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摘要：大數據背景下，各類新技術在檔案管理工作中的應用，大大提高了檔案管理工作質量。文章分析了大數據背景下的檔案管理特點，針對當前檔案管理工作中存在的問題，結合大數據技術特點，提出了提升檔案管理工作質量的具體路徑。
關鍵詞：大數據；檔案管理；信息數據；檔案信息
檔案在社會經濟發展過程中發揮著重要的參考作用。隨著大數據時代的到來，大數據技術在社會各個方面得到廣泛應用，不僅提高了檔案管理工作效率，也創新了檔案管理工作模式，提高了檔案存儲質量和檔案利用效率。
一、大數據背景下的檔案管理新特點
大數據技術在社會各個方面廣泛應用，對人們的生活、學習、生產都產生了很大影響，特別是大數據可以存儲的容量龐大，可以自動獲取信息數據，對數據進行深度挖掘，使其發揮出更大的參考價值和作用[1]。大數據技術在檔案管理中的應用，加快了檔案信息數據處理速度，提高了檔案信息數據的質量，使檔案管理出現了以下幾個方面的新特征。
1.顯著提高了檔案信息數據的可用性。大數據時代，信息數據以指數級速度增長，從而使檔案信息的數量快速增加，原有的檔案管理模式無法對海量信息數據進行深度加工、整理和存儲。大數據技術在檔案管理中的應用，可以對海量數據進行廣泛搜集和深度加工，從而篩選和形成更具參考價值的檔案信息數據，大大提高了檔案信息的參考價值。
2.大大增加了檔案信息數據的動態性。大數據時代，數據存儲取代傳統紙質檔案管理模式，一定程度上拓展了原有檔案管理的內容和空間。特別是檔案信息數據存儲并不占據實質性存儲空間，從而使檔案信息數據的搜集和整理不再受時空限制，理論上使檔案信息數據存儲達到無限大，也使檔案信息的動態搜集、整理、存儲得以實現。例如，對于人事檔案管理來說，在人員招聘、面試、入職、離職等過程中，都有大量動態檔案信息數據需要搜集、整理和存儲，在原有檔案管理模式下，由于空間限制，只能對有限的幾個關鍵檔案信息進行記錄。但在大數據背景下，這些檔案管理數據則可以做到應收盡收、應錄盡錄，提高了檔案信息數據的動態性，從而使檔案管理更加全面和真實。
3.明顯增加了檔案管理的復雜性。大數據時代，由于檔案信息數據總量快速增加，檔案信息數據的類型也更加多樣化，雖然能更好地滿足不同行業人群的不同需求，但在一定程度上也增加了檔案管理的復雜性，特別是在對檔案信息數據進行分類的時候，如果無法確保檔案信息種類的準確性，可能引發檔案信息數據的混亂，增加檔案數據的復雜性。如果缺乏有效的檔案信息分析工具，則面對著龐雜的檔案信息數據，可能導致有的數據有價值，有的數據沒有價值，在檔案信息數據輸出的時候會產生大量無用信息數據，無疑增加了檔案管理的難度。
4.極大提高了檔案管理的便捷性。大數據技術在檔案管理中的應用，對傳統檔案資料的搜集整理方式產生很大沖擊，檔案信息數據的來源渠道更加多元化，豐富了檔案信息數據類型，有的是結構化數據，有的是非結構化數據[2]。與傳統紙質檔案之間存在的最大區別是，大數據技術不僅可以對原來的紙質檔案進行保管，還可以對音頻、視頻等檔案信息數據進行存儲，從而突破傳統紙質檔案管理模式。同時，在對這些不同類型的檔案信息數據進行存儲以后，還可以根據檔案管理需要，對不同類型的檔案信息數據進行類型轉化，對已經分類的檔案信息進行深度挖掘，尋找更有利于自身需求的信息，提高了檔案管理的便捷性。
