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摘要：市場經濟不斷發展，經濟活動趨向全球化、網絡化、信息化、多元化。企業的發展依賴于經濟活動，而合同是企業經濟活動的基礎，開展各項經濟活動又是履行合同的過程。合同管理是企業生產經營活動重要的組成部分，規范企業的經濟行為，約束合同雙方的履約過程，是合同雙方在法律和道德上的雙重承諾。加強企業的合同生命周期管控，能有效提升企業的核心競爭力。本文從合同生命周期管理的概念、意義及重要性入手，分析合同管理、缺乏協調、存在的法律風險、合規運行風險、缺乏信息化管理和缺乏專業的合同管理人才等合同生命周期管控中存在的問題，并提出改善措施及對策。
關鍵詞：內部控制；合同管理；生命周期；管控措施
1引 言
全球經濟一體化進程不斷發展，競爭環境瞬息萬變，企業的經營風險不斷加大。要想躋身惡劣的市場環境中，企業必須擁有一技之長，在發展經濟的同時，重視合同管理，通過對合同生命周期各環節加強管控，如對合同準備、起草、審查、簽訂、履行、歸檔等整個生命周期形成規章制度，不斷完善與改進。合同的管控與經濟活動的發展相輔相成，不斷優化與改進，為企業穩定發展打下良好的基礎。
對于企業而言，內部控制是企業為實現控制目的，通過制定制度、實施措施和執行程序，對經濟活動的風險進行防控和管控。在內部控制視角下，有效管理合同生命周期，能提升企業的管理水平，縮短合同履行時間，降低經濟業務的時間成本，有更多的機會尋找新的業務，提高企業經濟效益。加強合同生命周期管控，規避合同法律風險，降低企業合規運行風險，防止合同倒簽、補簽現象發生，實現風險管控目標。對合同的履約過程實時跟蹤管理，采取早收晚付的資金管理方式，提高資金周轉速度，減少壞賬風險，避免合同糾紛及給企業造成經濟損失。提升合同生命周期管控質量，對企業快速發展具有重要的意義。
3合同生命周期管理的風險點
3.1 沒有充分重視合同管理
我國仍處于社會主義初級階段，市場經濟發展尚不完善，企業類型多樣化，制度建設未能真正落到實處，多數企業合同管控仍處于有制度而束之高閣的狀態。合同管理流程與經濟業務相脫節，企業內部信息不對稱，各環節未能有效銜接，合同制定流于形式，未能真實反映企業經濟業務的實質。簽訂合同的過程中，重視定價而忽略了其他合同條款，在履約過程中極易造成法律風險，合同雙方對合同條款產生歧義，合同履行未滿足雙方要求，導致合同糾紛，增加不必要的合同成本，消耗企業人力、物力，使企業的發展受阻，信譽受損。
3.2 各部門缺乏協調配合
隨著企業內部分工細化，更多的部門參與到合同履約過程中，但很多企業存在著部門間各司其職，各管其事的行為，對合同的履行僅對涉及的部分負責，獨立于其他部門，未銜接本環節前后的合同執行情況，在整個合同執行中缺乏溝通，機械配合，未達到各環節相互制約，相互配合。如融資部未充分考慮企業是否缺現金流，未與業務部、財務部溝通，大量融資，造成資金閑置。部分中小企業情況更不樂觀，企業固定資產已出售，未與財務部門溝通，賬面未對資產進行清理，也未進行納稅申報，造成企業的涉稅風險；甚至有中小企業股東一股獨大，收付款項未與財務部門溝通，已結清的款項仍長期掛賬。各部門間缺乏溝通，信息不對稱，為了自身利益出現違規操作，給企業帶來各種風險。在合同的起草階段，相關人員相互獨立，法務、財務部門未參與合同簽訂，或者各部門參與了僅審核自身業務領域的部分，而未進行充分的討論，未站在企業層面，權衡合同利弊。因專業能力的不勝任或把關不嚴，又欠缺溝通，最終給企業帶來的經濟損失。在合同履行過程中，合同內容、條款發生變化，甚至出現解除合同的情況，未及時通知各部門，導致各部門仍以原合同執行，增加履約成本或給企業帶來法律風險。
3.3 合同執行過程中存在的法律風險
企業的經濟業務呈現多樣化的趨勢，合同的簽訂也存在多種模版，而眾多的合同簽訂、審核、履約及異常情況的出現均通過人為管理，不能很好地對風險進行辨別、防范和控制，一旦發生失誤，帶來不可控的風險，將對企業造成損失。另外，企業為承攬業務而變相低價競爭，簽訂了不平等的合同條款，實際操作中難以實施或者不按合同條款履約，造成企業虧損或承擔法律風險。
