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事業單位庫房管理辦法范文1
關鍵詞:檔案管理;行政事業單位;思路
現代社會對于行政事業單位的運作來說,建立系統、科學、民主的管理制度,對其生存與發展極為重要。所謂行政事業單位檔案工作制度建設,就是按照規范化的質量和效率,適應行政事業單位協作化、規范化、科學化運行的需要,并便于監督和評價。
一、行政事業單位檔案工作的現狀
1.檔案工作的重視程度不平衡
行政事業單位檔案工作的重視很不平衡,個別單位對檔案工作重視還不夠,檔案意識薄弱,監督力度不強,未能對檔案工作所需的人、財、物和檔案整理歸檔時間給予充分的保證,雖然各部門把檔案工作列入年度工作計劃,也有專人負責抓落實,但真正把檔案管理工作作為各部門工作有效機制來抓等方面還存在缺陷。
2.檔案室保管條件還比較差
多數單位還達不到檔案管理要求,與整齊、規范統一的要求還有一定的差距。少數單位綜合檔案室變成了雜物室,設施設備老化,有的綜合檔案室設施設備不齊全,檔案柜也五花八門不統一,比較零亂。個別單位檔案室設防意識不強,設施設備不完善,管理體制不到位,使部分檔案受到損害。
3.檔案人員業務素質還相對薄弱
檔案管理工作不僅是一項政策性很強的工作,還是一項專業性技術性很強的工作,檔案人員要有較好的專業素質,才能勝任檔案管理工作。檔案人員因業務不精,導致歸檔文件的整理、分類和保管期限劃分等問題上不夠準確,檔案不按時立卷歸檔和未及時移交綜合檔案室等情況時有發生。個別檔案人員對檔案工作重要性和責任性認識還不夠,存在隨意應付了事思想,對各科室必須要形成的檔案資料及時整理歸檔監督指導力度不夠,思想上存在著為難情緒。
二、行政事業單位檔案制度建設的原則
首先,規范與靈活相統一。行政事業單位檔案工作制度的制定要按照國家標準來進行。這有助于制度執行的標準化、規范化。但這并不是說所有行政事業單位的檔案工作制度都是一成不變的,行政事業單位不僅規模不同,更有工作特點的差異,其管理方式與制度規范自然不能強求一律。檔案部門應依靠自身特點不斷地實踐、探索和總結,建立一套內容全面、結構完善、符合本單位實際的規章制度體系。
其次,職責與權益兼顧。在制度的制定過程中,要把“職責”這一部分調整到崗位標準中,明確職責范圍及權限。例如,一個行政事業單位檔案部門的分管領導可主要負責檔案管理工作目標的制定、對歸檔檔案的檢查和指導等。在明確責任的同時,應注意保護工作人員的合法權益。當前行政事業單位忽視工作人員權益的問題時有發生,這極大地影響工作人員的工作熱情,也必將影響到整個事業的發展。建立行政事業單位檔案工作制度必須把明確職責與保護權益放到同等重要的地位。
再次,制定與執行并重。制度建設的首要工作就是根據單位檔案部門的實際需要,制定一系列系統、科學、合理的檔案管理規章制度。然而要想適合于單位的發展、有效調動工作人員積極性,更為關鍵的是制度的有效執行。單位領導在管理單位的過程中,應更多地關注各項制度的落實情況,在實踐檢驗的基礎上不斷完善,使制度更加合理化、規范化。
最后,動態與靜態相結合。制度一經形成,便在一定時期內保持不變,具有相對的穩定性,這是事業穩定發展的前提。但是,制度并不是永不變化的。隨著時代的發展,行政事業單位的各項制度當然也要隨之改變。特別是我國各項事業逐步和世界接軌,行政事業單位也逐步走上國際化道路。對檔案部門而言,應當積極學習國外的一些先進的檔案管理辦法,并結合自身情況,不斷完善現有的檔案工作制度。
三、行政事業單位檔案管理的創新思考
1.健全檔案管理制度
建立檔案工作制度必須遵循以下要求:第一,規章制度要體現合理性、科學性。建立起來的規章制度必須符合單位特點和檔案管理實際,以適應行政事業單位檔案管理的需要。第二,簡明實用。制度必須具有可操作性,其建立應以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標,以便更好地發揮制度的指導和規范作用。第三,堅持制度約束的雙向性。既約束領導又約束職工。領導的行為和形象直接影響著制度的順利執行,而職工是單位的主要構成群體,是制度的主要約束對象和執行者。第四,堅持制度執行的嚴肅性。檔案部門既是制定檔案規章制度的主管部門,又是規章制度的執行部門。在規章制度的執行過程中,要做到有功必賞、有過必罰,充分體現制度的權威性。
2.加強組織領導,提高人事檔案管理水平
各級行政事業單位要提高對檔案管理工作的重視程度,將其納入議事日程,首先要建立檔案管理工作的領導機構,定期對檔案管理工作進行檢查和指導、督促;其次要結合本單位檔案管理工作實際,建立起檔案管理達標升級考核機制,對檔案工作實行定性、定量考核,可按照分級分類指導的原則,通過等級升降來實施動態管理;同時應參考國家檔案建設的有關標準,建立和完善質量管理體系。各單位可結合本單位具體情況,研究制定本單位檔案各項工作的質量評價標準,并積極組織實施,從而推進檔案工作制度化、規范化和科學化建設。
3.開展現代化和信息化建設,提高人事檔案利用效率
實現檔案管理現代化,是檔案服務于事業單位制度改革與發展的需要,也是適應社會對檔案信息需求日漸增強的客觀需求。要使檔案最大限度地發揮作用,必須把先進的科學技術手段應用于檔案管理,以達到提高工作效率和延長檔案壽命的目的。首先,各級事業單位檔案管理部門要提高信息管理的時效性,準確、及時地傳輸信息;其次,要對檔案實行計算機輔助管理,利用計算機、掃描儀等現代設備和現代技術,將檔案資料整理輸入計算機,通過相應的技術處理,將文字、圖片、聲像等資料轉變成數據資料,實現檔案紙質與數據格式并存;其三,要充分利用計算機網絡技術來進行檔案管理創新,通過網絡,可以實行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享,向社會提供優質高效的檔案信息服務,以實現檔案信息資源的有效共享。既方便利用者又提高了檔案工作的效率和質量,并大大提高檔案的利用效率。
4.加強行政事業單位檔案保密工作
首先,檔案的庫房管理是檔案保密的重點,從總體上講,檔案庫房應按照國家有關規定興建,并不是任何一間辦公室都可以用作庫房。從檔案保密的角度來看,不宜將庫房設在辦公樓的最底層,庫房門窗等應專門加固,以防盜竊。還應做到庫房與辦公室分開,庫房與閱覽室分開。檔案庫房應指定專人負責管理,制定嚴格的庫房管理制度,無關人員一律禁止入內。
其次,做好檔案的保管期限與保密期限的區分工作,確定保管期限的原則是,正確分析和鑒別檔案內容的現實作用和歷史作用,根據本行政事業單位工作的需要和為國家積累歷史文化財富的需要,全面確定檔案的保存價值,準確地判定檔案的保管期限。
總之,行政事業單位檔案工作地存在一些問題,影響了檔案工作為經濟和社會服務功能的發揮。在新的歷史條件下,行政事業單位檔案工作必須要緊緊聯系時展的新任務、新特點、新要求。行政事業單位檔案工作要創造性地開展,推進檔案工作跨越式發展的重要一步,這是時展的必然要求,也是檔案工作維護好、保管好、服務好主要職能的體現。
參考文獻:
