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電子檔案管理范文1
關鍵詞：紙質檔案；電子檔案；管理
現代科學技術水平得以提升，計算機技術與網絡通信技術應用到各個領域。在傳統方式下，檔案管理工作面對較大壓力，無法與現代技術實現有效融合。電子檔案在使用與記錄方式下，都能發揮較大意義，從而實現了紙質檔案與電子檔案的融合發展。因為檔案中記載著變遷情況，具有原始性特征，也能形成不同的價值形態，紙質檔案與電子檔案存在較大共性，所以，在對其管理期間，實現兩者的融合性，無論在信息整理、歸檔、收集等工作中，都需要促進其長期保存，基于現代化科學技術，維護其安全性，這樣不僅保證了現代方法與現代技術的充分利用，也使檔案管理工作更規范。
1電子檔案與紙質檔案
紙質檔案具有較高的留念價值，將其保存后，當一些有意義的事物產生后，會對其有效利用，紙質檔案也是人們比較熟悉的一種保存方式。一般情況下，紙質檔案主要將紙張作為信息記錄的一種形式。在事業單位中，使用的紙質檔案都為公文圖紙等，包括賬目、工作記錄等。但是，紙質檔案不容易保存，容易被破壞，也無法實現良好的保密工作。所以，企業或者事業單位的領導、管理人員需要認識到紙質檔案的重要性，以認真的態度對其處理。對于電子檔案來說，本身具備一定的保存價值，是基于計算機軟件、硬件以及數據庫進行保存的，與人們生活存在密切關系[1]。紙質檔案與電子檔案的使用都存在一定特征。紙質檔案需要保存的時間比較長，容易識別，在儲存期間，存在一定的直觀特點，是電子檔案中不具備。但是，與紙質檔案不同的，電子檔案能夠改變紙質檔案中存在的缺陷，不僅能實現自由轉換，還能對各個信息介質進行識別，對信息儲存具備較高的容納性，載體也更多樣，能夠促進信息資源的共享性發展。
2電子檔案與紙質檔案發揮的優勢
在企業與事業單位中，對檔案進行處理期間，要促進原始數據完整性。促進原始內容的完整性，保證其價值的充分發揮。當檔案數據產生后，其存在的信息是不能更改的。所以，基于紙質檔案與電子檔案的對比分析，電子檔案比較容易更改，但紙質檔案更方便閱讀。而且，紙質檔案中的數據信息也更穩定。當單位、企業內領導簽字、審核后，對其無法更改，其存在的真實性也比較強，具備一定的法律特征[2]。
3紙質檔案管理與電子檔案管理的融合策略
3.1檔案管理模式
在新時期發展趨勢下，檔案管理技術還比較低下，紙質檔案與電子檔案存在的特點和優勢都處于獨立發展地位。電子檔案在對信息進行傳輸、處理與開發過程中，實現了較大的便捷性和高效性，應用過程中，是各個媒體的集成化發展，具備全面性與直觀性特點，與紙質檔案相比，促進較大優勢。如果電子檔案無法得到安全保障，就要將紙質進行開發與備份保存。電子方式的實現是一個不斷發展的過程，在該階段，實現紙質檔案與電子檔案的融合，能夠實現良好的發展需要。在目前建設與發展下，紙質檔案與電子檔案使用的方式也是不同的，其中，主要的管理模式主要包括雙套制與雙軌制。雙套制主要是實現文化歸檔的統一使用，該方式不僅能將電子檔案制作成紙質進行備份，還能實現紙質檔案的數字化發展，使紙質檔案與電子檔案的共同儲存與使用。對于雙軌制，主要是信息在生成、運轉期間實現的相互依存，它們隨著業務流程的改變而改變。該方式的使用在一定程序下能實現紙質檔案與電子檔案，工作人員對重復文件進行辦理，促進了管理形式的全面化發展[3]。
3.2檔案管理流程
在新時期不斷進步與發展下，電子商務、電子政務得以有效開展，各個企業與事業單位在內部也建立了相關辦公網絡系統，促進了紙質檔案與電子檔案的結合使用，達到優勢互補的作用。隨著國家檔案局對相關方法的推出，使紙質檔案、電子檔案在良好的環境下實現融合。在并存時期，檔案管理工作流程也產生較大變化。對檔案進行管理是，是檔案整體周期中存在的管理活動過程，其中含有鑒定工作、整理工作、歸檔工作以及儲存工作等。在傳統方式下，基層檔案都是從外部、自身內部引來的，其中，紙質檔案比較多。所以，在對其管理期間，電子檔案中也含有紙質檔案。在現代檔案管理中，需要實現電子檔案與紙質檔案的統一管理，在執行工作中，不僅在歸檔工作中更統一，在鑒定工作、整理工作以及儲存工作中都為更一致[4]。
3.3工作人員的能力
