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項目檔案管理細則范文1
關鍵詞：油田；基建檔案；檔案管理；完善管理
加強油田基建檔案管理，促進油田基建檔案系統建設，這是油田企業進行企業基建項目管理改革和優化的必經之路，也是最有效的手段之一。基建檔案是指從建設工程項目醞釀、立項、施工到竣工使用，整個過程中直接匯集和形成的。必須進行整理立卷的，具有保存價值的文字、圖紙、圖像、聲像等各種載體的文件材料。是單位檔案的組成部分之一。它反映了建設項目管理工作的真實過程。為基建工程各階段建設活動的決策、文件編報、施工、竣工、使用等工作提供依據和憑證。
西北油田內部涉及基建資料包括很多內容和項目，比如在油田建設開工前基建項目的立項、審批、勘察、設計、招投標、施工、工程竣工驗收等全程基建資料的收集、整理、管理、保存、歸檔等一體化的管理模式。西北油田基本建設工程項目檔案歸檔類型主要分為幾下幾大類：綜合性文件；可行性研究；設計基礎；設計文件；工程管理文件；施工資料；電氣、儀表安裝施工文件；生產技術準備、試生產資料等。
一、油田基建檔案的形成
在油田項目建設工程中，基建檔案是由建設單位，上級審批單位，勘察、設計、施工、監理單位在申報、審批、建設、施工、竣工、驗收過程中由文字、聲像、圖像等基建資料所形成的。
二、基建檔案管理體會
（一）造成基建檔案缺失的原因
1.項目管理人檔案意識不強，學習宣傳力度不夠。由于基建工程和檔案管理的專業性存在一定差異，工程技術人員和檔案人員互相不了解專業和技術知識、工作程序、缺乏工程檔案管理的實踐能力，使基建檔案的收集、整理和歸檔不及時、不規范。
2.基建檔案工作涉及眾多部門，傳統的管理機制已不適用現代企業管理模式，加之工程參建單位多，檔案工作標準得不到統一，如歸檔的基建檔案案卷質量不一，格式和內容不相同，給檔案部門增加了一定的難度。
3.隨著社會信息化進程的加快，現代信息技術快捷、高效、準確、便利的優勢，也在影響著油田的檔案管理，現基建工程檔案歸檔標準已不能滿足工作要求。
4.歸檔不及時，由于經濟利益或趕工期等原因，人們只重視工程本身，輕視工程檔案，造成了基建檔案歸檔滯后，加工程完工后需三個月后移交于檔案部門，有些單位往往都放置年底或第二年才交于檔案部門，最終影響了對檔案資料的提供利用工作，尤其是重大工程項目管理前期技術文件資料處在分散、損壞，丟失等情況下，不能及時補缺，嚴重影響了檔案的統計與管理，制約了單位建設和檔案管理工作的可持續發展。
5.資料整理不規范，基建工程項目歸檔后就形成了檔案，必須按照檔案管理的標準進行歸檔。而有些施工單位沒有設置專門的技術檔案兼職人員，造成建設文件材料紙張規格大小不一，文件書寫材料不同，圖表式樣未用藍圖剪裁等等，使檔案案卷質量不符合國家標準。
（二）如何加強油田基建檔案管理
1.完善基建檔案管理機制。嚴格按照基建檔案管理程序，標準進行檔案管理和保管利用工作。為加強本公司油田基建項目檔案管理工作，確保油田運行項目的完整，準確，系統和安全，結合分公司實際情況，制定了《西北油田分公司建設項目檔案驗收辦法》，尤其對重點工程項目的歸檔做了更細致的檔案歸檔說明。體現了事中控制不如事前控制的理念，為基建檔案收集齊全，整理規范，歸檔及時，保管安全打下堅實基礎。
2.將基建檔案管理工作納入項目管理過程。如果基建建設項目成立之時，也就是基建文件的收集、整理之始，明確需移交的基建檔案材料套數，歸檔時間和案卷質量要求等事項，不提交齊全完整的基建檔案不予開具合格證，則直接影響預付款。從而促進施工單位配合資料的歸檔，使基建工程檔案的質量有了保證。
3.加強油田基建檔案的收集工作，按照基建檔案收集范圍、歸檔質量、歸檔時間等要求，將所編制的基建檔案管理標準和細則分發到相關部門和施工單位，不定期的進行基建檔案的咨詢和指導，確保各參建單位履行基建n案歸檔移交的責任。由施工單位整理組卷后交建設社單位審核，要充分發揮工程技術人員的作用，嚴格履行文件質量審核程序，填寫檔案移交清單雙方簽字確認后，方可向檔案部門移交，并按照檔案整理細則標準將基建文件材料進行歸檔。
項目檔案管理細則范文2
關鍵詞：檔案管理；固定資產；制度建設
中圖分類號：C913.3 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2017）08-0143-02
固定資產投資項目是以擴大研發生產能力為目的而進行的技術改造基本建設工程，以及設備儀器更新與升級換代等建設項目。固定資產投資項目檔案（以下簡稱項目檔案）是指伴隨整個項目建設流程（立項論證審批、可行性研究，勘察、設計、施工、監理、竣工，采購、安裝、驗收等活動）而產生的一系列具有歸檔保存價值的文字材料、圖紙、照片、實物、聲像資料等，是對項目的完整、系統、客觀、準確的記錄，對項目建設和后續維修維護與改擴建具有重要的參考價值，也是項目后評價的主要材料依據。做好項目檔案管理對于總結投資效果、提升國有資產經營能力甚至反腐倡廉具有重大意義。
