電子文件管理范例

摘要：

在當今社會發展進程不斷推進的帶動和影響下，電子文件的管理方式也呈現出全新的發展狀態。本文在結合當今電子文件管理系統公共服務體系的基本概念的基礎之上，將電子文件管理系統公共服務體系當中的數字簽名方式以及校驗管理方式進行了詳細的闡述。希望相關在職管理工作人員可以作為借鑒，在工作生活當中通過應用現代化公共服務管理體系，構建至上而下的電子文件管理體系，全面提升自身的工作效率.

關鍵詞：

電子文件管理系統;公共服務體系;構建

隨著社會經濟，文化以及現代化科學信息技術應用水平的不斷提升，社會當中生活于各個地區和各個行業的人民群眾，對于公共服務工作開展的質量以及效率也提出了更高水平的需求內容。為全面提升社會公共服務管理工作的發展現狀，相關管理工作人員開始不斷革新自身的發展觀念、采取現代化的電子文件管理系統，力求能夠在最短時間內全面優化和完善我國社會公共事業服務體系的構建。

1簡析電子文件管理系統的公共服務體系

電子文件管理系統是在二十一世紀初期，我國逐漸進入到科技信息經濟發展進程中時產生的一項新生詞匯，是一個現代化的分布式高科技應用管理系統。在現代化的新型電子文件管理系統當中同時具備著眾多類型的公共服務體系，不同服務體系之間存在著各不相同的服務功能。在我國當今社會的發展進程之內，經過同行業發展領域當中相關專業工作人員對電子文件管理系統開展的研究和分析，發現電子文件管理系統當中的公共服務體系可以分為近十種不同的服務類型。進程間通信、命名服務體系、異常操作服務、信息安全服務以及電子辭典信息查詢服務等，都是電子文件管理系統的公共服務體系之中的重要組成部分。

隨著時代的變化，理論總是處于不斷發展與完善的過程中。我國電子文件管理研究從九十年代中期開展以來，經過了十多年的不斷努力和發展，取得了一定的成績和進步的。而隨著理論研究的日益成熟，目前電子文件管理正逐漸步入“實戰”階段。但從實際工作狀況看，從正面引導和指導機構進行電子文件管理是一個方面，而更為重要的是要告知這些機構如果不這樣做，會有什么樣的后果。反面的告誡和提醒在機構電子文件管理意識普遍缺乏的狀況下還是比較有效的。“如果說一般的電子文件管理方法著眼于‘應該如何管理電子文件’，風險管理則重在指出‘如果你不這樣做可能遭受哪些損失？應該如何應對？’”這種“未雨綢繆”式的風險管理似乎更適合于電子文件這樣一個常常被忽視的領域。也就是說，常規的電子文件管理主要著眼于‘應該怎么樣’的正面措施，而風險管理則選擇相反的角度，從查找電子文件風險的視角著手管理，是對一般電子文件管理的有益補充。”因此，電子文件風險管理研究應需而生。它不是生搬硬套，而是基于對電子文件自身管理特點及其與機構業務活動之間關系的理解和把握。

檔案風險管理理論研究在原有檔案理論基礎上，吸收檔案管理實踐經驗成果和借鑒風險管理理論，并加以融會貫通，讓檔案學理論呈現出清新的風貌，是檔案管理理論研究過程中根據檔案管理實踐的發展，不斷進行新的探索、修正、完善自身、使其隨著時代的發展而進步的表現。

風險是安全的對立面，風險的存在就意味著安全事故發生的可能性。風險管理就是安全管理一部分,而且是核心組成部分,它既是一種安全指導思想,同時也是一種安全實踐方式。檔案管理中的眾多風險，正是影響檔案安全管理的負面因素。“檔案信息安全保障體系建設”提出后，學者積極運用風險管理理論探討檔案安全保障體系建設問題，促進了檔案風險管理研究的發展。

