檔案合同管理范例

一、企業法律顧問建立公司合同管理內控體系的實踐

1.根據公司實際情況，建立合理的組織架構，系統化管理合同。

筆者所在的公司實施總法律顧問制度，由公司一位高管擔任總法律顧問，下設法律事務管理部門，配備專業的企業法律顧問。法律事務管理部門在公司逐步實行綜合歸口與分級、分類相結合的合同管理體制。例如在公司市場營銷部、物資采購部、科技部等有合同業務的部門，設立了兼職合同管理人員，分類專項管理其本部門的合同，逐步對公司的合同進行全方位、全過程的系統化網絡管理。在管理手段上，公司的合同管理涵蓋合同管理制度建設、合同審查、合同文本管理、合同專用章管理、合同檔案管理、合同考核、合同兼職管理人員培訓等多個方面。

2.深入分析，健全合同管理制度；優化流程，強化合同管理職責分工。

法律顧問首先從合同管理建章立制開始，對原有的合用管理辦法在實施中的效果、存在的問題進行了分析和評估。在此基礎上，修訂公司《合同管理辦法》，梳理了合同管理核心流程，對合同的訂立、簽訂權限和職責審查、合同履行與評估等方面進行明確和規范。對公司合同管理制度的修訂，即是對公司合同管理內部控制的完善，旨在達成《內部控制指引》的目標要求，即規范和加強合同管理，確保合同談判、簽訂、執行、變更、解除等過程合法有效，印章保管、使用合理規范，防止未經授權的經濟行為，降低運營風險，保護公司合法權益。

3.充分注重事前防范，做好合同條款法律審核、示范文本推廣。

有效的事前防范不僅可以為企業節約大量的管理成本，而且有助于企業全面提高管理水平。筆者所在公司的合同審查，由項目責任部門、歸口管理部門、財務部、法律部等各個專業部門各司其職對合同進行把關，有效地將合同訂立納入公司的各項管理之中，有效地實現風險的控制和事前防范。法律顧問一年中審查各類合同逾兩千份，都逐字逐句嚴格審查，重大項目則在項目前期就參與談判和論證，把好“事前防范”這一關。合同示范文本有利于規范公司某一類合同的簽訂，在合同簽訂這一環節進行法律風險的防控。法律顧問堅持開展了相關合同示范文本的推行工作，根據公司合同種類合同業務量特點，相繼制定了《采購合同》、《加工承攬合同》、《設備維修合同》及《技術開發合同》等示范文本。法律顧問首先查閱了以往大量的合同，進行歸類整理；然后提煉總結完成合同示范文本草案，再與相關部門進行了交流討論，最終修改定稿。以技術合同為例，示范文本不僅明確合同內容，還從法律專業的角度對簽訂和履行環節、技術項目進度、履行期限和方式、雙方權利義務、驗收標準和方式、價款支付以及在知識產權歸屬等重要內容上做出相應說明，包括合同簽訂內容表述指引和法律風險說明及提示。從管理的角度上，實現在合同內控管理流程與管理、研發的具體結合，提高合同簽訂的水平和效率。

隨著中國鐵路的高速發展，鐵路非運輸企業作為市場主體，業務規模不斷擴大，經營范圍持續拓展，簽訂合同數量逐年遞增。有效提高鐵路非運輸企業合同管理工作質量，對于維護企業合法權益、增強企業市場信譽、依法開展經營活動，都具有十分重要的意義，加強合同管理標準化建設已成為當務之急。

