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數字化檔案室建設方案范文1
《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》提出：到2020年，全國地市級以上國家綜合檔案館要全部建設成具有接收立檔單位電子檔案、覆蓋館藏重要檔案數字復制件等功能完善的數字檔案館；全國50%的縣建成數字檔案館或啟動數字檔案館建設項目。河北省也把檔案信息化建設作為“十三五”全省檔案事業發展的新引擎，初步建成覆蓋省市縣三級的全省區域性數字檔案館，數字檔案館建設步入全國先進行列。秦皇島經濟技術開發區檔案館勇立潮頭，迎接挑戰，在數字化檔案館建設方面進行了有益的探索，無論是可行性方案的設計還是軟硬件建設方面都積累了一定的經驗，值得大家學習借鑒。
秦皇島經濟技術開發區檔案局成立于2004年2月，2014年7月檔案館正式成立，在區檔案局掛牌，局館合一管理。2015年開發區檔案館被推薦為河北省數字檔案館試點單位，我們以此為契機，啟動了開發區數字檔案館系統建設，突出區域性設計，在服務范圍上為全區行政機關、駐區單位及其下屬立檔單位服務，定位為全區統一的數字檔案管理平臺，實現了全區檔案數字資源整合、共享與檔案公共管理服務的一體化管理，能夠滿足區域數字檔案館“統一建設、按需服務、分別管理”的運行模式需要。
秦皇島開發區數字檔案館系統建設包括“兩大平臺、兩個環境”。系統由開發區電子公文交換平臺和檔案館電子檔案管理平臺兩大平臺組成。其中“電子公文交換平臺”主要為區內各級部門的電子文件接收、歸檔、管理、利用、移交提供系統服務，其對區內電子文件進行統一存儲備份，實現全區電子文件齊全歸檔、安全保管、有效利用和及時、可靠的歸檔移交提供保障；“檔案館電子檔案管理平臺”主要為區內各級檔案室檔案數字資源的接收、管理、保存、利用提供系統服務，畝實現全區檔案數字資源齊全收集、長久保存和有效利用。
開發區檔案局通過數字檔案館系統運用，已經使其成為區域性檔案數字資源綜合管理的服務平臺，依托平臺建設，我們力爭將開發區檔案館打造成為“六位一體”功能的數字檔案館，即傳統檔案輔助管理中心、檔案數字化加工中心、電子檔案管理中心、區域檔案數字資源存儲備份中心、區域檔案數字資源共享服務中心、區域檔案IT（信息技術）運維服務中心。
一、加強學習與調研，制定“開發區數字檔案館建設可行性方案”
2014年，以開發區新檔案館建設為契機，開發區檔案局超前定位，提早謀劃，力爭將新檔案館建設成為集館藏、展示、服務為一體的現代化綜合型數字檔館。為此，我們分別考察調研了直轄市、市級、區級等三個代表性檔案館，主要就新檔案館整體設計、功能用房分區、檔案數字化建設等方面問題與考察單位進行了座談，通過交流學習，收獲很大，并以此為基礎，起草了《開發區數字檔案館建設可行性方案》，通過討論，方案得到管委領導的認可，自此，開發區數字檔案館建設正式啟動。
二、加強資源建設，夯實工作基礎，全力推進檔案數字化工作
數字檔案館建設中檔案原文數字化工作是基礎，為全面開展全區檔案數字化工作，規范標準，提高數字化工作質量，開發區檔案局首先從做好標準的編制入手，先后完成了《電子文件歸檔與管理暫行辦法》《數碼照片歸檔與管理暫行辦法》《檔案數字化著錄規范》等系統制度的編制，并通過組織專題培訓有效地進行宣傳貫徹。二是加強對相關單位的調研。及時、準確掌握全區檔案數字化工作的整體情況，發現存在的問題，提出科學的對策。通過各方努力，使開發區檔案館檔案數字化工作形成了目標明確、工作規范、齊抓共管的良好局面，為全面推進數字檔案館建設夯實了基礎。
開發區檔案館于2011年開始大規模地開展檔案原文數字化工作，在“全面數字化”戰略的引領下，傳統載體檔案數字化工作穩步推進。截至目前，開發區檔案館館藏檔案實現機讀文件級目錄100%，文書檔案原文數字化率100%，共完成紙質檔案數字化182025頁，并實現全文檢索。接收規劃、公證、工商等電子檔案約27.2 GB（萬億字節），檔案數字資源總量近80 GB，
三、開發區數字檔案館基礎建設情況
2015年9月秦皇島經濟技術開發區檔案館投入使用?？傮w投資6200萬元（主體3600萬元，展資1700萬元，設備投資900萬元），檔案館地上建筑面積7000平方米，為上下兩層，其中展廳面積3414平方米、庫房面積1275平方米、功能用房265平方米、辦公用房92平方米、設備間及其它用房1200平方米，是集館藏、展示、服務為一體的綜合檔館。現今已初步建成為黨和國家重要檔案的安全保管基地、愛國主義教育的基地，政府信息公開中心、檔案利用服務中心和電子文件管理中心的“五位一體”的綜合性檔案館。