目前我國對檔案風險管理的研究既有理論層面的闡述，也有基于實踐層面的探索，研究內容主要集中于電子文件風險管理、檔案信息化建設的風險及防范、專門檔案的風險管理等方面。

電子文件（數字信息）管理最先引進風險管理理論進行研究，其后一直是研究的熱點。在這方面，最初的研究文章主要著眼于電子文件存在的風險和防范措施，主要基于電子文件管理實踐過程中風險因素造成損失的狀況和如何防范進行總結，研究偏重技術方面。正式提出“電子文件風險管理”后，國內對電子文件風險管理研究主要集中在對該理論的概括論述方面，其次是電子文件風險識別與評估、風險防范與應對方面。對“電子文件風險管理”，已經形成完善的概念基礎并提出系統的研究框架。伴隨著電子文件風險管理研究的不斷深入，研究重點又將逐漸轉向更廣闊的實踐層面，在理論指導下探討如何解決電子文件管理實踐中的風險問題。

檔案信息化建設風險和防范是檔案風險管理研究中的另一熱點。這一方面的研究多是從檔案信息化實踐狀況出發，對檔案信息化建設中出現的風險問題進行總結并提出對策。目前學者提出的檔案信息化建設風險因素主要包括觀念和認識風險、投資風險、技術風險、管理風險、人才風險，從而提出的檔案信息化建設風險應對和防范措施有實行分等級風險管理措施，加強培訓、提高檔案工作人員對檔案信息化的認識，預留風險保證金、制訂建設規劃、防范資金風險，采用逐步更新、持續改進的技術措施，引入信息監理方等。檔案信息化建設風險和防范研究，尚未像電子文件風險管理那樣提出系統的管理框架和風險應對模型，還未形成嚴密、系統的理論體系。

專門檔案、科技檔案風險管理方面，涉及的內容包括城建檔案、人事檔案、企業檔案、商業銀行電子文件、保險業電子文件等方面的檔案風險管理問題，所涉行業范圍較廣，包括銀行業、保險業、建筑業等，所涉單位類型包括銀行、保險公司、建筑設計單位、高校等，這類論文研究的專門檔案載體類型多是電子文件。但這方面的研究多停留在實踐經驗的零散總結層面，或只是對電子文件風險管理理論的簡單套用，對專業檔案、科技檔案風險的特殊性沒有深入挖掘，尚未形成嚴密、系統的理論體系。

本文作者：尹阿卓 單位：黑龍江工程學院

電子文件的產生與過去的甲骨、竹簡、鐘鼎和紙質文件在其本身功能和管理目標上，都是有相同之處的。只不過前者是文件記載的信息與其載體是依附在一起的，并且是看得見摸得著的。而后者是信息與載體可以分離，并需要機器設備才能解讀?，F代的高科技把有形變成了無形，把現實變成了虛幻，這是科技進步的結果。正如科學家約翰•皮林（JeanPerrin）所說的“科學是以簡單的無形代替復雜的有形”。我們要正確認識電子文件的電子證據問題。過去之所以人們對紙質文件堅信不疑，其根本原因是人們對所謂“原件”堅信不疑。

長期以來，在許多人的意識中“，原件”是一經生成，無論是載體還是附著其上的信息內容及各種標記都是未曾改變的原始的文件。原始性使得文件在現行工作中具有特殊的憑證、依據作用，最可靠、最具權威性，是公認的法律證據。然而，電子文件已不再有“原件”的概念。這是因為：電子文件必須要機器來識讀，致使“眼見為實”失效。電子文件增刪容易且不留痕跡“，原價”狀態很難保留。

電子文件可脫機保存在其它磁盤、光盤等載體上，或發送到網絡上“，原件”已不具備實際意義。由于系統不斷升級，讀取設備不斷更新，即使保存原件也是徒勞的；網絡平臺上電子文件的生成與傳輸實際上是數碼的邏輯組合，可以說電子文件在產生一開始和傳輸過程中，本來就不是什么原件。如電子郵件的傳輸就是先將信息拆散打包經由不同的路徑傳送，然后在另一端重組整合。因此，實體文件的“原件”概念，事實上載電子文件中是不存在的。

