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會議紀要標準格式范文1
會議紀要方法技巧一：注意會議記錄的整理
注意“去粗留精”，把握側重點。會議紀要應該抓住會議的中心議題，側重表達大家已經取得一致的或基本一致的意見。 (一)圍繞會議研究的中心議題“取精”。抓住了會議研究和解決的主要問題，就抓住了寫會議紀要的“綱”。會議討論中可能附帶牽涉到其他一些問題，如果沒有實質性內容，就應避而不談或者談而從簡。有時會議的中心議題不十分明確，或一個會議同時討論多個議題，且難分主次。遇到這種情況，應把難分主次的幾個問題視為一個中心議題中的幾個子議題，放在基本同等的位置上，分題歸納整理，寫成“一、關于xxx問題”、“二、關于xxx問題”等。
(二)圍繞與會人員取得的一致意見“取精”。與會人員在討論中心議題時，往往看法不完全一致，或者很不一致。遇到這種情況，起草人員應該對各種意見認真研究，歸納整理出完全一致或基本一致的意見。對少數人提出的意見，如果沒有被會議否定，或者說符合會議的宗旨，也應該采納。如果有些意見分歧較大，沒有能夠統一認識，就不應寫入紀要中去。當然，有些帶學術性、研究性的會議所形成的紀要，不同的甚至是相反的觀點，也可以寫上去，但應寫明是多數人的看法還是少數人的看法。
(三)圍繞會議主持人的總結性講話“取精”。一般在會議結束時，主持人會進行總結性講話，對需決定的事項進行“拍板”，這是寫入會議紀要的最好材料，也是最需要抓住的“綱”。
表達決定的事項，注意 “滴水不漏”，把握相關點。表述議定事項最重要的是注意“三性”，把住相關點。
(一)注意語言表達的準確性，防止產生歧義。要注意用語準確，講究文法，避免在文字上產生歧義。對敏感問題表達不準，就很容易引起歧議，甚至造成新的矛盾。
(二)注意重要決定的依據性，防止互相矛盾。有的會議決定與相關的政策或規定存在某種矛盾。只要不是正面 "碰撞"，起草人員就應該在查找有關依據、研究有關類似問題的基礎上，選擇恰當的表達方式，注意文字處理上的技巧，以盡量避免矛盾。
(三)注意付諸實施的可行性，防止影響操作。會議紀要表述議定事項須注意可行性，務必切合實際，力求具體、明白。
會議紀要方法技巧二：寫作的方法和體式
(一)注意“從實際出發”，把握基本點
會議紀要的標題最基本的形式:
一是會議名稱與文種的組合，如“臨滄供電局辦公會議紀要”;
二是召集會議單位名稱、會議內容與文種三者的組合，如“臨滄供電局討論xx工程會議紀要";
三是有的固定形式的會議，如黨委會、黨政聯席會、部門會議等，也可以直接用會議的次數與文種的組合，如“第十次黨委會議紀要”。
(二)會議紀要的具體內容，一般可由兩部分組成，即會議概況部分和正文部分。會議概況主要是寫主持開會的單位、會議名稱、時間、地點、參加人員 (出席人、列席人)及會議研究的中心議題等。概況應力求簡要，有時可以只寫上述方面的部分內容。參加會議人員也可以在正文后面獨立成段。一般幾個單位聯合開會的紀要和黨委會、政府辦公會的紀要，都適宜這種形式。
(三)會議紀要正文部分的基本寫作方法，一般采取以下幾種:一是分專題歸納法。即把討論議定的幾個問題，劃分為幾個專題，用小標題加以歸納。二是分層次歸納法。一般只有一個議題討論后形成的決定，可以采用這種辦法，把議定事項按內容分成若干層次寫清楚。
可以在每段的首句寫“會議認為”、“會議同意”、“會議決定”、“會議要求”、“會議號召”等用語。三是分段落歸納法。就是把會議議定事項分成若干段，并明確標示出 “一”、“二”、“三”……而在每段的首句不另用一句話概括段意。
看了“會議紀要方法技巧”還看了：
1.寫好會議紀要有妙招
2.寫好會議紀要的方法有哪些
會議紀要標準格式范文2
一、 通知
