前言：中文期刊網精心挑選了檔案信息化建設范文供你參考和學習，希望我們的參考范文能激發你的文章創作靈感，歡迎閱讀。
檔案信息化建設范文1
檔案信息化建設是指將現代信息技術全面應用于檔案建設和管理的過程中，檔案信息資源的管理、利用和開發、管理全部在信息技術平臺上實施，檔案信息化可以將檔案的有關信息資源全面惠及社會各個階層，為社會提供優質的信息服務。檔案信息化建設主要包括：檔案信息的數字化和網絡化、檔案信息管理和服務提供一體化、檔案信息資源高度共享。
過去許多單位，如檔案館（室）在信息技術應用方面的水平很低，只局限于簡單的檔案目錄的編排、管理和查閱，檔案部門之間做不到資源共享，檔案部門之間沒有建立起數字化聯系，更談不上電子檔案文件的網上調取、查閱及歸檔，檔案信息化工作可以說都算不上起步。因此，檔案工作者應加大宣傳檔案信息化建設工作的力度，提高對電子檔案的認識，單位領導應將本單位的檔案信息化建設工作進行統籌安排和部署，將檔案信息化納入本單位的辦公自動化工作中，進一步完善檔案建設的各項規章制度，進一步明確檔案管理建設工作的相關人員的職責，確保本單位電子檔案材料的系統化和安全有效，這樣，檔案信息化建設工作才能有質的突破，才能讓傳統的檔案管理?成真正意義上的信息化管理。
2 檔案信息化建設的必要性
2.1 檔案信息化可以實現資源共享，加強單位之間的橫向聯系
當前，信息技術已經滲透到社會的各行各業，信息產業已經成為蒸蒸日上的朝陽產業，誰掌握了信息發展的前沿技術誰就能搶占社會經濟發展的制高點，才能為廣大的國民帶來更多的福祉。檔案工作是社會各項工作的一個方面，實施檔案信息化建設，既順應了當前國際經濟和社會全球化的新形勢發展的需要，又可以實現檔案信息資源的共享。檔案信息化建設可以充分地保存、利用、開發和傳遞資源，消除阻礙信息使用者共享資源的障礙，進一步實現檔案資源的共享。
2.2 檔案信息化是檔案工作順應科技發展的必然結果
檔案事業是一項基礎性的管理事業，它服務的對象是所有人，在當前我國的現代化建設事業中的地位和作用毋容置疑，檔案事業只有實現信息化建設，才能保障它的基礎性地位。在當前科學技術突飛猛進的新形勢下，檔案工作的開展環境，無論是外部的還是內部的，都發生了新的變化。在新的形勢下，檔案管理建設工作如果固守“接檔案、管檔案”的陳舊觀念，必然沒有發展前景，必然阻礙檔案事業的健康發展。因此，必須改變檔案事業的老觀念，調整檔案工作的結構，使其與當前社會的整體發展相一致，也有利于建立科學、完善和統一的檔案管理體制。
2.3 檔案信息化有利于節約資源，提高工作效率
傳統檔案工作對檔案進行收集、整理、保管和使用依靠的都是手工勞動，工作強度大、效率低，且資金投入也不少，結果是花費了大量的人力和物力，效果也不盡如人意。這樣的管理模式已經大大不能適應信息技術和通訊技術高度發展的現代趨勢，已經成了檔案事業發展的最大的絆腳石。因此，檔案信息化建設勢在必行，因為檔案的信息化建設不僅大大增加了檔案信息的存儲量，提高了工作效率，還大大地節約了寶貴的社會資源。
3 加強檔案信息化建設的有效途徑
3.1 建立規范、統一的檔案信息化管理平臺
統一管理和整體規劃是檔案信息化建設的基本要求。要在檔案信息的采集、應用軟件、數字化等方面就檔案信息化管理制定規范、統一的規定和標準，才能依據標準和規范對檔案實行信息化統一管理。檔案信息化管理平臺的建設可以實現信息系統一體化的數據采集，實現信息的及時采集，從而確保數據的真實性和有效性。