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[2]樂利珍.淺談事業單位檔案管理的現狀及對策[J].科技風,2008(24)
事業單位庫房管理辦法范文2
一、當前房管專業檔案管理中存在的主要問題
1.管理機構多元化不利于房管專業檔案規范化管理
當前，我國房管專業檔案的管理機構情況比較復雜，各地對房管專業檔案的管理采用不同的機構管理模式，沒有統一的機構管理標準，各地呈現多樣化的特點。有的地方專門成立了負責管理整個行政區域內所有房產檔案的專業機構，如廣州市的房地產檔案館；有的地方有房產檔案館，但只保存房產權屬檔案，如常州市的房產檔案館，其只是房產交易中心的一內設機構；也有的地方把房管專業檔案保存于綜合性檔案管理部門，如上海的浦東新區檔案館，它的主要任務是保存浦東新區政府各部門產生的所有檔案；還有的地方既沒有成立房管專業檔案管理部門也不把檔案移交于綜合檔案部門，而是由其相應的業務部門自行保管其產生的房管專業檔案。總之，管理機構的多樣化對規范化管理房管專業檔案產生了弱化作用。這種各自為政、自我封閉的狀態不利于實現地區間的房管專業檔案資源共享和互動交流，也不利于國家主管部門統一規范地管理。
2.檔案管理觀念和手段滯后于政府行政管理新模式
隨著信息技術的發展，OA系統、各類業務管理信息系統不斷產生，信息化管理已成為政府行政管理不可逆轉的趨勢。然而，目前全國各地檔案管理水平參差不齊，有少數地方管理思路先進，信息化管理模式已初步形成，但大多數地方管理思路相對陳舊，管理手段落后。這嚴重影響了房管檔案信息的及時匯集和準確、快速有效地利用。例如，在上述系統中，電子文件結合紙質文件在各部門流轉，但受傳統檔案管理理念和手段的束縛，這些承載著業務流轉數據和結果的電子文件沒有明確的歸檔范圍和要求，業務部門只向檔案管理部門移交紙質文件，信息系統的數據沒有實現同步移交，還留在業務部門或信息化部門；而紙質文件也只是配合信息系統中數據的流轉，沒有和信息系統中的數據統一管理。檔案管理部門由于對具體業務的了解程度不夠或沒有信息系統的支撐，不能確定在每項業務中究竟會產生哪些檔案，因此，也只能被動地接收整理紙質檔案，造成兩種不同載體類型的檔案管理脫節，極大地影響了檔案的有效管理和利用。
3.規章制度陳舊與現實需要脫節
隨著社會的發展和時代的進步，房管專業檔案的形式、載體和內容不斷變化，傳統的規章制度已經落后于現實的檔案管理需要。就房管專業檔案而言，房地產剛起步的時候，房管專業檔案只留于紙質，而現在每天都會產生大量的、不同材質的房管信息數據。隨著越來越多檔案的產生，舊有的檔案管理規章制度已無法適應新情況，滿足現實的需要。此外，其他的房管專業檔案的管理制度以及相關標準規范等也沒有建立起來，特別是近幾年來，隨著住房保障業務的發展，廉租房檔案、經濟適用房檔案、公共租賃房檔案等新的業務檔案不斷產生，這些新的檔案材料哪些應該納入房管專業檔案管理范圍，應當如何進行管理才能有效為社會提供服務，這些問題都需要房管專業檔案管理部門制定明確的新標準。
4.檔案管理模式落后于時展
由于房管專業檔案關系民生，因此在平時工作中的利用率非常高，檔案產生部門出于查找便利的目的，習慣于將檔案存放在本部門。因此，現有的房管專業檔案保管分散，管理模式多種多樣，省(市)局級的房管各業務部門、各事業單位、各區縣自成系統，各管各的，整個房管系統各部門間形成了小而全的分散型檔案管理模式。然而很多單位無論是資金、技術、人員還是庫房等軟、硬件設施都不具備長期保管檔案的條件；檔案的保管需要大量人力、物力，這種管理模式容易造成部門間重復投資，造成不必要的浪費；再有紙質檔案的大量產生和堆積不僅使行政成本上升，也給保管帶來不便，甚至容易引發火災，存在不少隱患。這種分散型的管理模式使得在數字化信息化時代各區縣各部門的檔案信息資源無法實現共享，不利于檔案資源的開發利用，造成了資源浪費。
傳統型的管理模式也是一種被動型和后置式的管理模式，基本上是一種“看門守攤”、“坐等上門”的被動管理服務方式。在檔案的接收上，沒有參與到整個業務流轉的過程中，而只是等待業務結束后，負責文件材料的接收整理；在檔案的服務利用上也是一種封閉和半封閉的狀態，豐富的檔案信息資源遠未得到充分開發利用，開放檔案的工作也無法適應社會各方面的發展需要。
5.人員隊伍結構不合理和素質有待提高
由于某種社會歷史原因造成了人們在傳統觀念上認為檔案工作就是悠閑、輕松但又單調、乏味與社會脫節的工作。因此一些年齡偏大的人員往往會被調到檔案部門，使得當前從事檔案工作的人員整體業務水平不高、年齡偏大、隊伍結構不合理，制約了檔案業的發展。
二、對房管專業檔案創新管理的幾點建議
為了更好地管理房管專業檔案，服務民生，服務大眾，檔案的管理部門需要更新管理思路，創新管理模式和管理方法，變檔案資源的分散管理為集中統一管理，強化檔案部門的管理主體地位和服務功能。對此，筆者提出以下幾點建議：
1.轉變傳統的檔案管理觀念，統一房管專業檔案管理機構
針對當前房管專業檔案管理機構多樣化的現狀，筆者認為房管系統檔案管理部門可參照城建檔案管理的機構設置，成立專業房管檔案管理機構，負責整個行政區域內所有的房管檔案的集中保管，統籌統一管理房管檔案，包括房地產權屬檔案、保障性住房檔案、拆遷檔案、物業檔案等行政管理部門產生的檔案，也應包含各房產管理協會、各房產開發公司、拆遷公司和物業公司等產生的各類檔案資料。
2.更新檔案管理思路和手段，逐步實現房管專業檔案標準化和數字化管理
更新房管專業檔案管理的思路，關鍵在于房管行業的檔案從業人員要樹立檔案標準化管理的理念，要把大的行政區域(省、自治區、直轄市)的房管專業檔案作為一個整體進行管理，要有檔案管理發展的規劃方向。并針對房屋管理的特點，統一行業檔案分類目錄，明確各類業務的專業檔案歸檔范圍；對入庫的檔案、資料進行嚴格區分，實行整個大的行政區域的分類管理，實現房管行業檔案管理
的統一性和標準化。
加強房管專業檔案的信息化建設，是滿足當前經濟社會發展的需要。為此，必須推進檔案資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化，建立房管檔案信息資源基礎數據庫群，實現房管檔案信息資源的高度共享和利用，實現庫藏檔案的信息化自動管理。
3.樹立法制意識，建立統一的房管專業檔案管理的規章制度
房地產行業涉及的部門繁多，產生的檔案內容豐富，有房地產市場管理、拆遷管理、物業管理和住房保障管理等，但是到目前為止相關的法律法規僅有住房建設部分別于2001年、2006年通過的《城市房地產權屬檔案管理辦法》、《城鎮廉租住房檔案管理辦法》，這兩個《辦法》對權屬檔案和廉租房檔案有明確的管理規定。有關其他類型的房管專業檔案管理方面的規章制度還需要在實踐工作中不斷摸索、探尋，從而逐步制定和不斷完善統一管理的規定或辦法，為房管專業檔案的規范化管理提供理論依據。
4.創新檔案管理模式和方法，實行集中化管理和全程化管理的模式
