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摘要：為加強國有礦業企業在“走出去”過程中境外礦產資源項目管理，基于前端控制、全程管理和知識管理原則，建立和完善集成高效的境外礦產資源項目檔案信息管理平臺，可實現境外礦產資源項目檔案的信息化和管理。
關鍵詞：境外礦產資源項目；企業檔案；管理平臺
礦產資源是國民經濟和社會發展的重要物質基礎，但它的不可再生性及分布的不均衡性，決定了任何國家都不可能做到礦產品的完全自給。因此，“走出去”尋求境外礦產資源就成為我國礦業企業發展的必然選擇。境外礦產資源項目一般投資數額巨大、投資周期長、權利義務關系復雜、風險因素多，需要分析研究大量信息資料，以選擇最佳的投資項目和投資方式。因此，企業為了適應市場化、集團化、國際化、現代化，急需建立并逐步完善境外礦產資源項目檔案信息管理平臺，為企業決策提供信息支撐。
一、構建境外礦產資源項目檔案信息管理平臺的目的
利用企業的局域網絡環境，建立基于Web的境外礦產資源項目檔案信息管理平臺，可實現從資源項目信息獲取、評價、盡職調查、協議談判到完成交易整個過程的信息化管理和數據、信息的實時動態更新，并通過實施前端和全程控制，實現境外礦產資源項目檔案的規范管理和信息共享。
1.消除“信息孤島”，實現檔案“管理復制”
構建一個跨部門、跨區域分布的多項目綜合管理平臺，實現企業或項目業務串聯，能夠消除由于溝通不暢帶來的信息孤島。同時，通過改善工作流程，固化優秀的管理模式，建立規范的業務處理流程，可實現具體業務及檔案的“管理復制”。
2.實現具體業務和檔案的統一管理
境外礦產資源項目檔案信息管理平臺是礦產資源項目投資管理過程與資料歸檔、檔案管理過程的有機統一，既實現了具體業務的有序管理和有效控制，又體現了檔案管理的前端控制和全程管理原則。
3.完善知識管理與優化應用
通過應用信息管理平臺，強化企業檔案信息的科學管理，建立完善的企業知識積累程序，對企業本部和各項目、管理模塊相關的文檔、數據即時進行歸檔整理，逐漸形成和豐富企業知識庫[1]，提高企業境外礦產資源項目對比分析研究的效率、質量及企業“成功復制項目”的能力。
二、檔案信息管理平臺的建設思路
1.體現的管理原則
境外礦產資源項目檔案管理平臺的建設著重體現了檔案管理的前端控制、全程管理和知識管理原則，使得檔案管理工作始終貫穿于企業境外礦產資源項目投資管理的全過程。
2.實現的目標
境外礦產資源項目檔案管理平臺應以項目管理為主線，整合企業現有的文檔管理、協同辦公等系統，做到以計劃為龍頭運籌協同、以范圍管理為導向的集成管理。建成后的管理平臺，將實現如下目標：所有項目相關人員在一個系統上協同工作，業務和管理系統充分體現業務流程和管理模式；智能系統能夠快速實現項目初始化與復制，支持全球實時異地工作模式；系統管理的資源極為豐富，所有資源得到有效的管理和充分的共享；項目基本信息隨著項目的推進不斷更新，最終實現文件資料的自動、實時歸檔匯總。
3.系統架構設計
在企業集中構建數據庫，將所有項目數據統一存放在數據庫中，要求各區域分公司和項目組實時將經營管理和項目管理數據反饋到企業，并實時更新項目數據。就網絡帶寬而言，企業需要較高的硬件和網絡帶寬支撐大量數據的傳輸和處理。各分公司和項目組可通過ADSL接入Internet，并且通過VPN連接到企業，見“圖1”。企業網絡環境成熟，具有權限的人員對各項目的數據能夠及時有效地查看，并對項目推進的各階段進行管理和監督。考慮到企業的規模及對相應的礦產資源項目管理平臺需求的復雜度，將基于IBMLotusDomino/Notes這一目前主流的辦公自動化系統支撐平臺來進行系統的設計開發，涉及的主要硬件為數據庫服務器和應用服務器。數據庫是最為廣泛的一種應用，它的構建可以將企業內部數據合理進行存儲和組織，使企業信息的檢索和查詢執行更為高效；應用服務器構建于數據庫服務器和終端用戶之間，把數據庫信息與終端用戶或者客戶端程序連接在一起，為數據傳遞和用戶通信提供安全保障。
4.信息安全
境外礦產資源項目投資屬于企業的重大戰略決策，交易資金也很巨大。在投資交易正式達成之前，境外礦產資源項目資料和決策信息屬于企業的重要商業機密，一旦泄漏將給企業造成無法挽回的損失。為了最大限度確保礦產資源項目檔案信息的安全性，企業要從技術和制度兩個層面入手加強管理：（1）技術層面。信息部門要從技術層面確保礦產資源項目檔案信息管理平臺的安全性。一是確保所在的局域網不被商業黑客刺探、攻破，杜絕信息泄漏；二是明確平臺登錄權限并采用授權的用戶名和密碼登錄；三是根據項目管理需要，對項目信息的瀏覽設置不同的權限；四是有登錄權限的相關人員對項目信息的操作要在信息庫留有備查記錄。（2）制度層面。企業要有一系列涉及信息安全的管理制度確保信息安全。在此基礎上，信息部門要設置一個保密協議簽署頁面。保密協議具體由法律事務管理部門擬訂，其內容包括：一是登錄人員有保管登錄賬號和密碼的義務，確保賬號和密碼不泄漏；二是登錄人員對礦產資源項目檔案信息管理平臺信息的保密義務。
三、檔案信息管理平臺建設的基本內容
1.功能模塊設計
境外礦產資源項目檔案信息管理平臺的功能模塊主要包括項目基本信息，以及項目評價、盡職調查、協議簽署、政府審批、項目交接、項目生產建設情況等。項目信息在推進過程中應具有更新功能，相應模塊內容均包括了涉及的項目評價報告、盡職調查報告、資源評估報告等技術資料文件，還包括投資協議文本、請示報告、領導批示、會議紀要等文書材料的歸檔管理。
2.系統界面設計
按項目推進的主要環節直觀展現給用戶各個階段的評價結果，每個評價結果又關聯了各階段活動的詳細信息。用戶進入礦產資源項目檔案信息查詢界面，其信息查詢設置了按項目名稱、礦種、位置區域、項目類別、項目進展狀況查詢五種模式。用戶可選擇具體項目，點擊進入基本信息界面，查詢項目推進狀態及詳細信息，項目相關的各類歸檔資料文件作為附件掛載在項目基本資料欄中，用戶可根據權限下載，也可直接打開查看。
3.網頁的設計要求
用戶進入具體礦產資源項目網頁的目的是瀏覽、修改、更新該項目的信息或上傳、下載相關資料。因此，項目信息網頁的設計是整個礦產資源項目檔案信息管理平臺建設的核心。項目信息網頁設計的技術要求有：界面簡單、查詢方便、模塊化設計、易于修改、更新和后臺維護。可將錄入的檔案信息按照文件歸類整理好后，以附件的形式掛在相應模塊備案歸檔。
參考文獻：
[1]范韶敏。將知識管理引入企業檔案管理模式的研究———以潞安礦業集團為例[J].中國檔案，2010(12)：54-55.
作者:趙娟 單位:金川集團股份有限公司檔案館