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法律概念分類范文1
關鍵詞：科技漢語，漢語語體，選詞，科技詞匯
中圖分類號：H03；H083文獻標識碼：ADOI：10.3969/j.issn.1673-8578.2017.01.003
Abstract：In order to provide a clearer picture of the technical lexicons to Chinese language learners for academic purpose， we explain the lexical features of technical texts of Chinese language based on analyses of the characteristics of words used in technical or academic Chinese. The issues discussed include morpheme structure in word formation， syllable and vocal match， technical word formation mechanism， and nominalization phenomenon. Compared with common words， we conclude that Chinese technical terms have the following characteristics： contain more morphemes， stress pronunciation correspondence and symmetry symmetrical rhyme， semantic meanings are narrowed down to single meaning， hierarchical structure of word formation is complex and even has more than 5 layers of structure， the law of word formation is obvious， and nominalization is frequently employed and has practical usages.
Keywords：technical Chinese， text style， word choice， technical term
引言
科技漢語的研究主要集中在詞匯研究、語體研究、句式結構及語法研究。隨著漢語作為第二外語教育學科的興起，科技漢語作為一種專門用途漢語的教學研究逐步為人們所關注?！皩ｉT用途漢語教學是對外漢語教學研究和學科建設的重要組成部分，它的建設和發展不但拓展了對外漢語教學的空間和專業領域，也標志著漢語作為外語教學逐步走向完善和成熟?！盵1]筆者從詞匯層面對科技漢語進行分析，力求更加全面地揭示科技漢語用詞的特性，并試圖剖析深層的緣由，旨在給漢語學習者提供一個較為完整的科技漢語用詞的概貌，幫助漢語學習者了解科技漢語詞匯的特征和選用詞匯時需要考慮的因素。
一雙詞素和多詞素特征
漢語中不乏單詞素詞，單詞素詞是漢語基本詞匯的主要成分，特別是許多古漢語詞匯更是單詞素居多。如：曰、抑、控、隱等。但是單詞素詞在現代漢語中多用于口語，而書面語多用雙詞素詞。科技漢語是典型的書面語體，所以自然以雙詞素詞和多詞素詞為主。其表現之一就是把單詞素詞或直接擴展為雙詞素詞，或另選一個表達同樣含義的雙詞素詞。如：富/富裕、完/完畢、笨/愚鈍、面/表層等。因此，科技漢語語體的顯著特點之一就是少用單詞素詞，多用多詞素詞，雙詞素詞使用頻率更高[2]。而且科技漢語中，許多雙詞素詞是由單詞素詞擴展而成的，盡管單詞素詞也能表達同樣的語義。如：
例（1）：一定的礦產都與一定的礦物或巖石類型相聯系[3]3。
例（2）：探討的目的是為了擴大視野……[3]287
例（1）中的雙詞素詞：礦產、礦物、巖石、類型、聯系，其中“礦產”和“礦物”，由“礦”擴展而來，“巖石”由“巖”擴展而來，“類型”由“類”擴展而來，“聯系”由“聯”擴展而來。同樣，例（2）中的“探討”由“探”擴展而來，“擴大”由“擴”擴展而來。
用于科技漢語語體的類似的雙詞素詞很多，有時看起來好像故意使語言復雜化。例如：忍受、測量、理解等。這些詞單個詞素都有獨立的含義，有的可以獨立在語言中使用，如：忍、受，測、量；有的要與另一個詞素黏合，表達基本相同的詞義，如：“理”只有與“解”結合，才能表達了解、認識的含義，或表達“從道理上了解”的含義。
二選詞音韻對稱
音韻對稱并非詩歌專屬，科技漢語也有類似的特點，而且非常常見。這也是由雙詞素和多詞素詞延伸出的特點。其實包括所有書面語言語體，都特別注意音節的對稱――雙音節詞對雙音節詞，多音節詞對多音節詞。而且這種對稱多數不是出于對語言含義的考慮，而是出于社會約定對這種語體選詞的期待。馮勝利稱之為“韻律語法”[4]。
例（3）：金屬設備防腐蝕最有效、最常用的方法之一是在金屬表面涂敷防腐涂層，以隔絕腐蝕介質與金屬基體[5]63。
例（3）中“最有效”“最常用”三音節詞音韻相一致，相呼應；用了“涂層”，而沒有單獨用“層”，是為了與雙音節詞“表面”相呼應，相對稱；選用了“隔絕”，而非單獨選用“隔”，是為了與雙音節詞“腐蝕”相對稱；選用了“基體”，而非單獨只用“體”，是為了對應雙音節詞“介質”。
例（4）：一般是通過氣體分析法測得混合氣體中各組分的體積分數，再求得物質的量分數[5]5。
例（4）選用“測得”和“求得”，一個目的是將單音節擴展成雙音節，另一個目的就是為了前后對稱，韻律和諧。不僅是句子中的相同成分需要呼應和對稱，句子外部結構有時也需要對稱。
例（5）：并且天然氣清潔干凈，能延長灶具的使用壽命。[5]16
例（5）中，“干凈”是個多余的成分，可以省略，但是為了與第二個分句結尾的“使用壽命”四音節相對稱，就需要增加這個看似累贅的成分，使兩個同是結尾、但成分不同的部分對稱起來。當然如果將“使用壽命”簡化為“壽命”，出于音節對稱之考慮，“干凈”自然應該省略。
另外，為了音節對應，有時需要增加虛詞，達到音節對稱的效果。
例（6）：某些近地表的小型侵入體中也偶有發現[3]137。
例（7）：這種現象叫作同分異構現象[5]91。
