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學校數字化管理方式范文1
關鍵詞 高職院校；數字圖書館；管理
1 引言
高校圖書館是學校的文獻信息中心，是教科研和校園文化的重要組成部分，也是學校人才培養和學科建設的重要支撐體系[1]，其建設水平是學?？傮w水平的一個重要標志，在一定程度上決定著學校的教科研水平和人才培養質量的高低。學校圖書館館藏圖書量是衡量一個圖書館規模大小的一個標志，也是學校辦學實力的表現之一。隨著計算機技術和互聯網技術的快速發展，數字出版物快速推出，各種新型終端設備大量使用，為數字圖書館的產生和發展奠定了技術基礎，傳統圖書館向數字化圖書館轉變是一個必然趨勢。同時，學校在數字圖書館建設過程明顯感受到傳統圖書館的管理方式已不適應數字圖書館的管理要求。采取什么樣的管理方式來經營管理數字圖書館，是高職院校數字目前圖書館數字化建設中一個不可回避的問題。本文就高職院校如何經營管理好數字圖書館，更好地為學校建設服務、為讀者提供優質服務等問題進行初步探討。
2 數字圖書館的管理問題分析
在信息化高速發展的今天，信息的種類和形式越來越豐富，需要存儲和傳播的信息量越來越大，讀者在很多時候需要提供及時的信息服務，且每次索取的信息量也很大，傳統的圖書館難以解決這一問題，圖書館數字化建設是適應新形勢發展的必然選擇。而在現有已建立的數字圖書館中，由于沒有擺脫傳統圖書館的經營管理模式，不利于數字圖書館的健康發展。
2.1 數字圖書館需要新的管理理念。
傳統圖書館是通過館藏大量紙質圖書資料來為讀者提供服務的，圖書館的基本工作流程可簡化為圖書采購、編目、分類上架、借書還書、后期維護等，圖書館的主要工作則是圍繞紙質圖書資料的流轉而開展。數字圖書館則不同，它不存在有形的圖書，也沒有占據大量的空間，但數字圖書館具有內容豐富的多媒體數字化信息，具有網絡環境下的多種電子技術工具和服務手段，能為讀者提供高效、便捷的數字化信息服務[2]。在現代信息技術廣泛應用的背景下，高職院校建設適合自身發展特點的數字圖書館，為讀者提供數字化信息服務是圖書館數字化的發展趨勢。在數字化圖書館里，讀者可以通過電腦登錄至學校數字圖書館主頁，瀏覽、查詢、下載、打印有用的相關信息，圖書館工作人員通過電子郵件及電子咨詢臺與用戶聯系，這樣，數字圖書館就不能使用傳統圖書館的管理方式來經營管理。為此，需要數字圖書館的管理者更新管理理念，改變管理方式，使數字圖書館變成一個不受時空限制的閱覽場所，為廣大讀者營造一個良好的讀書環境，以適應讀者對文獻資源呈現多樣性和廣泛性需求的需要。
2.2 數字化館藏資源需要新的管理方法。
數字圖書館館藏數字信息資源由實體館藏和虛擬館藏兩部分組成。實體館藏是指直接可以利用到的館藏文獻，包括可直接閱讀或借助專用設備閱讀的各種文獻資料。虛擬館藏一般指網絡信息資源，也就是館外資源。凡是在網絡上可以找到的，而且可以迅速到達的信息都可以看成是本館的館藏，它是數字圖書館的一個重要組成部分。實體館藏資源的建設途徑主要是“館藏資源數字化”和“文獻采購電子化”，如將原有實體館藏資源數字化，進行整理加工，建立數字化資料庫；虛擬館藏資源的建設方法則以超文本方式鏈接網上相關信息為主[3]。不論是實體館藏數字化還是虛擬館藏，均不同于紙質圖書館的館藏文件資料，都是以電子資料的形式存在，且分布在不同的存儲空間，這就需要有計算機網絡安全、身份認證、在線借閱、時間管理、費用計算等實時動態管理，傳統圖書館的管理根本不適應管理數字圖書館，需要有一套新的管理方法來經營管理數字圖書館。
2.3 新型數字化終端需要改變傳統的借閱方式。
傳統圖書館是以紙質圖書的形式儲存在有形的圖書館空間，讀者可在圖書館書庫查找自己需要的圖書，且借閱方式也比較簡單，基本上是借書和還書。目前，高職院校的圖書館基本上是以傳統的方式為讀者服務，主要滿足于書刊借還的服務方式[4]。數字圖書館則不同，它并不以大量有形的圖書資料存儲在有形的圖書館空間，而是以一個超大規模的、分布的、可以跨庫檢索的海量數字化信息資源庫形式存在[5]。館藏資源數字化更便于讀者檢索，調閱和利用。新型數字終端大量推出，讀者可不必到圖書館借閱，而通過賬號即可完成借閱，讀者的借閱方式不再是借書和還書這種直觀的方式出現，這樣，傳統的圖書館借閱方式不適應數字圖書館的要求，改變傳統的借閱方式，以適應新型數字終端的需要。
2.4 數字圖書館網絡化需要有較高的整體素質。
隨著計算機技術的迅猛發展，特別是網絡技術、數碼存儲與傳輸技術等的全面普及，為滿足對文獻信息的加工、存儲、查詢、利用等方面的更高、更新的要求[6]。目前，高職院校圖書館人員知識結構不盡合理，普遍存在文化素質不高、學歷層次偏低的現象，熟悉計算機技術、數字化和網絡化技術復合型人才就更少。而圖書館數字化建設不僅需要具備各種設備條件，還必須有能獨立處理相應突發事件的專業技術人員，他們是圖書館數字化建設的重要人力資源。因此，必須盡快提高圖書館管理人員的整體素質。
3 對數字圖書館管理的建議
