工程檔案管理范例

摘要：文章概述了醫院工程檔案管理的意義、特點和范圍，分析了當前醫院工程檔案管理的現存問題，詳細闡述了加強檔案管理的有效措施，期望能夠引起相關人員對于醫院工程檔案管理工作的重視。

關鍵詞：醫院工程；檔案管理；檔案驗收

醫院工程的檔案管理，就是針對每一項基建或修繕項目從收集、整理、組卷到編目，以專業化的手段和規范化管理，使工程檔案完整化、準確化，使得基建工程檔案的信息得到充分利用，有效發揮檔案在建設工程中的作用。

一、檔案管理的意義

（一）實現歸檔材料的完整性

在醫院的建設工程中，大型的基建類工程并非主流，并且在施工過程中，一般有監理公司為質量把關，工程所涉及的資料也由建設公司和監理單位負責整理歸檔。而中小型工程多為修繕類，預算在萬元以下的中小型工程占據了主要部分。中小型維修工程主要包括平房維修、網線安裝、粉刷、做防水以及其他各種零活，這類工程無論復雜程度如何，都有一套完整的工作流程，從前期準備、施工到竣工驗收、結算分別由醫院中不同的專人負責，因而這類工程的檔案材料形成時間長、經手人員多，稍有不慎很容易遺失或漏歸，所以，需要隨時收集、整理并及時歸檔，以確保它的完整性。

（二）便于查找和利用

摘要：在當前水利工程建設過程中，往往會出現建設單位招標招多個施工標，只招一個監理標，施工標有時會多達五個以上，甚至達10個以上。施工標戰線長且分散，這就給監理標的檔案資料收集和管理帶來難度，這種情況現場監理機構往往采用矩陣結構管理模式，即以總監為中心的職能部門和派向各標段的現場責任人員組成的施工現場管理機構，這就形成了職能部門產生的資料、現場責任人員形成的施工現場資料、雙方交叉產生的資料、收到參建單位的資料、簽發報送給參建單位的資料、各種資料互傳溝通產生的資料，這六大類資料的有序管理對監理工作尤為重要。

關鍵詞：檔案管理；信息溝通；責任

1項目檔案管理機構建立

管理多個施工標時必須建立專門的檔案管理機構。管理多標段施工周期長時產生資料量大而繁雜，必須有專門機構專職人員管理檔案。管理機構必須有專門的辦公場所和存放檔案的房間。檔案管理機構存放檔案的房間必須達到國家檔案管理機關規定的硬件建設，檔案管理人員必須參加過檔案管理培訓，具備檔案管理的基本知識和技能，能認識到檔案管理的重要性?，F場監理機構必須有專門的檔案管理經費。其中現場監理機構檔案存放管理房間必須達到的最低標準是防火、防鼠、防蟲蛀、防日照、通風防潮，有難燃燒材料制作的文件存放柜，有入檔和領出登記薄，房門能落鎖，窗從外不能輕易打開，門窗必須自身防火，這些基本的硬性規定必須達到。

2檔案管理人員的人事隸屬關系

因為此類建設工程現場監理機構多采用職能式管理結構，檔案管理可能接收兩部門的指令，因此檔案管理機構成立之初必須明文規定檔案管理人員從屬的主管部門和主管領導，以免造成管理人員接收指令時分不清主次，無所適從，形成指令混亂，最終造成檔案管理不善，影響工程后期運營和維護。

3檔案管理人員的選定

［摘要］建筑工程建設施工的重點就是對與工程相關的信息及數據進行綜合管理，為各項施工及管理工作的開展提供依據。對于建筑工程建設施工來說，檔案管理雖然不能直接產生經濟效益，但是對可以有效提高工程建設施工管理質量，減少問題的產生。文章主要通過分析建筑工程檔案管理問題，對提高檔案管理的措施進行簡要的探討。

［關鍵詞］工程檔案管理；建筑工程

建筑工程建設施工需要經歷較長的周期，在施工的過程中做好檔案管理工作可以有效提高施工效用。由于建筑工程的檔案信息相對來說比較復雜，因此，在管理的過程中容易產生差錯。管理人員就需要對其中的問題進行分析，提高綜合管理質量，為建筑企業的長遠發展提供保障。

