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摘要:檔案記載著個人活動、社會組織、國家機關的情況，是社會發展最為重要的信息存儲形式，擁有“存史資政”的功能，能夠幫助人們借助檔案留存經驗、汲取教訓、優化舉措。檔案管理是我國教育事業與檔案事業得以發展的有機組成部分。然而在檔案管理中，卻存在意識、機制、開發及信息化等層面的問題，需要我們在明確檔案管理內容、性質及原則的基礎上，結合問題表現形式，提出有助于檔案管理水平提升的思路和策略，優化檔案管理機制，促進我國檔案事業的健康發展。
關鍵詞:高校;檔案管理;思路;策略
在我國檔案事業健康發展的背景下，檔案服務職能與服務意識得到了明顯的體現，社會影響與價值也日漸突出。有關檔案管理的學術研究得到了蓬勃發展，使傳統檔案管理模式、體系、組織及機制得到了更好的優化與強化。然而在計算機信息技術快速發展的過程中，高校傳統的檔案管理機制、模式卻難以適應時代發展的訴求，導致高校檔案管理的整體水平受到影響。因此，深入探究檔案管理水平提升的策略，是推進檔案管理現代化發展的必然舉措和基本內容。需要我們在深入探究檔案管理內容、性質及原則的前提下，明確檔案管理水平提升的方向。
一、檔案管理的內容、性質及原則
檔案管理主要指個人、社會組織、國家機關在宗教、技術、文化、科學、經濟、軍事、政治等工作中所產生的，擁有利用價值的音像、聲像、實物、圖片、文字等原始記錄，擁有“查考價值”“形成者”及“形式與載體多元性”的基本要素。檔案管理則指對檔案信息與檔案實體進行科學管理，并提供相關服務的活動，主要包括收集、整理、鑒定、保管、統計等內容。其管理客體是“檔案”，服務客體是“利用者”，需要檔案管理者從數量龐大且分散凌亂的檔案文件中，整理出供利用者所使用的檔案實體或信息。其性質是檔案信息開發與檔案實體管理，其中檔案實體具體包括鑒定、整理、收集等環節，檔案信息開發包括文件匯編、資料編寫、目錄編制等內容，可以更好地幫助利用者復制、查詢及外調檔案數據。在檔案管理原則上，檔案管理主要擁有管理體制、組織原則、資源安全、社會服務等基本原則。其中，管理體制與組織原則是檔案管理的核心與關鍵；服務原則體現了檔案管理的性質，而資源安全決定了檔案管理的質量與水平。《檔案法》明確規定，檔案管理需要構建管理體制，明確組織原則，確保資源安全，為群眾和社會提供服務。因此，在某種程度上可以說，檔案管理的基本原則取決于國家的法律法規。而結合文件生命周期理論，檔案管理工作應有科學規劃，應明確檔案在特定生命周期中的應用價值，以此優化檔案管理質量，提高檔案管理水平。
1.高校檔案信息化建設緩慢。在計算機信息技術普及與發展的背景下，高校傳統的檔案管理環境和管理模式已經發生了深刻的轉變。由于檔案數據無法形成經濟效益，因此高校在檔案管理建設中，往往存在場地、資金、資源及人員不足的問題[1]171-172，導致檔案管理水平相對低下。基于此，檔案信息化建設的步伐也相對緩慢，學校難以借助信息技術所帶來的優勢，革新傳統檔案管理機制，提升檔案管理的實效性與有效性。
2.高校檔案管理機制不完善。高校檔案管理機制不健全、不完善是影響檔案管理水平的關鍵因素。雖然我國高校根據《檔案法》的相關規定，強化了對管理工作的認識和領導，構建了規范的檔案管理機構、場所及設施。然而由于各類原因，導致檔案管理并沒有融入規范化、法制化管理的范疇中。此外，由于高校檔案主要分散保管在學校的不同部門和單位中，缺乏專職人員，規章意識相對薄弱，且部分部門的管理水平較差，渠道搜集難度高，致使檔案管理存在資料不夠齊全，需要高校通過完善管理機制的方式來解決。
