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財會監督數字化范文1
關鍵字：信息化；審計；挑戰；對策
中圖分類號：F239.5 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2014）09-0263-01
十年前看似遙遠的信息化已悄無聲息地在改變著我們的生活和工作。這種改變，使肩負經濟監督重任的審計工作面臨前所未有的挑戰。這里，側重從國家審計的角度談談如何面對挑戰，尋找對策。
一、加深對信息化和審計信息化的理解
信息化是將傳感、通信、計算機、控制等信息技術手段應用于某一領域，全面改造業務流程、建立并完善新的生產方式、提高經營管理能力和水平的轉變過程；也是指信息技術被高度利用，信息資源被高度共享，傳統經濟被信息技術適度改造，社會結構被信息技術合理重塑的狀態。
審計信息化，就是通過一個轉變過程，使審計工作以最大程度處于體現信息技術、運用信息技術的狀態。
相對于以前的紙質環境，當前的信息化環境至少在以下六個方面向審計工作提出了挑戰：一是傳統的查錯糾弊手段在查賬時不再奏效；二是審計對象管理方式的嬗變模糊了審計取證切入點；三是審計人員不得不關注新的審計領域；四是社會綜合效率對審計綜合效率提出要求；五是審計機關的內部管理面臨著新的情況；六是審計機關的審計決策思路要適應信息化做出調整。
信息化是隨著社會的發展而發展，隨著科技的進步而進步的，與它如影隨形的還有數字化。以數字化為主要內容的信息化，不但改變了人們的工作和生活方式，而且改變著方方面面的管理和控制手段。
二、信息化環境下，審計面臨的挑戰和技術性風險
由于信息化全面改造了業務流程，社會結構被信息技術合理重塑，傳統經濟被信息技術適度改造，一切盡在改變之中。原來所熟悉的生產經營流程和紙質審計環境已成為記憶，代之而起的是信息化派生、衍生的結構和流程，審計機關和審計人員不得不面對如下的挑戰和風險：
（一）審計可視線索明顯減少，工作范圍擴大。會計工作實現計算機處理后，會計數據的存儲介質和形式、會計數據的生成和傳遞形式都發生了變化，審計人員很難甚至根本無法通過肉眼跟蹤會計業務的處理，也無法用傳統的方法考查會計檔案數據的安全性、完整性和準確性。審計人員在信息化環境下的審計對象除所有手工環境下的審計對象外，還包括諸多信息載體，審計工作范圍擴大。
（二）舞弊的隱蔽性加大，審計風險加大。由于信息化環境的開放性，內部管理人員對會計數據進行篡改的機會及隱蔽性加大。會計信息系統的使用使原來不相容職責界限被模糊，舞弊機會增加，審計難度增大。一個具有高級權限的財務人員可能操作著很多不相容的職責，甚至信息系統管理人員還可以直接在數據庫后臺更改財務數據，這種情況，為舞弊提供了機會。這種舞弊對于審計人員來說很難發現，即便有所察覺也很難找到問題的根結所在。
（三）缺乏能夠適應信息化環境的復合型人才。信息化數據處理環境下，審計對象的經濟業務運作方式、控制措施及作為審計線索和審計證據的財務、非財務數據與傳統的手工數據處理環境下有了很大的區別，這就要求審計人員不僅要有審計方面的專業知識，還應具備信息化數據處理方面的知識，這就對審計人員的素質提出了更高的要求。
