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摘要：目前，國有企業承擔大量經營業務，合同量較大，查詢、統計和分析復雜。多數國有企業缺乏合同管理系統的需求論證，沒有搭建此類信息化平臺，極大影響了國有企業經營、管理和服務的工作效率，不利于單位的可持續發展。本文通過分析國有企業的合同管理信息化的必要性，根據國有企業的特點，提出了國有企業合同管理信息化建設的構想和解決方案。
關鍵詞：國有企業；信息化；合同管理
目前，網絡技術和信息集成技術快速發展，信息化技術的運用已成為國有企業精細化管理和可持續發展的重要因素。作為國有企業，既擔負著國家重要科學技術研究，把握科學技術發展的導向；又要從事大量涉及民生的經營活動，承擔著社會責任。隨著經濟規模的不斷擴大，各類經濟合同的增加，國有企業對降本增效、合同履約風險的管控等有了更高的要求和更迫切的需求。
一、國有企業建立合同管理信息化系統的必要性
企業信息化建設是指通過在企業運用計算機及網絡等技術，設計和集成企業所需的管理信息系統，來提高企業的生產運營效率，降低運營風險和經營成本，從而提高企業的經營管理能力，以期增加企業獲利和提高持續經營的能力。國有企業面臨大量的研制合同與采購合同訂單，貫穿于科研生產各個環節，傳統的人工管理方法手段落后，效率低下，而且容易造成合同遺失，遠遠不能滿足國有企業規范、科學、可持續發展的需要。因此，必須借助信息技術，構建以銷售、采購合同管理為中心，結合內部控制要求，與其他相關業務管理系統集成的合同管理系統，對收付款合同信息進行收集、傳達、加工、處理、存儲和管理。本文將結合國有企業的管理特點，對合同管理信息系統的構建提出初步探討。
二、合同管理信息系統功能構想
通過構建國有企業合同管理信息系統，實現收付款合同全壽命周期管理的電子化、流程化，并初步具備合同管理工作的在線流轉、統計、分析功能，以達到內部相關業務部門信息共享，提升管理水平和管理效率。
1．合同管理信息系統涵蓋的業務范圍
（1）單位全部的收款合同，包括提供科研、預研、裝備產品及服務等。（2）單位全部的付款合同，包括科研生產物資采購、加工服務外協外包、固定資產投資購建等。
2．合同管理信息系統主要功能設計
（1）收款合同管理功能包括：以合同評審／登記（涵蓋研制任務、合作意向、協議等）為起點，覆蓋合同登記、單位內部簽批流程、合同變更、合同臺賬、合同執行、合同歸檔、客戶管理、統計分析等功能。（2）付款合同管理功能包括：從合同簽訂為起點，覆蓋合同范本管理、在線編輯、審簽、合同變更、合同臺賬、合同驗收付款、合同歸檔、統計分析等功能。通過合同管理信息系統建設，規范付款合同的管理過程，實現付款合同全過程的監督審查；同時采集收款合同必要信息，為項目計劃、立項、研發生產、交付、催款、售后等業務過程提供信息支持。（3）功能框圖
3．合同管理信息系統操作人員授權
根據國有企業內部控制管理設計要求，需要對合同管理信息系統操作人員的不同職責進行相應的授權管理，以保證系統使用安全正常，發揮效益。
三、合同管理信息系統業務模塊設計
按照合同資金的流入、流出分類，將國有企業的全部經濟合同分為收、付款合同兩類，下面根據這兩類合同管理的不同業務需求，分別介紹收、付款合同業務模塊的設計。
1．收款合同管理業務模塊設計