但是，這不等于說電子文件不具備原始性。對電子文件而言，重要的不是它的原件形態，而是對復制件內容原始性的認證。這就是認識電子文件證據性的出發點，也是電子文件管理保護的切入點。顯然，對電子文件的制作過程、生效程序和管理方法進行有效的規范是非常必要的。目前，雖然也有了通過對產生電子文件的計算機做出規定、通過認證信息提供者與記錄制作者的可靠性等方法判定電子文件的證據價值，但這畢竟是一種“頭疼醫頭，腳疼醫腳”的謹慎臨時應對措施。電子政務要想從根本上解決這一問題，需要圍繞電子文件的生命周期建立起一整套法律法規。

借助以上的認識，電子政務中電子文件的管理就要徹底改變過去傳統檔案管理中滯后的文件管理觀念和方法。變“過去時”為“將來時”，把電子文件的管理延伸到電子文件產生前，即所謂的“前端控制”。其核心內容就是在電子文件產生之前，檔案工作者就要對系統建設提出建議。同時，通過立法授權檔案部門監督指導有關單位按法定標準生成和傳輸電子文件。這樣就使系統在電子文件產生時，甚至在文件產生之前就對電子文件進行歸檔范圍的劃定、文件價值的鑒定、信息保護形式的選擇以及其他有助于認證電子文件憑證性的背景材料等有關記錄。目前全球檔案界已就電子檔案“前端控制”觀點達成了相當廣泛的共識，并且正在結合各國不同國情和文化背景制定相應的實施策略。

其實，“前端控制”并非電子文件時代的產物，在紙質檔案環境中就已經出現了。如“，紙質文件的規格標準”就是在文件未產生之前去控制文件載體的大小規格。而在電子文件環境中采用“前端控制”，對電子文件的管理具有至關重要的指導意義和新的內涵。從系統論的觀點出發，對電子文件的管理進行統籌規劃，使之在運行中高度有序化、規范化，是電子文件管理的最佳途徑。這一網絡時代的“前瞻策略”使得系統設計階段成為電子文件整個生命周期的三個階段中（系統設計、電子文件形成、電子文件保存）最為重要的環節。

現代的高科技把有形變成了無形，把現實變成了虛幻，這是科技進步的結果，正如科學家約翰•皮林（JeanPerrin）所說的“科學是以簡單的無形代替復雜的有形”。我們要正確認識電子文件的電子證據問題。過去之所以人們對紙質文件堅信不疑，其根本原因是人們對所謂“原件”堅信不疑。長期以來，在許多人的意識中“，原件”是一經生成，無論是載體還是附著其上的信息內容及各種標記都是未曾改變的原始的文件。

原始性使得文件在現行工作中具有特殊的憑證、依據作用，最可靠、最具權威性，是公認的法律證據。然而，電子文件已不再有“原件”的概念。這是因為：電子文件必須要機器來識讀，致使“眼見為實”失效。

電子文件增刪容易且不留痕跡“，原價”狀態很難保留。電子文件可脫機保存在其它磁盤、光盤等載體上，或發送到網絡上“，原件”已不具備實際意義。由于系統不斷升級，讀取設備不斷更新，即使保存原件也是徒勞的；網絡平臺上電子文件的生成與傳輸實際上是數碼的邏輯組合，可以說電子文件在產生一開始和傳輸過程中，本來就不是什么原件。如電子郵件的傳輸就是先將信息拆散打包經由不同的路徑傳送，然后在另一端重組整合。

因此，實體文件的“原件”概念，事實上載電子文件中是不存在的。但是，這不等于說電子文件不具備原始性。對電子文件而言，重要的不是它的原件形態，而是對復制件內容原始性的認證。這就是認識電子文件證據性的出發點，也是電子文件管理保護的切入點。顯然，對電子文件的制作過程、生效程序和管理方法進行有效的規范是非常必要的。