（四）財務系統的安全性成為審計重要內容。在財務信息系統中，計算機處理替代了大部分的人工操作，為財務工作者提高了效率。但財務信息系統是否在按照正常的程序工作，審計人員很難發現。特別是所使用的財務處理系統，程序設置是否符合國家的法律法規規定，就更是需要高度關注的問題。
三、苦練內功，從容面對挑戰
信息化環境是客觀存在的事物，其發展態勢不可阻擋，對于我們來講，不是選擇或不選擇的問題，而是必須面對的現實。審計署正在實施的“金審工程”就是應對信息化環境作出的重要舉措。審計機構和審計人員，只有苦練內功，從心態、知識、技術技能、工作方法和思路上不斷適應當前的信息化環境，才能搞好審計工作。
（_一）心態要適應。面對出現的新事物，心態決定著行動。面對信息化、數字化環境，審計機構和人員只有端正心態，以積極的態度去應對、去適應，才是正確的選擇。如果死抱老一套不放，抵觸、排斥新事物，那只會被歷史潮流所吞噬。
（二.）知識要適應。進入信息時代，各種知識的更新很快，這就要求審計人員的知識面要不斷適應形勢發展的需要。最初，只要會打算盤，懂一點財會知識，掌握一點查賬方法就可以搞審計了；后來，只要會用計算器，會在電腦上打字，再掌握一定的財會知識和查賬技巧，還可以搞審計；現在，被審計單位的財會和業務全部電算化、數字化，僅憑以前的知識，審計人員已基本打不開賬，更別說查賬了。在信息化環境下，不僅要求審計人員掌握過硬的計算機知識和技術，還要掌握各種數據庫知識，不僅要掌握各種數據的轉換技巧，還要熟練掌握審計軟件分析查詢等更多功能的使用。
（三）技術技能要適應。作為審計機構，要有熟練應用計算機技術和掌握計算機審計方法的人，才能適應監督職能的需要。作為審計人員，要真正掌握相應的計算機審計方法和技能，才能適應工作的需要，否則，就是盲人騎瞎馬。計算機技術、技能的掌握是需要一曝十寒的，不可能一蹴而就。這就需要審計人員要下最大的決心，有堅強的毅力，熟練掌握計算機審計技術和技能，才能克服各種想象不到的困難。
財會監督數字化范文2
關鍵詞：財會系統信息化；應用要求；加強措施
隨著我國社會主義市場經濟體制不斷的完善，當前我國企業市場化改革不斷推行，投資主體呈現多元化的格局，國有、私營和中外合資等形式的公司層出不窮，企業面臨的市場競爭也不斷加劇。財務管理是企業內部管理工作的核心環節，在企業的正常運行中一些不穩定的因素會導致企業發生財務風險，這嚴重的威脅著企業的經濟效益的增長。1進入21世紀，計算機和信息技術飛速發展，信息化建設提高了企事業單位的綜合管理水平。在的時代背景下，有效的加強企業財會系統的信息化建設，就能夠幫助企業管理者有效的對企業的物流、工作流和信息流等環節進行計算機信息化的管理，確保數據的有效利用，實現企業有效信息資源的共享目的，極大的減少企業從業人員的工作量，可以最大限度的減少工作失誤，提高企業財務管理工作的效率。因此，本文分析了財會系統信息化流程應用，并對提高企業財會系統信息化建設提出幾點建議。
一、財會系統信息化處理流程應用要求
（一）對于數據集中處理應用
在傳統的財會系統中，各種職能的財會人員采取手工的工作方式，工作效率較為低下，而且缺乏統一的調度中心，所有的財會人員都各自保存自己的數據清單，彼此之間的數據信息不能有效流通，信息資源查詢困難。引進電算化的財會信息化系統采用的是一種套統一的軟件，各類不同的財務信息都統一的存放在一起，這樣一來，一旦數據控制不當，就可能導致越權訪問，因此，這就對于數據訪問的權限和用戶身份的控制比一般軟件更為嚴格，財會系統的信息化建設有效的將數據進行集中的處理，促進了數據信息的安全、高效流動。2
