前言：尋找寫作靈感？中文期刊網用心挑選的數字化管理用于學籍檔案管理的價值，希望能為您的閱讀和創作帶來靈感，歡迎大家閱讀并分享。
摘要：隨著數字化時代的到來，高校學生學籍檔案的管理有了新的要求。利用數字化管理模式，科學合理地對高校學生學籍檔案進行管理，可以提高管理質量與管理效率。本文將對傳統學籍檔案管理進行剖析，簡述數字化管理模式應用的重要性以及應用途徑，探討數字化管理模式用于高校學生學籍檔案管理的價值。
關鍵詞：數字化管理；高校；學籍檔案；應用價值
在整個社會數字化的時代大背景下，高校學籍檔案管理應符合時代的要求，及時做出對學生學籍管理模式的調整。近些年來，我國教育水平不斷提高，高等教育蓬勃發展，高校學生的檔案如火山噴發般增多，高校學生學籍檔案管理存在明顯難度，傳統的紙質檔案管理模式存在的問題不斷凸顯，運用數字化管理模式對學生學籍檔案信息進行管理已經成為必然趨勢［1］。當下，許多高校在進行招生時已經為學生建立了電子信息檔案，但是，仍有一部分高校使用傳統方式對學生學籍檔案進行管理。數字化管理模式對于高校學生學籍檔案管理具有極高的價值，以下，筆者將從多角度對此進行探討。
1傳統學籍管理模式的弊端
傳統的學籍檔案管理模式多使用紙質檔案，將學生相關材料放入一個牛皮紙的檔案袋中，然后進行歸檔管理。但是，這種檔案管理模式存在較多的弊端，管理起來十分麻煩，常常耗費大量的人力物力。
1.1檔案整理存檔不方便
一個人的檔案不是說有就有的，畢竟人不能預知未來，不可能提前把自己的人生規劃好然后照著走，其間會有太多的不確定性。所以，學生的學籍檔案管理其實是將其在某個學校的某些經歷、重大事項存入學生檔案，這就意味著，當我們使用傳統學籍管理模式管理檔案時，我們需要不斷地往檔案袋中放入材料，不斷地重復裝材料、存檔案的過程。管理人員需要將一個個檔案找出來，再一次次放進去，十分復雜、麻煩，極其不方便。
1.2占據大量空間、耗費人力資源
在傳統的學籍檔案管理模式下，檔案是大量的實體材料，每一份檔案就和一本書一樣，是需要占據大量空間的。高校學生數量眾多，每個學生都經歷了小學、初中、高中，往期的檔案再加上新增的檔案，體積十分可觀。而數萬人的學校，總的檔案需要的存放空間便大得多了，占據了大量的學校空間資源［2］。除此之外，學校需要聘請專業人員對學生學籍檔案進行管理，數萬份檔案管理起來也需要大量的人員，極大地耗費了人力資源。
1.3檔案信息易被毀壞
因為需要不斷增加檔案資料以及轉移檔案，而整個檔案都是紙質的，極易磨損，導致檔案信息易遺失。檔案在進行移交的過程中，也極有可能因為運輸不當或是突發事故導致檔案損毀。
2數字化管理模式用于高校學生學籍檔案管理的途徑
2.1正確認識數字化管理模式
在新的形勢下，面對大量高校學生，高校必須對學籍檔案的管理模式做出改變，轉變傳統觀念，更新管理模式，客觀分析傳統管理模式所存在的問題，引進新的管理模式，有針對性地對學生學籍進行管理。而這時候就要求學生、老師以及相關工作人員全面地、正確地認識數字化管理模式。首先，校方應對工作人員進行全面培訓，讓他們系統學習數字化管理知識；其次，將數字化管理模式通過網絡等向老師、同學介紹，使老師精準把握該模式的優點，使學生認識到學籍檔案數字化的重要性；最后，科學系統地使用數字化手段對學生學籍進行管理。
2.2完善學生學籍檔案管理機制
新型的學生學籍檔案管理模式的使用，勢必會有一個融合發展的過程。整個管理機制運行的過程是不斷發現問題、不斷解決問題的過程。高校要圍繞數字化的管理要求，明確相關人員的責任，合理分工，確保每個工作人員權責一致，有效管理學生學籍檔案并保障其信息安全。
2.3創新高校學生學籍檔案管理模式
新時代、新背景下，高校學生學籍管理模式要符合時代的要求，進行數字化管理，但也要不斷調整創新。高校需要提高數字化檔案管理系統處理海量數據的能力，現今步入高等院校的學生越來越多，需要管理人員不斷優化系統的功能，提高系統快速處理數據的能力［3］。高校也需要優化檔案業務流程，提高其靈活性，統一開放時間，更新檔案數據，利用軟件編程、新型網絡技術、完整的教學編制等技術手段完善檔案業務流程。此外，高校也需要在使用已有的學籍檔案管理系統的同時，結合本校現實情況，切實制定適合高校本身的數字化學生學籍檔案管理系統，引進先進技術，不斷更新系統設備。
2.4提高檔案管理人員專業素養
使用數字化學生學籍檔案管理系統，需要檔案管理人具有較高的專業素養。高校需要根據自己學校的學生人數、管理系統情況、學籍管理需要等相關數據制定科學的管理人才培訓要求，從數字化系統的使用、管理流程、相關學術前沿講座等相關方面對專職人員進行定期或不定期培訓［4］。這樣，在保證檔案管理人員具備數字化檔案管理系統所要求的能力時，也能夠通過不定期的學術前沿講座緊跟相關科技的發展，不斷引進新技術、學習新知識，不斷提高檔案管理人員的專業素養。