一層作為開發區對外開放的窗口展廳，先后已經舉辦過“逐夢之路建區30周年成果展”、“理想信念教育展”等專題展覽，今后將發揮綜合檔案館愛國主義教育基地的作用，加大踐行社會主義核心價值觀，發揮重要培育、宣傳作用。二層是檔案館庫區、辦公區和對外服務區，投資近千萬元，全館安裝中央空調，內、外網絡wifi覆蓋，實現門禁控制24小時監控，初步建成網絡化、智能化的多功能數字檔案館。
（一）功能區與設備配置
1、庫區：庫區為獨 立設置，分為庫房一、二、三與綜合庫房，能夠滿足不同門類檔案的分別存放要求，確保檔案的安全保管。庫房安裝密集架1200立方米，無線內網覆蓋。檔案庫房從設計上按照《檔案館建筑設計規范》《檔案庫房技術管理暫行條例》等有關檔案安全保護的管理技術要求，突出了檔案庫房檔案安全保護的"八防"要求，采用高新技手段、智能化管理控制，安裝了“檔案庫房安全保護智能管理平臺”，實現了恒溫恒濕控制、消毒滅菌、通風和電子巡更、自動防盜、庫房燈光檢測系統功能。庫房內安裝監控攝像機，共41臺，全部為網絡高清攝像機，采用24小時實時監控，統一存儲，門禁認證管理。在防火方面采用高壓細水霧消防設備來為檔案保管提供安全保障。
檔案庫房安全管理平臺可以對庫房的各項指標進行智能化設置與管理，定期滅菌，通風換氣，根據外界自然環境變化自動調控庫內溫濕度，并自動統計工作報表和出入庫登記表。
2、功能區：館內設置整編室、機房與控制室、數字化采集室、榮譽室。
機房與控制室：按照《電子信息系統機房設計規范》B級要求構建。在選址方面遠離強電磁場，機房內鋪設防靜電地板、等電位銅排，配備不間斷電源與專用空調設備；門禁管理；安裝液晶拼接46×9大屏，時實顯示全樓各點位監控圖像；主機房配有專用立式機柜、三臺服務器與一臺在線存儲設備，配有自動水噴淋滅火設備。
數字化采集室：采集室設有監控和手機信號屏蔽設備，配備4臺計算機終端、2臺掃描儀及卷盒打印設備，能夠滿足開展檔案數字化工作需要。
榮譽室：為館內對外宣傳、展示一個重要窗口。設計上將弘揚開發區文化的實物檔案陳列、影音檔案展示與業務培訓功能相結合。配置了電教白板與短焦投影儀，能夠滿足20人以內的日常檔案業務培訓工作。
榮譽室內配備2個自助查檔服務計算機終端設備，符合數字檔案館測評要求。
3、公共服務與辦公區：檔案館主樓配備2臺電梯、1臺無障礙貨梯。建有70平方米的接待大廳，安放多席位等侯椅，方便利用者休息等候。大廳安裝10平方米LED電子屏，用于日常宣傳及迎賓使用。大廳的一角還設置了圖書資料架，方便利用者在查n之余進行瀏覽。
信息公開與查閱室：配備2個查閱工位，用于檔案查閱利用，加裝身份證認證與指紋登錄設備。1臺保密計算機用于專門隔離存放檔案。
閱覽室：為方便利用者查閱，館內配備2間閱覽室，可同時容納20人利用。
辦公區：辦公用房占總館面積的1%，本著核心管理、集中辦公的原則設置。
（二）網絡建設
在網絡建設方面，網絡主干采用光纜輔設，配核心交換機，全館設置網絡及電話信息點210個，全樓內網與外網全wifi覆蓋，可擴展，可進行無線網辦公。
館內網絡分為外網、內網、專網。內、外網絡物理隔離，內網與專網采用邏輯隔離。內、外網絡都有防火墻、漏洞掃描。2016年又投資30萬元安裝上網行為管理設備，可進行網絡終端監管、安全審計等。有用戶接入認證，非法用戶不能接入，各系統有獨立的管理密碼。館內專網配備10臺專屬計算機終端，用于檔案數字化工作。
（三）電子檔案管理系統建設
隨著互聯網+大數據時代的到來，開發區檔案館不斷深化計算機網絡為主干的檔案現代化管理技術，推動檔案信息化建設，整合全區檔案資源。目前，開發區檔案館通過搭建數字檔案管理系統來對區內單位各類數字檔案進行管理，已經基本實現了“三網二庫二平臺”的建設（外、內、專網，檔案數據庫、影像數據庫，電子檔案管理平臺、電子公文交換平臺）。
電子檔案管理系統包括部署在政務網的電子公文交換中心和部署在檔案行政專網、政務內網的兩個環境。其中電子公文交換中心部署在開發區信息化辦公室，承載數字檔案館（電子文件中心）主體功能。電子檔案在線管理平臺即虛擬檔案室管理部署在開發區各部門檔案室，為各職能局檔案室管理檔案數字資源以及開展室藏檔案數字化加工等業務提供支撐。檔案館與區內各單位搭建檔案行政內網，各級檔案室通過內網向“電子檔案管理平臺”上傳數據、查閱利用。檔案館通過電子檔案管理平臺，向各級檔案室提供相應層級數字檔案信息資源的利用共享服務，平臺根據不同的權限服務對象，建立了7個層次的利用范圍，系統能實現檔案查詢、資源、信息共享、開發利用、工作交流、統計分析、利用登記等功能，有利于實現各單位對本部門檔案的自主與規范管理。