（二）對于業務處理程序的應用
在傳統的財會系統中，因為工作人員采取手工的方式進行工作，導致財會工作比較繁瑣，每處理一筆業務都需要經過不同人員的多道手續，而且每一道手續都需要層層的審核，需要逐級進行把關、簽字、蓋章等，以確保資料的準確性，需要花費大量的時間和人力財力。財會系統信息化建設滯后，只需要采用軟件對傳統的手續進行控制，流程變得簡化了很多，只要輸入憑證，許多業務例如各類賬薄和報表工作的形成都由計算機自動完成。這就對于業務邏輯的處理嚴謹性也提出了更高的要求。3
（三）對于數據備份還原的應用
相對于傳統的手工財會工作，所有的資料都采用紙質的方式進行保存，需要大量的人員花費很長時間進行歸檔整理，之后才能形成比較成熟和完善的管理體系。4使用電算化之后，所有的財會資料都通過數字化的方式將數據存放在磁盤、硬盤等新型的記錄載體之上。與傳統的記錄方式相比，數字化的存儲具有安全、高效等巨大優勢，但是，也存在一些新的問題，數據資料容易被認為的修改而不留痕跡，數據極易被盜等，因此，對數據的保存和備份還原等有著更高的要求。
（四）對于數據資料安全保護應用
對于大多數的企業來說，財務數據資料都是絕對的秘密，財務軟件功能和財務制度要相適應。財會系統信息化建設要求對于用戶身份識別，秘碼檢測，權限限制、防止入侵等等都需要有較高的要求，而不僅僅是普通軟件那樣對于自身的加密技術和防盜版技術。5
二、加強財會系統信息化建設措施
（一）加大財會系統信息化建設力度
企業財會系統信息化建設是一項復雜的工程，需要大量的人力、物力和財力的支持，首先，企業應該建立一個堅實的計算機硬件設施和軟件設施環境，為財會系統信息化提供穩定的運行平臺；其次，企業財務信息化建設的軟件環境應包含操作系統和數據庫等，健全、全面的財務信息數據庫能有效提高相關財務軟件的使用效益，及時、準確地為集團公司高層決策提供數據支持。6
（二）引進專業化人才，完善財務信息系統建設
在加強企業財會系統信息化建設過程中，人才對于企業應對激烈的市場競爭，推進企業發展具有十分重要的作用。同樣人才對加強企業財會系統信息化建設，提升企業的綜合管理水平具有重要的推動作用。因此，為了加快企業財會信息化建設速度，企業應該注意引進一批具有相關專業知識的高素質人才，幫助企業盡快完成財會系統信息化建設。但是，隨著企業財會信息化建設的力度不斷加大，從事相關工作的技術性人才卻相對匱乏，現有的企業從業人員素質不高，很難滿足企業財會系統信息化建設的要求。因此，企業應該加大人才吸引力度，建立完善的激勵制度，引進具有計算機等相關專業技術的高素質人才，推動我國企業財會系統信息化建設的快速發展。
圖1 加強財會系統信息化建設措施
三、結語
隨著計算機和網絡技術的不斷發展與應用，財會系統信息化建設極大的提高了企業財務管理水平，有利于提高企業對財會數據的采集、處理與存儲，因此，應該加大財會信息化建設力度，引進專業化人才，提高財會系統信息化水平，促進企業財務管理工作的高效運行?！?/p>
參考文獻
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6、周蕙麗，對企業財務管理信息化建設的再思考[J].財政監督，2008（22）.