3.高校檔案意識淡薄。檔案管理意識主要指管理人員對檔案工作及檔案的掌握、熟悉、了解及認識，是檔案管理水平得以提升和增強的關鍵。我國高校所存在的檔案管理意識問題主要表現為，檔案處置不當（隨意放置檔案或將檔案攜帶在身邊）、安全意識淡?。▽n案遺留在人才市場，缺乏檔案安全理念）等。在新時代背景下，檔案管理工作逐漸得到全體教師、學生及學校的廣泛支持、重視，需要高校轉變傳統封閉的管理機制，使檔案管理成為學校開展教育工作的抓手。然而檔案意識的不足，造成了檔案管理水平和效率的低下[2]172-173。
4.高校檔案開發力度小。資源開發是檔案管理的重要內容，需要高校在行政管理的過程中，通過加強宣傳教育，增強檔案意識的方式，提高檔案管理者的檔案意識；通過細分“歸檔范疇”、明確“保管時限”的方式，提高檔案管理的精細與安全程度；通過加強監督和指導的方式，保障檔案實體得到有效收集和保管。然而，由于高校在檔案資源開發中的力度較小，導致相關開發舉措難以落實，檔案管理質量不盡如人意，并且檔案管理人員很難根據邏輯性、完整性、規律性等要求，來完成檔案檢查與驗收工作。
三、檔案管理水平提升的基本思路及策略
1.加大信息化建設力度。高校要想切實提升檔案管理水平，提供共享、多元、便捷、快速的信息服務，應積極提高檔案管理信息化建設的質量，促進檔案載體的信息化轉換，拓寬檔案資源開發的維度。并在做出檔案信息開放范圍、管理權限、利用渠道、數據備份、信息安全、輸入輸出方式、硬件軟件配備條件等制度規定的前提下，保障檔案數據的安全。以檔案管理信息化建設為抓手，重構檔案資源收集、整合、存儲、利用機制，實現高校檔案管理工作的現代化轉型[3]143-144。首先，提高資源投入力度，為檔案管理提供充足的資金保障。高校管理者應在明確檔案管理信息化建設價值、優勢及必要性的基礎上，投入專項資金，確保檔案管理信息化得到有效推進。其次，重構檔案管理模式、體系及機制，充分發揮檔案管理信息化的價值。譬如，在檔案收集、歸檔及鑒定階段，將檔案信息管理系統與各部門的信息管理系統融合起來，使各部門在開展業務活動中，實時地將檔案資料“數字化”“信息化”，并使其完整地傳遞給檔案管理信息系統。最后，構建檔案信息查詢與利用端口。在確定開放范圍、管理權限、信息安全的前提下，高校應為檔案利用者提供不同的應用端口，使數據應用更加靈活、方便。如筆者在檔案信息查詢端口構建的過程中，結合了不同部門及應用者的需求，設置便捷化的應用端口，并使端口與不同部門的信息管理平臺結合起來，提升檔案信息查詢與應用的時效性。
2.完善機制與制度建設。制度建設是檔案管理規范化、標準化發展的基本保障，能夠確保檔案管理工作的質量和水平，使檔案管理信息化順利地開展和推進。與此同時，也能實現文件材料的按時歸檔、有效保存、合理利用。然而在制度建設中，高校需要從法制化、規范化建設的角度出發，明確檔案管理所存在的困境，確保不同部門和單位在制度完善的背景下，提高自身的檔案管理水平和效率。而在完善檔案管理工作機制的過程中，高校需要將檔案管理納入規范化、法制化管理的范疇中，明確檔案管理工作的分散情況和狀況，并結合具體的問題，制定相應的管理制度。