四、明確建設思路，納入開發區“十三五”規劃綱要
近年來，開發區檔案局通過對數字檔案館的建設及應用，已經完成了從傳統載體檔案管理為重點到傳統載體檔案、數字檔案資源管理并重的工作思路的轉變，實現了全區數字檔案資源與實體檔案資源的有效整合，使開發區檔案管理水平、檔案服務水平、檔案安全保障水平得到全面提升。2016年，是“十三五”的開局年，“繼續加大政務信息化系列工程實施力度，提升電子公文系統，推進包括數字化檔案館在內的檔案信息化建設?！币鸭{入《秦皇島經濟技術開發區國民經濟和社會發展“十三五”規劃綱要》。
數字化檔案室建設方案范文2
水文檔案管理服務的信息化，既要遵循檔案管理信息化的一般規律，又要兼顧水文信息生成和儲存的特殊性?；谝话阋幝膳c特殊性的綜合考慮，我認為水文檔案管理服務的信息化應著重抓好“五大建設”。
1、數字檔案室建設。這是水文檔案管理服務信息化的核心要件。目前，國家正準備提出全國數字化檔案館（室）建設方案。因此，水文數字檔案室建設正當其時。作為水文檔案存放、整理和加工中心，水文數字檔案室應當根據需要配備必要的計算機系統工作站、掃描儀、刻錄機、光盤庫和中轉服務器等信息技術設施設備。同時，根據國家統一規范的數字檔案管理規則和標準，設置相應的管理服務軟件及其傳輸瀏覽等應用系統，從而真正建立起集信息收集、加工、館藏、交流、利用于一體的現代化數字檔案室。
2、信息化網絡建設。這是水文檔案管理服務信息化的基礎支撐。根據數字化歸檔的要求，需要在水文系統構建三個對接電子網絡。一是機關內部的局域網絡。在單位內部實現各部門之間和數字檔案室與各部門之間的有效對接，并在辦公自動化、無紙化的前提下實現資料文件的數字化歸檔。二是聯結各個基層水文站的數字信息傳輸網絡。各基層的自動化和數字化水文站點的文字、圖像等數字信息要適時同步地通過專用互聯網絡傳遞到水文信息處理中心，實現適時測報分析和有選擇歸檔。三是外部電子文件傳送網絡。通過互聯網絡聯通，實現與上級主管部門、地方各級各部門的電子文件傳送與收集相對接。
3、數字檔案資源建設。這是水文檔案管理服務信息化的重要基礎。首先，要根據實際需要和有關標準，對館藏歷史檔案按照類別、年度、密級、等級進行數字化歸檔處理，以磁盤、光盤等介質進行分類陳列，并刻錄到檔案信息中央處理器以供查閱。其次，要運用歸檔整理應用軟件，對新生成電子文件和數字信息資料及時予以歸檔。第三，要盡可能地將有價值的數字檔案信息在外網空間，切實豐富外網水文信息資源的內容。
4、瀏覽查詢系統建設。數字檔案的鮮明特點就是儲存容量較大，瀏覽查詢便捷。沒有一個快捷高效的瀏覽查詢系統，再好的庫網條件也會失去其應有意義。當前互聯網已進入千家萬戶，瀏覽查詢系統軟件已經十分成熟，完全可以通過專業人士或與軟件公司合作開發檔案管理應用系統。其基本要求是項目齊全、內容豐富、查詢便捷、更新及時、結果精準。同時，既要能夠聯合使用日期、類別、主體、關鍵字進行精準查閱，也要能夠做到漢語及拼音雙識別查詢，以最大限度地提高查閱效率。
數字化檔案室建設方案范文3
一、上半年工作總結
1、檔案館遷建項目取得實質性進展。已被列入2013年縣重點實事項目預備類計劃，目前已完成項目選址、項目建議書、設計方案招標、方案評審會等工作。
2、“記憶”工程逐步推進。啟動《記憶2012》、《緱鄉舊影》編印，開展了口述檔案的錄制，繼續開展《緱鄉歲月》的制作。指導縣住建局、縣大活辦等對重大活動進行檔案記錄。其中縣住建局對15個拆遷地塊的原貌及拆遷過程、44個重點項目的工程建設等進行記錄，形成視頻素材80GB，記錄時長10小時，照片5.87GB共計1340張。
3、檔案宣傳形式多樣。首次開展“國際檔案日”紀念活動。舉辦了志愿者為檔案服務啟動暨家庭檔案業務培訓、檔案法制圖片展、廣場咨詢、“檔案在你身邊”微博征文大賽等活動。承擔“徐霞客開游節”相關活動，開展了首屆中國“徐霞客游線”歷史記憶文化作品征集大賽活動，充分挖掘“徐霞客游線”歷史記憶文化內涵，利用檔案歷史資料，助推“徐霞客游線”早日進入世界性文化遺產名錄。
4、檔案館基礎進一步夯實，服務水平進一步提升。全省首個開通了檔案服務百姓語音電話，讓普通百姓不出家門就能方便咨詢查閱相關檔案資料。加快館藏檔案的開放，對中學等80余個單位1981-1983年度5674卷檔案進行開放鑒定，最終解密開放4294卷檔案，館藏開放檔案數量達到21332卷。開展了檔案搶救，將館藏的30余卷清朝同治至宣統年間的縣育嬰堂原始檔案資料，進行檔案搶救修復工作。加大征集力度取得了一定成效，征集到清朝縣試試卷、小學畢業證書、知青等照片、資料300余張（份）。上半年，檔案館接待查檔利用2250人次，調卷2494卷次，復印3038張。