在新時期發展趨勢下，為了實現檔案管理工作的有效實施，還需要提高工作人員的能力和自身素質。在對電子檔案進行管理期間，需要基于紙質檔案管理工作進行思考，保證能夠實現電子檔案的長期保存和使用。紙質檔案與電子檔案存在較大不同，其中，最為主要是就是電子檔案管理工作中各個環節產生的技術含量比較高。因為電子檔案自身一定的技術特點和系統特點，所以，其中的電子檔案管理人員自身的專業性與自身素質都需要提升，他們不僅要掌握檔案管理工作中相關的基礎知識，還要學會計算機的應用，這樣才能保證檔案管理效率的提升[5]。
3.4管理制度與標準
在新時期發展趨勢下，為了應用新型檔案載體，實現與計算機技術的智能化管理，在對檔案處理工作中，要求實現信息的規范性與標準化。檔案信息系統的使用質量與數據信息質量存在緊密聯系，所以，要為數據信息格式設定相關標準。在新型載體檔案得以廣泛應用后期，促進業務管理各個方面更標準十分重要。如：建立統計標準、規則標準等。還需要為計算機數據庫建立相關標準，促進新型檔案信息載體格式的轉化標準，保證計算機硬件設備、多媒體設備都能充分利用。還需要為新型載體檔案管理工作制定相關的實施制度以及法律制定等，其中，在電子檔案的歸檔工作、整理工作以及儲存工作等各個環節充分利用。但是，由于電子檔案自身存在一定缺陷，導致電子檔案的真實性存在較大限制，所以，需要建立相關的法律法規，確定出電子檔案的法律地位。
結束語
電子檔案成為當今發展的主要趨勢，其含有的豐富內容能夠為工作提供信息基礎。對電子檔案進行開發利用，實現長期的保存工作，需要在技術、使用方法以及標準等方面進行改變，還需要提高管理人員的綜合素質，這樣才能實現電子檔案與紙質檔案的充分融合。
參考文獻
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電子檔案管理范文2
關鍵詞：電子檔案；電子檔案管理
隨著計算機技術及信息技術應用的普及和深入，電子文件已成為檔案的主要信息來源，電子檔案的管理工作已成為檔案工作的重要課題。
1電子檔案的概念及產生
電子檔案是指單位或個人在數字設備及環境中形成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的、經過鑒定，具有保存價值的已歸檔的電子文件及相應的支持軟件產品和軟、硬件說明。近些年，無紙化辦公和辦公自動化得到廣泛的應用，在提高辦公效率和降低辦公成本的同時，產生了大量的電子文件，這些電子文件通過歸檔形成了電子檔案，聲像材料的形成采用電子化手段也豐富了電子檔案的內容。同時，隨著我國檔案數字化工作的不斷推進，大量紙質檔案經過數字化處理得到的數字化成果也成了電子檔案的又一個重要來源。它越來越多地替代紙質檔案，其優越性是顯而易見的，同時檔案真實性的特質也存在缺陷，需研究與克服。
2電子檔案的優點
2．1存儲密度高
傳統的紙質檔案，占用很多的柜架及庫房面積。而電子檔案的存儲介質主要有磁盤、磁帶和光盤，這些介質的存儲密度很高，小小的一張光盤就可以存儲成千上萬件電子檔案。相當于紙質檔案占用的若干套柜架。隨著科學技術的發展，電子檔案存儲介質的存儲密度還將繼續增大，這樣大大節約了存儲的空間，可以更加充分地節省利用有限的空間資源。
2．2大大提高了檔案利用的效率
在傳統的檔案查閱模式下，找一份文件需要查看目錄，根據目錄提供的線索要素，查找有關文件，由于目錄制作的水平及查找人員的業務熟悉程度，往往查一份文件需用若干分或小時，有時甚至查不到。由于電子檔案是以電子文檔、音像圖片等計算機文件的形式保存在存儲介質中。因此，通過計算機的檢索方式可以在數秒鐘十分準確而快捷地完成對檔案信息的檢索，查找到所需文件與類似文件。同時隨著計算機網絡的迅猛發展，用戶可以通過檔案管理系統在線檢索查閱利用檔案，從而更好地服務于公眾、服務于機關、服務于社會。
3電子檔案的特性及存在的問題
3．1設備依賴性
電子檔案是存儲在各類存儲載體上的數據代碼。電子檔案的生成、檢索、查閱的過程就是對電子文件進行編碼解碼操作，這個操作過程需要借助于一定的硬件設備、操作系統和應用軟件，相應的軟硬件平臺，否則不可能實現。就設備更新方面來看，就會使電子檔案的長久保管利用帶來很大困難，現在計算機技術發展日新月異，更新換代對于計算機硬件來說幾年就會更新換代，而光盤等存儲載體可以保存幾十年。若干年后就有可很可能出現雖然有保存完好的光盤，但是已找不到讀取的設備。同時光盤也不如紙質材料，隨著時間的推移會自然消磁，會丟失所存檔案材料。所以，重要的電子檔案需打印成紙質來保存。