首先，制定集中化管理制度，要求檔案管理者及各部門管理人員，在開展業務工作時，要確保紙質文檔的數字化、信息化，保證檔案信息化建設的進程。其次，構建集中化管理機制，通過檔案管理系統明確檔案管理范疇、內容及目標，并推行問責機制，明確不同部門的檔案管理職責。最后，以《檔案法》所要求的管理體制、組織原則、資源安全、社會服務為抓手，確保各檔案管理部門或組織擁有專門的檔案管理人員及相應的規章制度，提高檔案管理水平。
3.構建宣傳體系。通過計算機網絡、新媒體、自媒體、校園廣播、宣傳欄等媒介，將檔案法律法規、檔案管理知識充分地呈現在檔案管理者面前，使檔案管理者能夠更好地通過提升意識、增強理念，為社會、學校及師生提供良好的檔案信息服務。然而在宣傳教育的背景下，高校領導有必要借助座談會、交流會的方式，從理論探究的角度出發，幫助檔案管理者明確檔案管理所擁有的服務功能、管理價值及現實意義。在新時代背景下，高校領導應秉持“為現在記錄”“為過去負責”的態度，深化理解檔案管理在高校教育、管理中的價值，提高重視程度，加大物資、經費、人力、政策等方面的投入，給予管理人員更多的培養和關懷，從而提高檔案管理工作在社會與學校的影響力。雖然宣傳教育能夠切實提高檔案管理人員的檔案意識，確保檔案管理的有效性，然而由于檔案管理工作需要教職員工、各級領導及學生的配合與支持，因此高校需要從改變觀念、解放思想的層面，建立健全宣傳教育體系。首先，利用與檔案管理相關的業務環節，滲透檔案管理理念，提高教職員工及學生的檔案意識[4]1-2。譬如，筆者通過校領導的支持，將檔案管理的理念及思想與相關業務環節的工作程序融合起來，使檔案管理意識得到更好的滲透。其次，借助培訓、會議，深化學生、教職員工及檔案管理者對檔案的理解與認識。最后，從檔案應用的角度出發，使全體教職員工、學生、檔案管理員形成明確的檔案價值觀。
4.拓寬開發維度與挖掘檔案價值。檔案資源開發力度小是影響檔案管理水平與質量的重要因素。高校管理者應結合檔案開發的實際情況，加強檔案開發力度，拓寬檔案開發維度，使檔案開發更契合高校檔案管理的基本要求和需求，提升檔案管理的“完整性”“安全性”及“邏輯性”。譬如，從庫存資源、歷史檔案等角度出發，提高檔案資源開發的有效性和廣泛性，確保檔案使用更加安全、快捷、方便。而挖掘庫存檔案、歷史檔案的應用價值，有利于拓寬檔案開發的維度，激發學校參與檔案資源開發的積極性和主動性。在實際的檔案資源開發中，我們需要從以下方面入手。首先是挖掘庫存檔案資源。通過強調檔案資源使用者的作用和地位，挖掘庫存檔案的“經驗汲取價值”，滿足學校教師、學生及相關人員對檔案資源的需求。其次是歷史檔案。歷史檔案擁有記錄并呈現高校歷史發展進程的功能，蘊含著豐富的大學文化與大學精神。因此，優化歷史檔案、挖掘文化理念，能夠為大學文化建設、大學精神傳承，奠定堅實的基礎。譬如，筆者通過現代數據信息技術將歷史檔案整合起來，使歷史檔案信息更細化、更完整、更有效地呈現出來。高校檔案管理是與我國經濟建設相適應的重要數據資源，形成于高校教育發展的過程中，擁有鮮明的歷史價值與社會價值。因此，高校檔案管理者應結合檔案管理內容、性質及原則，通過信息化建設、工作機制完善、宣傳體系構建及檔案價值挖掘的方式，提高高校檔案管理的整體水平，推動我國檔案管理事業的健康發展。
作者：劉霞 單位：沈陽音樂學院