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學校檔案管理規章制度范文1
第一，學生檔案是學院檔案的組成部分，也是國家人事檔案的重要組成部分。需要加強管理，完善檔案管理制度，提高檔案的研究和應用價值。第二，隨著高職院校建校規模的擴大，招生人數增加，在教育體制改革的大背景下，學生應征入伍、考公務員及就業渠道的多樣化，檔案的作用也越來越大。學校管理好學生檔案，能為用人單位人力資源管理提供便捷。第三，檔案管理也反映了高職院校的管理水平，對深化教學改革，提高教學質量和教學管理水平，以及對高職教育質量和學生素質的提升，都有著重要的意義。第四，高職院校學生檔案是高職院校評估的一項重要內容。尤其是在高職院校評估和升本過程中，檔案直接記載學校教學歷史，反映學校教學工作全貌，記錄學校人才培養的全過程，在人才培養水平評估工作中具有重要的作用。第五，高職院校學生檔案中記載著學生在各個時期的學籍卡、成績單、獎懲證明等，主要用于畢業生的轉正定級、工齡計算、社保福利、因公出國政審等。因此，建設、管理、使用好學生檔案是高職院校應盡的義務。
二、高職院校學生檔案管理存在的問題
當前，很多高職院校往往把主要精力投入到教學管理以及招生就業上。在學生檔案管理方面還存在管理不夠嚴格、程序不夠規范、制度不夠完善等問題。
（1）檔案管理意識不強。高職院校的人才培養方式與高校有著一定的區別，往往注重學生技能的培養和實踐能力的提高，對學生的檔案管理不重視甚至是忽略。很多學校對檔案管理不重視，檔案管理部門對檔案材料的收集和整理不及時，通常是在學生畢業時才完善歸檔材料，出現問題存在互相推諉的現象。大多數畢業生對畢業離校后的個人檔案流向、人事托管等事項缺乏了解，可能影響到畢業生的戶籍去留，更直接影響他們上崗后的社會福利待遇、職稱評定等問題。加上社會造假成風，很多學生為提升自己的就業競爭力，篡改成績、私自填寫評語、夸大事實。
（2）檔案材料內容不齊全。學生檔案歸檔材料應包含：學生登記表、學籍登記表、獎勵處分材料、軍訓成績、入黨和入團相關材料、學年評語表、計劃內學生高考成績單、家庭情r調查表、體檢表及相關材料。多數高職院校在學生檔案材料的歸檔方面，對歸檔的范圍沒有明確的要求，已歸檔的材料達不到真實、完整、規范的要求，全面反映學生素質的客觀材料不完善，多主觀評價的內容，反映學生成長軌跡的客觀材料不足，對學生所做的操行評語過于簡單。特別是個人素質、組織能力、團隊協作能力及誠信等方面的信息材料過于粗略甚至是缺失，而這些往往是用人單位在選用人才時最為關注的信息。
（3）管理部門檔案管理的手段落后。高職院校大多不設專門的檔案管理人員，且檔案管理的方法較為落后，沒有科學的檔案管理規章制度，致使學生檔案材料雜亂或缺失。
三、加強高職院校檔案管理的措施
（1）建立健全規章制度。為加強和規范檔案管理工作，各院校應根據自身實際制訂出可行的管理制度和管理細則，保證檔案工作規范化、標準化、制度化。設置專職檔案管理人員，實行崗位負責制，使管理人員在工作中有章可循。提升檔案管理工作地位，加強檔案重要性的宣傳力度，創造出“人人參與、人人重視”的工作氛圍，使學校的工作人員都具有檔案管理很重要的意識。要使學生檔案管理工作規范化、制度化，學院應當設立專門的學生檔案管理部門，制定相應的管理規章制度和崗位職責制度，且要把這種規章制度和崗位責任制推行到各系（部），使各系（部）的教師及工作人員都重視學生檔案的管理工作。各系（部）都應至少有一個專門負責學生檔案的收集和整理工作的人員，讓其配合學院檔案管理部門的檔案管理工作，以保障學生檔案的完整性。
