檔案管理范例

摘要：近些年來，我國醫療衛生事業發展迅速，各類先進醫療設備、醫療技術快速發展且廣泛應用在臨床診斷中，為人們提供了優質的醫療服務。在此新環境下，醫院檔案管理工作面臨巨大的挑戰，作為醫院管理的重要內容之一，當前檔案管理工作現狀不容樂觀，不利于檔案價值的發揮。本文主要以醫院檔案管理為主題展開分析，從內涵和重要性、問題及具體應用四方面進行分析，以期促進醫院檔案管理水平的提高，為充分發揮檔案價值奠定良好的基礎。

關鍵詞：檔案管理模式改革；醫院檔案管理；應用

近年來，伴隨老齡化人口的增多，醫療衛生事業的發展備受社會各界的高度關注。與此同時，隨著近年我國就醫數量呈現上升的趨勢，醫療數據也急劇增加，這給檔案管理工作增加了工作負擔和難度，傳統檔案管理模式顯然無法滿足當前檔案管理工作實際需求，全國范圍內推行檔案管理模式改革迫在眉睫，這就要重視檔案管理模式改革，以此不斷提高檔案管理工作效率和質量。鑒于此，本文從檔案管理模式改革內涵入手，通過深入分析醫院檔案管理中主要問題，進一步探討檔案管理模式改革在醫院檔案管理中的應用具有十分重要的現實意義和實踐價值。

一、檔案管理模式改革內涵和醫院檔案管理工作的重要性概述

1.檔案管理模式改革內涵

所謂“檔案管理模式改革”，指的是針對檔案管理技術的改革和優化，推行的一種檔案管理工作體系的變革，確保性建設的檔案管理體系能夠與當前檔案管理工作實際需求相吻合，為提高檔案管理水平和充分發揮檔案價值提供保障。對于醫院檔案管理工作而言，醫院在經營發展過程中會產生大量各類型的檔案，而傳統檔案管理模式存在一系列弊端，如理念、手段、方法等，都無法滿足新時代的具體要求。而檔案管理模式改革中，大量現代先進技術廣泛應用在檔案管理中，如計算機技術，可以大幅度提高檔案管理工作效率和質量。另外，對于新的檔案管理體系中，會廣泛應用性的檔案管理思想和管理體系，這對于檔案管理工作具有積極的指導價值和現實意義。因此，醫院運行發展中，要積極推廣檔案管理模式改革工作，以期為充分發揮檔案利用價值提供保障。

2.醫院檔案管理工作的重要性探討

一、傳統與現代檔案的原始憑證性比較

現代化檔案管理最主要的就是單位下發文件以后，通過網絡傳遞到檔案室進行歸檔管理，由檔案室在電腦上存儲?；鶎訂挝滑F在主要的文件使用格式就是Word系統進行編輯資料，然后交到檔案室以后，由檔案管理人員在檔案管理專用的紫晶系統上進行掛接，轉換成檔案資料，以后進行查找。為了防止進行修改，現在一般的電腦存儲，頂多改變存儲格式，常用的就是PDF或者是JPG這兩種格式。但是電子文件由于都是通用的文件編輯格式，可以修改不留痕跡，鑒別文件原始憑證性的關鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復雜而困難。

即使是用數字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件的原始性、真實性和準確性，但是在電子技術日益發展的今天，還有什么不能解密的，所以，這也是我們基層檔案工作者所面對的困惑。但是，傳統檔案管理就可以避免這類事情的發生，一是必須手寫的初稿、修改稿、正式的文稿及領導批閱同意打印的簽名；二是歸檔必須是手寫的原稿、批文連同正式形成的文件兩份，進入檔案，正式歸檔。

二、現代檔案和傳統檔案管理各有優缺點

現代檔案如發生電腦零部件老化、系統升級換代、配置更新等各種形式就容易丟失部分資料。但是現代化檔案管理不占用空間，節省人力、物力、成本等，這個是傳統檔案所不能比擬的。傳統檔案所占用的空間、人力、財力等，都很大。但是有一點，是代替不了的，就是手稿。新都區檔案館里，今天還保存著1959年田家英同志在當時的新繁縣大豐公社搞試點時主持起草的18份文件的原件。1959年4月，田家英率領一個工作組從北京來到了大豐公社。田家英和縣、社、隊干部反復研究，充分聽取群眾意見，根據中央第二次鄭州會議精神，制訂了一系列制度、條例、規定。

