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電子檔案驗收報告范文1
1 驗收前多維度超前介入
2009年立項建設的WCDMA工程投資4.7億多元人民幣，歷時近4年，參建的設計、施工、監理、供貨等單位50余家，施工地點遍布全省且地形多樣，線路具有架空、直埋、管道等多種敷設方式，設備來自多個國家和地區。針對重大通信建設項目的特點，如果不提前提出統一的業務規范和歸檔要求，驗收時就難以達到標準，甚至造成無法彌補的損失。因此，為避免造成竣工驗收后“人去檔空，不知所終”的結局，[2]企業檔案部門改變了過去只在竣工時參加檔案驗收的被動工作模式，并從以下四個方面構建多維度超前介入作業模式。
1.1 掌握動態，制定預案。企業檔案部門與計劃管理、物資采購等部門保持良性互動，以便及時掌握項目建設動態，及早對項目檔案進行源頭控制，并在項目招標書中明確項目檔案形成、積累、整理的職責和歸檔要求，作為中標單位簽訂合同的依據。同時，檔案部門借助自身管理企業信息資源的優勢，根據掌握的固定資產投資計劃和重大工作安排信息，提前制定驗收預案。
1.2 合同約束，固化職責。通信企業檔案部門積極參與重大通信建設項目合同簽訂工作，在設計、施工、監理、設備采購、技術服務等合同中提出檔案管理的具體要求，把應移交檔案的數量、檔案用紙規格、字跡材料種類和要求、非紙質載體檔案的質量要求、檔案整理標準等寫進合同相關條款，明確各參建單位在項目檔案管理工作中的責任。由于監理單位負責對項目進行質量、投資和進度控制，在監理合同中明確并落實其在項目檔案工作中的監管職責，是實現對文件材料實時監控和全過程管理的關鍵所在。[3]核心是將參建單位合同總額的1%作為尾款，尾款支付和檔案評定結果掛鉤，有助于提高其對項目檔案的重視程度。
1.3 以會代訓，提高技能。召開協調會議，是建設項目管理的重要手段之一。通信企業檔案部門借參會機會，針對項目所處階段檔案工作現狀和特點，加強對相關人員的業務培訓，并編寫了項目檔案管理手冊供其參考。通過以會代訓的方式，不斷提高其檔案意識和業務技能，在項目檔案驗收中起到了事半功倍效果。
1.4 監督指導，過程管控?！吨卮蠼ㄔO項目檔案驗收辦法》第六條第四款規定“項目主管部門、各級檔案行政管理部門應加強項目檔案驗收前的指導和咨詢，必要時可組織預檢”。[4]企業檔案部門及時向項目主管部門、檔案行政管理部門報送《國家重點建設項目檔案管理動態登記表》，并邀請其定期對建設項目專（兼）職檔案人員配備、檔案專用設備購置、安全保管條件、管理制度建設及落實情況等進行檢查指導，排除隱患，通過檔案執法檢查和業務指導強化對重大通信建設項目檔案驗收前的過程管控，防患于未然。
2 驗收時進行全面質量評估
竣工驗收是對投資效果的全面檢驗，檔案評定是否合格直接影響驗收結果。驗收時應嚴格按照國家和通信行業標準，對項目檔案的完整、準確、系統、安全情況進行全面評估。
2.1 檢查項目檔案的完整性。完整性是確保項目檔案質量的前提，檢查完整性時應做到：首先，從整體上把握項目檔案的完整性。縱向應全面檢查從工程立項到竣工投產各個階段形成的文件材料是否齊全，橫向應檢查各參建單位形成的與項目有關的文件是否完整，并依據歸檔范圍做到不重不漏。
其次，重點檢查容易忽視的細節問題。①項目論證階段由于尚未正式納入建設程序，形成的文件材料容易散失，應檢查項目論證文件是否齊全。②設計基礎材料中的地質、地形、水文、氣象等材料在完成正式設計后容易被忽視，應齊全完整。③由于光盤、移動硬盤等新型載體在工程建設中廣泛應用，應檢查這些非紙質載體文件是否已轉化為紙質載體，并一并歸檔。④設備隨機資料和安裝調試記錄，常由維護人員個人保管，應把原件歸檔，復印件供維護人員參考。⑤對大型設備的操作、維護及管理工作進行培訓考察，特別是引進設備的出境、出國培訓考察材料，應在培訓結束后及時收集，避免個人據為己有。