“十五”以來，伴隨著國民經濟的高速發展和國防建設的迫切需求，國家大幅度增加了國防科技工業部門的固定資產投資支持力度，建設單位項目管理任務大幅度提升，并且由于建設項目中新技術的應用，對應檔案管理復雜度和難度也不斷提高，一度普遍出現了項目檔案資料收集不完整、內容不完善、保存不合格、使用不規范等問題。
為此，原國防科工委、國家檔案局聯合頒布了《國防科技工業固定資產投資項目檔案驗收辦法》（科工辦[2007]161 號，以下簡稱《驗收辦法》），提出了項目檔案管理的基本要求，并規定通過專項檔案檢查驗收，是項目通過竣工驗收的先決條件。中國電子科技集團公司配套制定了《固定資產投資項目檔案驗收評分細則（試行）》（以下簡稱《評分細則》），通過組織宣傳培訓和交互檢查驗收，進一步落實項目檔案管理工作的具體施實。
通過這些措施，中國電子科技集團各成員單位項目檔案管理水平得到了極大提高。然而在項目檔案檢查驗收工作中也發現，一些建設單位由于項目檔案管理制度建設不完善，導致業務部門與檔案管理部門協調困難，對檔案管理工作的提高造成了很大的困擾。下面結合檔案管理工作實踐，對檔案管理制度建設過程中的一些常見問題進行具體梳理分析，并提出應對措施建議。
一、檔案制度缺失問題
項目檔案管理工作早期主要的問題，是很多單位缺乏專門的檔案管理制度，沒有項目檔案收集、整理、保管、利用的基本要求，更談不上相應的部門崗位職責要求與分工，主要依靠業務部門根據自身需要收集和保存積累資料，導致項目檔案管理盲目、混亂，驗收檢查時就會發現資料收集不齊全、文件內容缺失、組卷整理不規范、檢索調用困難等基本問題普遍存在，甚至在業務部門和檔案管理部門的職責推諉中造成重要資料的散失。
例如，在一次檔案驗收時，發現該單位購置的設備沒有保修卡，驗收專家指出后，檔案管理人員不知情，項目負責人也不知情，最后問采購人員才發現是在采購人員手中暫存著。進一步的了解得知，采購員正因為是知道保修卡是儀器設備的重要終身資料，直接影響到設備運行過程中的維修與維護，也是當設備發生故障時與供貨商交涉的重要憑據。但是，因為沒有相應的檔案管理制度明確規定必須隨設備入庫及時歸檔，反倒“不敢隨便放到資料庫里”，而是自己慎重收藏起來了。
這種現象隨著近年來《驗收辦法》和《評分細則》的宣貫落實，已經引起了建設單位的高度重視，基本建立健全了檔案管理制度。在近年來的檔案檢查驗收中可以明顯體現出來，項目檔案的基礎管理和檔案完整性都有了很大進步。
二、檔案制度的可操作性
目前項目檔案管理制度方面的問題，已經深入到了制度要求與建設單位崗位設置和工作流程建設相關的可操作性、與業務部門和檔案管理部門相關人員業務素質相關的執行操作嚴謹性等方面，成為制約項目檔案管理質量和效率的深層次因素。
以資料的收集整理和案卷歸檔環節為例，這是作為素材的文件資料轉化為規范檔案的關鍵一步，但又恰恰出現在業務和管理兩類職能部門的工作界面上，如果管理制度缺乏明確的職責和分工要求，就很容易造成工作的脫節：業務部門可能會覺得我們只需要忠實的收集、提交建設過程中形成的資料給檔案部門即可；而檔案部門則可能以為自己不懂技術，所以完備、條理、規范地組卷是業務部門的事，自己只需要做到嚴格記錄、安全保管、提供利用就可以了。比如筆者所在單位，幾年前某固定資產投資項目接近尾聲時，業務部門推著小推車把毫無邏輯排列的一堆材料交給了檔案室，而檔案室對于整個項目的情況不了解，無法條理系統地整理這一車雜亂無章的材料。匆忙中兩個部門勉強配合把材料大概進行了整理，結果檔案驗收時專家指出多處問題。
這個問題的出現是由于管理制度對相應的工作界面規定模糊造成的，這個矛盾的化解需要結合單位實際，明確個性化的制度規定。比如業務特色集中、檔案部門崗位配置較弱的單位，就可以采取業務部門組卷歸檔、檔案管理部門指導檢查、案卷保存的模式；而業務面廣、檔案管理部門崗位配置較強的單位，則可以考慮業務部門只需要及時完整收集、提交檔案資料，由檔案部門承擔起準歸檔階段的材料審查、整理、組卷，自行完成歸檔管理。筆者所在單位后來根據業務和崗位特點規定了一種折中處理方式，由檔案室制訂宣貫歸檔資料要求，各業務部門設立兼職檔案員，以卷為單位收集項目建設資料，保證文件齊套性和正確性后交付檔案室，檔案室再進行形式審查并負責完成規范組卷歸檔，既保證了業務鏈條的有效銜接，又保證了檔案的準確、完備和系統、規范，在最近兩次檔案驗收中都以高分通過了驗收。
三、n案制度的完備性
制度是相對靜態的，但實際工作中面對的情況千變萬化，需要不斷修訂完備檔案制度。這不僅是需要適應技術進步帶來的檔案資料形式和內容的變化，甚至還要延伸到對建設項目合作方的制約。例如有些建設單位與參建單位簽訂合同中，對檔案工作的具體要求沒有專項條款做出明確規定，導致在建設項目檔案驗收和項目最終驗收時，有些參建單位或監理單位會以相關工程已結束為由，不參加、不配合檔案驗收。更大的隱患是，由于沒有從法律上對參建單位的項目檔案管理工作形成有效約束，導致對建設單位的相關利益保護的缺失。