財會監督數字化范文3
文化部門經費預算執行績效監管工作主要由內部監管與外部監管兩方面組成。但是就目前的情況來看，內部監管工作不夠到位，具體執行疲軟，獎懲措施不明，權責劃分不清等問題較多。在外部監管方面也如同隔靴搔癢。上級單位的外部監管工作往往偏重于對時候的審查及處理，而且處理工作也多為罰款為主，久而久之，罰款這種監管的手段變成了目的，被罰單位也盡可能的將罰款數額變相編入經費預算列支當中，相當于用上級劃撥的錢來支付上級所罰的款。這種反常態狀態大大減弱了監管工作的有序進行。
二、提高經費預算管理工作水平的措施
（一）促進管理機制權責統一
經費預算制定方面，對于單位內部各組織及部門的經費預算需求要進行嚴格審查，并大力壓縮不必要的經費開支要求。財務管理部門要與單位內部各部門和組織負責人員簽訂經費預算管理及執行協議，施行責任分干到戶的制度，對經費的正確實用全權負責。
（二）賦予監督部門人事處分權
過去單位財務監管工作一直無法做到行之有效，往往就在于監管部門及工作人員只具有監督管理權力而沒有實際的處罰權力，從而讓執行部門有恃無恐。所以為了提升財務監管工作的權威性與嚴肅性。應賦予財務監管部門及工作人員適度的人事處置權力，從而提升內部財務監管工作的威懾力。要注意一點的是，在賦予財務監督管理部門及工作人員適度人事處置權限的同時，要加強對財務監督人員自身的具體管理，要制定出嚴格的人事處置程序及執行規范。
（三）實現財會部門相對獨立
預算編制及管理工作是單位內部管理工作的重點工作內容。為了保證會計信息的真實性，提升經費預算編制工作的有效性，應該加強財務會計工作部門的相對獨立性，將財務會計部門的部門利益與單位內部其他工作部門的關系清楚明了的區分開來，從而避免財務會計工作及監督管理受到其他部門的影響。同時為了提升單位內部監督管理工作的效用，還應該積極響應上級機關對財會人員跨單位統一管理的政策，從而為本單位經費預算管理及使用績效考核工作營造出一個更為良好的內部環境。
（四）建立完善經費執行績效考核制度
預算執行考核評價制度是實現經費預算有效管理的重要輔助手段。過去經費預算執行往往沒有與單位內部各部門級具體人員的實際經濟利益掛鉤，讓部門及人員在預算執行過程中不夠重視。所以建立與完善經費執行績效考核制度勢在必行。在制度具體制定上面，要加強剛性標準與彈性空間相結合的方式。對于剛性標準的考核評價不用過多陳述，按照定額經費劃撥分干到戶原則即可，需要加強的是對于彈性空間的考核評價力度，在考核評價過程中要充分取證，認真分析，不放過任何一個環節。
（五）提升財會人員素質
財會監督數字化范文4
論文摘要:加強財會工作規范化管理,對提高財會核算質量和經營管理水平、防止和杜絕結算事故、經濟案件的發生具有十分重要的意義。按照高起點、高標準、高質量的要求,在財會工作中加強規范化管理。
0 引言
財會部門應該以質量管理實施為契機,進行財會規范化管理,通過完善的制度建設、明確的崗位職責、量化的考核標準,以任務目標、責任目標、素質品德目標和學識能力目標,嚴格要求財會人員,充分調動財會人員的工作積極性和創造性,通過把質量管理“過程控制”、績效管理的“考核意識”與規范化管理的“結果管理”有機結合,以質量管理深化財會規范化管理,進一步提升財會規范化管理水平。面對新的形式需求,財會規范化需要進步高效管理。
1 當前財會規范化管理存在的主要問題
1.1 業務學習不深入,實際操作不認真。部分學習流于形式,有關操作規程中明確規定的問題仍然把握不準,以至在操作的時候造成差錯。
1.2 思想認識不到位,達標創優標準低。有的行對規范化管理深入開展認識不到位,思想沒有壓力,工作缺乏動力,不能按照“嚴、細、實”的要求操作業務,缺乏敬業愛崗,一絲不茍的工作作風。
