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人事檔案整理規范及要求范文1
1.前言
對于現代醫院來講，人才的重要性已經開始凸顯出來[1]。在這樣的情況下，作為人事調動的重要依據，人事檔案對醫院的長遠發展也有著重要影響。因此，做好人事檔案的保護與整理工作，是現代醫院管理工作的基本要求。鑒于目前的管理工作中存在諸多不足，人事檔案保護與整理工作的方法還需要進一步的調整。
2.醫院人事檔案保護
2.1必要性分析
對于醫院來講，人事檔案的作用主要體現在參考上，因此，其在醫院管理中充當著參考資料及憑證的角色，是人事調動工作正常進行的保障。具體來講，人事檔案中不僅記錄醫院人員的基本情況[2]，還能夠反映其工作能力，甚至是價值取向，而這些正是醫院人事管理中最重要的參考。因此要想保證人事調動的合理性與科學性，就必須重視保管好檔案，確保其參考價值。
2.2策略建議
鑒于醫院人事檔案的重要性，在具體工作中，就必須重視搜集、保管好檔案資料。對此，本文認為可行的改進措施主要包括下述兩項：
2.2.1及時更新資料。
定期收集是一種比較高效且實用的檔案收集方法。資料搜集看似簡單，但實際上也需要注意一些問題[3]。醫務人員的能力與行為均具有動態性特征，始終處于變化之中，因此，要想保證現有資料與實際情況相符，資料搜集的及時性就顯得格外重要。因此，在檔案管理中，有必要及時更新現有資料，并將缺失、不完善之處補充齊全。
2.2.2規范相關操作。
在日常管理中，因醫院各項工作的需要，經常會對檔案進行查、借等。為避免檔案遺失、缺損，醫院必須對以檔案資料為對象的相關操作進行規范，對于部分沒有必要或者不符合規定的查閱行為應予以禁止。另外，為方便管理與查閱，醫院應堅持檔案保管與人員調動同步的原則，確保檔隨人走。對于離職或者調動的人員，對其的檔案應進行及時的調整，以提高檔案資料的有效性，保證其參考價值。
3.實例分析醫院人事檔案整理
3.1案例分析醫院人事檔案管理中存在的問題
盡管現代醫院的檔案管理效率已經有明顯提高，但是，依舊有部分醫院的檔案管理模式滯后，與現實要求相去甚遠。對于此種情況，醫院必須充分重視檔案的參照作用，在明確現存問題的基礎上，對管理方法進行創新。我國不少醫院的人事檔案整理中均存在下述問題：對于人事檔案整理的重要性認識不足，在思想上不重視，日常管理中要求不嚴；沒有充分應用先進技術，使得整理效率低下；工作人員工作態度消極，不具備與當今要求相符的管理能力。以某三甲醫院為例，在2010年之前，其人事檔案管理工作中存在很多不規范之處。究其原因，除醫院本身不夠重視之外，管理方式陳舊也是造成效率低下的原因之一。該醫院的人事檔案管理中采取的是人工模式，基本工作均由人力完成。此種工作模式下，檔案存在錯誤的幾率較高，同時，資料也相對比較陳舊，很難及時的更新。再加上數字處理以及縮微拍攝等手段很少被使用，該醫院的檔案管理效率長期處于偏低水平。
3.2改進對策及實施效果
檔案整理工作改進對策主要從其基本環節，比如，搜集來的資料應對其真偽進行鑒別，以保證檔案的可信度與有效性；在紙質檔案加工過程中，應注意事先將上面的書釘等金屬物取下來，以提高整理效率；在檔案歸類環節，應進行鑒定，明確檔案間的關聯，并以此為據，合理排列檔案資料；在人事檔案整理過程中，編目是最關鍵的環節，具體操作中，應盡量保證目錄細致、規范、準確，以保證查閱的便利性；在裝訂環節中，需要先將資料整齊，打洞過程中應注意控制好孔洞與邊緣的間距；在最后的驗收環節中，需要注意對分類情況進行驗收，以明確排序是否正確、目錄是否與現實相符。針對案例醫院人事檔案管理現狀，該醫院自2012年初開始對人事檔案管理模式進行正式調整，相繼實施下述措施：醫院重點強調人事檔案的重要性以及對醫院的貢獻，并在規章制度上對檔案管理工作進行支持；由院長帶頭，成立專項小組，主管檔案相關工作；對于工作人員進行月度考核，并輔以獎懲措施注重新技術的引進與推廣，積極加大計算機和相應管理軟件的應用力度，推進信息化；在制度方面，醫院確認檔案在人事管理中所發揮的重要作用，并撥出專項資金用以聘請專家指導自身的檔案管理工作。通過這些措施，該醫院目前的檔案管理工作已經進入正軌，不僅檔案查閱更加方便，其參考價值也得以更充分的發揮出來。
結語
人事檔案在醫院的人事管理中充當著十分重要的角色，是醫院進行人事調動及任免的依據。所以，為保證醫院充分發揮人才的作用，就必須保證檔案資料的可信度及有效性。而要想做到這一點，就必須重視檔案的保護及整理工作。
參考文獻：
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人事檔案整理規范及要求范文2
【關鍵詞】公路工程；人事檔案；管理；建議
1引言
近年來公路工程人事檔案管理工作中潛藏著較多的問題，特別是進入新世紀以來，一些公路工程咨詢有限公司的員工持續流動，逐漸突顯出來了一些原有人事檔案管理體制所潛藏的弊病，如何讓人事檔案的管理工作緊跟時代與科技發展的步伐，這是我們必須重視且急需解決的一個重要問題。
2公路工程人事檔案管理