筆者所在單位幾年前的一次項目檔案驗收會中，專家發現基建圖紙與設計變更通知單對應關系不明確，要求參建單位到驗收現場解釋，但是參建單位以各種理由推托，遲遲不到現場。在單位不斷催促下，第二天才到會解釋問題，嚴重拖延了驗收會議時間，雖然解釋清楚了問題，但也給項目評價造成了惡劣的影響。為此，筆者單位亡羊補牢，再次修訂完備檔案管理制度，增加了“項目文件材料的收集、整理和歸檔納入合同管理，要求明確，控制措施有力”的條文。建設單位與參建單位簽訂合同，提前設立專門條款，明確項目檔案工作的具體要求，建設單位就變被動為主動，既保證項目建設利完成，又保證了項目檔案的齊套與完整性。
四、檔案制度執行的嚴肅性
檔案管理工作的規范化，除了完備檔案管理制度作基礎，還需要嚴格的執行來落實。沒有到位的執行，一些制度就成了虛設。
實際工作中經常發現，有些文件材料簽字沒有日期，尾頁有空白項不填寫，領導批示和簽字內容不全等等，日后一旦發生合同糾紛，就有可能因為合同生效日期或成立條件的分歧，使建設單位成了被動方；一些設備儀器的購置合同、技術協議中也經常出現落款簽字處只有責任人簽名而沒有簽署日期的情況，也會給解決糾紛或是責任追溯造成困難，甚至給腐敗留下漏洞；還有一些表格的填寫，簽署流程沒有問題，但是主管領導在審批時只簽姓名，沒有具體意見，不符合審批規定，也不符合檔案質量的要求。這類問題根源在簽署人。單位領導應該在管理過程中，更多關注各項制度的落實情況，認真執行各項制度的具體要求。
因此，檔案制度建設不僅要根據檔案部門的實際需要，制訂一系列系統、科學、合理的檔案管理制度，還要在制度的有效執行方面下足功夫，才能更有效調動全員積極性，使檔案管理水平不斷提升。
項目檔案管理細則范文3
關鍵詞：高校；基建檔案；管理
中圖分類號：G647 文獻標識碼：A
收錄日期：2013年2月27日
凡在基建管理和基建工程項目活動過程中直接形成，具有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料等均屬基建類檔案歸檔材料。高校基建檔案是反映學?；窘ㄔO工作的真實原始記錄，是學校檔案的重要組成部分，也是學校的寶貴財富。做好高?；n案管理，逐步完善管理方法具有現實意義。
一、我國高?；n案管理現狀
1、檔案意識淡薄，材料收集不齊全。檔案部門的宣傳力度不夠，導致高校的基建部門以及主管領導對基建檔案工作重視不夠，造成一些基建管理人員檔案意識淡薄，存在“重建設，輕檔案”的思想，基建檔案材料收集不齊全，案卷管理不規范的現象較普遍。
2、制度不嚴，缺少保障措施。雖然《普通高校檔案管理辦法》頒布實施了多年，但是許多高校沒有制定相關基建檔案的收集、管理制度；有些高校所制定的基建檔案因政策水平的差異而大相徑庭；有的高校的規范、制度甚至只有大致框架，沒有細則，造成基建檔案工作沒有納入年度工作計劃、崗位責任制及考核范圍。保障制度的缺失，表現在經費保障問題上?；n案管理和其他類別的檔案管理一樣，需要專用的設備和經費支持，但學校每年用于檔案的專項費用很少，使基建檔案管理缺少必要的設施和設備。保障制度的缺失還易造成人員配備的不足。
3、歸檔的基建檔案質量不高。從已歸檔的材料中發現，基建檔案的材料普遍質量不高，如圖紙的清潔程度、整齊程度等。有些圖紙不是原件，而是復印件；有些圖紙上有任意涂寫等情況。檔案的信息化程度也普遍較低，在已歸檔的基建檔案中，一般學校只能做到“目錄級”的管理，即只能在檔案信息管理系統上檢索到目錄，而沒有相應的電子文件。還有的學校因為未能進行部門立卷制度，只是上交材料，需要檔案部門進一步整理。
4、檔案載體不豐富。按規定，施工過程每個階段均要留下照片或是電子文件，但實際情況是，要么特殊載體的材料匱乏，要么沒有相應的材料，給學校造成不可彌補的損失。
二、加強高?；n案科學化管理的對策
1、加強基建檔案工作領導。國家教委6號令《普通高等學校檔案管理辦法》中第三條明確指出：“高校檔案工作是辦好學校的重要基礎工作之一，各高校必須把檔案工作納入學校整體發展規劃，加強對檔案工作的領導和管理。”可見，檔案管理工作是整個學校發展過程中不可忽視的重要組成部分，領導對檔案工作的重視與否，是搞好基建檔案工作的主要因素。這就要求學校領導高度重視基建檔案工作，在人員、經費、設施上給予大力支持，切實將檔案工作納入學校的目標管理，加大檔案執法力度，認真研究和解決檔案工作中的實際問題。
2、提高檔案人員素質。搞好工程建設，要把提高檔案人員的素質放在重要位置。檔案管理的好壞往往取決于檔案管理人員是否具有良好的愛崗敬業精神和服務態度。基建管理部門作為基建檔案的產生和使用部門，檔案人員更應當自覺提高對各種基建資料妥善保管和及時歸檔的責任心和自覺性。在具體工作中，注重加強檔案人員素質訓練、加強科學管理，要從基建管理和檔案管理兩方面進行專業學習知識和培訓，不斷提高檔案管理人員的業務水平及檔案管理能力。