針對分散型的管理模式，筆者認為可在房管專業檔案標準化管理的基礎上，統一各單位各部門的實體檔案管理模式，建立行政區域內統一的房管專業檔案--資料數據庫，共享檔案信息，使房管專業檔案信息在統一的平臺上進行管理、查詢，提高工作效率，為公眾利用檔案提供便利。
針對被動式的管理模式，筆者建議建立全程化管理的檔案管理模式。傳統的檔案管理模式往往比較滯后，檔案一般都是定期移交給檔案管理部門，且移交后還要經過一段時間的整理和數字化，之后才能查閱利用，如在整理期間需查閱某份檔案，無疑是大海撈針，且未必能找到，給工作造成了很大不便。因此，改變檔案的滯后管理迫在眉睫。全程化的檔案管理模式是在統一行政區域內檔案數據庫的基礎上，實行電子文件取代紙質檔案全程同步歸檔，做到檔案即時歸檔，即時提供查閱，將檔案管理貫穿到整個行政區域的房管管理的公文處理和業務辦件的整個過程中，對該過程產生的需要歸檔的各類資料進行即時的跟蹤管理，且把歸檔作為整個公文處理和業務辦件辦結的標志。這種全程化管理模式可以有效地提高檔案的利用效率。
事業單位庫房管理辦法范文3
[關鍵詞]財務檔案 科學管理 新方法
中圖分類號：B01 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2015）40-0086-01
一、財務檔案概念
財務檔案是一種在會計核算活動中形成的具有一定保存價值的會計記錄，各種會計記錄都是經濟活動的生動記錄和客觀寫照。對會計檔案的重視程度如何，也反映了有關單位經濟秩序是否正常和合法。會計檔案在保證一個單位的正常工作秩序、生產秩序和科研秩序等方面，具有十分重要的利用價值。
二、財務檔案管理的重要意義
財務檔案是一種在財務核算活動中形成的具有一定保存價值的會計記錄，各種財務記錄都是經濟活動的生動記錄和客觀寫照。對財務檔案的重視程度如何，也反映了有關單位經濟秩序是否正常和合法。主要體現在：第一，為企業、事業、機關團體等基層單位加強內部的微觀管理，提高經濟效益和社會效益提供豐富的原始數據；第二，它為國家進行經濟建設計劃和決策，對國民經濟進行宏觀管理和監督提供真實可靠的會計信息；第三，它為保護國家財產和打擊經濟領域里的不法行為提供有力的證據；第四，為研究財政、經濟歷史和發展提供可靠的史料?？傊攧諜n案工作的好壞，對國民經濟的正常進行，經濟秩序的確立，各項財政政策、預算的貫徹實施都有著直接的影響，財務檔案在社會主義經濟建設中具有極其重要的作用。
三、財務檔案主要工作內容
1、財務檔案的特點
財務檔案是國家全部檔案的重要組成部分，具有原始記錄性、信息性、知識性和價值性，但由于它反映的對象內容及業務性質不同，又決定了化具有自己獨有的特點，首先，財務檔案具有來源廣泛性，凡是實行獨立經濟核算、財務收支的單位都會形成財務檔案。其次，財務檔案具有內容的專業性，再次，會計核算的嚴密性也就決定了財務檔案形成過程的嚴密性。
2、作用
財務檔案作為一種經濟檔案，有著不可替代的作用，首先，上市公司需要對外披露真實準確的財務信息，其合法經營的全部經濟和經營成果都儲存在財務檔案中，其次，企業單位對外融、投資都需要協作單位提供幾年的有關財務數據，而財務數據也都來源于財務檔案。第三，司法部門查處違法亂紀、貪污受賄問題更需要財務方面的確鑿證據。第四，財務檔案是國家統計部門的統計數據重要組成部分，為國家各部門分析經濟情況、總結經驗教訓提供了重要的依據。
3、價值
是制訂財務計劃的重要數據源；是進行科學經濟決策的信息源；是維護正常經濟、工作秩序的法定書證；是研究經濟文化存在與發展規律的重要文獻源；是開展歷史研究的記憶庫；是儲備會計工作經驗、技術、智慧和教訓的知識庫。
4、管理職責
按規定和要求定期收集與征集需要歸檔的會計文件和會計檔案；對會計文檔的數據和信息內容進行必要的審查核對，并整理組卷，編制會計文檔目錄，委派專人保管，嚴防丟失和損壞；對所藏會計檔案實行科學管理，裝具齊備，備有目錄或索引，存放有序，嚴格實行庫房管理制度，不隨意堆放，防止會計檔案的實體散失和內容泄密；利用會計檔案手續要嚴格，查閱時嚴格執行會計檔案利用工作制度；對已滿一定保管期限的會計檔案，要按照有關規定進行處置；對單位合并撤消解散破產分立調動離職等事項發生時檔案管理人員有責任將檔案移交或轉交有關業務主管部門。
5、職業道德
忠于職守，愛崗敬業；遵紀守法，嚴守機密；博學求進，公正服務參照以上的要求把在工作當中碰到的實例寫進去是怎樣去實際操作的，總結實踐工作中遇到的問題和今后改進的方法、財務檔案的特點及作用。
四、財務檔案的科學管理有效方法
1、統一思想，加強領導，提高認識
各單位要加強對會計檔案管理工作的領導，要提高對加強會計檔案管理的重要性的認識，設立檔案管理部門的一定要把會計檔案同其他檔案同等重視，規范管理，不能厚此薄彼。不具備設立檔案管理部門的，應在會計機構中指定專人負責會計檔案的裝訂立卷歸檔和保管工作，但出納人員不得兼管會計檔案的保管工作，提高依法加強會計檔案管理的意識，從法律的高度來依法加強管理，使會計檔案管理走上法制化的軌道。
2、制定規范，健全會計檔案管理各項規章制度
要做好財務檔案管理工作，必須根據《會計檔案管理辦法》、《會計電算化工作規范》并結合實際，建立和健全一整套相關的制度。首先，建立財務檔案歸檔制度，明確歸檔范圍、保管期限、歸檔程序、整理方法、歸檔要求等；其次，建立和健全檔案保管、安全保密制度，采用先進手段和科學方法保管檔案，明確職責，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。各單位要定期組織對財務檔案管理工作的檢查，對做得好的要給予表揚獎勵，充分發揮其工作的積極性、主動性和創造性。反之，對于工作做得差的要提出批評，責令他們及時糾正，并予以必要的處罰。凡涉及到本部門房屋買賣、土地使用、財產劃分、固定資產、債權債務、經濟積案、退休退職材料要另編檢索工具，以便長久保管，方便查找利用。
3、規范會計檔案裝訂、立卷、歸檔和銷毀工作
規范會計檔案管理工作，需要做好以下三個方面：第一，訂會計憑證必須使用會計憑證裝訂封皮，粘封裝訂線，并在粘封處加蓋會計人員印章。封皮表面的有關內容必須逐項填寫齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會計檔案（憑證）盒中，必須認真逐項填寫檔案盒面上的內容。第二，綜合檔案室的單位，財會部門應按綜合檔案室的要求辦理相關手續，將會計檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位，會計檔案暫由財會部門妥善保管，要明確專人負責保管工作。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設施。第三，各單位的會計檔案的保管期限要嚴格按照《會計檔案管理辦法》的規定執行。會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由本單位會計檔案管理部門提出銷毀意見，會同財務會計部門共同鑒定，嚴格審查后，編造會計檔案銷毀清冊。機關和事業單位報本單位領導批準后銷毀；企業單位經企業領導審查，報經上級主管部門批準后銷毀。對于其中未了結的債權債務的原始憑證，應單獨抽出，另行立卷，由會計檔案保管部門保管到結清債權債務時為止。
