學校檔案管理范例

一、完善檔案管理基礎設施的建立，加強硬件配置

近年來，中等專業院校的重要性越發顯著，其綜合辦學條件有所改善，硬件設施也越來越健全，但是由于檔案管理意識不強，導致檔案管理的基礎設施一直沒有較大的改進，檔案管理的基礎設施越來越無法與學校綜合建設形成很好的配合。檔案管理硬件設施的不完善造成了極大的人力物力的浪費，增加了檔案管理的難度，導致檔案的在收集和傳遞的過程中嚴重失真，甚至對教學工作也帶來很大的沖擊。因此我們在進行學校綜合基礎設施的改進過程中，也應該把加強檔案管理的基礎設施建立提上日程，為檔案管理營造良好的環境，讓檔案管理人員的才能以及專業素養得到更好的發揮。當然要適應現代技術的日新月異，新時期的中等專業院校在進行檔案管理時，還應該建立合理的檔案自動化管理系統，充分將科技運用于檔案管理當中，通過選擇合理的技術路線來推動自動化。

檔案的信息自動化系統建設，是提高檔案管理的物質基礎和減小檔案失真可能性的重要手段，更是與現代化的專業檔案管理人員的教育接軌的重要途徑。當然檔案信息自動化系統建設也不是一蹴而就的，其中必然會遇到諸多的矛盾與問題，我們應當將積極進取、開拓創新的思想運用于學校的檔案管理中，著眼于提高系統的整體水平，有重點的抓好數據庫建設，慎重選定適合本學校的技術路線，實事求是一步步改進管理體制。

二、提高檔案管理人員的專業素質

隨著當代科技的日新月異，許多學校已經開出了檔案管理學、圖書館管理學等學科來培養專業的高素質的檔案管理人員。隨即檔案管理也對其工作人員提出了新的更高的要求。

首先，檔案人員要有一定的文化水平和駕馭文字的能力，檔案大部分是文字類型的信息，要做好檔案管理的工作，檔案管理人員要能用文字與各部門交流，才能收集到全面正確的檔案信息；要能理解自己所搜集的檔案，才能夠完成對檔案管理在檔案收集之后的后續工作，例如整理、分類、編目等等。

其次，要熱愛學習，對檔案管理工作充滿熱情，無論在何種行業，從事什么工作，光是有完成任務的心都是不夠的，要不斷地學習新的知識，要熱愛你的工作才能夠好的完成一項工作，這在檔案管理工作中尤為重要，否則很容易因為整天枯燥地面對檔案而產生應付的心理，加之現代科技發展迅猛，不斷學習才能適應工作甚至事半功倍，否則容易被工作所淘汰。

1檔案管理對學校升格的重要性

在近三年的升格籌設工作中，濮陽市委、市政府高度重視，在市土地、財政、稅收、規劃、征地、人才引進等部門給予了強力保障。新校區位于濮陽教育園區，占地685畝，總投資7.8億元，總建筑面積17.8萬平方米，目前已部分建成并投入使用。學校面向全國招聘引進高學歷、高職稱人才60人。學校共有專任教師194人，副高級以上職稱54人。市財政撥付2510萬元用于圖書、設備招標采購工作，圖書館現有圖書達到19萬冊，總價值近500萬元，實驗設備2753件（套），總價值達到1520.744萬元。學校在基礎設施、專業建設、教學科研水平、臨床教學基地等各方面，已具備醫學高等?？茖W校的基本條件。學校建設的日新月異，飛速發展，給檔案管理工作帶來了很大的壓力和挑戰。在籌設過程中直接形成大量的有保存價值的文字、聲像、電子文件、標志性實物等不同形式的歷史記錄，是極其珍貴的信息資源，是國家檔案資源的重要組成部分。學校重大活動檔案的收集、保管、利用對促進學校教育教學工作具有現實意義和歷史意義。濮陽市衛生學校在軟硬件等方面已經基本具備醫學高等?？茖W校的辦學條件。學校在籌設期間先后制作了《申報材料合訂本》、升專宣傳畫冊、宣傳片等資料，整理升專備查資料443盒，這些工作離不開檔案部門大力支持，同時為檔案管理工作也帶來了更大壓力和挑戰。因此，加強升格期間中的檔案管理工作，是檔案工作人員義不容辭的責任和義務。