數字圖書館是學校圖書館建設的未來發展方向。由于數字圖書館不存在有形的紙質圖書，而是以網絡和多媒體的形式出現，與傳統圖書館差異很大，且電子化文件資料更難以把握，管理上比較復雜。因此，數字圖書館建設不能按照傳統圖書館模式進行，更不能不能以傳統的管理方式來經營管理，必須以全新的管理理念和管理模式來管理學校數字圖書館，為讀者提供一個寬松的閱讀環境。
3.1維護好圖書館的網絡安全至關重要。
學校數字圖書館基本上是以校園網的形式為讀者提供服務的，這就要求學校網絡中心與圖書館密切合作，共同維護圖書館的網絡安全。數字圖書館網絡為用戶在任何時間、任何網絡節點上訪問內部資源，進行信息資源交換、交流的同時，也會出現非授權訪問、惡意連接、掃描甚至網絡攻擊等行為發生。為維護數字圖書館的網絡安全、規范用戶的網絡行為，以及提高用戶自身素質，非常有必要從軟硬件條件、網絡環境及用戶安全教育等方面加強管理。
軟硬件條件包括構成數字圖書館內部網絡系統的環境、設備及連接、存儲媒體等實體條件，以及網絡防護等虛擬條件，由軟硬件設備本身或者外部原因引起的故障應及時排除。
數字圖書館最常見也是最主要的影響網絡安全、穩定運行因素是網絡系統受各種非物理因素引起的破壞，常見的有計算機病毒、網絡攻擊、網絡安全管理制度不健全等。安裝帶有實時病毒監控、郵件監控、瀏覽器監控、文件傳輸監控功能，通過殺毒軟件的系統漏洞掃描、狀態監控、入侵防護、病毒隔離查殺等功能基本上可實現對計算機硬軟件的保護。
在數字圖書館網絡安全體系中，加強對用戶教育也是至關重要的環節之一。管理者應加強對用戶的管理與教育，強化用戶的安全意識，讓用戶自覺形成規范、正確的用機習慣，做到防患于未然。同時，用戶還應養成良好習慣，定期對客戶端系統軟件與應用軟件進行升級、更新或安裝補丁程序，堵住軟件漏洞，以保證數字圖書館的安全運行。
3.2培育復合型管理人才勢在必行。
傳統圖書館以紙質圖書為主，采購、編目、上架、借還圖書等相對直觀，而數字圖書館基本上是以網絡和多媒體的形式出現在讀者面前。目前，大多數圖書館工作人員所從事的是傳統圖書館的常規工作，對計算機知識了解不多。以計算機和互聯網為基礎建立起來的數字圖書館，需要管理者掌握一定的計算機知識，能通過網絡進行圖書采購、信息分類、信息管理等基本知識，這些都需要對圖書館工作人員進行培訓，掌握圖書館管理知識和計算機技能。圖書館數字化給圖書館工作人員帶來了新的要求，即要求員工的計算機基礎好，有一定的網絡知識，能獨立解決基本問題等。為做好數字圖書館的建設與管理工作，使數字圖書館能更好地為讀者服務，需要加緊培養一批既懂圖書館業務又懂計算機及網絡技術的復合型人才。
3.3個性化與差別化服務彰顯特色。
目前，數字化圖書館、網站所用的用戶界面差異很大，且彼此間互不兼容，這給讀者帶來了諸多不便，讀者首先必須學會各種界面才能更好地使用。個性化與差別化服務是數字圖書館根據用戶的特殊要求，為其提供個性化與差別化的界面，讀者可以根據自己的習慣和愛好，建立適合自己的用戶界面，滿足讀者個人的使用習慣。數字圖書館將個性化、差異化信息傳遞給讀者，由讀者自由選擇信息的處理方法，并對這些信息進行自由組織和操作，這樣既方便了讀者使用，也大大激發了讀者使用數字圖書館的熱情，直接或間接影響數字圖書館的利用率。
3.4高校圖書館間資源共享互惠互利。
一個學校的數字圖書館容量畢竟是有限的，武漢地區高校林立，各高校的圖書館建設各具特色，但卻沒有實現高校數字圖書館的資源共享。若能實現高校數字圖書館文獻的資源共享，有效地整合高校的文獻資源，不僅能提高文獻資源利用率，增強文獻的保障能力，實現優勢互補，而且又能夠節約大量資金。當然，要實現高校數字圖書館的館際資源共享可能會涉及到圖書館的管理體制、網絡規模化運行、費用負擔等方面的問題。若能將這些高校的數字圖書館聯合起來，實行圖書館之間互相承認、互通有無，這對學校、讀者將是非常有益的。
4 結語
近幾年來，高職院校數字圖書館建設在軟硬件設施方面得到了快速發展，也得到了讀者的認同。但由于數字圖書館的特殊性，與傳統圖書館相比，在經營管理上比較復雜和困難。只有不斷轉變管理理念，并從網絡安全、專業技術人才培養、個性化服務及資源共享等方面建立全新的管理模式，數字圖書館將會給讀者提供更多更好的服務，為學校的教科研和校園文化建設做出更大的貢獻。
參考文獻
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學校數字化管理方式范文2
一、高校檔案管理現狀