最后，關注項目檔案內容是否完整。項目檔案本身不能缺張少頁，其印章、簽字等法律手續要完備，責任人的全稱、簽字日期、簽署意見不能隨意省略，應清楚、規范、完整。
2.2 檢查項目檔案的準確性。準確性是項目檔案的靈魂，驗收準確性時應做到：①檢查竣工圖是否圖物相符，技術數據準確可靠。②檢查是否存在設計變更的情況，變更部分是否附設計變更通知單，是否履行了法定變更程序，是否在竣工圖上準確體現出來。③隱蔽工程是指在施工過程中將被下一工序掩蓋工作結果的工程，[5]無論由于設備老化或人為原因造成的各類事故處理，都需要通過隱蔽工程檔案確定位置和構造，找出治理對策，驗收時切莫忽視隱蔽工程檔案準確性。
2.3 檢查項目檔案的系統性。系統性是項目檔案便于保管和檢索利用的重要標志，驗收時從以下三方面著手：①檢查分類是否科學，體現工程檔案的形成規律；組卷是否合理，保持各部分之間的有機聯系，避免張冠李戴，出現雜卷現象。②檢查案卷排列是否有序，宜按項目前期、設計、施工、監理、竣工、驗收及后評估等階段排列，[6]線路在前，設備在后，綜合性文件在前，單項工程文件在后。③檢查卷內文件排列是否有序，將前期依據及管理性文件按問題或重要程度排列，其他文件依據時間順序排列。
2.4 檢查項目檔案的安全性。安全性是對項目檔案的最基本要求，由于項目檔案在建設過程中利用頻繁，保管條件難以達到相關規定，其安全性受到嚴峻挑戰，驗收時應予以高度關注。首先，項目檔案應有安全保護設施和安全管理制度，不能在施工現場隨意堆放。其次，應確保項目檔案實體安全，對于有損毀、污漬的情況應及時修復。最后，應確保檔案信息安全，對電子檔案信息進行加密處理，嚴格履行借閱登記手續，嚴禁非正當傳播、復制，無失密、泄密事故。
通過對以上四個方面的全面檢查和評估，在過程管控基礎上進行查漏補缺，進一步保證了項目檔案驗收的質量。
3 驗收后跟蹤服務和后評價
盡管在驗收前做了精心準備，驗收時進行了嚴格審查，但由于WCDMA工程作為重大通信建設項目，形成的檔案數量大、種類多、成分雜、來源廣，相關人員缺乏系統、專業的檔案知識，難以完全按照檔案管理要求進行文件的收集、整理和歸檔。因此，竣工驗收后，通信企業檔案部門應繼續跟蹤服務，并對項目檔案驗收工作進行后評價。
3.1 督辦落實整改意見，履行合同承諾。通信企業檔案部門針對竣工驗收報告、會議紀要等文件中有關項目檔案的遺留問題，及時督辦落實整改意見，嚴守項目檔案質量的最后一道防線。同時，履行合同承諾，根據合同相關條款，及時辦理檔案交接手續，作為向相關參建單位支付尾款的依據。[7]
3.2 補充歸檔后續文件，確保項目檔案完整成套。由于建設項目通過竣工驗收后，還要進行竣工決算的編制、資產交付和工程審計等收尾工作，在此期間將繼續形成需歸檔保存的項目檔案。我們應跟蹤服務，把竣工驗收時形成的竣工報告、會議紀要、驗收證書，以及之后形成的資產交付通知、審計報告、報獎材料等文件收集整理，及時補充歸檔，確保建設項目檔案完整成套。
電子檔案驗收報告范文2
關鍵詞：測繪檔案；職業道德；工作人員；行政管理
0 引言