3數字化管理模式用于高校學生學籍檔案管理的價值
3.1檔案轉接更快捷
高校使用數據化管理模式對學生學籍檔案信息進行管理，在為學生進行檔案信息轉接時，顯得尤為便捷。檔案轉接的內容主要有兩個方面———高校學生學籍檔案轉入及轉出。一方面是高校學生學籍檔案的轉入。學生在轉入學校時，原學?？梢灾苯油ㄟ^網絡將學生數據轉入新學校，而不需要像傳統檔案管理那樣，要將紙質學籍檔案整理裝袋，再密封郵寄，極大地節約了人力物力資源，減少了資源浪費，節約了成本。另一方面是高校學生學籍檔案的轉出，這時涉及轉入的相關事業單位或其他高校。通過數字化管理系統可以對學生檔案進行篩選分類、分批次，快速準確地將不同學生學籍轉入相關單位，簡便高效。
3.2調取檔案證明更方便
《高等學校檔案管理辦法》（由教育部和國家檔案局于2008年9月聯合頒布）中明確規定：“高校檔案機構是學校出具檔案證明的唯一機構。”由此可見，由高校檔案機構所提供的學籍檔案信息的相關材料是具有合法性和一定證明力的，是學生在重要場合證明自己學歷等的有力證據［5］。使用數字化管理系統管理學生檔案，相關機構在對學生檔案進行調取時，便可直接通過特定網絡通道或相關信息化系統（有授權）獲取學生學籍檔案，而無需在茫茫的紙質檔案海洋中翻找、查詢，或者花費大量人力物力進行更復雜的調查。
3.3學生學籍檔案信息存留時間長、存儲信息多且不易損毀
傳統學生學籍檔案信息的載體為紙質材料，在裝入材料以及不斷轉移過程中容易造成檔案信息的破損、遺失，不利于學生學籍檔案的保存。并且，紙質檔案不僅包含打印材料，更多的是一些手寫材料，紙張質量不一，墨水也不一樣，保存期限受到極大限制。而數字化的學生學籍檔案管理模式則很好地解決了這一問題，學生在參與入學考試時所填的一部分信息便直接由系統分別傳送至學生所在學校，形成初步電子檔案。此外，隨著科技的進步，人們使用網絡的范圍越來越廣。我們越來越趨向于將世界“壓縮”，變成我們可以揣進口袋的東西（如智能手機的產生）。信息化的檔案管理系統將學生檔案通過網絡保存在網絡空間，相關管理人員可以隨時隨地對學生檔案進行管理，十分方便快捷。況且，在信息化的學生學籍檔案管理模式下，我們可以近似于擁有“無限”空間可以用來存儲學生學籍檔案資料，而不必擔心存儲檔案的實體空間不夠，或檔案實體占據大多空間。
3.4查找檔案信息快捷方便，便于海量數據篩選
互聯網給人類帶來的最大便利便是縮短了人與世界的距離，而數字化學生學籍檔案管理模式則是依賴于互聯網產生的便利人們生存發展的“工具”。該模式下，海量的學生學籍檔案數據匯聚到網絡當中，相當于建立了一個關于高校學生的龐大的數據庫，使得資源信息數字化［6］。管理人員可以根據生源地區、考試分數、錄取人數等信息設立相關標準或條件，借此篩選、提取進入高校的學生學籍檔案，方便快捷。
3.5節約資源，減少投入成本，提高效率
數字化學生學籍檔案管理模式極大地節約了空間資源，通過網絡存儲解決了傳統學籍檔案管理模式中紙質檔案存檔需要大量空間的問題［7］。高校雖需要對數字化學生學籍檔案管理人員進行高質量培訓，但這些投入的回報便是高效的學生學籍管理，且不需要太多的管理人員，相較于紙質檔案中紙張的消耗以及管理人員的人工支出而言，其投入成本較為低廉。
4小結
綜上，數字化的學生學籍檔案管理模式在高校學生檔案管理中極具價值，有效地提高了學生學籍檔案管理的效率，優化了學生學籍檔案管理的流程，減少了高校對學籍檔案管理的人力物力支出，極大地便利了高校學生學籍檔案的管理。
參考文獻：
［1］紀玲.高校學籍檔案管理數字化的探索與分析［J］.辦公室業務，2017（5）：108.
［2］張文華.信息數字化管理模式在高校學生檔案管理中的應用［J］.辦公室業務，2017（1）：124.
［3］李曉艷，汪莉，蔣其祥.高校學籍檔案服務于教學管理研究與實踐［J］.大學教育，2018，96（06）：195—197.
［4］徐秀娟，王宇晴.新時期高校檔案數字化管理的現實意義探析［J］.辦公室業務，2016（13）：132.
［5］張安勇，李敏，馬林剛.新時代高校學籍檔案精益化管理模式的構建［J］.黑龍江檔案，2019，232（01）：30—31.
［6］姚樹靜.基于信息數字化的高校檔案管理新體系構建［J］.祖國，2016（18）：102.
［7］潘瀾月.高校學生檔案數字化創新管理模式構建策略研究［J］.辦公室業務，2016（13）：127.
作者:張建娥 單位:長安大學檔案館