3.2 充實檔案信息化建設的硬件配置
保障檔案信息化建設的硬件配置的重要措施就是相關的自覺投入，資金的籌措是檔案信息化建設的重要內容之一。信息化建設所需的基礎設施和信息資源建設需要大量的經費，沒有經費的保障是不可能實現檔案事業的信息化建設。因此，檔案管理部門的領導要多方呼吁，爭取足夠的資金支持，添置檔案信息化建設需要的必要的硬件設備，穩步開展、實施檔案事業的信息化建設。
3.3 提高檔案信息化建設的質量
檔案信息化建設要有全局觀和長遠觀，要對檔案信息化建設進行全方位的統籌規劃，將電子文檔的短期利益和長期利益統籌考量；要保證電子檔案建設的標準性、可兼容性、可保護性以及可修復性；要制定并實施相應的檔案信息化工作規范來規范檔案信息化建設的各項工作，要避免檔案信息化建設中出現的各自為政現象以及重復建設的問題，確保檔案信息化建設的效率。
檔案信息化建設范文2
關鍵詞： 檔案；信息化；建設
檔案信息化是檔案工作向現代化邁進的必由之路。加快檔案信息化建設是當今檔案管理現代化、規范化的客觀要求。推進檔案信息化建設，要準確理解信息化建設的科學內涵及新時期信息資源開發的主要任務，把握信息化建設的中心環節，并采取相應措施把檔案信息化建設切實落到實處。
1 檔案信息化的科學內涵
檔案信息化是指在檔案管理過程中，把各種現代化設備和技術手段運用到檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等各個環節上，從而使檔案管理趨向規范化、現代化及高效率化的過程。在這一過程中，伴隨著信息技術水平的提高及其在檔案管理中應用程度的變化，檔案信息化建設的階段性目標也要及時做出相應調整，檔案管理理論所面臨的創新與發展要求也會表現出一定差異。因此，在檔案信息化建設中必須認識長遠并立足當前，做好檔案信息資源開發利用工作。
加強檔案信息資源開發利用工作的主要任務是：根據黨和國家關于信息資源開發利用工作的總體要求，加大檔案信息資源管理力度，全面整合各類檔案信息資源，促進檔案信息資源總量增加、質量提高、結構優化；加強多形式多層次共享平臺建設，推進服務機制創新，促進公開檔案信息資源廣泛利用和深度開發，推進控制使用檔案信息資源在規定范圍內合理使用；加強檔案管理各項基礎設施建設，為開放、利用檔案信息提供便利條件。
2 加強檔案信息化基礎設施建設
檔案信息化基礎設施建設是一項十分重要的工作，關系到檔案信息化建設的成敗和整體水平?；A設施主要包括計算機、交換機、路由器、服務器、存儲器、操作系統、數據庫管理系統、信息安全系統等。檔案信息化基礎設施建設的整體規劃包括了檔案信息化的整個硬件平臺和網絡，信息化建設的基礎在網絡，關鍵在軟件。計算機軟件分為系統軟件和應用軟件。系統軟件是利用計算機本身的邏輯功能，管理計算機系統的各種資源，便于用戶使用和管理。包括：計算機的監控管理程序、調試程序、語言翻譯程序、數據庫管理系統、存儲和安全管理系統以及操作系統。應用軟件是解決某些具體應用問題的程序，只有做好基礎建設，才能穩步、健康、高效地推進檔案信息化建設。
3 加強檔案信息資源建設
3.1 慎選電子文件歸檔方法與移交途徑。電子文件歸檔管理是近年來隨著信息技術、網絡技術發展而推行的一種全新的歸檔管理模式。為了保障電子文件得到及時歸檔與有效利用，檔案部門必須在科學推動電子文件歸檔的工作中，密切結合本單位的工作實際，將電子文件歸檔納入本單位的歸檔制度體系建設之中。