例如：《大豐的管理體制(草案)》、《關于新繁縣崇義鄉大豐財務制度的十條規定(草案)》、《公社干部必須遵守的十條守則》、《關于改進供給制的八條規定》、《關于分級管理的體制的初步意見》、《關于財權下放的分級管理的初步意見》。這些發黃的紙上，有對體制問題的意見，對財務制度的規定，干部守則，各種條例、報告、會議記錄……這是歷史的見證。到今天為止，這些發黃了的資料還靜靜地躺在新都區檔案館里很好地保存著。

三、基層檔案管理人員新舊交替的問題對傳統與現代的影響

摘要：醫院檔案管理屬于醫院管理工作中的關鍵內容，對于保證醫院各項醫療政策貫徹以及合理落實具有十分重要的作用與價值。醫院檔案屬于記錄醫院工作各項活動開展情況的關鍵信息資料。為此，本文簡要分析了檔案管理模式改革的內涵，同時分析了醫院檔案管理工作中出現的問題，并提出強化人才構建以及加強檔案效能兩項具體方案，以期提高醫院檔案管理工作效率。

關鍵詞：檔案管理模式；醫院檔案管理；運用方式

一、檔案管理模式改革的內涵

檔案管理模式指的是對目前檔案管理技術的改善以及優化，所采用的一種檔案管理工作制度的改革，加快創新建設檔案管理體系同目前檔案管理工作更為高效的結合。對于醫院檔案管理工作而言，因為醫院在日常經營過程中將形成大量檔案，而傳統檔案管理方法較為落后，從某種程度而言導致檔案管理效率以及效果都受到嚴重的負面影響，而檔案管理模式在改善期間，將大量計算機設備應用于檔案管理工作之中，使得計算機設備在檔案管理工作中的應用更為頻繁，以實現檔案管理模式改革，從而大幅提高了檔案管理工作的效率。不僅如此，對于新的檔案管理體系，將更為頻繁地運用新型檔案管理思想以及體系，針對檔案管理工作質量提高而言具有積極意義與價值。因此，目前我國醫院運行期間，需要積極推動檔案管理模式改革工作的開展，從而提高我國醫院檔案管理整體水平。

二、醫院檔案管理工作中存在的問題

（一）管理人員素質有待提高

如今社會之中，醫院是確保民眾生寸質量的服務型行業，是社會中至關重要的組織機構，人們對于醫務工作人員的需要主要表現在技術方面，對醫療機構檔案管理工作并不重視，這也使得醫療機構普遍忽略了檔案管理的重要性。醫療工作內容本身的特殊性使得醫院內部檔案包含的內容較為豐富，包含有圖片、個人信息以及病歷等眾多內容，直接關系著醫院日常運行的穩定性，所以對醫院檔案開展管理有關要求也相對較高與詳細。由此可見，醫院檔案管理工作難度較大，所以一般的管理人員難以達到高效管理醫院檔案的目的，且難以針對醫院內部檔案的性質以及屬性予以精確辨別并劃分為不同種類，較為容易造成檔案內容缺損或是產生資源系統錯誤的狀況，對于提升醫院工作效率而言將產生一定負面影響。

摘要：

盡管我國醫院檔案管理水平較以往有了很大提高，但仍存在許多問題，如相應的標準體系建設嚴重滯后、檔案信息化管理意識不高等。在本文中，筆者從當前醫院檔案管理的現狀入手，總結醫院檔案信息化建設中存在的問題，并展開深入分析，提出有針對性的解決措施。

關鍵詞：

醫院檔案管理;檔案管理;模式改革

隨著我國經濟水平的提高與醫療衛生事業的發展，醫院的內外環境都發生了巨大變化。為了適應時展的需要，醫院開始重視檔案管理工作。和以往相比，醫院檔案管理水平有了顯著提升，但是仍存在諸多問題，亟待改進。

一、醫院檔案管理現狀

1.醫院檔案分類

一、照片管理中存在的問題

一是照片歸檔意識不強。由于對照片檔案重要性認識不夠，只注重水文文字材料和圖表等檔案的歸檔，而忽略了照片檔案的歸檔，處室不主動向檔案室移交，檔案室也沒有及時收集齊全，致使相當一部分照片散存于科室內部或個人手中，流失現象嚴重，導致照片檔案收集、整理困難。