1.3 有些人員在規章制度執行中不能一如既往、認真堅持,不能按業務操作流程辦理每一筆業務,存在事后補辦的現象,存有檢查前突擊整改的情況,沒有養成良好的工作習慣。
2 改進和加強財會規范化管理的思路
2.1 健全完善崗位目標責任制和質量考核監督機制。合理分解目標,將任務量化并落實到人,使各盡其職,人盡其才;理順工作關系,體現既分工又協作的工作程序和整體意識,克服各自為政的現象;落實質量考核責任制,樹立正氣,克服老好人的思想,建立包括出勤、學習、交接、工作質量和 服務態度在內的各項考核制度 。在工作實踐中把規章制度、工作標準與每個人的工作效果統一起來 , 把貢獻與報酬結合起來,嚴格落實各項制度與操作程序,以促進財會工作制度化、規范化建設再上新臺階。
2.2 加強監督檢查。充分發揮日常監督職能,明確坐班主任的職責和工作權限,重點理清一線員工的思想動態,抓好組織紀律,崗位練兵工作,協助主管領導處理好工作中的疑難問題,做好業務協調和重要業務的審核工作,主要應把握好微機操作、進出人憑證、人員業務交接、出庫人庫等“四個關口”,認真填寫日志。強化坐班主任事前、事中檢查監督,按月(季)開展自查工作,發現問題及時解決。三是上級聯社定期不定期地對下級聯社進行檢查輔導,幫助排疑解難,促進不斷整改。四是在具體工作中,采取對照財會工作規范化標準逐條自查的方法,找出不足,盡快糾正。通過經常性的監督檢查,保證各項制度、辦法的貫徹執行,杜絕違規操作和違反財經紀律的行為。
2.3 加強學習,掌握規范化標準。因此,實現財會工作規范化管理,首要的任務就是學習,熟練掌握規范化標準。財會人員要把學習規范化標準與學習規章制度結合起來,弄通標準與規章制度的內在聯系,加強對問題的理解;把學習規范化標準與工作實際相結合,找出差距,明確今后努力方向;把學習規范化標準與個人的工作實際結合起來,克服惰性和舊習,建立嚴格按標準、規范化運作的工作程序。
2.4 廣泛開展多種形式、多內容的業務培訓活動。要圍繞著財會工作規范化管理的要求,加大業務理論和技能的培訓力度,加快培養專業技術骨干,全面提高財會人員業務素質。對現有從事會計出納人員情況進行一次普查,弄清財會人員的知識結構、專業類別和業務水平,然后制定分層次的培訓規劃。不同崗位、不同層次、不同年齡、不同要求在培訓內容、培訓進度和培訓時間上應有所區別。培訓工作應該本著循序漸進的原則,按照干什么、學什么、懂什么、專什么,學以致用,立竿見影,以此盡快地適應本職崗位工作。在此基礎上再考慮全面的業務理論知識和技能培訓。開展互查觀摩學習活動,及時交流總結經驗。要有組織、有目的的召集基層負責人和會計出納業務骨干,圍繞財會工作規范化管理主體進行互查,通過觀摩學習,總結交流工作經驗,討論加強財會工作規范化管理工作的具體問題和工作難點、疑點,統一工作方法,達到相互幫助共同促進的目的。
2.5 組織考核評比。由上級抽調縣聯社的會計部門負責人和業務骨干,組織開展考評驗收工作并實行獎勵與處罰,通過此項工作,既考評了被查單位的工作,交流了經驗,又培養壯大了考評隊伍,使參加的人員進一步從感性認識提高到理性認識,從實踐到理論上明白財會規范化管理的目的與要求,為促進財會工作上臺階、上等級打下基礎。
2.6 關心基層行會計出納人員的工作和生活?；鶎有庞蒙绲臅嫵黾{人員處在工作第一線,工作任務繁忙,責任重大。因此,各級聯社領導要把思想政治工作與關心職工生活,為職工辦實事結合起來,作為基層行實現財會工作規范化管理的 重要環節抓緊抓好。單位領導要經常與財會人員開展談心活動,溝通思想,交流感情,認真聽取財會人員的意見和建議,關心他們成長進步,解決他們日常工作、生活中的實際困難,積極為他們排憂解難,充分調動廣大會計出納人員的工作 積極性,促進財會規范化管理工作的順利開展。