人事檔案是指根據員工的自身經歷、日常行為及道德體現來創建管理的一系列以個人單位為主體的綜合性材料，這些文件材料分為文字和圖片兩種形式。公路工程人事檔案管理是指對這些具有完整性、客觀實在性的綜合材料的收集歸整過程。
3公路工程人事檔案管理工作的重要意義
3.1人事檔案是使用人才的重要參考依據
人事檔案指根據員工的自身經歷和日常行為道德體現來創建管理的一系列以個人為單位的綜合材料，可系統的對人員進行管理考察，是篩選提拔人才的重要依據數據材料，具有非常重要的價值。不斷加強人事檔案的管理工作，進一步調整規范檔案歸整的業務過程，不斷突破由發展的社會經濟為人事檔案管理工作帶來的挑戰，才能將人事檔案的服務性能發揮得淋漓盡致。
3.2公路工程人事檔案推動我國公路建設的發展
近年來我國加大了對公路人事檔案建設的投資力度，同時促進了公路人事檔案建設的發展?？焖侔l展的公路建設形成了大量的公路工程人事檔案，也向公路工程人事檔案的管理提出了向高層次和高科技管理模式發展的需求。與此同時，公路工程人事檔案的管理水平也反應了我國公路發展的狀況與水平。在公路建設的每個階段，都會形成大量的檔案資料，特別是公路工程人事檔案，管理這些檔案資料需要凝結所有員工的知識與辛勤勞作，所以公路工程人事檔案的價值量非常高。
3.3有效的人事檔案管理促進了單位的發展
員工的發展會直接影響到單位的發展，人事檔案直接反映了單位人員的道德水平、個人修養以及綜合業績能力。人事檔案的管理對單位的發展意義重大，如果人事檔案管理工作混亂甚至缺失，檔案就不能真實全面地反映人員情況和工作能力。加強人事檔案管理工作的有效性和規范性，可以促使單位更加清晰全面的了解員工的個人能力，有助于管理部門準確有效的發現和提拔人才，充分調動提升員工的工作積極性和主觀能動性，促進單位與員工的快速發展。
4公路工程人事檔案管理面臨的問題
4.1人事檔案管理體制不夠靈活
在社會主義市場經濟創建以來，人們對于就業有了更廣的選擇范圍，許多公司的人才開始大范圍的流動，但是一些公路工程單位的人事檔案管理體制依然機械滯后，導致部分工程人員在離職之后的人事檔案得不到及時的更新，造成檔案記錄的情況不符合實際情況，嚴重阻礙了人事檔案管理工作的開展，同時部門在培訓和選拔員工時，還會受到錯誤的人事檔案信息的影響，以至于大量人才的流失。
4.2管理隊伍素質偏低
在進行檔案的收集整理時，十分缺少相關方面的專業型人才，并且一些人事檔案管理的工作都是由同單位的其他部門人員兼職整理，這種現象隱藏了諸多問題。例如員工上崗時對于檔案管理的安全意識較低，工作中沒有規范的特定流程，很多員工并沒有受過專業的培訓，對檔案材料收集整理、歸檔裝訂等流程的認識都比較模糊，達不到歸檔“全面、完整、明確、有序、清晰、整齊”的標準，檔案管理的員工隊伍的基本素養整體較低。
4.3檔案管理需信息化
人事檔案管理與現代科技的融合程度低，是工程單位人事檔案管理中存在的最主要的問題。在信息化社會，無論是人事檔案的查找調職，還是人事檔案的其他應用，都離不開網絡的綜合使用，目前人員在檔案管理工作中的效率較低，人事檔案管理還未達到檔案管理信息化的標準。
4.4人事檔案管理質量不高
人事檔案作為反映人員綜合情況的材料文件，檔案中必須要切合實際的反映人員情況，一些人事檔案材料內容中并沒有存檔真實的信息與真正實用的內容，甚至部分單位的人事檔案內容僅限于記錄一些單位員工低級而基礎的個人情況，比如個人學歷以及政治面貌等，真正反映本人的道德、業績能力以及專業特長的內容少之又少。大部分材料中注重反映過去的情況，對現實情況的關注較少，同時個人經驗總結及感悟以及組織提供的意見都不具備客觀性，由于不能真實有效、全面客觀的反映人員的具體情況，進一步提升了人事管理工作的難度[1]。
5對于公路工程人事檔案管理問題的幾點建議
5.1進一步完備人事檔案的內容
人事檔案管理制度所存在的問題應該引起重視并且開始完善，為了讓人事檔案能夠真實而正確的反映出員工的德與才及個人的綜合能力，最大限度地激發員工的工作興趣和能力，讓公司達到最佳的社會效益和經濟效益，人事檔案管理部門不能只是照搬之前的人事檔案管理體系，要根據日?；镜墓ぷ鲀热荩Y合公路檔案管理過程中的需求來充實特定的內容，將公路工程人事檔案的內容構成進行不斷的整改，促進公路工程形成完備的具有自身特色的人事檔案管理體系。
5.2健全人事管理制度，規范檔案管理制度
首先要按照相關的管理制度要求，明確人事檔案管理部門的相關職責及檔案工作人員職責，完善管理過程中的各種規章制度，詳細規定人事檔案的收集歸檔、鑒別整理、查找轉接等內容和流程。其次要加強全面收集檔案的工作力度，完善人事檔案的內容。日前我國政治經濟體制的改革和人事制度改革的不斷深化，要求在公路工程的職工檔案中存入更詳盡的個人材料，比如崗位的聘用合同、解聘與辭聘過程中形成的材料、各季度與年度的考核資料、人員晉升調動的材料等等，如何高效地收集人事檔案材料，這個問題給公路工程人事檔案的管理人員提出了新的要求。因而，在具體的管理工作中要遵循規定的檔案管理原則，全面收集一切材料且真實反映職工的表現，仔細做好完善人事檔案內容、鑒別材料的工作，將人事檔案的整理工作完善得更加先進、完整、規范。
5.3信息化融入人事檔案管理工作