根據2008年9月1日頒布的《高等學校檔案管理辦法》，高等學校檔案是指“高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄”。高校檔案主要記載著學校重要的教育歷史，具有很重要的價值，因此必須加大對檔案管理的重視。根據目前的情況來看，主要對其總結了以下這幾個方面特點:第一，學校每年都會“迎來送往”，送走很多畢業生。同時會招來很多新生，這對高校檔案的管理需要很大的工作量，既要對新入學學生的檔案數據進行錄入，也要對畢業生的數據進行遷出或改動，此時檔案的變化呈現數量巨大、變動較為頻繁等一系列特點，再加上要對學生其他檔案的維護和保存，都需要耗費大量的人力物力。第二，檔案管理操作的標準化程度不高，各個高校結合自身具體情況所設定的制度、規范存在各種差異性，導致各高校之間對于檔案管理操作的步調不夠一致，甚至存在極少數相互抵觸的情況，這給提高檔案管理工作的效率帶來了障礙。第三，檔案數字化管理處理手段有待提高，由于目前的高校檔案主要還是以紙質檔案作為保存媒介，電子信息管理只是起到了檢索、交換、備份等輔助功能。以上是各高校檔案管理工作中比較突出的特點，也是制約檔案管理工作效率提高的瓶頸所在，后文將繼續就以上特點結合電子化檔案管理進行應用分析。
二、檔案數字化管理的特點
過去傳統的檔案管理模式是在每個部門分出一個檔案管理科室，此種管理模式是十分封閉的，雖然在過去的高校檔案管理工作中發揮了重要的作用，但是就目前社會的管理模式來看，傳統的檔案管理方式顯然是無法滿足現狀的，因此必須在過去傳統的管理模式中，創建一種新的管理模式，那就是應運而生的電子信息化管理模式，這是一種更具開放性的管理體系，是對傳統檔案管理的一種補充及升華，使得檔案管理的質量和效率得到進一步的提高。隨著電子信息技術的快速發展，檔案數字化已成為高校檔案管理的一種發展趨勢，各種新型產品正不斷被研發出來并得到廣泛性地應用，也使得檔案管理在模式上發生了巨大的變化，作為檔案管理的一種有效手段，檔案數字化在高校中的管理功能也變得越來越強大。如今，不管是檔案的生成、歸檔還是檢索都是與計算機緊密相連的，電子檔案的存在方式主要是以機讀的形式，就這一點來說是和傳統的檔案管理存在很大的區別的。在信息的使用中，需要將有價值的信息在檔案信息這一系統中檢索出來，對此就必然要求檔案管理系統的精確性，如此才能保障高校檔案信息的真實性以及價值性。
三、電子檔案使用的途徑
電子檔案所具備的很多特點都是傳統檔案所不具備的，像查準率以及查全率等等，這些都是傳統檔案對于現代化的電子檔案管理所不能比擬的，對此為了提高工作效率，應充分利用電子檔案的優勢，使其優越性得到展現。當前電子檔案的使用途徑主要包括以下幾點：
（一）提供拷貝
在對電子檔案進行使用的過程中，主要的一個途徑就是拷貝，這是最初的提供檔案的一種方式，為了使得整個檔案部門可以充分利用拷貝向檔案人員提供材料，可以將文件直接轉換為一種通用的格式，然后再讓使用者對檔案進行處理，然而使用人員不一定具有軟硬件設施條件，對此可以直接要求檔案管理部門將檔案打印出來。
（二）通信傳輸
通信傳輸主要是指不同的檔案管理部門通過計算機將所使用的檔案進行相互傳輸，這是當前比較常用的一種電子檔案管理方式，這顯示了檔案在提取的過程中沒有地域限制的特點，不需要檔案人員再為提取檔案專門跑一趟，有效節省了大量的人力以及財力。
（三）直接利用
所謂直接性地利用，是指利用檔案部門的計算機對電子檔案進行查詢，這樣一來可以使得眾多的檔案使用人員能夠在統一時間得到相同的電子檔案，并為使用電子檔案的人員提供相關的技術支持。
四、檔案數字化管理的重要作用
檔案數字化管理是一種現代化的信息管理模式，該模式是將原來紙質記載的信息轉變為數字化的信息進行保存，這樣方便存儲和查閱，而且電子智能化的記載儲存有利于管理。數字智能化的管理模式能把相關的檔案按照不同的類別進行數字化儲存，還可以儲存音頻資料，對于及時的信息反饋還能做出詳細的記載。因此電子智能化的管理模式有很多的好處：首先，檔案數字化的管理模式可以方便管理，在工作的過程當中可以進行電子傳遞閱覽，可以節約時間，提高工作效率。利用數字化的管理模式搜集的數據，其信息具有完整性、可靠性，有利于工作的更快開展。其次，在電子化的智能管理中，把相關的資料儲存在文檔的資料庫當中，高校的工作人員只需要輸入所要查詢的資料的信息點就可以快速地找到需要的資料，更加地方便、快捷，而且所找到的資料具有一定的準確性，不容易產生誤差，從而方便了辦公，為工作人員節約了時間，提高了工作效率，這便是現代數字智能化管理模式的優點。再次，數字智能化的管理模式可以隨時進行數據更新，保證資料的時效性，能方便員工的查閱和使用。傳統的紙質記載信息需要大量的人工進行統計和整理，現在的數字智能化的管理可以利用高科技的電子產品快速地完成工作，只要輕輕地點擊鼠標就能夠完成整個的統計整理到儲存的過程，從而減輕管理人員工作的壓力。最后，數字化的管理模式可以使整個的辦公流程順暢無阻，節省了很多的人力和時間，使材料的管理更加的科學化、系統化。所以，在社會快速發展的今天，高校檔案管理采用數字化的管理模式是符合時代需求的。然而目前，我國在運用數字化的管理過程當中，還存在很多的困難沒有克服，還沒有熟練地掌握數字化的管理模式，需要進一步的學習與實踐。數字化的管理模式分為以下幾個工作步驟：1、信息搜集。信息的搜集具有一定的難度，在現在的數字化管理模式當中，利用科技化的電子產品可以幫助你更好更方便地搜集資料，而且保證資料更加的完整。2、信息整理。在進行數字化的管理過程當中，對相關的信息進行數字化的編碼，使相關的檔案資料歸檔整齊有序，而且使整個資料信息一目了然。