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[摘要]企業合同檔案管理是企業檔案管理工作的重要組成部分。本文基于筆者所在企業合同檔案管理的現狀，針對合同檔案管理工作中存在的問題，探究更科學規范的管理方式，優化管理模式，旨在進一步提高合同檔案利用效率。企業合同檔案作為企業合同履約過程的憑證資料，記載了企業的經營業務活動，是企業維護合法權益的重要手段，實現對其規范、高效的管理是企業檔案管理工作的落腳點。我們應遵循“統一領導、分級管理”的原則，不斷探究并優化合同檔案管理方式，提高檔案服務水平。
一、本企業合同檔案主要內容
(一)法律部門歸檔合同
法律部門歸檔合同簡單的理解為經法律部門審核風險后移交的合同，主要按年度-部門分類，涉及各個部門業務活動所產生的合同，主要包括企業質量、安全、環境證件、換證流程評審合同、審計業務約定合同、產品運輸合同、圖書出版合同、廢物處置合同、房屋租賃合同、企業綠化合同等。
(二)銷售合同
銷售合同是企業銷售部門在合同履約完成后移交的合同資料，是在企業產品銷售活動中產生的，主要包括產品銷售合同、備件銷售、維修及服務類合同等。
(三)技術、科研合同
技術、科研合同是在產品、科研項目的研究、設計、試驗、推廣應用等階段產生的合同。這部分合同因其移交順序不同分為兩種：一部分歸于法律合同中已進行組卷，另一部分則歸于科研項目檔案內，但內容大致相同，主要包括產業技術、工藝、零部件、材料等方面，有試制合同，主要零部件加工工藝、測量、控制技術研究合同，產品振動噪聲試驗、系統改造等合同。(四)設備、基建類合同設備合同是企業在設備購買、清洗、維修過程中產生的，包括辦公設備，機床、計量、清洗、管理系統等設備?；惡贤瞧髽I在基本建設、技改技措、辦公用房的修建、工程安裝等活動中產生的，[1]主要包括公司消防改造合同、物流、圍墻修建、試驗臺位改造、機床安裝合同等。
(五)采購合同
采購合同即在采購活動中公司辦公、經營業務、產品生產服務所形成的合同，包括辦公用品、生產備件買賣合同等。
(六)其他類合同
主要包括戰略協議、技術研究合作協議、外協合同及涉及公司權益的其它合同。
二、本企業合同檔案管理模式
根據公司經營業務的實際情況，庫藏合同檔案未設置單獨檔案門類進行管理。其中，因部門內部利用方便，采購合同歸于采購部門進行管理；勞務合同歸人力部門保管利用；法律、銷售部門移交的合同則按年度-機構分類進行保管。此外，技術、科研合同大多歸集在科研檔案內；設備、基建技改類合同分別在設備檔案、基建檔案中組卷保存；戰略合作、協議類合同則因其特殊性，由文書檔案管理人員單獨進行保管和提供利用，故當前筆者所在公司的企業合同檔案未形成系統、規范的管理模式。
三、本企業合同檔案管理中存在的問題
(一)檔案分類模糊、重復件多
根據上述本企業合同管理內容及現狀，現存合同檔案的管理模式并非企業合同管理中的分類管理模式。由于合同材料的來源廣泛，材料多份重復的問題時有發生。合同簽訂時最少形成三份文件，除為合作方提供一份外，其余法律審查留一份、合同管理員留一份。有時合同承辦人為使用方便也會多增加一份，由此造成法律合同包含所有其他類合同，而其他類合同則因業務需求、項目驗收歸檔要求等，又留存一份合同甚至是兩份合同并且分散保存在不同類型的檔案中，造成合同檔案分類模糊、重復歸檔等問題，影響合同檔案的質量，對檔案庫房的承載力造成壓力。[2]
(二)歸檔合同檔案質量不高