1建筑工程檔案管理問題

1.1人員意識薄弱

管理人員在對建筑工程的檔案進行管理時，不能明確其重要性，主要是由于其涉及的內容較多，涵蓋的內容比較廣泛，在管理的過程中存在較大的難度。施工單位對于檔案管理工作的重視程度不足，負責人認為檔案管理屬于管理工作的范疇，并且不能直接產生效益，因此在分配資源的過程中忽視了檔案管理的效用。在完成建筑工程建設施工之后，需要對工程竣工情況進行分析。而管理人員經常不能就是發現其中的問題，在工程交付之后才會從檔案中了解到有關信息，引發不同的問題。這會給檔案管理帶來較大的影響，難以針對檔案資料對工程中的問題進行修復。

1.2管理質量偏低

1樹立科技檔案服務意識，強化設備監理科技檔案管理工作

科技檔案是設備工程項目管理的基礎工作，科技檔案的質量好壞和完整程度影響到設備工程項目管理工作。設備監理是依據國家有關法律法規和技術標準，對重要設備的設計、制造、檢驗、儲運、安裝和調試等過程的質量、進度和投資等實施監督，設備工程質量是對工程性質、品質和安全的綜合表述是，對設備工程質量的評價就是以科技檔案為基礎，以量化的指標進行綜合測評。因此作為項目負責人應當提高科技檔案管理意識，從思想上重視科技檔案管理工作，注重培養科技檔案管理人員的服務意識和調動他們的工作熱情，同時作為科技檔案管理人員需要轉變思想，增強科技檔案管理意識和服務意識，把科技檔案工作作為一項重要的工作來做，摒棄科技檔案工作可有可無，可做可不做的思想意識，要注重加強檔案專業知識的學習，努力掌握科學管理的原則和方法，提高科技檔案質量，要積極探索科技檔案管理模式，確保科技檔案工作更科學、更實用，為設備工程項目管理提供有利資源保證。

2建立健全有效的設備監理科技檔案管理制度，規范科技檔案工作

設備工程項目管理科技檔案是一個動態的過程，這一過程的目的和結果都是需要建立真實、完整、系統的工程檔案，因而需要從積累、形成、鑒定到整理、歸檔、利用，所有環節都需要有符合設備工程項目管理實際情況的科技檔案管理制度和設備監理工作程序，實現動態管理和績效考評，才能客觀反映設備工程項目管理的完整面貌，為設備工程建設項目服務。為此建立檔案需要遵循以下要求：①科技檔案管理制度要體現合理性、有效性。建立的設備監理科技檔案管理制度和程序需要考慮設備工程建設項目的特點和科技檔案管理的實際情況，以適應實際工作需要。②科技檔案管理制度要體現實用性、科學性。依據GB／T26429－2010《設備工程監理規范》，建立的設備監理科技檔案管理制度和程序應當具有實用性和可操作性，以便于更好地發揮制度的指導性和規范性。③科技檔案管理制度要具有權威性。建立的設備監理科技檔案管理制度既需要有效執行就要監督落實，因此制度在執行的過程中要做到有功獎賞，有過懲罰，充分體現制度的權威性。