目前，雖然也有了通過對產生電子文件的計算機做出規定、通過認證信息提供者與記錄制作者的可靠性等方法判定電子文件的證據價值，但這畢竟是一種“頭疼醫頭，腳疼醫腳”的謹慎臨時應對措施。電子政務要想從根本上解決這一問題，需要圍繞電子文件的生命周期建立起一整套法律法規。

借助以上的認識，電子政務中電子文件的管理就要徹底改變過去傳統檔案管理中滯后的文件管理觀念和方法。變“過去時”為“將來時”，把電子文件的管理延伸到電子文件產生前，即所謂的“前端控制”。其核心內容就是在電子文件產生之前，檔案工作者就要對系統建設提出建議。

同時，通過立法授權檔案部門監督指導有關單位按法定標準生成和傳輸電子文件。這樣就使系統在電子文件產生時，甚至在文件產生之前就對電子文件進行歸檔范圍的劃定、文件價值的鑒定、信息保護形式的選擇以及其他有助于認證電子文件憑證性的背景材料等有關記錄。

摘要：隨著新《中華人民共和國檔案法》對電子檔案合法地位的確立，《“十四五”全國檔案事業發展規劃》對電子檔案單套制歸檔的明確，特別是國家檔案局對多個單套制試點單位的驗收通過，給雙軌制下的雙套制歸檔帶來一定的沖擊和挑戰，也把城建檔案單套制歸檔工作帶入了電子檔案的新階段。

關鍵詞：雙套制；單套制；城建檔案；電子檔案

一、城建檔案雙套制產生的歷史背景及原因

城建檔案雙套制的產生由來已久，早在20世紀60年代、70年代就有把重要的基建工程檔案復制雙套乃至多套進行保存的做法。1961年5月23日，原國家建筑工程部在《關于基本建設檔案中竣工圖編制問題的暫行規定的通知》中就有規定：“竣工圖二份，其中一份由建設單位作為技術檔案妥善保管，一份隨同竣工驗收文件報送上級主管機關歸檔?！?982年，原國家基本建設委員會發布的文件《關于編制基本建設工程竣工圖的幾項暫行規定》中也有類似的條款：“大中型建設項目和城市住宅小區建設的竣工圖，不得少于兩套，一套移交生產使用單位保管，一套交給主管部門或技術檔案部門長期保存，關系到全國性特別重要的建設項目（如首都機場、南京長江大橋等），應增交一套給國家檔案館保存，小型建設項目的竣工圖不得少于一套，移交生產使用單位保管[1]?！庇捎谥贫鹊纫幎ㄐ缘募s束，所以自城建檔案館成立，建設工程檔案一式多份，至少是建設單位和城建檔案館各保存一套的體制，一直延續至今。這種管理體制既滿足了建設單位在日常管理、維護與改造中對工程檔案的需求，也滿足了城市建設管理部門和社會對工程檔案的需要。其實，城建檔案雙套或多套不單是體現在數量上，還體現在不同載體上。城建檔案館實際上一直運行著紙質檔案、照片檔案、錄像檔案以及縮微等不同保管方式的多套制。產生雙套制的原因比較復雜。從宏觀政策層面，黨中央、國務院一直高度重視信息化工作；從法律法規層面，雙套制是電子文件的法律地位及憑證性有待進一步確認的產物；從信息技術和信息化建設層面，20世紀90年代以來，隨著政府信息化、辦公自動化及各類電子業務系統的應用，電子文件開始在辦公業務及其他業務系統中大量出現，建設行業也形成了數量巨大的建設電子文件，但是電子文件的可靠性和證據力方面難以保障。因此，城建檔案館在接收紙質檔案的同時必須開展電子文件的接收。從傳統檔案管理的視角來看，電子文件不可信任，不可作為長期保存的對象，因此，出于對文件證據要求及長久可讀的考慮，將電子文件轉換成紙質文件實行“雙套歸檔”，即以某種形式（主要是打印）將電子文件固化到傳統存儲介質（主要是紙張）上，這是電子文件環境下賦予“雙套制”的含義。這一階段關于文件管理的規定是出于對技術的不信任和傳統管理模式的路徑依賴，實行“雙套制”來彌補電子文件的缺陷，將具有保存價值的電子文件轉化為紙質文件并且同時保存文件的兩種版本，實行“雙套歸檔”[2]。