在企業合同檔案管理過程中，我們發現歸檔的合同文件材料主要存在三個方面的問題：一是存在無法律效力的合同，如無蓋章、無簽字、無簽署日期等信息，合同的法律約束力缺失；二是合同內容不全，如缺少合同技術協議、補充協議等；三是缺少合同過程資料，如合同蓋章審簽單、合同評審過程資料、合同執行過程資料、合同完成情況及合同的補充說明等資料。因此，歸檔的合同文件材料不能準確地反映合同業務的整個過程及內容，嚴重影響了合同檔案的齊全性、完整性、準確性，阻礙了合同檔案的科學化、規范化管理。
(三)限制利用效果
檔案利用是企業合同檔案歸檔的最終目的，體現了檔案工作的服務能力和檔案管理工作的水平。合同檔案作為企業經營管理活動的原始記錄，為企業維護合法權益提供保障，協助降低企業的法律風險，檔案分類結構模糊、歸檔不完整、管理不規范等問題都直接影響企業合同檔案資源的開發利用，同時嚴重降低了檔案查詢利用結果的準確性，從而限制了合同檔案的利用效率，影響合同檔案利用效果。
四、改進本企業合同檔案管理方式的措施
企業合同檔案管理貫徹“事前防范、事中控制、事后補救”的原則，實行統一管理、業務歸口、多部門參與、分級負責的管理體制。合同按類別分為銷售類合同，購買類合同，技術、科研類合同，基建、技改類合同，對外合作類合同，涉及公司權益的其它合同六大類。按金額大小分為小額合同、大額合同、重大合同、特別重大合同四類。其中，金額大小按照具體合同類別限定額度階段，以公司大額合同為例，其銷售合同金額限定范圍為人民幣500萬元以下；備件銷售、產品服務、維修合同金額限定范圍為100萬元以上200萬元以下，其他合同則是10萬元以上200萬元以下。按照國家檔案局頒布的《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》(10號令)及船舶檔案分類表的要求，合同材料作為企業所有經營管理活動的反映，可以按企業文件材料中一級類目“經營管理類(C)”、二級目錄“其他類(9)”進行歸集管理，并參照企業合同管理編碼規則，增加單位編碼。設備、基建、科研項目等檔案中所涉及的合同文件材料則按設備單臺套、基建單項工程、科研項目等要求進行“虛擬”組卷，并在卷內目錄中添加備注信息。
五、本企業合同檔案管理的具體內容
(一)規范管理體系
合同檔案管理人員應了解合同管理業務流程，建立健全合同檔案管理相關制度體系，包括保密要求、人員職責、[3]移交流程、歸檔范圍、歸檔質量要求、整理方法、組卷原則、保管期限、查詢利用等內容，要充分發揮制度的指導性和約束性作用，規范合同檔案管理程序，并不斷完善合同檔案管理機制。
(二)規范移交手續
合同履約完成一年后需進行文件材料歸檔工作。要做好合同文件材料的歸檔移交工作，規范檔案移交手續，填寫移交清單，合同管理人員應按照規定將合同文件材料整理后移交歸檔，注明合同編號并保證合同和配套資料(合同章審批單、主件和附件等)的齊全完整、符合形成規律，同時確保移交清單上的簽字齊全完整、內容準確。合同文件材料移交清單如表1所示。
(三)明確歸檔范圍
按照合同文件材料產生的階段過程進行收集。主要包括以下內容：1.合同前期：調研報告、合作方資質及“天眼”調查信息文件、技術規格書、投標申請、報價單、比價單、投標評審、結果審批、中標通知書等。2.合同簽訂：合同章審批單，合同正副本，有關合同簽訂、履行過程中的補充協議，質保期滿前的相關合同等。3.合同履約驗收：設備開箱、中期、終期、調試等合同執行過程標的的驗收資料，價格憑證、性能、精度、合格單證，保修服務記錄，用戶說明書，使用、維修說明書等隨機資料。4.其他：合同備忘錄及合同承辦部門認為具有保存價值的其他資料或憑證。
(四)組卷原則
