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摘要:
隨著我國社會經濟不斷的發展,我國對于其檔案的重視,也在不斷的提高;檔案,不僅是圖書館的關鍵文獻,同時也是圖書館的重要信息,它是圖書館的各項資的真實、全面記載,對此只有積極的做好圖書館檔案管理工作,才能更好的促進圖書館工作的穩定運行。但是針對于我國部分圖書館的檔案管理,常受到方法等方面的影響,使其檔案管理工作,顯著的降低;對此本文就圖書館檔案管理創新,結合其圖書館檔案管理的重要性等方面進行分析,希望對于我國圖書館的發展,有著積極促進的意義。
關鍵詞:
圖書館;檔案;檔案管理;創新方法
圖書館檔案,是圖書館系統的寶貴財富,與其圖書館的運營,有著直接的關系。圖書館檔案,同時也是其工作、工作人員審核的依據。直接影響著圖書館工作總結、計劃制定、圖書館運作、讀者工作的正常開展等,自身具備一定的參考價值。隨著我國科學技術的不斷發展,圖書館檔案管理,也逐漸的向著信息化、智能化管理方向發展,對此其檔案,作為信息控制系統,更需要多種部門的材料匯集,對此加強此方面的研究,有效的促進檔案管理、建設,是非常有必要的。
一、圖書館檔案管理的重要性
圖書館檔案,主要是指介于圖書館多種工作、活動的展開,其中產生具有查閱利用價值,以及被歸檔儲存的資料,是圖書館系統的價值財富,對于其圖書館工作的持續、穩定運行,有著直接的影響。同時隨著科學技術的不斷發展,圖書館檔案管理,也面臨著改革和創新,從而有效的提高圖書館檔案管理的工作質量、效率。其圖書館檔案管理,在現實生活的作用,包括以下幾方面的內容:第一、歷史價值。檔案能夠被長期的保存,供社會活動的應用,主要是因為其承載了一定的歷史價值,具有特有的作用。針對于圖書館范圍分析,科學檔案管理系統的建立,不僅是社會發展的需要,同時也是科學評價的依據,因為檔案的應用,能夠對于圖書館多年來的發展,進行準確、生動地反映。第二、科學依據。圖書館檔案,是其科學管理、工作以往經驗借鑒的依據。使其靜態信息,在長期的積累中,具有一定的原始性、可操作性、可靠性,是管理者主要的參考資料,對其圖書館科學管理,有一定的推動作用,可為專家評價、領導決策,提供一定的資料依據。第三、參考依據。圖書館檔案,也記載了不同工作人員,工作情況、成果、經驗、教訓,歸納在保管在圖書館辦公室,若是回朔建庫,可以為其圖書館的建設,提供一定的參考依據。第四、更新數據。圖書館發展,不僅是推進式的,同時也是有規律的,通過歷史的記錄,可為后人提供依據;像圖書館新簡介的編寫,可以通過往年的簡介檔案進行參考,然后在根據實際,增加新增數據、事實,使新館員了解圖書館的沿革,更好的展開工作。
二、圖書館檔案管理的主要內容
1.管理檔案。
從總體上來看,圖書館中的管理檔案主要包括了以下幾種類別:①圖書經費檔案:指的是圖書館中所有經費的數量、來源、去向、增減情況等;②財產檔案:指的是圖書館中每一項財產的名稱、數量、放置位置和變化情況等;③人事檔案:指的是在圖書館中工作的全部人員的姓名、年齡、性別、學歷、職稱、工資等各方面的內容;④文書檔案:泛指與圖書館實現往來的全部相關文件。
2.業務檔案。
對圖書館中的業務檔案進行分類,主要可以分為以下幾種類別:①文獻采購檔案:指圖書館中在外所采購的各種類別文獻資料的名稱、價格、數量和途徑等;②文獻典藏檔案:指在圖書館內部所典藏的各種文獻資料的名稱、數量、保存處所、來源渠道和變化情況等;③讀者檔案:包括對讀者的姓名、年齡、性別、職業等各種信息的記錄;④借閱檔案:圖書館中各種文獻資料被借閱的情況,如文獻的名稱、數量、類別、借閱和返還時間等;⑤情報交流檔案:指的是圖書館和其他單位所交換的所有情報內容的種類、數量等基本情況;⑥課題跟蹤檔案:對圖書館中所有研究課題的名稱、內容、進展和報告等內容的記錄。