人才信息的綜合資源庫是人事檔案，通過收集整理檔案可以更加合理地利用資源和人才。為了最大限度地發揮人事檔案的作用，可以通過規范檔案管理操作來提升員工的工作效率，同時把先進的信息科學技術手段融入人事檔案的管理工作中，讓管理部門更加準確及時地歸整員工的人事檔案信息。首先要基于一些現代科技設備的性能，比如：計算機軟硬件處理設備、打印機和掃描儀，將先進的計算機網絡技術引進人事檔案的管理過程中，再將人事檔案中的文字、圖片等個人信息進行數字信息化處理，將紙質存儲方式轉變成數據存儲方式，既可以保存人事檔案紙質材料，同時也能儲備好人事資料的數據格式。其次要結合信息網絡技術，創新改善人事檔案的管理模式，可以通過非涉密的人事檔案信息來為國家人事管理提供優質高效的人才檔案信息服務，促進不同部門的人事管理信息交流。
6結語
綜上所述，人事檔案管理工作是公路部門不可或缺的管理工作，人事檔案管理的重要性及其問題提醒我們需要將對人事管理工作的改革計劃提上日程，改變舊模式創新新模式，與時俱進利用現代化的技術，提高人事檔案的整理水平和利用價值，使人事檔案管理工作更加法制化、科學化、規范化。
人事檔案整理規范及要求范文3
關鍵詞：醫院人事；檔案管理；改進策略
一、人事檔案管理概述
人事檔案就是一種記錄的過程，需要從單位整體的內容中，記錄員工從事的工作情況，記錄的特殊檔案。通過人事檔案可以全面了解一個人的思想覺悟以及工作履歷。因此人事檔案必須真實可靠，而且要由專門的負責人負責管理和分配。人事檔案管理工作要合理地配置以及使用人員，這樣才能確保用人單位的人才擁有較高素質。隨著互聯網的發展，社會各個行業也都已經引入多媒體進行管理工作，這樣人事檔案在管理上也可以變得更加快捷高效。
二、醫院人事檔案管理工作存在的主要問題
1.領導對人事檔案管理工作缺乏重視。有不少人事檔案管理工作人員認為，管理人事檔案工作跟企業的經濟效益不掛鉤，在工作中，該人員也會敷衍了事，并沒有認真負責。另外，人事檔案管理工作有機密性、政策性、專業性強等鮮明的特點，同時，人事檔案管理工作都需要專業的人員負責，人事檔案存放區也相對獨立。還有部分醫院領導在選擇人事檔案管理人員時直接隨機選取，并沒有考慮其專業性或者由于人手不足，很多人事檔案管理人員都身兼數職，這樣無法保證全部精力投放在人事檔案管理工作中，工作效率也會大打折扣，出現相關的弊端，影響企業工作進程，導致問題的出現，造成不利的影響。2.檔案管理制度不完善。管理制度是管理人員能夠有效進行工作的重要保證，要想提高人事檔案管理成效，就必然要有完善的人事檔案管理規章制度，并且還要有適當的人員進行監督，這樣才能真正將工作落到實處。但是就現階段來看，很多醫院人事檔案管理中并沒有使用多媒體的信息技術，這樣導致在檔案的整理存放過程中效率非常低下。人事檔案材料包含很多步驟，有收集、整理、鑒別、歸檔、查閱及更新等，若有一處受到影響，其他各處都會隨之改變。這問題的出現是一種常見現象，必須有效地預防，才能夠從一定程度上確保檔案管理工作高效快捷地完成。3.人事檔案管理技術較為滯后。隨著社會的不斷進步，人事檔案管理技術也在不斷地發展著?，F階段很多醫院的人事管理工作內容復雜、結構煩瑣，已經引入計算機的創新型模式。這種管理模式能夠將復雜化的信息快速錄入到系統當中，減少時間也提升了管理的水平和進程。人事管理檔案只停留在了錄入階段，并沒有在調出、查詢等環節充分顯示出優勢。但是在相關的內容方面仍然有一定的不足，如停留在存檔的基礎階段，對于信息的錄入也沒有做好進一步的檢索。雖然和人工效率相比有了一定的時間壓縮和效率提升，內容不具備人性化的特點，效率提升、失誤降低，但是人工錄入始終比電腦更加人性化。4.檔案真實性存疑。醫院人事檔案管理中的收集、整理等環節都要以能夠提供完善的信息資料為目標，但是目前的醫院在此方面服務遠遠沒有達到此目標。與其他管理工作相比，人事檔案管理普遍存在的輕利用、重保密的問題，檔案資源及服務技術開發的意識都沒有得到良好的提升，即使有的醫院開展了檔案利用服務，但是也是由于查閱不方便等其他問題，使該工作并沒有有效展開。比如在查閱某人的工資、職稱、簡歷、自然情況等，很少有檔案管理人員詳細查看該人的檔案，這樣就造成了數據的不科學或者缺失。部分人員對信息不負責任，為了逃避自身的原因，虛報、漏報或者隱瞞，導致信息出現了不真實的情況，也可能出現對信息的私自刪改。這些做法都是錯誤的，不利于檔案的保存，對檔案的真實性來說十分不利，不能夠保證企業長期發展。
三、改進醫院人事檔案管理的有效對策