3、檢查信息。在眾多的信息當中進行相關的檢查，去掉一些沒有用的或者多余的資料，這一步要取其精華，去其糟粕，對于資料文件的管理至關重要，所以需要工作人員能夠集中精力，認真對待。4、管理資料。對于傳統紙質文檔的保管有很多嚴格的要求，要保證紙質資料環境的干燥、清潔等，要防止火災的發生，防止被水淹沒，而數字化管理則不用擔心這些問題。現如今，數字化的檔案管理相對過去簡單多了，在對資料進行統計這個環節當中，主要依靠高科技產品進行自動化的統計，可以節約時間，減少人力，提高工作效率；在使用資料中，利用數字化的管理模式可以使數字化的信息更加方便閱讀，便于管理，為工作人員查找資料節省很多的時間、精力；在編排資料中，利用計算機的操作系統把相似的檔案編排在一起，可以更加方便地查閱與尋找所需的資料，同時還可以進行資料共享，促進高校之間的合作。然而在數字化的管理中，為保證資料不流失，就要對每一道操作程序進行加密處理，防止相關的資料泄露，造成不必要的損失。由于計算機系統比較復雜，在相關的操作過程當中有可能被別人盜取信息，所以要保管好自己的資料。在信息傳輸的過程當中，要進行多次加密，而且不外泄自己的密碼，還要進行正當的操作，這樣才能保證信息的安全。
五、如何規范檔案數字化管理
在檔案數字化管理模式當中存在著很多的問題，涉及到電子科技產品的使用，電子科技產品是一個很復雜的產物，如果操作不當就會對學?；蛘邔W生造成很大的損失，所以在進行數字化的信息管理的時候，要嚴格規范管理模式，制定一定的管理制度。
（一）加強檔案數字化管理，保障資料的安全
要想安全地管理學校內部資料，就必須完善相關的管理體系，加強高校檔案的內部管理，對學校內部工作人員進行定期的培訓，提高內部人員的操作能力。在進行數字化的儲存模式當中存在著很多的問題，在復雜的網絡世界，安全隨時受到威脅，如果操作不當或者沒有做好保密防范工作，隨時都有可能為學校帶來相當大的損失。所以要定期對電腦系統進行升級管理，請專業的維修人員進行專業的維修工作，對于電腦要進行加密處理，而且密碼不可外泄，這樣才能保障數字化的管理順利地進行。
（二）規范操作，減少損失
以往在信息的管理過程當中，由于疏忽泄露了資料或者丟失一些信息，都會帶來相應的損失，為了能夠避免這些事情重蹈覆轍，應該對于信息進行嚴格的加密處理，不要把密碼告訴無關的人，應該避免密碼被更多的人知道，所以應該建立一個完整的管理體系，每個人都要認真地對待工作，對于信息要加強管理，對于資料的管理更加的嚴謹，在使用資料的過程當中，要時刻注意網絡的安全，加強防范意識。
（三）對資料管理人員進行培訓，加強工作的嚴謹性
學校數字化管理方式范文3
【摘 要】20世紀50年代后，以計算機技術和現代網絡技術為主體的信息技術迅猛發展，他逐漸改變了我們的生活與工作。而且為某些難以解決的問題提供了新的，更便捷的解決方式。而檔案管理工作也是當下信息技術迅猛發展的受益者之一，將信息技術應用于檔案管理工作中已經成為一股不可逆轉的潮流。
【關鍵詞】數字化網絡技術；檔案管理；信息技術
高校檔案是高校教學、科研、黨政管理等職能活動的歷史記錄，是高校發展歷史軌跡的真實記載，客觀地反映和記錄著高校各方面的改革發展歷程。高校檔案管理工作是高等學校事業發展的重要組成部分，是衡量高校管理水平高低的重要標志。但是檔案管理具有一定的復雜性，急需現代信息技術的輔助。
一、將數字化技術應用于檔案管理的必要性；
1.是高校檔案管理工作的復雜性的要求；
目前我國共有兩千八百多萬在校學生，還有一百多萬高校工作人員。對這近三千萬人進行管理絕非易事，而管理的主要依據就是這些人的檔案。如果沒有這些檔案，那么很難對這么龐大的人員機構進行有效的管理。如果將這些檔案信息以紙質載體進行保存，使用傳統的手段進行管理，不僅難以長久保存，更容易導致檔案信息的遺失與損壞。而且，面對浩如煙海的檔案信息，整理分類工作極為復雜，這就大大降低了檔案的使用效率。因此，將數字化技術應用于檔案管理之中已經成為大勢所趨。
2.是高校檔案管理工作發展趨勢的要求
21世紀是數字化、信息化、和網絡化的時代。數字化網絡技術逐漸進入各個行業與領域，他改變各個行業的工作方式與管理方式。在各項工作中，計算機與網絡都發揮著越來越重要的作用。作為高校管理工作的重要組成部分，高校檔案管理工作必須實現數字化，管理者必須將網絡數字技術應用于管理工作之中。這樣才能使高校的檔案管理工作緊隨時代潮流，逐步提高高校檔案管理工作的現代化水平。
3.是解決高校檔案管理問題的要求；
我國檔案管理數字化進程較慢，大部分地區仍然使用傳統的方式對檔案信息進行保存和管理。這種管理方式存在著諸多的弊端。這種管理方式極易導致檔案信息的錯誤和遺失。同時，這種管理方式還導致檔案的使用率低下，未能真正的發揮檔案信息在管理工作中的作用。
二、數字化網絡技術的優勢；
1.提高檔案管理工作的效率；
將數字化信息技術應用于檔案管理工作之中，能夠極大地沖破傳統檔案管理中的種種局限，加速檔案的分類與整理，并從中提取合理的信息，將其應用到管理中，這樣不僅減少了檔案管理工作中的問題與失誤，而且大大提高了效率。