3.2 建立電子文件歸檔管理的質量體系。1）保障電子文件的真實性。無論電子文件的歸檔格式與其生成、發送或者接收的格式相同與否，都必須能夠準確地表現原來生成、發送或者接收的內容；保證記錄電子文件形成、處理、歸檔過程中的各類憑證信息真實、可靠；對電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔實行有效監控，保證管理工作的連續性。2）保障電子文件的完整性。確保應歸檔的電子文件全部歸檔。同時存在電子文件及相應的紙質或者其他載體形式的文件時，電子文件與紙質或者其他載體形式的文件應一并歸檔。3）保障電子文件的有效性。必須有效地表現電子文件中所記載的內容，并保證其可以隨時調用；保證存儲歸檔電子文件的載體長期有效，并確保能夠隨著軟、硬件的升級換代而及時進行有關電子文件的遷移作業。4）保障電子文件的安全性。推進各級基礎檔案信息資源庫建設。本著“利用優先、分步實施”的原則，有序推進傳統載體檔案數字化進程。優先完成文件級機讀目錄數據采集任務，逐步推進全文信息采集。加強檔案部門內部局域網建設，開發和應用統一規范的檔案信息管理系統，建立館藏檔案的規范化管理和利用平臺，并通過各類信息網絡平臺實現檔案信息資源共享。加強規范化建設，統一數據格式和管理系統，確保信息交換通暢、便于共享。通過網絡實現檔案信息的遠距離快速傳輸，達到檔案信息交流的最優化效果，讓檔案資源流動起來。在檔案信息資源整合，擴大共享范圍的同時，還要建設檔案信息安全保密系統，保證國家秘密、工作秘密、個人隱私等信息的安全管理。
檔案信息化建設范文3
一、檔案信息化建設存在的問題
首先，現代信息媒體技術的應用程度有待提升。目前，計算機在檔案管理工作中的利用效率還不是很好，計算機在檔案管理部門往往用于對紙質檔案材料的收錄和索引，或者把紙質檔案材料轉變為電子文檔等。檔案信息化建設過程中依舊沒有充分利用數據庫技術以及網絡技術，檔案部門之間無法實現有效的網絡訪問交流。其次，信息化建設水平有待進一步提升。檔案管理信息化建設和現代管理的要求還存在一定的差距，這通常是因為目前很多檔案管理工作人員的信息化意識薄弱，檔案管理部門各自為政，互不干涉，加之相對分散的檔案管理模式所導致的，這些問題都阻礙了檔案信息化建設的發展步伐。同時因為檔案資源利用運行機制不完善，造成檔案信息的共享程度不高。最后，檔案信息化管理專業人才較少。在推進檔案信息化建設中，人才是最重要的資源。目前很多檔案管理人員還沒有熟練地掌握計算機技術、軟件應用技術和數據信息技術，不了解如何應用和維護計算機服務器等，專業水平較低，影響了檔案信息化建設的推進。
二、檔案信息化建設的策略分析
（一）加強電子文件的管理。隨著現代計算機技術的日益普及，很多珍貴的重要文件資料都逐漸被上傳到網絡中。上網之前需要根據信息管理部門的規定對文件格式予以統一轉換，從而確保檔案數據信息的準確性與通用性，針對并未上傳到計算機中且具有較大價值的文件，需要進行統一的編目整理，盡快向檔案部門傳輸，可選擇依靠信息管理網絡在相關業務管理部門和檔案部門之間設置電子文件歸檔專用傳輸網絡，構建依附在信息管理網中的歸檔專用子網絡，把上網和未上網的具有較大價值的電子文件從這一系統傳輸到檔案管理部門。不管采取何種方式進行歸檔，都應當由電子文件形成單位根據統一的格式進行編目整理，避免由檔案部門自行從互聯網中下載，從而確保電子文件形成部門能夠對檔案數據信息的準確性負責。（二）提高信息化技術水平。