3．2電子檔案信息與載體的相分離性
紙質檔案的墨跡、圖形、符號是緊緊依附在紙張上的，內容與載體不可分離。而且是孤本，獨一無二，雖然有的紙質檔案可以復印，但很好辨別其原件與復印件。而電子檔案的內容與載體是分離的，一臺計算機上形成的電子檔案可復制到另一臺計算機上，而且能夠在不同計算機上傳遞，能夠突破地點時間限制。這樣，一方面電子檔案可廣泛復制傳遞方便了利用，另一方面很難識別其真偽與原件，很難保密，很難維護作者、責任者的產權。對檔案的原始性、真實性、完整性和有效性造成威脅。
3．3電子檔案的易更改性
紙質檔案一般不易更改，若更改其痕跡容易識別看出破綻。而電子檔案人們可以隨意對其進行刪改、增補、拼接、壓縮、還原等操作，這些更改不會留有痕跡。而電子檔案由于電子文件本質上是通過編碼的數字序列，并且對電子文件進行的修改可以做到輕而易舉，因此，如何判斷電子文件是否被篡改已成為電子檔案鑒定工作的一個難題。也給檔案管理與利用造成困難。
3．4電子檔案的多媒體集成性
由于電子計算機多媒體技術的應用，文字、圖形、聲像等多種媒體信息均可隨意組合、拆裝搭配構成電子檔案的內容，使得其信息量和結構要比紙質檔案復雜得多。甚至會造成同一份電子檔案的信息存在不同的載體上，這給電子檔案保管帶來很多問題。
4如何做好電子檔案管理工作
4．1建立并嚴格執行完善的檔案管理制度
為了安全高效地對電子檔案進行管理，首先要建立一套安全可信的權限管理機制，并且要求所有檔案管理人員嚴格執行，確保檔案的收集、整理、鑒定、統計、保管、利用、更新和刪除等所有操作，都必須由具有相應操作權限的人員進行，嚴禁不具備相應操作權限的人員對電子檔案進行操作。同時在日常工作中，檔案管理人員嚴格執行電子檔案管理辦法，實行電子文件管理和電子檔案管理相統一，制定科學合理的電子文件歸檔制度。
4．2嚴格控制電子檔案的修改復制
由于電子檔案易更改和易復制的特性，所以在電子檔案的管理工作中，應嚴格控制電子檔案的修改及復制操作，防止電子檔案被篡改、信息丟失、失泄密等情況的發生。在實際工作中，可以將電子文檔設置為只讀、或對電子文檔進行加密，也可以將電子文檔設置為禁止修改、復制、打印等，以確保電子檔案的真實性、完整性和有效性。
4．3加強電子檔案的安全管理
①對辦公自動化系統及電子檔案管理系統與互聯網進行物理隔離，嚴禁計算機接入互聯網，避免由于計算機病毒、黑客攻擊等情況的發生；②對使用者的權限進行嚴格審核，對使用權限進行系統認證鑒權，注冊登記，保證操作動作回溯可查，責任到人；③要定期對電子檔案進行備份操作，確保電子檔案的數據安全。
4．4加強對檔案管理人員的業務學習和繼續教育工作
隨著檔案數字化工作的逐步展開，檔案工作的對象已經從傳統紙質檔案逐漸向電子檔案轉變，這就要求檔案工作者不僅要具有較高的檔案業務水平，同時還應熟練地掌握計算機技術。為了更好地將新思想新技術運用到電子檔案管理工作中，加強檔案管理人員的業務學習和繼續教育工作勢在必行。
4．5不斷研究探索電子檔案管理的新方法、新措施
在電子檔案管理實踐工作中，要不斷研究總結，遵循電子文件和電子檔案產生發展的規律，勇于創新，不斷完善電子檔案管理的各項規章制度。同時要重視電子檔案管理經驗的學習交流，吸取和借鑒其他單位企業先進的制度及方法。
［參考文獻］
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電子檔案管理范文3
【關鍵詞】電子檔案 保存 維護 維護 管理對策
信息化的時代，隨著計算機與網絡技術的普及,企業信息數字化、辦公自動化的快速發展,電子檔案已經成為企業檔案工作中必須要面臨的工作問題，并且在實際工作中產生的各種問題和難點也必須面對，需要在企業中得以合理運用。
根據多年的檔案管理工作經驗，在此著重探討分析企業電子檔案管理工作中出現的問題以及一些處理方法，拋磚引玉，和檔案管理工作的同仁們共同探討。
一、企業電子檔案管理中出現的問題
（一）電子文件原始資料的保存
