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高校合同關系與一般企業、公司合同關系最大的不同，是其在內容上具有鮮明的特色，即主要是圍繞高校人才培養、科學研究、社會服務、文化傳承等職能而進行的基本建設、維護維修、物資采購、合作開發、合作研究、合作辦學、合作經營、資產處置、融資、服務等活動，使高校與各市場主體之間產生了內容各異的權利、義務關系。充分體現了高校的四大職能，即人才培養、科學研究、社會服務、文化傳承職能。此外，與企業合同相比，高校合同一般還具有金額相對較小、種類相對較多、涉及經辦部門相對較多等特點。因此，高校的合同管理具有其特殊性和復雜性。
二、高校合同管理的現狀分析
（一）合同風險意識不強，管理觀念淡薄
在合同管理的過程中，簽約責任人的法律觀念和風險意識，直接影響著以后合同管理的質量和效率。由于高校不同于一般的企業法人，受傳統思維定勢的影響，管理者對學校合同管理重要性的認識不足、風險意識不強、法律觀念相對淡薄。高校合同種類繁多，存在范圍廣，涉及周期長，所面臨風險的種類也是多樣的。合同談判簽約前，部分高校在對合同文本的合法性、合規性進行必要的審核時，由于沒有設立專門的部門（機構）和人員，審核往往難以做到嚴格把關。而在正式簽約時，又存在“應付審計、走過場”的現象，草率簽訂合同，這就使得合同在簽訂之初就留下了較多的隱患，加大了法律風險。在合同履約過程中，缺乏必要的對履約情況進行跟蹤、檢查、監督。在合同履約完畢后，缺乏必要的績效評價機制。當合同履約出現失誤時，也沒有相應的追蹤問責體系，不易追究責任，更難挽回損失。
（二）合同多部門簽訂，無專門機構管理
一些高校對合同管理重要性的認識不足，缺乏統一歸口管理部門進行集中管理，合同的責任歸屬不明確甚至是混亂，致使各部門之間各自為政，造成合同管理十分混亂。如：基建工程的勘察、設計、安裝、施工、監理、檢測、以及影響房屋結構的維修改造合同由基建部門或新校區建設辦公室管理；零星維修改造工程，包括水、電、設備、教室、學生宿舍維修改造等，合同由后勤或總務部門管理；資產的采購、處置，資產的出租出借及對外投資合同由資產管理部門管理；教材、教輔資料的采購合同，以及教育服務合同、聯合辦學合同由教學部門管理；圖書、期刊雜志、電子資源的采購合同由圖書館管理；融資合同由財務部門管理；科研合作、科技開發、科技咨詢、科技服務、成果轉讓合同由科技部門管理；開展國際（境外）合作辦學由外事部門管理等。這種由多部門分別進行管理、簽訂的合同管理體制，當產生履約糾紛、尤其是涉及多方主體時，各部門之間就難免地出現互相推諉扯皮現象，不利于及時、有效地解決問題。此外，合同的多部門管理、簽訂還會造成在合同歸檔過程中，合同及相關資料分散在學校的不同管理部門，一些合同文本和證據資料因不能及時歸檔和保存，或保存不善，甚至發生丟失，給高校帶來潛在的經濟風險和法律糾紛隱患。
（三）合同內容不夠嚴謹，未經嚴格審核批準
高校各類對外合同的簽訂，都必須嚴格依照《中華人民共和國合同法》等相關法律、法規，在全面、充分表達雙方真實意圖的基礎上，對合同的實質性條款（包括附件）盡可能進行完備地約定。由于高校的合同內控制度建設比較滯后，在合同管理流程中，往往缺少關鍵的合同審核環節，由于沒有設立專門的部門（機構）和人員，或由于合同審核人員專業知識的欠缺，或相關的法律知識不足，從而在審核中無法及時發現不當或不利內容和條款；也有的高校合同審核人員確實提出了恰當的修改意見，往往因為內部部門之間溝通不暢，合同的經辦人員沒有及時糾正這些不足。另外，業務主辦部門在實際簽訂合同時，有時礙于情面，或存在僥幸心理，自以為違約、糾紛不可能發生，覺得這類條款可有可無，忽視對違約責任、爭議解決等條款的約定。實際上，這些認定違約責任、確定爭議解決辦法的條款正是日后處理合同糾紛的方法和依據，同時這些條款的存在，也可有效敦促雙方積極履行合同義務。
三、高校合同管理的對策分析
（一）加強教育，提高對合同管理工作的認識
財政部于2012年11月29日了《行政事業單位內部控制規范（試行）》，要求各行政事業單位自2014年1月1日起施行，以進一步提升高校內部管理水平。高校合同管理是新時期高校依法治校的重要內容，是高校內部控制的重要組成部分，它直接規范著高校的對外經濟行為。高校各級領導、各部門工作人員對合同管理工作的認識提升以及他們的法制意識的增強是做好合同管理工作的重要保障。因此，應對學校干部職工開展廣泛深入的普法宣傳教育，加強對專兼職合同管理人員的培訓尤為重要與迫切。通過培訓學習，使他們進一步增強法制觀念，依法履行管理職責；同時使廣大干部、職工認識到，建立和完善合同管理機制，加強高校內部控制，強化合同管理，是高校避免風險、提高經濟效益、提升高校競爭力和發展潛力的重要保障，也是市場經濟的必然要求，對于在市場經濟條件下維護學校的利益具有十分重要的意義。