（2）增強檔案意識，宣傳引導畢業生保管好個人檔案。一方面，提高教職工的檔案意識，通過對檔案的合理利用，促進其檔案意識的提高。另一方面，增強學生對檔案工作重要性的認識，使學生能積極主動參與檔案的管理和維護。引導畢業生重視自己的檔案，減少或杜絕“死檔”的發生。另外，對于高職畢業生的檔案，高職院校要做好檔案轉遞工作，人力資源市場和公共就業服務機構需要加大對高職畢業生的服務力度，為畢業生提供檔案托管、人事、社會保險辦理和接續、職稱評定等服務，其中對未就業高校畢業生，可以適當減、免收檔案托管等費用。
參考文獻：
學校檔案管理規章制度范文2
【關鍵詞】高校 人事檔案管理 信息化
【中圖分類號】G27 【文獻標識碼】B 【文章編號】2095-3089（2012）06-0007-01
《普通高校檔案管理辦法》要求：“學校檔案工作是辦好學校的重要基礎工作之一，各高等學校必須把檔案工作納入學校整體發展規劃，加強對檔案工作的領導和管理?！毙畔⒒钱斀裆鐣l展的一大趨勢，信息化管理是人事檔案事業發展的必然趨勢。隨著市場經濟的發展，計算機、網絡技術的普及，人才的需求和利用日益擴大，人員流動不斷增加，檔案材料數量和種類也逐步增多。增強高校人事檔案管理信息化發展的效度，提高人事檔案管理水平，更好地發揮檔案信息資源作用，提高工作質量，已成為檔案管理人員研究的一個重要課題。
一、高校人事檔案管理信息化的含義
《檔學詞典》對人事檔案的解釋為：“人事檔案是專門檔案的一種，是人事、組織、勞動工資等部門在對人員的考核管理活動中形成的檔案。記述和反映個人經歷和德才表現，以個人為單位整理、集中保存?！备咝Ｈ耸聶n案是指記述和反映高校教職工個人經歷、德能勤績、工作表現的，以教職工個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。高校人事檔案管理信息化，就是對高校人事檔案管理信息資源進行處置、管理和提供利用服務，在人事檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對人事檔案信息資源進行處理、管理和提供利用服務。人事檔案管理信息化建設的目標是通過對人事檔案信息化建設所需的計算機、網絡等硬件設施和相關軟件的合理配置，達到人事檔案管理資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化，實現人事檔案接收、傳輸、利用一體化，達到人事檔案資源共享,為高校干部人事工作提供及時高效的服務，促進人事檔案管理事業持續健康快速發展。
二、增強高校人事檔案管理信息化發展的維度
信息化是處于規范化與信息化管理同時發展的過程。高校人事檔案管理的信息化是不可避免的必然趨勢，把新興的技術手段引入人事檔案管理領域是可行的和完全有必要的。但是，高校人事檔案管理工作的信息化建設是不可能一蹴而就的，而是一個循序漸進的過程。具體來說，可以從以下方面入手：
（一）大力推進人事檔案管理數據化。要選用一套設置合理、管理科學的信息化系統，利用計算機管理高校人事檔案，實現人事檔案管理的微機化、網絡化。通過計算機網絡實現各項統計和計算機處理方式，由磁介質交換轉變為網上傳輸，逐步實現人事信息和公務公文的電子郵件交換和遠程數據交換，實現資源共享。人事檔案管理信息化是以人事檔案管理標準化、規范化、系統化、自動化得以實現的基礎。高校人事檔案信息化管理系統最主要的部分是人事信息數據庫,它主要包括高校人員的基本情況、人員的職務和職稱情況、人員學習培訓情況、表現情況以及其他情況等。因此，要以檔案的原始材料為依據，信息錄入要完整，只有數據完整，后期維護才能順利進行；信息錄入要準確，只有準確的數據，數據庫的后期維護才會有意義；培養時時更新意識，要派專門管檔人員及時對數據庫進行更新和核準。運用信息維護系統，將人事檔案的信息錄人微機，建立完整、準確的人事檔案信息數據庫。同時，高校要采取積極有效的措施，構建通信穩定、數據傳輸快速、可靠性高的校園局域網，建立人事檔案信息網絡；保證計算機硬件及軟件系統的更新換代。
