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【摘要】在信息技術大背景下，對檔案進行科學化、規范化的管理是大勢所趨，筆者以中國現代文學館的藏品管理為例分析館藏信息化從數據管理向知識管理轉型的過程。研究這一問題對各文學館的文學史料信息化管理具有一定的實用價值。
【關鍵詞】文學；檔案管理；信息化
0引言
中國現代文學館的信息化建設已經走過了二十年的歷程，重點建立了政務隔離的“兩網三庫”。其中藏品信息庫中已積累了一定數量的藏品編目數據，藏品數字化庫掃描加工的藏品以百萬計，音像資料庫也采集存儲了兩千余小時的音像數據。利用現代信息技術輔助檔案管理和研究，是檔案信息資源建設的主要任務。
1中國現代文學館“兩網三庫”的信息化布局
1.1資源管理內網與共享服務外網。中國現代文學館的信息化，旨在構成以藏品信息數據庫為基礎、以信息網絡為支撐、以業務應用為核心的信息系統。網絡建設中，考慮到內部信息資源與外部服務交流的需求差異與數據安全因素，中國現代文學館利用網關、網橋設備、專用交換機等構建成物理隔離的“信息資源管理內部局域網”和“資源共享對外交流廣域網”，既能對檔案信息資源進行整理、保存，又能提供現代化、網絡化服務的管理模式。
1.2圖書藏品信息庫。文學館的圖書藏品信息庫是由書刊報數據庫和藏品數據庫組成，架設于“信息資源管理內部局域網”之上。書刊報數據庫的管理平臺采用了商用軟件“現代電子化圖書館信息系統”，以MARC數據格式管理著入藏文學館的文學著作27萬多冊，作家文庫藏書30余萬冊，文學報刊600余種。藏品數據庫是以中國現代文學館藏品管理系統為平臺，以藏品（手稿、書信、日記、錄音、錄像、照片、文物等文學資料、檔案資料）的編目庫為基礎，進行藏品征集、鑒選、編目、保管等業務處理。根據文學館的業務項，整個系統以編目帳、影像帳、保管帳為核心，以數據流方式實現對藏品的征集管理、編目管理、庫房管理以及研究和統計功能。
1.3館藏數字化庫。2006年文學館的數字化加工項目正式啟動，該項目旨在將中國現代文學館的紙制藏品進行掃描、翻拍加工，以數字圖片格式保存，并對掃描圖進行信息標引，形成與書刊報數據庫和藏品數據庫相對應的館藏數字化庫。建成十年來，已數字化完成瀕危藏品百萬頁，書信、手稿庫的大部分藏品可提供查詢、利用的一體化服務。
1.4多媒體文學資料庫。筆者在中國現代文學館多年音像電子檔案的整理工作中發現，文學館音像電子類文學資料情況非常復雜，不但資料類型煩雜，而且存儲介質多樣。十年前建立多媒體文學資料庫，就是為了解決音像電子類檔案在使用和保存中遇到的問題。媒體資產管理系統幫助文學館解決了多媒體文學資料采集、存儲、編目、多方式查詢、內容獲取服務等諸多難題。
2文學館信息化建設的特點
2.1廣泛深入的需求調研。“一個成功的信息化項目，必定始于對需求的準確了解和把握；而一個失敗的信息化項目，一般都是因為對需求的了解和把握不足[1]。”在初次進行需求調研時，由于文學館的工作人員對信息化概念不甚明了，調研工作一度陷于雞同鴨講的困境之中。經過及時調整，軟件開發人員不再試圖讓工作人員完全了解信息化細節，而是作為一個傾聽者，充分了解各業務部門的具體工作內容和流程。有了第一次的經驗，在之后的升級改造項目中，無論是小的功能調整還是大的流程變更，都充分聽取業務部門的意見和建議，甚至反復與具體業務人員進行交流，從而獲得了最準確的產品需求。隨著科技產品普及率的提高以及文學館信息化的推廣，工作人員也對系統有了一定的認知與要求，文學館的藏品管理系統從單點式目錄管理發展到流程式模塊化管理。
2.2有計劃的數據準備。數據準備是信息化系統實現的基礎和前提條件。如何在短時間內將手工化管理了十余年的紙制館藏數據進行歸整、錄入，成了文學館信息化建設的最大難題。調研中發現，文學館的圖書期刊是利用編目卡片進行管理的，手工編寫的編目卡，雖然信息不夠完整，但基本著錄項都是具備的。而文學館的手稿、書信、日記、實物等藏品在接受捐獻后都開具了詳細的藏品征集收據。為了便于數據導入，文學館組織全體工作人員進行圖書藏品信息表的填寫工作，歷時近兩年時間完成了全館入藏品信息的手工謄抄和數據錄入，為館藏信息系統提供了最重要的數據準備。
2.3制定統一標準。國家檔案局在近幾年連續修訂和了十幾個行業標準，對檔案業務科學管理、檔案信息化發展起到了指導作用。中國現代文學館在信息化建設初期就意識到“檔案工作標準化是保證檔案業務規范化管理、提高檔案工作效率的有效措施。[2]”在書刊報系統中，參照《中國機讀目錄格式》結合館藏特色制訂了適合于本館的編目規則。而藏品管理系統則參照《檔案著錄規則》定制編目項，構建了藏品編目結構。多媒體系統在編目環節遵循的是《廣播電視音像資料編目規范》。隨著信息化管理水平的提高，文學館的編目部門還制訂了《圖書及藏品整理登記流程》《中國現代文學館音像資料數字化編目細則》《中國現代文學館藏品數字化工作規范》，使文學館的藏品管理工作趨于規范化。