例（6）和例（7）中的“有”與“作”是沒有實義的成分。前者的“偶”在現代漢語中很少獨立出現，需要一個詞或詞素與其同時使用，如：偶遇、偶現；后者的“叫”完全可以獨立存在，這里添加“作”，完全出于韻律考慮。類似表達如：一般而言（一般言）、總而言之（總言之）、重點之一（一重點）等。
三詞匯的單義性
科技漢語選用的詞匯與通用漢語詞匯特點有所不同。杜厚文指出：“科學術語都具有精確的含義，每個術語在某一領域內只有一個嚴格規定的意義?！盵6]通用漢語詞匯，特別是含有基本含義的詞根，多義現象非常普遍，一個詞素可以與其他詞素結合，生成一個新詞。如：分、合都是多義詞，可以與其他詞素組合成新的詞：分子、分子量、分x、合成、合成纖維。漢語每一個詞都有語義，但每個詞的語義并不都是唯一的?？萍颊Z體選用的詞匯趨向于單義，即每個詞的語義沒有多義性。也就是說，一個術語的所指是固定的一個概念、物體、過程、行為或事件，不產生歧義。如：石油地質講的“高壓層”不會誤解為“政治與法律壓力高的層”或“血壓高的層”，而是“地層壓力高的儲層”；“三次采油”與“采了三次油”或“重復了三次采油”沒有關系，而是“提高采收率的技術”；機械講的“三通”不是“通郵、通航、通商”或“通電、通水、通路”，而是“三個進出口的管件”。因此，在科技漢語里，歧義詞或歧義詞根，失去了歧義，所表達的語義具有精確性、唯一性、排他性。原具有抽象、比喻等含義的詞素，不再有抽象、比喻的含義，不再富有感彩。計算機學科使用的“引導”沒有“牽引、指路、指方向、幫人引出困境”等含義。海上鉆井平臺的“天車”也無須費解為“神話傳說中羲和載日之車”“天子所乘之車”“高麗國對中國使者之稱”或“北斗星”。
科技漢語中詞義的單一性還表現在由多個詞組成的專業術語中。這些術語的組成成分多數是由普通術語組合成專門術語，有些是專門術語加普通術語組成另外一個專門術語，少數是由專門術語加專門術語組成另一個專門術語。無論是哪一種情況，組成后的新詞語具有詞義單一性。
如：“消磁”和“射孔”都是由兩個普通含義的詞素組成的專門術語。分別指“使磁性減弱或消失的過程”和“井筒內爆炸開孔”。構成專門術語的普通詞素具有多個語義，如“消”可以指“失蹤”“減少”“弱化”“使不見”“去除”等。但形成專門術語后，每個術語的內涵都具有單一的意義，單指特定的過程和行為。下面是一個普通詞語和一個專門詞語組成的例子?！昂恿麟A地”為“普+?！苯Y構、“觸變成形”為“專+普”結構。前者指“河谷底部階梯形地形”，后者指“通過一觸即變形成的狀態”。而“射流偏轉舵”“合成負荷”和“合成孔徑聲吶”都是“專+專（+專）”形成的專用術語。無論上述哪一種狀態，構成的術語都具有單一語義。
語言的模糊現象十分常見，科技語體中也會用到模糊詞、詞素、短語，但是這些模糊表達，一旦被科技語篇所采用，就會消除模糊性，或模糊程度大為縮減，意義變得清晰。如：“高速公路”與普通公路在速度控制、信號燈、道寬等方面有明確的區別；“輕粒子”的質量“輕”到小于或等于一個電子，有明確的標準；“稀有氣體”指“在常溫常壓下無色無味的單原子氣體，很難進行化學反應”。
四科技新生詞匯形成特點
漢語科技新詞形成的主要方式有三種。第一，直接從外來語引進，翻譯，轉化成漢語詞匯。如：富集（enrichment）、運移（migration）、基因（gene）、軟件（software）、工作站（workstation）。第二，根據新的科技概念，找到核心詞根或現有的詞匯，加另外一個詞根、詞或詞綴構成新詞。這類構詞方法叫復合構詞，或稱合成法[7]。另外還有派生構詞。如：電+纜=電纜，沖蝕+作用=沖蝕作用，遺傳+工程=遺傳工程，可+變+量=可變量，離+合=離合。復合、派生構詞方式，構建了最大量的科技術語。漢語中，出現了一些構成科技新詞的常用的詞匯、詞根，如：度、率、性、學、法、器、儀、值，這些詞根很容易與其他詞根或詞綴結合，形成新詞[8]。第三，將現有詞語賦予新的科技含義。如：菜單、程序、空間格子、裂縫。這類詞里，一些普通詞匯，被賦予了科技含義（如：露頭、解扣、降水）；而有些抽象概念，則被賦予了具體確切含義（如：程序、共存水、信息處理）。
合成或派生構詞需要一個接受的過程，即詞匯化的過程。由于科技術語語義含義的單一性，一旦某個新的專門術語的組合相對穩定下來，并被人們所接受，就會逐步或快速形成一個固定的術語。無論含有多少詞素，固定下來的一組詞素，就形成了一個固定的新詞，不再是一個短語。也就是說，以一定的語法規則和構詞規則將一連串的語素疊加在一起，就表示一個有明確所指的科技術語。如：高速動態隨機存儲器、分塊式仿真程序設計擴充、最小允許支撐裂縫高度等。這些術語包含的詞素甚至在十個以上，但同樣只表達一個確定的概念，成為一個固定的詞。專業人員理解這些術語，不是按照每個詞素的意義去理解，也就是說，理解每個術語的含義不需要理解每個詞素的含義，也不是理解這一串詞素意義疊加的含義，而是把整個一串詞素作為一個概念整體理解。這就是我們所講的詞匯化。
這里舉了幾個相對較長的術語作為范例，并不是說只有長的術語存在詞匯化的問題，只是說明再多的詞素，也可以形成一個詞，詞素之間的關系再復雜，也可以共存在一個詞中。
當一個短語變成一個詞，為了使用方便，出現了英文字母縮寫形式。如：HREELS（高分辨電子能量損失譜），由此可以認為，這個短語已經完全被接受為一個詞。另外也可以推斷，用英文字母縮寫表示的科技術語，很可能源于英文。漢語科技術語很少有縮寫形式。
對于漢語初學者來說，所有詞匯都是“新”的，并不關心某個詞的歷史沿革和形成規則。但是，了解了新詞構成的規律，就能按照規律，活學活造。如：學過“探測”和“儀”，就可以根據推理，探測需要通過某種儀器進行，而造成“探測儀”；語言中已有“氫”和“發生器”詞素，構成“氫發生器”，從而推導出“氧發生器”“蒸汽發生器”等。當然，推導新詞的方法，漢語學習者不能完全將其作為造詞的手段，只能作為幫助漢語學習者理解新學詞語的方法和依據。
五科技詞匯的層次特點
根據事物的分類法則，表示概念的詞匯在層次體系中處于不同的位置，由此形成詞匯的層次結構體系。克魯斯（Cruse）認為，一個概念引出的類別可分為5個層次：起始概念、生命形態、所屬類型、具體分類、類別變種[9]。起始概念一般具有唯一性，起始概念分類后，一般其下位概念是兩個或多個成員，偶爾也有單個成員的情況。克魯斯列舉了動物分類結構的不同層次詞匯的特點。處于第三層的表示生命形式的詞匯最為常用，總數最多，使用頻率最高，多用于日常交流和非專業交流。而專業術語絕大多數處于是第4層到第5層的詞匯。層次越低，專業性越強，使用人群越少。
例（8）：見圖1。