（二）堅持人事檔案管理的保密性和安全性。要在對各種信息資料的密級進行嚴格界定的基礎上，一方面建立規范、嚴格、科學的信息化管理規章制度，從制度層面杜絕泄密及丟失數據的可能性；另一方面，要嚴格分配管理權限，定期備份，及時維護數據庫，從技術手段上保證數據的安全性及保密性。
（三）提升人事檔案管理隊伍素質。要實現人事檔案管理信息化，就必須要有一批高素質檔案管理人員。信息化管理下的人事檔案管理人員不但要有較高的政治素質和人事檔案管理的業務知識,而且要有掌握現代技術、熟練運用高新設備管理的能力。這就需要檔案管理人員認真學習《檔案法》和人事檔案管理知識，加強政治素質和業務素質的培訓，提高管理水平。有工作能力，掌握現代信息管理技術，使檔案人員不斷提高理論、業務、技術等自身素質，努力使自己成為既熟悉檔案業務知識，又懂得計算機管理技術的具有雙重知識結構的復合型人才，推動人事檔案工作的順利開展。
（四）健全規章制度，依法治檔。人事檔案管理信息化建設，需要健全的規章制度和相應的法律保護。因此必須要加強法律法規和規章制度的建設，依法治檔。人事檔案管理工作的特殊性決定了法律法規的重要性。高校相關部門必須及時按照國家檔案局新頒布的《歸檔文件整理規則》，根據社會和學校的改革發展對人事檔案管理工作的需求，結合自身工作的需要和特點制定人事檔案工作發展規劃，建立建全人事檔案管理工作的各項規章制度，使人事檔案管理工作有章可循，真正做到依法治檔。
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學校檔案管理規章制度范文3
1.對檔案管理缺乏重視，制度不健全目前，成人教育的學生主體大部分是社會在職職工，學生生源比較復雜，且學校對成人教育檔案工作的重要性沒有認識到位，因此，在檔案管理機構中檔案員多為兼職，檔案管理人員檔案意識不強，檔案管理不規范，沒有對成人教育檔案工作進行必要的檢查和創新，只是采用傳統的管理模式，這在一定程度上制約了檔案管理工作的深入開展和利用，成為成人教育檔案管理工作很難適應教育發展的重要原因。同時，成人教育檔案管理工作缺乏一套完善的檔案管理制度。學校對成人教育的檔案管理工作有很大的隨意性，歸檔材料不明確、管理工作不規范等現象都制約著成人教育有關資料的整理歸檔工作。
2.成人教育檔案管理隊伍薄弱，管理人員缺乏專業知識學校成教學生檔案管理隊伍普遍比較薄弱，大多數的學校沒有設置專門的成教檔案管理部門，負責檔案管理工作的人員往往兼職其他工作，大多數未受過專門的檔案管理培訓，缺乏檔案業務知識，在實際工作中無法鑒定材料的價值，如永久材料、長短期材料混合歸檔，還有一些需要歸檔的成教材料沒有及時歸檔，這都給檔案管理帶來困難。由于成教檔案管理人員多數兼職其他工作，無法投入較多的時間和精力來完成檔案管理工作，大大降低了檔案的質量。
3.成教檔案管理模式陳舊、效率低下學校成教檔案材料普遍隨意放在幾個柜子里，容易丟失。還有部分歸檔材料內容不全，不按照檔案管理中規定要求去做?，F代教育是一種信息化教育，目前成教檔案管理軟件很少，嚴重影響檔案的查閱和利用，難以形成服務功能的多元化以及檔案管理者和信息需求者之間的良好互動。
二、改進成人教育檔案工作的建議
1.加強領導，增強檔案管理意識成人教育的檔案工作是學校辦好和發展成人教育事業的重要基礎，學校領導重視檔案工作是搞好檔案管理的關鍵，學校領導應將檔案工作納入到教學工作計劃中，加強業務指導，及時解決檔案中遇到的問題。增強檔案管理意識就是增強領導及成教檔案管理者在成教工作中所處地位和作用的認識，增強成教相關資料都必須存檔的意識，充分認識檔案管理在成人教育工作中的重要意義。
2.建立完善的檔案管理規章制度為保證檔案的規范、完整，應根據國家檔案管理的有關規定制定一套適合自己學校的規章制度，從而規范學校的成人教育檔案管理方法和程序，使成人教育檔案資料在收集與歸檔得到制度的保證，使成人教育檔案工作進程與學校保持同步發展。