5、積極開展登記備份和數字檔案館建設。貫徹落實監察部、人社部、國家檔案局聯合制定的《檔案管理違法違紀行為處分規定》的相關措施，將“實施檔案和電子文件登記備份制度，充分發揮檔案在反腐倡廉中的作用”，首次列入2013年全縣反腐倡廉建設重點項目。加快數字檔案館進程，完成了數字化加工一期項目抽查和二期項目160萬頁掃描（其中已掛接55萬頁），完成縣數字檔案館三期硬件設備項目，以及館藏檔案數字化加工三期項目招投標方案的制定。
6、加大檔案監管指導力度。加強重點建設項目檔案的監管，與縣發改局聯合下發了關于做好2013年重點實事工程檔案的通知，要求所有重點實事工程責任單位開展檔案登記和驗收工作。完成了志清公司等3家企業技改項目檔案專項驗收和縣就業管理處業務檔案達標驗收。配合市檔案局對縣國土局檔案工作進行了執法檢查。指導縣人社局、得力集團開展專業檔案館建設。
7、開展形式多樣的檔案業務培訓。舉辦了一期檔案崗位培訓，147人通過培訓取得了檔案崗位證書。上半年，還根據各單位不同需求舉辦了照片檔案整理、目標管理認定等多種實用操作培訓。
上半年，還召開了全縣檔案員會議，完成了縣檔案學會換屆選舉等工作。
二、下半年工作計劃
1、繼續做好縣檔案館遷建工作。加強與縣公建中心的溝通，做好縣檔案館新館可行性研究、方案設計細化、建設資金等前期工作，力爭2014年年初開工建設。
2、繼續加強檔案館各項基礎性工作。大力開展檔案資料征集工作，開展赴異地征集；配合全市檔案系統，啟動婚姻等民生檔案異地查檔跨館出證工作。
3、加強機關、企事業檔案工作。8-9月份繼續開展縣級機關、鄉鎮檔案工作年檢，抓好檔案目標管理考核；積極鼓勵開展檔案目標管理認定，10加以上單位達到市級以上標準；抓好2013年縣級重點建設項目檔案登記和驗收，開展檔案執法檢查；繼續開展數字檔案室建設，10%的機關創建省規范化或示范化數字檔案室；全縣鄉鎮、街道和縣直屬部門要完成2007年以來進館檔案數字化加工掃描；完成《機關文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》的審批。
4、繼續推進“記憶”工程。加強對“記憶”工程的監督指導，督促指導責任部門做好發展的同步記錄，及時報送原始資料；完成《記憶2012》、《緱鄉舊影》的編印出版，完成大型檔案文獻紀錄片《緱鄉歲月》文化產品的包裝、宣傳工作；繼續協助做好首屆全國“徐霞客游線”歷史記憶作品征集大賽活動；建成1家省鄉村記憶示范基地。
數字化檔案室建設方案范文4
【關鍵詞】國土資源檔案 數字化建設 探討
最近我省國土系統大力實施“數字國土”工程， 有力地促進了國土管理檔案數字化建設的快速發展。現結合工作實際，談談如何開展國土資源檔案數字化建設。
1.開展國土資源檔案數字化建設的意義
國土檔案數字化建設，是新形勢下國土資源管理工作的客觀要求，是順應時展的明智之舉，是國土資源管理工作不可或缺的組成部分。加強檔案數字化建設，可以極大地提高檔案管理工作的效率，更為重要的是檔案數字化能夠實現檔案信息資源的科學配置、合理組合，以適應檔案信息資源開發開放，為社會提供高效、優質的服務。檔案數字化，適應了社會發展對檔案工作要求和利用需求，已從過去的點信息、片信息的需求，逐步向全面信息的需求轉變，只有數字化的檔案工作才能滿足這種社會需要。
2.開展國土資源檔案數字化建設的對策
規范檔案工作基礎。國土資源檔案數字化建設包括各個方面和各個環節，一是資料齊全。在國土資源管理工作中形成的各類原始檔案資料、圖片和物件等是重要法律憑證，必須搜集齊全，確保原始檔案資料搜集不遺漏、不缺失；二是分類科學。要按照《檔案法》和檔案分類方案的要求，對在國土資源管理工作中形成的各種文件、材料、表格、臺賬、圖片、物件等，采取分年度、分問題、分級別、分保管期限等從總到分的方法進行分類；三是組卷合理。按照各類檔案形成的時間順序合理組卷，要做到分類清楚、分級適當、確定保管期限準確；四是編目系統。題寫案卷標題，要結構完整、合乎語法、標點準確、文字簡練、概括準確。排列卷內文件，編寫頁號要按文件材料形成的規律，保持文件之間的密切關系。要認真填寫卷內文件目錄和備考表及案卷標題，并進行復查裝訂；五是部門立卷。對在國土管理工作中形成的各種資料，隨時收集齊全，分類整理，組成保管單位，由該項目負責人審定，經部門負責人審查合格簽字后整理立卷；六是錄入系統。綜合檔案室再根據《分類方案》、《歸檔范圍及保管期限表》確定分類號、保管期限、編制檔案號，填寫案卷目錄并將案卷目錄錄入檔案管理系統，把案卷排列上架，實行集中統一管理，使檔案管理走上規范化、制度化、法制化的軌道。