二是收集不齊全、不完整。由于長期分散保存，一些珍貴的照片難免散失，收集回來的部分照片有照片無底片或有底片無照片，致使照片檔案收集不齊全。照片內容上缺乏完整性，沒有完整地將事由、攝影者、時間、地點、人物、背景等要素注明。此外，由于數碼照片數量大，填寫不規范、不完整等問題，都直接影響到照片檔案的齊全完整。

三是制度落實不夠到位。由于歷史欠賬較多，工作基礎薄弱，單位雖然制定了相應的聲像檔案管理制度，但落實不夠到位，缺乏有效的保障措施，給此項工作的管理帶來了很大的難度，直接影響到照片檔案信息資源的開發利用。

四是檔案隊伍建設方面，兼職檔案員流動過于頻繁，缺乏新老自然交替的機制，加之缺乏培訓，管理薄弱，責任心不強，檔案人員人才結構、知識結構、業務素質等難以適應新形勢、新任務，不能適應檔案規范化管理的要求。

二、應對措施

實現照片檔案的規范化管理，需要在思想認識、制度建設、收集與歸檔、人才隊伍建設等方面下大力氣加以解決。

一、醫療設備檔案資料收集的原則

收集的原則主要表現為四個方面:一是設備檔案資料收集與設備購置管理同步;二是設備檔案資料收集與設備驗收、安裝調試管理同步;三是設備檔案資料收集與設備使用管理同步;四是設備檔案資料收集與設備檢修管理同步。

二、醫療設備檔案歸案的基本內容

1、隨機的文件資料:主要包括有安裝圖紙、設備操作規程、維修手冊、合格證以及其它的相關隨機資料等。

2、申購過程中形成的文件資料:主要包括設備申請材料、可行性論證報告、政府采購計劃報批表、大型設備生產廠家三證、購銷合同、協議書、發票復印件以及各種原始憑證。享受國家免稅政策的進口設備，除上述資料處，還應包括電機設備進口證明、海關免稅證明、報關單、外貿合同、商檢報告、安裝調試及驗收報告等等。

3、設備運行過程中形成的文件資料:包括人員培訓、計量校準、使用記錄、折舊報表、收益報表、故障維修、維護保養、設備報廢等各種記錄。

三、醫療設備檔案的管理

檔案管理作為學校管理的一部分，肩負學校檔案收集、掌管、傳播、開發與利用等職責。加強學校檔案管理問題已迫在眉睫。但是學校檔案管理建設尚面臨一些問題。本文首先論述學校檔案管理的意義，然后針對學校檔案管理工作中存在的問題，提出相應的措施，以期為相關工作人員提供必要的參考。世界變化日新月異，只有創新才能跟上時代的腳步，學校檔案管理工作亦是如此，只有不斷創新，在原有管理規范的基礎上，不斷更新完善，努力創新檔案工作，敢于突破那些與當前學校工作不相適應的工作觀念和管理模式，積極主動地研究高校學校發展過程中所面臨的新情況、新問題，用新的觀念、新的視角、新的模式、新的技術和手段來解決檔案工作中所遇到的矛盾和問題，才能適應現在信息化的需要。

一、學校檔案管理的意義

檔案管理是一種信息控制系統，檔案的建立需要學校各個部門的材料匯集。材料是在管理工作中形成的，其形成和管理也就是各部門的管理工作之一。搜集和匯總后的檔案材料經過加工。輸出又為管理工作服務。提供各項數據。同時，通過對檔案材料的分析和總結又起到促進管理工作的作用。檔案管理是學校管理的一部分，同時又顯現和作用于整個學校管理當中。所以說檔案管理不能簡單的說是學校管理的一部分。

二、加強學校檔案管理的措施

（一）嚴把進入關

現今，從事檔案管理的人員大多都是中文系出身，專業并不對口，致使很多非專業人員從事檔案管理工作。為了提高服務質量及工作效率，引進專業內的工作者十分重要。首先，在招聘人才時，盡量招聘檔案管理相關專業者。第二，在對引進的人才進行的考核時，要分為面試和筆試兩部分。筆試多為理論知識和基礎知識的考察，但是也要有相應的對實際問題的分析。面試的考察重點即位才和德。一方面，引進的人才要熟悉工作流程，必要時可現場操作。另一方面，從事檔案管理人員必須具備較高的素質，這是由檔案管理工作的特殊性所決定。檔案具有一定的絕密性，從業人員不能利用職權之便，泄露他人信息或者其他信息以謀取個人私利，這就要求從業者必須具備較高的素質。