3.加強隊伍建設，提高檔案人員綜合素質加強檔案隊伍建設是做好成教檔案工作的重要保障。針對成人教育檔案工作的基本內容，必須專人管理、職責分明，以加強檔案管理人員的工作責任心。對成人教育的檔案管理人員可通過請專家講課、定期培訓、參觀學習規范化的檔案管理等形式開展業務培訓，使他們具備專業的檔案管理知識，掌握過硬的專業技能。
4.改革傳統管理模式，加快檔案管理的信息化建設當前成人教育檔案工作落后速發展的時代，隨著教育改革和發展形勢的要求，成人教育檔案必須應用現代化信息技術實現對成人檔案的管理，實現成人教育檔案的信息化管理，提高成人教育檔案的利用率，更好的為成人教育工作服務。
三、結束語
學校檔案管理規章制度范文4
1.與時展相匹配。在我國現代化信息技術高速發展的大環境下，教育領域已經充分引入了這項技術，學校不僅已經全面實現了多媒體教學、電化教學、辦公自動化等，而且也在積極推進電子檔案管理工作。實現電子檔案管理在一定程度上能夠與現代化教學管理節奏相匹配，更好地滿足時展要求。2.為學校制定正確的發展決策奠定堅實基礎。發展決策是否正確會直接對學校穩健運營造成一定影響，而正確發展決策的制定離不開正確的數據信息。若是一個學校在面對機遇和挑戰的時候學校領導能夠根據正確的數據信息對現有的發展決策做出適當調整或制定出新的發展決策，那么就能夠對學校未來穩健發展起一定的促進作用。在學校信息數據管理中檔案管理是重要內容之一，實現檔案管理的信息化能夠充分實現信息數據快速整合，進而能夠為學校領導的正確決策提供信息支撐。3.使檔案管理效率得到提升。一個學校在開展日常教學、科研以及管理等工作過程中難免會產生大量的文書檔案、教學檔案、教務檔案以及學籍檔案等，其中有相當一部分檔案都具有重要的保存價值和使用價值。傳統檔案管理方式具有一定封閉性，這些檔案中的一些重要信息難以被充分發掘，而實現電子檔案管理使一些檔案變活，檔案中的信息能夠通過計算機被提取出來，進而使檔案管理的效益得到充分發揮，對學校事業和教育事業的發展起著重要的促進作用。4.全面實現信息資源共享。學校傳統檔案管理方式主要以紙張為載體，相關人員在使用檔案時復制和修改的成本都很高，不利于信息資源共享。而實現電子檔案管理之后管理載體由紙張變為計算機，相關人員要想使用某一檔案時不再需要通過復印、抄錄等方式進行使用，只需要被授權后通過網絡調取相關信息，使不同地點的人們進行自由交流、信息傳遞和協同工作，全面實現信息資源共享。
二、學校檔案管理工作開展過程中應用電子檔案的優勢與要求
1.電子檔案管理的優勢。相對于傳統檔案管理方式來說，電子檔案管理不僅具有存儲容量大的特點，而且更具便捷性和靈活性。使用電子檔案管理系統進行檔案信息檢索更加智能，而且由于電腦內存大可以大批量存儲各類檔案資源。同時，學校還可以根據自身實際情況對電子檔案管理平臺進行修改，使系統更能夠滿足檔案使用需要，促進檔案管理工作效率的提高。2.電子檔案管理的要求。學校傳統檔案管理并未對檔案管理人員的專業技術水平提出一定要求，因為傳統檔案是紙質的，檔案管理人員只需要具備基本的素質做好分類、日常管理等基本工作就可以了。但是實現電子檔案管理之后單純具備基本素質已經不能滿足實際需要，不僅需要具備計算機操作能力，能夠熟練運用檔案管理軟件，而且還需要掌握一些統計、法律等相關知識才能滿足電子檔案管理要求。
三、學校開展電子檔案管理工作過程中存在的幾點問題