加強軟硬件設施建設。開展國土資源檔案數字化建設，首要條件是要加強檔案軟硬設施的建設，為實現檔案數字化提供條件。一是要建立檔案軟件管理系統。在單位綜合檔案室建立檔案管理軟件總系統，在各科室、各部門建立分系統，組成系統之間縱向和橫向聯通，設定各系統終端的使用管理權限，發揮系統的整體優勢，保證系統的正常運行。二是要加強經費投入。在每年的財務預算中列入檔案數字化建設項目經費，可以自主研發，也可采取市場化的方式，通過公開招投標確定國土資源檔案管理軟件供應商，確保與目前使用的檔案管理軟件相兼容。三是要配置相應的設備。要配置檔案數字化建設必需的自動化辦公設備、多媒體應用設備、光電處理技術設備和系統使用安全保密技術設備，保證國土資源檔案數字化建設順利進行。
突出重點穩步實施。國土資源檔案數字化建設要突出重點，穩步實施，構建國土資源檔案數字化建設的新模式。一是建立檔案數據庫。在建立檔案數據庫的過程中，必須確保國土資源檔案數據庫的真實性、完整性和有效性。其次采用掃描儀、數碼相機等設備，實現原紙質文件信息數字化；二是電子文件的收集和積累。電子文件包括電子文件內容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計算機軟硬件平臺的組合，是未來檔案數字化最主要的來源。必須及時對所形成的電子文件進行收集積累，保證電子文件的真實性，維護它的系統性、完整性，為電子文件的數字化歸檔打下基礎；三是檔案數字化與上網利用同步。國土資源檔案數字化與上網利用同步，是“數字國土”工程的一項重要內容，按照政府信息公開的規定和保密工作的要求，將公開的檔案信息在互聯網上向政府和社會提供國土資源檔案信息查閱，實現資源信息共享，提高國土資源檔案信息利用的綜合能力；四是掃描文件數據與目錄數據掛接核對。確保目錄與掃描文件的正確對應，避免在國土資源檔案信息利用中出現文不對題的情況；五是數字檔案要做好備份。應建立科學安全的保管存儲體系，及時做好備份。
3.開展國土資源檔案數字化建設的建議
如何保證國土資源檔案數字化建設的質量？
3.1認真學習檔案法律，增強檔案法制意識。必須認真學習宣傳《檔案法》和《土地管理法》，增強全體干部職工的國土資源檔案管理意識，以促進檔案工作走上法制化、規范化、科學化的管理軌道。
3.2 加強檔案業務培訓，提高檔案人員素質。要按照《檔案法》的規定和要求，加強對檔案工作人員的業務培訓，以促進檔案管理水平和利用水平的不斷提高。
3.3 健全檔案管理網絡，強化檔案管理職責。做好國土資源檔案工作，必須要健全檔案管理網絡，充分發揮兼職檔案員的作用，以保證檔案工作的連續性。
3.4加強檔案組織領導，狠抓檔案制度落實。加強對檔案工作的領導，應做到既抓檔案部門的工作，又抓文書部門的工作；既抓檔案管理工作，又抓檔案移送問題；既抓硬件方面的建設，又抓軟件方面的建設；既抓檔案管理制度的完善問題，又抓各項制度的落實問題；既要全面組織，又要相互協調；既要抓緊中心工作，又要圍繞中心工作的同時開展其他方面的工作。
總之，領導的重視與支持，是各項檔案管理制度得到貫徹實施的有力保障，將為檔案信息數字化建設創造有利條件。
數字化檔案室建設方案范文5
關鍵詞：數字檔案館
檔案館是檔案事業發展的主體。隨著法定應接收的檔案資料信息的海量生成，各類民生檔案進館的需求日益加大，檔案館庫容量不足與大批量檔案進館要求之間的矛盾更加突顯。解決這一矛盾，一方面要靠檔案館的新建擴建，因為檔案館是檔案永久性保管的基地，作為城市文脈傳承的重要載體和形象標志，它不可或缺。另一方面，要建設在虛擬空間運行的數字檔案館。2010年6月，國家檔案局出臺《數字檔案館建設指南》，我們隨即展開調研和論證，形成《武漢數字檔案館建設實施方案》，并將武漢數字檔案館建設納入全市檔案事業發展十二五規劃。
數字檔案館建設具有的低碳特征：一是檔案館藏資源的數字化處理，逐步實現原件封存，用復制件代替原件向社會提供利用，能夠延長檔案的壽命，節省保護和搶救檔案的成本。二是檔案館管理共享系統的開發，使利用者憑借一個檔案館平臺，可以獲取權限范圍內的所有網聯的其他檔案館的信息資源，減少利用者在館際之間的來回奔波和消耗。三是現代信息儲存和災備技術的發展，可從容應對電子檔案資源信息的無限膨脹，通過引入云計算、物聯網等新的理念，能夠實現電子檔案信息與實體檔案信息的無縫掛接，使全市館藏電子檔案信息的集中式管理和各館實體檔案分布式管理有機結合。
關鍵詞：機關文檔中心