目前,在計算機上起草和制作文件,已是辦公常事。往往文件一旦定稿打印后,作為草稿性的電子文件的保存就經常被忽視。許多單位對電子文件沒有采取保護措施,隨意對其進行刪改,不是被清除就是被新文件覆蓋。使具有原始性的電子稿件面目全非,失去了歸檔保存的意義。
（二）電子檔案的完整性難維護
電子檔案材料的多樣性、結構的復雜性,儲存方式的互換性,容易造成信息缺損。當前,電子檔案儲存方式主要有光盤、磁盤和磁帶。這些媒介材料的化學性質不穩定、易氧化、易與堿溶液發生反應,容易造成電子檔案信息丟失，使電子檔案內容的完整性很難保障,直接影響信息再現。
（三）信息安全與保密問題
電子檔案存放位置的不固定性、載體的可轉換性、信息接受對象的開放性以及文件內容的可分解性,造成電子檔案與載體的可分離,使電子檔案信息隨時有被修改、竊取、銷毀的危險?；ヂ摼W的開放性,使電腦病毒和蓄意破壞的電腦黑客對檔案存放載體形成威脅,載體一旦被電腦病毒感染或被黑客闖入,就可能造成信息數據無法讀取或載體內所存信息的丟失,甚至造成整個信息系統癱瘓。
（四）電子檔案的接收格式問題
由于電子檔案的應用尚沒有全國范圍內普及,檔案文件在轉手移交過程中,會出現因兩部門存儲檔案方式不同,使用軟件不同,而使電子檔案在轉交過程中出現困難。
（五）電子檔案的長期可讀性難實現
電子檔案的內容是以數字形式存儲于各種載體上的,但由于電子檔案形成單位的不同習慣,所應用軟件、媒體不同,對同一項目所形成的電子檔案格式都不盡相同。電子檔案在以后的利用中,必須依賴于電子計算機軟硬件平臺將電子檔案的內容還原成人們能夠直接閱讀的格式進行顯示。而互不兼容的電子計算機和應用軟件生成的電子檔案,在電子檔案利用時對信息的交換、顯示會造成很大困難,導致電子檔案打不開或無法顯示而失去可讀性。即使是互相兼容的電子計算機和應用軟件生成的電子檔案,隨著科學技術的進步,電子計算機系統軟硬件技術的不斷升級,數字壓縮、解讀等技術的不斷更新換代,電子檔案在現在形成時所依賴的先進技術,在未來利用電子檔案時往往是時過境遷,新技術已經不認識老技術了。所以,將最初形成的電子檔案原始軟盤、光盤等原件載體保存起來,也并不意味著載體實物上的電子信息能完整無損地、源遠流長地被利用下去。
二、企業電子檔案管理的對策
（一）電子檔案管理的原則
企業電子檔案管理要秉承規范性、可靠性、高效率的原則。規范性是開展檔案信息電子化最重要的原則,也是確保電子化檔案信息可用性的基本條件。要求所有檔案信息的電子化必須按照規定的技術模式、文本格式和工作標準進行,并盡可能采用國際通用標準，對上網檔案信息的組織與傳遞必須采取各方統一認可的規范與標準?？煽啃詥栴}，除了采取各種技術措施、國家制訂必要的認定規范外,文件、檔案工作中相應的制度保障也是十分重要。在電子檔案管理的全過程中,要嚴格制度、堵塞漏洞,不僅要確保歸檔文件和進館檔案的真實有效,還要注意在整理、鑒定、復制、調閱等各個環節遵守操作規程,建立必要的備份等,以防止信息的丟失和失真,維護電子檔案的可靠性。而高效率，應在充分研究的基礎上選擇最優化的檔案信息電子化方案和最高效、經濟的電子化加工系統設施。合理的技術方案的確定,是整個電子化工程成敗和效率高低的關鍵，而優良的電子化加工系統,是檔案信息電子化工程的助推器。
（二）規范電子文檔一體化管理模式
電子文件管理系統的文件管理功能是由電子文檔管理軟件預先內設的元數據需求確定的,所以說電子文檔管理要落實到以軟件為核心的解決方案上,制定相關元數據規范,自覺創建對軟件功能進行規范的平臺。以此為指導,研制有利于電子文檔一體化管理的通用元數據標準,建立電子文檔一體化管理相關的配套標準體系,顯得非常必要。解決電子檔案管理的難題,涉及宏觀政策、信息管理、相關法規以及系統設計等問題。除考慮到電子公文歸檔的需求外,還必須顧及電子文件核心流程層和特定流程層流轉的諸多問題,這是一個復雜的管理系統。而標準又是與時俱進的,需要不斷更新和升級,不能永遠停滯在一個水平上。因而,僅局限于某一個行業、某一個學科或某一個部門研究遠遠不能適應需求。而無政府盲目競爭,自由創建信息孤島,重復設計、各自為政、五花八門、互不兼容也是不行的。要解決電子檔案管理難的問題,與世界電子文檔一體化接軌,就必須建立一個頂級一元化技術權威機制,統一組織協調諸多相關機構聯合攻關,統一全國的電子文檔一體化管理模式,規范電子文檔一體化管理系統軟件開發,以保障電子文檔一體化管理的需求,已成為解決電子檔案管理難的明顯發展趨勢。