1.檔案管理理念存在滯后性。目前，一些學校還沒有樹立正確的檔案管理理念，管理層沒有認識到實現電子檔案管理的重要性，對此項工作的進展不太關注，沒有對如何全面實現電子檔案管理提出一定要求，難以提高檔案管理人員的工作積極性。同時，一些檔案管理人員將電子檔案管理工作的側重點定位在對檔案進行分類、整合方面，沒有意識到電子檔案的安全保存、有效利用和信息化管理的重要性，自身工作主觀能動性較差，難以起到推進全面實現電子檔案管理的作用[1]。2.電子檔案管理規章制度有待完善。現階段各級學校都在不斷完善自身檔案管理工作，努力構建一套較為完善的檔案管理系統，并制定了相應的電子檔案管理制度。但是很多學?，F有的電子檔案管理制度還不能完全滿足實際工作需要，有的學校存在著管理員權限責任不明的情況，一旦出現電子檔案丟失、篡改等情況難以落實到個人。還有的學校在電子檔案規章制度中沒有對一些新增的電子檔案類型進行準確定位，對于一些較為特殊的黨政活動、教學和科研檔案管理較為隨意，對電子檔案管理效率的提高非常不利。3.對電子檔案管理的監管力度不夠。一些學校的管理層對自身電子檔案管理力度不夠，沒有實現電子文件的形成、收集、處理、歸檔等工作過程的全方位監管，主要體現在以下幾點：第一，學校沒有安排相關人員定期或不定期檢查檔案管理工作人員業務進展情況，監督其相關檔案信息是否及時進行錄入、分類和歸檔。這樣一來就會間接導致一些人員不認真開展工作，難以確保電子檔案的準確性、真實性、安全性和共享性，不能使電子檔案的價值得以充分發揮；第二，有的學校管理層及時發現了電子檔案管理問題，但是由于缺乏相應的懲罰措施，不能夠切實改變一些工作態度不端正人員的錯誤行為，這樣也有可能導致電子檔案管理工作難以順利推進[2]。4.電子檔案管理設施有待進一步優化。電子檔案的特性決定了對它的存儲、歸檔和使用離不開計算機設備和網絡技術，要想更好地開展電子檔案管理工作必須重視軟硬件設備上的優化。但目前我國很多地區的學校在電子檔案管理設施上的投入不夠，有的雖然已經構建了電子檔案管理系統，但是由于現代化信息技術的不斷進步，一些系統已經被淘汰不能滿足實際工作需要，而學校方面沒有安排專業技術人員對系統進行升級和完善，進而使電子檔案管理工作效率低下。同時，一些學校沒有投入一定資金用于電子檔案管理系統的安全防護措施建設，沒有安裝和升級殺毒軟件和防火墻軟件，難以保證電子檔案在相對安全的環境中存儲和使用。還有的學校雖然能夠在電子檔案管理系統上下功夫，但是硬件設備存在著老化的情況，難以帶動系統運行，如果不及時對這些設備進行更新換代，那么電子檔案管理工作將會面臨著癱瘓的危險。5.電子檔案管理人員的綜合素質有待提高。在這個現代化信息技術蓬勃發展的大環境下，學校實現電子檔案管理對相關工作人員的綜合素質提出了更高的要求。但是一些學校的檔案管理人員綜合素質偏低，不能掌握和運用電子檔案管理系統對檔案進行錄入、分類、處理及歸檔，嚴重影響了此項工作效率。同時，學校也沒有加大對檔案管理人員專業技術能力及相關法律知識的培訓力度，致使一些工作人員對于新升級系統的操作方法及檔案管理法律知識一無所知，不利于其順利完成檔案管理的任務[3]。
四、對學校開展電子檔案管理工作的幾點建議
1.樹立正確的電子檔案管理理念。目前，學校應當積極樹立正確的檔案管理理念，管理層要認識到實現電子檔案管理的重要性，加大對此項工作進展情況的關注力度，加強對相關人員檔案管理重要性的宣傳力度，采取會議等方式落實檔案管理精神，明確電子檔案管理工作的側重點，探究合適的電子檔案管理模式和方法。同時，學校還應當對自身電子檔案管理提出一定要求，督促檔案管理人員積極開展工作調動其工作積極性，確保電子檔案管理工作順利開展。2.完善電子檔案管理相關規章制度。建立健全電子檔案管理機制是解決電子檔案管理問題的重要途徑。對此，各地區學校應當仔細研讀國家相關部門頒發的《全國檔案信息化實施綱要》《電子文件歸檔與管理規范》以及《電子公文歸檔管理暫行辦法》等文件，在此基礎上完善自身電子檔案管理相關規章制度。首先，學校應當對檔案管理人員的權責進行明確，給予相關人員管理員權限，一旦在某一環節出現問題能夠責任落實到個人，有效控制和防范電子檔案丟失、篡改等情況的發生。