伴隨著城市黨政機關集中辦公區域的規劃建設，深圳、北京、哈爾濱等一些城市的市區機關紛紛建立起機關文件檔案中心或類似機關聯合檔案室的機構(以下簡稱機關文檔中心)。這是在機關集中辦公區域內，整合各人駐部門檔案室資源，實現檔案集約管理的體制創新。這一體制創新非常符合武漢市創建“兩型”機關的要求，因而在條件具備的一些區迅速推行。2006年，矯口區籌建機關大樓，原規劃各進駐部門都單獨設有檔案室，有多少檔案室就必須按照防火、防盜、防塵、防潮、防蟲、防病毒等要求安裝多少套設施設備。區檔案局主動向區里提出建立文檔中心的設想并獲批準。之后，及時變更機關大樓規劃設計方案，形成500平方米的區域建設文檔中心。2008年11月正式運行，接收機關大樓內19家立檔單位的檔案和文件，實現檔案實體和電子文檔的集中管理和利用。2009年3月，漢陽區機關新辦公大樓內設立機關檔案管理中心，中心用房面積380平方米，中心檔案管理經費列入財政預算。中心對入駐機關大樓的40個機關檔案統一接收，集中管理和利用。人駐機關大樓單位不再單獨設立檔案室。2009年4月，青山區機關綜合大樓啟用，機關文檔中心總面積88平方米。接收大樓內20個區直單位檔案進行集中統一管理。另外，江夏區正在籌備建設文檔中心，江漢區文檔中心建設已納入區“十二五”規劃。
機關文檔中心具有的低碳特征：一是機關文檔中心相比各人駐部門“小而全”的檔案室而言，它的優勢在于減少機關檔案庫房面積和設施設備、專職檔案人員的重復配置，有利于資源節約，降低行政成本。二是實現對機關檔案工作的前端控制，按照統一標準規范各單位檔案文件的管理，能夠系統高效地整合機關檔案資源。三是更有利于沖破檔案資源分割狀態，實現機關檔案資源的共享，促進經過鑒定的機關檔案文件按權限面向機關甚至公眾開放。
關鍵詞：檔案工作社會化
服務黨和政府中心工作和面向社會服務民生是檔案部門的永恒主題。隨著經濟和社會發展更多地納入法制化軌道，公民社會日益成長，檔案的憑證作用日益明顯，這就要求各級檔案行政部門切實做到經濟社會發展到哪里，檔案服務就跟進到哪里，確保全社會檔案資源得到有效的保護和利用。事實上，自1987年《檔案法》頒布以來，武漢市檔案部門服務的領域不斷拓寬，由黨政機關拓展到企業、學校、村(居)委員會、家庭和個體，重點建設項目、重大活動(重要事件處置)、重點開發區建檔領域，以及“兩型”社會建設試驗和東湖國家自主創新示范區改革創新建檔領域。檔案部門服務的面越來越寬。另一方面，信息技術發展日新月異，傳統檔案管理以紙質載體為主，轉向電子檔案與紙質檔案雙軌制運行。面對不斷拓展的服務面和新技術的運用，對于檔案行政管理部門來說是一個挑戰。突出表現在服務領域拓展的無限性與檔案行政管理資源的有限性之間的矛盾。檔案行政管理機構不可能用膨脹的方式應對檔案服務的增量和新技術要求。而是要認清“小政府、大社會”的社會治理方向，探索一條逐步擴大的檔案工作社會化的路子。
數字化檔案室建設方案范文6
一、調查現狀分析
本文通過網站調查、郵箱、電話等調研方式，調查分析了廣東省62所本科院校的高校檔案機構、人事檔案歸屬、檔案管理系統建設、檔案網站建設四個方面的內容。62所本科院校包括37所公立本科院校，占59.7%；25所民辦本科院校，占40.3%，其中16所獨立學院，2所中外合作辦學的高校。
1.高校檔案機構
高校檔案機構包括檔案館和綜合檔案室。本次調查的62所本科院校中，如表1所示，20所（32.3%）高校設立了獨立的檔案機構，其中2所是民辦高校，分別是是廣東理工學院和中山大學南方學院；2所高校的檔案機構掛靠其他部門，廣東海洋大學檔案館掛靠校長辦公室，韓山師范學院綜合檔案室掛靠圖書館。這些獨立的檔案機構命名各有不同：廣東理工學院、中山大學南方學院是檔案室，韓山師范學院、廣州體育學院是綜合檔案室，佛山科學技術學院是檔案管理中心，其他高校獨立的檔案機構都是檔案館。
另外，42所（67.7%）高校未設立獨立的檔案機構，其中公辦高校19所、民辦高校23所。這些非獨立的檔案機構設在高校的學校/院辦公室或黨委辦公室。中外合作辦學的民辦高校又有不同，北京師范大學-香港浸會大聯合國際學院由秘書處負責公文審批的信息化管理和立卷歸檔工作，香港中文大學各個機構形成的檔案一般都保存在各個學校機構手里，無專門的學校檔案保管機構。
2.干部人事檔案歸屬
從以上調查結果可知，除了中外合作辦學的民辦高校，廣東省的本科院校都已設立高校檔案機構，接近1/3的本科院校設立了獨立的檔案機構。高校人事檔案有兩種管理模式：一是歸入獨立的檔案機構統一管理，一是歸入人事部門管理。
此次調查的62所本科院校中，僅有6所（9.7%）高校的人事檔案歸入獨立的檔案機構管理。41所（66.1%）高校的人事檔案歸入人事部門管理，其中公辦高校31所，民辦高校10所，如表2所示。另外，有13所民辦高校的人事檔案掛靠在人才市場。北京師范大學-香港浸會大學聯合國際學院、香港中文大學（深圳）的員工并無人事檔案，但對于受聘的員工，人力資源部門在聘期收集其相關的個人信息資料并建立僅供內部使用的個人檔案。