2.增強檔案管理工作的安全性；
2016年8月21日，18歲的山東女孩徐玉玉因被詐騙電話騙走上大學的費用9900元，傷心欲絕，郁結于心，最終導致心臟驟停死亡。究其根本，這一慘劇發生的最主要原因就是個人檔案信息管理不當所導致的信息泄露。由于傳統的管理方式存在著種種漏洞，這才為某些不法分子提供了可乘之機，他們利用這些漏洞獲得個人信息，并實施詐騙。而將數字化網絡技術應用于檔案管理工作中，能夠極大地增強檔案信息的安全性，避免信息的泄露，維護個人的隱私安全。
3.有利于各部門信息資源共享；
運用數字化網絡是技術，檔案管理部門可以建設檔案信息數據庫，將本校所有經過整理的檔案信息納入數據庫中，并針對這些信息建立專門的檢索入口，這樣當各個部門需要使用檔案信息時，只需要獲得管理部門的網上授權，就可以進入數據庫進行檢索來獲得自己需要的信息，這樣不僅實現了信息資源的共享，更大大提高了工作效率，節省了時間。
4.能夠降低檔案管理成本；
傳統的檔案管理工作效率較低，它主要依靠的人工對紙質檔案進行分類、整理與管理，由于檔案的復雜性就要求投入大量的人力。紙質文件的印刷與大量工作人員的投入就會導致管理成本的增加。而現代數字網絡技術用磁盤和云盤代替了紙質載體極大地提高了工作效率，同時也極大地提高了工作效率。這樣就大大的降低了檔案管理工作的成本。
三、如何更好地將數字化網絡技術應用于檔案管理工作；
1.改革檔案管理制度，制定合理的管理章程；
“矩不正，不可為方；規不正，不可為圓”，這句來自《淮南子》的名言深刻的論述了規則與制度的重要作用。要想實現高校檔案管理數字信息化必須先改革檔案管理之訴，制定切實可行的改革計劃與合理的管理章程。完善的高校底只檔案管理工作制度不但能夠保證高校數字化檔案的完整性和系統性，而且也能為高校數字化檔案為良好的基礎準備工作。制定規范標準的管理制度有利于工作人員按照科學的流程對檔案信息進行管理，避免在工作中出現錯誤。
檔案信息化管理的制度應該包括：電子文件歸檔管理制度、保密制度、查閱利用制度、網絡安全管理制度以及具體工作人員的崗位目標責任制等。各項管理制度不能一成不變，要在實際工作中不斷進行完善，以確保各項管理制度的權威性。
2.增加資金投入，提高數字化檔案管理工作的基礎性工作；
要想實現檔案信息數字化需要解決信息安全、信息共享、信息存儲問題，這就需要配置安全性能高、穩定性強的大容量存儲設備、網絡設備，例如服務器、高速掃描儀、磁盤陣列、光盤庫、縮微影像數字化等設備。這些設備價格昂貴，需要巨大的資金投入。
因此，高校需要設立相關的專項經費，擴大對檔案管理信息化方面的開支。而檔案管理部門也應當合理地使用這些資金，在購買設備、招聘人員方面盡量節約資金，已實現經費效果的最大化。
3.引進專業人才，培養高素質員工；
檔案信息數字化是建立在網絡信息技術基礎之上的一種新的檔案信息管理模式，他對于管理者的知識素質有著嚴格的要求，因此必須引進專業人才來建立數據庫與檢索網站。隨著檔案數據庫建立與維護工作的進一步進行，對于管理者知識素養的要求也就越來越高。因此必須建立一套完整的員工定期培訓制度，不斷為員工“充電”，以滿足檔案信息數字化的需求。
4.提高信息安全意識，確保檔案信息利用安全；
檔案信息數字化雖然能一定程度上避免私人信息的泄露，但也面臨著網絡黑客等因素的威脅。因此，對于一些涉及學校機密，個人隱私的內容要嚴格保密，謹防泄密問題的出現。還要保障網絡服務器和數據庫安全。使用安全級別較高的操作系統，及時進行系統漏洞、補丁升級，并對數據庫進行定期多重備份、異地備份，維護好數據庫事務日志，實行嚴格的用戶身份認證、訪問權限控制等安全措施。
四、結語
高校檔案管理是高校管理工作中最重要的一環，其重要性不言而喻。而將數字化信息技術應用于檔案管理是一個長期且需要不斷探索的過程，在這條路上我們必須遵循合理的原則，設立正確的目標，腳踏實地，逐漸提高檔案管理工作的使數字還網絡技術在檔案管理中發揮更重要的作用。
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學校數字化管理方式范文4
項目是為創造獨特的產品、服務或成果而進行的臨時性工作。項目管理是將知識、技術、技能與方法運用于項目周期全過程，從而實現質量、成本、時間三者平衡的管理活動。項目管理通常有三種方式：一是職能型管理方式，項目管理職能由項目承擔單位對應職能部門實施，優點是項目建設與日常工作緊密結合，有利于整體管理水平提升，缺點是項目組成員受項目負責人和職能部門雙重指揮，可能會無所適從，資源利用效率較低；二是獨立項目型管理方式，項目組按照需要配置人力、物力、財力等資源，所在單位職能部門不直接干預，優點是責任明確，決策效率高，缺點是需要配備大量專業化的項目人員，容易與日?；顒幼兂伞皟苫厥隆保蝗蔷仃囆凸芾矸绞?，將職能型管理與項目型管理結合起來，可以從項目所在單位抽調專業人員，項目結束后再回到原部門。第三種方式是一種“大會戰”“突擊隊”的方式，在我國經濟建設中應用較為廣泛，如我國高速動車組的研制就采取了矩陣式管理方式。