例（8）從表層上看起來，從一個很寬泛的“容器”概念，到專門的概念“冷s塔”“消毒鍋”。這里有分類依據準則問題，遵循的原則是：下位詞代表的事物是上位詞代表的事物的一種。另外一個準則也可以理解為按照功能分類準則分類。一般來講，越處于下層的詞匯，專業性越強。但是在例（8）中，處于第4層的術語從語言本身看，顯得更專業，因為一般來講，術語中包含的詞素越多，專業性越強，如例（10）。但是，從概念的角度講，“冷卻塔”和“消毒鍋”只是“換熱壓力容器”的一種，概念更小，更具體。
科技概念分類與生物分類略有不同。生物分類的5層論是成立的[9]，但是在科技概念層次分類中，因為科技詞匯分層、分類所依照的原則和類別、層次之間關系的不同，某一特定的詞有可能具有多種身份，或在不同的詞語分層結構中，處于不同的層次。在一個結構中處于底層的詞，可能在另一個結構中處于高層。
例（9）：見圖2。
例（10）：見圖3。
在例（9）中處于分類層的專業術語“孔隙介質模型”可以順著孔隙介質的類別繼續分類，因此其在例（10）中，充當了起始概念。其實在例（10）中，模型已經變得不是非常重要，孔隙介質成了概念的重要內容和重要變量，雖然模型仍然是概念的核心成分。因為不同層次的模型，變量都因孔隙介質的不同類別而產生。
但是，有一點值得注意，“表達形式”和“孔隙介質模型”雖然都處于不同詞匯分類結構的起始概念，但是后者具有雙重屬性，既有具體分類詞的屬性，本身就是專業術語，又能從專業概念的維度，繼續分解為更專業的技術概念。而且所有以專業概念作起始概念的層次分類，分出的底層概念，都屬于更專業的專業概念。這是因專業概念的復雜性和專業技術的發展而產生的。再舉一例，說明科技概念分類的復雜。
例（11）：見圖4。
按照“B是A的一種”規則，例（11）所展示的儀器分類圖分為6層。而且依據這一分類原則，隨著技術的發展，還會有更多層次出現。在一般解釋或給科技概念下定義時，可以跨層描述。比如，“照相式三維掃描儀”可以描述為：①一種儀器；②一種測量儀；③一種光學測量儀；④一種三維光學測量儀；⑤一種非接觸式光學測量儀。雖然①理論上是成立的，但是實際上顯得沒有新的信息含義，一般不會選用；⑤從分類的角度看，“非接觸式光學測量儀”屬于“照相式三維掃描儀”的直接上位類別，從解釋科技術語的角度可以選用，也很完整，但是顯得過分拘泥于專業分類，而且“非接觸式”也只是測量的一種方式，并非功能方面的特性。所以③和④是更適合的定義選擇。
但是，回過頭來看層與層之間的另外一些關系。處于第2層的平行詞匯表達的概念表現出功能的不同；處于第3、4、5、6層的平行詞匯所代表的概念是工作原理和方式的不同。按照功能和工作方式原則，例（11）至少可以分為兩個分層圖：第1～2層構成一個層次結構，第2～4層構成一個層次結構。如果按照術語主要信息轉移的原則（如例（10）），例（11）可以把“光學測量儀”作為起始概念，引出另外一個層次圖。因此，在分析科技術語時，簡單依據“B是A的一種”不能夠完全反映層次之間概念的關系。上述6層術語，既涵蓋共性的關系，又有特性的關系，體現了科技詞匯分類的復雜性。
六名詞化動詞和名詞化形容詞的選用
名詞在科技漢語語篇中使用頻率高是可想而知的，因為表達一個主題，就是把名詞表達的概念用動詞、形容詞、連詞連接起來，并附加修飾語，就形成完整的語句，表達出完整的主題。我們所講的名詞使用頻繁，是指本來不是名詞的詞的名詞化現象，更增加了名詞的使用比例。其表現形式多種多樣。
第一種情況，動詞或形容詞形態沒有發生改變，直接被用作名詞。如：濕潤、吸附、大小、影響、發展、構成、抑制。這種名詞化現象是科技漢語語體最具重要意義的名詞化形式。不但數量眾多，而且在改變句式結構、豐富表達語義方面起著重要作用。
例（12）：泡沫的合并與破裂是自由能減少的自發過程[5]221。
例（12）出現了三個動詞的名詞化形式：合并、破裂和減少。名詞化的利用，第一能使多個簡單句合并為一個簡單句，把隱含的多個簡單句變成了一連串名詞短語，使得用詞減少，句長縮短，結構簡化，也不失表達同樣的語言意義。如果不使用名詞化形式，要表達同樣的語言意義，就會出現多個單句：泡沫合并；泡沫破裂；兩個現象形成一個過程；在這個過程中自由能減少；這個過程是一個自發的過程。如果這樣拆分，就拆分為五個簡單句。第二，形容詞和動詞名詞化后，可以更加自由地附加修飾或限定詞語，使得語言表達更豐富。
例（13）：馬旭村項目組在此重點基金項目的資助下， 開展了表面化學反應活性量子效應的實驗研究、量子效應誘導的磁性有機分子的選擇性自組裝生長的實驗研究以及與金屬薄膜表面上分子吸附和化學反應的量子調控相關的理論研究[10]。
作為一個簡單句，例（13）使用了多個動詞的名詞化形式：資助、反應、活性、試驗研究、誘導、選擇性、組裝、生長、實驗研究、吸附、反應、控制、研究。例句中，資助充當了介詞“在”引起的狀語中心詞，依次出現的“實驗研究”“實驗研究”“理論研究”充當了三個并列的賓語的中心詞，每個詞/詞組都附帶有復雜的定語修飾語。同樣，反應、活性、誘導、選擇性、組裝生長、吸附、反應、調控各自都帶有定語修飾語。不僅帶有定語，“調控”也在“與…相關”介詞短語中起了介詞賓語作用。由此可見，名詞化形式前后都可以附帶修飾語，而且在理論上，修飾語可以無限多，作者自由發揮的余地大。
第二種情況，動詞或形容詞加后綴，形成名詞性詞匯。如：穩定性、復雜性、溫度、必要性、聚合物、化合物、稀釋劑、敏感度、電解法、分散劑、自由基等。
除了單個詞加詞綴構成新的詞匯，還有相對復雜的情形。動賓結構加詞綴，如：降失水劑、提高采收率、結核。還有動賓結構本身名詞化，如：降黏、去混合。也有動詞加狀語的名詞化現象，如：浮選、復得、洗脫。
例（14）：泡沫結構對其穩定性的影響主要表現在氣泡的幾何形狀、氣泡的大小、氣泡的分散性對其穩定性的影響[5]221。
這里的穩定性（性質）、分散性（方式）就是形容詞加表示性質、范圍，或方式詞綴生成的名詞。
例（15）：表面活性劑濃度越高，界面膜強度和液滴聚結所受的阻力越大，微乳液的穩定性越高[5]217。
例（15）使用了活性（方式）、濃度（程度）、強度（幅度），后兩個與表示程度、幅度、時間段的“度”詞綴相結合。
七結語
本文結合科技漢語詞匯的詞素結構、發音、語義、分層、形成機理、名詞化等方面的基本特點進行了分析?？傮w講，漢語科技詞匯與普通詞匯相比，所含詞素多、講究對應和對稱、語義趨向單一、層次結構復雜、形成方式規律明顯、名詞化現象普遍。這些特點形成了科技漢語語體的部分特征。文章提到的有些特點是大家公認的，有些是筆者在教學過程中的體會。
參考文獻
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法律概念分類范文2
【關鍵詞】電子文件 檔案屬性 檔案來源 對策 變革