3 以質量管理深化財會規范化管理,全面提升財會規范化管理水平。
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摘 要 加強財會工作規范化管理，對提高財會核算質量和經營管理水平、防止和杜絕結算事故、經濟案件的發生具有十分重要的意義。
關鍵詞 財會管理 規范化 業務學習 過程控制
財會部門應該以質量管理實施為契機，進行財會規范化管理，通過完善的制度建設、明確的崗位職責、量化的考核標準，以任務目標、責任目標、素質品德目標和學識能力目標，嚴格要求財會人員，充分調動財會人員的工作積極性和創造性，通過把質量管理“過程控制”、績效管理的“考核意識”與規范化管理的“結果管理”有機結合，以質量管理深化財會規范化管理，進一步提升財會規范化管理水平。面對新的形式需求，財會規范化需要進步高效管理。
一、當前財會規范化管理存在的主要問題
1.業務學習不深入，實際操作不認真。部分學習流于形式，有關操作規程中明確規定的問題仍然把握不準，以至在操作的時候造成差錯。
2.思想認識不到位，達標創優標準低。有的行對規范化管理深入開展認識不到位，思想沒有壓力，工作缺乏動力，不能按照“嚴、細、實”的要求操作業務，缺乏敬業愛崗，一絲不茍的工作作風。
3.有些人員在規章制度執行中不能一如既往、認真堅持，不能按業務操作流程辦理每一筆業務，存在事后補辦的現象，存有檢查前突擊整改的情況，沒有養成良好的工作習慣。
二、改進和加強財會規范化管理的思路
1.健全完善崗位目標責任制和質量考核監督機制。在工作實踐中把規章制度、工作標準與每個人的工作效果統一起來 ， 把貢獻與報酬結合起來，嚴格落實各項制度與操作程序，以促進財會工作制度化、規范化建設再上新臺階。
2.加強監督檢查。充分發揮日常監督職能，明確坐班主任的職責和工作權限，重點理清一線員工的思想動態，抓好組織紀律，崗位練兵工作，協助主管領導處理好工作中的疑難問題，做好業務協調和重要業務的審核工作，主要應把握好微機操作、進出人憑證、人員業務交接、出庫人庫等“四個關口”，認真填寫日志。上級聯社定期不定期地對下級聯社進行檢查輔導，幫助排疑解難，促進不斷整改。在具體工作中，采取對照財會工作規范化標準逐條自查的方法，找出不足，盡快糾正。通過經常性的監督檢查，保證各項制度、辦法的貫徹執行，杜絕違規操作和違反財經紀律的行為。
3.加強學習，掌握規范化標準。因此，實現財會工作規范化管理，首要的任務就是學習，熟練掌握規范化標準。財會人員要把學習規范化標準與學習規章制度結合起來，弄通標準與規章制度的內在聯系，加強對問題的理解；把學習規范化標準與工作實際相結合，找出差距，明確今后努力方向；把學習規范化標準與個人的工作實際結合起來，克服惰性和舊習，建立嚴格按標準、規范化運作的工作程序。
4.對現有從事會計出納人員情況進行一次普查，弄清財會人員的知識結構、專業類別和業務水平，然后制定分層次的培訓規劃。不同崗位、不同層次、不同年齡、不同要求在培訓內容、培訓進度和培訓時間上應有所區別。培訓工作應該本著循序漸進的原則，按照干什么、學什么、懂什么、專什么，學以致用，立竿見影，以此盡快地適應本職崗位工作。要有組織、有目的的召集基層負責人和會計出納業務骨干，圍繞財會工作規范化管理主體進行互查，通過觀摩學習，總結交流工作經驗，討論加強財會工作規范化管理工作的具體問題和工作難點、疑點，統一工作方法，達到相互幫助共同促進的目的。