（三）采取切實可行的信息保護措施
信息安全技術對于維護電子檔案數據的原始性和真實性至關重要。電子檔案上網后必須從入口、傳輸、使用三個方面采取安全保護措施。目前,為防止檔案信息被竊取、刪除和修改,防止網絡??黑客的進入,常用的技術方法有簽署技術、加密技術、身份驗證、防寫、檔案備份、專機專用、設置防火墻、安裝殺毒軟件等。這些技術措施對于證實電子檔案內容的真實、可靠,確保電子文件在存儲、傳輸過程中的安全、保密,防范對電子文件的非法訪問和隨意刪改,都具有很好的效果。應當不斷改進現代化管理手段,努力提升館藏檔案的安全保護水平。
（四）電子文件所依賴的計算機軟、硬件設施管理要加強
軟件管理上,要積極開辟電子檔案存儲的新途徑,為檔案管理部門配備必要的計算機刻錄設備,對應歸檔的電子文件、數據資料采用通用格式的光盤存儲。要及時修補管理軟件的安全漏洞,對防火墻和防病毒軟件實現全天候自動升級,搞好檔案上傳、下載的安全等級和訪問權限。在硬件管理上,要進一步完善電子文件和計算機設備的保管設施和環境,強化防磁設施的完善和維護,有條件的應及時升級服務器主機和數據庫的硬件設施,確保檔案電子信息數據在保存和傳輸過程中安全、穩定。
電子檔案管理范文4
所謂電子文件是指人們在社會活動中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。與紙質文件比較，電子文件有以下幾個特點：1電子文件不再是直觀的紙質文件，它需要借助現代辦公設備才能閱讀利用；2電子文件可以直接由計算機等現代辦公設備迅速地處理和傳遞；3電子文件的利用是可共享的，也不再受時間和距離的影響；4電子文件的保存條件和環境要求與紙質檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。
二、電子文件對檔案業務管理工作的影響
1傳統的檔案工作以紙質文件材料為工作對象，而應用計算機后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進行修改，一經形成后，馬上存貯到辦公信息數據中，由檔案人員、技術人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質檔案的管理工作經過長期實踐，已總結出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結合點，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時產生，隨時更改，存貯在計算機磁盤或光盤中。因此，它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值”的文件，還應包括該文件的讀取軟件甚至操作系統。
2由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實體分類也可能將被概念分類整理所取代，因為實體分類的結果只能體現一種屬性聯系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當今電子文件的環境中，文件的形式特征和內容特征均發生了變化，電子文件可以通過計算機系統進行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進行象紙質文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據不同的需要，利用辦公自動化系統對電子文件進行自由組合分類。
3由于電子文件的保存價值同時取決于其自身價值和可讀性，其鑒定的方法、內容、標準均將發生變化，原有的檔案價值理論分析范圍也將擴大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統。根據傳統的檔案價值鑒定理論，文件應根據其憑證價值和參考價值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數據不斷地修改和補充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價值尚無法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管方法、要求以及檢索和對外利用等方面也與紙質文件有許多不同之處。