4、加強會計檔案人員知識培訓，提高管理人員的綜合素質
會計檔案管理人員的綜合素質既包括思想素質、業務素質。又包括職業道德。作為會計檔案管理人員，首先必須做到嚴格自律、廉潔奉公，保持獨立公正的立場正確運用自己的職能和權力；其次，會計檔案資料內容廣泛，具有專業性、廣泛性、嚴密性的特點。作為一種專門檔案，不能視同一般檔案，應按照專門檔案進行專業化管理。會計檔案的專業化管理，要求檔案管理人員不僅要具備檔案管理學知識，還應具備財會方面的基本知識，能夠熟練使用現代化的管理手段，運用現代化管理軟件。因此，除要搞好關于會計和檔案的崗位培訓外，還要搞好后續教育。
結語
在財務檔案管理的過程中，如果能夠統一思想，堅持科學管理和責任心，則可以有效地防范檔案管理工作中諸多問題，從而使得財務檔案相關信息在質量上得到較大提高，進而對企事業增強活力、競爭力，適應社會主義市場經濟的發展起到至關重要的作用。
參考文獻
事業單位庫房管理辦法范文4
【關鍵詞】金融檔案外包管理
隨著金融體制改革的不斷深化，金融業務迅猛發展，隨之產生了大量內容豐富、載體多樣的金融業務檔案。如何對金融檔案進行合理的管理，使其便于利用，防范和化解金融風險、金融犯罪等，成為金融檔案工作面臨的亟待解決的重要課題。
一、檔案在金融機構管理中的重要作用
金融檔案是指各金融機構在工作中形成的具有保存價值的歷史記錄。包括：各金融機構文書部門產生的文書檔案；會計、基建部門產生的各類專業檔案；信貸部門產生的信貸檔案；客戶辦理業務時留存的各類表單、資料、合同以及其他工作中產生的文字、圖表、光盤、磁盤等材料。金融機構的文書檔案中有工作計劃、目標、規章制度、會議記錄、總結、業務文件材料等等，具有一定的機密性，對金融機構的管理起著重要的指導作用。金融機構的會計檔案種類包括會計報表、會計賬簿、會計憑證及其他類，是金融機構籌措資金、發放貸款或內部財務管理產生的，真實反映了金融機構的經營管理活動的過程，反映了金融機構內部經營管理的狀況，這些重要的會計資料如發生丟失、損毀等現象，將會給國家和金融機構帶來不可彌補的損失。金融機構的信貸檔案是金融機構在辦理信貸業務過程中形成的，記錄和反映信貸業務的重要文件和憑據，它是金融機構防范信貸風險、依法收貸、化解不良資產和減少損失的重要依據。金融機構其他各類檔案也是金融機構的重要歷史資料，對金融機構的經營管理起著舉足輕重的作用。
金融是經濟的核心，金融檔案是金融機構運營發展的歷史記錄，它與金融機構的各項管理活動是緊密相連，相互作用，相互影響的。隨著金融業務的不斷發展，金融犯罪、詐騙、違約等也大量產生，而金融檔案在為防止這些不良行為給金融機構帶來的資金風險中，有著不可替代的作用。
二、金融機構檔案管理現狀
（一）基礎設施不達標
檔案庫房是保存檔案的場所和基礎設施，是一種特殊性建筑，要求具有防高溫、防潮、防光、防有害氣體等功能。庫房內還要求配備設施包括消防設施、空氣調節設施、專用檔案裝具、監控防盜設施等，這些都直接影響檔案的保管效果。而目前絕大多數金融機構沒有符合檔案管理標準的檔案庫房，而如果金融機構自行建造符合檔案管理要求的檔案庫房，需要大量的財力、物力，因此金融機構往往利用辦公用房作為檔案庫房，導致有的金融機構現有的檔案庫房面積偏小，防火、防盜、防潮等設施不全；有的金融機構檔案庫接近水源，檔案受潮、霉變情況時有發生；有的金融機構辦公、閱檔、庫房合并使用，用紙箱、麻袋來裝重要的檔案資料；有的金融機構甚至將檔案和雜物堆放在一起，導致重要的檔案資料被當作廢品賣掉等情況的出現。
（二）管理機制不健全
金融機構的各項業務活動都是為金融機構的經營活動服務的，在各項業務活動中產生的檔案應該是一個不可分割的有機整體，是金融機構多方面、多層次信息的體現，反映了金融機構經營活動的全過程。如果把這些檔案分成若干塊管理，既不科學又不利于金融機構發展的需要，因此檔案的集中管理是十分必要的。但目前除少數金融機構實現了檔案的真正集中管理，大多金融機構各類檔案往往按形成部門和檔案來源分散保管，比如：文書檔案由辦公室保管，會計檔案由會計部門保管，信貸檔案由信貸部門保管，其他檔案也由產生部門自行保管，分支機構產生的各類檔案也由分支機構的內設各部門分頭保管，沒有將本單位所形成的檔案按整體來進行管理，更缺乏統一檔案管理的標準和制度。這些情況勢必造成檔案管理和使用的不便，檔案的安全性和保密性相對較弱，也容易出現人為方面的問題。因此制定統一的檔案管理發展規劃，采用統一的檔案管理模式，有利于保障檔案管理的科學化、規范化，有利于檔案的保管和保密，有利于提高檔案工作水平。
（三）制度建設滯后
檔案工作制度的建立和健全，是單位建立檔案工作的重要標志之一。金融機構制定規范的檔案工作制度，對自身檔案工作起著約束和導向作用，可以減少檔案管理的隨意性，保證自身檔案管理工作的健康、持續發展。由于金融行業的特點，目前金融機構各類檔案的具體要求各不相同，各門類檔案的管理也處于各自為政的狀況。在制度建設上，有的單位雖然制度有檔案管理辦法，但存在內容不全，沒有涉及檔案的統計、保密、利用等方面內容的情況；有的單位照抄照搬其他單位現成制度的情況，不符合本單位實際，不便于執行；有的單位長期以來沿用老的檔案管理制度，不注意對制度的完善修改，使制度的規定脫離了實際，不能起到規范行為的作用。在檔案整理上，有的金融機構檔案管理執行上級單位的標準，有的金融機構則執行地方檔案局的標準，有的金融機構則執行了長期以來形成的習慣做法，使得檔案規范化管理步履艱難。
（四）檔案人員素質不高
檔案人員的素質如何，直接影響到檔案質量的好壞。金融機構檔案管理人員大多都是身兼數職，變動頻繁，新手多，沒有經過專業培訓，缺乏專業的檔案理論知識，沒有更多的精力投入到檔案管理中,檔案管理都是一個人摸索著干，無法對檔案進行科學有效的管理，加上制度建設不完善的問題，在檔案整理上往往出現分類、整理規則前后不一致的情況，前一年度和后一年度檔案整理方法完全不同，無規律可循，檔案編號錯號、漏號、跳號現象時有發生，應該歸入上一年度的檔案卻歸入下一年度，檔案隨意查閱，只滿足于檔案不丟失，裝進袋子、鎖進柜子，停留在你查我調的階段，更不要說去對檔案進行現代化的管理，研究檔案的開發利用等了。
三、解決金融機構檔案管理困境的途徑
隨著現代經濟金融的不斷發展，金融機構檔案管理工作不斷遇到新矛盾、新問題。紙質檔案海量增長，受到場地與資金限制，檔案堆積如山,金融機構每年需花費大量的人力、物力去整理、維護;由于庫房緊張,檔案占用辦公室的面積，為此金融機構要付出昂貴的租金或同值的機會成本；由于人手不足、無專業人才等問題導致了金融機構對其自身產生的金融檔案無精力進行標準化的管理；檔案的管理不善，導致重要的檔案文件損壞、丟失，從而造成經濟損失，影響金融機構的業績和管理。而要建立一個規范的，符合檔案管理要求的檔案庫房，對于單個的金融機構來說是一項耗時、耗力且艱巨而繁瑣的工作，增加非核心業務的檔案管理人員也將直接影響金融機構的競爭能力。因此，無標準檔案庫房、整理不規范、大量積壓、查找困難，利用率低，是現階段金融機構檔案管理普遍存在的問題。