3.4 企業合規運行風險
企業的經營活動中，存在先執行業務，后簽署合同，甚至業務結束后也未簽訂合同。從內部控制視角，企業的合規性存在風險。企業在運行過程中，一項新合同的產生均應經各部門進行評審，到簽、補簽的情況使合同評審環節處于被動局面。企業持續性服務合同，到期后未繼續簽訂合同，服務仍在進行，業務正常開展，但存在著法律風險和合規性風險。部分企業因為長期合作關系，在合同簽訂時未填寫價格，待業務履行過程中再商討定價，可能給企業造成損失。
3.5 合同管理缺乏統計分析
合同生命周期由各個環節組成，當合同履行完畢后，多數企業對合同進行歸檔處理，而未對合同履行過程進行統計分析，也難以在合同管理中汲取經驗。合同信息包含著大量對經營決策有價值的信息，缺乏合同統計分析，未能使企業總結經驗，發現更多的機會，難以使合同在企業管理中發揮提升作用。當合同履行異常時，未做出總結歸類，在以后的發展中，未能提升企業的應急處理能力。
3.6 缺乏信息化管理
一個完整的合同生命周期涉及多個環節，多個部門，產生的文件數量龐大。如沒有借助信息化系統，可能引發各種問題。合同管理未能有效銜接，各部門缺乏信息溝通，而合同履約涉及多個部門，信息量大，流轉時間長，上下環節容易銜接不上，延長了合同的履約時間。合同進度難以控制，依靠傳統的手工登記臺賬或借助表格耗費大量的人工成本，但合同進度控制并不理想，也未能對合同進度進行動態管理，實時監管難度大，各部門存在重復溝通的情況，管理層想掌握合同進度需要多個部門匯報工作，極大的浪費了人力資源。合同查找困難，歸檔文件容易遺失，多數企業以紙質合同為主，合同量大，需要占很大的空間存放合同，應急時查找困難，耗時耗力，因合同管理人員變動、更換，對合同疏于管理，容易造成遺失。信息匯總困難，各部門各自登記臺賬，未統一臺賬格式，匯總工作需要花費大量人力，容易造成偏差，核對差異費時費力，一個合同信息涉及多個部門，管理層獲取匯總數據較為困難。
3.7 缺乏專業的合同管理人才
合同管理工作是一項高水平的復雜的工作，合同管理人員應具備相應的要求，不僅熟悉相關業務流程，更要熟練掌握國家法律法規、行業規則、企業內部制度，具備一定的專業性，才思敏捷、條理清晰。而目前多數企業對合同管理工作并不重視，缺乏專業的合同管理人員，管理零散，或未成立專門的合同管理部門。企業涉及的合同由各部門自行管理，未統一管理辦法，加深了管理難度，各部門存在重復管理或遺漏部分合同，對管理層決策造成一定的障礙。給企業查找合同、匯總信息造成很大的麻煩，提高了合同管理風險，出現問題后，相互推諉，很難責任到人。
4改善內控視角下合同生命周期管控的對策
4.1 加強對合同管理的重視
第一，重視合同全過程管理，制定符合企業情況的合同管理制度。宣貫合同管理的重要意義，強調合同各階段管理重點，各部門在各環節緊密配合、提高合同執行效率。第二，合同生命周期過程中，各部門行使不同的職能。合同形成之前，采購部、營銷部進行篩選、比對合格供方、誠信客戶，為后續合同的流轉打下良好的基礎。合同簽訂階段，重要合同由業務、法務、財務部門等審查合同中的相關條款，利用專業知識，避免合同在簽訂階段埋下隱患，降低合同中存在的風險。第三，合同應由專人管理。從合同的起始階段到終止階段，應由專人跟蹤，嚴格按照合同條款履約。合同的保管應按時間先后，分門別類歸檔。
4.2 加強各部門協調配合
為解決部門間各自為政、各管其事的局面，在合同管理制度中明確各環節管理職責，賞罰分明，制度約束。并定期要求各部門積極學習合同管理制度，不得懈怠，并入年終考核指標。在合同生命周期的各個階段，各部門銜接前后環節的履行情況，并形成記錄，要求相關部門負責人簽字確認，責任分明。合同管理系統作為企業合同履行過程中的必要介質，開放責任人員的相關權限。在合同起草階段，起草部門將合同立項文件、定價規則、會議紀要等與合同形成相關資料上傳系統，由審核人員進行審核。審核人員包含業務、法務、財務部門等，各部門根據法律法規、行業規則、企業制度、合同基本情況的相關要求，審核合同的合法性、合規性、合理性等，對合同條款進行修訂、改進，在形成正式合同前，相關部門開會討論，并向管理層匯報，避免簽訂的合同存在違法、違規行為。在合同履行過程中，難免出現異常情況，相關人員及時將合同異常情況通知各部門，各部門實行聯動討論解決方案，收集相關資料，及時采取有效措施，對合同的變更或終止進行多部門匯簽，并辦理相關手續，及時匯報管理層，并上傳至合同管理系統，審核部門重新審核。各部門間因合同變更及時溝通，相互監督，避免了合同履約過程中的漏洞。