一、電子文件定義及其特點綜述
所謂電子文件是指人們在社會活動中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。與紙質文件比較，電子文件有以下幾個特點：
1.電子文件不再是直觀的紙質文件，它需要借助現代辦公設備才能閱讀利用；
2.電子文件可以直接由計算機等現代辦公設備迅速地處理和傳遞；
3.電子文件的利用是可共享的，也不再受時間和距離的影響；
4.電子文件的保存條件和環境要求與紙質檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。
二、傳統的檔案工作以紙質文件材料為工作對象
1.應用計算機后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進行修改，一經形成后，馬上存貯到辦公信息數據中，由檔案人員、技術人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質檔案的管理工作經過長期實踐，已總結出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結合點，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時產生，隨時更改，存貯在計算機磁盤或光盤中。因此，它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值”的文件，還應包括該文件的讀取軟件甚至操作系統。
2.由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實體分類也可能將被概念分類整理所取代，因為實體分類的結果只能體現一種屬性聯系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當今電子文件的環境中，文件的形式特征和內容特征均發生了變化，電子文件可以通過計算機系統進行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進行象紙質文件那樣的分類不同的用戶可以根據不同的需要，利用辦公自動化系統對電子文件進行自由組合分類。
三、電子文件對檔案學理論的影響
1.對檔案本質屬性的影響
原始記錄性是檔案的本質屬性。這種原始記錄性一方面表現在檔案的內容上，另一方面表現在檔案的形式上，如當事人的親筆手稿、領導者的親筆簽署等，都表現出真實的原始性。也正是檔案的原始記錄性，才使得檔案區別于圖書、情報、資料等其它信息，而具有法律憑證的作用。在辦公自動化系統中，電子文件從起草、修改到印發都在計算機上進行，它便于修改、便于復制的特性，使得最能體現檔案原始記錄性的內容與形式特征不復存在。電子文件是計算機文字處理系統中的最后一個文本，沒有草稿與印稿的區別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。人們可以在機器上隨時方便地復制電子文件，這樣文件是檔案的前身，檔案是由文件有條件地轉化而來這一檔案概念就變得難以理解。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定?電子文件能否作為檔案?是否具有法律憑證作用等等，便成為檔案界的一系列新課題。這些課題是電子文件能否轉化為檔案的關鍵，也是賦予檔案本質屬性新的內涵的客觀需要。
2.對檔案來源原則的影響
來源原則包括兩個方面：從外部來看是尊重全宗，從內部來看是尊重原始順序。目前，隨著大量電子文件的產生，后者愈益受到普遍關注。傳統的觀點認為源于來源原則的檔案檢索系統必須一律建立在文件形成者或信息提供者的組織機構及其文件的基礎上。只有根據其來源，從形成者的法律責任和行政管理的角度看問題，才能正確整理和理解檔案文件。而電子文件在形成過程中，不再嚴格對應于現存的機關、組織、機構這一現象而產生，人們可以根據需要隨時對文件信息復制、修改和重新組合、打亂或破壞文件的本來順序。因此，要確定檔案的來源，不可僅局限于尋找一個恰切的定義，或僅要求完整地保護全宗與文件系列，按照原始順序進行整理等，而必須正確說明檔案的原始聯系，了解在整個生命周期中文件組合的變化，應隨著客觀實際的變化，豐富和發展來源原則。
3.對檔案學理論研究內容的影響
檔案學理論研究的內容是由研究對象所決定的。以往的檔案學理論研究是以紙質檔案為主要對象，電子文件出現以后，檔案工作的對象發生了變化，其理論研究的對象自然也就發生了變化。原有的一些定論、模式將被重新審視，原有的管理思想、管理原則將得到更新和補充，原有的檔案學科體系也將得到充實和完善。所有這些研究課題都應圍繞電子文件來開展。如電子文件的整理排序技術、信息安全保護技術、計算機病毒防治技術等等，都將成為檔案學理論研究必不可少的內容。
四、檔案界所應采取的對策
1.做好歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰略。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現行文件工作領域，對產生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮社會效用。
2.解決好電子文件的保存問題。以化學磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因為它的信息讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質層上的信息被密封在塑料保護層內，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進行深入研究和探討的重要課題。目前，對于長久保存的電子文件，需要定期進行復制，以防止信息損失。
法律概念分類范文3
摘 要 管理他人事務、沒有法定或約定的義務、有為他人管理的意思,所有符合三大構成要件的行為均構成真正的無因管理。對不法管理準用無因管理的規定,使不法管理所生的利益仍歸諸本人享有,以除去經濟上之誘因,而減少侵權行為的發生。
關鍵詞 無因管理 本人 管理人
一、明確無因管理的地位