5.組織考核評比。由上級抽調縣聯社的會計部門負責人和業務骨干，組織開展考評驗收工作并實行獎勵與處罰，通過此項工作，既考評了被查單位的工作，交流了經驗，又培養壯大了考評隊伍，使參加的人員進一步從感性認識提高到理性認識，從實踐到理論上明白財會規范化管理的目的與要求，為促進財會工作上臺階、上等級打下基礎。
6.關心基層行會計出納人員的工作和生活?；鶎有庞蒙绲臅嫵黾{人員處在工作第一線，工作任務繁忙，責任重大。因此，各級聯社領導要把思想政治工作與關心職工生活，為職工辦實事結合起來，作為基層行實現財會工作規范化管理的 重要環節抓緊抓好。單位領導要經常與財會人員開展談心活動，溝通思想，交流感情，認真聽取財會人員的意見和建議，關心他們成長進步，解決他們日常工作、生活中的實際困難，積極為他們排憂解難，充分調動廣大會計出納人員的工作 積極性，促進財會規范化管理工作的順利開展。
三、以質量管理深化財會規范化管理，全面提升財會規范化管理水平
質量管理、績效管理與規范化管理的結合是我行一個創新點，也是推進規范化管理深化完善，適應改革與發展形勢的需要，將各崗位的工作內容設定為數字化的任務目標、責任目標、素質品德目標和學識能力目標，與財會人員工資相聯系定期考核兌現獎懲，充分調動了財會人員的工作積極性和創造性，通過把質量管理“過程控制”、績效管理的“考核意識”與規范化管理的“結果管理”有機結合，以質量管理深化財會規范化管理，進一步提升了財會規范化管理水平。
總之，財會部門面對新形勢，應該提高認識，順勢而為，主動應戰，牢固樹立大局意識，責任意識，安全意識，認真分析、研究新形勢，盡快適應新形勢的需要，合理科學利用財會資源，強化財會管理規范，緊緊抓住發展機遇，與實俱進，迎接挑戰，為社會可持續發展的目標提供優質的服務。
參考文獻：
財會監督數字化范文6
目前，高校檔案業務管理的軟件有很多，各不相同，有的只能達到目錄級管理功能的、有的能達到文件全文檢索并有網絡查閱功能的，但能融合學校OA管理系統及各大業務系統如教學管理系統、科研管理系統、財會管理系統，實現這些系統和檔案管理系統之間背景信息和元數據之間的網絡數據庫轉化，同時能較好的管理和利用相關的檔案信息，功能較為完善的檔案系統卻沒有，導致當前形成的大量數字化信息因不能及時歸檔而白白的流失；與此同時，由不同的業務系統產生的電子信息也同樣不能在檔案管理系統中直接形成具有憑證作用的電子文件，大大地降低了電子文件的效能，如教務系統，招生系統等均能產生電子信息，但這些信息只能導入到檔案系統中作為檢索的用途，不能直接在檔案系統打印出來作為憑證使用，數據庫之間不能進行有效的轉換，迫使目前很多高校每年都花幾萬，幾十萬元來用于成績單等檔案的掃描，重新建立成績檔案數據庫，浪費大量的金錢，偏離了低碳環保的路徑。
缺乏法律法規、監督制度及網絡安全技術的支持，導致檔案信息化成果的效用較低
目前高校還沒有一套較為完善的電子檔案法律法規來保障電子檔案的真實性，因而，高校電子檔案的憑證效力沒有保障，學校的各項認證如學位學歷認證等工作都只能用紙質檔案做憑證；同時，我們還缺乏成熟的防偽、加密、認證等技術來保證電子文件的原始性、可靠性，高校電子檔案的利用缺乏安全的網絡環境支持，網絡認證工作還不能開展，這嚴重地影響了檔案信息化的效用。
低碳視角下高校檔案信息化環境設計
為了加快高校檔案信息化的進程，減少各高校在重復探索檔案信息化實現過程中造成的資源浪費，使高校檔案信息化能在低能耗、高效率的環境中實現，我們認為應在高校檔案信息化的法規、管理軟件、具體做法等方面的環境中加以完善，以達到低碳高效的目的：