三、圖書館檔案管理的創新方法
1.更新管理理念。
要想對圖書館檔案管理工作進行創新,首先應該具有積極的創新理念,為管理工作的開展提供思想支持,因此,圖書館的檔案管理人員應該對自身的管理理念實現不斷的更新,并且要正確的認識到檔案管理工作的很總要性,將檔案看作是與文獻資料相同的寶貴的資源,為檔案管理工作的開展奠定良好的基礎。
2.完善管理制度。
在樹立正確的管理理念的同時,還應該針對圖書館檔案管理工作建立起與之相適應的一套管理制度,強化對相關政策的實施,對檔案管理工作的開展起到一定的約束和規范。在對圖書館檔案進行管理的過程當中,還應該保證各個工作人員之間的明確分工,將各自的責任予以確定,對具體的工作進行詳細的分配和安排,同時還要對檔案管理工作人員具體工作的開展實現嚴格的監督。另外,還要建立起獎懲制度,對檔案管理人員的工作情況進行定期的考察,根據其實際的完成情況進行客觀的評價,并合理的分配工資和獎金等,從而極大程度的提高檔案管理人員的工作積極性和效率。
3.提高人員素質。
就目前而言,我國絕大多數的圖書館檔案管理從業者都缺乏較高的專業素養,文化程度普遍不高,只有很少一部分管理人員是對口專業畢業,非對口專業畢業的人較多。這部分群體經過一段時間工作后,雖然掌握了一些圖書館檔案管理知識和技能,依然缺乏系統和完整的知識理論。檔案管理看似簡單,但是要想成為一名優秀、合格的檔案管理者,必須具備系統性、完整性的知識理論,嫻熟的的業務能力,高超的專業素養,嚴格的紀律素質,正確的政治理念。所以,圖書館要注重檔案管理人員職業教育與培訓工作,采用長期和短期相結合昂方式,把理論知識和業務能力結合起來,全力提高管理人員的綜合從業能力。同時,通過教學培訓讓管理人員認識到檔案管理工作的重要性,認清自身責任,并認真履行自身的工作職責。此外,檔案管理人員應樹立自我發展意識,不斷學習與更新檔案管理理論知識和業務能力,促進自身綜合素養的全面提高,盡心盡力、盡職盡責的完成工作,以提高檔案管理效率和質量。人員素質的提高是一項長期工作,圖書館全體員工應當共同努力,同心同力的進行這一工作,才能從整體上促進全體從業人員素質的全面提升。
4.利用信息技術。
信息時代的帶來為人類社會帶來了巨大變化,促進了傳統管理理念和方式的革新。在信息時代下,檔案管理信息化建設已經成為檔案管理發展的必然趨勢,這就需要加強信息技術利用。在過去,圖書館檔案管理以文字、照片、表格、錄像等為主,這些傳統的管理形式已經難以滿足現代化管理需要,必須利用計算機等現代化技術來創新管理形式,形成新的管理工具,簡化檔案管理程序,提高檔案管理成效。比如,利用計算機數據庫軟件進行檔案收集整理、查詢、利用等工作,使業務操作更科技化,不僅可以減少人為失誤,還可以提高管理成效。
四、結語
總之,檔案管理是圖書館管理的一項工作,不僅影響著檔案管理與利用質量,對圖書館的運行和發展也有著重要影響。為此,圖書館必須高度重視檔案管理工作,通過文中提及的相關推動檔案管理方式創新與完善,高效率、高質量的完成檔案管理工作,以提高圖書館工作能力和水平。
作者:林英 單位:寧德市圖書館
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