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摘要：在職校管理工作中，對于檔案內容，相關工作人員必須要給予高度重視，結合當前新型的精細化管理理念，對學校檔案管理工作作出切實的改革與創新，從根本上將辦學的理念性內容體現出來，進一步為我國教育事業的發展，打下足夠扎實的基礎。為了幫助相關人員在檔案管理中對精細化管理手段進行有效的運用，本文通過自己的理解提供了一些建議，希望能起到積極的參考作用。
精細化管理是一種理念，一種文化。它是社會分工精細化以及服務質量精細化對現代管理的必然要求?，F代管理學認為，科學化管理有三個層次：第一個層次是規范化，第二層次是精細化，第三個層次是個性化。這個概念最早被應用在企業管理上，對傳統粗放型管理理念，進行集約化和規范化的管理。隨著時代的不斷進步，在高校檔案管理工作中，精細化管理內容也得到了有效應用，為高校事業的改革與發展起到了巨大的推動作用。信息化時代的到來，也使得檔案管理工作變得愈加重要，如何在當前這個大環境中，對高校檔案中的相關信息內容進行精細化的管理，也是高校領導需要重視的內容。
1高校檔案管理中存在的問題
1.1檔案管理方法落后
在實際的調查中發現，盡管高校檔案管理工作推行信息化已經許久，但是在部分高校中，由于對檔案管理工作缺乏重視，所以采用的仍舊是傳統型的檔案管理方法，沒能引入相應的檔案管理人才對檔案內容進行信息化的改進。信息技術的缺乏，導致檔案內容的時效性的特點未能進行及時的應用，一些重要的檔案在查找過程中極為不便既降低了工作效率，同時也難以在各個部門之間形成有效的溝通，甚至是這些檔案還存在著一定的丟失風險。
1.2管理體制不夠完善
在當前的高校管理工作中，由于校領導對于檔案管理工作缺乏重視，所以容易對檔案管理工作存在著忽視的情緒，導致部分高校未能根據實際的情況，制定出一套較為完善化的檔案管理體制來，在實際的調查中發現，有一些學校甚至并未設置相應的檔案管理人員，檔案室也是和其他辦公區域合用，導致檔案管理工作存在著較大的管理風險。檔案整理不及時，存檔缺乏規范，檔案信息出現遺漏問題，還有一些檔案并未及時歸還等問題也是層出不窮。
1.3管理設施建設滯后
檔案管理的成敗也和檔案管理設施的建設情況有關。但是由于高校對于檔案管理工作存在著誤解，導致檔案管理工作的資金嚴重不足，檔案管理的硬件建設方面存在著較大的滯后性。在實際的調查中發現，一些檔案在存儲的環節上，檔案室的設施破舊，存儲的環境過于惡劣，給一些重要的檔案文件造成了嚴重的破壞，甚至出現了無法挽回的損失。還有一些檔案管理人員缺乏必要的安全意識，將重要的檔案資料和危險品放置在一起，對檔案資料的管理造成了較大的威脅。
2精細化管理理念的應用內涵
精細化管理理念本質上也是一種管理文化。在實施管理工作的時候，要堅持“精”、“準”、“嚴”和“細”等方面的原則內容。“精”，主要就是對檔案管理工作要做到最優化的管理；“準”，是確保檔案管理工程中，不出現一些錯誤的交接問題；“嚴”，主要指的是對于檔案管理的相關制度、工作流程進行嚴格化的執行，加強管控措施；而“細”，主要值得是把檔案管理工作做細，流程管細。在高校的檔案管理工作匯總，精細化的管理措施要求在每一個細節上做到精益求精，爭取營造出一個最佳的檔案管理環境，對檔案管理的環境、細節、成績進行有效的營造和提升。精細化管理理念是一種對管理態度、意識和理念的結合，強調在管理過程中做到盡善盡美，將管理思想落實到管理的各個細節之中，在檔案管理細節上，做到嚴謹、認真；精細化管理強調規則意識，任何一項操作都應該做到有規可循、違章必究，按照循環管理的思想，將檔案管理制度系統化，人員管理責任明確化，對高校檔案管理工作中的責任推諉、隨意無序的工作狀態進行改觀，使得整個管理系統朝著更為協調化的方向發展。
3精細化管理內容在高校檔案管理工作中的具體應用
3.1在高校學生檔案管理中的應用