（二）加強檔案管理工作重要性的認識

政府采購檔案是珍貴的信息資源，不僅包含紙質的文本，還有大量的數字、影像、數據等資源，這些資源需要妥善留存、合理利用。因此，政府采購檔案管理非常重要。檔案管理是政府采購活動中的一項基礎性工作，是詳細記錄政府采購全過程的重要依據，也是財政部門嚴格履行采購項目監督的一種重要手段。管理并運用好政府采購檔案，不僅可以對政府采購審批和采購結果進行檢查，還有利于開展審計工作，促進黨風廉政建設。本文結合實際，芻議政府采購檔案管理過程中存在的“意識不強，人員不足，標準化建設不夠，信息化水平不高”等問題，并提出相應改進措施。   一、檔案管理意識差   眾所周知，與國外相比，我國政府采購活動和采購檔案管理稍顯滯后，存在一些薄弱環節。在人們習慣性的認識中，檔案管理就是整理上級和本單位下發的文件，然后按照順序裝到檔案盒里保存起來，從領導干部到一般同志都認同這個做法。由此引發的現象是，從事檔案管理通常都由比較清閑的人負責。正因為如此，一些采購單位或機構對采購檔案的管理認識非常模糊，既不設檔案室，也不安排專人管理，沒有真正認識到采購檔案管理的重要意義，制度不健全，整理不及時，散失損壞現象非常嚴重。即便設有檔案管理員的單位，管理者也不夠細致，比如開評標過程的音像資料未與采購文件一并存檔，質疑投訴資料未一并收集，無據可查的情況時常出現，這些都與檔案管理的精細化差距較大。   二、非專業人員管理   目前，部分地方的采購檔案管理比較混亂，單位主要領導對此不是非常重視，從主觀意識上存在片面性，認為檔案管理可有可無，安排的檔案管理員基本上都是后勤人員，文化程度和專業水平較低，缺乏相應的工作經歷，甚者還使用借調人員，這些人員運用現代信息技術的能力都非常弱，檔案管理僅僅局限于整理簡單的資料和傳遞一些文本，質量根本無從談起。   三、設施及設備簡陋   當前，一些采購單位或機構由于對采購檔案管理的認識程度比較低，因此，在采購檔案設施設備的投入上少之又少，配置稍好一些的單位，有一間檔案室，配一臺電腦用來存放電子資料，條件差者根本不設立檔案室，檔案資料多數都存放在日常辦公的柜子里，長期以往，檔案遺失現象非常嚴重，調閱某個項目的檔案資料如大海撈針，珍貴的檔案資源塵封到了角落里，根本無法體現應有的價值。   四、檔案收集周期長   實際工作中，多數地方都沒有制訂采購檔案管理規章制度，實施采購時的資料信息和最終收集齊的檔案信息，相互差異比較大，采購的第一手資料出現“失真”。一些機構不能適時出具項目驗收時所需的證明材料，本身已影響了采購檔案的歸檔和存儲。如果項目出現質疑、投訴，時間跨就又相應地拉長，再遇上越級投訴的話，基本上就擱置下來了，這些都將導致檔案的收集整理周期被越拉越長，其完整性和真實性得不到有效保障。   五、入庫檔案亂象多   據了解，多數采購機構即使設有檔案庫，存放進去的采購檔案也缺乏科學化管理，亂象叢生，垢病眾多。一是檔案庫自身條件比較差，通常都在角落或者在地下室，不僅通風條件差，而且大多數都未安裝除濕設備，長此一往，檔案損毀現象非常嚴重；二是檔案入庫不經過嚴格的核對，混裝或材料缺失現象時有發生；三是入庫檔案隨意上架，不進行科學分類，相互混放，查找困難；四是對入庫檔案不進行有序分區和合理編號，混亂不堪，查找困難；五是檔案室并非專人管理，制度缺失，借閱無序，登記制度根本得不到落實，檔案丟失現象嚴重。   六、信息化水平滯后   財政部關于《政府采購機構管理暫行辦法》等相關文件明確指出，開評標音像資料要清晰可辨且要與采購文件一并保存。