3、完善基建檔案管理制度。一個工程項目的檔案資料收集齊全與否，完善制度是關鍵。將基建檔案工作納入日常管理工作中，使檔案工作做到“有法可依，違法必究”，這是保證基建檔案工作規范化、標準化、制度化的前提。高校要結合本校的工作實際，制定出一套切實可行的規章制度，并經常進行檢查、督促。在實際運作中，因基本建設檔案材料形成周期長、涉及單位廣、專業技術性強，所有參建單位的檔案工作質量更應該及時地進行約束和指導。工程建設項目完成后，不論是總承包還是分包，不論建設工程項目大小，必須堅持工程項目建檔工作按照檔案管理規范要求與工程建設、竣工驗收同步；堅持檔案部門與基建部門相結合，齊抓共管做好基建竣工歸檔工作，明確項目檔案工作的分管領導到位；指定項目專職檔案人員到位；落實項目施工、安裝編制竣工技術資料、圖紙的人員到位。
4、做好基建檔案工作“三同步”管理?！叭健笔菄覍n案管理提出的基本要求，其內涵主要包括：基建工程一開始就與建立檔案工作同步進行；工程建設過程中，要與竣工材料的積累、整編、審定工作同步進行；工程竣工驗收時，要與提交一整套合格的施工圖的驗收同步進行。在制定本單位或本部門的規定、規范、細則等規章制度的同時，應建立項目基建檔案管理工作制度，在與施工單位簽訂合同時，把項目基建檔案工作要求附在合同中，使施工單位既明確基建檔案的總要求，又明確如何做好這項工作，以及竣工驗收應提供的檔案資料，以及資料套數，從而克服管理工作的無章可循、無據可依的混亂現象，使基建檔案進入正?；芾怼?/p>
5、實現檔案工作網絡化管理。隨著高校對計算機技術及網絡技術的全面普及使用，利用數據庫技術和多媒體技術對基建檔案進行管理，將大大提高工作效率，更好地為工程建設與管理服務。目前，高?；窘ㄔO檔案的管理工作，已經進入從經驗管理向先進科學技術管理階段，傳統的檔案管理方法往往工作量大、存檔不方便，而且不利于及時查找。如果管理方法仍停滯不前，就不能有效保護及利用基建檔案為學校服務。如果參與了高校網絡整體建設，實現檔案工作網絡化管理，基建檔案將更好地被管理和利用，更好地適應現代化管理需要。
主要參考文獻：
[1]陳傳華，劉學應.對高校基建檔案管理的認識[J].科技情報開發與經濟，2005.10.
項目檔案管理細則范文4
建立現代企業檔案管理制度是企業改革的一項重要措施，是企業檔案工作保持健康發展的必要手段。因為企業制度的創新與現代企業檔案管理制度的建立是互相補充、促進的。
（一）企業改革需要檔案管理制度的創新，在企業改革過程中，無論是轉變經營機制，還是建立現代企業制度.檔案為企業調整組織和產業結構，對外經濟合作、清產核資.進入市場成為具有獨立法人權力競爭者提供重要的信息和依據。
（二）現代企業制度的建立對檔案工作也提出了新的要求，如果企業檔案工作還停留在傳統管理模式下，將阻礙其發展。作為企業科技信息管理的組成部分，檔案部門要積極探索檔案工作發展的新思路，著手進行改革.實現檔案管理制度的創新。
（三）制定檔案管理制度，是為了加強檔案管理工作，提高檔案管理質量，更好地為社會、為民眾、為企事業服務，檔案管理制度的強弱直接影響到檔案管理的效率和效能。
二、結合實際，建立現代企業檔案管理制度體系
檔案管理制度的建設是科學規范開展檔案工作、加強企業信息檔案資源建設工作的首要環節。因為制度是基礎保證和根本保障，它使各項工作有章可循、有法可依?，F代檔案管理制度體系的建設應包含檔案工作規章、檔案管理制度、檔案業務規范和重點檔案工作制度等方面的內容。其中檔案工作規章包括各級、各部門檔案工作人員責任及文件形成歸檔責任制度、檔案工作規定、資產與產權變動檔案處置辦法、檔案工作責任追究制度、檔案管理應急預案等方面；檔案管理制度具體又涵蓋了檔案管理辦法、檔案保管制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案統計制度、檔案利用制度、檔案保密制度、電子文件歸檔管理制度等制度內容；檔案業務規范則又囊括了檔案整理規范、檔案分類方案、文件歸檔范圍和保管期限表、特殊載體檔案管理規范、檔案全宗管理辦法等內容；而重點檔案工作制度則包含了軍工電子固定資產投資項目檔案管理規范、檔案工作協作組工作規則等等。
筆者所在的中電海康集團有限公司是2014年在總部中國電子科技集團公司“加快安全電子產業發展”的號召下由中國電子科技集團公司第五十二研究所下屬全資子公司浙江?？导瘓F組建而成的安全電子產業子集團，公司建立伊始，公司領導就十分注重制度體系建設工作。中電?？禉n案管理辦公室更是積極配合公司制度建設工作，結合檔案工作的特點難點，在貫徹公司制度建設的總體部署和要求的前提下，檔案工作人員勤做功課，積極調研，認真完成《中電?？导瘓F有限公司檔案管理辦法》，其中包含了檔案管理人員工作職責、檔案的收集、整理、保管、鑒定、利用等等規范，奠定了檔案管理工作的基礎，初步在制度建設和執行環節層面上打造了閉環管理平臺。隨后各專兼職專業檔案管理人員結合自身工作實際經驗，相繼出臺《文書檔案管理細則》、《會計檔案管理細則》、《科研檔案管理細則》《儀器設備檔案管理細則》等等制度規范，進一步強化責任落實，嚴格工作標準，使檔案管理工作很快上了一個新的臺階。后續我公司檔案管理部門將進一步完善檔案管理制度建設，從強化企業檔案資源建設角度出發，積極學習、研究先進企業的檔案資源建設經驗，制定出適合我公司發展要求的企業檔案資源建設制度，推進公司檔案資源建設工作的開展，如《企業檔案資源開發與利用制度》、《檔案資源建設管理制度》、《檔案資源建設達標升級考核測評辦法》等制度，最終建立健全一整套科學規范、可操作性強的現代檔案管理制度，夯實公司檔案管理工作的基礎。