高水平專業群建設項目的目標高端性、任務專業性、內容復雜性、目標多元性和長周期性，決定了需要利用所在單位職能部門的專業化管理，又要與這一專業群的發展實際緊密結合。如果僅依靠專業群原有力量，就等同于將項目建設作為常規工作，陷入示范校、骨干校專業建設的路徑依賴，嚴重弱化項目管理，注定無法實現預期目標；由于目前多數高職院校的整體管理水平還達不到“雙高”要求，如果項目所在單位所有職能部門人員都參與項目建設，不僅難以在短期內實現辦學水平的突破，而且還可能因職責不清而延緩項目進程。最為可行的途徑，就是從相關部門抽調精干力量，構建矩陣型組織，既彌補專業群原有力量的不足，又保持與職能管理部門的聯系。為了實現矩陣式組織的高效運行，應該做好以下幾個方面的工作。首先，成立高水平專業群建設領導小組及項目管理辦公室。項目領導小組的主要職能是把握專業群建設的總體方向，根據項目目標為專業群配置各種資源，確保項目目標實現。項目管理辦公室作為承上啟下的協調機構，重點是指導和監督項目組落實領導小組決定，并及時發現項目實施中出現的問題，提出調整方案。為了保證資源調配的高效性，項目領導小組組長應由一名校級領導擔任；項目辦公室人員應包括教學管理、科研管理、人事管理、財務管理等部門的人員。
其次，構建高水平專業教學團隊。專兼職教師是推動專業群發展的根本力量，也是實現項目目標的基本依靠。在當前高職院校師資力量整體較弱的條件下，應制定合理的專業群教學團隊發展規劃，通過引進和培養兩種途徑，形成在國際職教界和國內產業界均具有較大影響的專業群帶頭人、具備技術創新能力和教學創新能力的骨干教師群。在培養計劃中，對學校專任教師和企業兼職教師應該采用不同的培養方式，并實現兩部分教師的相互促進。
學校數字化管理方式范文5
關鍵詞 圖書家具；圖書設備；信息化管理
中圖分類號：G250.7 文獻標識碼：B
文章編號：1671-489X（2015）17-0072-02
圖書館資產分為三大類，即家具資產、設備資產與文獻資源資產。近幾年來，隨著教育信息化的的快速發展，圖書館的信息化水平在不斷提高，尤其在管理信息化方面發展更快。各學校在圖書館建設中的投入經費逐年增加，使圖書館的硬件條件得到了前所未有的改變，館內固定資產總量迅速增加。在圖書館固定資產大幅度增加的同時，管理工作未能同步跟上，相對滯后，圖書館家具及儀器設備管理出現了一些如資產管理不規范、信息化程度低，信息資源與資產利用率低等問題，因此，探討如何加強圖書館家具及設備的信息化管理，提高信息資源與資產的利用率，減少家具及設備的損壞，具有現實意義。
1 圖書館家具和設備的使用與管理現狀
圖書館家具及設備品種多、更新快，技術管理水平差 第一，館內家具設備既有傳統的，又有現代化的，多且雜；第二，圖書館服務方式向多元化和數字化方向發展，圖書館配置的家具及設備品種也呈現出多樣化、信息化的發展趨勢；第三，隨著信息技術產品及電子產品的快速發展，圖書館作為學校的信息傳播與資源中心，其電子設備更新速度逐年加快；第四，家具與設備綜合應用，如射頻標簽讀入、掃描設備、紅外借閱、門控監測等設備組合應用形成圖書館應用系統；第五，圖書館管理人員配置要求和標準、待遇不明確，有些缺乏相應專業技能，尤其是不具備現代化裝備的使用和維護技能，業務水平不高，管理能力弱。
資源浪費較嚴重，資產利用率低 圖書館建設基本不考慮成本核算和資產折舊的問題，且維護保養的意識淡薄。一些使用年限不長的家具及設備僅僅因部分零部件損壞而不能正常使用，很快就被放入倉庫等待報廢；一些使用狀況不良的電子設備也因保養維護不佳而被擱置；由于無線網的覆蓋范圍擴大及學生智能手機和計算機的普及，圖書館內的原有供讀者查閱資料的多臺計算機被閑置。這些都是造成資源浪費及資產利用率低的原因。
傳統管理制度不健全，信息化管理方法跟不上 多年來，學校圖書館的工作人員，從領導到老師，從管理人員到使用人員都認為圖書館是“養老的附屬機構”，管理人員管理水平不高，只起到對圖書資源與設備的看管作用，不能對其設備正確地使用和管理，缺乏相應的專業維護與保養技能等，致使一些圖書館信息化設備得不到充分的應用，實行信息化管理、創新，管理服務難度很大。
2 圖書館家具及設備管理的科學化、制度化與標準化
圖書館家具及設備管理的科學化、制度化 圖書館要科學規范地制定好館用家具及設備的管理制度，相應管理責任人應明確其管理責任與任務，進行定期保養與維護，尤其是數字化圖書館設備，應適時通風、除潮、除塵等，要根據使用說明書的具體要求進行維護保養，并及時更換老化和損壞的零部件。要針對存在問題進行分析，查找原因，總結出較為實用，又具有可操作性、標準化的管理方法，制定出系統、科學、完善的管理制度。
圖書館家具及設備管理的標準化 圖書館管理人員應從自身做起，切實貫徹遵守制度要求，形成維護使用規范和標準，積極引導各個方面嚴格遵守制度，在此基礎上，適時推廣信息化管理，切實提高信息化管理水平，提高其家具與設備的應用效率，同時，圖書館的設備管理規范要注意與學校教務、總務后勤、學工等各方面的管理制度保持一致，相對銜接；結合學校數字化校園的相關數據標準、通信標準、技術標準等諸方面技術規范，實現共享，方便應用。統一于基于一卡通的標準化、信息化管理。