三、電子文件對檔案學理論的影響
1對檔案本質屬性的影響
原始記錄性是檔案的本質屬性。這種原始記錄性一方面表現在檔案的內容上，另一方面表現在檔案的形式上，如當事人的親筆手稿、領導者的親筆簽署等，都表現出真實的原始性。也正是檔案的原始記錄性，才使得檔案區別于圖書、情報、資料等其它信息，而具有法律憑證的作用。在辦公自動化系統中，電子文件從起草、修改到印發都在計算機上進行，它便于修改、便于復制的特性，使得最能體現檔案原始記錄性的內容與形式特征不復存在。電子文件是計算機文字處理系統中的最后一個文本，沒有草稿與印稿的區別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。人們可以在機器上隨時方便地復制電子文件，這樣文件是檔案的前身，檔案是由文件有條件地轉化而來這一檔案概念就變得難以理解。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定電子文件能否作為檔案是否具有法律憑證作用等等，便成為檔案界的一系列新課題。這些課題是電子文件能否轉化為檔案的關鍵，也是賦予檔案本質屬性新的內涵的客觀需要。
2對檔案來源原則的影響
來源原則包括兩個方面：從外部來看是尊重全宗，從內部來看是尊重原始順序。目前，隨著大量電子文件的產生，后者愈益受到普遍關注。傳統的觀點認為源于來源原則的檔案檢索系統必須一律建立在文件形成者或信息提供者的組織機構及其文件的基礎上。只有根據其來源，從形成者的法律責任和行政管理的角度看問題，才能正確整理和理解檔案文件。而電子文件在形成過程中，不再嚴格對應于現存的機關、組織、機構這一現象而產生，人們可以根據需要隨時對文件信息復制、修改和重新組合、打亂或破壞文件的本來順序。因此，要確定檔案的來源，不可僅局限于尋找一個恰切的定義，或僅要求完整地保護全宗與文件系列，按照原始順序進行整理等，而必須正確說明檔案的原始聯系，了解在整個生命周期中文件組合的變化，應隨著客觀實際的變化，豐富和發展來源原則。
3對檔案學理論研究內容的影響
檔案學理論研究的內容是由研究對象所決定的。以往的檔案學理論研究是以紙質檔案為主要對象，電子文件出現以后，檔案工作的對象發生了變化，其理論研究的對象自然也就發生了變化。原有的一些定論、模式將被重新審視，原有的管理思想、管理原則將得到更新和補充，原有的檔案學科體系也將得到充實和完善。所有這些研究課題都應圍繞電子文件來開展。如電子文件的整理排序技術、信息安全保護技術、計算機病毒防治技術等等，都將成為檔案學理論研究必不可少的內容。
四、檔案界所應采取的對策
1做好歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰略。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現行文件工作領域，對產生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮社會效用。
2解決好電子文件的保存問題。以化學磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因為它的信息讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質層上的信息被密封在塑料保護層內，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進行深入研究和探討的重要課題。目前，對于長久保存的電子文件，需要定期進行復制，以防止信息損失。
電子檔案管理范文5
【關鍵詞】醫院；電子檔案；管理
一、醫院實行電子檔案管理的重要意義