人事檔案歸入獨立的檔案機構管理的六所高校，分別是中山大學、廣東工業大學、華南農業大學、廣東外語外貿大學、廣東技術師范學院、佛山科學技術學院。這六所高校的教工人事檔案并入獨立的檔案機構之前也都是由人事組織部門管理，中山大學檔案館是最早并入人事檔案的，其次是華南農業大學，其他四所學校都是最近幾年才將人事檔案移交檔案館。
3.檔案管理系統建設
檔案管理系統是檔案館數字化、自動化管理的主要應用軟件。人事檔案管理系統是專門針對干部人事檔案的現代化檔案管理系統，能夠提高人事檔案管理的效率與準確性，有利于實現人事檔案管理的現代化。國內許多高校采用南大之星檔案管理系統，廣東省采用該系統的高校有華南師范大學、華南農業大學、廣東技術師范學院、韶關學院等，部分高校的檔案管理系統是自主研發，如暨南大學（獨立開發），還有一些高校的系統開發外包，如廣東工業大學、中山大學。
本次調查的62所高校中，24所高校建有檔案管理系統，其中公辦高校22所，民辦高校2所是中山大學南方學院、廣東技術師范學院天河學院；有獨立的檔案機構的高校中僅15所有檔案管理系統。人事檔案歸屬檔案館的6所高校中，中山大學、廣東工業大學、華南農業大學、廣東技術師范學院5所高校建有檔案管理系統，其中中山大學、廣東工業大學建有教工人事檔案系統，廣東技術師范學院正在建設人事檔案管理系統。
4.檔案網站建設
檔案網站是檔案信息資源共享的網絡平臺，能把數字化加工整合之后的檔案資源，通過檔案網站以各種形式和展示出來。62所高校中，24所高校通過檔案網站提供了網絡平臺，既有獨立檔案機構的高校，又有非獨立檔案機構的高校。20所有獨立檔案機構的高校中，18所高校建有檔案網站，其中2所民辦高校是廣東理工學院、中山大W南方學院。非獨立的檔案機構的5所高校，五邑大學、仲愷農業工程學院、廣州醫科大學、廣州工商學院、東莞理工學院城市學院在所屬的院辦、檔案網站上設置了獨立的檔案管理、檔案工作或檔案業務欄目，廣東財經大學綜合檔案室隸屬學院辦公室，建有獨立的檔案網站；其他非獨立的檔案機構在所屬部門的檔案網站上則只有零星的簡介。
24所高校建有檔案管理系統，24所高校建有檔案網站，19所高校既建有檔案網站又建有檔案系統，5所高校建有檔案系統但無檔案網站，5所高校建有檔案網站但無檔案系統。20所高校的檔案管理系統在檔案網站上提供登錄鏈接或登錄平臺，其中包括廣州中醫藥大學、廣東技術師范學院天河學院的檔案系統掛在學校網站主頁。建有人事檔案管理系統的3所高校中，中山大學、廣東技術師范學院提供人事檔案管理系統登錄鏈接，廣東工業大學檔案網站未提供人事檔案管理系統入口。
二、人事檔案信息化建設中存在的問題
從調查分析可以看到，廣東省高校人事檔案信息化建設剛剛起步，獨立的高校檔案機構建設、人事檔案歸屬、人事檔案系統建設、檔案網站建設都存在諸多問題。
1.人事檔案分散管理問題嚴重
人事檔案是專門檔案的一種，專門檔案的管理仍然按照全宗原則實行集中統一管理。許多省份的高校的人事檔案納入到了獨立的檔案機構，如四川、湖北、重慶、江蘇、上海、陜西、山西、浙江的高校。從廣東省高校檔案機構調查情況可知，廣東省獨立的高校檔案機構的建設比例（32.3%）低，而且大都是公辦高校，只有兩所是民辦高校。其中，54.1%的公辦本科高校有獨立的檔案機構，6%的民辦高校有獨立的檔案機構。從人事檔案歸屬的調查情況可知，6所公辦高校人事檔案歸屬獨立的檔案機構，占廣東省本科院?？倲档?.7%、占廣東省公辦本科院?？倲档?6.2%；而52%民辦高校的人事檔案掛靠在人才市場，超過半數的民辦高校的人事檔案掛靠在校外。從整體情況來看，廣東省獨立的高校檔案機構偏少，而且只有少數幾所本科高校人事檔案歸屬檔案機構，民辦本科高校的獨立的高校檔案機構極少，人事檔案管理更加分散。
無論人事檔案歸入人事部門還是人才市場管理，檔案都得不到統一保管，檔案工作投入偏少，整理不規范，專業化建設滯后。這種低水平重復的分散管理，不利于人事檔案規范化、信息化的管理。獨立的高校檔案機構才能承擔起歸屬人事檔案的能力，獨立的高校檔案機構建設比例低，是干部人事檔案分散管理嚴重的原因之一。
2.人事檔案管理系統建設滯后