1.提高對檔案管理工作的重視度，提升檔案管理人員的綜合素質。要想做好人事檔案管理工作，首先，領導要足夠重視，并且選取合格的人負責檔案的管理工作。在實際的處理過程當中，應當加大宣傳，讓相關人員了解檔案整理工作的艱巨性和不容錯誤的重要性，這樣才能夠讓人員自主地確保檔案整理的準確性以及對檔案信息的保密性。同樣，相關部門和領導也應當重視這項工作，采用多種監督辦法，保證工作順利完成。比如建立檔案管理領導小組，定期抽查檢查，發現問題，責任到人，及時解決，并且檔案局要為人事檔案管理工作提供必要的人力、物力、財力的保障。另外，從事人事檔案管理工作的人員要勤勞可靠，責任心強，作風正派，領導可以定期委派這些專業人員進行培訓，使其掌握先進的人事檔案管理技術，從而不斷提高人事檔案管理水平。2.完善檔案管理制度，改變管理理念。針對醫院人事檔案管理工作的問題以及社會群眾的需求，醫院應當完善檔案管理制度，制定一系列條例及辦法，并監督落實到位。首先，建立健全人事檔案計算機輔助管理制度，對檔案的收集、歸檔、轉進、轉出、修改、更新等制度要嚴格監督，防止虛假材料進入。其次，完善人事檔案整理工作。讓負責人事檔案工作的人員更加科學全面地進行檔案整理工作，確保工作水平優秀。最后，要建立一系列規范的檔案管理流程，檔案的收進要先找誰再找誰，更新時要在哪里備案，取出時要有材料提交，檔案調動要有調檔函等，這些問題都應當在嚴格的規章制度下進行。在選拔提升的方面，需要對專業人員的素養做出綜合的考察，確保專業人員處理檔案信息時，能夠滿足先進性的要求，確保準確性。檔案的鑒定需要準備基礎材料，也需要準備專業技術資格任職有關材料和專業技術成果材料，這是檔案的鑒定中最主要的三個內容?；A材料是證明自身水平的必備內容，包括個人的學歷學位證明、技術證明等等。專業技術資格認證有關材料是申請這個工作必備的材料，需要包括申請表和報考表，以確保能夠高效融入，完成工作。專業技術成果材料則是屬于個人的著作與成果，為醫院的管理部門提供準確的信息和錄入內容。3.及時更新檔案管理技術，落實好檔案基礎工作。科技的不斷發展也應當聯系檔案管理技術的內容，二者相輔相成，共同進步。只有時代進步推動檔案信息技術管理的發展，才能夠確保科學有效的人事檔案信息數據，實現管理的更新和創造，保證效率和質量共存，資源共享，最大效益的滿足發展要求。更新技術是本質的基礎，最主要的是在工作中落實好每一個環節，勤懇敬業，做好本職工作。第一，醫院需要及時更新技術環境。完善和升級人事檔案信息的管理要求，并結合當今現狀，建立不同的體制以適應發展。第二，建立相關的保護措施需要對網絡的安全系統進行維護。以避免危險內容的侵入，影響信息的有效性和安全性。第三，醫院還要在財政上加大對人事檔案管理的投入，采購必要的硬件設施來保障信息管理工作的順利進行。當然，醫院高層領導也要大力支持，高度重視人事檔案的管理工作。首先，醫院高層領導必須重視基礎保障的工作，采用科學手段有效解決人事檔案管理過程中存在的各種問題，并且確保問題不再發生。其次，醫院領導也應當遵守人事檔案管理的相關規定，指派專業人員對紙質的人事檔案資料進行全面系統地整理分類，合理安排，并且要購買統一的檔案盒對檔案進行保管。對一些年代較久遠的紙質人事檔案資料進行整理，防止出現破損，如果紙張偏大，則應當進行折疊處理。對于沒有裝訂的或者裝進較窄的檔案，也應當重新裝訂，便于管理。最后，管理人員必須核對檔案的內容，確保檔案完整無損以及封面沒有發生損壞，定期檢查和裝訂是否與預期相一致，將重要的信息放在重要的位置，方便查閱。嚴格按照排列的要求進行整理，記錄不完善的內容，或者存在遺漏的資料，及時記錄并反映給相關部門及時處理。4.嚴格做好人事檔案材料的收集、審核與整理工作。相關人員必須嚴格按照規章要求進行工作，不得出現遺漏和疏忽的現象，科學有效的整理信息，保證檔案的完整性和準確性。在收集人事檔案資料時，不僅要考慮到員工的需求，還需要在滿足規章制度要求的基礎上擴展數據資料。同時，還要建立與其他工作人員的聯系，建立科學化、系統化的工作體制，做好自身環節的工作。收集資料時，保證數據不會丟失，不出現遺漏的現象，并按照規定，放在合適的位置，做好記錄。必須嚴格做好檢查與完善的內容，審核與整理工作，二者缺一不可，不能出現銜接失誤的問題，以免造成嚴重的后果。整理內容時也要科學合理，結構層次清晰，裝訂規范，確保內容能夠利于查找，提升整體人事檔案管理的水平。
綜上所述，醫院的所有工作都應當以客戶的需求為基礎，并且各個部門都要認真配合，為客戶提供最優質的服務。人事檔案管理是一項復雜、艱巨的任務，需要專業人員具備較高的素養，根據不同的情況隨機應變，正確處理。還要不斷跟進時代的進步潮流，具備創新意識，不斷學習先進的理念，并在工作當中踐行先進的管理思路，科學合理地完成任務。重視人事檔案管理工作的每一個環節，遇事沉著冷靜，積極與他人溝通，保證高效率地完成工作，提升我國整體的人事檔案管理水平。在此基礎上，也應當抓緊專業人員隊伍的建設工作，穩中求進，從多角度入手，完善工作中可能出現的問題，積極應對，為提升我國人事檔案管理工作的進程做出貢獻。
參考文獻
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人事檔案整理規范及要求范文4
Abstract： Personnel file is an important feature of personnel management system in China. In deepening enterprise management system reform， it has a lot of problems. Through the work practice of the cadre and personnel files， the author talks about her experience in cadre personnel file management.