用于上級機關對下級就某一具體事項布置工作，交待任務；同級機關及不相隸屬的單位之間就某一項具體 工作的進行或某一具體問題的解決要求對方配合、協助辦理等。事務性通知通常由發文緣由、具體任務、執行要求等組成。會議通知屬事務性通知的一種，會議通知的內容一般應寫明召開會議的原因、目的、名稱，通知對象，會議的時間、地點，需準備的材料等。
[范例]
關于舉辦湘潭大學第十二屆相聲小品比賽的通知 各學院學生會、研究生會：
為促進校園精神文明建設，深化校園文化底蘊，豐富校園生活，加強各學院的聯系，促進學生之間的溝通與交流，提高同學們的曲藝表演水平，我校將定于____年____月____日舉辦湘潭大學第十二屆相聲小品大賽。
湘潭大學大學生藝術團
_____年____月____日
二、 請假條
請假條是請求準假不參加某項工作、學習、活動文書。
[格式要求]
1.居中寫標題；2.請假對象的稱謂；3.請假原因；4.請假起止時間；5.祝頌語；6.請假人簽名；7.請假時間。
[范例]
請假條
尊敬的老師：
因____________，__________同學需請假________月_______ 日______節。請予以支持為感！
共青團湘潭大學委員會_____年_____月____日
三、 證明
證明信是各組織單位為證明有關人員的身份，經歷以及與其事件關系而出具的信函，有公文式、書信式以及便條式三種。用可靠的材料表明或斷定人或事物的真實性，證實和說明人與事物具體表現或特性的專用文書。
[格式要求]
證明的格式由文種名稱[證明]，收信單位名稱，正文，落款，蓋印等主題組成。需要存根備查。
[范例]
證明
__________同學系我校外國語學院09級法語一班的學生，湖南郴州人，因赴西班牙演出，該同學未能參加外國語期末考試。由共青經湘潭大學共青團查證該學生在校期間表現優秀，學習良好，各方面表現出色，并能熟練。
該同學材料情況屬實，特此證明。
湘潭大學大學生藝術團
______年____月____日
四、 請柬
請柬，也稱請帖，是單位、團體或個人邀請有關人員出席隆重的會議、典禮，某些重大活動時發出的禮儀性書信。請柬的形式要美觀大方，應用紅紙或特制的請柬填寫。所用語言應懇切，熱誠，文字須準確、簡練、文雅。
[格式要求]
1.標題“請柬” 2.稱謂即被請者的單位名稱或姓名。3.正文應寫清活動時間，地點，內容。并用“誠摯…蒞臨指導衷心感謝你對共青團工作的支持和關心”等結束語。4.落款即發函者的署名與發函日期。
[范例]
請柬
尊敬的________：
湘潭大學大學生藝術團為慶祝建黨九十周年系列活動之“飛揚的旋律–––鋼琴交流會”演出定于___年___月___日（星期___）___（具體時間）在湘潭大學學生活動中心報告廳舉行。誠摯邀請您蒞臨指導！衷心感謝你對共青團工作的支持和關心!
湘潭大學大學生藝術團
五、 申 請 ______年____月____日申請書,是說明文與議論文的結合寫作文體，其目的是說服申請書的評審人同意申請人的申請計劃。
[格式要求]
1.標題。在第一行正文的正中寫“xx申請書”
2.稱謂。即申請人對組織的稱呼，一般寫“敬愛的xx組織”。定格書寫在標題的下一行，后面加冒號。
3.正文。寫明申請原因，申請事項等主要內容。
4.署名和日期。在結尾下一行寫出：“申請人：xxx”并另換一行寫_____年____月____日
[范例]
關于領取學校俱樂部門票的申請
尊敬的校工會領導：
2012年高雅藝術進校園活動由中國國家話劇院出品的話劇《青春禁忌游戲》將于______月______日在學校俱樂部上演，需要領取學校俱樂部門票。望予以支持為盼！
共青團湘潭大學委員會
_____年____月____日
六、會議紀要
會議紀要在會議過程中，由記錄人員把會議的組織情況和具體內容記錄下來，就形成了會議記錄 。會議的組織情況，要求寫明會議名稱、時間、地點、出席人數、缺席人數、主持人、記錄人等 。會議的內容，要求寫明發言、決議、問題。這是會議記錄的核心部分。
[格式要求]
1、會議名稱（全稱） 2、會議時間3、會議地點 4、主持人 5、記錄人 6、出席會議人員 7、發言記錄