3加強設備監理科技檔案管理人員的業務知識培訓，提高綜合素質

做好設備監理科技檔案，加強業務學習，提高自身文化素質和業務素質是保證科技檔案管理工作的需要。科技檔案管理人員的綜合素質和管理水平決定著設備監理科技檔案管理質量的好壞，因此需要加強設備監理科技檔案管理人員的業務知識培訓，提高綜合素質。為此需要從以下幾方面入手：①按期參加內蒙古檔案局和呼和浩特檔案局組織的檔案系列專業知識繼續教育培訓和崗位培訓工作，提高理論知識和水平，不斷加強對科技檔案管理工作的認識程度，完善科技檔案管理人員的知識結構，培養較強的檔案技術能力，同時重視信息技術和網絡知識的教育培訓工作，以適應設備監理科技檔案管理工作的需要。②注重加強科技檔案管理人員和檔案管理單位之間的業務交流。同時參加設備監理單位之間的業務交流，通過交流，相互學習，相互切磋，取長補短，吸收更好的經驗應用于自己的科技檔案管理工作當中。③注重加強個人素質教育和自身修養的培養，科技檔案工作枯燥繁瑣，不容易被支持和理解。對于科技檔案管理人員來講，就需要注重個人素質教育和自身修養的培養，要耐得住寂寞和失落，任勞任怨，默默奉獻，以飽滿的工作熱情做好科技檔案的管理工作。同時為科技檔案利用者提供方便，不斷提高科技檔案利用率，為科技檔案管理工作開創局面。④注重加強質量管理知識的培訓和學習。設備監理科技檔案是設備工程項目質量管理中的重要環節，完善的設備監理科技檔案可以為公司質量體系認證提供原始憑證和法律依據，也是公司通過質量體系審核的前提條件和必要的保證。為此作為科技檔案管理人員需要加強質量管理知識的培訓和學習。

4加強設備監理科技檔案基礎設施建設，提高檔案的利用價值

【摘要】

隨著社會的不斷進步，科技的不斷發展，我國各個領域均得到了很好的發展，同時檔案管理工作也受到了更多重視，尤其近年來十分暢行的信息系統工程監理方面。本文通過查閱相關資料，簡要介紹了信息系統工程監理中檔案管理原則，并提出了行之有效提升信息系統工程監理中檔案管理工作質量的相關措施，以期能夠為的發展提供有價值的參考。

【關鍵詞】

信息系統；工程監理；檔案管理；措施

前言

如今我國已經成功進入信息社會、網絡社會，經過多年發展信息技術得到了充分更新和完善，并不斷投入到各個應用領域中，由此信息系統的監理工作也受到來自社會各界的廣泛關注，為了能夠使監理工作得到更大的提升，信息工程建設單位近年來不斷完善檔案管理工作，然而雖然此方面的工作成果整體來看較為可觀，但不可否認的是其依然有很大的上升空間，因此今后相關機構以及人員應加強對檔案管理方面的研究力度。

1信息系統工程監理中檔案管理原則

【摘要】由于電力工程總承包項目檔案是對項目建設全過程的真實記錄，同時也對機組投產之后的正常運行維護方面的工作有直接的影響，因此做好電力工程總承包項目檔案管理工作是電力工程建設過程中一項主要工作內容。本文針對電力工程總承包項目檔案的管理工作展開了簡要的探討分析。

【關鍵詞】電力工程；總承包項目；檔案管理

在近幾年的發展過程中，我國部分設計企業正在逐漸向工程公司轉型，在電力工程建設過程中，設計企業能夠充分發揮工程設計的主導作用，同時能夠對建設工期進行有效的控制，有利于保證工程質量，從而受到到很多工程團隊的關注。同時，也正是由于設計企業的工程建設工期短、投入成本低、工程質量高，使得許多建設單位在選擇總承包方時，會優先選擇設計企業。在電力工程建設過程中，應根據我國相關法律法規的具體要求，結合具體的電力工程實際情況，開展工程總承包項目的檔案管理工作。

一、工程總承包檔案管理的特點

（一）檔案管理內容復雜且范圍廣。由于工程總承包方將電力工程項目的建設全過程進行了囊括，同時總承包方承擔了較多的責任和義務，在電力工程項目建設過程中會產生很多的總承包方案，并且來源十分廣泛，因此在電力工程項目施工過程中會產生大量的文件材料，例如工程招投標、項目立項、竣工驗收等資料。

（二）檔案管理參與單位較多。在工程總承包檔案管理工作中，管理工作不能僅僅依靠某一個部門完成，需要各個相關部門共同合作，從而確保檔案管理工作順利完成。由于工程總承包項目中存在著較多的參建單位，而各參建單位之間存在著行業以及性質上的差異，如果想要促進檔案管理工作順利完成，就需要相關部門積極參與，有總承包方對各個分承包的檔案管理工作進行指導，從而有效完成整個項目的檔案管理工作。