3 圖書館家具及設備管理信息化
圖書館傳統管理模式與信息化管理模式的對比 傳統的圖書館家具及設備大都采用標簽形式的管理，這種管理方式需要圖書管理員親自到現場去觀看、貼碼、掃碼、記錄等，統計、對賬及制表都要手工作業，工作量大、易于出錯，登記造冊、逐級上報、層層審批，管理煩瑣而又復雜。這種管理方式易造成資源浪費，利用率低。而采用信息化管理模式，圖書館有多少家具、種類、型號規格、哪一年購買、使用現狀如何，都以數據表格的形式呈現在計算機的顯示終端上，圖書管理人員一目了然，也便于學校領導掌握。
圖書館家具及設備信息化管理的升級換代技術要求 圖書館家具及設備由傳統的管理模式向信息化管理模式升級換代。第一，需將傳統的紙質標簽更換為射頻（RFID）標簽；其次，安裝標準的射頻（RFID）系統讀取設備；第三，將這些設備與學校的數字化校園網絡聯為一體；第四，將相應的數據輸入到圖書館的服務器（學校的圖書資源庫）中；第五，將圖書館所有數據與學校各類數據實現統一格式、統一信息標準、統一傳輸制式，以實現學校與圖書館信息資源的通用與共享；第六，與師生的一卡通數據格式、標準、傳輸制式保持高度一致。
圖書館家具及設備信息化管理應用關鍵技術
1）圖書館家具及設備使用狀態信息采集與上傳。定期對圖書館家具及設備的使用情況、設備的運行狀態進行監測、觀察記錄、數據統計與分析等，并將所采集的數據信息進行相應的加工與處理，按照學校數字化校園統一通信平臺的數據要求，進行格式編碼與轉換，并嚴格按照學校數字化校園的信息傳輸格式與標準，上傳到數字化校園的數據庫（圖書館服務器），供領導、圖書館工作人員及學校師生閱覽使用，同時也為學校進行圖書館管理提供決策數據。
2）構建圖書館家具及設備管理統一數字平臺。圖書館家具與設備信息化管理要求，將貼有紙質標簽更換為射頻（RFID）標簽，然后將帶有射頻（RFID）標簽的所有家具及設備的全部信息上傳到學校數字化校園的資源庫（圖書館服務器）中。在這一過程中，信息傳遞要隨時隨地，查看和觀察記錄應定期，家具及設備的工作運行狀態應統計、處理后，與學校辦公設備、資產處與后勤處所有設備采用統一數據格式、數據平臺、數據傳輸制式進行互聯共享、共用，時刻保持快捷方便的信息查詢的良好狀態。
圖書館家具及設備信息化管理應用說明
1）依據數字化校園的數據格式、標準及傳輸方式實現系統管理。要實現圖書館信息化管理，需保證其圖書館的各類數據、信息與教務系統、資產與后勤管理系統等各子系統的數據格式、標準、傳輸方式保持高度一致，只有這樣，才可實現圖書館的數據與信息的開放共享，才能在數字化校園網絡平臺上靈活、快速、高效地進行信息傳輸與應用；同時，還要與學生的一卡通保持數據信息格式、傳輸標準及方式高度一致，以完成圖書館數據信息與管理系統的數字化、智能化與校園網絡的共享、同步應用，圖書館的家具及設備的管理才可實現信息化。因此，實現圖書館信息設備信息化管理，關鍵是設計開發并建設好與校園網一致的圖書館信息化子系統。
2）設備信息的數字化與網絡化。電子射頻（RFID）標簽可以將圖書館家具及設備的即時信息通過圖書館內的物聯網設備與數字化校園網相聯接，以實現數字化校園環境下的圖書館智慧管理，但圖書館智慧管理系統需要接入統一通信共享數據平臺，采用統一的物聯網信息采集、傳輸及應用設備后，才可更好地實現圖書館家具及設備的數字化、網絡化與信息化管理。
3）圖書館家具及設備管理應用。第一，將圖書館的家具及設備依據管理模式，進行信息采集、加工處理與分析，并形成相應的表格（任務欄目），依據表格內的任務確定相應的責任人，并賦予管理權限、管理要求、管理職責；第二，依據責任人的管理權限、任務等，要求管理人員對家具及設備進行定期維護與保養，對損壞過于嚴重或使用年限較長的設備，應重點關注，及時將相應的數據到網上；第三，管理人員對自己管理的家具及設備的使用現狀，以數據表格的形式確切地反映其使用狀態，并及時到網上，或傳送至圖書館的數據服務器上，以保證領導方便瀏覽與觀看，工作人員留存備查數據；第四，圖書管理人員的采集數據、獲取信息，與物聯網射頻系統所獲得的信息同時上傳到校園網數據庫，或圖書館服務器；第五，將上述管理人員定期對家具及設備使用狀態所獲得的數據與物聯網系統所采集的即時信息進行整合、加工、處理，以實現數據統一的格式化、標準化，并依據圖書館的績效管理要求、對其數據進行分類、存儲、調用與管理；第六、將上述加工處理、分類的標準數據與信息按內容呈現，分權限管理，讓校領導、圖書館領導、圖書館工作人員等及時分級、分權限了解情況，為領導決策、管理與規劃發展提供數據；學校領導通過網絡數據考察應用狀態，對圖書館管理情況進行績效評價，同時還可以通過數據對圖書館工作人員工作現狀、態度及業績進行評估，促進績效管理。