2存在的問題

2.1對檔案工作的重視不夠。

衛校作為醫療衛生單位，大部分教職工是從事衛生職業教育的專業技術人員，行政人員中學檔案專業的也較少，對文書管理和檔案案管理知識了解得較少。同時，由于迎評資料有一定的應對性和臨時性，工作任務較重、時間較緊，工作重點一般側重于在時間節點內迅速地完成迎檢任務，檔案管理的工作一般會放在靠后的位置。

2.2材料歸檔意識不強。

各部門缺乏收集整理重大活動檔案和向校檔案室移交材料的自覺意識，沒有明確專人負責材料收集，由于升專涉及重點部位較多，如人事、基建、教學等工作，過程中形成的檔案材料大量存在于科室中、工作人員手中，移交材料不主動。同時，對籌建醫專過程中形成的各種檔案材料不太重視，只重視相對比較重要的文件，對產生重要文件過程中形成的憑證材料往往認識不到其中的價值，得不到完整的保管。如在申報項目、資金過程中形成的各種證明、報表、總結等材料，數量多而瑣碎，事情辦完就過去了，不能及時完整地收集。

檔案是學校的重要資料，對學校的各項工作開展有著重要的作用。比如，在學校的管理實踐中，可以從檔案資料當中提取信息，從而確定管理的目標和方向。再比如，在進行學校科研項目確定時可以對檔案資料進行匯總。一方面，可以發現具備成熟條件的科研項目；另一方面，可以篩選具有研究價值與潛力的項目，這對于學校的科研立項以及相關工作開展意義重大?？傊瑱n案是目前學校管理實踐中需要重點強調的工作。當前的學校檔案管理工作因為意識、方法等問題存在著諸多的漏洞，深入分析問題并總結提高檔案管理的具體措施和方法，對于加強檔案的現代化管理有重要作用。

一、學校檔案現代化管理的意義

基于現代化檔案管理視角對目前學校的科研檔案管理進行分析，可知其對學校的科研工作發展與進步有重要的意義，主要體現在兩個方面：

（一）現代化的科研檔案管理能夠更好地保存科研檔案，這對于科研工作的開展有重要的意義。在科學研究工作的具體開展中，豐富的資料能夠為工作的推進提供幫助，從而實現科研工作的穩定、持續和有效開展。在實踐中，利用現代化管理理念對科研檔案進行管理，實現科研檔案的分類、整理、分析和利用，這樣，科研檔案的實際作用會更加明顯，其在科研工作實踐中的整體表現會更加突出。

（二）現代化的科研檔案管理能夠為學校的科研工作總結經驗，提供經驗教訓，從而使學校科研工作的具體實施更加高效。結合目前的學校科研實踐會發現，學校每年提出的科研項目比較多，但是真正立項實施的卻只是其中的少數。對學校的科研檔案進行保存與分析，研究科研檔案立項成功的經驗，同時明確未成功立項的檔案所存在的不足或者是其他方面的特征，這對于做好學?？蒲泄ぷ鞯木唧w規劃等有重要的指導意義。簡言之，積極進行學校科研檔案的管理，發現科研立項與實施的規律與方法，對于科研工作少走彎路有積極的意義。

二、基于現代化管理視角的學校檔案管理問題

基于現代化檔案管理視角，對目前學校科研檔案的具體問題進行分析發現，目前的學?？蒲袡n案管理還存在著4個方面的顯著問題，這些問題的存在影響了學?？蒲袡n案管理的實際效果，為檔案的高效利用帶來了不便。以下是基于實踐總結的具體闡述。