三、如何優化創新檔案管理制度體系
（一）制度創新戰略――走實用化之路
沒有永久不變的制度，只要是符合本單位實際情況的，可以進一步提高效率的就是好制度。制度創新的成果要經得起實踐的考驗。在檔案館看來有效可行的制度，未必在基層單位檔案室能順利推廣和應用。檔案人員一定要深入學習和研究本單位的當前發展戰略和中長期發展規劃。制度創新著眼點在于組織內部。機制與制度是密切相關的。機制是由制度內化而來的，檔案管理制度是否符合本單位運行規律，這是檔案管理機制創新能否實現的關鍵。
（二）管理創新戰略――走復合化管理模式之路
新世紀的新技術革命，正在推進組織管理現代化和辦公自動化。檔案形成的規范性和檔案利用的廣泛性，將使檔案和檔案工作走出檔案室，走向組織管理的每個角落，使檔案事業成為組織內全體干部職工的共同事業。搞檔案工作信息化也好，搞檔案數字化也好，千萬不能忽視傳統檔案管理模式。我們主張在傳統的基礎上進行改進，引進現代化的技術和管理手段。數字檔案和紙質檔案同步推進，采用復合化管理模式。復合化檔案管理模式是檔案載體多元化，兩種不同載體的檔案如何有機結合保存的模式，有利于檔案管理發展的良好模式。
項目檔案管理細則范文5
【關鍵詞】 工程檔案 廣播發射臺 管理措施
前 言
檔案是指國家機構、社會組織和個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄，也是生產建設活動的豐富資料的來源，對人們從事社會活動具有重要的參考價值。工程檔案是屬于科技檔案中的類目之一，是指工程項目建設過程中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄，有自身的特點和復雜性，與一般的檔案在整理方法有所不同，隨著廣播電視技術進步和發展的要求，廣播臺站的改造任務的加大，為了配合工程建設順利進行，及時有效的對工程資料進行收集、立卷、歸檔、保管、利用，更好地為廣播事業服務。本文就如何提高廣播電視工程檔案管理水平進行探討。
一、廣播電視工程技術檔案的重要性
1、廣播電視工程技術檔案是指工程項目在立項、選點、設計、招投標、施工、竣工六個階段工程建設活動中形成的文字材料、圖紙、圖表、計算材料、聲像材料等各種載體的資料，是工程建設各階段活動的整體記錄，直接反映工程質量和工程實際，見證基層臺站基礎建設的更新和發展。它是工程建設活動中不可缺少的重要工具，是處理業務和履行職能的手段，要了解工程建設活動的情況、規劃決策、處理事務就必須查考和利用檔案，尤其是進行改建、擴建和技術改造工作，工程技術檔案顯得尤為重要。在臺站事業發展中常常會遇到：改造和維護各種管線和地下電纜時，原始的埋設走向、深度不明確等等問題，僅憑頭腦記憶、憑“大概”、“可能”或者“好像”是不行的，必須釘是釘，鉚是鉚，一就是一，二就是二，絕不能憑想當然辦事，要有科學依據，而工程檔案就是依據，如果工程檔案管理工作沒做好，當遇到重大技術工程問題無據可查的時候，就會給我們的管理工作造成極大地被動和損失。因此工程檔案對提升電臺管理水平，增強檔案管理的整體化、規范化、科學化起著舉足輕重的作用。
2、工程技術檔案的質量直接反映工程建設的全過程和實際情況，具有廣泛的科技資源和特有的知識信息，是工程進展實施情況的書面見證，是合同履行情況的真實反映，也是排除工程質量和安全主產隱患的良方，工程檔案原始記錄的特性決定了檔案的憑證價值，它是其他材料所不能取代的，具有法律上的權威性，一旦出現產權糾紛、合同違約、工程質量問題等，工程檔案都是最可靠、最真實、最完整的憑證。
3、工程技術檔案是工程項目的重要組成部分，工程技術檔案在工程施工之前就已經產生并逐步積累，詳細記錄并真實反映工程施工活動的全過程，包括施工前期的立項文件、概要設計、項目預算、招投標文件材料等，這些檔案資料不但是項目立項的重要依據，亦是工程項目勘探設計的重要參考，工程檔案與具體的施工進度如影隨形，是工程施工得以順利開展的重要保證。
4、做好隱蔽工程是保證工程質量整體優良的基礎，所以隱蔽工程資料的收集是工程檔案的一個重要環節，工程建設過程中有許多工序的內容如水電埋設等是被其他工序掩蓋的如鋪設水電埋設，工程竣工驗收時，是看不到，也難以檢測得到，只能通過各種現場記錄、照片、圖紙和檢測報告等檔案資料來評價，因此各基層站臺的工程檔案發揮無可代替的作用。
二、廣播電視工程檔案管理的現狀