[記錄重點]
1、會議中心議題以及圍繞中心議題展開的解說；
2、各方的主要見解；
3、會議開始時的定調性言論和結束前的總結性言論；
4、會議已議決的或議而未決的事項；
5、對會議產生較大影響的其他言論或活動。
湘潭大學大學生藝術團活動流程
一、 活動的申報審批
二、 活動的策劃審批
三、 活動的財務預算
四、 活動的宣傳及前期準備
五、 活動的開展，考核
六、 活動總結
會議紀要標準格式范文3
總經辦?2013?1號簽發人：總經理名字公文寫作與管理
一、 目的
為規范公司內部公文格式，提高公司內部文件管理質量。
二、 適用范圍
公司各部門
三、 文件種類
（一） 普通文件
普通文件一般指不涉及密級或沒有緊急時間限制的文件。
（二） 密級文件
1） 分類：絕密（A密）、機密（B密）、秘密（C密）。 ? 絕密（A密）文件指內容涉及公司核心秘密，一旦泄露會使公司的利益遭受重大損害的文件。如公司及各部門生產發展中，直接影響公司權益的重要決策文件資料。 ? 機密（B密）文件指內容涉及公司重要秘密，一旦泄露會使公司的利益遭受嚴重損害的文件。如公司發展規劃、財務報表、統計資料、各類操作參數、重要計劃報告、重要會議記錄、公司經營情況、給政府部門的各類請示及批復等文件資料。
? 秘密（C密）文件指內容涉及公司一般秘密，一旦泄露會使公司的利益遭受一定損害的文件。公司人事檔案、合
同協議、職工工資等收入、尚未公開的各類信息、策劃
方案等。
2） 制文：凡涉及秘密事項的文件要準確劃定秘密等級，文件
的密級由制發部門根據內容涉及公司秘密的程度來劃定。
3） 管理：公司及各部門的文件資料管理及保密工作由公司總
經辦及各部門歸口管理。秘密文件必須有嚴格的審批、印發、
借閱登記等管理制度，指定專人進行管理。
4） 發文：秘密文件一律由文件發出人或部門辦公室打印，裝
訂，要嚴格按照核定的份數印制, 要及時刪除或妥善保管電
腦里的秘密文件，草紙、廢紙、多余的等要當即撕毀待銷，
辦公室工作人員應嚴守機密。
5） 借閱：若需查閱密級文件必須在辦公室閱辦, 不得帶回家
中,不準攜帶出入公共場所。如借用密級文件資料，需經相
關負責人同意批準：
? 絕密（A密）文件：公司副總經理級人員可以查閱A密文
件，如需借用,報總經理批準； 副總經理以下人員確需
查閱A密文件，須經公司總經理簽批后方可借閱。
? 機密（B密）文件：部門主管級人員可以查閱本部門B密
文件，如需借用，需部門經理批準；部門主管以下人員
確需查閱、借用本部門B級文件，須經部門經理批準；
跨部門查閱B級文件，須經主管副總經理批準。
? 秘密（C密）文件：部門主管以下人員需查閱C密文件，
須經部門主管批準。
備注：公司已經界定密級的文件、資料任何人不得對外泄漏。員工離職時，應交回相關文件與資料； 員工（包括試用期的員工）離職后，亦不得泄露本公司的商業秘密，否則依法追究責任。
（三） 緊急文件
根據緊急程度，文件可分：特急文件、加急文件、緊急
文件、普通文件。緊急程度是對公文傳遞和辦理速度的要求。標明緊急程度，是為了引起特別注意，以保證公文的時效，確保緊急事項的及時處理。
? 特急文件，是指事關重大而又十分緊急，要求以最快的速度形成、運轉和辦理的文件。辦結時限為4個小時內，
不分工作日或休息日。
? 加急文件，是指涉及重要工作需要急速形成、運轉和辦理的文件。辦結時限為1天內，不分工作日或休息日。
? 緊急文件，是指涉及重要工作需要短時間內形成、運轉和辦理的文件。辦結時限為3天，不分工作日或休息日。
四、 文體類別
(一) 計劃類：包括工作計劃、項目計劃、經費預算計劃、采購計劃、
業務計劃等。
(二) 總結類：包括工作總結、項目運營情況階段性總結、制度落實
情況總結、培訓情況總結等。
(三) 通告類：包括各類通知、通報、表彰、公示等。
(四) 制度類：包括管理制度、規范、明細、標準參照、方案等。
(五) 會議紀要：適用于記錄、傳達會議情況和議定事項。