二、城建檔案雙套制的發展歷程

城建檔案雙套制是21世紀初提出的專指性概念，指電子檔案與紙質檔案雙套保存的制度與方法。從根本上講是我國的檔案工作紙質文件時代向電子文件時代過渡階段的產物。原來意義的雙套制或多套制反映在紙質檔案上，紙質檔案載體穩定，信息可靠。隨著時代的發展，電子計算機的廣泛運用，電子文件在城市規劃、建設、管理中大量涌現，城建檔案工作中心不再僅僅是圍繞紙質檔案的傳統檔案管理，也包括電子文件檔案資料的管理。電子檔案的出現，使傳統的城建檔案管理模式受到了挑戰。早在2007年9月5日，原建設部發布了行業標準《建設電子文件與電子檔案管理規范》（CJJ/T117-2007）（以下簡稱《電子規范》），并于2008年1月1日起開始實施。其中第7.2.2條規定：列入城建檔案館（室）接收范圍的建設工程，建設單位向城建檔案館（室）移交工程紙質檔案時，應當同時移交一套工程電子檔案。這意味著建設系統各行業、專業管理部門和工程建設單位應該向城建檔案館（室）移交紙質的和電子的兩套不同載體的檔案。這就是城建檔案的“雙套制”。這里的雙套制，是指同一份文件的紙質版本和電子版本同時歸檔后二者共同處于存儲和可利用狀態，亦稱為“雙套歸檔”。這是第一次對“雙套歸檔”的提法和定義。雙套制的推行既是機遇也是挑戰，經過14年的運行，為城建檔案事業的發展破解了諸多難題。2017年4月11日，住房和城鄉建設部發布了修訂后的《建設電子文件與電子檔案管理規范》（CJJ/T117-2017），其中第3.0.4條規定：對列入城建檔案管理機構接收范圍的工程，應在國家規定的期限內，將建設工程電子檔案與紙質檔案同步向當地城建檔案管理機構移交。第6.1.2條規定：列入城建檔案管理機構接收范圍的建設工程，建設單位應按規定向城建檔案管理機構移交一套符合要求的工程電子檔案，建設單位組織工程竣工驗收前，當地城建檔案管理機構應對工程電子檔案進行預驗收。這些條款對移交工程電子檔案再次明確。2020年3月1日起實施的《建設工程文件歸檔規范》（GB/T50328-2019）第3.0.3條規定：每項建設工程應編制一套電子檔案，隨紙質檔案一并移交城建檔案管理機構。該規范性文件不但明確建設工程要移交工程電子檔案，而且對建設工程電子文件的歸檔格式和歸檔電子文件存儲媒介也有要求。這就是采用紙質檔案和電子檔案的雙套制管理，即在收集、保管好電子檔案的同時，還要管好紙質檔案?！峨娮右幏丁泛汀督ㄔO工程文件歸檔規范》的發布與實施把雙套制由實踐層面提升到理論層面和制度層面，并由技術規范來約束。

三、雙套制歸檔向單套制歸檔轉化

摘要：以比特幣（Bitcoin）為代表的數字貨幣的崛起，其底層支撐架構——區塊鏈（Blockchain）憑借去中心化信用、數據不可篡改等特點，吸引了世界許多國家政府部門、金融機構及互聯網巨頭公司的廣泛關注，已經成為當前學術界和產業界的熱點課題。區塊鏈是分布式數據存儲、點對點傳輸、共識機制、加密算法等計算機技術在互聯網時代的創新應用模式。區塊鏈技術被認為是繼大型機、個人電腦、互聯網之后計算模式的顛覆式創新。目前，區塊鏈的應用已延伸到物聯網、智能制造、供應鏈管理、數字資產交易等多個領域。