為了保證圖書館家具及設備的信息化管理，圖書館信息管理系統與資源庫應時刻處于良好的運行狀態，及時更新相應的數據與信息，使這些數據與信息和實際情況保持高度一致。學校及館領導應根據圖書館的具體數據，結合實際情況及時進行設備更新。要重視網絡安全與數據安全工作，必要時可以進行數據備份，以防數據丟失。
4 結語
數字化校園快速發展要求圖書館設施設備管理不能停止在傳統管理階段，要盡快實現從傳統管理到數字化的升級，以便更好地為師生教育教學提供優質服務，提升服務的信息化水平。
參考文獻
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學校數字化管理方式范文6
關鍵詞 圖書館 檔案管理 數字化 建設
中圖分類號： G250.76 文獻標識碼：A
信息技術進駐人們生活的各個領域，帶來了一場數字化變革。圖書館的檔案管理應該改變傳統耗時耗力的管理方式，積極引進信息技術，開展數字化建設。檔案管理的數字化在世界各國已經廣泛應用，其實效顯著，應該成為我國圖書館檔案管理研究的方向。
一、圖書館檔案管理數字化建設的意義
（一）提高信息利用率。
檔案管理數字化將檔案信息轉變為數字化的信息資源，且可通過計算機進行識別，使信息載體發生改變，使圖書館檔案管理更具活力。數字化的檔案管理方式，告別了檔案信息采集困難、費時費力、查詢不便、難以共享的舊時代，使信息利用率大大提升。
（二）提升社會服務質量。
在網絡技術的幫助之下，信息的傳達更加快捷、順暢，公眾通過網絡可以享受到優質的檔案信息服務，使大范圍的信息共享成為可能。檔案信息的開放化程度更高，信息傳遞的過程更加規范標準，使檔案資料不再局限于圖書館內部，更加面向大眾，提升社會服務質量。
（三）提高檔案管理工作效率。
圖書館檔案數量龐大，人工管理十分耗時耗力，檔案管理數字化的引入，使管理人員從繁雜的工作中解脫出來，利用計算機及網絡技術就可以快速完成檔案管理工作，自動化程度更高。合理運用數字化技術不僅提升了檔案管理水平，還使工作效率大大提高。
（四）滿足用戶多樣化需求。
用戶需求隨著網絡時代的推進也在不斷發生改變，足不出戶卻能快速獲得想要的信息是很多用戶的追求。數字化的檔案管理方式可以在很大程度上滿足客戶這一需求，通過網絡進行信息共享，使檔案信息的流動不再受到地域的限制。遠程溝通得以實現，用戶多樣化的需求得到滿足，圖書館的檔案信息服務也更加優質。
二、圖書館檔案管理數字化建設的方法
（一）構建檔案數字化平臺。
圖書館應將計算機網絡技術帶入到檔案管理當中，運用信息技術對檔案數據進行統籌，建立一個完善的數據中心。檔案指南、文件匯編、用戶目錄、音頻視頻等資料都應該納入到該數據中心當中，形成資料完備的數據庫，以備查閱和使用。還需要對服務器、操作系統等基礎設施進行建設，應用檔案管理的先進軟件，開展網絡化管理，為圖書館的檔案管理搭建起數字化平臺。
（二）創新信息化檔案管理模式。
要改變檔案管理模式，創新信息化手段，首先要對內部的檔案網絡進行結構及系統的優化，提升性能，使之符合國家對局域網的要求，確保運行安全。其次是檔案外網的建設，外網面向的是社會大眾，有信息公開的要求，讓公眾可以感受到信息化檔案管理帶來的便捷與高校。但是對內外網的安全要求必須提高，采用科技手段進行信息隔離，確保信息的流通更加安全、穩定。同時要注意網絡功能的提升，大力推進數字化，使檔案管理的模式不斷創新，全面實現信息化管理。
（三）完善檔案信息服務體系。
及時準確地提供檔案信息服務是開展檔案管理的一個重要目的，因而要著力完善檔案信息服務體系。以信息化標準為基礎，從圖書館自身情況出發進行信息資源的補充，為跨庫檢索提供便利。在互聯網環境之下，使檔案的目錄、內容及編碼呈現一體化。積極推進檔案制度的建設，促使檔案管理數字化更加科學規范，投入力度進行數字系統的維護與管理，并發揮監控的功效，使數字系統的運行更加可靠。為了滿足公眾對信息質量的高要求，需要改變資源開發的手段，提升知識含量，使檔案信息形成一個全面的體系，從而提升信息服務水平。另外，在主管部門對檔案管理的要求之下，將檔案系統的維護工作進行外包，使其運行更加規范，公眾在使用檔案信息時也更加便利。
（四）打造復合型的檔案管理人才。
檔案管理的數字化建設要充分發揮人的能動作用，要改變圖書館檔案管理人員素質低下的現狀，著重選擇和培養復合型的管理人才。應數字化建設的要求，檔案管理者必須既有檔案管理知識，又精通信息技術，因而，要將更多的檔案管理專業、圖書館專業的人才引入檔案管理隊伍，并且對其信息技術素質進行考核。對現任的檔案管理人員的數字化技術培訓也不能放松，力求檔案管理隊伍的整體素質可以滿足數字化建設的需求。
三、結束語
綜上所述，圖書館的檔案管理數字化建設在實現資源共享、提高工作效率、提升信息利用率方面意義重大，需要圖書館管理者、社會大眾給予重視，從系統、模式、管理人員等多方面采取措施來加快建設進程。使檔案管理的數字化更好地運用于高校、單位及社會圖書館的檔案管理工作中，力求與信息化的時代步調一致。
（作者：河南工業職業技術學院圖書館，職稱：助理館員）
參考文獻：
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