同時，學校還應當完善電子檔案規章制度中的內容，對一些新增的電子檔案類型進行準確定位，使較為特殊的黨政活動、教學和科研檔案準確歸檔，進而提高電子檔案的管理效率[4]。3.加大對電子檔案管理的監督力度。首先，學校應當安排相關人員定期或不定期檢查檔案管理工作人員業務進展情況，監督其相關檔案信息是否及時進行錄入、分類和歸檔，并將其業務進行情況與其績效相掛鉤，提高其工作的主觀能動性，確保學校電子檔案的準確性、真實性、安全性和共享性，使電子檔案的價值得以充分發揮；其次，學校還應當針對電子檔案管理工作制定相應的獎懲措施，對于一些工作完成出色的人員要給予其一定的精神和物質上的獎勵，樹立典型，對于一些工作拖拉的人員要嚴懲，從根本上杜絕其工作態度不認真情況的發生，進而提升電子檔案的管理效率。4.優化電子檔案管理設施。學校應當投入一定資金用于電子檔案管理設施的優化。在軟件方面，應當專業技術人員定期對電子檔案管理系統進行升級和完善，使系統能夠緊跟時展，間接起到提高電子檔案管理工作效率的目的。同時，學校還應當重視自身電子檔案管理系統的安全防護措施建設，安裝和升級殺毒軟件和防火墻軟件，保證電子檔案能夠在相對安全的環境中存儲和使用。在硬件方面，學習應當對一些已經老化和淘汰的設備進行清點，根據實際需要購進一些先進的硬件設備，使硬件設備能夠與系統相匹配，為學校電子檔案管理工作順利開展奠定堅實基礎。5.提高電子檔案管理人員的綜合素質。學校應當重視對電子檔案管理人員綜合素質培養，加大對檔案管理人員專業技術能力及相關法律知識的培訓力度，邀請專業人士采取講座或實地指導等多樣化方式來提升檔案管理人員對于新升級系統功能的認識、運用能力并普及檔案管理相關法律知識。同時，學校在檔案管理人員的選聘上也應當嚴格要求，不能只看其學歷，更應當通過面試及實習等方式考察其實務能力，盡可能地選擇一些業務能力強的人員擔任相應職務，為學校電子檔案管理工作全面推進提供一定保障。
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學校檔案管理規章制度范文5
關鍵詞：數字化檔案管理
一、高校二級學院檔案管理現狀及分析
隨著高等教育體制改革的不斷深化和辦學規模的不斷擴大，二級學院管理類文檔越來越多。有上級職能部門下發的指令、指導性文件；有學校制定下發執行的各種教學制度、辦法、規定、條例；有學院制定的教育改革、專業和課程建設材料；有學院、系工作總結，重要會議記錄及參與的重大活動材料等等。針對大量的檔案材料，目前高校二級學院管理現狀不容樂觀，主要存在以下問題：
(1)二級學院領導檔案管理的意識不強，檔案管理認識薄弱，過分依賴校級的檔案管理。認為反正學校有專門的檔案管理部門，二級學院沒必要花大量的人力、物力、財力在檔案管理上，況且，目前調檔的機率不是很高，目前的管理狀態還能應付對檔案的需求。
(2)每個二級學院檔案管理人員都是兼職的，管理員沒有經過專門的培訓，只是本能的材料的整理。另外，經常更換管理人員，使得銜接不夠，需要時無從尋找，不能及時準確的提供。
(3)文檔、檔案管理制度不全。有些二級學院雖然也有管理規章制度，但執行起來有一定的難度，制度也就形同虛設。另外，有些學院可能根本就沒有制訂相關的規章制度，完全依賴學校相關部門的指導。
二、基于網絡的數字化檔案管理研究
針對檔案管理中存在的種種問題和不足，國內許多學者和管理人員提出了許多有效的辦法和措施。我們認為要從軟件和硬件兩方面來解決目前的問題。
（一）軟件方面
1．積極開展宣傳教育，轉變思想觀念，增強教職工的檔案意識，提高檔案管理人員素質，建立一支結構合理、素質精良的專兼職檔案管理隊伍。對管理人員進行“短、勤、快”定期培訓和平時業務指導相結合的方法，提高其業務素質。請檔案專業的專家、教授講授檔案基礎理論知識和相關法律法規，逐步提高檔案管理人員的業務水平，請兼職檔案管理員到校案館觀摩，由經驗豐富的專職檔案工作人員結合具體案卷進行講解和操作輔導，使之對檔案材料的形成過程、分類歸檔、管理利用等環節有更直觀的認識。這樣可以提高二級學院檔案管理人員的立卷和歸檔工作的專業水平。另外可以通過形式多樣的檢查、評比、考核。在評優、職務晉升等方面給予傾斜，激發二級學院專職、兼職檔案管理人員的工作積極性，充分發揮他們的主觀能動性。