關鍵詞：區塊鏈；技術；管理

1國內區塊鏈技術發展

隨著對區塊鏈技術的深入了解，我國超前布局前沿陣地，積極探索基于區塊鏈的行業應用。2016年12月在《國務院關于印發“十三五”國家信息化規劃的通知》中將區塊鏈寫入“十三五”國家信息化規劃，將區塊鏈列為重點加強的戰略性前沿技術。區塊鏈現已經成為國家信息化戰略的重要組成部分[1-2]。2018年5月28日，在兩院院士大會上的講話中指出，“以人工智能、量子信息、移動通信、物聯網、區塊鏈為代表的新一代信息技術加速突破應用。”2018年6月，工信部印發《工業互聯網發展行動計劃（2018~2020年）》，區塊鏈白皮書（2018年）中國信息通信研究院&可信區塊鏈推進計劃鼓勵推進邊緣計算、深度學習、區塊鏈等新興前沿技術在工業互聯網的應用研究。在2018年9月更是在《最高人民法院關于互聯網法院審理案件若干問題的規定》中提到了當事人可利用電子簽名、可信時間戳、哈希值校驗、區塊鏈等證據收集、固定和防篡改的技術手段進行證據收集[3-4]。2019年10月24日，在中央政治局第十八次集體學習時強調，要把區塊鏈作為核心技術自主創新的重要突破口，明確主攻方向，加大投入力度，著力攻克一批關鍵核心技術，加快推動區塊鏈技術和產業創新發展。用五個“要”，為區塊鏈如何服務社會指明了方向。這五個“要”概括起來分別是：要推動“區塊鏈+實體經濟”、要探索“區塊鏈+”在民生領域的運用、要推動“區塊鏈+智慧城市”、要探索“區塊鏈+政務服務”、要促進“區塊鏈+互聯互通”[5-6]。總書記指出的5個領域，都有了部分項目的落地，各方均進行了有益的探索，但客觀情況是，這些僅僅是零星的局部的嘗試，無論是廣度和深度都還不夠，實際推廣中存在落地難問題?？倳浿赋?，要抓住區塊鏈技術融合、功能拓展、產業細分的契機，發揮區塊鏈在促進數據共享、優化業務流程、降低運營成本、提升協同效率、建設可信體系等方面的作用。以上數據共享、流程優化、協同效率等恰恰都是跨部門、跨組織、跨信任域的數據交換。如何打破信息孤島、實現利益共享、合作共贏的區塊鏈頂層設計和解決方案變得至關重要。目前區塊鏈技術已經在司法、交通、金融等行業有了較多的落地案例。