1.組卷遵循合同文件材料形成規律，合同與其附件合訂為一件，即一份合同一件，案卷由年度內多份合同組成。2.合同正本在前，附件在后，在有書寫內容的頁面編寫頁號，頁號用阿拉伯數字從“1”開始依次標注，附件上有頁碼的需重新標注。3.歸檔整理完成后，在首頁合同的右上角蓋“檔號章”，檔號由分類號-機構代碼-年度-案卷號-件號組成。4.合同案卷內的文件排列順序依次為合同卷內目錄、合同及附件、備考表，案卷內總頁數計算時卷內目錄及備考表不計算在內。5.卷內目錄應與合同文件材料內容相符，能夠簡明完整準確地反映合同的內容，包括檔號、合同編號、合同名稱(包含簡要的合同內容)、責任者等信息，需特別注意，責任者至少為合同雙方。合同檔案卷內目錄參考格式如表2所示。
(五)質量要求
1.企業應落實合同文件材料收集、整理、歸檔責任制。設置合同文件材料形成歸口部門，設置專(兼)職合同管理員，接受歸口部門的業務指導，合同管理員負責收集、保管、整理各個階段形成的合同文件材料，做好臺賬記錄，并負責合同文件材料的歸檔移交工作。2.按照檔案管理工作的要求，歸檔合同文件材料不能是復印件，若合同文件材料由于特殊原因無原件時，則需要合同管理員在復印件上簽字、說明原因，并標明原件所在位置。3.合同必須有簽字、手簽日期、蓋章等具有法律約束效力的款項，附件完整、圖文清晰。合同文件材料不能有圓珠筆、鉛筆、純藍墨水等字跡，載體及字跡都應符合檔案保管的要求。4.已破損的合同文件材料應予以修整，字跡模糊或已褪變的文件材料應予以復制，熱敏傳真件必須進行復制，復制件與原件作為一件保管。合同文件材料小于A4的紙張必須托裱成A4規格，托裱文件的右邊和底邊必須與托裱的右邊和底邊貼齊，大于A4紙張的文件材料要求折疊到A4規格。5.外文合同文件材料若有譯文的，應一并歸檔，外文材料在前、譯文材料在后，作為一件保存，無譯文的材料要譯出標題后進行歸檔。
(六)合同檔案編號規則
按照此管理方式，確定合同檔案文件材料合同檔案編號規則。具體編號規則如圖1所示。
(七)合理劃分保管期限
合同文件材料保管期限的劃分，應參考企業合同文件材料分類、金額大小或重要程度，自合同履行完畢后一般保管期限不得少于五年。合同檔案文件材料保管期限表如表3所示。
六、管理優勢
(一)制度規范，收集齊全
通過對合同檔案制度的不斷完善，進一步梳理、明確合同文件材料的流程，確定合同文件材料歸檔范圍，加強合同檔案管理在業務工作流程中的參與度，做好合同檔案的預歸檔工作，確保合同文件材料收集齊全完整。
(二)有效審核，避免重復
基于這種管理方式，無需對合同檔案文件材料進行重新的劃分，而是在現有的基礎上提升歸檔合同文件材料的質量要求，切實解決合同文件材料重復歸檔的問題，有效緩解檔案庫房的壓力，力爭檔案庫房容量能夠滿足檔案工作未來10到20年長效發展的需求。
(三)利用準確，提升效率
合同檔案資源的齊全完整、質量優化是立足于檔案實際工作提出的要求。通過充分運用檔案管理系統，利用“虛擬”組卷的方式，[4]加強各門類檔案之間的聯系，優化檔案庫藏結構，提高檔案檢索查準率，真正提升檔案利用效率。綜上所述，合同在企業的經營管理活動中無處不在，合同檔案管理發揮的作用越來越重要。為適應現代企業管理的要求，應不斷推進企業合同檔案工作與企業各項業務活動的深度融合，更大限度地實現合同檔案資源的全生命周期管理，促進檔案信息資源的整合，做好合同檔案的開發利用，有效發揮合同檔案的價值，從而提升企業管理能力、經濟效益和決策水平，真正提高企業的核心競爭力。
作者：任少琦 馬惠君 王麗民 單位：河南柴油機重工有限責任公司