一、鐵路非運輸企業合同管理標準化的重要意義

鐵路非運輸企業是開展多元化經營的產業活動單位，是鐵路系統生產經營的重要組成部分，既與運輸主業有著密不可分的關系，又不完全依賴于運輸主業，具有獨立經營管理的特點。近年來，鐵路非運輸企業不斷改革發展，業務范圍已涵蓋工程咨詢、項目管理、物流、商貿、餐飲、房地產開發、住宿、旅游、制造等行業，涉及的合同類型也日趨復雜。不同類別的合同，權利義務關系、付款方式、違約責任等條款都存在較大差異，需要在實踐中區別對待，有針對性地加強管理。通過合同管理標準化建設，可以把合同管理的有益經驗固化下來，實現合同管理制度機制、基本程序的規范性和統一性，從而降低企業經營風險，實現合同管理的高效化運作，進而有效保障鐵路非運輸企業的合法權益和良性發展。

二、鐵路非運輸企業合同管理標準化的主要形式

1．合同管理組織體系的標準化。主要包括兩個方面：一是明確合同歸口管理部門，對于企業內部所涉及的所有合同，設立統一的歸口管理機構，減少合同管理方面的組織制約，優化管理方式方法，提升合同管理工作質量。二是明確合同項目協作部門，結合企業經營實際設立合同類別和項目，以合同為中介連接項目涉及的相關業務部門，明確一名企業負責人負責日常統籌協調，督導合同業務上游部門及時做好合同簽訂的準備工作，督促合同業務下游部門及時開展談判和簽約。

2．合同管理運行程序的標準化。主要包括兩個方面：一是合同管理流程的科學性，力求層次分明、井然有序，不同環節均可責任到部門、到人員，相互之間職責界限清晰，日常管理無盲區死角。二是合同管理部門的聯動性，合同管理相關部門雖然分工不同，但存在著相互聯動、相互制約的關系，要通過合同管理職能的統籌規劃設置，使各相關部門在立足于本職工作的同時，也能對其他部門的合同管理工作起到監督、糾錯的作用。

三、鐵路非運輸企業合同管理存在的主要問題

摘要：在當前社會經濟不斷健康快速發展下，醫院與外界的經濟活動日益趨多。作為經濟業務合作的契約，合同是經濟業務活動有序進行的重要保障。本文通過對醫院經濟合同內控管理中存在的問題進行分析，提出可行性建議，以期能夠有效加強醫院經濟合同內控管理，合理規避經濟風險，保護國有資產不流失。

關鍵詞：醫院;經濟合同;內部控制管理

一、經濟合同內控管理現狀

隨著經濟管理理念的不斷深入，醫院越來越重視經濟合同管理工作。但由于長期以來的管理缺失，導致在實際工作中，合同管理工作在各環節普遍存在種種問題，嚴重影響了醫院經濟業務的有序開展。

（一）合同簽訂管理

醫院經濟合同簽訂過程包括前期調研、合同洽談、合同審核等流程，其中較為常見的主要問題有以下幾個方面。（1）合同簽訂前期調研不足。合同簽訂前期，醫院需進行充分的前期調研，如與醫院簽訂合同的主體是否符合要求、合同標的價格走勢等，以此規避不必要的經濟風險。但大部分醫院在合同簽訂前期，缺少必要的相關調研，帶來潛在的經濟風險，提高醫院機會成本。如合同簽訂后，因對方資質不符合暫停執行，或合同簽訂價格過高，提高醫院運營成本等。（2）合同洽談不全面。合同的洽談是雙方達成合同內容的重要環節，既包括技術性要求，也包括法律問題。由于醫院對于合同的洽談并不重視，合同的洽談簡單隨意，對于一些應該談細、談全的問題，以及執行過程中可能存在的風險，均未談實，導致合同執行過程中，再次協商變更現象較多，增加了潛在的經濟風險。（3）經濟合同條款審核不到位。經濟合同是雙方當事人權利義務的表達方式，具有法律約束力。由于大部分醫院缺少專業的法務人員，導致經濟合同審核不到位，合同執行困難。較常見的問題主要包括：①合同條款不全，如必要的競業禁止、競業限制、保密要求、違約責任、糾紛解決等條款的缺失，不利于保護院方利益；②條款不利，尤其是權力義務方面的條款，合同條款未能很好地體現醫院利益；③合同文字不嚴謹，用詞模糊，容易造成誤解，引起雙方爭議，不利于合同的執行；④合同簽訂人不合法，與醫院簽訂合同的當事人非企業法人，且無相關授權書，導致合同簽訂無效，嚴重影響項目執行。

