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摘要：在當前水利工程建設過程中，往往會出現建設單位招標招多個施工標，只招一個監理標，施工標有時會多達五個以上，甚至達10個以上。施工標戰線長且分散，這就給監理標的檔案資料收集和管理帶來難度，這種情況現場監理機構往往采用矩陣結構管理模式，即以總監為中心的職能部門和派向各標段的現場責任人員組成的施工現場管理機構，這就形成了職能部門產生的資料、現場責任人員形成的施工現場資料、雙方交叉產生的資料、收到參建單位的資料、簽發報送給參建單位的資料、各種資料互傳溝通產生的資料，這六大類資料的有序管理對監理工作尤為重要。
關鍵詞：檔案管理；信息溝通；責任
1項目檔案管理機構建立
管理多個施工標時必須建立專門的檔案管理機構。管理多標段施工周期長時產生資料量大而繁雜，必須有專門機構專職人員管理檔案。管理機構必須有專門的辦公場所和存放檔案的房間。檔案管理機構存放檔案的房間必須達到國家檔案管理機關規定的硬件建設，檔案管理人員必須參加過檔案管理培訓，具備檔案管理的基本知識和技能，能認識到檔案管理的重要性?，F場監理機構必須有專門的檔案管理經費。其中現場監理機構檔案存放管理房間必須達到的最低標準是防火、防鼠、防蟲蛀、防日照、通風防潮，有難燃燒材料制作的文件存放柜，有入檔和領出登記薄，房門能落鎖，窗從外不能輕易打開，門窗必須自身防火，這些基本的硬性規定必須達到。
2檔案管理人員的人事隸屬關系
因為此類建設工程現場監理機構多采用職能式管理結構，檔案管理可能接收兩部門的指令，因此檔案管理機構成立之初必須明文規定檔案管理人員從屬的主管部門和主管領導，以免造成管理人員接收指令時分不清主次，無所適從，形成指令混亂，最終造成檔案管理不善，影響工程后期運營和維護。
3檔案管理人員的選定
檔案管理工作不但要求檔案管理人員嚴格遵守檔案管理制度，還要求管理人員有責任心，有工作熱情，更要求管理人員對檔案管理工作有認識高度，能認識到檔案管理對工程建設的重要性。因為在工程建設過程中，大部分參建人員只重視工程建設，不重視建設過程中工程檔案的產生和保存，導致對檔案管理人員的選擇把關不嚴，最終導致在工程運營過程中工程建設信息缺失，運營維護困難，長期增加運營維護成本，增加運營管理單位負擔。因此選擇熱愛檔案管理工作、有工作責任心的人員作為檔案管理人員是檔案管理工作的必要條件。
4檔案資料生成信息的分類、編碼、和處理
檔案資料分類若按生成機構分類，有建設單位簽發的，有施工單位報送的，有監理機構自己生成的、有和其他參建單位互動生成的。若按時間分類，一般分為招投標階段、進場開工階段、施工階段、完工驗收階段、決算檔案驗收及竣工驗收階段五個階段。從工作性質分類可分為：招投標及合同資料、監理機構簽發資料、監理機構報業主批復資料、施工單位向監理機構報申報批資料、監理機構日常例行工作活動記錄資料、會議紀要、業主簽發資料、監理機構自身人員和設備管理資料、影像資料、驗收資料、變更資料、支付及決算資料、監理機構參與活動的其他資料等。如果施工周期長、工程項目投資大、技術復雜的項目，施工單位向監理機構報批的資料、監理單位日常例行工作活動記錄資料、影像資料的持續周期也長，量也大，在工作中還要細分。其中施工單位向監理機構報申的資料可分為技案報申、機構報申、材料報申、質量報申、支付報申、驗收報申、變更報申、日報、周報、旬月、月報、季報、年報報報申等。監理機構自己產生的資料可分為日記、日志、旁站、檢測、日報、周報、旬報、月報、季報、年報、安檢、巡檢、批復、報批、會議紀要、考勤等。影像資料可分為開工前、施工中、施工后、會議、檢查驗收、隱患整改、缺陷整改、完工形象、調查取證等。特別是影像資料，一定要把每一次錄制的影申在存放處用文字表明影申的名稱和日期，并按文件夾分開存放，在文件夾內存放順序最好按存放時間先后排列。因為若不分類不表名稱不標日期的存放，在查找時就像在草原上找一顆棵特定的草，費時費力還不一定能找到。監理機構在此類項目檔案管理中采用第三種分類方法有利于日常工作，便于資料查找和使用，對日常工作極為方便。
5檔案的日常收集和整理
檔案的收集時段劃分最好按月或旬劃分，因為此類管理受空間限制，若時段太短加大一線工作人員的勞動強度，時段太長，一些重要的工程信息會因時間的流逝而丟失。檔案管理人員在收集到資料后必須立即一一登記入冊，做好目錄，字跡清晰，信息完整，以備查找和使用及檔案驗收時整理卷宗。各施工標段必須分開存放，各標段共用的資料必須登記好該資料存放處，以免使用時誤以為文件丟失。收集文件時必須看清文件的六要素是否齊全，注明文件來源和入檔日期，以免隨時間的流逝，文件的出處和作用等重要信息缺失。
6檔案資料的日常使用
檔案資料在工程施工和運營維護期間經常被工作人員查閱和使用，若不帶出檔案室，可現場查閱后隨即再放回原處，若要帶出檔案室必須由資料使用或帶出人簽署帶出文件名稱、時間、使用資料原因、使用和歸還時間、文件內容擴散范圍。到歸還時間沒歸還時檔案管理人員必須問清原因，督促歸還。檔案資料出庫歸還時管理人員必須查看文件的完整性，登記好歸還時間。工作人員查閱重要文件，必須由相關領導同意后再查閱，得不到允許檔案管理人員拒絕其查閱。
7檔案資料的檢查和保存
檔案管理機構成立時必須有檢查和管理體系及制度。檢查人員、監督檢查人員、檢查方法和標準、檢查時間、檢查結果的處理方法，在機構成立之初都必須制定。這一方法在施工周期長，投資大的建設工程中尤為實用。因為隨著時間的推移，管理人員在程式制度下工作免不了思想麻痹或懈怠，會出現工作漏洞，通過定期檢查能做到查漏補缺，彌補工作漏洞，避免帶來大的損失。另外，此方法也能查看到不常使用的資料是否被鼠咬、蟲蛀、霉變、丟失等情況，還能讓檔案管理人員熟悉記憶資料存放狀態和位置，以免使用時找不到或找到了用不了的情況發生，正所為兵要常練，枕戈待旦。
8結語
總之，要重視檔案管理工作，特別是現場一個監理管理機構管理多個施工標時，必須加強檔案管理，重視檔案的重要性，才能做到內業管理有條不紊，才能服務好外業工作，為工程的順利進展，為監理工作贏得參建單位好評保駕護航。
作者:張旭 單位:河南方正水利工程咨詢有限公司