首先，醫院電子檔案能促進檔案信息的整合共享，提高檔案的利用效率。檔案管理作為醫院內部管理的一項重要工作，能夠有效促進醫院事業發展。醫院電子檔案管理工作比以往查閱檔案原件更加簡單、易操控，節省了大量的時間與精力，大大增強了原始檔案的應用程度。醫院各部門可以更加自如地提取檔案，從而大大提高了檔案信息的利用率。其次，醫院電子檔案能夠為珍貴的檔案原件提供保護，為醫院的改革發展提供幫助。隨著醫改進程的不斷加快，醫院的改革與發展迫在眉睫。一個醫院的檔案記載了該醫院的發展歷程、各個階段的醫療水平以及醫院的運營情況，可以說是承載了該醫院文化資源。將醫院的檔案進行電子信息化處理，不僅能夠為檔案原件提供有效保護，還能夠避免因為過多借閱檔案原件而導致檔案遺失的風險。再次，醫院電子檔案為醫院進行內部數據分析提供可靠的資源。醫院在進行內部數據分析時，很難從紙質文件中獲取到有效、有準備的數據資源，但是通過電子檔案數據庫的建立與使用，數據庫中包含了全員的資料與檔案，有效縮短了查閱檔案的時間，從而能夠在很短的時間內生成臨床所需的數據分析結果，并制定出相應的診療方案，為醫院工作效率與服務質量的提高提供了便利，并有效降低了醫院運營的成本。最后，醫院電子檔案能夠為醫院提供個性化的診療服務。隨著醫改的不斷深入，個性化醫療已然成為了一個十分熱點的問題。電子檔案管理也是個性化服務中的一種，相關部門可以從醫院上報的相關數據進行篩選統計，以最快的速度做好可能發生的新疫情的預防工作。從而有助于國家醫療成本的降低，進一步提高國民的身體素質。
二、以科學合理的措施完善醫院電子檔案管理實踐
（一）完善檔案軟硬件設備，以提高電子檔案的安全性。醫院電子檔案管理工作離開了計算機設備，那電子檔案的優勢就無從發揮。對此，醫院應該不斷加強電子檔案的軟硬件設備，將落后的計算機設備淘汰掉，配備完善的電子檔案管理的軟硬件設備。比如，以電子刻錄設施與光盤等等來為工作人員處理電子檔案信息提供便利，從而增強醫院電子檔案的時效性，確保電子檔案能得到安全儲存與有效利用。同時，醫院檔案管理部門應該建立起完備的檔案管理信息系統，從而以現代化的網絡安全及時來避免電子檔案信息被不法分子修改與泄露。針對電子檔案文件的可復讀性強、修改編輯不留痕跡、載體無法統一、一些能夠鑒別文件原始佐證的關鍵信息十分容易被更改等等問題，可以通過建立身份加密驗證的保護措施確保電子檔案信息在傳輸、處理以及利用的過程中出現變更，此外還需要做好電子檔案信息的異地備份處理。以此來提供電子檔案信息的安全性，為醫院電子檔案的科學管理提供切實有效的技術幫助。（二）建立健全的檔案制度，切實提高檔案管理人員的素質水平。為了促進醫院電子檔案管理工作的進一步發展，醫院領導應該要提高對電子檔案管理工作的重視程度。從電子檔案管理工作的特點出發，根據目前社會對醫院電子檔案信息的需求來制定相關的檔案制度來約束、管理電子檔案，從而確保醫院電子檔案管理工作更加規范。此外，作為醫院檔案管理人員，應該不斷提高自身的綜合素質，努力學習有關電子檔案方面的知識以不斷提高自己的工作水平。電子檔案管理人員一定要做好下面四點的安全：1.嚴禁使用電子檔案管理的計算機設備訪問互聯網。2.嚴禁隨意在電子檔案管理的計算機設備上運行任何軟件。3.嚴禁使用U盤等移動設備移交檔案。4.嚴禁打開、運行一些不清楚的文件，以確保電子信息檔案的安全。（三）有針對性地采取紙質與電子檔案雙套歸檔。醫院在進行電子文件歸檔時，其歸檔的范圍可以參照紙質文件的歸檔范圍來開展，確定電子文件的類型，歸檔的電子檔案要及時做備份處理，避免電子檔案被刪除的風險。醫院還應該結合自身的工作實際，凡是在醫院一切活動中產生的具有價值的檔案都應該收集并及時做好歸檔處理。但是由于大多數醫院仍然在電子檔案的管理制度、技術與方法、管理與通信設備等等方面存在著各種各樣的問題，因此，要有針對性地采取紙質與電子檔案雙套歸檔的措施，實行紙質與電子檔案的歸檔、鑒定、整理、著錄、使用等同步進行。
三、結語
醫院的檔案管理隨著科學信息技術的不斷進步與發展也隨之產生了很多新的變化。電子檔案是社會進步的產物，也是檔案管理一個嶄新的課題。醫院檔案管理工作人員應該不斷改進檔案管理的思想、方法、手段等等，不斷創新醫院電子檔案管理，為醫院檔案管理水平的不斷提高奠定基礎。
【參考文獻】
[1]王晶選.對醫院電子檔案規范化管理的思考[J].現代醫院，2014（08）：134-136.