針對高校學生的檔案進行精細化管理的時候，主要可以從以下這幾個方面來進行：第一，在新生入學的時候，對于從各個省市招辦郵寄過來的檔案，要做好入檔前的準備工作，避免出現疏漏。接收檔案的時候做好相應的登記工作，并且根據新生名冊情況，在其檔案袋上標明院系、專業信息、學號，然后再按照學生所報考的院系進行整理存放；在進行裝檔工作的時候，要用黑色簽字筆，將學生的相關信息內容，用正楷書寫上去，避免不統一的情況出現。專業的簡稱要按照正式的規范格式進行書寫，不能隨意進行縮寫；要通知院系的相關檔案管理人員，并以書面的形式進行告知，約定歸檔的時間，注意歸檔中可能會涉及的問題。第二，在新生入學之后，各個院系要對學生自帶的檔案內容進行及時收取，并裝入預先準備的檔案袋中，按照院系、專業，學生的學號，來對檔案進行分類存放；之后，還應該進行二次檢查，看看檔案中是否有錯裝、未報到者、夾帶的問題，如果發現檔案不全，要及時進行補齊。第三，學生在學校學習期間，可能會有一些新的資料需要歸檔，像入黨資料、出國資料、社會實踐活動資料、學籍變動情況以及相關的獎懲資料，這些內容也要及時進行歸檔，避免出現遺失的情況；在檔案管理過程中，發現學生缺乏檔案材料，那么要以書面的形式，令學生補齊檔案。第四，在學生畢業離校之前，學校的檔案管理部門應該和教務部門、就業管理部門加強聯系，對應屆畢業生的相關數據內容進行對照，確保畢業生的檔案信息無誤。對于那些休學、出國、退學的學籍異動情況，要將其檔案單獨抽出，進行微調化的處理；在學生畢業離校之后，則應該講學生的檔案進行歸檔、封存，檔案管理部門應該下發檔案裝檔通知說明，幫助學生對畢業材料的有關注意事項進行了解。
3.2在高校實物檔案管理中的應用
在對學校的實物檔案進行管理的時候，主要可以從以下幾個方面入手：首先，建立其一套適合本單位的實物檔案管理制度，將實物檔案管理的工作內容，列入到單位和檔案管理的部門職責中來。同時，根據相關的職校實物檔案管理制度，對各院系的檔案管理情況進行點評，對于表現優異的院系和個人，要進行必要的獎勵。其次，要對專職檔案人員的業務素質進行提升，幫助他們在精細化管理的內容之上，了解更多的專業知識，同時在檔案管理室中，要解決檔案管理人員兼職過多的問題，并爭取創造更多的條件來，為學校檔案管理人員的職稱評定、薪酬待遇、福利水平進行有效的提升，為檔案管理人員提供更多的保障。最后，學校實物檔案管理要做到有規可循，對實物檔案的管理方法進行細化處理，以件為立檔單位，統一編號，一件一號，進行裝盒、上柜的集中管理操作；對于那些不能裝盒的實物檔案，可以存放在檔案柜之中；對各類的實物要進行拍照保管，同時將其相關的材料內容整理起來，完善整個檔案材料，確保它們之間能夠具備有機聯系。保管檔案材料的庫房必須要具備整潔、干燥的環境條件，定期進行除塵，對溫度、濕度等內容進行控制，避免環境對實物檔案造成影響。一些貴重的實物檔案不能輕易對外展示，盡可能以照片的形式進行提供。
3.3在高校教學檔案管理中的應用
高校教學檔案的管理區別于其它類型的檔案管理內容，其具有較強的專業化和多樣化特點，產生于教學管理活動中的多項環節內容之中。在對教學檔案進行管理的時候，首先需要按照業務工作的內容，對其展開工序化的流程操作，并且進行必要的優化和改進策略。像流程內容的設定，就可以采用線性流程、責任矩陣流程、時間矩陣流程和空間矩陣流程的內容來記性。在實際的操作管理過程中，教學檔案上的管理人員，可以通過職校的網絡化管理內容，制定出教學檔案管理流程，并按照相關的標準內容來進行考核和檢查工作的進行。教學檔案的管理也要順應信息化時代的要求，以信息資源為核心，建立起電子教學檔案數據庫，將教學中的相關數據、文件以及所需要的師生檔案整理為一個資源庫，這樣更方便廣大師生對教學檔案資源進行查閱。在教學檔案的管理制度建設上，應該由學校里面一位分管這方面工作的校領導來帶頭，由高校檔案室牽頭草擬相關的制度，這樣才能體現出專業性和科學性的特點來。
4結束語
精細管理的本質，就是其能夠讓高校的檔案管理工作，可以進行有效發揮和貫徹，并對檔案管理工作進行切實的提升。在實際的應用過程中，高校的相關領導需要按照“精細化”的管理發展思路，對檔案管理中存在的關鍵問題、薄弱環節，分階段進行查找和解決，每階段性完成一個體系，便實施運轉、完善一個體系，并牽動修改相關體系，只有這樣才能將精細化管理的功能、效果、作用，進行全方位的發揮。
參考文獻：
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作者:張詠梅 單位:濟寧市技師學院