1、由于傳統的檔案觀念，基層臺站一般重視文書檔案、財務檔案、人事檔案和技術設備檔案的管理，忽視基礎設施檔案的收集與管理。由于工程建設點多面廣、流程復雜、涉及部門多，使收集工作管理復雜多樣性，再加上工程管理保安全抓效益促進度的傳統觀念，從臺領導到干部只重視工程實體、重視資金管理，對工程檔案的作用認識不足，認為工程檔案資料整理工作不是單位的主要工作，只要“守好攤”，不丟失、不泄密，能應付外調、查檔就行了，造成檔案收集的不完整、不規范，嚴重影響竣工驗收和工程后期的檔案的利用。
2、管理意識淡薄，認識不足。在建筑工程施工過程中，將所有的人力物力都投入到工程施工中，抓緊時間創造效益，在注重工程進度的同時容易忽視材料的驗收和工程施工資料的搜集。當工程完成后，等到檔案資料面臨驗收時才組織人員進行突擊整理，由于施工中資料搜集進度沒有跟上施工進度，造成資料多頭保管，誰用誰保管，甚至人去樓空，就必然會使各種資料的完整性、規范性受到影響，造成材料缺失，影響到工程資料編制歸檔，最終影響到工程竣工資料的驗收。
3、由于大多數基層臺不設專職檔案管理員，臺辦公室行政人員“一人兼多職”，對基礎建設專業技術知識及工作流程不熟悉，缺乏工作實踐經驗，僅僅局限于收集、整理、分類、保存、利用等，更很少介入工程建設活動中去實時了解工程建設動態，沒有參與工程建設項目的單項工程驗收、評審活動，造成了技術和資料管理的脫節，影響工程n案的收集及管理。
三、加強廣播發射臺工程檔案的措施及方法
1、加強領導，密切協作，提高工程資料管理意識
各臺站應積極加強工程檔案工作的思想動員和宣傳工作，通過宣傳提高臺站領導及廣大職工對工程檔案價值重要性的認識，統一思想，密切協作，變被動為主動，同時努力爭取建設單位、施工單位及監理單位對檔案的重視和配合，通過宣傳使領導及基建管理部門真正認識到工程資料管理的極端必要性。
2、健全組織機構，落實責任
發射臺工程建設項目的特殊性且技術含量高，涉及土建、水電、鋼結構、天饋線等工程部門，形成的文件材料涉及面廣、種類多，為確?；n案齊全完整，健全檔案管理制度、落實責任是完善工程技術竣工檔案管理工作的有效手段。工程前期成立工程檔案領導小組，指定一名臺領導為工程檔案管理負責人，協調各部門的工作，臺辦室具體負責檔案管理工作，負責提出整理要求、列出收集任務、排出計劃和進度表，技辦室負責向各項目組收集資料并審查不同階段的工程材料的完整性，各項目小組指定專業技術人員擔任兼職資料收集員，并按照檔案形成的不同階段，落實責任人其職責，形成工程資料管理網絡，保證資料管理與項目建設同步進行；與施工單位、監理單位簽訂工程資料責任書，將《廣播電視工程檔案資料收集和管理細則》告知他們，并在簽訂施工合同或監理合同時，明確需移交的檔案資料數量、交件時間和質量要求。
3、加強崗位培訓、提高專業能力
工程檔案工作是一項專業性很強，從工程立項申請到竣工產生的上千份文件，如何科學規范收集、立卷，對于缺乏基建工程專業知識的檔案人員是個挑戰，要通過組織檔案管理人員參加專業檔案培訓、到先進臺站和技術密集單位如電業局取經學習，全面了解資料編制和管理方面的工作，拓寬知R層面，以提升其綜合業務素質，主動聯系局辦室對《廣播電視工程檔案資料收集和管理細則》的業務指導與解釋，探討施工特點、工程進展程度和各階段形成的文件特點，根據內容來確定收集對象，如：向勘探、測繪、鉆井部門收集整理地質、地貌方面的工程資料；向地基處理部門收集整理有關地基處理的詳勘、補勘資料；向城市規劃部門收集整理土地征用、規劃審批圖紙和文字材料；向施工單位收集整理施工、竣工和有關文字材料；向監理部門、質檢部門、審計部門收集整理在工程施工中起一定作用的有關資料等。
4、過程參與、同步管理是確保廣播電視工程檔案資料完整的必由之路。在工程建設全過程中，檔案人員要根據要求，分階段、有計劃、有目的地進行檢查落實，監督和指導設計文件的形成、收集和歸檔，使竣工文件的進度及質量始終處于受控狀態。工程前期文件多為原件，且為孤本，是工程建設的重要論據，具有一定的法律效益，所以在項目申請立項時，要明確由臺辦室人員負責文書的積累和整理工作，對工程檔案管理的前期管理必須按照《無線局公文處理工作百分過標》、《無線局檔案管理工作百分達標》，做好接收、登記、傳閱、借閱等環節的具體工作，確保檔案資料的齊全完整，確保工程資料的收集和整理工作與項目同步開展。
5、講究質量，實行科學化管理。工程檔案的收集歸檔過程即是完成數據向工程技術檔案的轉化，合理的組卷，能夠為檔案利用者提供更清晰的檔案查找線索，但只憑一份文件的題目或內容是很難判斷該文件的分類走向的，無線局出臺《廣播電視工程檔案資料收集和管理實施細則》，對檔案的收集、管理到文件材料的歸檔范圍及保管期限做了詳細規定，各臺站必須以科學的態度、科學的方法、科學的技術手段做好工程檔案管理工作，做到卷面整潔、裝訂齊整、目錄詳盡、方便查閱，索引目錄一應俱全，為工程檔案信息的開發和利用奠定基礎。
總之，做好廣播電視工程檔案管理工作，對于電臺的可持續性發展極為重要，我們必須對我們從事工作的重要意義有足夠清醒的認識，并努力地做好，真正實現工程檔案的價值，使之更好地為發射臺事業發展服務。
【參考文獻】
[1] 劉曉紅.數字時代下電臺科技檔案管理工作探析[J].廣播電視信息.2012（04）.