關鍵詞： 干部；人事檔案；管理
Key words： cadres；personnel files；management
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2014）14-0174-02
1 干部人事檔案的特點
干部人事檔案是我國人事管理制度的一項重要特色，它是組織人事部門在錄用、培養、選拔和任用干部等工作中形成的原始材料，它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，是記載人生軌跡的重要依據，具有法律效用。干部人事檔案管理工作主要包括干部人事檔案材料的收集、鑒別、整理、保管、轉遞、統計和查詢等日常業務工作等，主要具有以下幾個方面的特點。
1.1 連續完整性：干部人事檔案收存著干部履歷、自傳、鑒定、學歷學位、黨團、獎懲、工資、職務任免等九類，涉及50多個領域的有關材料，因此，它能連續地記錄員工個人成長、思想發展的歷史，全面展現員工家庭情況、專業情況、個人自然情況等各個方面的內容。
1.2 現實真實性：由于檔案材料是干部在工作學習期間現實發生而產生的，其人事檔案則成為組織人事部門正確使用人才、合理解決工資等問題的一個重要依據。直接為現實工作服務是人事檔案區別于其他檔案的重要標志。
1.3 動態流動性：歷史在發展，社會在前進，隨著干部人生道路的延伸將不斷形成一些反映新信息的文件材料，所以其人事檔案的內容不是一成不變的。
1.4 機密性：干部人事檔案記載著干部各個方面的情況，涉及到與本人有關的工作和一些重大事件，反映干部的功績、過錯和失誤。它的絕大部分內容只能限于組織掌握，不能向社會擴散，也不得隨便公開。即使是處于檔案管理機構的個人也不能查閱自己的人事檔案。
2 干部人事檔案管理存在的問題
2.1 檔案管理水平不高 干部人事檔案管理工作，既是一項政治性、政策性、保密性、服務性很強的工作，也是一項具有科學性和專業性的工作。這些性質要求從事干部人事檔案管理工作的人員，必須具備較好的政治素質和較高的專業素質。但由于檔案管理人員大多數是身兼多職，對檔案工作投入的精力不足，相應的業務培訓系統性不強，因此嚴重影響了檔案管理水平。
2.2 檔案收集力度不夠 干部人事檔案的形成單位分散，有本單位的，也有外單位的，而且形成時間不固定，給檔案收集工作增加了難度。在整理干部人事檔案時經常會遇到材料缺失的現象。一般有三類材料缺的比較多。一是學歷、學位材料；二是獎勵、表彰登記表；三是較早前的干部任免審批表及考察材料。有的收集的材料大小不一，字跡潦草不清，書寫不規范，給干部人事部門查閱檔案帶來了很多困難。
2.3 檔案整理水平欠缺 干部人事檔案要進行規范化的整理，干部人事檔案既不能“欠”整理，也不能“過”整理。在新《條例》規定之前，檔案材料必須統一裁剪或整理成標準的16開（260*184mm）規格，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色及純藍墨水筆或復寫紙書寫。而在實際檔案文卷中會看到很多不符合檔案整理規定的地方，有的檔案整理人員為了達到標準大小的紙張規格，對檔案材料實行野蠻裁割，導致許多有價值的檔案材料缺失邊角內容；有的檔案材料被反復打孔裝訂，致使左側邊緣綜排達10余個孔洞；由于檔案整理人員對檔案鑒別存在理解差異，所以在對整理中因審核剔出的檔案材料，須進行登記，經主管領導審核批準后分情況予以處理，而在實際工作中，對剔除檔案的材料登記往往無跡可查。
2.4 檔案管理信息化程度不強 隨著科學技術的發展，計算機技術得到廣泛的開發，但許多先進的技術手段和管理理念還沒有充分深入到檔案管理上來。特別是調閱檔案程序需要反復翻閱檔案原始材料，影響了檔案的保存和安全，并造成一定的資源浪費。
3 干部檔案管理工作的對策
3.1 突出完整性，嚴把材料收集關 干部人事檔案管理部門要經常了解和掌握形成干部人事檔案材料的信息，定時定期地向形成材料的部門收集應歸檔的材料。遵循真實、完整、及時、規范的原則，定期對干部人事檔案進行全面的整理，對查出缺少的材料逐一進行登記、造冊和催討。對能補充的材料如獎懲材料和學歷學位材料，通過與個人催討的方法找到證書原件，留取復印件，注明復制時間并加蓋組織科公章存檔。
3.2 突出準確性，嚴把鑒別審核關 將干部任前檔案審核作為干部選拔任用工作的必經程序，對干部的“三齡一歷”、獎懲等情況進行認真審核，充分發揮檔案在干部工作中的重要作用。對檔案中的原有材料和新補充材料，逐份審查，準確鑒別。對同名同姓、同音異字、一人多名等材料，采取查看籍貫、對照“三齡一歷”、核對工作簡歷等方法進行甄別；在審核過程中，對檔案中的一些關聯材料和關聯信息相互進行印證。對于學歷學位材料、培訓材料、職稱材料、考察材料和任免材料的審核，根據干部本人最新任免材料和履歷材料所記載的學習、培訓、任職經歷，反向倒查之前的各項材料是否齊全，相互認證。
3.3 突出嚴肅性，嚴把整理質量關 自2010年10月1日起，干部人事檔案材料的載體一律采用國際標準A4型公文用紙，停止使用16開紙型，對不符合標準的材料進行及時更換。檔案原始材料進行逐頁檢查，對紙張出現破損、斷裂、發脆過薄的單頁材料進行托裱，對編目、裝訂錯誤的材料進行調整，使整理過的檔案做到“四無兩齊”，即：無損壞、無卷角、無折皺、無殘留金屬物和左、下兩面對齊。
3.4 突出規范性，嚴把制度健全關 建立完善的檔案管理工作制度，是檔案工作逐步實現規范化管理的有力措施和可靠保證。一是健全各項制度。對檔案資料從收集、歸檔到移交，以及檔案的日常管理都要制定一套嚴格的制度，做到室內有制度、管理有薄冊、查閱有記載、轉遞有回執。二是嚴格工作程序。按照檔案管理的有關要求，進一步嚴格工作程序，加強檔案管理，提高檔案管理的規范化水平。在辦理干部調配、畢業生接收等方面手續時，堅持先調檔審核，再提部務會議討論；在接收新形成的學歷、學位材料時，先驗證學歷、學位證書再進檔，防止假文憑、假學歷材料混入干部人事檔案，對檔案管理中出現問題的，實行責任追究，保證檔案管理規范有序。
3.5 突出時效性，嚴把信息建設關 把先進的科學技術手段應用于人事檔案管理，以達到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的。通過輔助計算機、掃描儀等硬件設備，將檔案文字信息通過掃描轉變成為數字信息，實現人事檔案文卷與數據格式并存的管理模式。同時，可以建立數字化的信息網絡平臺，實現網上認識信息的接收、轉遞、儲存和資源共享。
4 結束語
近年來，隨著對干部人事檔案整理要求的細化和對檔案管理人員業務培訓力度的加強，檔案整理水平普遍提高，出現的問題也越來越少。但各個方面的問題任會存在，這就要求我們檔案管理人員要不斷學習，更新觀念，積極探索檔案管理新模式。
參考文獻：
[1]王云慶，苗壯.現代檔案管理學[M].青島：青島出版社，2002：220.