【摘要】學籍檔案是學校管理中必不可少的一部分，對學校管理來說至關重要，學籍檔案來源于學校整個教育教學過程，是教育教學工作開展始末的原始記載，是辦學水平綜合評價的體現。學生檔案材料的缺失，是學生檔案收集整理不合要求造成的，檔案材料的嚴重缺失給國家人才建設、人才錄用帶來不良的影響，小到學生日后的安家、落戶、就業，大到國家干部隊伍建設，人才的培養、啟用，都存在很大的隱患。

【關鍵詞】學生檔案;特點；難點；改進策略

學生檔案是職業學校檔案管理的基礎工作之一，職業學校每年都有千余學生入學、千余學生畢業，這些畢業生在學習過程中產生大量的文件、表格、文字材料。它們是學生在校學習期間各方面表現情況的客觀憑證。多年以來，學生檔案信息都以紙質文件的形式保存。近十年只有學生畢業證信息登入互聯網，其他的檔案材料比如就業檔案材料、學生成績、招生錄取等資料仍然以紙質形式存在，而這部分紙質檔案是學生三年學習的客觀記錄，對他們一生有著重大影響，是國家人才就業、升職、安家、干部考察、人事調動的重要依據。這些重要的原始記錄，存在著偷工減料或者文件缺失的現象，學生檔案紙質材料的減少，將帶來一系列嚴重后果。檔案材料的缺失直接抹殺了檔案所具有的信息價值。與檔案工作的客觀性、真實性、原始記錄性的基本原則相違背。解決學生檔案材料缺失問題，必須從檔案基本建設要求與材料缺失的現狀著手，有針對性地做好學生檔案材料的收集、重組與完善，避免學生檔案材料缺失對國家人才建設帶來的不良后果。

一、學生檔案缺失產生的原因和現狀

學生檔案是反映學生的個人經歷、品德、才能和學習表現的，以學生個人為單位保存起來，以備查考的文字、表格和其他各種形式的歷史記錄。主要內容有每個學生自進入該校學習以來產生的思想品德、考試成績、家庭狀況、獎勵與懲罰、實習實訓、管理能力等各方面情況的原始記錄，是學校檔案必不可少的組成部分。學校學生檔案材料不全或缺失的現象，是學生檔案收集整理不合要求造成的，檔案材料的嚴重缺失給國家人才建設、人才錄用帶來不良的影響，小到學生日后的安家、落戶、就業，大到國家干部隊伍建設，人才的培養、啟用，都存在很大的隱患。國家職業教育興起于20世紀80年代，大多數學校是由高中學?；蚱渌愋偷呐嘤枡C構轉型而來，是一種新興的年輕的教育體制。經過國家長期的政策扶持與學校自身艱苦創業，職業類學?；窘ǔ梢幠?，并向社會輸送了大量的職業技術型人才。辦學之初，很多畢業生并沒有考上大學繼續深造或成為國家工作人員，而是就業于私企或自主創業，學籍檔案對他們的切身利益來說顯得不那么重要，加上畢業生存在對檔案不了解也不關心的現象；有的甚至畢業幾年了，可畢業證、學生檔案還在學校檔案室；還有的將檔案放在家里；有的學校教師對學生檔案沒有足夠的重視，造成學籍檔案材料收集不齊全、制作不完整；更有甚者不知將檔案丟在何處。根本不理解“檔案有什么用”，等到參加工作，單位需要用或需要辦理各種手續追查的時候再回校補辦；學校辦學機構的變更造成一部分學生文件丟失。以上種種原因造成學生檔案的保存出現不少漏洞：檔案室學生檔案零散不齊全，不少畢業生參加工作若干年之后再回校補辦畢業生檔案，更有學籍檔案不知所終，畢業證遺失的不負責任的情況。

二、職業學校學籍檔案零散及遺失成因分析

隨著職業學校辦學規模的逐漸擴大，各項管理措施不斷完善，學籍檔案的制作越來越規范化，檔案管理手段越來越科技化，工作人員從思想認識到管理辦法日趨完善。但是不規范文件管理仍然長時間制約著檔案管理工作向前發展的進程。