在檔案信息化建設逐漸推進的過程中，檔案管理部門必須要將相關的硬件設施準備充分，同時采取現代化的信息技術方式，按照單位的實際情況尋找符合自身需求的信息管理軟件，或者借助于科研手段自行研究開發出一套管理軟件，真正構建全面健全的檔案管理系統，如此才能夠進一步推動檔案信息化建設，更好地開發和利用檔案資源。檔案材料的歸納整合必須要堅持統一錄入，嚴格篩選，如若不然，很容易造成工作效率的降低，讓本就繁瑣的工作變得更加復雜。檔案信息化建設所提出的資源共享并非是檔案信息完全公開透明，在推進資源共享的過程中還需要設置一些珍貴機密檔案材料的查閱權限，針對機密檔案材料必須要對閱讀者的身份予以審核，唯有如此才能夠真正確保檔案管理系統的完善。（三）搭建網絡信息數字平臺。構建全面系統的信息數字化平臺是確保檔案信息化建設的基本前提，另外也能夠為檔案信息化建設創造出更好的網絡氛圍。為營造更加系統化的檔案信息化系統，要堅持從實際情況出發，有規劃有目標地推進數字平臺以及網絡管理軟件的開發建設。建立全面系統的信息化檔案管理平臺還要求我們必須要建立各種檔案信息數據庫，對于檔案信息化管理需要憑借一個綜合化的信息管理系統，進而確保檔案材料信息的歸檔、分類、查詢以及檢索功能更好實現。與此同時，在檔案信息化系統中可以建立檔案信息查詢鏈接，確保檔案信息管理系統和其他部門的資源系統可以實現無縫連接。（四）做好電子文件保存工作。要開展好各種新型文件材料歸檔工作，就需要檔案管理人員真正深入文件工作領域，對形成的大量電子文件的接收、處理以至于存儲工作予以指導，保護好電子文件材料的原始信息，充分掌握文件信息的來龍去脈。要對電子文件管理保存工作引起足夠重視，逐步建立健全電子文件檔案保存管理的相關政策法規機制，為電子文件的管理工作提供一定的規章制度指導；進一步確定電子文件的管理原則，使電子檔案文件的價值得到充分發揮；積極學習借鑒國外的成功經驗，有效組織和推進電子文件管理的基礎性研究工作，將電子文件管理評估納入到政府信息化建設評估系統中。
三、結語
總而言之，檔案信息化建設符合我國信息化戰略的要求，也是檔案事業未來發展的重要目標。我們必須要充分意識到必須強化檔案技術發展、推進信息化建設、努力培養現代化檔案管理人才，才能夠以更加積極的態度推進檔案信息化建設，確保我國檔案事業的持續健康發展。
作者:常瑞華 單位:新疆博爾塔拉蒙古自治州精河縣發展和改革委員會
【參考文獻】
檔案信息化建設范文4
【關鍵詞】 檔案 信息化 成效
隨著信息傳輸、多媒體、數據庫、語音識別等技術的廣泛運用，醫院檔案信息化建設成為時展需要。檔案信息化管理為醫院檔案工作帶來了質的飛躍。實現檔案信息化必須正確認識信息化建設所帶來的科學成效，采取科學的措施。
一、科學認知信息技術在檔案管理中的意義
1、保護原件。相較于電子檔案，傳統的紙質檔案在反復借閱、利用過程中，會受到不同程度地損壞。而檔案信息化建設則使檔案原件得到很好的保護，檔案人員利用信息技術對原件掃描，以電子文件的形式保存，電子文件提高了閱讀效率，使檔案原件得以保存。2、提高歸檔效率。信息化建設可以使醫院檔案管理人員借助專業的軟件，只需一個指令性，系統將自動改動、調整信息，從而代替了傳統紙質檔案只能采用手工操作的方式進行歸檔整理、編寫目錄，避免了大量的重復工作，減少了人力和物力耗費；利用計算機技術檔案人員通過局域網對病案、文書、會計、基建等檔案信息進行監督和管理，對不能及時歸檔或不符合歸檔標準的材料督導和整改，從而提高了檔案歸檔效率。