“新木桶理論”主張經濟主體要找準自己的經營優勢，也就是做你最擅長的，其余的則交給別人。追求低成本高回報是最基本的商業操作規則，國際金融業正通過金融服務外包的方式實踐著這一規則。金融服務外包作為一個新興行業，正在全球化的背景下迅猛發展。追求低成本高回報是最基本的商業操作規則，國際金融業正通過金融服務外包的方式實踐著這一規則。專業化的外包服務分工與運作可以產生規模效益，對客戶而言，從外包中得到的利益主要有成本的節約、質量的提高、服務速度的加快，以及使企業更多關注于核心業務，更有效地分配和使用資源。
金融機構可以將其非核心業務中的檔案管理業務交給專業的中介服務機構來進行集中管理，中介服務機構全面地、綜合地運用各種方法、手段、工具，將金融檔案管理中的人力、物力等軟、硬資源按照集中的模式進行整合，使得金融檔案管理規范、便于利用，使金融機構可以節約成本，集中優勢資源發展核心業務，優化其市場戰略，在市場競爭中取得優勢。金融機構檔案的外包管理，最大優勢在于通過一定的專業分工，獲得外部規模經濟效應，讓金融機構更多關注核心業務，繼而實現節約生產成本，獲得利潤最大化的目標。因此檔案外包集中管理成為解決金融機構檔案管理難題的唯一出路。
四、國內外先進經驗
在國外，檔案中介業已經發展得相當成熟，并形成了一套公認的運作規則和模式。美國的商業性文件中心就是由私人創辦的檔案寄存機構，配有現代化的文件存儲設施，專門為企業提供檔案的寄存服務，尤其可為新型載體文件提供良好的保管條件。2000年11月由美國銀行、摩根大銀行與IBM公司共同合資設立的Viewpoint Archive Service公司可以說是應運檔案管理業務外包而產生的一種新型檔案中介服務機構，它專門提供支票影像檔案的存儲與查詢服務。2002年底，美國第三大信息管理與檔案文件保管企業Guarantee公司進入中國市場，向社會提供全方位的檔案文件保管寄存服務。
在國內，也有不少檔案中介組織為社會提供檔案的整理、裝訂、保管等服務。1993就已成立的上海檔案咨詢服務中心，是我國較早的一家檔案中介機構；北京碧海蘭臺咨詢有限公司、福建省文件檔案管理服務中心、深圳市檔案寄存中心等檔案中介機構也承擔了大量的檔案勞務性工作。西安銀博科技發展公司數據信息中心是主要從事銀行、政府機構和大中型企事業單位文件檔案的數字化工程及后續維護與加工服務的機構。近年來，他們先后為多家單位提供檔案數據的掃描錄入服務，包括建行陜西省分行會計稽核中心的掃描補錄、個人住房檔案合同收件及掃描、個人貸款檔案掃描錄入等外包服務。
五、南京金融檔案管理中心檔案管理與利用模式
雖然上述檔案中介機構的成立解決了一些單位、部門檔案外包的需求，但專門為金融機構服務的檔案中介機構還是寥寥無幾。金融檔案由于存在著安全性、保密性、穩定性等問題，對將重要的檔案資料交給社會上一般的檔案中介機構，金融機構也還存在著擔憂與顧慮。2008年，具有金融服務職能的人民銀行南京分行營業管理部所屬南京金融票據中心為南京地區金融機構建立了金融檔案管理中心這一檔案中介服務平臺，積極主動開展金融檔案管理服務，為金融機構提供了較更完善的金融檔案外包服務。
（一）為金融機構提供多種檔案管理服務
金融檔案管理中心提供的檔案管理服務包括寄存和托管兩種模式。檔案的寄存，是指由檔案管理中心提供符合檔案管理要求的庫房和裝具進行存放，并負責庫房的日常管理，檔案的整理、調閱等由寄存者負責。檔案的托管，是指由托管單位按檔案管理要求進行裝訂后，將檔案交檔案管理中心管理，檔案檔案管理中心提供整理編號、編制目錄、檔案調閱以及日常管理等服務。
（二）檔案寄存、托管的程序
金融檔案管理中心接收寄存、托管檔案的原則一是要有保存價值，二是要自愿。接收的程序是：金融機構提出申請，檔案中心對金融機構的檔案數量、種類、寄存或托管時間以及費用等進行確認并接受申請；雙方根據國家有關法律規定，訂立檔案寄存、托管協議并簽名蓋章，明確雙方權利與義務；清點檔案數量、檔案的所屬年度、種類、保管方式、密級等進行清點檢查，生成電子目錄并注明存放的位置；根據移交方確定的檔案數量、種類、移交時間辦理交接手續。
（三）檔案的管理
1.檔案庫房硬件設施符合要求。檔案管理中心檔案庫房按照《中華人民共和國建筑工業行業標準檔案館建筑設計規范》乙級檔案館標準進行建設，配備了檔案密集架、空調機、去濕機、滅火器、溫濕度計、防蟲防霉藥物、防鼠板等設備和物品，并在庫區內設置24小時數字化視頻監控錄像系統和防盜報警裝置及消防設施，達到防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲“八防”要求。
2.建立了檔案管理各類制度。根據國家及省市各級檔案管理規定，檔案管理中心先后制定了《檔案寄存、托管服務管理辦法》、《檔案管理制度》、《檔案人員崗位責任制》、《會計檔案管理辦法》、以及《檔案保管制度》、《檔案保密制度》、《檔案借閱、利用制度》、《檔案統計制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》、《檔案移交制度》、《庫房管理制度》、《庫區安全制度》等十幾項制度辦法；同時還在日常工作中建立了檔案查閱借閱登記簿、庫房溫濕度登記簿、庫房檢查登記簿、庫房出入登記簿等一系列工作臺賬，將工作臺賬責任到人，保證了檔案管理的規范、安全、保密。
3.注重檔案管理人員素質培養。目前檔案管理中心全部檔案管理人員均為大專以上學歷，全部取得了南京市檔案局的檔案人員上崗資格證書和會計人員從業資格證書。每年檔案管理中心還對檔案管理人員進行保密教育，簽訂保密協議書，并組織他們參觀學習具有先進管理檔案工作經驗的單位，提高檔案管理業務水平。
4.科學合理保管檔案。按金融機構行業特征，檔案管理中心將托管檔案按機構、年度、類別等要素對檔案進行整理、編號、造冊、裝盒、登記等，并生成電子目錄，檔案上架后還要將存放的位置進行登記，保證檔案能夠迅速準確地查找到檔案。對寄存的檔案，實行封箱管理。金融機構將檔案按年度分門別類分別裝入專用檔案箱內，每箱填寫四張標簽貼在箱子四面，標簽內容為寄存寄存單位名稱、檔案種類、箱號、箱內卷數，備注等內容。
（四）檔案的合理利用
寄存、托管在檔案管理中心的檔案，其所有權并未發生改變，只是將檔案暫時存放到了檔案管理中心。因此，對于寄存、托管的檔案，檔案管理中心有責任將保護好，同時也有義務保護檔案所有者的合法權益。
