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摘要：高校檔案的管理工作對于促進高校事業的發展有重要作用，是學校教學和管理的重要資料依據。檔案管理的內容主要包括對各類檔案的正確存放、信息的儲存和整理、為師生提供檔案需求等，與學生的管理和就業、教學的創新、物品的維修和管理等方面密切相關。傳統的管理方式中有很多不足之處制約著檔案功能的發揮，精細化理念的提出極大程度地改善了檔案管理的工作質量，從細節出發完善管理內容，提升了檔案的功能和利用率。本文結合筆者的一些工作實踐，分析了精細化管理在高校檔案的管理中的運用。
關鍵詞：精細化管理；高校檔案；實踐
精細化管理是在科學的理論和實踐中發展起來的一種管理文化，是一種使整體工作更加完善和飽滿的管理手段，目前應用于很多領域，比如護理管理、檔案管理等，而且取得了良好的效果。本文分析了精細化管理的內在思想和高校檔案管理現階段的常見問題，以及這種理念在高校檔案工作中的具體應用。
一、精細化理念的內在思想分析
精細化管理的關鍵在于“精”和“細”兩個方面，在高校檔案的管理中，“精”就是要將相關工作最大程度進行優化，減少不必要的流程，完善不足之處；“細”是指工作要細致，內容詳細全面、流程規范；因此，“精”和“細”代表的工作思想是精細化管理的中心思想。此外，這種管理理念的應用還帶動了其他思路的改進，由于“精”使工作更加嚴格，各項制度和流程都得到了規范的管理；由于“細”使工作內容的差錯率更低，信息更加完整和準確。精細化管理的內在思想決定了這種模式對工作的要求，就是緊抓各處的細節，將工作做細致、做全面、做準確，為學校創建一個科學、嚴謹、方便、高效的檔案管理環境。精細化是一種工作態度，也是一種工作意識，更是一種科學的管理理念，是一種近乎完美的管理形式，主要體現在工作的各處細節上，促使了工作更加嚴謹，同時還培養了工作人員認真、負責的工作態度。精細化管理雖然對工作進行了細致完善，但是并沒有打亂原有的工作秩序，相反更加促進了規則的執行力度，因為精細化理念就是在遵守相關規章制度的原則下實施的，它可以有效地避免違規行為的發生。精細化管理通過規范檔案管理制度，將工作責任到人，明確了工作人員的工作內容和工作標準，使管理工作正規、有序地進行。
二、現階段制約高校檔案管理水平提升的因素
（一）現代管理模式難以推進
為適應新時代、高科技的需求，很多高校提出了將檔案管理向信息化推進，這是現實發展的需要，但是高校雖然提出了要求卻沒有真正重視這項工作進度和結果。部分高校把主要精力放在了招生和管理以及教學等方面，將檔案管理看作普通的文職工作，不僅沒有充分挖掘檔案信息的功能，還對這項工作缺乏基本的管理，因此并沒有改變傳統檔案管理的方法，更沒有引進這方面的人才推進信息化改進，這嚴重制約了檔案管理工作質量的提升。同時檔案管理的信息技術難以符合實際需求，使檔案內容的作用難以發揮，檔案查找耗時耗力，還容易造成丟失的現象，工作效率低下，部門之間難以有效溝通。
（二）管理體制不科學，風險性較大
檔案管理的作用需要在長期發展中體現，而且沒有明顯的經濟效益，很多高校領導因此忽視檔案管理工作，不管對于制度的執行還是人力的配置都沒有給予大力支持，因此很多高校的管理體制并不完善。有的高校對檔案制度的執行沒有監管，工作情況沒有考核，相關的正規培訓少之又少，工作人員情緒懈怠，不按照正規流程管理，學校對此缺乏合理的獎懲制度，造成工作質量不理想；部分高校甚至沒有配置專門的檔案管理員，只是由一些老師或者學生兼職管理，管理員缺乏專業的管理技巧，沒有完全把心思放在工作中，人員流動大，導致檔案查找時間長，整理混亂等現象；甚至還有的高校檔案沒有單獨的管理室和儲藏設施，和其他辦公區域合并辦公，不僅辦公環境不利于檔案的存放，而且人員嘈雜，檔案容易出現丟失。