3、整合資源。傳統檔案只能人工管理，借閱并不方便，難以實現資源整合和共享。而信息化建設為醫院檔案的資源整合提供了便利條件。醫院檔案部門通過局域網內對各個部門的各種門類載體的檔案信息整合，使用者通過輸入用戶名及密碼有條件地查閱公開的醫院信息，從而擴大了對原始檔案的應用程度和范圍，提高檔案利用率，實現了檔案信息資源共享。4、管理科學化。醫院檔案管理人員以往只能忙于實體管理，終日只能沉浸在日益增多的檔案資料的拆裝、搬遷、修復之中。事實上，檔案只有發揮自己的閱讀效應才能發揮它的最大作用。檔案信息化建設轉變了傳統的實體管理方式，管理員的主要精力轉向信息管理，節約了大量人力、物力、保存空間，使借閱者更加形象、直觀地對檔案進行檢索和利用。
二、加強醫院檔案信息化建設
1、提升認識，轉變觀念。檔案信息化建設給醫院各項工作帶來方便與快捷。各級各類醫院要轉變觀念，認同電子公文與紙質公文具有同等效力，電子文件、電子檔案一樣是查考的主要對象。醫院檔案部門要結合院工作實際，建立健全醫院電子檔案各項制度，為檔案信息化建設提供制度保障。
2、加強硬件建設。各級各類醫院要依托局域網構建醫療信息管理平臺，通過住院醫生、住院護士工作站、財務管理、藥品管理等模塊，實施統一管理，解決電子檔案的采集、加工、鑒定、歸檔、管理和維護，保證數據真實、完整、有效，實現文檔一體化管理。醫院通過電子病歷檔案記錄患者在醫院中接受的所有治療信息，并跟隨患者健康狀況實時更新；患者來院就診，臨床醫生可隨時獲取病人健康的相關信息，避免重復檢查、重復診斷、重復用藥，提高了臨床檢驗、處方、處置的效率，避免醫療差錯、確保醫療質量、節省醫療費用；以辦公自動化系統為管理平臺，實現文書檔案電子化管理，提高了公文、信息的傳遞速度，實現資源共享和利用，提高管理效率，也充分調動了醫務人員學習的積極性，提高醫院了形象和影響力，提升了醫院整體形象；以檔案綜合資源管理系統為平臺，保障檔案資源有效利用。檔案綜合資源管理平臺建設以檔案信息資源共享為目的，涵蓋人力資源、科教管理、醫務管理、護理管理、科室管理、醫院經營決策等內容，覆蓋管理者、科室、職工統一管理。充分發揮平臺職能，共享醫院制度、職責、醫療報表、醫療業務方面的管理性文件、設備等，有效化解醫患糾紛。
3、加強信息安全。各級各類醫院要高度重視電子檔案的安全保護，電子檔案是寶貴的信息資源，其真實安全、準確可用關系到數據本身的正常運行，關系到與其有關的管理業務和服務業務的開展。要禁止電子檔案管理專用電腦訪問外網，以免造成數據丟失或惡意修改破壞；安裝正版軟件，保證數據不受病毒和木馬軟件侵襲；嚴格遵照行業防范標準和規范，通過網絡入侵檢測防御技術、電子檔案數據異地備份建立安全保障體系，保證電子檔案數據安全。
4、加快人才培養。信息化技術不斷更新，給檔案信息化工作帶來挑戰，醫院檔案信息化建設要不斷加大投入，改善基礎設施設備，提高檔案信息化管理水平；加快人才培養，為檔案信息化建設提供信息技術支撐，醫院要加大人才培養力度，培養具有檔案管理知識、信息專業技術的復合型人才。
檔案信息化建設具有廣闊的發展前景，它不但可以幫助檔案人員方便地管理各類檔案信息，而且實現了檔案信息化技術在醫療、教學、科研工作中現代化的管理模式，進一步提高了醫院管理水平、醫療業務水平、醫療服務質量，為醫院的可持續發展奠定了良好的基礎醫院檔案信息化建設是一項長期的、復雜的系統工程，需要醫院檔案部門長期細致的工作。工作中，檔案部門要積極探索醫院檔案信息化建設的有效途徑，從醫院檔案信息化建設的實際情況出發，提升開發醫院檔案資源的科學手段，提高檔案服務水平。
