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摘要：水電項目檔案數量大、周期長、類型多，應堅持“三納入”“四參加”“四同步”原則，以“全過程”管理理念，切實抓好水電項目檔案管理中的“建設、監督、設計、實施”等每一階段、程序和環節，注重早期項目介入、選擇合適檔案管理方法、健全檔案管理制度及檔案管理體系等，確保水電項目檔案始終處于受控狀態，實現水電項目檔案完整、準確和系統，提升水電項目檔案管理質量和水平。
關鍵詞：水電項目；項目檔案；全過程管理
水電項目檔案作為水電工程項目建設的全過程記錄，是水電項目管理的重要依據和基礎，也關系到水電項目進度、質量、投資、運營和安全等。應堅持“三納入”“四參加”“四同步”原則，以“全過程”管理理念，切實抓好水電項目檔案管理中的“建設、監督、設計、實施”等每一階段、程序和環節日的工作，注重早期介入、選擇適當檔案管理方法、健全檔案管理制度及體系，確保水電項目檔案始終處于受控狀態，實現水電項目檔案完整、準確和系統，不斷提升水電項目檔案管理質量和水平。
1建立檔案工作體系，完善檔案管理網絡
1.1加強組織領導。各參建單位應在建設單位統一領導下，成立水電項目檔案領導小組，構建覆蓋水電項目全過程檔案管理的組織網絡，加強對水電項目檔案管理的組織領導。
1.2落實管理責任。明確業主、設計、監理、施工等單位檔案管理職責，以及專（兼）職人員崗位職責。構建由項目分管領導、職能或承辦單位（部門）負責人、檔案部門負責人三級水電項目檔案管理責任落實體系，實現領導、管理、制度和標準“四統一”。
1.3加強業務培訓。組織檔案專題培訓會、培訓班，提高各參建單位及檔案專（兼）職人員業務能力和水平，提高有關人員對水電項目檔案重要性的認識，提高檔案管理能力，為項目檔案管理打下扎實基礎。
2納入項目合同管理，確保歸檔進度要求
2.1納入招標文件。編制水電項目招標文件時，應將編制竣工文件作為設計單位、施工單位和監理單位評價的重要依據之一，明確在水電項目招標文件中列明參與單位檔案管理資質條件，將其作為水電項目評標的重要方面。
2.2納入項目管理。在水電項目中標之后，將檔案管理作為與中標單位進行合同談判時的重要內容，也作為施工中合同管理的現實依據，從源頭抓牢抓實水電項目竣工檔案編制質量。
2.3納入其他合同管理。在簽訂其他合同時，也要就檔案管理提出明確具體要求。如在勘測、設計、施工、監理、采購等合同簽訂時，對水電項目檔案的數量、質量和移交提出明確要求，將合同價格的一定比例作為水電項目竣工檔案保證金，確保水電項目檔案全過程管理有標準、有要求、有保障。
3建立管理制度規范，竣工檔案及時歸檔
3.1制定總綱，明確基本規范。應參照《建設項目檔案管理規范》等國家重大建設項目檔案管理規定，以及檔案管理規范和標準，出臺《×××水電項目檔案管理實施辦法》，確保水電項目各參與方按照標準及流程做好檔案管理工作。
3.2制定分目，明確具體方法。從協調職、權、責、利四個方面，制定《×××水電項目文件編制及檔案管理實施細則》，涵蓋水電項目勘測、設計、施工、監理等全過程，劃分水電項目階段性檔案收集范圍、管理標準和質量要求，如《×××水電項目設備文件材料管理實施辦法》，分項目分工程單元做好項目檔案排列、整理。
3.3同步推進，確保竣工檔案及時歸檔。根據上述規范，將竣工檔案與水電項目檔案同步推進，并要求各參與單位在水電項目完成的規定時間內做好檔案移交，同等重視、推進、落實水電項目建設進度和檔案管理工作。
4實施“預歸檔”制度，規范歸檔行為
水電項目耗時長、任務重，產生的檔案數量大。在檔案資料整理歸檔時，應大力推行預歸檔制度，進一步明晰水電項目監理單位的監督職責，確保水電項目檔案形成、整理、歸檔等全過程、全流程達標。