二、檔案管理工作開展中應當注意的問題

摘要：

高速公路工程檔案，主要是指在高速公路工程項目的規劃、建設、籌建、經營以及管理過程中，形成的一些比較有價值的圖表、文字以及音像等多種形式和載體的原始資料記錄。高速公路中的工程檔案，是國家檔案資料中非常重要的組成部分，是高速公路管理與建設的科學依據。因此，加強高速公路的工程檔案管理，完善高速公路的工程檔案管理制度非常重要。本文主要就新時期背景下高速公路的工程檔案管理工作進行分析。

關鍵詞：

新時期；高速公路；工程檔案；管理

工程檔案是高速公路工程項目實體情況的真實反映，在高速公路項目的建設過程中，工程檔案是該項目施工進度與質量的證明，也是業主給予項目建設計量支付的有效依據；在高速公路的實際運營過程中，工程檔案是公路管養部門進行日常管理與養護的主要參考依據，是施工中各類控制參數的重要體現。近年來，國內高速公路的建設規模日益擴大，公路的等級日益提高，這給現代高速公路工程檔案管理工作提出了更高的要求。因此，加強高速公路工程檔案管理，提升工程檔案管理的水平，成為新時期背景下工程檔案管理高度關注的問題。

一、構建完善的高速公路工程檔案管理制度

（一）工程前期，制定出完整的檔案管理制度

一、石油工程建設項目檔案管理的現狀

元壩氣田是西南油氣分公司響應國家“西部大開發”、貫徹落實“中部崛起”的重大舉措。有利于優化能源結構，改善大氣環境，實現社會經濟可持續發展。通過川東北-川西聯絡線進入川氣東送管道，加大國內天然氣供應力度，減少管道氣和進口LNG的壓力。為沿線提供優質原料和燃料，是提高天然氣上下游一體化效益的重要舉措。本項目實施后，可將元壩地區豐富的天然氣資源優勢轉化為經濟優勢，促進西南油氣分公司的跨越式發展。但是，西南油氣分公司在石油工程建設項目檔案規范化管理上才開始起步，正處于摸索期，存在的問題比較多。分析其原因，西南油氣分公司石油工程建設項目檔案管理體制不健全；石油工程建設項目實施周期長、項目跨越種類繁雜、項目涉及部門多，管理頭緒容易混亂，基本上從項目實施的開始就一直處于趕工期搶進度的狀態；受社會環境、工期等客觀因素影響，項目參與者急于運營或終結的心理也很普遍，所有的一切都可能深切影響到項目檔案管理工作的正常開展。隨著元壩氣田產能建設項目的運行，西南油氣分公司擁有的石油工程建設項目數量劇增，但基層單位對石油工程建設項目檔案工作的認識還不夠到位；石油工程建設項目檔案收集、驗收制度還不健全；石油工程建設項目檔案的保管設施、保存方式還不系統不完善；加上石油工程建設項目檔案的管理意識還比較薄弱，導致石油工程建設項目檔案利用意識尚欠缺，造成無專人系統建立、保管石油工程建設項目檔案，無專用石油工程建設項目檔案庫房，石油工程建設項目檔案信息無法實現內部共享等一系列問題產生。

二、現階段搞好石油工程建設項目檔案管理的工作建議

由于石油工程建設項目檔案管理、保管、利用條件與成果地質資料有很大的不同，筆者認為現階段分公司石油工程建設項目檔案管理急需做好以下工作：

1.石油工程建設項目管理者，尤其是領導者的檔案管理意識必須提前建立。從石油工程建設項目開始的設計階段起，項目的總負責人就要積極部署建設項目的檔案管理工作，這是做好石油工程建設項目檔案管理工作最重要的一個環節。

2.檔案管理部門的檔案管理人員要提前介入項目管理中。加強工程建設項目檔案的源頭環節控制，強化檔案服務生產、服務科研的意識。檔案管理部門的檔案管理人員要以主人翁的姿態，履行好自己的管理職責，參與項目的質量控制過程，及時配合協助相關部門解決工程中出現的問題。

3.要統一項目資料歸檔的標準，積極與相關部門協商，嚴格執行國家項目管理標準。