4.3 防范合同執行過程中的法律風險
針對人工管理合同中存在法律風險，應采取人工與信息化管理相結合，在相同的業務模式下，逐步探索出標準、規范、通用的合同模版，并請各部門人員積極探討溝通，從業務風險、財務風險、法律風險三個維度審核合同，逐項排查合同中存在風險點。統計企業所有合同，分類建立數據庫，按時間先后順序、合同內容、合同對方進行歸類，對相同業務相同供應商或客戶的合同盡量采取歷史合同，并逐步完善。
4.4 促進企業合規運行
企業從內部控制視角出發，建立一套完整可靠的合同質量管理體系，嚴格按照合同質量管理體系規范企業的經濟行為，從合同生命周期的各個環節進行管控，明確責任歸屬，杜絕合同倒簽、補簽現象，按照流程辦理合同簽訂手續，對于即將到期的合同，督促承辦部門及進更換合同，有效規避合規性風險，提高企業的經營效率。
4.5 加強合同統計分析
企業的發展是不斷總結經驗的過程，合同履行完畢，及時對合同履行過程進行統計和分析，吸取經驗和教訓，取長補短，規避風險，為以后的發展提供借鑒。了解企業所有合同的簽訂、履行、完成情況，分類歸納，統計合同類型、合同文本，選取優秀合同范本作為標準化的合同模版，有效節約各部門的審核時間，提高審核效率，降低合同風險。對于合同履行中出現的異常情況，總結經驗，形成應急預案，未來經濟活動中遇到類似情況，在歷史案例中尋找應急處理方法，提高工作效率，降低合同履約成本。并將合同管理經驗與應急處理辦法寫成文件供各部門學習，提高員工應對異常合同的能力，大大降低了企業的涉訴風險。
4.6 加強合同信息化管理
根據企業情況，選擇適合的合同管理系統，借助合同生命周期管控理念，將合同各環節的履行情況輸入系統，根據系統反饋的進度條，各部門查閱及跟蹤管理，加快合同的流轉速度，提高企業管理效率。合同信息上傳至管理系統，各部門根據相應權限查看合同情況，實現了數據共享、信息互通，加強了部門間的溝通，方便了合同查找功能，節約了人力物力，又便于合同的統計分析，提高了數據的精準性，對于合同異常情況，提升了應急處理能力。當系統存在預警和提醒功能，各部門間工作積極性提高，并極大提高履行合同的效率。合同信息均存放于系統內，合同歸檔更加容易，管理層對合同的可控性增強，規范了管理能力，提升了經營效率。
4.7 強化人才隊伍建設
根據合同管理工作的專業性、復雜性，應加強合同管理人才的建設培養。選聘人員時進行側重考核，合同管理人員應具備責任心強，掌握一定的法律知識，較高的文學素養，思維清晰。企業應定期在企業內、外開展合同管理人員專業培訓，從合同起草、合同審核、合同風險評審、應對合同異常情況、合同終止后的分析、歸檔等一系列事項進行專業性的培訓，提高員工的專業勝任能力，使企業的人才隊伍符合執業要求。另外建立合同管理制度，明確合同責任，實行崗位責任制，提高風險控制意識，避免出現責任不明確的情況。同時進行獎罰機制，獎勵突出貢獻的合同管理人員，同時對不能勝的合同管理人員進行崗位調動。合同管理人員的數量應根據企業業務量、合同量配備。人少事多，可能造成管理質量下降，影響企業的競爭力，因減少管理人員數量而節約人力成本可能造成企業更大的管理損失。
5結 語
合同的發展由來已久，契約精神是文明的體現。各種經濟活動通過合同作為介質，供需雙方履行合同要求而達到自身的目的，已成為當前經濟運營的主要形式，合同管理對企業而言至關重要。本文羅列內部控制視角下合同全生命周期的管控的存在各種問題，提出改善建議?？茖W的合同全生命周期管控，有效地避免風險發生，為企業創造更多的機會和發展價值。
參考文獻
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作者：徐青青 單位：寧波德遵會計師事務所有限公司