(六) 請示：適用于向上級單位請求指示、批準。
(七) 批復：適用于答復下級單位請示事項。
(八) 工作函：適用于平級部門或無隸屬關系的部門之間商洽或聯系
工作、詢問和答復問題。
五、 文件寫作結構與格式
（一） 頁面設置
1、 頁面設置
上下頁邊距為：2.5cm；左右頁邊距為：2.5cm。
2、 頁碼設置
1) 單面打印，頁碼位于頁面底端居于右下角。
2) 雙面打印，頁碼位于頁面底端居中間。
（二） 眉首
眉首又稱文頭，紅色反線以上部分，由密級、緊急程度、文件類別、發文字號、簽發人組成。
1、 密級：四號黑體，右上角。
如：公司A密
2、 緊急程度：四號黑體，右上角居于密級下方。 3、 版頭：
“公司名+文體 ”
格式：28號華文中宋，紅色，加粗，居中。
4、 文號
發文部門/辦公室+【年份】+編碼
格式：四號仿宋，位于版頭的左下邊。
如：總經辦【2013】1號、財務【2013】23號
5、 簽發人
格式：“簽發人”采用四號仿宋，簽發人姓名采用四號楷體，位于版頭的右下邊，與文號保持同一行。
（三） 主體
主體部分為紅反線以下部分，包括標題、主送部門、正文、附件、落款、成文時間、印章等。
主體部分段落行距統一為22磅，采用的字體分為： 1、 標題：居中，二號華文中宋。
2、 主送部門：左側頂格，四號仿宋字體。
3、 正文：首行空兩格，四仿宋字體。
4、 附件：四仿宋字體。
5、 落款：四仿宋字體。
6、 成文時間：用漢字，四號仿宋字體，如“二一三年
八月三日”。
7、 印章：文件除了會議紀要和以電子版形式發文外，均
要蓋相應的印章。
（四） 版記
版記包括主題詞、呈送、報送、抄送。字體采用四號黑體。 1、 主題詞：一般由關鍵詞、文件類型組成。
例如：公司銷售部會議紀要
主題詞：銷售、紀要
2、 呈送對象：一般指高層管理，即總經理、副總經理等。 3、 報送對象：一般指文件涉及的公司各部門。 4、 抄送對象：一般指公司總經理辦公室。
六、 文件管理
（一） 發文管理
1、 發文部門將文件送至其他部門，或通知其他部門領取
文件，都需做收文登記。
2、 密級文件資料必須根據批示傳閱范圍由公司機要文書
專人傳送；密級文件要在當天內閱讀，閱讀之后交回公司機要文書保管，以確保文件的安全。
3、 發文部門要負責催辦，做到緊急文件、重要文件跟蹤
催辦，一般公文要定期催辦。
4、 各部門發文登記表可參考附件，也可自行制定。
（二） 收文管理
1、 公司及各部門收到文件后，應及時做登記。
2、 凡是急件、會議通知或時間性較強的文件，必須隨收
隨送，盡快送到有關領導和部門；其他文件亦要抓緊傳閱，一般不超過3天傳閱完成；要做到急文急辦、密級文件專送專管、緊急文件不壓誤、常規文件辦理不拖拉。
3、 公司及各部門需當日批復緊急文件或重要文件，其他
一般文件需在3個工作日內批復。如不能及時對緊急文件或重要文件作出批復，應及時向發文部門說明原因。對不屬于本部門職權范圍或者不宜由本部門辦理的文件，應當及時退回發文部門并說明理由。
4、 各部門收文登記表可參考附件，也可自行制定。
（三） 借閱管理
1、 借閱非機密文件，可以不經領導審批，而由各部門經
理掌握。但必須辦理借閱登記。
2、 借閱密級文件，必須由各部門經理同意，并報副總經
理或以上的領導審批后，方可借閱。
3、 涉及公司核心機密文件，必須由總經理批準，才能借
閱。
4、 借閱文件時，文秘人員和借閱人應當面查清文件類別、
份數，然后在文件借閱登記表上登記簽字。文件退還時，根據借閱登記表檢查、核對，無誤后予以銷帳。
5、 對借閱的文件在限定的時間內還未歸還者應及時催
退，以防文件散失或影響他人借閱。
6、 各部門文件借閱登記表可參考附件，也可自行制定。
（四） 存檔管理
1、 公司級的文件由總經理辦公室存檔。
2、 部門級的文件由各部門自行存檔。
3、 部門聯合的文件由總經理辦公室存檔。
七、 常用表格參考模板（詳見附件）