人事檔案整理規范及要求范文5
在組織人事部門中，人事檔案屬于專門檔案，主要是記述職工人事管理活動并使其經歷及德才表現等情況得到客觀反映，按照個人原始記錄在單位進行集中保存以備查驗。人事檔案與個人職位、工資及福利待遇等都具有重要關系，檔案管理水平與職工工作質量及效率具有直接關系。人事檔案目前還是現代社會公共管理中十分重要的一種信息載體，隨著快速發展的科技水平及應用程度，我國不斷深化人事及醫療制度改革，使醫院檔案管理實現科學化、制度化及規范化，也為領導提供信息的準確性及制定科學決策具有重要輔助作用。
二、醫院人事檔案管理中的常見問題
不斷發展的經濟水平加快了人才流動，檔案管理對于時代變化的變革順應不夠及時，功能定位及管理模式還處于計劃經濟時期。目前，醫院人事檔案管理中常見以下幾個問題。
一是軟硬件基礎設施建設沒有落實到位。在基礎建設方面檔案管理設施相對較為落后，鐵制檔案柜達不到理想的防潮隔熱效果，陳舊的紙質人事檔案難免產生受潮、發黃、霉變等情況，經數次裝訂整理，普遍存在損毀現象，對檔案完整性產生嚴重影響。隨著不斷提高的醫院檔案信息利用要求，目前一些醫院檔案室還采用單獨的計算機進行管理，遠達不到檔案信息化要求，迫切需要建立人事檔案數據庫。
二是未配備專職檔案管理人員。很多醫院都由人事或辦公室人員對人事檔案進行兼職管理，龐大繁瑣的工作量，在日常收集整理檔案的過程中，因兼職檔案員不具有較高的專業水平，只了解檔案管理，不了解計算機應用，也不具有較高的信息化技術應用水平，研發信息設備功能對醫院檔案信息化建設產生一定的制約，也難以保證檔案質量。落后的保管條件，不穩定的檔案人員隊伍，都對檔案管理人員的工作積極性及管理水平產生不利影響。
三是檔案材料中存在不一致的情況。在檔案歸檔中難以把握新出現材料的范圍，很多人事檔案材料比較陳舊，主要是當事人履歷、入黨志愿書、年度考核、工資調整等，在個人工作作風、職業道德等方面缺少完善的信息。一些人事檔案材料不完整，尤其是工作調動的職工，導致難以通過檔案材料了解職工基本情況。個別檔案材料前后存在填寫不一致，難以甄別其真假，如老職工檔案中的出生日期及參加工作時間等填寫混亂，不利于職工基本信息的確定，并時常產生這些不真實的情況。
四是不重視工勤及臨時用工人員的檔案。很多醫院的工人檔案只對材料進行補充，對其整理裝訂未嚴格遵循檔案管理要求。尤其是臨時用工，雖然與其簽訂勞動合同，檔案相應檔案材料，但通常內容不足，系統性及應用價值都相對較低。
五是檔案難以保證其質量及安全性。隨著不斷深入干部人事制度改革，在新形勢下采用人事的全新方式對專業技術人員進行管理，人事制度初步實現了人事檔案社會化，有力保障了人才的合理、有序流動。但在實際工作中，很多檔案材料還需要聘用單位進行辦理，造成檔案管理人員在用人單位與人才服務機構之間數次往返對人事檔案進行完善，難以保證檔案的質量及安全性。
三、加強醫院人事檔案管理的應對措施
一是建立人事檔案管理專項資金。對軟硬件基礎設施加大建設力度，實現現代化、信息化管理及信息共享。軟硬件設施配置與現代化檔案管理相適應，是開發利用檔案信息及信息技術的一個重要基礎，檔案信息網絡是其核心。檔案逐步實現電子化管理，建立數據庫，將紙質檔案轉變為電子檔案，采取集約化、信息化及動態化管理方式。通過聯網便于查閱人事檔案，使工作效率明顯提高，利用迅速統計分析信息資料，為領導決策提供重要輔助作用。
二是人事檔案應選擇具有較高素質的專人進行管理。在檔案管理這一重要崗位應由具有較高政治素質和專業素質的專人進行管理，不僅要具備職業道德、檔案專業知識，還要掌握信息技術知識。對現有人員加強技能培訓，使其提高法律意識，確保檔案工作規范化。
三是實施人才戰略。人才資源共享，人才開發一體化是未來的發展趨勢，醫院應實施人才戰略，用事業和感情將人才留住，妥善解決各類人才在工作中遇到的問題，使其在工作崗位上發揮專長，以免人才流失。
人事檔案整理規范及要求范文6
關鍵詞：醫院；人事檔案管理；問題；對策
醫院員工工資評定、職稱晉升、干部選拔等工作的開展都離不開人事檔案，由此可見，人事檔案管理工作的切實有效開展對醫院的長遠發展來說有著至關重要的意義。但是，從當前的現狀來看，我國不少醫院在人事檔案管理方面都還存在一些問題，如管理人員綜合素質不高、管理觀念落后等，要使人事檔案管理工作質量得到進一步提升，就必須在今后的實踐中加強對上述問題的解決。
一、人事檔案管理的概述
人事檔案是企事業單位、黨政機關在管理員工的過程中所形成的的以個人為單位的一種特殊檔案，是全面了解和考察一個人的重要依據，也是黨的組織工作、人事工作等順利開展的必要參考依據。人事檔案的真實性與可靠性是由該組織的領導以及人事管理部門所負責的。人事檔案管理工作是合理配置和使用人才，促進人才有序流動，確保人才隊伍綜合素質的一項重要工作。伴隨我國社會發展逐漸進入信息化時代，作為人員信息重要載體的人事檔案在價值空間上也得到了進一步擴展，組織人才培養、市場人力資源的優化配置以及日趨社會化的社會保障工作都需要完整可靠的人事檔案信息作為基本參考。但是，由于人事檔案本身并不能帶來直接的經濟效益，所以，當前很多醫院領導對人事檔案管理工作的重視度并不高，在管理理念、管理模式與管理方法等方面都還存在諸多缺陷和不足。