參 考 文 獻
檔案信息化建設范文5
從民政部門檔案信息化建設工作的現狀看，目前主要存在以下幾個方面的問題：
一是對民政檔案信息化工作重要性認識不到位。當前，一些民政部門工作人員，甚至部分檔案工作人員也對抓民政檔案信息化重視不夠，簡單地認為民政工作信息化建設只要完成民政工作任務就可以了，對檔案主管部門的工作部署和檢查存在應付心理；而民政部門檔案工作人員往往又身兼數職，承擔著繁重的民政工作任務，不能專心做好檔案工作，致使民政檔案管理工作是“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”，造成有的基層民政檔案管理工作做完了，卻沒有將文件材料及時歸檔，亂丟亂放，出現人走檔丟的現象。
二是檔案工作人員信息化管理水平不高。從目前基層民政檔案專業人員隊伍的整體狀況看，普遍存在專業理論水平、信息化管理素質偏低等問題，與現時民政工作檔案信息化的發展要求存在較大差距。許多民政工作檔案管理人員的管理水平停留在傳統工作經驗上，信息化管理經驗不足，思想觀念和管理水平跟不上時展，缺乏創新和活力。
三是電子文件管理不健全。雖然當前的電子文件應用與管理越來越普遍，各級工作人員應用計算機開展工作越來越廣泛，但是，由于當前計算機技術開發、推廣與使用上的制約，以及民政工作法律政策規定的要求，民政部門對民政工作文件的管理和利用仍然采用"雙軌制"，即文件電子版與紙質文件實物載體同時并存，特別是針對電子文件修改、銷毀的隨意性的不確定性認知，人們還是對紙質文本的信任度較強，因此，電子文件的整理、歸檔并沒有被廣泛地重視起來，而且，有的部門的專門檔案室、檔案柜并未很好地建立起來或很好地使用，每個民政工作人員所使用的計算機里面都有電子文件，沒有按規定收集整理立卷歸檔，銷毀隨意性大，電子檔案管理很混亂。
四是民政檔案信息化基礎設施不足。由于對民政檔案工作信息化經費投入的不足、民政檔案信息化管理軟硬件設施還相對缺乏，使得民政檔案信息化管理相對滯后，不能適應民政工作信息化建設的需要，不能及時、迅速、準確、全面地為民政工作科學化、規范化推進提高提供有價值的信息資源。而且，目前部分民政文件資料仍然是人工歸檔、管理，計算機在檔案管理上的使用、保護水平較低，使民政工作檔案信息不能共享，查閱不方便。往往是要“沉入”檔案室的卷宗中，逐卷、逐頁尋找，不能適應民政檔案信息化發展的要求。
針對民政部門檔案信息化管理工作中存在的上述問題，結合檔案信息化工作實際，要實現民政檔案規范化管理，應從以下幾個方面采取對策：
首先，要加強民政檔案信息化基礎建設。一方面各級民政部門應充分認識到做好民政檔案信息化工作的重要意義，適應民政工作信息化建設和檔案事業發展的要求，把檔案信息化納入民政信息化建設的總體發展格局中，以促進民政檔案事業持續快速健康發展，為民政事業發展服務。另一方面，要提高檔案人員的業務素質。把檔案信息化建設相關的計算機應用基礎知識、數字化技術知識、網絡技術知識、現代管理技術知識等列入民政檔案工作人員知識更新和繼續教育工作計劃；采取請進來與走出去相結合、專家授課與個人自學相結合等培訓方式，加強對檔案業務人員應用新技術、新設備、新方法的培訓，普及信息技術知識，提高檔案業務人員掌握和運用現代化技術的技能，不斷拓寬民政檔案管理人員的知識面，準確掌握《檔案法》、民政部關于文書檔案工作的有關規定和要求，促進基層民政檔案信息化管理水平的不斷提高。并且，民政檔案工作人員要堅持在工作中學習和掌握民政工作信息化的有關知識，努力自主提高自身的業務素質，適應當前和今后一個時期的工作需要。