【摘要】學校檔案管理工作在學校中發揮著重要的作用，它是學校非常重要的基礎工作。學生檔案詳細的記錄著學生在校期間的所有表現，是評估學生的重要文件，也可以給企業提供篩選人才的參考依據。有效的檔案管理工作有助于提高學校的管理效率。本文主要針對學校檔案管理中存在的問題進行分析，并且提出相關優化建議，希望能給予學校檔案管理工作部分參考和借鑒。

【關鍵詞】學校檔案管理;問題;對策

1學校檔案管理中出現的主要問題

1．1管理機制尚不完善

目前來看，許多學校的管理機制都不完善，管理無標準。究其原因，主要是沒有關于學校檔案方面的法律法規，以至于高校的檔案管理體制呈現出多樣化的趨勢，因為現在還沒有具體的考核標準，很多學校并沒有意識到學生檔案管理的重要性。學校許多工作人員認為學生檔案管理工作可有可無，因此在人員、設備等方面比較落后，管理機制尚不成熟。

1．2管理工具和方式比較落后

現有的學生檔案管理工具和方式都比較落后，還采取著人工的形式進行管理統計，在資料收集方面也不成熟，速度和質量都很慢，所以應該改進管理辦法和管理工具，加快資料收集速度，提高資料收集質量，將學生檔案管理工作信息化、智能化、科學化。

摘要：在中職學校，檔案管理與教學活動、研究活動、學校管理、學科教學等領域有著密切聯系。在新時代背景下，我國中職學校涌現出非常多的問題，傳統的檔案管理方案已難以適應當下的需求。因此，中職院校需要不斷加強檔案管理的規范性，對其內容不斷創新，并努力開展信息化建設，通過檔案管理工作的完善與健全來實現高效發展。本文就中職學校檔案管理的規范創新與信息化建設提出幾點對策，以期能夠為相關工作者提供一定的參考價值。

關鍵詞：中職學校；檔案管理；規范；創新；信息化；建設途徑

中職學校的檔案管理往往能夠體現學校各個階段的工作與活動，包括學校招生就業、人事變更、教育發展過程，是學校良好發展必不可少的環節，也是一項系統性、持久性工程。然而，隨著科技技術的日新月異，導致檔案管理的問題不斷凸顯，需要學習順應時代的發展要求來對檔案管理流程進行創新與規范，并落實信息化建設，進而實現檔案管理的實效性與高效性，中職學校檔案管理是檔案管理發展必要趨勢，需要相關人員給予足夠的重視與關注。

一、中職學校檔案管理信息化現狀

隨著信息化技術的不斷發展與普及，大多數中職學校逐漸開始部署檔案管理信息化，不過就目前而言，中職學校檔案管理的信息化建設現狀并不樂觀，很多學校并沒有實行檔案管理的在線檢索與查詢，其網絡范圍也只是局限于校園網內互通，信息系統鏈接與在線功能匱乏，離真正意義上的信息化檔案管理還存在較大的距離。該結論與2019年中職學校檔案管理信息化調查數據一致，詳情如圖1所示。

二、中職學校檔案管理信息化建設必要性

1.中職學校檔案管理信息化是時展必要需求。十八大以來，黨中央在以為核心的基礎上牢牢把握住了信息化發展的歷史機遇，并出臺了一系列的信息化改革政策，積極推動基礎網絡設施建設，加快信息化服務的普及。尤其是5G技術的布局，使得信息技術得到了巨大創新成就，在這種背景環境下，中職學校的信息化建設就顯得尤為必要。所以，中職學校為了能夠更好融入到信息化時代中，需要對相關文字檔案、影像檔案進行數字化管理，并予以規范和標準，通過存儲、編碼等方式將復雜繁多的紙質資料與影像資料進行數字化存檔，能夠更好地推動數字化校園的建設。

一、在中專學校中檔案管理面臨的問題

（一）學校沒有重視檔案管理工作

在許多中專學校中，學校的普遍意識是把學生的學習情況放在首位，這么做的結果往往是會忽略檔案管理這樣的輔助式教學，盡管對于學生來說，檔案管理往往不會對他們的學習和生活起到太大的影響，但是如果一個學校對于學生的檔案管理得好的話，就會從根本上保障學生的權益，從而使學生在一個安全穩定的環境下學習。