二、當前檔案管理工作中存在的問題
從當前檔案管理工作狀態來看，雖然大數據技術已經在檔案管理中得到了初步應用，但在實踐中仍然存在推廣應用不到位的問題，還存在沿用傳統檔案管理工作模式的現象，導致檔案管理工作效率低下，很難適應大數據時代的檔案管理工作要求。
1.檔案管理理念落后。在當前大數據技術的廣泛應用推動下，檔案信息資源數據結構發生了根本性的變化，檔案信息數據數量和種類增加，形成了龐大的檔案信息數據庫，對這些檔案信息資源進行深度價值挖掘，要有先進的檔案管理理念，這也是當前檔案管理工作的重要課題。在檔案管理實踐中，檔案管理人員在云平臺上進行檔案云存儲系統的開發與維護，開發有利用價值的檔案信息數據，可以為用戶提供遠程檔案信息服務，有效提升檔案工作水平。但是，由于當前檔案管理實踐中，一些檔案管理部門和檔案管理人員仍然在沿用傳統檔案管理模式，檔案管理理念比較落后，特別是大數據技術應用技能落后，從而導致檔案管理工作難以有效滿足檔案用戶的現實需求，不利于檔案管理工作現代化目標的實現。
2.檔案管理設施不足。檔案用戶要想得到高水平的檔案服務，必須要有完善的檔案基礎設施。大數據背景下，檔案管理人員在開展檔案信息服務過程中，必須要借助于云平臺等基礎服務平臺，才能更好地完成檔案信息數據的存儲和利用。但是，一些檔案管理部門未能配備相應的檔案管理基礎設施，導致檔案管理缺乏基礎設施支撐，不僅無法完成檔案信息數據的收集和整理，也無法及時進行歸類和存儲，更無法為用戶提供遠程檔案信息服務?？傊捎谌狈ν晟频幕A服務設施，影響了檔案管理部門檔案信息數據與大數據的全面融合，阻擋了檔案管理部門檔案管理工作水平的提升。
3.管理工作中安全意識較差。檔案信息資源安全，是檔案管理系統的首要目標。大數據背景下，開展檔案管理工作，需要應用各類先進的大數據技術。在此過程中，必須把檔案信息數據安全作為首要考慮因素，提高數據安全管理意識，確保檔案信息數據庫的安全，防止檔案信息數據被泄露或篡改。但是一些檔案管理部門由于缺乏相應的數據安全防控技術，檔案信息數據安全管理技術落后，有的檔案管理人員缺乏相應的檔案信息數據安全管理意識，很難為檔案用戶提供安全的檔案信息服務。
三、大數據背景下的檔案管理工作水平提升路徑
針對大數據背景下的檔案管理工作中存在的三個問題，可以從以下幾個方面加以提升和完善。
1.要樹立大數據管理意識。要想把大數據技術與檔案管理緊密結合起來，首先要樹立大數據管理意識[3]。第一，要從思想上轉變檔案管理思想。服務意識對檔案管理服務產生直接影響。將大數據技術應用在檔案管理工作中，結合檔案用戶實際需求，強化檔案管理人員的大數據思維和檔案服務意識，建設和建立現代化檔案管理模式，特別是要自覺轉變自身的檔案服務意識，從傳統的檔案管理意識向大數據檔案管理意識轉變，在日常工作中強化大數據技術應用，自覺提升檔案服務能力。第二，要對傳統的檔案管理體制進行創新完善。在大數據背景下，檔案管理部門要遵循開放原則和要求，自覺強化大數據技術在日常檔案管理中的應用，對傳統檔案管理模式進行創新完善，充分發揮大數據優勢，確保檔案管理工作在大數據背景下的與時俱進和長遠發展。第三，要加強對檔案信息數據的遠程服務能力建設。檔案管理部門要通過現代信息技術在檔案管理系統中的應用，如網絡技術、信息檢索智能化技術、GIS技術等先進技術等，加強檔案信息數據管理，提高檔案信息檢索準確性，并通過檔案網絡遠程服務平臺的建設，提升檔案管理部門的信息管理效率和服務質量。