項目檔案管理細則范文6
【關鍵詞】建設項目檔案管理;立項;驗收;控制
建立建設項目檔案工作的目的是為更好地完成和實現歷史的重任，更是檔案法賦予項目主管部門和建設單位義不容辭的職責。由于我國經濟的高速發展，建設項目的增進，規模的擴大，許多建設項目不斷涌現。如何管理建設項目檔案，是目前檔案工作者的一個重中之重的任務。
一、煤礦建設項目檔案的內容
煤礦建設項目檔案是指，是對煤礦建設項目文件進行收集、整理的成果.是項目檔案保管的最小單位，是從項目提出、立項、審批，勘察設計、生產準備、施工、監理、驗收等過程形成的需要歸檔保存的文字、圖表、聲像，影像、圖紙等材料，主要由施工文件、監理文件、和竣工文件及基建文件組成。監理文件主要是在建設工程監理實施過程中形成的并由監理單位收集、整理的文件由監理大綱、監理規劃、監理實施細則、監理會議記要、監理通知單、監理日志、旁站記錄、監理月報、工程質量評估報告、監理工作總結、工程停復工令、監理抽檢記錄、投資控制文件。施工文件主要是施工單位在工程施工過程中形成的資料，包括開工報審文件、開工報告、施工組織設計（施工方案）、圖紙會審記錄、人員設備的報驗、原材料出廠的質量合格證及進場試驗報告，測量放線記錄、施工現場質量管理檢查記錄、洽商記錄、施工試驗記錄和報告、工程質量驗收文件、隱蔽工程驗收記錄、施工日志、施工總結、質量事故處理記錄、工程質量保證書、竣工圖等。
竣工文件包括工程規劃驗收、消防驗收、人防驗收、環保驗收、檔案驗收文件、工程竣工驗收備案文件等。主要由施工文件材料、監理文件材料各竣工圖組成。
二、做好煤炭檔案管理具體方法
1、首先要高度重視煤炭建設項目檔案工作。認識到他的重要性，不按規定收集、整理和保管建設項目檔案，就不能通過檔案驗收，按《重大建設項目檔案驗收辦法》規定，項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分，項目檔案不經過驗收或者驗收不合格的，就不能進行整個建設項目的竣工驗收。項目檔案驗收具有一票否決權，他對整個工程項目的竣工驗收起著決定性的作用，說明搞不好項目檔案管理工作其他工作就會受影響，這充分體現了項目檔案的重要性。項目檔案也是施工過程的最原始的記載，它記錄了項目建設的全部過程，還動態反映了建設過程中的變化和發展，及中間的每一個環節。它對單位的發展、建設、生產、安全、總結經驗、提高管理水平等，都有著非常重要的作用。項目檔案的齊全、完整、系統，是科學管理建設項目檔案的基礎。其次要做好歸檔檔案質量控制，檔案管理的質量控制是一個系統工程，它牽涉的人員雜、單位多、時間長。但項目檔案資料高質量歸檔是項目工程建設的最終成果反映，只要真正重視建設工程檔案資料的管理，做好全過程跟蹤控制，就能有效地控制項目檔案資料的歸檔質量。除此之外，檔案對項目建成后也有著非常重要的作用，如在以后的使用、管理、維護、改建、擴建、技改等方面出現問題，都需要通過查檔來解決。檔案的收集不齊全，保管不安全，整理不規范都會影響建設項目的進行及效益的發揮。檔案管理人員要高度重視項目檔案工作。就要從項目立項開始，指定專人負責對行成資料的收集、整理、管理工作。工程的工期越長，規模越大，技術越復雜，工程檔案資料就越多。工程項目監理單位工作繁多，應當按規范要求指定專人具體負責管理工程檔案資料。
2、制定檔案的管理借閱制度;制度健全，措施到位是項目檔案在控的保證，建立健全項目檔案工作各項規章制度，制定規范的崗位責任，實行考核并與獎勵、懲罰掛鉤。做到“三納入”（1）檔案管理納入建設項目管理制度年度工作計劃和中長期規劃，（2）檔案管理應由項目主要領導分管，納入領導班子的議事日程。（3）檔案管理納入目標管理責任制和崗位責任制，沒有規矩，不成方圓，建設項目由于所涉及的單位、人、及環節多，且工期長、規模大、資料龐雜，想要做到規范化、制度化、標準化，只靠檔案管理部門的少數幾個人是很難辦到的。因此，必須制定切合實際的管理程序和組織架構，為做好項目檔案工作提供強有力保障。