1、 發文登記表
2、 收文登記表
3、 文件借閱登記表
4、 文件處理呈批表
八、 常用文體參考模板（詳見附件）
1、 通知
2、 請示
3、 會議紀要
4、 工作函
5、 工作報告
6、 方案
九、 附則
本制度屬于暫行規范管理制度，在實際使用過程中將會有所修改，同時，鼓勵并支持各部門提出建議或意見。
xxx公司
會議紀要標準格式范文4
（一）目的
通過制訂公文辦理標準，，全國公務員公同的天地規范辦文、發文程序，提高辦文、發文的效率和質量。
（二）適用范圍
縣安全生產監督管理局（以下簡稱縣安監局）：
（）各生產經營單位的請示、報告件的處理。
（）上級來文、批示及平級、不相隸屬單位來函的處理。
（）縣安監局業務范圍內文件的制發。
（）其他文件的辦理。
縣安全生產委員會辦公室（以下簡稱縣安委辦）
（）各鄉鎮人民政府，縣直各辦、局，各生產經營單位的請示、報告件的處理。
（）上級來文、批示及平級、不相隸屬單位來函的處理。
（）辦公室業務范圍內文件的制發。
（）其他文件的辦理。
（三）職責
⒈縣安監局局長（縣安委辦主任）對公文辦理工作負總責，副局長協助分管。
⒉各有關股室負責來文的辦理及相關公文的起草和審核。
⒊人秘股負責文件的印發及跟蹤落實領導簽發文件的辦理情況。
（四）公文辦理要素
⒈收文要素
收文登記、簽收、評審、擬辦、會辦或法核、領導簽批、辦復或擬文、存檔。
⒉發文要素
擬稿、核稿、審稿、簽發、校核、印發、存檔。
（五）收文辦理程序和標準
⒈收文登記：人秘股為接文股室，其他股室和分管領導原則上不直接受文，單位直接送達的要轉人秘股登記。人秘股要指定專人對所有來好登記，做到不遺漏、不缺件；文件登記要按順序分類編號；人秘股收到來文后，要審核來文是否符合公文規范；對不符合規范的公文，直接送達的，應當面告知送達人修改完善后重報，通過郵寄、收發渠道送達的，一日內辦理退文手續。經審評符合公文要求的來文，填寫公文處理箋后，統一送分管領導辦理。收文登記工作要在收文后一個工作日內完成。急件、特急件隨到隨送、隨批隨辦。
⒉擬辦：人秘股股長按有關規定提出擬辦意見。來文所附資料不全的，督促來文單位限期補送；公文、重要緊急公文，按有關規定提出確定密級、緊急程度的意見。該項工作一般在一個工作日內完成，需來文單位補送材料的，辦理時間順延。
（）擬辦意見應以國家法律為依據，體現依法行政。
（）擬辦意見要字跡清楚，觀點明確，具有積極的建議性和較強的可操作性。
（）落款應簽署姓名和時間。
⒊會辦或法核：需征求部門意見的，分送相關部門，人秘股負責催辦，限期辦結，注明逾期視為同意；涉及法律法規性內容，需進行會辦或法核。會辦或法核工作要在個工作日內完成。
⒋領導簽批：局長（主任）或分管副局長根據擬辦意見，在規定時間內作出批示。各層級簽批均要在個工作日內完成，并簽署審核人姓名和時間。如分管領導不能直接批示，可電話請示，事后補批。
⒌辦復或擬文：對領導的批示件，承辦股室要指定專人盡快落實，做好股與股之間、各股與部門之間文件的移交登記簽收，以便查找文件去向，確保文件不丟失、不遺漏。人秘股要按時督促檢查領導批示件的落實情況，及時反饋信息，確保領導簽批的文件件件有落。
（）需提交局長（主任）辦公會議研究確定的簽批件，在領導簽批后，由人秘股收集，按辦會程序控制。
（）需發文的簽批件，各相關股室要盡快擬文下發。該項工作要在領導簽批后個工作日內完成。
（）需送有關部門辦理的事項，要盡快通知有關部門辦理；領導已作明確批示，可不發文的，由人秘股將領導批示連同來文復印，轉送有關部門或單位。該項工作要在個工作日內完成。
⒍存檔：已經辦結的來文，要將原件及相關資料存檔。
（六）發文辦理程序和標準
⒈擬稿：擬稿工作由相關業務股室負責；文稿形成后，應將附件、會簽件、依據材料等附于文稿后，完整反映成文過程；擬稿完畢后，簽署擬稿人姓名和日期。擬稿工作原則上要在個工作日內完成，最長不能超過個工作日。
