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摘要：成人繼續教育檔案作為學校檔案的重要組成部分，同時成人繼續教育檔案也是我國教育事業中的基礎內容。成人繼續教育檔案管理工作不僅具備服務型與基礎性，同時也具備政策性。另外，在成人繼續教育檔案管理工作過程中必須遵循真實性、安全性、規范性、保密性以及規范性。若想對成人繼續教育檔案管理中存在的問題進行優化，那么就需要先對成人繼續教育檔案的特征進行了解，進而提出針對性措施，以便實現對成人繼續教育檔管理的優化。
關鍵詞：成人繼續教育；檔案特征；優化
伴隨著經濟全球化發展，我國教育事業也在不斷改革與完善，同時也推動了我國成人繼續教育的發展。因此，社會各界對成人繼續教育檔案管理提出了更高的要求，不但要求成人繼續教育檔案管理工作及時準確，同時也要加強成人繼續教育檔案管理的保密性。現階段高校對成人繼續教育檔案管理中仍存在諸多問題有待解決。在對成人繼續教育檔案管理中存在問題的解決之前需要對成人繼續教育檔案特征進行了解，這樣才能更好的優化成人繼續教育管理。
一、成人繼續教育檔案特征
成人繼續教育檔案又三個特征，一是社會性強且范圍廣?，F階段，成人繼續教育的形式呈現出多元化的發展趨勢，如自考、函授等。由于成人教育形式多種多樣，促使學生信息復雜化，同時也使得成人繼續教育檔案管理的難度加大。成人繼續教育不限制學生的年齡、文化程度、工作關系，還有部分考生會根據自身的實際情況對學生的地點、時間以及畢業年限進行調整，這些都使得檔案管理工作的工作加大了工作強度。當學生畢業之后檔案管理的重要性也會隨之增加，這是因為檔案不但是學生參與學習的憑證，同時檔案中也記錄著學生的在學期間的種種表現。二是成人繼續教育檔案管理工作有待進一步完善。由于成人繼續教育檔案管理工作涉及范圍比較廣，再加上種類相對比較多，與普通教育的檔案管理相比條理性就比較差，甚至有的學校對于成人繼續教管理工作不重視，不會專門對成人繼續教育檔案進行針對性管理，而是將成人繼續教育檔案放在其他相關部門進行保存，這樣非常容易為成人繼續教育檔案管理工作埋下隱患。三是承成人繼續教育檔案社會價值較低。之所以會開展檔案管理工作，是因為希望將搜集到的檔案提供給先關部門進行開發利用。但是因為成人繼續教育檔案的采集與管理不完善，致使成人繼續教育檔案可開發利用率比較低，根本無法充分發揮自身的作用，這樣也造成成人繼續教育檔案社會價值偏低。
二、成人繼續教育檔案管理中存在的問題
1.成人教育檔案管理重視不足，制度不健全
現階段，國內仍有部分人沒有認識到成人繼續教育檔案管理工作的重要性，導致我國成人繼續教育檔案管理工作開展不順利，再加上我國成人繼續教育檔案存在較大的復雜性，這些因素就在無形中增加成人繼續教育管理工作的難度。此外，因為成人繼續教育檔案的社會認可度相對比較低，這就導致成人繼續教育檔案在歸檔的存在很大的隨意性。因此，從我國檔案管理制度來看，大部分學校還不具備相對完善的制度體系，存在檔案管理工作的實施監督不到位，檔案管理工作的完整性得不到保證。
2.管理人員缺乏專業素質
當前成人繼續教育檔案管理水平不足，主要是因為成人繼續教育檔案管理人員中有部分人員是兼職檔案管理工作，無法全面細致的對成人繼續教育檔案進行統一的建檔和管理，多數人員不清楚成人繼續教育歸檔的操作標準，不能分門別類的對成人繼續教育檔案進行劃分。錄入資料時，由于不熟悉成人繼續教育檔案的操作步驟，經常出現資料不完整，錄入信息混亂或丟失等現象。另外，成人繼續教育檔案管理覆蓋面積比較廣泛，不僅要以高科技的技術為基礎還要得到信息化建設的大力扶持。然而在成人繼續教育檔案管理工作中有部分人員的計算機水平較低，影響成人繼續教育檔案管理信息化發展，甚至有部分檔案管理人員自身不具備檔案管理工作能力，這樣導致檔案無法準確的歸檔。另外，與其他行政部門相比，成人繼續教育檔案管理工作的時間跨度比較大，待遇與福利等也不高，所以很多高校的檔案管理人才流失也比較嚴重。由此可見，在成人繼續教育檔案管理工作中人才匱乏以已經成為管理優化的制約因素。
3.檔案管理設備及管理模式落后
隨著成人繼續教育的不斷發展，參與到成人繼續教育工作中的人員越來越多，檔案的數量也呈現出直線上升。然而，現階段對于成人繼續教育檔案管理還是采用人員手工操作的方法。這種方法可能會使成人繼續教育檔案喪失了原先的真實性和權威性，給檔案管理造成阻礙，使成人繼續教育在未來的社會配置中缺乏科學有效的依據。由于國內檔案管理設備更新較慢，致使很多成人繼續教育檔案管理比較雜亂，這樣不僅會影響到檔案的查詢，還會增加工作人員的工作量。隨著互聯網技術的不斷普及，互聯網技術已經被廣泛的應用到各個領域中。然而，現階段我國在檔案網站方面的建設起步較晚，大部分成人繼續教育檔案還停留在紙質層面，這樣不僅不利于成人繼續檔案管理，同時也會影響到成人繼續教育大難管理工作的效率。