2．強化規范制度管理，完善立卷歸檔制度。要盡快建立健全收集檔案資料的制度，特別是要對收集范圍、收集程序、收集途徑和獎懲等作出明確規定，以確保收集的準確、完整。
（二）硬件方向：構建數字化檔案管理體系，快速有效的為廣大師生提供信息服務。
1．做好檔案書面文本和電子文本的收集、整理、鑒定、保管、利用和統計。
二級學院的檔案可分為永久、長期、短期、暫存。
二級學院的檔案內容包括（1）行政管理類：主要包括學院五年規劃，年度的工作計劃、總結，每次黨政會議紀錄、紀要，學院規章制度，學院向校方的請示、匯報及批復，學院與教育實習、專業單位的合作協議及社會服務項目的合作協議等等。（2）教學管理類。主要包括教學計劃、教學大綱、教學進度表、教材、每學期教學任務安排、聽課評價表、教學測評成績、年度教學業績考核成績、學生各類成績、學生獎懲情況記錄等等。（3）教師業務類。教師個人基本資料，教師教學材料，教師科研材料、教師參展材料、教師各類作品獲獎材料、教師舉辦展覽材料、教師舉辦講座材料，教師外出交流材料等等。二級學院管理人員要及時收集各方材料或明確有關材料的歸屬。因為目前二級學院中行政管理類檔案、教學管理類檔案和教師業務類檔案是分別在不同的管理人員手中，檔案管理人員非常清楚各類檔案的歸屬。
檔案的整理就是根據收集范圍編制二級學院分類方案，行政管理類檔案可根據時間、年度分類，教師業務類可根據人事部門的分類每位教師自成一卷。
保管或移交。由于二級學院檔案工作的雙重性，經過鑒定、整理的學院檔案，其中一部分列入校檔案館歸檔范圍的，學院檔案員要編制好目錄及時移交到校檔案館，對未列入校檔案館歸檔的范圍的檔案由學院經分類保管。
學院檔案管理員要充分發揮主觀能動性，了解服務對象，明確服務方向，既要為學院領導服務，又要為學院師生報務。
2．在信息化大環境下，應利用網絡技術、通訊技術來大力加強檔案管理的數字化建設工作。目前，各高校都已建立起較高質量的校園網，這為二級學院檔案管理網絡化提供了基礎。但除了硬件設施作基礎外，對教學檔案進行有效的管理更需要數據庫作為保證。二級學院檔案管理部門必須在信息深加工上下工夫，把收集來的大量資料進行入庫存檔、分析提取，充分利用各種新的電子文檔技術，開發高質量的數據庫管理和應用程序，以進一步推行歸檔的標準化并有利于檔案的關鍵字檢索等服務。及時建立專門的檔案信息網站，通過網絡向校內外利用。
三、小結
雖然經過國家教育部的評估，各高校對檔案管理的認識有所提高，但還是存在很多問題，我們提出基于網絡的數字化的檔案管理研究，希望通過構建這樣的管理體系來有效的管理檔案，并使檔案最大限度發揮其作用。
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學校檔案管理規章制度范文6
高職院?；窘ㄔO檔案（簡稱基建檔案），主要指的是高職院校在基本建設中形成的具有保留價值的文字、圖像、影音等資料，包括地上建筑、地下建筑、基礎設施建筑與維修養護施工的設計圖紙、施工資料等[1]。隨著職業教育的快速發展，高職院校招生人數逐年增加，基建項目也隨之增加，基建檔案的相關材料也大幅度增加。如何科學收集、管理、利用這些基建檔案，已經成為高職院校行政管理的重要內容。
一、高職院?；n案的類型
根據《四川省重大建設項目檔案管理辦法》、《四川省高等學校檔案管理辦法》等有關規定，高職院校的基建檔案歸檔類型有：
1.綜合類檔案