其次，要加強民政檔案信息資源和應用系統建設。一是要加強電子文件歸檔管理。民政部門要根據民政工作檔案管理的要求，加強對本部門電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監督、指導，保證各單位產生的有保存價值的電子文件真實、完整、有效。及時總結、推廣經驗，引導、規范機關電子文件的歸檔管理。二是要盡快實現民政檔案的信息化與民政工作的信息化同步。民政檔案必須適應民政工作信息化要求，把電子文件妥善保管起來。民政工作信息化的迫切要求及快速發展，對民政檔案管理提出了更高的要求。隨著計算機技術的發展，數據存儲技術的成熟、數據安全問題的解決，電子文件將不斷增加，紙質載體的文件數量將不斷萎縮，電子文檔的應用是檔案發展的必然。民政工作電子文件不止是日常工作形成的方案、總結之類的文稿，更多的會是越來越多的每個工作日里形成的婚姻登記文書檔案、正式的文件，低保救助、五保管理、民間組織等申報審批形成的數據資料，地名管理、勘界協議、退役士兵安置等工作中形成的文件資料及各類電子版的影像檔案，都要越來越多地作為電子檔案保存、應用，使民政檔案現代化與民政工作信息化有機結合，同步發展。
檔案信息化建設范文6
1 檔案信息化建設現狀
1.1 信息來源分散復雜
檔案資料通常來源較為分散，難免出現各個相關單位或管理部門移交的檔案文件出現重疊的情況，在同一主題下的資料整理出現大量無差異化的信息。因此，對于繁雜冗余的大量檔案資料，進行科學的篩選、管理，合理的對具有重要價值的信息進行選擇、發掘，就成為了一項重要課題。通常情況下，囿于傳統檔案人工處理方式的效率限制，檔案信息的篩選和挖掘過程繁瑣、主觀性強，浪費大量人力物力。
1.2 檔案管理模式陳舊滯后
隨著經濟社會的迅速發展，傳統的檔案管理模式已經不能滿足信息化時代的需要。過去的檔案管理制度對檔案移交、文件信息匯集、資料報送等操作要求周期長、操作滯后，造成檔案信息老化、價值缺失、資料不全甚至無據可查，難以保障當前對檔案信息的現實需要。
近年來，國家大力推進信息化辦公進程，然而在部分檔案管理部門，仍然沿用傳統的手工檔案管理模式。檔案管理軟硬件設施不足，檔案管理流程繁復，造成檔案信息服務效率低下。
1.3 人員心態亟待轉變
在大力推動檔案信息化建設的新形勢下，檔案管理人員的心態亟待轉變。傳統檔案管理工作中，檔案管理單位主動性較低，部分管理人員服務意識差，工作缺乏熱情和責任感，難以在實際工作中樹立正確的工作態度，無法真正積極的投入到工作當中。很多檔案管理人員缺乏專業的檔案管理知識，怠于緊跟政策步伐、積極學習新的技能。一些檔案管理人員甚至在工作中逃避責任、消極工作，難以很好的端正服務心態。這些思想上、專業技能上出現的心態問題，影響了檔案信息化建設和檔案管理工作的順利開展。
2 檔案信息化建設的優勢
2.1 提高資源利用率和工作效率