對無因管理在民法典中的定位包括兩方面的意思:一是在法理上的定位,二是在民法典位置上的定位。前者是指對無因管理與不當得利是作為準契約的性質加以立法,還是把其作為債的發生根據加以立法后者是指無因管理在民法典中應該放在何處的問題。關于無因管理在法律性質上的定位爭議不大,現代大陸法系國家大多將其定性于債的發生依據之一,在我國未來民法典中也應如此定性。關于無因管理在民法典位置中的定位,是一個難題。首先我們應當明確的是,無因管理管理的規模雖小,但在邏輯上與合同、侵權行為處于平行的層次,像傳統債法結構之中,將其點綴在各種有名合同之后的做法,是不恰當的。在認識到這一點之后,主要有三種方式供我們選擇一是與合同與侵權行為一樣獨立成編。這種安排從邏輯上說是合理的,但無因管理在內容方面較合同與侵權行為終歸相差懸殊,在條文上與合同、侵權不成比例。從立法技術層面上考慮,不合形式美二是將無因管理規定在債法總則中,當然該種安排應以設定債法總則為前提三是將無因管理規定在民法總則中。這是在不設債法總則的情況下的無奈之舉。因為,若不設立債總無因管理就無法在債總中找到位置,而就民法體系的分則制定而言,它是按照權利類型如物權、債權或行為類型如契約、侵權行為來制定的,也難以找到無因管理的位置。此時,在總則中予以規定成為必然選擇。
二、型構無因管理的構成要件
管理他人事務、沒有法定或約定的義務、有為他人管理的意思,所有符合三大構成要件的行為均構成真正的無因管理。以管理承擔是否合事務性質標準,以本人意思與管理結果作為分類標準于管理人不公平,將真正無因管理分為適法無因管理、不適法無因管理。但應注意的是適法與不適法的概念分類,已不具有法律評判的作用,而僅將其作為成為構成無因管理債之關系后,管理人與本人之間權利義務具體分配不同的判斷標準。
三、合理權衡個人和社會兩種利益,完善管理人與本人的權利義務關系,明確管理人的責任
1.明確管理人與本人的權利義務關系。首先對管理人與本人的權利義務內容作統一明確的規定。管理人的義務適當管理義務、繼續管理義務、通知義務、報告及計算義務。管理人的權利支出必要或有益費用及利息的償還請求權、債務償還請求權、損害賠償請求權。此三者稱為管理人的求償權,其并不以本人得利為限。對于管理事務屬于職業范圍內的活動的特殊無因管理,管理人可以享有報酬請求權。其次,針對不適法之無因管理,此種特殊情形,于雙方應負的義務范圍內作特別的調整若得本人承認,則視為一適法無因管理,管理人享有一般適法無因管理人同等的完全的求償權若本人不予承認,管理人本人可不履行其交付所得之義務,本人也不必承擔補償義務,若管理人的不當管理承擔行為給本人造成了損害,管理人應就自己的過失承擔債不履行責任,能恢復原狀的,應予以恢復,如不能恢復,即應對本人予以補償,同時立法對管理人做出的除交付之外的其他義務應照常履行。
2.明確規定管理人的責任。首先,無因管理人承擔的是債務不履行的責任。尤其注意的是不適法的無因管理人在得不到本人承認時亦應承擔債不履行責任而非侵權責任。因為侵權責任由非法行為引起,而不適法無因管理人未盡無因管理債之義務的行為卻絕非非法行為。其次,關于管理人的責任程度,自羅馬法以來,各國立法均規定,無因管理人就自己于管理中的抽象輕過失負責,即如果管理人未盡善良管理人的注意義務,將向本人承擔債不履行責任。對于此種責任程度,如今很多學者認為甚為不公,應將管理人之責任范圍縮小為具體輕過失責任,及僅達到與處理自己事務為同一的注意為即可。我國也有許多學者支持此觀點。但本文仍認為管理人承擔較重的抽象輕過失責任較為合理。雖然根據大陸法制度中,在于債務人無利益可言的情況下,如贈與契約和無償委任,贈與人、受任人均僅就重大過失負責的理論,對毫無利益可言的管理人似乎理應向本人承擔較善良管理人注意義務更輕的義務,即與處理自己事務的同一注意義務或普通人的注意義務即可。但我們不能忽視了這樣一個問題,贈與契約和是受限制的。為彌補本人因意思自由受限導致的地位不平等,法律要求管理人承擔更重的責任是合理的。
四、明確無因管理與防止侵害行為的關系,將防止侵害行為納入到無因管理的廣義范疇之內
從防止侵害規定的內容進行分析看出,無論是兩者的實質性構成要件,還是二者立法的價值取向,都沒有本質上的區別,從外延上看,防止侵害行為屬于無因管理的一種類型,兩者的關系是種屬關系。但防止侵害行為又非純粹的無因管理,因它可能涉及到第三人的侵權行為,第三人與管理人、本人之間還存在侵權行為關系。正因此種侵權行為存在,侵權人是導致防止侵害人損害的直接原因,當然應首先承擔侵權賠償責任,但并不影響防止侵害人與本人之間存在的無因管理之債,防止侵害行為人當然可以據無因管理制度向本人主張補償。防止侵害行為人可向侵害人或受益人擇一行使侵權損害賠償請求權或無因管理債之請求權,也可同時主張,但應以其實際損失為限,不可因此雙重獲利。在侵害非由人為產生時,受益人本人應按一般無因管理的規定負損害賠償責任或給予足額的補償。由于防止侵害的行為,可能會有較大的危險性,給行為人造成的損害較大,導致本人無力承擔,國家和社會應當承擔相應的救濟義務。
五、增加對不真正無因管理的規定
對不法管理準用無因管理的規定,使不法管理所生的利益仍歸諸本人享有,以除去經濟上之誘因,而減少侵權行為的發生。
參考文獻:
法律概念分類范文4
君子與小人之分，根源在于人心的不同君子把仁放在心上，把仁放在心上。
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一、電子文件定義及其特點綜述
電子文件指的是以計算機盤片、光盤和磁盤等為載體存放資料的材料。電子文件主要有以下幾類：電子文書、電子報表、電子信件以及電子圖紙等等。與傳統的紙質文件相比，電子文件有以下特點：
1電子文件不像紙質文件，處理和傳遞都極為不便，電子文件可直接由計算機等現代辦公設備快速地進行處理和傳遞；
2電子文件的利用是可共享的，也不受時間和距離的影響；
3電子文件不再是直觀的紙質文件，要閱讀電子文件必須要借助于現代辦公設備；
4電子文件的保存條件和環境要求與紙質檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。
二、電子文件對檔案業務管理工作的影響
1傳統的檔案工作以紙質文件材料為工作對象，而應用計算機后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進行修改，一經形成后，馬上存貯到辦公信息數據中，由檔案人員、技術人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質檔案的管理工作經過長期實踐，已總結出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結合點，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時產生，隨時更改，存貯在計算機磁盤或光盤中。因此，它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值”的文件，還應包括該文件的讀取軟件甚至操作系統。