這類檔案包含：上級批示的基建工作的文件、各種規章制度、工作計劃、總結、基建工作總體規劃以及各種季度性財務報表、預算決算及其批示文件、工程設計總圖（總體規劃、總平面圖）、電氣水利管道設計總圖、地質勘探報告等。
2.可行性報告檔案
該類基建檔案包含：基建項目可行性報告及上級審批回函、環境監測、調查報告、計劃任務書等。
3.設計類檔案
該類檔案主要包括各種設計方案以及工程勘測報告等，比如：設計的一稿到終稿的原稿、設計變更說明、技術參數、施工圖紙、技術專利文件、技術實驗報告、設計評價、鑒定及審批等材料。還有工程的地質、水文、環境勘查設計報告、土地征用說明、地形地貌報告、水文氣象報告等。
4.工程管理檔案
該類檔案是基建項目的主要管理文件，包括：征用土地批文、土地使用協議（包含拆遷補償協議等）、施工管理文件、產權證書、竣工使用說明書等。
5.施工檔案
該類檔案包括：土地施工文件、開工竣工報告、設備及管線安裝報告、電氣儀表施工安裝報告等。
二、當前高職院?；n案管理中的主要問題
1.忽視基建檔案管理的重要性
首先，基建檔案管理人員在思想上缺乏對檔案管理的正確認識。在平常工作中工作沒有盡心盡責，延遲資料歸檔，造成日期、資料管理混亂等問題。二是高職院校對于基建檔案的管理沒有專門的部門和人員，通常是臨時抽調別的部門人員來整理檔案資料。這些人員由于缺乏專業的資料、檔案管理經驗和技術，也缺少必要的集體榮譽感，基建檔案的收集、整理十分混亂，從而導致利用基建檔案十分不便。
2.缺乏完善的基建檔案管理制度
當前，許多高職院校沒有完善的基建檔案管理規章制度，檔案管理處于“誰辦誰管理”的狀態，這又進一步加大了檔案管理、查閱、審核的難度。并且這種管理方式容易造成檔案的遺失、損毀，會給高職院校基建檔案的利用帶來不可估量的損失。
3.基建檔案的存儲、管理紙質化
目前，高職院校基建檔案的存儲、管理，大多數學校仍然以紙質版為主，且沒有備份資料，一經損毀，無處可查。
4.基建檔案的利用沒有實現資源共享
隨著網絡技術的不斷發展，資源共享已經成為了各行各業發展的主要趨勢。但是在我省高職院校的基建檔案管理中，尚未實現這個目標。各兄弟院校之間的交流與合作尚未完全展開。這限制了高職院校綜合實力的提升。
三、高職院?；n案的管理措施
1.提高認識，完善制度
加強高職院校的基建檔案管理工作，必須要完善基建檔案管理制度?！皼]有規矩，不成方圓”，當前我省的高職院校應當本著實事求是的態度，從實際情況出發，建立各種規章制度，在實踐中探索適合本校的基建檔案管理模式，制定出一整套科學、高效的管理制度[2]。比如：《基建檔案收集和歸檔管理制度》、《基建檔案利用制度》和《基建檔案管理人員工作職責》等。
除此之外，學校的人事和行政部門要加強績效考核力度，將工作成果與薪酬、獎金掛鉤，通過制訂相關的考核制度，實行定期的基建檔案管理工作評價，貫徹獎勵與懲罰措施，提高管理人員的工作積極性。
2.引入信息技術，構建高職院校基建檔案網絡
近年來，隨著信息化、網絡化的不斷發展，電子計算機技術以及網絡自動化辦公體系逐漸被引入到辦公管理領域。在基建工程中，建設、設計、施工單位電子化辦公成為主流趨勢，而且我省大部分高職院校均配有大分辨率掃描設備，對于基建檔案、圖紙等資料的掃描要求可以滿足。所以，為了符合今后基建檔案收集和管理的需要，高職院校必須建立數字化的檔案管理體系，以方便電子文檔的查詢，降低工作成本和工作量[3]。同時，增加電子文檔還可以提高學校設備的利用效率，減少資源、設備的空置和浪費。
3.資源共享，充分發揮基建檔案在高校基本建設中的作用
基建檔案不僅記錄了工程建設的過程，而且也記錄了高職院校在建校經過中的各種得失與經驗。一套科學、完整的基建檔案，會給本院的其他工程以及其他院校的相似工程帶來不少啟示。從這一點上，基建檔案不僅具有歷史價值、教育價值，更具有經濟價值。它是高職院校寶貴的智慧結晶，對于指導基建工作具有不可忽視的作用。