3、煤炭項目檔案工作與項目建設實行同步管理;項目檔案資料應實行統一管理，項目檔案工作應納入項目建設管理程序中，與項目建設實行同步管理，工程項目部資料室應根據建設項目的規模、特點建立檔案資料管理網絡，檔案人員根據網絡計劃跟蹤、檢查、指導檔案資料收集整理工作，項目部及各專業組應配備專兼職資料員，施工、監理、設計等單位要配專人負責檔案資料的收集、整理、立卷、歸檔工作。項目檔案資料管理的過程控制要做到三部曲。3.1事前控制，是指工程檔案資料的質量管理關口前移，建立工程檔案資料質量控制機制。要從工程檔案資料材料形成開始，把好檔案檔案資料來源的質量關。從組織上保證工程檔案管理工作的順利進行。加強工程檔案資料的前期管理控制。3.2工程檔案資料管理的事中控制，事中控制，是指對工程正在進行過程中的檔案資料的形成進行同步檢查，實施工程檔案資料質量的全過程跟蹤管理。就是監理檔案或資料管理人員在工程建設過程中，依據前期制定的各項檔案管理標準，對相關單位的檔案形成、積累、整理歸檔工作進行監督和指導。事中控制就是要根據工程實際進度對工程項目資料進行同步檢查和經常檢查。所謂同步檢查就是要求檔案資料檢查與工程建設同步，尤其要抓住工程建設的幾個重要環節和階段，如隱蔽工程驗收階段、中間驗收階段、交工驗收階段等等，檢查工程原始資料是否真實、齊全、完整、準確、系統，質量是否規范，滿足業主要求。 3.3工程檔案資料管理的事后控制：事后控制，是指在工程建設完工后，對工程竣工檔案資料的整理、組卷、移交進行同步檢查，實施工程檔案資料質量的最終管理。就是監理檔案或資料管理人員在工程建設結束后，依據前期制定的檔案整理細則對承包商的工程檔案整理、歸檔、移交工作進行監督指導。在工程竣工驗收時，工程檔案驗收要同步進行，為確保工程竣工檔案順利通過驗收，應對工程竣工檔案進行初驗，檢查各項合同項目檔案是否完整準確，整理是否符合規范和業主要求，對所存在的問題提出整改措施并限期整改，在工程總驗收前檢查整改結果，提出驗收意見。對于在工程檔案驗收中發現的問題要進行收集整理，造成檔案丟失或不按時按質進行移交的要進行處罰，同時要及時糾正。
4、認真做到“四同步”，用四同步制度規范項目檔案的收集工作。（1）下達計劃、任務有同時提出項目文件材料的歸檔要求，（2）檢查項目計劃進度同步于檢查項目文件材料積累情況，（3）評審鑒定項目成果同步于驗收、鑒定項目文件材料歸檔，（4）項目總結與項目文件材料歸檔同步。
5、做好項目檔案的前期介入工作：要從檔案材料形成的源頭做起，做到前端控制，開工前，檔案主管部門把文件材料的收集范圍、建設項目檔案的具體要求、歸檔清單等向工程建設單位進行技術交底。由于建設項目施工現場工作量大且又非常繁忙，資料瑣碎，且檔案管理又不能產生直接的經濟效益，所以對資料整理只限于應付，精力多集中在工地施工上。如不對項目檔案資料的管理工作進行檢查督導，就會導致大量資料丟失。到最后很可能一塌糊涂，沒法進行收集，還要定期對各口相關人員進行檔案知識業務培訓，提高他們的對檔案的認識，提高運用計算機和網絡等管理建設項目檔案的技能水平，成為業務精通技術精湛，一崗多能的管理能手，使其掌握項目檔案管理的規范、要求，不要等到檔案驗收時，才知道還有整理標準和保管要求，那時資料已經積累了很多很多，不好整改，工作就很被動。所以檔案部門要及早跟蹤施工進度，及早介入，進行業務指導，對建設項目各種資料要進行定期或不定期檢查評比，確保檔案在形成過程中就完整、規范，為項目最終通過驗收組的驗收打好基礎。
6、把項目文件材料的收集、歸檔、整理和列入合同管理。只有對建設項目的資料進行全程跟蹤收集和管理，才能收集到完整、齊全，規范的項目檔案。對于大型項目，參建單位也多，形成的文件材料更是龐雜，由建設單位全部整理也不現實，建設單位在招標合同中注明對資料的要求，因此在與參建單位簽定合同時就應規定項目檔案的質量和數量及移交時間等，把建設項目文件材料的檔案管理納入合同管理，實行檔案管理責任制，對不按照規定做的、逾期不交檔案的，提出整改建議，或是依照規定給予處罰，更嚴重的的實行責任追究。做到檔案管理與工程建設同步進行，實現全過程管理。檔案管理人員對移交的資料進行檢查、驗收和鑒定后，如不合要求責令重改，符合要求后，才能辦理移交手續。
7、注重電子及聲像材料的收集：不僅要做到紙質檔案的數字化加工，還要按照電子文件歸檔的要求，將所有資料的電子文件一起移交檔案部門，為檔案的現代化、數字化管理做好基礎性工作，應注重聲像材料，如項目開、竣工儀式的照片、錄音（像）帶等這些收集的難點工作。
總之，一個項目從醞釀、決策、設計、施工、竣工，到投入使用，是一個很漫長的過程，期間所收集保存的各種形式與載體的文件材料，都凝集了組織者、設計者、建設者者的心血，檔案管理者要強化基礎管理，注重過程控制，主動參與項目建設的全過程，認真做好收集、整理、鑒定、保管、統計和利用工作。做好建設項目檔案管理工作，是一項長期和艱巨的任務。從宣傳檔案的重要性入手，引起人的重視程度，并在保管與利用過程中體現出建設項目檔案的價值和作用。在檔案管理過程中要不斷探索，積極進取，吸取其他單位、其他項目的經驗和方法，在工作中不斷進步，逐漸提高，找出好的、新的方法，適應各種變化，更好地管理檔案，提高專業工作水平，為單位的生產、建設和管理服務。