金融檔案管理中心為金融機構提供的檔案查閱方式有現場查閱和遠程網絡查閱兩種?，F場查閱時，金融機構查閱人必須攜帶單位介紹信和本人有效證件，經檔案管理中心工作人員核驗無誤后方可查閱。檔案查閱需在安裝有監控設施的閱檔室內進行，查閱過程中，檔案管理中心的工作人員有權監督查閱人員使用檔案的全過程，查閱人員也不能隨意抽取檔案或在檔案上進行修改、涂改等。查閱、復印檔案都必須進行登記。遠程網絡查閱需要金融機構首先要向檔案管理中心提出申請，登記用戶名使用人、身份證件及號碼、經所在單位蓋章確認后由檔案管理中心為其分配用戶名和初始密碼。在進行遠程查閱時，首先填寫遠程查閱單，由檔案管理中心對需要查閱的檔案進行掃描后存入檔案管理系統并通知查閱者進行查閱，遠程查閱時需要對該份檔案的查閱有效期做出規定。已經寄存、托管的檔案一般不得帶離檔案管理中心，特殊情況需要帶離的，必須經金融機構相關負責人簽字并經單位蓋章，規定歸還時間后方可帶離。非檔案寄存、托管單位需要查閱檔案必須經過寄存、托管單位同意，開具寄存、托管單位介紹信并由寄存、托管單位人員陪同才能進行查閱，確保金融機構檔案的絕對安全。
六、建立檔案管理外包中心應注意的問題
建立統一的檔案管理中心，可以發揮規模優勢，采用高科技的檔案管理手段，降低檔案管理成本，從而使金融機構從繁瑣的檔案管理工作中解脫出來、專注于核心業務，這是南京金融票據中心最初建立檔案管理中心這一服務平臺的初衷。經過三年的發展，檔案管理中心目前已為南京地區十三家金融機構提供了檔案管理的外包服務，檔案的品種從最初的單純的金融會計憑證管理發展到了會計檔案中的會計報表、會計賬簿以及信貸檔案、客戶資料等，檔案的數量也達到了四百多萬卷。由此看來，對于檔案管理的外包，金融機構的需求量還很大。自南京金融檔案管理中心這一服務平臺建成以來，已有全國各地多家金融票據中心前來參觀學習。金融服務是人民銀行的重要職責之一，各地金融票據中心應抓住這一契機，建立統一的檔案管理外包中心，向各金融機構提供包括會計檔案在內的各種檔案管理服務，切實解決金融機構的后顧之憂，真正體現央行金融服務內涵。
事業單位庫房管理辦法范文5
關鍵詞:高校檔案;信息倫理;倫理困境
高校檔案是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。[1]隨著檔案信息化建設的發展,檔案管理和傳播活動的網絡化趨向日益明顯,而新的時空環境和方式方法更加使檔案工作凸顯出了一些倫理困境(ethicaldi-lemma)問題。分析高校倫理困境產生的原因及提出突破倫理困境的對策,對于做好高校檔案信息管理與傳播工作具有重要的理論與現實意義。
一、高校檔案信息管理與傳播中的三大倫理困境
(一)高校檔案信息保密要求與檔案開放利用的倫理困境檔案承載著大量的人類社會活動的原生信息,是一種寶貴的信息資源,它具有憑證價值與情報價值的二重性。檔案價值的二重性,決定了它存在開放性與保密性之間的矛盾關系。憑證價值決定了檔案形成者的資料與活動內容在一定的時限和范圍具有不公開性,即具有保密性。而情報價值意味著檔案需要適應社會利用檔案的要求,有向全社會開放的義務與責任。
在現代民主政治時代,檔案開放已經成為必然。美國學者史蒂文·盧巴(sreven lubar)認為,“檔案是一種權力”,他援引法國哲學家雅克·德里達(jacquesderri-da)的話來加以證實:“失去對檔案的控制就等于失去了政治權力,民主的有效性通常用下面的標準來衡量:對檔案工作(包括檔案的構成和闡釋)的參與和對檔案的利用?！盵2]基于檔案價值的二重性,《中華人民共和國檔案法》規定,檔案管理部門要向社會開放檔案,以便廣泛地、充分地發揮檔案的作用;同時又規定了檔案保密期限,涉及國家安全或者重大利益以及其它不宜開放的檔案控制使用,違者要承擔責任?！镀胀ǜ叩葘W校檔案管理辦法》也規定:凡持有合法證明的單位或個人,在說明利用檔案的目的和范圍后,均可查閱利用屬開放范圍的檔案,并可以摘錄或復制;同時又規定了“涉及黨和國家秘密的,涉及專利或技術秘密的,涉及個人隱私的,以及檔案形成部門規定限制利用的”的館藏檔案要控制性開放。
由此可見,對于高校來說,一方面要求發揮檔案室的職能作用,最大限度地開放檔案,公開會議文件、會議記錄、人事管理、基本建設、儀器設備、教學管理、科研管理、考務學籍等信息;另一方面又要根據具體的對象和內容對公開的程度和范圍有所限制。這就使高校檔案信息管理與傳播在具體操作中出現了開放性與保密性相沖突的倫理困境:當公開某一信息會對他人或單位造成消極影響或名譽及經濟損失時,是否能夠不加限制地公開?當學?；蛘邘熒男畔⒈Ｗo權與社會公眾的知情權發生沖突時,應該基于什么倫理標準進行研判?等等。
(二)知情權保障與隱私權保護的倫理困境知情權是公民知悉、獲取信息的自由與權利,它既有憲法、行政法等公法領域的內容,又有私法的因素。
早在1946年聯合國大會通過的第59號決議中,就強調“查情報自由原為基本人權之一”。隱私權則是公民個人所享有的依法維護私人生活安寧和私人信息秘密不受干擾的一種獨立的人格權。由于隱私權深入到人類社會生活和人們的內心世界來保護自然人的人格與精神狀態,所以隱私權還是一種高層次的人格權。
現在高校檔案部門,囿于傳統做法影響,在檔案開放范圍和開放程度方面,主觀封閉式的做法依然占主導地位,表現為:檔案開放的界限模糊、對象不清,在開放與不開放之間優先選擇不開放,檔案解密與開放時間經常被人為拖后,檔案開放、利用程序比較煩瑣,用戶被拒絕開放時缺少司法救濟制度等。這些問題的存在無疑影響了師生和社會公眾的知情權的實現。而與此同時,隱私權保護在檔案開放利用中也出現了保障不力的情況。高校檔案信息作為歷史的記錄,含有大量的個人數據信息,許多涉及了個人隱私。由于高校檔案部門對隱私認定缺乏統一、具體的評判標準,在保密制度執行中又缺乏有效的機制,致使隱私權遭侵犯的情況在高校屢次發生。
上述這些反映了高校在檔案信息管理與傳播中存在隱私權與知情權相沖突的倫理困境。尤其在網絡環境下,檔案信息收集、整理、貯存、傳遞、利用的模式不斷更新之時,隱私權與知情權的兩相沖突成為人們不得不予以關注的倫理困境。
(三)加速檔案信息數字化進程與加強知識產權保護的倫理困境檔案作為智力勞動者在社會實踐活動中產生的具有保存價值和利用價值的歷史原始記錄,從文件到檔案都凝聚著形成者的智慧,許多更屬于知識產權尤其是著作權保護的范疇。近年來,檔案部門頻頻接受官員、學者及其他社會著名人士的檔案捐贈;某些企事業單位或個人出于安全或保密考慮,也將本單位或個人活動中形成的檔案文件委托給高校檔案部門寄存或代管。檔案來源的多樣化導致了館藏檔案著作權狀態的多元化、復雜化,檔案部門在檔案信息的管理、利用過程中極可能引發著作權益糾紛。如轟動一時的1990年清朝末代皇帝溥儀的遺孀李淑賢狀告《末代皇帝的后半生》作者涉嫌違法利用檔案館中的捐贈資料一案就曾引發了國內關于檔案管理工作中著作權保護問題的探討。[3]在當前檔案信息數字化進程不斷加快的情況下,知識產權的保護問題顯得更為突出。
在知識經濟時代,知識產權就代表著財富。而對檔案信息資源的利用開發,就是對館藏資料中既有的技術方案和技術成果進行再發明和再創新,使之成為《專利法》所保護的對象,并用專利技術為社會創造財富。所以,在高校檔案信息的開發和利用中,難免出現一些見利忘義的人違背倫理道德,盜用技術資料,侵犯他人的知識產權。這就使高校檔案信息管理與傳播出現了檔案資源共享與知識產權保護之間的倫理困境:如何在檔案信息數字化進程中妥善管理好檔案資料,如何在加快檔案信息數字化進程的同時,保護知識產權不受到侵犯?