（一）加快制定高校電子檔案的法規、標準及監督制度，以保證檔案信息化的效用
要充分發揮高校電子檔案的憑證作用，則必須有堅實的法規、統一的標準作基礎，完善的監督體系做保障，否則電子文件在其生成、傳遞、保存、利用等環節沒有規范和依據，就無法保證其真實性、可靠性、完整性，也就沒有可用性。目前，雖然我國已經制定了一些元數據標準，但還沒有制定出完善的、高校各業務部門需完全遵循的電子文件元數據標準，高校各業務系統的對接無規可循。同時高校電子檔案的證據效力缺乏法律認可與保障，這大大影響了高校檔案信息化的效用，信息化的意義也大打折扣。為此，我國應該盡早出臺高校電子檔案的法規、標準及監督制度，拓寬電子文件在相關領域的證據效力，建立電子文件管理責任追究體系，把電子文件的管理納入有關人員的績效考核范圍，使高校檔案檔案信息化能發揮更大的效能。
（二）創新觀念意識，將低碳、高效的理念融入到檔案信息化管理中
低炭視角下的檔案信息化建設，不僅需要檔案人員主動學習新的信息技術，熟練運用科技手段完成歸檔管理與服務利用工作，還需要檔案人員將低碳意識融入到日常工作中，充分認識到信息化建設的根本目的是提高效率、降低成本，在開展信息化工作時切實做到低碳、高效。這就需要檔案人員及時更新觀念意識，樹立對電子文件的信任和管理電子文件的信心，本著低碳、高效的工作思路，科學、規范、創造性地開展檔案信息化工作。
（三）開發具有國家層面戰略指導意義的高校檔案信息化管理應用軟件，加快檔案信息化建設的步伐
高校檔案信息化無論是應用軟件的開發、系統平臺的建設還是各主要業務平臺的無縫對接，這些都需要一定資金的投入，但是，高校目前的資金有限，要各高校自行的解決應用管理軟件的問題無疑有一定的困難，而且軟件后期的升級改造僅靠一校之財力很難做好。鑒于高校各業務主體的相同性，建議由國家檔案局和教育部根據高校這個業務主體的特征，在充分分析總結目前我國高校檔案管理平臺利弊的基礎上，設計一套具有戰略指導意義的，有較大的兼容性，能較好實現高校OA系統、教學系統、科研、財務等主要業務系統無縫對接的軟件，各高?？稍谠撥浖O計的權限內自行調整。這樣，檔案信息化具體實施的過程更加具體，更加快捷，標準更加統一，也為日后實現全國信息的整合與共享做好準備。同時，大大減少各校探索信息化建設平臺的投入，節省了大量的資金。
（四）推進高校檔案信息化成果共享與交流，建立高校檔案信息化示范單位來進行具體的指導
檔案局或上級主管應該建立幾個不同等級的高校檔案單位作為示范單位，以點帶面，以具體的直觀的辦法來指導其它高校檔案信息化的工作，全面帶動高校檔案信息化的建設，減少各高校檔案信息化建設走的彎路。目前雖有省直單位信息化建設示范單位，但其業務范圍和性質和高校有較大的差別，有很多經驗和做法都不符合高校的實際。因而，只有通過高校的示范單位，才能更好地吸收和利用先進學校的做法，加快高校自身檔案信息化的步伐。
（五）通過人才梯隊建設，使檔案業務人員更好地掌握實現檔案信息化的低碳途徑
檔案信息化建設是一個需要有著合理結構的人才隊伍才能完成的系統工程，特別是低碳視角下的信息化工作，在原有檔案專業人才的基礎上，更需要有對低碳信息技術有很好的理解能力、業務創新能力的技術型管理人才，以及掌握數字化技術、信息管理技術、網絡技術等技術能力的信息技術人才，解決高校信息化建設當中的檔案數字化信息的真實可靠性和長期可靠性的瓶頸問題。為此，需要建立和完善人才培養機制，通過制定有效的人才引進計劃以及崗位輪換計劃、在職培訓計劃等人才培養與開發計劃，合理地開發、培養人才隊伍，建立起多專業并存、年輕化、層次化的人才梯隊。