電子檔案管理范文6
（一）缺少完善的管理體系
如今，很多高校的管理體系還不完善，從檔案管理體系這一層面來看，高?，F在還未跟上網絡信息化時代的腳步，還未創建一個有效完整的電子信息管理的體系。雖然高校現在逐步建立了檔案管理體系，同時也對檔案進行了分層管理，但依然還存在著不足，特別是對電子檔案這個新事物來說，某些高校還沒有做好充分的準備。
（二）?w檔存有分散性
高校的電子檔案有的存在檔案管理部門，有的存在某一個系或者某一個院里，散落在各個部門中，這體現出歸檔的分散性。也大大體現了學校對電子文檔的歸檔太過隨意了。同時，由于設備不齊全導致各個部門不能更好保存好電子文檔的完整性。
（三）電子文檔丟失現象
信息化時代，也很容易出現電子文檔丟失。由于在高校中，有的電子文檔是由各個部門匯總而成的。但是，恰恰因為各個部門都各行其是，才致使電子文件丟失或重復存儲，雖然很多高校不斷提高了辦公信息化，加強了辦公軟件在教學和工作中的應用，但是也有很多高校的管理體系還不完善，電子設備不健全，所以導致了很多文檔的丟失，以及不能及時歸檔。
二、加強高校檔案中電子檔案的應用
（一）提高電子檔案管理人員的素質
隨著電子檔案在高校檔案管理中的應用逐漸加強，同時也就對相關的電子檔案管理人員提出了相應的要求。尤其是作為高校檔案管理的主要負責人，為了確保電子檔案管理工作的順利開展，他們必須在日常的工作中注重提高自身的素質和能力。主要體現在以下兩大方面：一是要具備專業的電子檔案相關管理知識。這也就意味著他們不僅要深入鉆研專業知識，還要在工作實踐中掌握各種管理技能和技巧，尤其要牢牢掌握相關理論知識，進而才能有效提高自己的工作的能力。 二是要具備較高的政治素養。由于高校電子檔案中錄入的都是一些重要的內部資源，如果電子檔案管理人員沒有堅定的意志和較高的政治素養，就可能導致信息的外漏，并做出一些損害學校利益的事情。因此高校在招聘相關現職檔案管理人員的時候，除了對他們的基本能力進行考察以外，還要考察他們的政治素養。也只有這樣，才能確保高校以及師生的利益不會因此受到不同程度的損害。
（二）強化規范操作流程，完善管理機構
首先應注意采用適合本校的電子檔案管理系統，并規范操作流程，減少操作失誤與風險。運用手工方式已不能滿足現代高校的發展，加強電子信息管理，充分利用網絡資源，提高工作效率。其次建立健全電子檔案管理機構，從電子歸檔到電子檔案保管過程都應嚴格按照制度規定進行操作，以提高電子檔案的質量。
（三）優化服務方式，拓寬電子檔案管理功能
檔案管理人員應該盡力挖掘檔案館藏資源，重視處理、加工等過程，充分運用信息技術、多媒體技術、光盤技術，堅持檔案管理便捷、快速、個性化，真正實現電子檔案資源安全性共享。其次，合理妥善保存電子檔案信息，可以儲存在光盤里，實現計算機技術具體操作，檔案管理人員堅持“以人為本”的服務準則。構建網絡在線高效服務體系，提供在線咨詢服務，更好地服務于電子檔案管理。
（四）為電子檔案創建安全的網絡環境
高校在進行電子檔案管理的過程中，必須嚴格控制網絡環境，保證網絡環境的安全性。高校應該安排專業人員進行管理，定期對硬件系統和軟件系統進行升級，保證信息安全。相關工作人員還應該定期對檔案信息進行整合和備份，防止在今后的工作中由于文件丟失給工作帶來損失。高校在進行網絡安全維護的工作中，可以通過建立身份驗證、網絡防火墻、病毒預防和數字簽名等，對查詢和復制檔案信息的人員進行身份驗證，嚴格防止有人惡意拷貝文件。
（五）加大對電子檔案應用資金的投入力度
隨著電子檔案在高校檔案管理中應用的發展趨勢，在信息技術時代，加大科技經費投入顯得尤為必要。只有這樣，高校檔案管理才能有序地進行。如何通過資金投入促進電子檔案管理的發展？我們主要可以采取以下辦法：作為一所大學，我們必須加大對現代設備的投資。例如，使用計算機檢索更方便，檔案數據可以通過縮微膠片、掃描技術等有效地加以保護。只有運用現代高科技手段，才能有效地提高電子檔案在高校檔案管理中的應用效率，從而有效地克服過去檔案工作的落后。因此，增加現代化設備是十分必要的，同時也能使整個高校檔案管理工作朝著更加現代化的管理模式轉變。