檔案信息化建設是當今形勢的需要，也是檔案管理的必然趨勢。檔案資料涉及的所需信息來源廣泛、文件內容復雜、檔案管理過程復雜繁瑣，建設信息化的檔案管理系統能夠節省大量的人力和物力資源。傳統的檔案收集、整理以及信息服務，都需要人工方式進行處理。在繁雜冗余的檔案文件中，重疊文件、重復資源、需更新信息等等，時刻需要耗費人力進行及時處理，不僅工作量巨大，還極容易出現各種各樣的疏漏或問題。將檔案資料轉化為電子數據，引入自動化辦公流程，建立電子檔案管理機制，能夠彌傳統人工檔案管理方式的缺陷。所有檔案資料錄入至電子檔案管理系統后，直接通過軟件操作進行篩選、整理，檔案管理工作完全可以依靠計算機進行操作，且歸檔清晰明確，整理方便快捷，大大的提高了資源利用率以及檔案管理的工作效率。
2.2 簡化操作環節，有利于服務質量的提升
信息化檔案管理系統有助于簡化傳統檔案信息服務的相關環節，為檔案使用者提供便利，從而提升檔案管理部門的服務質量。傳統的檔案借閱管理操作復雜、過程繁瑣，往往造成檔案使用者的種種不便，影響檔案管理部門的服務質量。在信息化的檔案管理背景下，檔案使用者可以省卻大量中間環節，無須各種手續、證明借閱所需電子檔案，還可以通過網絡檔案管理系統對所需信息進行獲取，極大的縮減了辦事環節。
3 檔案信息化管理方法
3.1 健全檔案管理機制
檔案管理工作機制的健全，是推進檔案管理信息化建設的重中之重，決定著檔案信息化建設的指導方向。首先，要保障檔案管理制度與實際工作運行條例的建立和健全。檔案管理部門應當在建設信息化管理系統的同時，制定相應的電子管理制度，與其他信息化管理條例共同執行，保障檔案管理各個環節的政策落實。同時，檔案管理機構應加強各部門的組織配合，形成部門之間的協調聯動，積極應對電子檔案管理的新形式，主動提出問題、發現問題，共同解決問題。對電子檔案文件應制定新的政策細則，以解決可能出現的各種新情況。最后，有關檔案管理信息化建設方面的績效評估機制應當予以加強，有意識的提高信息化建設方面所占的績效比例，以鼓勵檔案管理信息化建設的積極推進。
3.2 提高管理人員素質
檔案管理信息化建設的推進，意味著對檔案管理人員的專業素質與思想水平要求的提高。檔案管理人員必須認清形勢、擺正心態，夯實檔案管理的專業知識。同時，信息化檔案系統的建立，意味著需要管理人員具備對新設備、新技能掌握。檔案人員應當積極學習相關的軟硬件操作方式，熟練把握新的工作流程；深入鉆研電子檔案管理系統的各種操作和調試，為信息化建設的不斷改革和提高提出建議；對管理制度和相關政策的建立和改革有所了解，將工作細則落實到切實操作中。
加強管理人員的思想教育，提高管理人員在工作中的責任感和服務熱情。?魍車牡蛋腹芾砉ぷ髦校?更加側重于檔案的保管而非檔案信息的服務。隨著檔案管理信息化的建設，在檔案管理工作中的文件資料搜集、整理等工作量減輕，紙質檔案資料的管理轉變為電子檔案資源的系統管理，檔案信息的服務變得更加重要。檔案管理人員應當轉變傳統的被動服務意識，加強自身思想水平的提高，培養主動熱情的服務精神。
3.3 加快數字化建設進程
檔案管理工作的數字化建設是保障檔案信息建設的基礎。只有加快檔案管理的數字化程度，彩能夠實現檔案信息化建設所要求的檔案資源共享和檔案資料電子化。首先，應當提高檔案數字化建設的重視程度，為具體工作的開展制定相應的計劃方案，同時建立相關監督監管制度。其次，對紙質檔案資料的有效錄入和數據上傳效率應有所提升，保障數字化建設進程。同時對相關電子管理系統予以升級優化，在后臺管理和用戶使用上使其更加友好便捷。將紙質檔案的管理與電子檔案管理并重，完善二者結合管理、相互保障的相關機制。最后，在資源共享上加大力度，各檔案管理部分相互配合實施聯動，在嚴格遵守國家相關制度的基礎，共同建立數字化檔案資源與管理系統，為檔案信息化建設做出應有貢獻。