（二）合同執行管理

［摘要］事業單位的合同管理在《行政事業單位內部控制規范（試行）》中“第六節合同控制”有專門規定，是六大業務層面內部控制的重要內容之一。本文從內部控制角度，針對事業單位合同管理中存在的問題，提出加強管理的措施。

［關鍵詞］內部控制；事業單位；合同管理

隨著我國經濟體制改革及法制建設的深入推進，事業單位履行職責、事業發展需要、為社會提供公共服務等過程中簽訂的經濟合同，內容涉及政府采購、資產處置、建設工程等方面，合同數量與金額均逐年劇增。對這些經濟合同如何管理，才能確保經濟業務活動合法合規、財政資金安全有效使用，為此，財政部頒布了《行政事業單位內部控制規范（試行）》，從單位層面到業務層面作了專門規定。

一、合同管理的概念

合同管理簡言之就是“管理合同”，是指事業單位作為合同當事人之一，為實現本單位的合同目的，根據《合同法》、《行政事業單位內部控制規范（試行）》等有關法律、規章規定，對合同實行動態與靜態管理的一系列行為的統稱。事業單位作為本單位合同管理的主體，從靜態的角度看，就是在合同談判、簽訂、履行、變更、解除、糾紛等環節，依照有關法律法規規定，平等協商，維護本單位利益。從動態的角度看，合同管理是一個動態的過程，包括合同訂立決策、崗位設置、歸口管理、跟蹤監管、不同部門之間溝通協調、考核評價等一系列行為。

二、合同管理存在的主要問題

《行政事業單位內部控制規范（試行）》（簡稱《規范（試行）》）自實施以來，至今已有7年，很多事業單位按《規范（試行）》中“第六節合同控制”的要求建章立制、梳理合同業務流程、規范合同管理，取得了一定的成效。但是，筆者在近年審計工作中發現，有的事業單位仍存在合同管理不規范、合同內部控制制度實施不到位等問題。

[摘要]企業合同檔案管理是企業檔案管理工作的重要組成部分。本文基于筆者所在企業合同檔案管理的現狀，針對合同檔案管理工作中存在的問題，探究更科學規范的管理方式，優化管理模式，旨在進一步提高合同檔案利用效率。企業合同檔案作為企業合同履約過程的憑證資料，記載了企業的經營業務活動，是企業維護合法權益的重要手段，實現對其規范、高效的管理是企業檔案管理工作的落腳點。我們應遵循“統一領導、分級管理”的原則，不斷探究并優化合同檔案管理方式，提高檔案服務水平。

一、本企業合同檔案主要內容

(一)法律部門歸檔合同

法律部門歸檔合同簡單的理解為經法律部門審核風險后移交的合同，主要按年度-部門分類，涉及各個部門業務活動所產生的合同，主要包括企業質量、安全、環境證件、換證流程評審合同、審計業務約定合同、產品運輸合同、圖書出版合同、廢物處置合同、房屋租賃合同、企業綠化合同等。

(二)銷售合同

銷售合同是企業銷售部門在合同履約完成后移交的合同資料，是在企業產品銷售活動中產生的，主要包括產品銷售合同、備件銷售、維修及服務類合同等。

(三)技術、科研合同

一、高校合同管理內涵及其特點

高校合同關系與一般企業、公司合同關系最大的不同，是其在內容上具有鮮明的特色，即主要是圍繞高校人才培養、科學研究、社會服務、文化傳承等職能而進行的基本建設、維護維修、物資采購、合作開發、合作研究、合作辦學、合作經營、資產處置、融資、服務等活動，使高校與各市場主體之間產生了內容各異的權利、義務關系。充分體現了高校的四大職能，即人才培養、科學研究、社會服務、文化傳承職能。此外，與企業合同相比，高校合同一般還具有金額相對較小、種類相對較多、涉及經辦部門相對較多等特點。因此，高校的合同管理具有其特殊性和復雜性。