收款合同管理主要涉及客戶、基礎信息、管理評審、立項研制、履約、歸檔等過程的在線監控，以及適應內部管理決策需要的統計分析?？傮w業務模塊需求應包含：基礎信息管理、客戶信息管理、合同范本管理、合同起草管理、合同評審管理、合同簽訂管理、合同履行管理、合同歸檔管理、合同統計分析。具體功能設計詳述如下：（1）基礎信息管理。具有合同類型、性質、產品或服務信息、評審條款、履行情況提前預警、超期警告等基礎數據維護功能，實現合同通用基礎數據的統一、規范管理。（2）客戶信息管理。具有客戶信息、信譽維護及評價、統計等基礎信息維護功能，便于對客戶資信的及時了解，防范合同履約風險。（3）合同范本管理。實現合同范本的規范管理，具備合同范本導入導出、新建、收藏、統計、分類管理等功能，統一合同范本模板庫，每類合同下可關聯多個范本。（4）合同起草管理。實現合同基本信息自動提取、合同文本在線編輯、復制起草、合同補錄、合同草稿暫存、合同起草業務流程追蹤等功能，以提高合同起草工作效率。（5）合同評審管理。合同評審支持線上在線評審信息和線下評審結果信息登記兩種模式。根據合同管理要求設計出多個線上在線評審流程，承辦人可根據業務內容匹配相應的審批流程，并可在線跟蹤流程審批節點。審批人可對合同信息、技術內容等進行審查，并提出審核意見；如果審核不通過可退回承辦人重新編輯提交。（6）合同簽訂管理。系統將根據審批完成的合同，按照單位標準合同編碼規則自動完成合同編號，同時設定外來合同編號手工錄入功能。對系統編號完成的合同導出帶防偽標識的合同文本，打印紙質版后履行簽字蓋章手續，再將合同簽署頁掃描上傳。（7）合同履行管理。對合同標的履行交付、合同回款計劃與到款情況、超期履約提醒、合同變更、中止、解除等全過程信息進行登記管理，對變更作廢的合同予以保留，實現歷史記錄的追逐查詢?？膳c財務管理系統集成，共享合同到款及開發票情況，落實回款計劃。同時具備線下數據導入功能。（8）合同歸檔管理。承辦人對正常履行完畢或非正常因素停止履行的待歸檔合同進行甄別，手動歸檔，填寫歸檔信息后保存至檔案管理系統，方便日后查詢合同發生的全過程。（9）合同查詢、統計分析。根據管理需要，相關人員可在授權的范圍內查看合同的文本內容，掌握合同相關信息。還可利用多條件組合查詢功能、模糊查詢功能，查詢所有合同狀態信息，動態監控合同執行情況。利用各種查詢功能對合同金額及合同數量進行統計以及發展趨勢分析；對合同查詢、統計結果具備導出、打印功能。
2．付款合同管理業務模塊設計
付款合同管理主要針對供應商合同簽訂管理，涉及合同起草、簽訂、審批、履約進度、歸檔等過程的在線監控，以及適應內部管理決策需要的綜合統計分析?？傮w業務模塊需求應包含：基礎信息管理、供應商信息管理、合同范本管理、合同起草管理、合同審批管理、合同簽訂管理、合同履行管理、合同歸檔管理、合同統計分析。為避免重復建設，其中供應商信息管理可與物流管理系統信息共享。其它具體業務模塊的詳細功能與收款合同管理基本相同，不再贅述。
四、合同管理信息系統集成思路
為提高合同管理信息系統的使用效益，發揮其強大的管理功能，考慮與其他業務管理系統集成，以達到信息共享，互聯互通。集成的基本思路是：與單位門戶系統集成，共享門戶系統中組織機構、人員信息，實現賬戶統一管理、單點登錄管理。與主數據系統集成，共享主數據系統中的項目管理信息。與物流系統集成，在付款合同起草階段共享物流系統中的采購訂單等信息。與財務報賬管理系統集成，在收付款合同履行階段共享財務報賬管理系統中的合同收付款結果信息，作為合同履行數據。與招標系統集成，合同草擬階段，對于應招標的合同，選定招標系統的中標通知書編號進行業務關聯，共享合同招標結果信息。另外，考慮到單位信息化總體規劃的建設需要，要具備與其他的業務信息化系統的數據接口功能。
參考文獻：
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［2］陳虎．財務就是IT—企業財務信息系統［M］．中國財政經濟出版社，2017．
［3］陳虎．從新開始—財務共享財務轉型．財務智能化［M］．中國財經出版社，2017.
作者:郭文清 單位:中國船舶重工集團公司第七一七研究所