（三）資金支持不足，管理設施滯后
檔案管理除了要依靠科學的管理制度以及專業的管理技術等方面，還需要學校提供適宜的存儲環境和現代化的管理設施，如果設施過于落后或者配置不全，就會嚴重影響檔案管理的效果。高校對檔案管理的忽視造成了支持資金的不足，很多高校的管理設施有嚴重的滯后情況。部分高校的檔案室陰暗、潮濕、沒有通風口，檔案的主要成分是紙質，易吸收空氣中的水分，長期得不到通風和干燥，就會發霉、長蟲，對檔案造成嚴重的損壞。還有的高校儲存檔案的柜子和架子十分破舊，甚至連基本的辦公設施都沒有，工作人員在這樣的環境中也難以發揮工作能力。有的管理人員安全意識淡薄，將易燃、易爆等物品與檔案一起存放，存在較大的風險。
三、精細化管理在實踐中的運用
（一）學生檔案
由于學生群體在學校的學習時間有一定期限，因此主要從幾個階段來對學生檔案實施精細化管理：第一個階段是學生入學時。管理人員需要在學生檔案到來之前做好相應的準備，接收檔案之后及時進行登記和整理，按照新生的名冊在檔案上登記清楚所屬的院系和專業以及學生號等，并且按照院系和專業進行存放。檔案的書寫要標準、清晰，按照正規的格式，而且要保證信息的準確和全面。第二個階段是入學后，院系要及時收取學生自帶的檔案，并按照相關的標準進行存放和整理。所有檔案歸置完畢后進行第二次審查，確定每位學生的檔案資料是否齊全，存放是否正確等，及時彌補疏漏或者更改錯誤。第三個階段是學生學習期間，學生在學習過程中由于入黨、參加社會活動、獲得獎學金等情況會建立一些新的資料，這些資料要及時歸入學生檔案中。第四個階段是學生畢業時，學生的檔案離校時需要就業部門和學校聯合管理，在移交檔案時要確保信息無誤；對于學籍有變動的情況，要將檔案單獨管理；學校要將檔案的處理情況或者相關手續告知學生，并幫助學生對檔案進行妥善的安置。
（二）固定資產檔案
固定資產檔案需要針對實際存在的物件進行核實，并對其型號、購買日期、價格、購買方信息等進行建檔，部分資產還需要留有樣品，并對同院系的資產進行統一存放，建立電子表格表明資產的數量等相關內容，紙質版檔案則保存在檔案袋或者檔案盒中。此外，部分資產實物需要進行拍照留存，將照片也存放在檔案中。固定資產檔案除了信息的建立，多數還需要保管實物，因此儲存室內要保持適宜的溫度和濕度，定期清理灰塵，一些貴重的實物要加強保護，不得隨意外借或者展示。
（三）教學檔案
教學檔案對于提高高校的教學水平和科研水平有重要作用，會經常被學生或者老師借閱和研究，而且具有很強的專業性，因此其管理也需要根據教學檔案的特點實施。教學檔案的整理需要在教師的指導下完善和建立，確保內容的全面和準確。為了方便使用，學校需要對教學檔案中的內容建立電子信息渠道，將其統一放到資源庫中，學生或者教師需要時可以通過搜索查找電子檔案，省略了借閱紙質檔案煩瑣的手續。
四、結束語
管理效果的加強需要依靠細化工作分工和服務內容，使工作流程更加規范，工作環節更加精細，工作模式更加有個性。傳統管理比較粗放，效果往往達不到實際需求，對其進行集中的規范管理后，效果有了明顯的提升。高校檔案的管理引進了精細化理念，極大程度地提高了檔案的管理質量和應用效果，促進了教學水平的提升與學校的發展。隨著大數據時代的開啟，信息的利用變得越來越重要，檔案管理的功能也得以深層體現，對高校檔案工作實施精細化管理不僅為了適應時展的需求，也是為了滿足學生及教師的需求。
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作者:周亞芳 單位:武漢東湖學院