二、高校檔案信息管理與傳播中突破倫理困境的思考
為深度開發與利用檔案信息資源,加強檔案資源及信息化建設,提高高校檔案事業服務高等教育與經濟社會發展的能力與水平,必須從思想和實踐上解決上述三大倫理困境。我們應該認識到這些道德沖突境況并不是必舍其一的兩難處境,而是采取有效措施就可以兼顧相融、妥善處理好的問題。筆者認為,當前高校檔案部門可以采取以下三方面的措施來謀求倫理困境的突破:
(一)制訂檔案信息的倫理規范與守則現在,國內各高校尤其是重點高校為做好檔案工作,都制定了較為完善的一些檔案管理的規章制度,如武漢大學就制定了檔案安全保密制度、檔案借閱利用制度、檔案庫房管理制度、檔案鑒定銷毀制度、工作人員守則、檔案館內設機構工作職責、聲像檔案管理辦法及名人檔案保管利用辦法等規章制度。但是國內高校基本上
還都沒有制定關于檔案信息的倫理規范與守則。而檔案信息不僅是一個技術問題,而且蘊涵著復雜的倫理問題。在存在倫理沖突的情況下,針對檔案的網絡化利用環境,提出檔案信息管理與傳播的倫理原則與具體的倫理規范,應當是高校檔案部門的重要責任。因此,應該加強檔案信息倫理規范的可操作性研究,提出和制定行之有效的倫理準則,為檔案信息管理與傳播構建合理的倫理空間。
例如,就保護和實現知情權而言,在高?，F實的檔案工作中,雖然國家《檔案法》和《普通高等學校檔案管理辦法》里都要求檔案部門要為師生和社會公民提供開放服務,但實際情況卻往往是檔案部門以保護隱私、保密等各種借口推遲甚至拒絕對外開放和提供利用,從而人為地將大量檔案束之高閣,使師生和社會公眾的知情權難以實現。這就需要制訂針對性的、詳細的倫理規則,對檔案信息安全、知識產權、版權及隱私權等權益保護的必要性作出專門的說明、制定明確的道德規范,以找出一個合理的尺度來進行權利義務的配置,在保護隱私權的前提下使知情權能得到最大程度的實現,促使沖突的最佳解決。
(二)檔案立法中的倫理精神融入檔案信息立法是一種硬性的法律手段,它借助于國家強制力的威懾,不僅可以有效地打擊檔案信息領域的各種違法犯罪行為,而且可以為檔案信息倫理的實施創造一個良好的外部環境。在檔案信息法規建設過程中要注意以下兩個問題:一是應當充分考慮網絡環境下檔案信息管理與傳播的特點、規律,結合網絡技術,給出相應的法律概念,對于無法確定的問題,應盡可能的給出上位概念,并在宏觀上加以規范;二是檔案法規應具有充分的可操作性,與現有的法律法規體系保持很好的兼容性,應從維護網絡檔案信息資源正常傳播與合理使用的角度,維護檔案信息所有者、保管者與利用者的正當權益。
雖然現在檔案法規的形式化和國家化特征日益突出,但并未改變其倫理存在的性質,倫理道德仍然為人們的檔案行為活動提供著基本的價值理念和準則。因此檔案立法必須以基本的倫理標準作為基礎才能不失其存在的社會根基。如果檔案立法原則不能體現、反映高尚的倫理價值取向和道德規范要求,就不能成為良法,也就不能獲得社會的普遍認同,更不能變為檔案活動中起作用的實際準則。所以在進行現實檔案立法的過程中,應該考慮到道德精神的融入,只有蘊含在立法原則中的價值理性才是檔案立法者創制法律的根本追求和終極理念,這在我們制定出符合共同需要的檔案法律過程中應起著極其重要的導向作用。
同時,高校應該通過正確的輿論導向,使人們形成義務與責任相互作用和交融的道德感,在學校和社會上形成一股貫穿檔案信息活動始終的良好道德風尚,為檔案信息法律的制定奠定廣泛而堅實的社會心理、道德習俗等方面的基礎,同時為檔案信息法律的實施提供社會公眾在道義上、輿論上的支持。
(三)提升檔案信息管理者和利用者的倫理自律精神道德層面的規范是靠行為者自身的自覺信念來維持的,是其自身的一種自我約束與調節。因而,高等院校應該利用其學科門類齊全與人才眾多的優勢,展開檔案制度與檔案倫理的普及教育以及檔案工作者的專門職業道德培訓,增強檔案信息管理者和利用者的道德觀念,使其能夠自覺認識和正確履行自己在檔案活動中的責任與義務。
1.要通過加強職業道德建設,提高檔案工作者自身的職業道德修養。職業道德建設是高校檔案信息倫理建設的主要內容。高校檔案工作職業道德建設的基本任務,就是要通過教育培訓等手段,使檔案工作者形成“愛崗敬業、忠于職守;遵紀守法,嚴守機密;博學求進、公正服務”的良好職業道德品質,以良好的服務意識、服務態度、專業精神作為其檔案管理模式的價值取向,使檔案職業道德的原則和規范內化為檔案工作者的內心情感和信念,并付諸于檔案管理實踐。
2.要加強檔案信息道德教育,提升高校檔案管理者與使用者的道德自律精神。進行檔案信息道德的原則、規范、精神的教育,形成內在的約束機制,能夠使檔案信息倫理規范盡可能得到廣泛的社會認同,并成為所有工作人員的基本行為準則。通過信息道德教育,高校可以有目的、有計劃、有組織地對檔案管理者與使用者施加系統性的思想道德影響,使檔案職業道德要求內化為自身的行為準則和價值目標,培育檔案信息管理者和利用者的自律精神,從而充分發揮道德的自我調控功能。
參考文獻:
[1]教育部,國家檔案局.高等學校檔案管理辦法[n].中國教育報, 2008-08-30(2).
事業單位庫房管理辦法范文6
關鍵詞:高校檔案；信息倫理；倫理困境
高校檔案是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。[1]隨著檔案信息化建設的發展，檔案管理和傳播活動的網絡化趨向日益明顯，而新的時空環境和方式方法更加使檔案工作凸顯出了一些倫理困境(EthicalDi-lemma)問題。分析高校倫理困境產生的原因及提出突破倫理困境的對策，對于做好高校檔案信息管理與傳播工作具有重要的理論與現實意義。
一、高校檔案信息管理與傳播中的三大倫理困境
(一)高校檔案信息保密要求與檔案開放利用的倫理困境檔案承載著大量的人類社會活動的原生信息，是一種寶貴的信息資源，它具有憑證價值與情報價值的二重性。檔案價值的二重性，決定了它存在開放性與保密性之間的矛盾關系。憑證價值決定了檔案形成者的資料與活動內容在一定的時限和范圍具有不公開性，即具有保密性。而情報價值意味著檔案需要適應社會利用檔案的要求，有向全社會開放的義務與責任。
在現代民主政治時代，檔案開放已經成為必然。美國學者史蒂文·盧巴(SrevenLubar)認為，“檔案是一種權力”，他援引法國哲學家雅克·德里達(JacquesDerri-da)的話來加以證實:“失去對檔案的控制就等于失去了政治權力，民主的有效性通常用下面的標準來衡量:對檔案工作(包括檔案的構成和闡釋)的參與和對檔案的利用。”[2]基于檔案價值的二重性，《中華人民共和國檔案法》規定，檔案管理部門要向社會開放檔案，以便廣泛地、充分地發揮檔案的作用；同時又規定了檔案保密期限，涉及國家安全或者重大利益以及其它不宜開放的檔案控制使用，違者要承擔責任?！镀胀ǜ叩葘W校檔案管理辦法》也規定:凡持有合法證明的單位或個人，在說明利用檔案的目的和范圍后，均可查閱利用屬開放范圍的檔案，并可以摘錄或復制；同時又規定了“涉及黨和國家秘密的，涉及專利或技術秘密的，涉及個人隱私的，以及檔案形成部門規定限制利用的”的館藏檔案要控制性開放。
