規范的備份日志，通過雙機熱備、磁盤鏡像或容錯、備份磁帶異地存放等多種措施進行防護，保證即使在系統發生故障后仍能對電子檔案信息進行恢復。
（二）重視和加強城建檔案數字化管理工作中設備的建設工作
1.重視并加強計算機相關設備建設。一是因城建檔案資料查詢利用等要求，需要在城建檔案數字化建設中配置高端電腦做為系統終端，具備高分辨率以確保檔案資料清晰完整地被查閱和下載，具備高性能的操作系統以便于管理人員快捷、高效地開展相關工作。二是配置高品質、高分辨率的掃描儀和打印機，力求真實、全面地輸入和輸出檔案信息，暢通無阻地在紙質化和電子化之間進行轉化。三是配置高性能的攝影機和音視頻轉化器，通過聲音和圖像的記錄，豐富城建檔案資料的庫存內容，以供不同需求的人員進行查閱和利用。四是配置專業的綜合檔案資料信息管理系統，并且具有較高的兼容性，可以讓檔案資源在不同載體之間傳遞，實現管理智能化和資源共享。2.存儲體系架構?；诔墙n案電子數字化過程中電子文件量的考慮，建議構建網絡存儲服務器NAS（NetworkAttachedStorage）用于電子文件信息的存儲，NAS可以為城建檔案數字化提供一套安全、穩固的文件和數據保存，高性能、高可靠性和低成本使NAS在數據保存和傳送產品中脫穎而出。其優越性主要體現在：第一，I/O不再成為服務的瓶頸；第二，UNIX與NT下的文件共享非常便捷，大幅節省了存儲空間，減少資源的浪費；第三，經過簡單的調試即可安裝成功，并且可以流暢快捷地應用；第四，在線擴容、按需增容讓其在未來存儲容量增大的情況下，也能輕松應對，擴容不用停頓網絡，也大大減少了停機所造成的諸多影響；第五，冗余部件的采用、RAID技術和容錯系統的設計都大大提高了數據的可用性和可靠性；第六，低成本投入。
（三）重視和加強檔案資料收集整理的規范性要求
第一，明確歸檔要求。根據《建設工程文件歸檔規范》（GB/T50328-2014）要求，嚴格規范和細化建設工程檔案（含市政工程）檔案移交范圍，并制定標準規范。第二，規范歸檔程序。建設單位必須承擔起建設工程檔案移交的主體責任，嚴格落實歸檔內容、質量、時間等方面要求，城建檔案行政主管部門嚴抓竣工備案環節，未取得建設工程竣工檔案認可意見書的堅決不予辦理工程竣工備案。第三，優化過程服務。城建檔案業務管理職能部門要主動開展上門指導服務，開展城建檔案管理人員業務培訓，開工前的告知、開工中的跟蹤和開工后的監督催繳工作都應落實到位。第四，將信用評價體系與建設工程檔案歸檔情況進行有機結合，對建設單位、施工單位在建設工程檔案移交過程中出現的良好行為、不良行為進行記錄，在信用評價體系中體現出來并予以公示?！秶鴦赵宏P于印發社會信用體系建設規劃綱要（2014—2020年）的通知》中明確指出“要推進工程建設市場信用體系建設，加快工程建設市場信用法規制度建設，制定工程建設市場各方主體和從業人員信用標準”。城建檔案行政主管部門和城建檔案業務管理等職能部門可以以此為契機，利用信用評價體系來規范城建檔案相關工作。
（四）培養具有綜合能力的城建檔案管理人員隊伍
現今城建檔案工作人員隊伍，不但要擁有檔案專業人員和計算機領域專業人員，更要重視復合型人才的培養，工作人員要經常進行專業培訓，提高工作能力的同時也要提升個人素質，包括專業技能、責任心、保密意識、創新意識和對行業未來發展的預判能力，加強館際交流，借鑒先進經驗，取長補短，不斷擴寬工作思路，不斷探索和改善傳統的城建檔案工作模式。同時，網絡技術知識的培訓必須納入日常城建管理工作中，如：檔案數據的錄入，利用電腦等設備實現對檔案資料的加工處理以及上傳整理；網絡利用與查詢，懂得利用網絡資源收集資料；檔案信息系統操作及應用，會利用城建檔案數字化管理系統進行數據的調取、查詢、利用以及編研工作。通過對檔案管理人員專業能力和個人素養的培養強化，從而有效地節約人力成本，加快城建檔案數字化管理工作的建設進程。
參考文獻
1.封云梅.新時期城建檔案管理信息化建設探究[J].辦公室業務，2017.2
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3.林桂娣.如何加強綜合檔案網絡化管理[J].城建檔案,2018.4
作者:張偉瑋 單位:哈爾濱市城建檔案館