測繪檔案是一種專業性很強的檔案資料，隨著社會經濟的發展，測繪檔案與信息的重要性日益突顯。如何加強測繪檔案的管理與利用，成為緊要的任務。測繪成果資料是通過測繪生產所形成的信息產品，形式包括測繪記錄、圖表、照片、文字說明和成果成圖等。測繪檔案是在測繪資料基礎上產生的，具有保存、利用價值，并按一定的歸檔制度作為真實的歷史記錄集中保管。隨著科技的發展，測繪檔案的形式也有了很大變化，從傳統實物檔案向機讀電子檔案方向發展，這就要求測繪檔案管理人員在檔案管理工作中，不斷研究新方法、探索新模式，作好新時期現代測繪檔案的管理工作，使其更好地為工程建設進行規劃設計、為經濟發展提供數據資料、為行政決策提供參考信息，更好地發揮測繪檔案在國民經濟建設中的作用。
1 測繪檔案的內容及分類
1)按記錄的內容不同分類
測繪管理檔案、生產技術檔案、科研與教學檔案、儀器設備檔案以及基本建設檔案。
2)按檔案性質不同分類
基本測繪檔案、專業測繪檔案、特業測繪檔案和現勢資料參考檔案。
3)按載體形式不同分類
圖紙檔案和電子檔案。前者包括: 紙質測繪記錄、圖表、卡片、照片文字說明、成果成圖等。后者，即經過電子計算機編輯、處理的測繪檔案，需要光盤、磁盤、硬盤等存儲介質進行保存。
4)按范圍、比例尺不同分類
全國性測繪檔案、地方性測繪檔案和專業性測繪檔案。全國性和地方性測繪資料檔案按照 《全國測繪資料和測繪檔案管理規定》實行統一領導、分級管理、歸口負責的制度，專業測繪資料檔案由各專業部門參照規定自行管理。《中國檔案分類法測繪業檔案分類表》中將測繪檔案分為一級基本類目 ( 15個 )和二級屬項類目 ( 69個 )，給測繪系統的建檔提供了歸檔范圍、檔案分類、檔號編制等標準的參考依據。
5)常用的檔案分類
1.職能分類; 2.時間分類; 3.作者分類; 4.專題分類項; 5.項目分類; 6.型號分類;7.區域分類; 8.外形分類。
2 建立健全測繪檔案管理制度
作為測繪檔案的管理部門，要嚴格執行《檔案法》《測繪法》《保密法》《中華人民共和國測繪成果管理規定》以及《科技檔案資料管理工作暫行規定》等相關法律、政策，充分認識其在測繪資料檔案的管理中起到的重要作用，結合本單位的實際情況制定相關制度細則。如，檔案管理制度，明確人員職責; 測繪檔案保密制度，使管理人員嚴格按制度辦事，在測繪檔案的收集、接收、提供、借用、銷毀等各個環節上，嚴格履行各種手續， 確保資料檔案安全;測繪檔案驗收、建檔制度，嚴格驗收、規范建檔。健全與完善電子測繪信息數據的采集、更新、運行和維護的長效機制，作為測繪檔案管理工作的重點難點加以突破; 建立測繪檔案借閱、使用、收費制度， 界定無償使用與有償使用測繪檔案的范圍，確定收費標準; 測繪檔案管理、利用及開發相關獎懲制度，激勵措施。使測繪檔案管理工作有章可循， 把測繪檔案管理工作納入測繪行政管理體系當中。
3努力提高測繪檔案人員的業務素質和思想道德水平
測繪檔案的管理人員不僅要有精湛的業務素質、愛崗敬業的品格，而且，還要具備較高的政治素養和職業道德。對內作好檔案的管理和利用工作，對外作好保密工作。檔案管理部門要加強對檔案管理人員的業務培訓，加強相關法律、法規的學習與考核，制定相關激勵制度，形成良好的業務學習氛圍，有條件的單位可以聘請測繪專家講課、座談，開展測繪檔案人員普法班、測繪檔案專業培訓班以及測繪高新技術普及班。還可以組織相關人員到同行業先進單位考察學習，交流經驗，開闊視野。隨著檔案管理信息化程度提高，檔案工作人員不再是單純意義上的保管員，而是信息的組織者、分析者和開發者，這就要求他們不但要做好思想和心理準備，還要在知識和技能上能應對更高地挑戰，掌握計算機網絡通信技術，具備開發和維護電子檔案的能力。同時，測繪檔案管理部門還要定期開展對檔案管理人員的思想政治教育工作，培養從業人員責任感、使命感。
4 加強測繪檔案室基礎設施建設