2由于電子文件的保存價值同時取決于其自身價值和可讀性，其鑒定的方法、內容、標準均將發生變化，原有的檔案價值理論分析范圍也將擴大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統。根據傳統的檔案價值鑒定理論，文件應根據其憑證價值和參考價值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數據不斷地修改和補充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價值尚無法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管方法、要求以及檢索和對外利用等方面也與紙質文件有許多不同之處。
3由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實體分類也可能將被概念分類整理所取代，因為實體分類的結果只能體現一種屬性聯系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當今電子文件的環境中，文件的形式特征和內容特征均發生了變化，電子文件可以通過計算機系統進行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進行象紙質文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據不同的需要，利用辦公自動化系統對電子文件進行自由組合分類。
三、電子文件對檔案學理論的影響
1對檔案本質屬性的影響
原始記錄性是檔案的本質屬性。這種原始記錄性一方面表現在檔案的內容上，另一方面表現在檔案的形式上，如當事人的親筆手稿、領導者的親筆簽署等，都表現出真實的原始性。也正是檔案的原始記錄性，才使得檔案區別于圖書、情報、資料等其它信息，而具有法律憑證的作用。在辦公自動化系統中，電子文件從起草、修改到印發都在計算機上進行，它便于修改、便于復制的特性，使得最能體現檔案原始記錄性的內容與形式特征不復存在。電子文件是計算機文字處理系統中的最后一個文本，沒有草稿與印稿的區別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。人們可以在機器上隨時方便地復制電子文件，這樣文件是檔案的前身，檔案是由文件有條件地轉化而來這一檔案概念就變得難以理解。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定電子文件能否作為檔案是否具有法律憑證作用等等，便成為檔案界的一系列新課題。這些課題是電子文件能否轉化為檔案的關鍵，也是賦予檔案本質屬性新的內涵的客觀需要。
2對檔案學理論研究內容的影響
檔案學理論研究的內容是由研究對象所決定的。以往的檔案學理論研究是以紙質檔案為主要對象，電子文件出現以后，檔案工作的對象發生了變化，其理論研究的對象自然也就發生了變化。原有的一些定論、模式將被重新審視，原有的管理思想、管理原則將得到更新和補充，原有的檔案學科體系也將得到充實和完善。所有這些研究課題都應圍繞電子文件來開展。如電子文件的整理排序技術、信息安全保護技術、計算機病毒防治技術等等，都將成為檔案學理論研究必不可少的內容。
3對檔案來源原則的影響
來源原則包括兩個方面：從外部來看是尊重全宗，從內部來看是尊重原始順序。目前，隨著大量電子文件的產生，后者愈益受到普遍關注。傳統的觀點認為源于來源原則的檔案檢索系統必須一律建立在文件形成者或信息提供者的組織機構及其文件的基礎上。只有根據其來源，從形成者的法律責任和行政管理的角度看問題，才能正確整理和理解檔案文件。而電子文件在形成過程中，不再嚴格對應于現存的機關、組織、機構這一現象而產生，人們可以根據需要隨時對文件信息復制、修改和重新組合、打亂或破壞文件的本來順序。因此，要確定檔案的來源，不可僅局限于尋找一個恰切的定義，或僅要求完整地保護全宗與文件系列，按照原始順序進行整理等，而必須正確說明檔案的原始聯系，了解在整個生命周期中文件組合的變化，應隨著客觀實際的變化，豐富和發展來源原則。
四、檔案界所應采取的對策
1做好歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰略。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現行文件工作領域，對產生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮社會效用。
2使檔案管理向立體化方向發展。以前的檔案管理是呈直線狀態的，隨著人們對利用服務工作的重視，使利用工作和其它基礎工作構成一個平面。這種平面結構只反映紙質檔案的情況，隨著電子文件的介入，檔案種類在增加，其基礎工作和利用工作也都具有各自的個性。因此，在原有平面結構基礎上，又增加了一項檔案信息載體內容，就構成三維空間，形成了立體化的管理結構。
法律概念分類范文5
所謂電子文件是指人們在社會活動中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。與紙質文件比較，電子文件有以下幾個特點：1電子文件不再是直觀的紙質文件，它需要借助現代辦公設備才能閱讀利用；2電子文件可以直接由計算機等現代辦公設備迅速地處理和傳遞；3電子文件的利用是可共享的，也不再受時間和距離的影響；4電子文件的保存條件和環境要求與紙質檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。
二、電子文件對檔案業務管理工作的影響
1傳統的檔案工作以紙質文件材料為工作對象，而應用計算機后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進行修改，一經形成后，馬上存貯到辦公信息數據中，由檔案人員、技術人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質檔案的管理工作經過長期實踐，已總結出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結合點，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時產生，隨時更改，存貯在計算機磁盤或光盤中。因此，它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值”的文件，還應包括該文件的讀取軟件甚至操作系統。