4.1同步檢查。按照事先制定的水電項目檔案管理規定，要求各參與方、參與單位和人員按照檔案管理標準和要求，同步檢查水電項目檔案的形成、整理和歸檔是否滿足要求。
4.2全過程做到“三納入”。即水電項目檔案納入水電項目勘測、設計、施工、監理工作計劃，納入水電項目全過程考核管理，納入人員崗位職責。大力推行水電項目檔案預歸檔制度，即，水電項目施工、監理資料經相關人員簽字，及時安排人員按照檔案移交標準和要求做好預歸檔。
4.3發揮監理單位職責。監理單位是水電項目全過程參與主體之一，要從水電項目的每一環節、工序、流程，對檔案資料進行質量監控。
5主動派員介入項目，提升檔案管理效率
與火電、風電項目相比，水電項目有其行業特殊性，在水電項目核準前，進場公路、供水供電系統等準備工程已全面鋪開。為此，建設單位檔案管理人員應主動介入項目，加強交底。既要對水電項目的監理單位、施工單位、竣工驗收單位做好檔案資料業務培訓、指導，也要重視與建設單位內部各部門、重點人員進行技術交底，按照水電項目檔案管理制度、標準和規范，對其進行針對性培訓，尤其要深入施工、監理、竣工驗收一線，加強接觸和交流，強調水電項目檔案管理規范、標準和要求，根據實時進度，做好檔案治理管控。
6建立檔案檢查制度，保障檔案編制質量
根據《×××水電項目檔案管理實施辦法》中關于水電項目檔案整編責任及時間完成節點、要求，組建由水電項目監理員、技術員和檔案員共同組成的水電項目檔案檢查小組，進一步細化水電項目檔案整編計劃，涵蓋水電項目全過程、各參建單位，并采取相應的檔案檢查機制，做好水電項目檔案移交、分類、組卷、編目、裝訂、驗收等工作，確保按期高質量完成。
6.1實行“周例會”制。在水電項目檔案移交的關鍵節點，水電項目檔案工作領導小組應落實周例會制，每周召開例會，各參與部門派員參加，對上一周水電項目檔案整編檢查情況進行通報，并擬定下一周水電項目檔案工作重點和需要完成的任務。
6.2實行“月檢查”制度。水電項目監理單位主動配合建設單位，明確水電項目檔案月檢查內容，重點圍繞水電項目檔案的系統性、完整性和真實性進行全面檢查，形成檔案檢查會議紀要，通報檢查結果，對在檢查過程中發現的問題及時向有關參建單位和個人進行反饋，限期整改。
6.3突出檢點圍繞?！端姽こ淌┕べ|量評定表填表說明及示例規范》《國家重點建設項目檔案管理登記辦法》《建設項目檔案監督督導工作指南》《水利水電工程移民檔案管理辦法》等相關規定，重點檢查施工原始記錄、試驗材料、原材料出廠證明、產品及設備合格證等相關資料是否收集完整、齊全。7運用檔案管理系統，保障檔案案卷質量做好水電項目檔案信息化、網絡化和數字化技術應用，充分發揮現代信息網絡技術、檔案管理軟件作用，保證水電項目檔案案卷質量。按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》等相關規定和要求，統一水電項目檔案管理標準和模式，將傳統水電項目紙質、照片等檔案格式，轉化成電子格式，提高檔案管理質量和效率。還要規范水電項目檔案卷內目錄、卷內備考表、移交清單、移交目錄以及相關電子表格等。積極使用水電項目檔案管理系統，搭建水電項目檔案信息化管理平臺，統一標準和規范。各參建單位應安裝檔案管理系統軟件，采取“邊施工、邊收集、邊整理、邊立卷”辦法，做好預歸檔工作和相關水電項目數據錄入工作，確保做到水電項目開工到哪里，項目檔案管理就開展到哪里，為水電項目竣工檔案驗收和移交奠定扎實基礎。作為水電工程建設項目全過程記錄的水電項目檔案，是水電項目管理的重要依據，事關水電項目進度、質量、投資、運營和安全。需要早介入，完善檔案管理制度及體系，嚴把檔案源頭質量，將檔案管理滲透至建設項目每一階段、程序和環節，確保水電項目檔案始終處于受控狀態，實現水電項目檔案完整、準確、系統管理和有效利用。
作者:晏彩霞 單位:國家能源集團陜西電力有限公司