采購文件可以采用電子檔案方式保存，但須符合《檔案法》和《電子簽名法》的要求，而現實中，許多地方政府采購檔案的信息化建設水平明顯滯后。一些采購機構的檔案管理除了計算機、打復印機、掃描儀、裝訂機等常規設備以外，大多都未安裝使用檔案數字化管理軟件和自動刻錄機等現代化設備。實操過程中，一些機構僅僅把信息化應用于電子檔案的錄入上，采購檔案管理的現代化水平仍然比較低，根本無法適應采購檔案信息資源共享的基本要求。政府采購檔案管理作為政府采購工作中不容忽視的一個環節，唯有認清存在的問題，了解其目前現狀才能有針對性進行優化，提高檔案管理水平，發揮政府采購檔案應有的價值和作用。具體對策如下：1.高度重視定制度。一是采購機構應當廣泛深入地宣傳采購檔案管理的重要性，認真學習《檔案法》、《政府采購法》及《政府采購法實施條例》等相關法律法規，切實提高政府采購部門檔案管理意識和法制觀念；二是嚴格按照“學用結合、重在實效”的原則，增強采購檔案管理的觀念，并成為采購當事人的行動自覺；三是建立并完善采購檔案管理規章制度，對資料的收集、分類、立卷、歸檔、保存、利用、移交以及銷毀等方面作出明確的規定和要求；四是結合具體采購方式，制作相應采購檔案模板，統一歸檔內容和口徑，做到歸檔有范圍，立卷有標準，借閱有規定，保密有條例，查閱有程序，移交有記錄，從每一個環節上都能保證采購檔案管理的規范化。2.強建隊伍提素質。努力解決采購檔案管理人員素質低，不專業的問題，確保從業人員透徹了解政府采購有關法律法規和程序，按要求完成采購檔案的收集、立卷、整理、入庫等工作。采取“請進來走出去”的方法，加強檔案管理人員的專項培訓，不斷提高檔案管理者的業務水平和職業技能，增強責任心，運用新方法，切實提高政府采購檔案管理的工作效率。3.加大投入規范化。各采購機構和采購人要增加投入，加強檔案軟硬件設施建設，建立專門的檔案室，且須滿足防盜、防火、防光、防高溫、防潮、防塵、防鼠、防蟲“八防”要求，購置計算機、打印復機、打碼機、裝訂機、光盤自動刻錄機、檔案數字化管理軟件等設備，通過與現代化檔案管理模式的有機結合，最大限度地發揮信息技術的作用，實現檔案信息資源的共享，做到檔案檢索快捷，查閱方便，不斷提升檔案管理的現代化水平。4.完善第一手資料。各采購機構負責人要對項目負責人提出明確要求，確保每一項采購活動結束后，能及時把政府采購項目審批表、采購評審報告、采購合同、質疑答復、投訴處理等相關的第一手資料一并移交給專職檔案管理人員，使之能及時整理匯總和分類管理，并簽訂文件移交手續，避免政府采購文件被偽造、修改，保證其完整性。5.采用標準化流程。標準化代表著質量和效率。實現檔案管理的現代化，必須要采用標準化的流程來管理。一是為檔案的歸檔和提檔服務，方便使用者的借閱。二是規范檔案的管理，各類資料分門別類存放，規范有序。三是當檔案管理人員更換后，可以方便交接，在一些場合，也適合檔案之間的交流。6.定期監督與檢查。各機構要將檔案管理納入目標考核內容，每月對照采購項目和工作標準，對經辦人項目檔案裝訂歸檔情況進行清點驗收，做到“月考核，季通報。各級財政部門嚴格按照《政府采購機構管理暫行辦法》和《政府采購機構信用評價辦法》等要求，定期對采購機構的檔案管理情況進行監督檢查和信用評價，加大“違規成本”，促使采購檔案管理上臺階。政府采購項目檔案管理，是對政府采購活動過程進行反映的原始文件，是保障政府采購“公平、公正、公開”的重要手段，也是政府規范采購行為、強化內控管理與監督評價的一項重要的基礎性工作。本文旨在探討政府采購檔案管理的優化路徑，促進政府采購檔案管理的科學化、規范化、制度化。   作者:王健民 單位:洛陽市公共資源交易中心