2由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實體分類也可能將被概念分類整理所取代，因為實體分類的結果只能體現一種屬性聯系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當今電子文件的環境中，文件的形式特征和內容特征均發生了變化，電子文件可以通過計算機系統進行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進行象紙質文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據不同的需要，利用辦公自動化系統對電子文件進行自由組合分類。
3由于電子文件的保存價值同時取決于其自身價值和可讀性，其鑒定的方法、內容、標準均將發生變化，原有的檔案價值理論分析范圍也將擴大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統。根據傳統的檔案價值鑒定理論，文件應根據其憑證價值和參考價值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數據不斷地修改和補充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價值尚無法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管方法、要求以及檢索和對外利用等方面也與紙質文件有許多不同之處。
三、電子文件對檔案學理論的影響
1對檔案本質屬性的影響
原始記錄性是檔案的本質屬性。這種原始記錄性一方面表現在檔案的內容上，另一方面表現在檔案的形式上，如當事人的親筆手稿、領導者的親筆簽署等，都表現出真實的原始性。也正是檔案的原始記錄性，才使得檔案區別于圖書、情報、資料等其它信息，而具有法律憑證的作用。在辦公自動化系統中，電子文件從起草、修改到印發都在計算機上進行，它便于修改、便于復制的特性，使得最能體現檔案原始記錄性的內容與形式特征不復存在。電子文件是計算機文字處理系統中的最后一個文本，沒有草稿與印稿的區別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。人們可以在機器上隨時方便地復制電子文件，這樣文件是檔案的前身，檔案是由文件有條件地轉化而來這一檔案概念就變得難以理解。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定電子文件能否作為檔案是否具有法律憑證作用等等，便成為檔案界的一系列新課題。這些課題是電子文件能否轉化為檔案的關鍵，也是賦予檔案本質屬性新的內涵的客觀需要。
2對檔案來源原則的影響
來源原則包括兩個方面：從外部來看是尊重全宗，從內部來看是尊重原始順序。目前，隨著大量電子文件的產生，后者愈益受到普遍關注。傳統的觀點認為源于來源原則的檔案檢索系統必須一律建立在文件形成者或信息提供者的組織機構及其文件的基礎上。只有根據其來源，從形成者的法律責任和行政管理的角度看問題，才能正確整理和理解檔案文件。而電子文件在形成過程中，不再嚴格對應于現存的機關、組織、機構這一現象而產生，人們可以根據需要隨時對文件信息復制、修改和重新組合、打亂或破壞文件的本來順序。因此，要確定檔案的來源，不可僅局限于尋找一個恰切的定義，或僅要求完整地保護全宗與文件系列，按照原始順序進行整理等，而必須正確說明檔案的原始聯系，了解在整個生命周期中文件組合的變化，應隨著客觀實際的變化，豐富和發展來源原則。
3對檔案學理論研究內容的影響
檔案學理論研究的內容是由研究對象所決定的。以往的檔案學理論研究是以紙質檔案為主要對象，電子文件出現以后，檔案工作的對象發生了變化，其理論研究的對象自然也就發生了變化。原有的一些定論、模式將被重新審視，原有的管理思想、管理原則將得到更新和補充，原有的檔案學科體系也將得到充實和完善。所有這些研究課題都應圍繞電子文件來開展。如電子文件的整理排序技術、信息安全保護技術、計算機病毒防治技術等等，都將成為檔案學理論研究必不可少的內容。
四、檔案界所應采取的對策
1做好歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰略。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現行文件工作領域，對產生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮社會效用。
2解決好電子文件的保存問題。以化學磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因為它的信息讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質層上的信息被密封在塑料保護層內，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進行深入研究和探討的重要課題。目前，對于長久保存的電子文件，需要定期進行復制，以防止信息損失。
法律概念分類范文6
關鍵詞：電子文件；歸檔；工程
美國聯邦管理法規對電子文件的解釋是：電子文件包括數字的、圖形的和文本的信息。歸檔，在《現代漢語詞典》（第5版）中給出的定義是：把公文、資料等分類保存起來。分類，涉及到不同的標準和依據，體現在傳統的紙質文件的歸檔工作中，就是依據不同的分類標準把復印文件放在不同的檔案袋中，以便于以后的查找。根據語義進行分類，是目前通行的做法，由于語義分類本身具有很大的模糊性，所以造成有的文件既屬于A，又屬于B，給檔案工作人員帶來很多的麻煩。而且目前電子文件的歸檔在很大程度上沒有改變傳統紙質文件的歸檔套路，改變的只是存儲介質的形式和與此相關的細節問題。相對于計算機技術的突飛猛進的發展，電子文件歸檔的研究現狀應該說還不那么讓人滿意。