二、高校合同管理的現狀分析

（一）合同風險意識不強，管理觀念淡薄

在合同管理的過程中，簽約責任人的法律觀念和風險意識，直接影響著以后合同管理的質量和效率。由于高校不同于一般的企業法人，受傳統思維定勢的影響，管理者對學校合同管理重要性的認識不足、風險意識不強、法律觀念相對淡薄。高校合同種類繁多，存在范圍廣，涉及周期長，所面臨風險的種類也是多樣的。合同談判簽約前，部分高校在對合同文本的合法性、合規性進行必要的審核時，由于沒有設立專門的部門（機構）和人員，審核往往難以做到嚴格把關。而在正式簽約時，又存在“應付審計、走過場”的現象，草率簽訂合同，這就使得合同在簽訂之初就留下了較多的隱患，加大了法律風險。在合同履約過程中，缺乏必要的對履約情況進行跟蹤、檢查、監督。在合同履約完畢后，缺乏必要的績效評價機制。當合同履約出現失誤時，也沒有相應的追蹤問責體系，不易追究責任，更難挽回損失。

（二）合同多部門簽訂，無專門機構管理

一些高校對合同管理重要性的認識不足，缺乏統一歸口管理部門進行集中管理，合同的責任歸屬不明確甚至是混亂，致使各部門之間各自為政，造成合同管理十分混亂。如：基建工程的勘察、設計、安裝、施工、監理、檢測、以及影響房屋結構的維修改造合同由基建部門或新校區建設辦公室管理；零星維修改造工程，包括水、電、設備、教室、學生宿舍維修改造等，合同由后勤或總務部門管理；資產的采購、處置，資產的出租出借及對外投資合同由資產管理部門管理；教材、教輔資料的采購合同，以及教育服務合同、聯合辦學合同由教學部門管理；圖書、期刊雜志、電子資源的采購合同由圖書館管理；融資合同由財務部門管理；科研合作、科技開發、科技咨詢、科技服務、成果轉讓合同由科技部門管理；開展國際（境外）合作辦學由外事部門管理等。這種由多部門分別進行管理、簽訂的合同管理體制，當產生履約糾紛、尤其是涉及多方主體時，各部門之間就難免地出現互相推諉扯皮現象，不利于及時、有效地解決問題。此外，合同的多部門管理、簽訂還會造成在合同歸檔過程中，合同及相關資料分散在學校的不同管理部門，一些合同文本和證據資料因不能及時歸檔和保存，或保存不善，甚至發生丟失，給高校帶來潛在的經濟風險和法律糾紛隱患。

摘要：合同是市場主體之間經濟往來的主要橋梁，由于企業合同的不確定性和偶然性因素，導致合同管理難度較大。文章以天然氣長輸管道企業為例，對合同管理中存在的法律風險進行分析，提出了防范應對策略，闡述了適用的合同周期性動態管理模式，以保障企業經濟利益。

關鍵詞：長輸管道；合同管理；法律風險；動態管理

0引言

隨著天然氣長輸管道規模的不斷擴大，天然氣長輸管道企業迅猛發展，導致企業合同類型繁多，不同的內外界風險因素造成企業合同管理難度較大，而企業經營的成功與合同管理密不可分，探索企業適用的合同管理模式，加強合同的有效管理，是企業經營管理題中應有之義。