2中國石化電子文件發展現狀

近年來，中國石化結合自身實際，大力推動“兩化”深度融合，努力實現傳統國企向現代企業的轉型。形成了全方位應用、全過程管理、全業務支撐的“兩化”融合模式，越來越多的生產數據由傳統的手工記錄形式轉變為業務系統中電子數據形式存在，公文、合同、會計、招投標、工程項目等管理業務逐漸在線上運行，形成大量電子文件，歸檔需求迫切。因此，檔案單套制管理正被逐步認可并逐步成為檔案業務發展的新趨勢。在推進檔案單套制管理過程中遇到了諸多問題，主要有以下幾方面：首先，人工方式管理電子文件耗費大量人力且效果不佳；目前，由于不具備可信的電子文件真實性驗證手段，電子文件歸檔檢查工作采用人工方式，對比以往紙質文件歸檔工作，耗費大量人力。且人工方式無法檢查電子文件內容在歸檔過程中是否被篡改。此外，電子檔案保管過程中，對其進行修改成本較低，難以追溯，管理風險較大。其次，工程項目檔案紙質歸檔及驗收管理成本較高；工程項目檔案目前采用紙質檔案移交歸檔，由于參建方眾多，無法均采用中國石化統一的安全認證手段保證設計圖紙、施工文件等電子文件實現歸檔，因此均需將電子文件打印為紙質文件歸檔移交，檢查驗收工作采用監理、項目管理、質量監督、檔案人員各層級人員多級審核，費時費力，對參建企業及檔案管理部門均帶來了大量工作，耗費大量紙張、造成了人工成本的浪費，同時占用大量檔案庫房空間。第三，生產數據系統產生的數據無法驗證歸檔，存在安全風險；燕山石化應用的各類生產數據業務系統每年產生百萬量級數據，由于目前不具備完善的技術保障這些數據在歸檔過程及保存過程的真實性，目前此類數據均保存在業務系統中，存在長期保管安全風險。同時，大量數據留存在業務系統中對業務系統的正常運轉也造成負擔。第四，相關管理類文件采用雙套制歸檔浪費紙張及人工成本。公文、合同、招投標等業務均已逐步開展電子化處理運行，以往的紙質業務文檔轉變為電子文件形式存在，由于無法驗證歸檔電子文件的真實性，不能采用單套制歸檔，目前只能采用由業務部門將電子文件打印出紙質版同時下載電子版一并歸檔，給業務人員及檔案人員均帶來了大量重復工作，耗費業務人員及檔案人員大量精力，造成了紙張、打印耗材的浪費，不符合“綠色辦公”的理念，同時造成了人工成本的浪費。

3區塊鏈在電子文件管理方面應用情況

第一篇：電子文件信息安全管理的跨界合作

近年來，計算機技術、網絡信息技術在社會生活中的應用不斷深入，信息泄密事件時有發生，信息安全問題日益凸顯。在檔案部門這個社會生產的“資料庫”，信息安全工作不僅是檔案工作的重點，也是檔案工作的難點。

一、電子信息安全呈現出新特點

在2015年3月十二屆全國人大三次會議上，總理在政府工作報告中提出，制定“互聯網+”行動計劃，推動移動互聯網、云計算、大數據、物聯網等與現代制造業結合，促進電子商務、工業互聯網和互聯網金融（ITFIN）健康發展，引導互聯網企業拓展國際市場。“互聯網+”成為2015年最受關注的一個關鍵詞。“互聯網+”火熱的背后暗藏風險，信息安全便是其中非常重要的一個方面①。在“互聯網+”環境中，電子文件信息安全呈現出一些新特點。

1.信息安全高風險性

各個行業通過互聯網連接到一起，信息交流、傳播都要在互聯網這個開放的大環境中進行。在這個過程中，信息遭受非法攔截、篡改或被虛假信息替代，使信息的真實性、完整性受到威脅的可能性大大增強。越來越多的電子信息系統被接入互聯網中，這些接入互聯網的電子信息系統更容易成為黑客攻擊的目標，信息安全面臨的風險越來越高。

2.互聯網環境中信息非法獲取的可能性增大

【摘要】

檔案管理者應順應時展的潮流，正確積極地認識電子檔案的特點，加強對電子檔案管理的研究，使人類社會原始歷史記錄在信息時代得以真實、完整、可靠地保管。

【關鍵詞】

電子文件；檔案管理；新挑戰

一、電子文件檔案的特點及優越性

（一）打破場所限制，拓展服務領域。

電子文件檔案可以通過網絡快速地分享傳遞到任何地方，以前的檔案開發利用工作，基本只是向本單位領導、同事提供檔案資料信息，利用價值沒有完全展現出來。而現在檔案資料的開發利用，已拓展到其他單位、其他部門，通過電子文件的傳輸，方便快捷。我校每年開發利用檔案400多人次，其中通過網絡等借閱參考的檔案文件資料占了三分之一，兄弟學校、相關部門都通過網絡向我校借閱相關電子檔案資料，為他們的創建、驗收、評比等活動提供了很大的幫助，由此凸顯了電子文件檔案的重要性。