（二）學校往往沒有應用先進的檔案管理設備

在一些中專學校中，學校往往沒有很多的資金來對檔案管理方面的設備進行一個系統性質的更換，對于進行檔案管理的方法只是采用以前那種文本的形式，通過筆錄的過程來進行存檔，這樣做會大大增加管理人員的工作量，同時也會大大增加檔案存放的空間位置。與此同時，還會出現由于年份久遠，造成檔案流失的情況出現，使學校的利益受到損傷。

二、對于上述存在的問題進行具體措施的說明

（一）對在職的管理人員進行專業系統的培訓，擴招專業的管理人員

【摘要】隨著我國對教育職業的不斷重視，對中職學校檔案管理工作的開展提出了更高的要求。當前中職院校檔案管理工作體系還不完善，檔案管理工作的展開缺乏可行性目標，因此影響了整個檔案管理工作的開展效率。對于中職院校而言，檔案管理對于學校的長遠發展有著重要的意義。中職院校應通過各種渠道做好檔案管理工作，包括從理念上重視，從制度上完善，以及加強信息化技術應用等，確保為今后的發展提供更好的檔案服務。

【關鍵詞】中職；檔案管理；信息化

中職院校檔案管理工作的展開，不僅關系著學生的整體發展，而且還影響著整個學校的發展水平。檔案不僅記錄了學校過去的發展歷程，而且還記錄了學校當前的各種現實情況，這是學校長遠發展的基礎。因此，現實通常會根據學校檔案衡量院校的真實發展水平，中職院校應重視檔案管理工作的開展，并通過采取相應的完善措施，確保檔案內容的豐富性、完整性、真實性和可靠性，以此來提高中職院校檔案管理工作的效率。本文針對新時期中職學校檔案管理工作現狀與完善措施展開具體的分析與討論。

一、中職學校檔案管理工作存在的問題

通過對目前中職學校檔案管理工作中的問題進行分析與了解，可在一定程度上有效幫助我們及時采取針對性的解決措施，加大對檔案管理工作開展的重視度，提高檔案管理效率，保證檔案內容記錄的真實性，避免出現檔案丟失的狀況，能有效提高中職學校的整體發展水平。下面，針對目前中職學校檔案管理工作中的問題展開具體的分析與討論。

（一）學校領導對檔案管理工作不夠重視。中職學校領導通常將更多精力應用于校園硬件設施改善以及招生和教學工作，對于檔案管理工作的展開有所忽視，這樣就導致檔案內容得不到實時更新，以此也就無法發揮出檔案記錄的價值。在很多學校，檔案管理的重要性并沒有得到足夠的重視。此外，學校資金的缺乏導致對于檔案管理工作的投資力度較低，沒有配備較為完善的檔案管理設備，給檔案管理工作的展開帶來了難度。因此，中職學校領導“重教育，輕檔案”的思想是導致當前中職學校檔案管理工作開展效率低的主要原因之一。在中國教育體制中，領導的重視，意味著更多的資源投入，中職院校領導對于檔案工作的重視程度不夠，意味著對于檔案管理的投入明顯不足，這會限制檔案管理水平的提升。

（二）檔案管理工作中信息化建設落后。隨著互聯網技術的不斷發展與更新，其在各行各業都表現出了較強的應用優勢。信息化技術在檔案管理工作中的應用，不僅可以簡化整個檔案管理工作的開展流程，減輕工作人員的工作量，而且還能提高檔案的管理效率。但是，針對當前中職院校的檔案管理工作而言，有相當一部分中職院校依舊采用紙質檔案，不僅更新以及記錄起來較為困難，而且還容易丟失。信息化建設需要在軟硬件設施方面進行改造和提升，并且還需要配備對應的信息化管理人才。就目前情況來看，中職院校在檔案管理方面缺乏專業化的管理人才，還未掌握新型的信息化檔案管理軟件，這樣就給檔案管理工作的有效展開帶來了難度。