（二）加強合同的制度化規范化管理
為保障合同在審核、簽訂、履行時以及出現糾紛后都能夠及時有效解決處理，不至于遇到問題束手無策，高校應依據《合同法》等法律法規，結合學校實際，建立健全一整套規章制度體系，制定一系列切實可行的高校合同管理制度，以加強合同的規范化管理，要從體制上、程序上、權限上規范和約束各職能部門履約的行為，以此規范學校的合同運作和經營行為。例如要完善簽訂合同的授權委托制度，防治受托權力的濫用和權力的過于集中，使學校法人代表———校長的授權委托行為規范化、合法化。同時還要建立和完善合同審核會簽制度、合同專用章使用管理制度、合同追蹤監督體系、合同檔案查詢和保管管理制度等。通過一系列制度的精心制定、認真執行、監督檢查，保證完整、準確、全面履行合同，維護高校的合法權益。
（三）加強合同簽訂前的審核工作
合同訂立前，應通過嚴格的審核會簽程序。合同審核可實行合同小組會簽制。小組成員可由業務主辦部門和相關職能部門如：校辦公室、招投標辦、財務部門、紀檢審計等部門負責人以及相關專業人員組成。小組成員應分工負責，密切配合，共同為維護學校經濟利益把好關?？芍攸c審核合同內容的合法性、合規性。如當事人的名稱、地址，合同標的，質量和數量，價款和酬金，付款的時間與方式，質保金的收取與退還，后續的服務與維保，違約責任，解決爭議的方法等，是否都已在合同中具體載明清楚。審核合同時應注意合同文字的規范、準確，合同內容在邏輯上應保證前后一致，合同使用的概念切忌使用含混不清的語言，一個概念有多種解釋時要確定一種解釋避免糾紛。會審小組成員審核后應在合同會審表上簽署意見。由業務主辦部門綜合以上專業意見拿出較成熟的方案，最后交校領導審查批準。凡對外投資、融資、合作辦學以及學校資產聯合經營等重大經濟合同（50萬元或100萬元以上）和重要合同（具體金額由各校根據情況確定）應請法律專業人員對合同的內容、條款進行咨詢把關并簽署意見，經分管校領導審核后，報校長辦公會或學校黨委會審定后簽訂。高校在簽訂合同時不僅要講正面的合作，更要強調反面的責任。只有這樣，一旦發生合同違約時，才能確保高校合法權益不受損失。
（四）加強合同履行的監督跟蹤管理
學校合同一旦訂立，就要開始履行。在此過程中，最重要也是最根本的是加強管理，提高執行力，確保全面按時履約。相關部門要各司其責，業務主辦部門應對合同履行情況進行實時跟蹤監督，指定專人跟蹤監督合同的履行情況，按合同約定條款組織實施，對工程、物資、設備的質量進行監督檢查，嚴格監督合同履行過程中是否按照合同規定辦理驗收手續。涉及到合同中的付款條款，需經雙方確認后，由業務主辦部門辦理付款申請手續。學校財務部門應依據合同履行收付款職責，并按審批權限，經申請人、業務主辦部門負責人、審計部門負責人、財務部門負責人簽字，報主管該項目的校領導審批、簽字確認后辦理款項結算，杜絕違反合同規定超進度付款現象的發生。監察、審計部門應認真履行督查職責，保障學校合法權益不受損失。如屬相關部門履行不當造成損失的，應追究相關部門或相關人員的責任。
（五）加強合同檔案的歸檔管理
高校要建立和完善合同檔案管理制度。合同歸檔可由校辦公室作為歸口管理部門，具體負責合同的歸檔、管理、查詢工作。校辦公室應安排專人對合同檔案進行整理、加工，對所有合同統一編號、分類歸檔、匯總列表備查。合同履行完畢后，業務主辦部門應及時按檔案管理要求進行整理，移送校辦檔案管理部門，不得隨意處置、銷毀或遺失。每一份合同正本、副本以及合同審核、會簽過程中提出的修改意見及與之相關的附件（如傳真件、文書、圖表等），變更、解除合同的協議（包括文書、電傳等）等資料，授權委托書、合同分批履行的情況記錄等材料均需妥善處理、及時整理歸檔，建立合同管理登記臺賬，為以后各方查閱使用提供方便。各部門因工作需要借用合同復印件，應由借用部門負責人簽字，分管校領導審批。校辦檔案管理部門負責及時收回借出的合同。各部門應對合同進行保密，校辦合同管理人員不得擅自將合同（原件或復印件）借給外部門（個人），也不得泄漏合同內容。
四、總結
總之，高校的合同管理十分重要，涉及到學校管理工作的各個方面，不是單獨依靠一個或幾個職能部門就能完成解決的。全校上下必須高度重視、提高認識，加強溝通、相互協作，加強管理、完善監督，以充分發揮合同在學校教學、科研、管理、生活等方面中的重要作用。
作者：林永格 單位：安徽中醫藥大學財務處