由此可見，對于高校來說，一方面要求發揮檔案室的職能作用，最大限度地開放檔案，公開會議文件、會議記錄、人事管理、基本建設、儀器設備、教學管理、科研管理、考務學籍等信息；另一方面又要根據具體的對象和內容對公開的程度和范圍有所限制。這就使高校檔案信息管理與傳播在具體操作中出現了開放性與保密性相沖突的倫理困境:當公開某一信息會對他人或單位造成消極影響或名譽及經濟損失時，是否能夠不加限制地公開?當學?；蛘邘熒男畔⒈Ｗo權與社會公眾的知情權發生沖突時，應該基于什么倫理標準進行研判?等等。
(二)知情權保障與隱私權保護的倫理困境知情權是公民知悉、獲取信息的自由與權利，它既有憲法、行政法等公法領域的內容，又有私法的因素。
早在1946年聯合國大會通過的第59號決議中，就強調“查情報自由原為基本人權之一”。隱私權則是公民個人所享有的依法維護私人生活安寧和私人信息秘密不受干擾的一種獨立的人格權。由于隱私權深入到人類社會生活和人們的內心世界來保護自然人的人格與精神狀態，所以隱私權還是一種高層次的人格權。
現在高校檔案部門，囿于傳統做法影響，在檔案開放范圍和開放程度方面，主觀封閉式的做法依然占主導地位，表現為:檔案開放的界限模糊、對象不清，在開放與不開放之間優先選擇不開放，檔案解密與開放時間經常被人為拖后，檔案開放、利用程序比較煩瑣，用戶被拒絕開放時缺少司法救濟制度等。這些問題的存在無疑影響了師生和社會公眾的知情權的實現。而與此同時，隱私權保護在檔案開放利用中也出現了保障不力的情況。高校檔案信息作為歷史的記錄，含有大量的個人數據信息，許多涉及了個人隱私。由于高校檔案部門對隱私認定缺乏統一、具體的評判標準，在保密制度執行中又缺乏有效的機制，致使隱私權遭侵犯的情況在高校屢次發生。
上述這些反映了高校在檔案信息管理與傳播中存在隱私權與知情權相沖突的倫理困境。尤其在網絡環境下，檔案信息收集、整理、貯存、傳遞、利用的模式不斷更新之時，隱私權與知情權的兩相沖突成為人們不得不予以關注的倫理困境。
(三)加速檔案信息數字化進程與加強知識產權保護的倫理困境檔案作為智力勞動者在社會實踐活動中產生的具有保存價值和利用價值的歷史原始記錄，從文件到檔案都凝聚著形成者的智慧，許多更屬于知識產權尤其是著作權保護的范疇。近年來，檔案部門頻頻接受官員、學者及其他社會著名人士的檔案捐贈；某些企事業單位或個人出于安全或保密考慮，也將本單位或個人活動中形成的檔案文件委托給高校檔案部門寄存或代管。檔案來源的多樣化導致了館藏檔案著作權狀態的多元化、復雜化，檔案部門在檔案信息的管理、利用過程中極可能引發著作權益糾紛。如轟動一時的1990年清朝末代皇帝溥儀的遺孀李淑賢狀告《末代皇帝的后半生》作者涉嫌違法利用檔案館中的捐贈資料一案就曾引發了國內關于檔案管理工作中著作權保護問題的探討。[3]在當前檔案信息數字化進程不斷加快的情況下，知識產權的保護問題顯得更為突出。
在知識經濟時代，知識產權就代表著財富。而對檔案信息資源的利用開發，就是對館藏資料中既有的技術方案和技術成果進行再發明和再創新，使之成為《專利法》所保護的對象，并用專利技術為社會創造財富。所以，在高校檔案信息的開發和利用中，難免出現一些見利忘義的人違背倫理道德，盜用技術資料，侵犯他人的知識產權。這就使高校檔案信息管理與傳播出現了檔案資源共享與知識產權保護之間的倫理困境:如何在檔案信息數字化進程中妥善管理好檔案資料，如何在加快檔案信息數字化進程的同時，保護知識產權不受到侵犯?
二、高校檔案信息管理與傳播中突破倫理困境的思考為深度開發與利用檔案信息資源，加強檔案資源及信息化建設，提高高校檔案事業服務高等教育與經濟社會發展的能力與水平，必須從思想和實踐上解決上述三大倫理困境。我們應該認識到這些道德沖突境況并不是必舍其一的兩難處境，而是采取有效措施就可以兼顧相融、妥善處理好的問題。筆者認為，當前高校檔案部門可以采取以下三方面的措施來謀求倫理困境的突破:
(一)制訂檔案信息的倫理規范與守則現在，國內各高校尤其是重點高校為做好檔案工作，都制定了較為完善的一些檔案管理的規章制度，如武漢大學就制定了檔案安全保密制度、檔案借閱利用制度、檔案庫房管理制度、檔案鑒定銷毀制度、工作人員守則、檔案館內設機構工作職責、聲像檔案管理辦法及名人檔案保管利用辦法等規章制度。但是國內高?；旧线€都沒有制定關于檔案信息的倫理規范與守則。而檔案信息不僅是一個技術問題，而且蘊涵著復雜的倫理問題。在存在倫理沖突的情況下，針對檔案的網絡化利用環境，提出檔案信息管理與傳播的倫理原則與具體的倫理規范，應當是高校檔案部門的重要責任。因此，應該加強檔案信息倫理規范的可操作性研究，提出和制定行之有效的倫理準則，為檔案信息管理與傳播構建合理的倫理空間。
例如，就保護和實現知情權而言，在高校現實的檔案工作中，雖然國家《檔案法》和《普通高等學校檔案管理辦法》里都要求檔案部門要為師生和社會公民提供開放服務，但實際情況卻往往是檔案部門以保護隱私、保密等各種借口推遲甚至拒絕對外開放和提供利用，從而人為地將大量檔案束之高閣，使師生和社會公眾的知情權難以實現。這就需要制訂針對性的、詳細的倫理規則，對檔案信息安全、知識產權、版權及隱私權等權益保護的必要性作出專門的說明、制定明確的道德規范，以找出一個合理的尺度來進行權利義務的配置，在保護隱私權的前提下使知情權能得到最大程度的實現，促使沖突的最佳解決。
(二)檔案立法中的倫理精神融入檔案信息立法是一種硬性的法律手段，它借助于國家強制力的威懾，不僅可以有效地打擊檔案信息領域的各種違法犯罪行為，而且可以為檔案信息倫理的實施創造一個良好的外部環境。在檔案信息法規建設過程中要注意以下兩個問題:一是應當充分考慮網絡環境下檔案信息管理與傳播的特點、規律，結合網絡技術，給出相應的法律概念，對于無法確定的問題，應盡可能的給出上位概念，并在宏觀上加以規范；二是檔案法規應具有充分的可操作性，與現有的法律法規體系保持很好的兼容性，應從維護網絡檔案信息資源正常傳播與合理使用的角度，維護檔案信息所有者、保管者與利用者的正當權益。
雖然現在檔案法規的形式化和國家化特征日益突出，但并未改變其倫理存在的性質，倫理道德仍然為人們的檔案行為活動提供著基本的價值理念和準則。因此檔案立法必須以基本的倫理標準作為基礎才能不失其存在的社會根基。如果檔案立法原則不能體現、反映高尚的倫理價值取向和道德規范要求，就不能成為良法，也就不能獲得社會的普遍認同，更不能變為檔案活動中起作用的實際準則。所以在進行現實檔案立法的過程中，應該考慮到道德精神的融入，只有蘊含在立法原則中的價值理性才是檔案立法者創制法律的根本追求和終極理念，這在我們制定出符合共同需要的檔案法律過程中應起著極其重要的導向作用。
同時，高校應該通過正確的輿論導向，使人們形成義務與責任相互作用和交融的道德感，在學校和社會上形成一股貫穿檔案信息活動始終的良好道德風尚，為檔案信息法律的制定奠定廣泛而堅實的社會心理、道德習俗等方面的基礎，同時為檔案信息法律的實施提供社會公眾在道義上、輿論上的支持。
(三)提升檔案信息管理者和利用者的倫理自律精神道德層面的規范是靠行為者自身的自覺信念來維持的，是其自身的一種自我約束與調節。因而，高等院校應該利用其學科門類齊全與人才眾多的優勢，展開檔案制度與檔案倫理的普及教育以及檔案工作者的專門職業道德培訓，增強檔案信息管理者和利用者的道德觀念，使其能夠自覺認識和正確履行自己在檔案活動中的責任與義務。