對于電子文件歸檔的問題，文章提出“工程”的概念，“工程”原本屬于土木建筑學的一個術語，引用到計算機領域的“軟件工程”以后，賦予了它新的內涵，那就是從全局出發、滿足需求。搞軟件設計的人都知道，程序設計前一定會有一個軟件需求分析報告，根據需求分析來確定軟件功能，然后分解程序模塊，進行程序編寫、調試，最后完成整個軟件的開發。所以開發出來的軟件特點就是方便、智能。電子文件的歸檔也是如此，歸檔只是手段，并不是目的，歸檔的目的是為了方便以后的查找。這就要求有兩個平臺：管理者平臺和用戶平臺，也就是電子文件管理軟件的開發。針對現代的辦公條件，電子文件大量產生的現狀，開發電子文件管理軟件，勢在必
行。所以，根據這一思路，本文對在以“工程”為統籌視角下的電子文件歸檔的問題進行粗淺的探究。
一、從管理角度出發的電子文件管理
（一）從人的角度出發的管理工作
電子文件采集、匯集之后，為了給用戶平臺提供方便的同時保證電子文件的安全性，保證其不被任意刪改，要從管理的角度設置用戶等級，從一般只讀用戶、普通可下載用戶、高級可修改用戶、最高級權限設置用戶等幾個級別入手，確保電子文件后臺修改、前臺查看都有記錄跟蹤報道，這樣，劃清參與人員的責任范圍。一般來說，不相關人員不能進入其他人的責任范圍，需要時可以允許用其相應的形式調閱，以防由于誤操作、有意刪改等原因造成文件信息的改變。電子文件的制作者、管理者和檔案工作者都應積極采用各種最先進的技術措施，如簽署技術、信息認證技術、身份驗證技術、加密和防修改等高新技術，提高電子文件的可靠性和真實性。
（二）從計算機安全角度出發的電子文件管理
電子文件的存儲，一般是直接放在硬盤中，可是由于硬盤易受震動、受潮等物理條件的無法避免的影響，有可能會造成信息的丟失；對于聯網的計算機，病毒攻擊從來就不會停止。為了保證信息的安全性，提高電子文檔載體的保存壽命，為后期保護打下良好基礎。電子文檔載體與存放環境和防護設備除調溫、調濕、防水、防盜、防光、防蟲、防塵、防鼠、防雷電等外，還應具備防磁、防磨損、防強震、防病毒等措施。系統應設置密碼，進行信息互鎖控制，杜絕非法進入。任何電子文件都必須要有備份光盤，應盡可能放在只讀一次寫式光盤上，軟盤不能作長期保存檔案的載體。電子文件的歸檔還必須做文字說明，這樣才能方便對文件的管理和使用。盤片要有確切的名稱，要有盤片內容的文件目錄，盤片使用的工作環境和應用軟件要清楚，確保其內容的安全性，這也是目前所能采取的最佳的方式。
二、從用戶角度出發的電子文件的分類
電子文件的種類繁多，一般有doc、xle、ppt、wps、txt、html、dbf、bmp、jpeg、gif、psd、pdd、tiff、vip、wmf、zip、rar等等，所以需要匹配許多的相關軟件，才能滿足工作需要。但是無論哪一種類型的文件都會涉及到分類的問題，與傳統的紙質文件的分類相比，分類方式發生了根本性的改變。由于電子文件信息與載體的分離性，文件實體分類也被概念分類整理所取代。因為實體分類的結果只能體現一種屬性聯系，這種單線排列的方式是手工操作文件的需要，但在當今電子檔案的環境中，文件的形式特征和內容特征均發生了變化。電子文件的存放位置不是固定的，而是可以變化的，甚至可以從一個載體轉換到另一個載體，其內容信息卻不發生任何變化。電子文件可以通過計算機系統進行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進行像紙質文件那樣的分類整理。且用戶可根據不同的需要利用辦公自動化系統對電子文件進行自由的組合分類。這就要求對每一個電子文件進行分類屬性標記時要盡可能做到精細，比如主題、時間、文件號、關鍵詞、簽發人、擬稿人、發文單位、保管期限、密級等等，以便于在后來的簡單檢索或者交叉檢索時都可以利用到。
應該看到，現在的電子文件的數量、容量都越來越大、越來越多。依靠人工對所有的文檔進行分類屬性標記雖然具有一定的準確性，但是隨著電子文件數量激增，這種做法并非長久之計，可以預見的是，利用分類軟件對這些文件數據進行良好的索引和歸納，將有助于把文件數據系統化，以便進行有效的檢索。文件分類軟件將按照一定的標準體系，對文件進行自動標記，對一個待識別文件給予一個或多個類別標記，這將成為以后的電子文件分類的發展趨勢。
三、電子文件管理軟件之間的兼容問題
很多的電子文件管理軟件都是各自為政，離開了原來的管理模式，所有的設計都不能被別的軟件“拿來”為己所用，這是目前軟件界的一大弊病，對于電子文件管理來說，就顯得更為突出，明明是有很多字段、信息都是相似的，卻無法進行改造，無法進行數據之間的鏈接。這就要求軟件設計的時候做成一個開放狀態的，可以進行軟件嵌套使用，這樣各個部門之間、各個高校之間、各個城市、各個區域之間的數據都可以達到最大化的共享，盡管采用的并不一定是同一種管理軟件，但是可以兼容，進行資源的鏈接、共享。兼容按照方式大體可以分為幾種：一是查詢數據庫的兼容，即把后臺查詢的數據開放出來，供不同的軟件開發者使用，以便設計他們的軟件；二是查詢方式的兼容，即軟件設計者之間達成共識，在程序設計過程中設計相似，模塊之間可以被相互調用；三是查詢結果的兼容，即只提供查詢的結果，并不需要知道后臺是如何操作的。如果按照目前的發展來看，前兩種兼容由于涉及到電子文件的安全性問題，軟件設計者之間的協調問題，不大容易被采用，所以第三種兼容方式就
成為目前最有可能達成的共識。
四、與紙質文件的“配套”問題
現代文件管理流程有別于傳統的文件管理流程，它既要實現對電子文件的管理，又要實現對紙質文件的管理，為了實現電子文件和紙質文件的統一管理，現代文件管理也要突出統一的特點。管理也要突出統一的特點。因此對電子文件和紙質文件的管理要實行同步歸檔、同步鑒定、同步整理、同步利用。目前來看，紙質文件逐漸向電子檔案過渡，這是一個必然的發展趨勢，但是鑒于電子文件管理的實際狀況，在一定時期內電子檔案還不能完全取代紙質文件。究其原因，主要是電子文件的安全性問題得不到保證，從計算機實現上來講，硬件設施和軟件防護都不完善；從制度保障來看，缺乏配套的法律法規、規章制度和技術標準；從工作人員素質上來說，缺乏一支檔案管理和計算機業務兼備的隊伍。所以為了做好文件管理工作，更好地適應“無紙化”時代的到來，當前做好紙質文件和電子文件的共存管理是非常重要的。
電子文件管理還剛剛起步，還不成熟，電子文件管理軟件的開發還有待進一步的發展，本文針對目前的現狀，對電子文件管理從“工程”的視角提出了幾點不成熟的建議，目的在于拋磚引玉，引起關注，為電子文件管理盡上微薄之力。
參考文獻：
1、莊勛,陸仲耀.高校教研室電子文檔的組織和管理[J].南通紡織職業技術學院學報(綜合版),2002(4).
2、衛和平.企業電子文件如何歸檔[J].天津市經理學院學報,2006(7).
