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摘要：本文主要是以醫院檔案信息資源為研究對象，根據目前醫院檔案管理工作現狀，探析影響檔案信息資源共享的原因，提出針對性的解決方法和措施。
關鍵詞：檔案共享；醫院檔案服務；信息技術
1醫院檔案管理工作現狀及存在的問題
目前，電子文件存在著來源廣泛、業務伴生、三元合一、依賴系統以及形式多樣等問題，現有的檔案信息管理系統功能已不能滿足各部門的多樣化需求，怎樣提高檔案信息資源的共享程度，幫助用戶解決問題是一項非常重要的任務。目前，醫院檔案管理工作存在一些問題，主要表現在檔案查閱工作流程復雜、速度緩慢，增加了查閱難度、降低了檔案查閱效率；檔案信息管理系統功能模塊有限，無法滿足用戶多樣性的需求；檔案信息管理系統權限設置清晰度不夠，數據查詢類用戶需要通過數據管理類用戶查詢，導致無法精確高效的查詢醫院檔案，降低了工作效率。
2影響醫院檔案信息資源共享效率的主要原因分析
根據上述魚骨圖和投票數據的歸納分析，我們發現影響醫院檔案信息資源共享效率的根本原因主要表現在以下幾個方面。
2.1檔案信息資源
檔案信息資源是開展檔案管理工作的基礎，也是見證醫院可持續發展的寶貴財富。目前，檔案信息資源主要包括文書檔案、實物檔案、科研檔案、設備檔案、基建檔案，其中文書檔案又涉及行政檔案、黨群檔案和醫務檔案。雖然室藏檔案甚多，但是檔案信息來源廣泛，分類不到位和檔案數字化程度有限，一定程度上限制了檔案共享效率，降低了檔案管理工作水平。
2.2系統內部動能
系統內部動能是從檔案工作根源出發，借助外部技術條件改善檔案機構基礎設施，提升檔案管理能力。系統內部動能主要表現在系統軟件接口的銜接、系統功能模塊的多樣性和系統權限設置幾個方面。系統軟件接口是檔案科室內部與外部的重要紐帶，可以幫助檔案管理者簡單便捷地將內網文件（OA）進行在線歸檔，實現檔案信息資源共享，提升檔案工作效率。系統權限設置中用戶模式主要括維護類用戶、查詢類用戶以及管理類用戶。用戶權限設置不清晰會導致檔案管理工作順序紊亂，用戶查閱檔案體驗感差，影響檔案服務質量，從而降低檔案管理工作水平。
2.3檔案管理工作流程
檔案管理工作主要包括檔案的接收與征集、整理、鑒定、保管、編目與檢索、編輯與研究、統計和利用服務。其中，檔案利用服務是檔案實現價值的體現，檔案借閱檢索流程的順暢性和檔案檢索途徑的多樣性能夠提升用戶的滿意度和體驗感，幫助用戶快速獲得有價值的檔案信息內容。檔案查閱結果的反饋主要是借閱記錄的相關信息，如用戶信息、調卷/還卷信息、利用目的、利用方式以及利用效果等，一定程度上能夠幫助檔案管理者更好地提升檔案工作水平，幫助用戶解決實際問題，提高檔案服務質量。
2.4檔案機構
檔案機構的基礎建設設施、內部可操控技術以及檔案管理人員是檔案管理工作開展的堅實保障。檔案基礎設施工作是開展任何工作的重要保障，主要包括管理環境、標準規范、網絡環境、檔案信息資源、資金籌措、人力資源等。信息技術是檔案機構開展檔案管理工作的核心，信息技術的專業性和高投資性在一定程度上抑制了檔案機構信息資源共享水平。另外，具備高級信息素養的檔案管理者是檔案信息化建設和發展的關鍵和先導，建設一支高層次復合型人才隊伍是非常必要的。
2.5檔案安全
檔案安全是開展諸項檔案工作流程的基礎保障，只有在保證檔案信息資源安全的前提下，才能高效地提高檔案工作效率，提升檔案服務質量。目前，影響檔案安全的因素主要包括檔案物理安全、檔案信息安全以及檔案環境安全。檔案物理安全是保障檔案實現價值的基礎。檔案信息安全是保證檔案信息資源原始憑證價值的屏障，需要從網絡層、數據層和應用層加強防范，構建醫院檔案社會記憶，促進醫院檔案管理工作的可持續發展。檔案環境安全主要包含軟硬件環境和系統應用環境，良好的檔案環境安全才能保證檔案信息管理系統的運行，促進檔案信息資源集成，提高檔案信息資源共享水平。
2.6檔案工作制度
檔案工作制度是開展檔案工作的風向標，只有緊跟檔案法規政策修改完善適用于本醫院的檔案工作制度，才能提高檔案管理工作效率。檔案工作制度缺失會造成檔案管理工作流程紊亂、檔案查閱速度緩慢以及檔案信息安全存在風險。規范和建立檔案工作相關制度是檔案可持續發展的有力保障。
3解決問題的有效建議和措施
首先，加強檔案專業知識的學習，提高對檔案資源建設的深入認識。始終以為院守檔為中心，通過口頭宣傳、檔案陳列與展覽以及檔案專業報刊等向公眾傳播檔案知識，增強社會檔案意識；積極與各部門溝通交流，及時歸檔保證檔案的原始性，充分發揮醫院檔案的憑證價值、現實價值以及行政作用，保證計劃和決策科學化，提高醫院檔案工作效率和管理水平。其次，加快信息化建設，完成檔案綜合管理系統與OA等相關系統的接入，深度挖掘檔案管理系統的其他功能，鞏固信息技術管理系統平臺的建設。利用檔案綜合管理系統與OA等其他系統，更好地實現在線歸檔、實時歸檔、全流程系統管理以及檔案信息資源共享。加強內部工作流程控制，實現部門內部檔案信息和工作流程信息的集成與共享。再次，修訂醫院相關檔案管理工作制度，明確檔案的移交期限，完善檔案行政獎罰制度，簡化檔案利用手續，提高檔案信息資源的共享效率，提高檔案服務質量，促進醫院檔案可持續發展。第四，構建三防三備安全保障體系。檔案安全是檔案管理工作的重要組成部分。建立安全防范機制，配備必要的安全設施設備，保證檔案實現異地備份、容災備份以及異體備份的存儲環境；制定保障檔案信息安全的管理制度，從管理理念和增強工作人員安全意識方面，實現物防、技防和人防三位一體，保證檔案信息安全。最后，加強頂層設計。頂層設計是一種充分體現全局性、發展性、長效性的總體管理思路的自上而下的設計方法。利用頂層設計方法，對管理體制、功能模型、數據結構組織變革等進行統籌規劃，確定數字檔案室建設的國家戰略和頂層框架，打破當前的基層推動模式，樹立整體觀念和全局意識，避免形成“檔案信息孤島”，避免低水平重復建設，避免人力、物理和財力的浪費。
參考文獻：
［1］馮惠玲，張輯哲.檔案學概論［M］.北京：中國人民大學出版社，2006.
［2］薛四新.檔案館現代化管理-從數字檔案館到智慧檔案館［M］.北京：電子工業出版社，2019.
作者:李琳 單位:山東省臨沂市中心醫院