三、成人繼續教育檔案管理優化措施
1.提高管理者的重視度，加強制度完善
對于現階段成人繼續教育檔案管理工作不重視的問題，應該加強宣傳力度，讓管理人員以及部門負責人認識到成人繼續教育檔案管理工作的重要性。培養與提高相關相關負責人和檔案管理部門的工作人員的檔案意識，這樣才能解決現在成人繼續教育檔案管理工作中出現的問題，才能提高工作水平與質量。如管理成人繼續教育檔案的人員應加強對上級領導宣傳成人繼續教育檔案的價值與作用的力度。同時還要進一步完善定相關的制度，讓成人繼續教育檔案管理人員在工作的時候有制度可依，工作的開展也就相對來說比較順利。這樣不僅可以使成人繼續教育檔案管理更趨向于規范會發展，同時也是表現出一種負責的態度。另外，檔案管理應該建立統一的成人繼續教育檔案管理制度。將成人繼續教育檔案管理的職責細分，加強對檔案管理的監督，提高檔案管理水平。成人繼續教育檔案從收集整理、保管、歸檔、修訂、定檔以及最后的借閱，都應該嚴格遵守管理制度，規范檔案管理流程，促進成人繼續教育檔案管理工作更加科學化、現代化。
2.加強管理者的自身素質
眾所周知，檔案管理是一項專業性非常強的工作。所以檔案管理人員應具備良好的職業道德和責任心，能夠對多類文件進行正確的識別，將檔案正確歸類。作為檔案管理工作的主體，成人繼續教育檔案管理人員，其對檔案起到了支配與主導的作用，而檔案管理人員的職業道德修養、業務素質、科學文化素質與政治素質水平的高低直接影響到了成人繼續教育檔案管理工作質量的高低。隨著科學技術發展與知時代的到來，成人繼續教育檔案管理人員的知識含量與專業素養都要具備更高的水平，所以，要提高成人繼續教育管理人員的知識含量，熟練掌握先進技術的技能，加深對成人繼續教育檔案管理的研究，從而提出解決問題的建議是檔案管理人員目前需要迫切解決的問題。企業也要提高管理人員的業務素質，為了與日益復雜、逐漸現代化的成人繼續教育檔案管理相適應。此外，也要培養管理人員的敬業精神，使其在工作中做到盡心盡職，避成人繼續教育檔案的整理出現錯誤，提高工作效率。
3.更新換代設備，提高效率
隨著科學技術及信息技術的發展，成人繼續教育檔案管理工作勢必也會隨之發生時代性的改變。目前成人繼續教育檔案管理工作對計算機技術的應用，是成人繼續教育檔案管理工作進入現代化的重要標志與前提條件，其使傳統的操作方式與管理模式在本質上發生了變化,是對管理高效率與科學化的一個清晰反映。成人繼續教育檔案工作對計算機的使用使得檔案管理工作人員的勞動強度減輕,并提高了工作的數量與速度。此外，信息化成人繼續教育檔案管理還提高了信息的可靠性與準確性，并延長了檔案的壽命。將計算機應用到成人繼續教育檔案材料的查閱、統計、歸檔等項工作中以后不但提高了工作的速度與自動化,還使計算出的結果更加可靠與精確，增加了便捷度。同時，還會使檔案的磨損程度大大降低,增加了保存的期限，使檔案壽命延長。在高科技背景下的成人繼續檔案管不僅能夠降低人為因素在文件存檔工作中的差錯率，很大程度上還能體現出計算機檔案管理的優勢，不僅節約了人力還提升了工作效率。因此，在成人繼續教育檔案管理增強硬件建設，利用現代科技產物，使自身的管理向現代化方向發展，這也是實現成人繼續教育檔案管理工作高效與準確的基礎。隨著成人繼續教育檔案管理工作發展到一個全新的現代化管理環節，管理人員的現代化管理意識也應隨之增強，不僅要加大在檔案管理硬件方面上的投入，還要使管理人才的工作水平與素質可以得到相應的提高。綜上，隨著時代的不斷發展，人們對成人繼續教育檔案的管理越來越重視，成人繼續教育檔案對于高校或是個人都有很重要的作用。但是在現代化的檔案管理中，成人繼續教育檔案管理并未起到應有的作用，并且由于一系列問題的存在，還阻礙著成人繼續教育檔案管理的發展。本文通過研究成人繼續教育檔案管理的特征和成人繼續教育檔案管理中存在的問題，來闡述成人繼續教育檔案管理的現狀，并且根據這些問題提出相應的對策，促進成人繼續教育檔案管理的現代化發展，為成人繼續教育檔案管理工作的發展作出貢獻。
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作者:梁艷 單位:遵義醫學院