1長輸天然氣管道企業合同管理現狀

長輸天然氣管道距離長，不安全因素較多，作為高風險行業，管道企業主要負責天然氣管道運輸，管道建設與維護。管道企業對外簽訂合同量較大，合同相對人異常復雜，合同簽訂范圍廣，涉及物資、工程、服務等不同類型合同。只有建立與企業相適應的合同管理模式，才有助于企業的合規經營發展。目前各管道企業根據實際運營情況，依據合同相關法律法規，分別制定了合同管理規章制度及管理流程，規定了合同簽訂范圍。在制度中要求，除無需售后服務、可以即時清結的項目以外，企業均需訂立書面合同。各管道企業同時建立了合同管理組織機構，實行歸口管理、統一簽訂、各負其責的合同管理體制。合同主管部門、主辦部門、審核會簽部門主要負責合同法律風險防范，參與合同管理。合同主管部門對企業合同進行歸口管理，合同主辦部門具體負責合同簽訂和履行等相關事項，合同審核會簽部門對合同的訂立和履行進行審核會簽。但管道企業在實際運營中，發現在合同合規、合同條款、合同簽訂、合同履行等方面，存在合同管理風險，以致造成利潤損失及審計風險，甚至陷入糾紛、訴訟風險。

2合同管理法律風險分析

【摘要】在建設工程項目中，為了提高經濟效益，避免合同糾紛，就必須通過加強合同管理的方式來規避合同風險。本文通過對建設工程項目合同管理進行分析，并結合實際對合同管理以及合同風險防范提出個人觀點，希望為關注建設工程項目合同管理的人群提供幫助。

【關鍵詞】建設工程項目；合同管理；合同風險管控

0引言

建設工程項目的施工就是履行合同的全過程，其合同管理包含了工程質量、進度、成本等多個環節，只有通過加強各個環節的風險管控，才能夠在項目落實期間避免合同糾紛的出現，減少因合同管理出現問題而導致經濟損失。因此，有必要對建設工程項目合同管理進行分析。

1項目合同管理綜述

建設工程項目中的合同管理其主要作用就是確保工程項目的順利落實，合同管理開展時，其監理的主要工作目標如下：①提前預估出各個組織單位開展工作的詳細時間與所需費用，從而針對性地制定出進度以及費用目標；②明確工程項目所有需要完成的工作內容以及施工質量標準與施工順序；③對整個工程項目的全流程費用進行統計，并專門制定工程項目各項經濟成本的控制規劃；④利用網絡技術輔助項目合同管理計劃的順利落實。在確定合同管理模式時，工程項目的建設單位能夠根據實際情況來決定工程項目的承包方式，如果面對的是電梯、消防等專項工程，則可以通過直接管理以及總包單位管理兩種方式來保證管理質量，從而將合同管理風險降至最低。建設工程項目合同的主要特點如下：①連續性、周期性。建設工程本身便是一種長期工程，作為一個需要循序漸進逐漸開展的工作，其合同具有連續性與周期性，只有通過長期開展高質量的合同管理，才能夠保證項目合同發揮出應有的作用；②內容復雜、條款多。建設工程需要面對每個項目往往各有不同，而且因為工程項目過于復雜，所以不同的工程項目除了具有共性問題之外，還存在個性問題，所以在簽訂合同條款時，需要在著重考慮每個工程項目的特殊性。而且因為工程項目在施工期間往往會受到由多方因素帶來的影響與制約，所以合同中除了普通條款之外，還需要專門制定部分特殊條款。因此在開展合同管理時，應該提前考慮各種因素能夠帶來影響，防止出現其他不良后果；③多變性。在工程項目中，由于部分主觀、客觀因素的存在，建設工程有時需要進行設計變更等情況。面對這種情況，項目管理人員需要著重注意變更管理，并對變更進行記錄，確保后續出現索賠、變更終止等情況時能夠拿出證據；④經濟、法律關系多元性。在項目合同的簽訂與實施期間，建設單位需要專門委托專業監理開展施工監管，而項目承包方則會涉及分包、設備材料采購等問題，整個項目流程中所有涉及的組織，都需要利用合同進行管理。

2建設工程項目合同糾紛出現的原因