二、醫院人事檔案管理工作存在的主要問題
1.領導對人事檔案管理工作缺乏重視當前，我國很多醫院的領導都把人事檔案管理看作是保管資料的事務性工作，對人事檔案管理的重要性認識不夠充分，在他們看來，人事檔案管理只是醫院的一項附屬性工作，而非主要工作。人事檔案管理工作只要做到不泄露資料、不丟失資料，也能應付外部相關檢查就行了，正是由于存在這種錯誤的思想意識，導致人事檔案管理工作在很多醫院都不受重視，具體到實際工作中，就會出現檔案工作安排不合理以及檔案管理缺乏足夠的經費與人員保障等問題。
2.檔案管理制度不完善現階段，許多醫院的檔案形成部門并未建立完善的檔案材料送交制度，這就導致很多材料的送交范圍不清晰，檔案收集工作也不具備針對性。同時，由于制度內容的覆蓋面較為狹窄，沒有將歸檔手續、歸檔要求、歸檔時間以及歸檔范圍等完全包含進去，很多檔案資料的管理都還停留在傳統紙質文件管理的階段。另外，有些醫院在檔案管理制度上往往偏重于對管理人員提出要求，而不注重對人事檔案部門工作人員的要求，這一問題的存在也在很大程度上阻礙了醫院人事檔案管理工作的現代化、高效化發展。
3.檔案管理人員綜合素質有待提升從目前的現狀來看，國內很多醫院在人事檔案管理工作上都缺乏高素質的人才作為保障。具體表現為以下兩個方面：第一，檔案管理人員的檔案意識較為薄弱。絕大部分從事醫院人事檔案管理工作的人員都不具備全面的專業知識，對檔案工作缺乏基本的了解，認為檔案就等同于過時的資料，與當前工作的關系并不大，甚至認為根本沒必要開展此項工作，正是由于在思想觀念上就不重視檔案管理工作，導致其在實際開展自身工作的時候也不具備責任感和使命感，長此以往，必定會導致檔案工作效率與質量低下，甚至出現檔案資料大量流失、內容失真等嚴重問題。第二，檔案管理人員的業務素質與能力存在不足。當今社會已經成功進入信息化、網絡化、數字化時代，在這樣的背景下，人事檔案管理工作也出現了極大的變化，電子檔案逐漸取代紙質檔案，這就要求檔案管理工作者必須具備較強的數字化能力，能熟練運用計算機進行檔案資料信息的錄入和保存。但是，目前很多醫院的人事檔案管理工作人員都并非科班出身，不具備專業知識背景，再加上醫院不重視對其進行專業培訓，這就導致其崗位勝任力偏低，無法對電子檔案進行合理歸檔、整理和保存，在網絡信息安全防護上也不具備足夠的專業能力。
4.管理理念較為落后筆者通過實地調查發現，我國不少醫院在人事檔案管理理念上都還停留在傳統階段，認為人事檔案不過是醫院人才引進與人才管理過程中用于記錄個人工作表現，并以個體為單位組織起來的文件資料，這樣的檔案管理思想實際上是非常狹隘的，這就在一定程度上制約了醫院檔案管理工作的進一步發展。還有一些管理者片面地認為醫院人事檔案就是為醫院服務的，過于強調保密的觀念，這就導致人事檔案信息資源無法在社會發展與經濟建設中發揮出應有的作用，同時也大大降低了人事檔案資料的有效利用率。
5.人事檔案管理技術較為滯后現階段，很多醫院的人事檔案管理雖然都已經引入了計算機管理模式，將檔案信息錄入到電腦中進行保存，但是從整體上來看，信息化管理水平并不高，還停留在檔號、名字的輸入和輸出以及檢索等基礎管理階段，和傳統人工管理模式相比，采用計算機進行信息查找的效率有了一定程度的提升，失誤率也顯著降低，但錄入電腦的數據信息大都還是職工自己所提供的，數據的真實性與可靠性仍然很難得到有效保障。
6.檔案真實性存疑醫院人事檔案的記錄、編檔和留存工作涉及到各種各樣的信息，這些信息不僅數量巨大，內容也十分復雜，表現出零散性、碎片化分布的特點，而且大多數信息都很難追溯到最初的原始材料，這就導致人事檔案管理的可信度和真實性顯著下降。與此同時，在人事檔案的保存上，大部分醫院都是沿用的傳統紙質文件收納的方法，一旦在整理過程中出現人事檔案缺漏、損壞等問題，檔案資料的真實性就更加無從考究。另外，還有部分管理人員為了逃避責任，將錯漏檔案隱而不報，或者直接在此基礎上進行編撰，只求能順利通過上級檢查，顯然，這種做法對檔案的真實性來說都是非常有害的。
7.檔案內容不夠完善，無法適應當前需求醫院人事檔案除了在真實性上存疑以外，由于醫院領導層對人事檔案缺乏足夠的重視度，將其作為一項邊緣化的工作對待，導致人事檔案收錄的信息無法及時得到更新，信息內容較為陳舊，缺乏動態性，很難準確反映目前醫院職工的實際經歷狀況，這對職工可塑性、可發展性的判斷來說是非常不利的。與此同時，很多人事檔案中對職工的評價都存在內容相似、優點偏多、缺點模糊甚至完全沒有缺點的問題，顯然，這樣的評價是缺乏客觀性和特色性的，無法通過人事檔案評價來了解該人員的特點，這對醫院人力資源的合理配置與利用來說是極為不利的。
8.檔案利用效率偏低由于醫院領導層對人事檔案管理缺乏足夠的重視度，管理制度也較為落后，檔案信息缺乏完整性和真實性，導致醫院人事檔案管理的利用效率非常低，除了簡單的記錄、留檔，能應付上級檢查以外，要想從大量檔案資料中找出某一具體的信息對很多醫院來說是非?？嚯y的，需要花費較長時間。另外，盡管一些醫院已經建立起了人事檔案信息化管理系統，但由于管理者和職工的信息化素質并不是很高，無法熟練運用各種計算機操作技能進行檔案資料信息的查找，有些老職工甚至對檔案信息化管理持抵觸態度，不愿意學習新型的信息化技能，這也是導致檔案利用效率無法得到有效提升的一大重要原因。