2.4高度重視安全性。責權分明，才能避免安全風險。文學館藏品信息系統嚴格劃分不同工作人員的權限，謹慎設定各種信息資源、設備資源的使用權限。內外網隔離保證網絡安全性。文學館的信息系統在網絡構建中保證了內部辦公網和外部互聯網的物理隔離，使來自互聯網的入侵者無法通過計算機從外網進入專網，從而最有效地保障了專網數據的安全。同時，在工作中盡量保證內網的所有計算機只通過特定出口與外網通訊。在軟件上選用入侵監測系統、恢復系統、病毒防治系統以保證網絡的安全性。
3文學館信息化建設中存在的問題
3.1信息化初期檔案信息質量不高。文學館在信息化建設初期為了達到基本的運行效果，在進行數據準備時依據的是原始藏品的征集信息和編目卡信息，在數據完備性上存在明顯不足。另外，文學館的信息化建設是分級進行的，導致檔案資源數據分散于三個數據庫中，雖然設計時充分考慮到數據的關聯性，但仍難以避免“信息孤島”的問題，從而為資源共享埋下隱患。
3.2信息化服務意識有待提高。目前，在文學館占主導地位的仍然是傳統的檔案信息服務方式，不能完全滿足現代用戶的需求。文學館的文學檔案利用類型以學術利用為主，用戶主體為高校師生和專業研究人員，主要途徑有咨詢、資料出借、講座報告、展覽等。但是，在實際利用服務中，用戶尚無法從互聯網查閱文學檔案的圖片信息，也不能自主選擇獲取所需檔案資源。這些問題都阻礙了文學館檔案信息共享服務的發展。
3.3資金投入不足。檔案信息化建設需要大量的資金投入，但是在檔案信息化的建設中經常會出現資金不足的問題。這就容易導致軟、硬件以及相關的基礎設施建設出現滯后的局面。另外，資金的不足還會導致數字化的進程緩慢。文學館的多媒體資料管理系統就因為系統所需的軟、硬件要求較高、升級投入巨大，使數字化采集、加工項目停滯不前，預期效果當然無法呈現。
4文學館信息化的幾點思考
4.1明確重心，理清思路。要科學地進行檔案信息化建設，首先必須對其有一個基本正確地的認識，這樣才能克服盲目性，避免在資金、人力、物力和時間等方面造成不必要的損失。國家在新修訂的《檔案法》中“要求各級人民政府將檔案信息化納入信息化發展規劃，保障電子檔案、傳統載體檔案數字化成果等檔案數字資源的安全保存和有效利用[3]。”文學館的藏品數字化和多媒體資料加工項目是此項法規的具體落實，但是還要清醒地認識到此項工作不可能一蹴而就，制訂詳細規則、完善實施方案，分批分階段地穩步進行，才是可行之道。
4.2尋找重點，務求實效。近期，國家檔案局明確提出，“要加快檔案信息化戰略轉型，順應信息技術發展的現實需要。”但是，對館藏檔案的數字化要防止急于求成、片面追求結果、淡化過程、對困難估計不足的傾向。文學館要立足館藏信息情況和人員配備情況，將藏品信息化各應用系統規范化、智能化，主要做好藏品信息資源的優化，為信息資源的分類、加工、整理和有序化重組做準備。以吸引更多的科研型用戶借助數據挖掘輸出研究成果，以實現長期的社會效益。
4.3培養人才，強化服務。信息化建設往往需要人才合作才能完成，工作中由于溝通困難消耗精力大，影響工作效率。就檔案信息化建設而言，要選拔和培養具備檔案管理知識、熟悉本單位業務流程、掌握基本的計算機技術，能準確提出系統開發需求，與軟件開發人員熟練溝通、有豐富的實踐經驗和較強的事業心的檔案管理干部。要轉變工作理念，“從傳統檔案服務向知識服務轉變。檔案人員不再是傳統意義上的檔案保管者，而是由被動變為主動，成為知識及信息資源的開發者和提供者[3]。”先從服務文學館內部做起，充分發揮局域網快速、便捷的優勢，建立文學館內網可視化應用服務平臺，并逐步擴大應用范圍，結合用戶認證技術，在既合法合規又安全可靠的前提下考慮文學檔案資源的有效利用。
5結束語
總之，信息技術能夠為檔案館的發展提供更好的發展平臺，在信息化建設過程中，一定要結合本館的檔案信息資源和實際業務情況，加快厘清運用新一代信息技術實現檔案管理現代化的思路，切實推進信息化建設進程。發揮信息化成果的社會效益，滿足廣大用戶的需求。
【參考文獻】
[1]汪偉.成功的信息化項目始于成功的需求調研[J].CAD/CAM與制造業信息化，2010（6）：21.
[2]蘇瓊.檔案管理標準化與創新[J].標準科學，2015（2）：49-51.
[3]張玲.新時期檔案工作者從傳統服務向知識服務角色轉變[J].陜西檔案，2012（2）：26.
作者:吳春梅 單位:中國現代文學館