目前廣東省大部分高校仍沒有啟用檔案管理系統，62所高校中只有24所高校有檔案管理系統，保管的檔案主體仍然是紙質檔案。大部分（75%）有獨立的檔案機構的高校已建有檔案管理系統，檔案管理系統主要實現目錄的數字化，有些高校已掃描部分綜合檔案，能進行全文檢索，如華南理工大學、中山大學，廣東技術師范學院、廣東工業大學等。中山大學已完成全部館藏黨政類檔案的數字化掃描和掛接。廣東技術師范學院完成了部分教學類檔案原件的數字化掃描、著錄、校驗和掛接等工作，基本實現了部分行政、黨群檔案與學生學籍檔案的全文檢索。
廣東省高校的人事檔案的數字化工作還限于人事檔案的檢索和檔案目錄的數字化，絕大多數高校檔案館至今還沒有人事檔案管理系統，只憑借 Excel或 Word等常用辦公軟件進行人事檔案目錄管理。人事檔案已歸屬獨立的檔案機構的高校，83.3%的高校建有檔案管理系統。建有教工人事檔案系統的3所高校中，中山大學的人事檔案管理系統已投入使用，但只是目錄的數字化，廣東工業大學的人事檔案系統正在完善，并且正在進行人事檔案內容的數字化掃描工作?？偟膩碚f廣東省的本科高校還沒有針對檔案目錄和內容數字化的成熟的人事檔案管理系統，而綜合檔案則已部分實現全文檢索，人事檔案管理系統的建設遠遠滯后于其他綜合檔案。
3.人事檔案信息化建設與檔案網站建設脫節
人事檔案信息化，是利用檔案管理系統將紙質型檔案轉換成電子型檔案，并通過一定的網絡平臺提供利用。人事檔案信息化不僅要建設檔案管理系統，而且要通過檔案網站這個網絡平臺提供利用。
調查發現，62所高校中，38.7%的高校建有檔案網站，這些高校中83.3%的高校檔案網站提供檔案管理系統入口；建有獨立檔案網站的有19所高校（30.6%），既建有檔案網站又建有檔案系統的比例30.6%，有獨立的檔案機構的高校檔案網站建設的比例90%；民辦高校檔案網站建設比例（16%）低。從調查可知，廣東省本科高校檔案館 （室 ）獨立的檔案網站建設比例還不足1/3，而獨立的檔案機構已普遍建立了專門的網站，且大都已啟用檔案管理系統。
僅3.2%的高校人事檔案管理系統掛接到檔案網站，人事檔案信息化的數據不能通過檔案網站對外提供利用，也不能提供全文檢索。即使已開展人事數字掃描工作的高校也未能及時將人事檔案管理系統掛接到檔案網站。
三、推進人事檔案信息化建設的建議
人事檔案信息化的進程刻不容緩，推進人事檔案信息化建設，應從加快制度建設以及軟件硬件建設等方面著手。
1.加快制度建設，推進規范化管理
高校人事檔案信息化滯后，是由于硬件條件差，檔案人員業務不精、檔案不受重視等各種原因引起的，關鍵是制度的缺失。因此，必須自上而下建立人事檔案規范化管理制度，包括人事檔案信息化建設制度、材料收集歸檔制度、人事檔案審核制度、人事檔案歸屬制度、檔案管理人員進修培訓制度等。
首先，人事檔案要實現信息化管理，需建立人事檔案管理系統，把所完整的檔案信息錄入系統，必須建立嚴密的材料收集歸檔制度，審核收集的散件，查看是否缺少簽名、公章、時間，復印件未蓋與原件相符的章等，增加電子歸檔，收集電子目錄、建立規范化的電子檔案、紙質檔案收集渠道。定期審核檔案，查漏補缺，防止檔案造假。
其次，人事檔案歸屬高校檔案機構是人事檔案信息化的基礎，有條件的高校應加快推進獨立檔案機構的建設，高校干部人事檔案歸入獨立的檔案機構有利于提高人事檔案的利用率，提高人事檔案工作者的業務能力，能有效利用人員和設備，節約經費，并且有利于干部人事檔案管理的專業化、規范化、數字化建設，更快實現人事檔案的信息化管理、檔案工作的整體協調發展。從近幾年高校獨立檔案機構成立的時間、人事檔案并入獨立的檔案機構的時間來看，獨立的檔案機構統一管理的模式是高校人事檔案管理的發展方向。由獨立的檔案機構管理人事檔案更加科學合理，也是大勢所趨。
再次，人事檔案管理人員的業務水平不高，信息化人才短缺，制約著人事檔案信息化建設的發展。規范化的管理離不開專業化的人才，應配備具備檔案和計算機相關知識的人事檔案管理人員，定期培訓，加強交流學習，學習先進的檔案管理理念。
只有建立完善的制度，人事檔案信息化建設才有保障，推進人事檔案歸屬合并的進程，加快啟動人事檔案信息化建設。
2.加快人事檔案內容的數字化建設
人事檔案的信息化建設包括人事檔案目錄和內容的數字化，數字化的檔案目錄和內容還能通過網絡平臺提供利用。廣東省干部檔案目錄管理系統2005年就已投入使用，人事檔案目錄的數字化工作有了一定的基礎，而內容的數字化建設還處于零基礎的起步階段。人事檔案內容的數字化是將檔案材料逐一掃描后，掛接到人事檔案管理系統，掃描進入系統的檔案才能進行全文檢索，全文檢索實現了利用者對檔案信息快速檢索和方便利用，有利于檔案的永久保存。
人事檔案內容數字化建設的缺失是人事檔案信息化建設的主要問題，也是制約人事檔案全文檢索的重要因素，應加快人事檔案內容的數字化建設，確保人事檔案整體信息化建設工作的順利進行。
3.加大經費投入，靈活運用外包方式