三、醫院人事檔案管理工作的對策
1.提高對檔案管理工作的重視度要確保醫院人事檔案管理工作的開展質量，首先就必須認識到此項工作的重要性。一方面，醫院應當加強對檔案工作的領導，為檔案工作的開展提供科學的指導，并定期檢查檔案管理工作情況，以便第一時間發現問題和解決問題。另一方面，所有檔案管理人員都必須具備較強工作使命感與責任感，樹立正確的工作態度，熱愛自身的工作，并主動將檔案管理工作按要求落實到位。此外，還應當將干部人事檔案工作和醫院的其他各項工作聯系起來，確保醫院在干部選拔、職稱評定以及人才培養等方面的公正性、客觀性，實現人盡其才。
2.完善檔案管理制度伴隨我國科學技術的不斷進步與發展，醫院人事檔案管理工作也必須做到與時俱進，構建與當今時展需求相適應的科學完善的檔案管理體系，并出臺明確的檔案管理規章制度，對相關人員的職責進行明確劃分，提升檔案的有效歸檔率。醫院領導應當將人事檔案管理工作納入到醫院辦公會議的議事日程之中，針對人事檔案管理工作中存在的問題和不足，必須及時探討和解決。同時，還應當制定一套健全的管理考核制度，定期對管理人員的工作情況加以考核，并將考核結果直接與其工資、職稱評定相掛鉤，這樣就能提高其對人事檔案管理工作的重視度。
3.提升檔案管理人員的綜合素質當今時代的人事檔案管理工作對管理人員專業技術水平的要求更高，因此，醫院必須加強對檔案管理人員綜合素質的提升，著力打造一支專業型、復合型、創造型的人才隊伍。具體來說，應當從以下幾個方面進行人才建設：首先，應加強檔案管理人員的思想素質建設。確保人事檔案工作人員具備較強的事業心與高度的政治責任感，能在檔案管理工作中做到明辨真假和是非，堅決將虛假的材料拒之門外，從而維護人事檔案資料的真實性與可靠性。其次，應注重提升檔案管理人員的文化素質。在進行崗位人才選拔或招聘的時候，要求檔案管理人員不僅要具備專業的醫學理論背景，同時還必須掌握一定的公文知識與寫作技巧。最后，應加強對管理人員業務素質的培訓。通過定期開展業務培訓、專業教育等活動，有針對性地提升人事檔案管理人員的業務素質。
4.改變管理理念首先，應當增強檔案利用意識，檔案的管理不單單是對檔案資料進行收集和整理，更重要的是對其進行有效開發和利用，使其價值得到充分發揮。其次，應當樹立開放意識，把人事檔案文件利用計算機整理出專題目錄，從而提升查閱效率，方便隨時調檔。最后，還應當提高服務意識，將以往的被動服務轉變為主動服務，第一時間了解檔案工作動向，以便及時掌握相關信息，使檔案管理工作從被動存放向主動提供利用服務轉變，不斷提升檔案工作效率。
5.及時更新檔案管理技術在信息化、網絡化的時代背景下，只有不斷改進和完善人事檔案的信息化管理，才能實現人事檔案管理效率與質量的提升，并達到資源共享的目的。首先，醫院應當對人事檔案信息化建設的技術環境進行更新和升級，構建統一的人力資源檔案網絡化管理體系。其次，還應當采取適當的網絡系統安全防護措施，如采用入侵檢測技術、設置防火墻和登錄密碼等。此外，醫院還應當適當加大在人事檔案管理現代化建設上的投入，為相關硬件設施的采購提供足夠的資金保障。
6.落實好檔案基礎工作檔案管理工作的順利有效開展必然需要醫院領導的大力支持。首先，領導必須提高對檔案管理工作的重視度，做好基礎保障工作，有效解決檔案管理過程中存在的各種問題。其次，應結合相關檔案管理的規定，對紙質人事檔案資料進行全面、系統地整理，合理編排卷宗目錄，并采用專門的檔案盒，并對裱糊不滿足規定標準或存在嚴重破損問題的檔案資料進行重新裱糊。若紙張偏大，則應當進行折疊處理，對于裝訂邊較窄或者沒有留裝訂邊的檔案，應進行加邊處理。最后，還要注重檢查裝訂完成后的檔案的封面姓名和內容是否對應，并將目錄表放在卷首位置，嚴格根據目錄進行資料的排列，對于信息不夠完整或者存在漏簽問題的檔案資料，應及時退回檔案形成部門，待相關手續辦理完善之后才可重新歸檔。
7.統一要求，注重規范在檔案資料形成的過程中，相關部門和人員必須嚴格要求自身，對于出現的各種問題要及時核實和糾正，尤其要強調相關人員在進行材料填寫的時候必須確保姓名、出生年月、參加工作的時間等文字和數據的前后統一、真實。此外，還要注意采用統一規格的材料和滿足檔案材料書寫要求的筆墨工具等，這樣才能從源頭上防止檔案材料不規范問題的出現。
8.嚴格做好人事檔案材料的收集、審核與整理工作相關人員必須嚴格遵循規范制度要求，將人事檔案資料的收集、整理與歸檔工作落實到位，在進行檔案收集的時候，不僅要考慮到相關規范，同時還必須關注人才成長的需要，適當擴大收集范圍，重點抓好能反映醫務工作人員綜合能力與業績的材料，對于已經收集完成的人生電感材料，應認真檢查、核實，杜絕出現虛假材料信息或者填寫不規范、內容不完整的材料，對于缺乏相關手續的材料，要及時進行補辦，并提出明確的限期要求，避免不滿足要求的材料歸入到人事檔案之中，最終造成嚴重的后果。此外，在對人事檔案進行整理的時候，必須使用統一的檔案夾等工具，確保檔案材料分類準確、目錄清晰、編排層次合理、裝訂規范，進而實現人事檔案管理標準化、規范化的目標，使醫院人事檔案管理的整體水平得到有效提升。