根據《全國測繪資料和測繪檔案管理規定》，保管測繪資料檔案應保持資料檔案的良好秩序，確保資料檔案的安全，盡最大限度延長資料檔案的壽命。盡量做到檔案室、辦公室、 閱覽室各自分開。對檔案室的要求不僅要建筑牢固、門窗嚴實，還要有防火、防潮、防蟲、防曬、防塵等設施。對于存放航空攝影和薄膜黑圖檔案的庫房，還要保持適當的溫濕度。對于磁盤、磁帶、膠片為介質的測繪檔案存放要符合防濕、防潮、防磁的要求。同時，要求有警衛或指定人員看管。電子信息科學技術不斷發展，測繪檔案信息化進程不斷加快，但是， 目前只有少部分測繪檔案完成了信息化錄入，大部分測繪檔案還以傳統管理方式保存，這就要求我們不能忽視對測繪檔案館基礎設施的建設與維護，加強檔案館基礎設施建設，改善保管條件，給予政策和資金支持是必要的。
5 研發測繪檔案電子管理程序系統，加快測繪檔案信息化進程
目前，測繪檔案管理的趨勢是，測繪數據信息錄入、保存，以及測繪檔案管理、利用都向電子化和數字化方向發展。全國各省市正在積極進行地理信息公共平臺和基礎地理信息數據庫建設，并在部分省市開展了全國性示范項目，取得了良好的效果。建立測繪成果分發系統是十分必要的。該系統具有信息、查詢檢索、分析處理、影象掃描、數據提供與備份、 信息開發等功能。它利用國家基礎地理信息數據庫等測繪檔案資料成果，通過國家基礎地理信息系統的傳輸網絡系統，進行測繪信息，根據各類用戶的不同需求，經過周密的分析處理，為國家的經濟建設和社會發展提供測繪成果信息、檔案資料查詢、數據分發及產品供應等基礎地理信息服務。測繪檔案管理登記系統 ( S AMS )的設計和開發給測繪檔案的管理和利用帶來了便利。本系統包括應用程序和數據庫兩部分，應用程序由多個模塊組成，主要完成數據錄入、修改、刪除、查詢、統計、打印等多種功能。數據庫設計方面，按照測繪檔案的特點，分成數字類、 航片類、 地形圖類和大地成果類 4大類。SAMS的主要功能有: 用戶權限管理識別，快速建立測繪檔案、靈活查詢、測繪成果交換、統計輸出、測繪檔案借還以及建立用戶日志等。在專業化的信息系統的幫助下，測繪檔案的發展進入了電子化時代。
6做好測繪檔案的收集、驗收、分類和歸檔工作
測繪活動中一些技術性的文件材料、技術設計書、技術總結、驗收報告、展點圖、成果表、航攝鑒定表等測繪成果資料形成過程復雜，涉及專業相互交錯，記錄介質種類多，如果收集、管理不到位，容易造成測繪科技文獻材料存檔不規范、失真。收集測繪科技、生產和管理活動過程的重要科技資料，是測繪科技歸檔的前期工作，作好這項基礎工作，對測繪檔案的形成、積累、整理、歸檔都起著重要的作用。測繪資料歸檔前，生產單位要進行分類系統的整理，測繪檔案管理部門要進行嚴格驗收。測繪科研項目驗收時，檔案人員應參加驗收， 了解項目的內容，明確歸檔范圍、歸檔材料鑒定內容、歸檔移交手續。移交測繪材料，還要注意移交期限、成果最終版本、歸檔數據成果是否經過產品檢驗或項目鑒定驗收、歸檔份數、 整理立卷要求。歸檔時，管理人員要作到及時、規范，嚴格按照《中華人民共和國測繪成果管理規定》《全國測繪資料和測繪檔案管理規定》等相關法律、法規進行歸檔。對于歸檔范圍、數據采用標準、通用格式、數據成果形成單位、管理部門責任，以及數據檔案在保管、利用、銷毀及運輸等過程中的要求等，都要認真按標準執行。收集與歸檔的具體內容包括: 基礎測繪成果數據、依法匯交的成果數據副本、正式出版發行的產品數據及有關的專用軟件或專業設備參數等。需要整理上架、入館的測繪資料，要及時登記、精準分類、規范編號，制作檢索卡片或編入電子測繪檔案目錄，及時上報，方便查找; 需要編入電子測繪檔案信息數據庫的， 則要求檔案人員熟練使用各種專業錄入設備、軟件進行分類歸檔，做好系統維護，對重要信息資料進行備份保存。