2.要創新和完善新型檔案管理體制。檔案管理部門在檔案管理體制創新中，要加強大數據技術的多方應用和全面融合，系統性地開展新型檔案管理體制設計和實施工作，確保檔案管理服務系統在良好環境中不斷完善，并不斷提高檔案管理運行效率。在大數據背景下，檔案信息數據共享理念已經基本形成。因此，檔案管理部門要提升自身的檔案管理水平，必須根據用戶實際需求，基于檔案信息共享理念，建立檔案信息數據共享服務平臺，在確保檔案信息數據安全的前提下，與不同行業和不同地區的檔案管理部門共同合作，共同開發檔案管理系統，更好地滿足不同用戶的檔案信息需求。用戶在登錄檔案信息系統和查詢利用檔案信息的時候，需要通過大數據安全技術平臺的身份驗證，并對用戶采取分級授權、分級利用，確保檔案信息數據共享過程中的數據安全，最終建立一個互聯共享的新型檔案信息服務體系。
3.建立智慧檔案管理平臺。大數據背景下的檔案管理工作，并不是對檔案信息數據的簡單羅列，而是要通過大數據技術的廣泛應用，對檔案信息數據進行廣泛收集、深度加工、全面應用，其檔案管理的要點較多，從而實現了檔案信息數據的智慧管理和智慧應用。要著力提高檔案管理技術，建立檔案管理智慧平臺，通過平臺輔助作用，更好地進行高效管理。要根據用戶需求特點搭建檔案管理智慧平臺，進行智能化管理。智慧檔案管理平臺在管理體系上可以分為四個不同層次：第一層是管理系統頂層設計，頂層設計最為關鍵，做好頂層功能設計，才能充分發揮智慧檔案管理服務平臺的優勢和作用；第二層是管理系統底層設計，需要把檔案信息數據的存儲、傳遞等功能作集成設計，為智慧檔案管理平臺提供檔案智慧存儲和傳遞功能；第三層是管理平臺的功能層設計，主要是對平臺的功能進行設計，并進行信息數據安全監控；第四層是管理平臺的應用層設計，主要基于用戶需求設計功能，并進行信息數據的安全監控。在構建智慧檔案管理平臺設計的時候，只有做到四層結構關聯與契合，確保平臺功能的系統與完整，才能讓大數據背景下的檔案管理功能更加明確。
4.開展檔案信息雙向數據化管理。在大數據背景下提升檔案管理工作質量，實際上就是要對具體的數據管理方式進行創新，把檔案信息數據錄入平臺，利用先進的大數據技術對其進行結構化分析，確保把所有數據都轉化為結構化數據，更好地滿足檔案數字化管理要求。在對檔案信息數據進行統計和分析的時候，通過大數據技術，提升檔案信息服務的層次性。在滿足用戶檔案信息需求的前提下，進一步考慮用戶在此過程中對周邊檔案信息的檢索應用，充分發揮檔案智慧管理服務平臺作用。結合相關檔案信息建立起綜合性的檔案管理體系，推動檔案管理向持續性和綜合性方向發展。通過雙向數據化管理，可以有效滿足用戶對檔案信息的應用需求，也可以延長檔案信息的存儲周期，縮短檔案信息的檢索時間。
四、總結
大數據技術在檔案管理工作中的廣泛應用，對新時期的檔案管理工作提出了新的目標要求。檔案管理部門必須要針對大數據背景下的檔案管理特點，全面樹立大數據管理意識，創新和完善新型檔案管理體制，建立智慧檔案管理平臺，開展檔案信息雙向數據化管理，全面提升檔案管理工作水平。
作者：王霞 單位：阜新市細河區衛生健康服務中心館員