⒉核稿：業務股室將草擬的文稿送綜合股核稿，核稿如發現問題，由綜合股提出處理意見或建議，由主辦股室補充、修改。核稿完畢后，應簽署核稿人姓名和日期。核稿工作要在個工作日內完成。
⒊審稿：綜合股核稿后，將文稿送人秘股股長審核。人秘股股長審核后，視具體情況呈有關領導審核、簽發。審稿完畢后，應簽署審稿人姓名和日期。審核工作要在個工作日內完成。
⒋簽發：審稿后，由人秘股將文稿送局領導簽發，簽發工作原則上要在個工作日內完成。如領導出差，以電話請示，事后補簽。
（）以縣安全生產監督管理局名義行文的，由人秘股負責呈局長、分管副局長簽發。內容重要、涉及面廣的，應由局長簽發。除特殊情況外，局長、副局長不簽發未經核稿、審稿的公文。
（）以縣安全生產委員會辦公室名義發文的，由人秘股負責送辦公室主任簽發。
簽發人應簽署明確意見，并簽署姓名和日期。其他審批人圈閱，應視為同意。
⒌校核：
（）經簽發的公文，由人秘股編文號，并負責體例等方面校核。
（）經校核的公文，由人秘股出公文校樣，才能付??；校對人員應對公文進行全面校對，包括文種、格式、文號、文字、標點符號、發文范圍等，如發現問題，應作技術處理。校對人員欲對公文內容作更改的，應報請審稿人、簽發人同意。校對完畢后，應簽署校對人姓名和日期。
⒍印發：公文清樣，經人秘股檢閱無誤后方可付印，蓋印后按要求裝訂、分發。
⒎存檔：公文印發后，要將文件原稿、簽發件及正式文件份存檔，承辦股室存份。
二、會務辦理程序和標準
一目的
通過對會議進行有效控制，規范會議程序，提高會議組織的效率和質量，保證會議順利召開。
二適用范圍
適用于縣安監局或縣安領辦負責的各類會議。
三職責
⒈局長（主任）、副局長、人秘股股長負責組織召開相應會議。
⒉各股室負責相應會議的材料準備、會議通知等會務工作；
⒊人秘股負責全縣綜合性大型會議會場布置及會務后勤工作，相關業務股室協助做好會場布置。
（四）辦會要素：會議確定、會議通知、材料準備、會場布置、會議記錄、會議紀要、會議材料存檔。
五工作程序
⒈會議確定：根據領導的工作需求，確定會議召開的時間、地點、會議范圍、主報告人、發言人、主持人和參會人員。
⒉會議通知：人秘股根據既定的會議事項，落實會議室，草擬會議通知。會議通知一般包括會議時間、地點、參會人員、會議內容、會議要求及聯系人等，會議通知由人秘股負責，相關股室配合并做好通知記錄，負責落實參會人員名單。
⒊材料準備。會議材料由人秘股準備，會議材料應緊扣會議主題，體現并確保會議能達到預期效果。會議材料一般包括領導講話稿、主持詞、會議議程、會議需研究的議題等。會議材料應于會前呈相關領導審定。
⒋會場布置。會場布置由人秘股負責，有關部門或股室協調做好，會場形式應根據不同會議而定，一般情況下，會場布置應包括會標橫幅設置、主席臺設置、座位放置、臺卡擺放、音響安置、鮮花擺設等。后勤服務主要是茶水供應。會場布置和服務有特殊要求的按特殊要求準備。
⒌會議記錄。會議入場時參會人員應簽到。會議簽到工作由人秘股負責，其他相關股室協助；會議期間應指定專人負責做好會議記錄。會議記錄人員應具有良好的文字功底和邏輯思維能力，能獨立記錄并具有較強的匯總概括能力。會議記錄應完整、準確，充分記錄會議的主要精神，字跡清楚可辨。
⒍會議紀要。會議結束后，必要時要形成會議紀要。參會記錄人員應在個工作日內草擬會議紀要，經股室負責人審核和人秘股核稿后，報分管領導審核，由會議主持人簽發。會議紀要應充分體現會議精神，并具有較強的可操作性。
⒎存檔。會議結束后，人秘股要將會議通知、會議記錄、會議簽到表等相關材料，在個工作日內整理并存檔。
三、事務辦理的程序和標準
一目的
通過對領導交辦事項及其它一般事務的辦理過程進行有效控制，規范辦事程序，提高辦事效率，把領導工作意圖落到實處。
二適用范圍
適用于縣安委辦、安監局事務及領導交辦的各項事務。
三職責
⒈縣安委辦主任（人秘股股長）負責辦理縣安委會主任、副主任（局長、副局長）及其他上級領導交辦的各項事務，并負責組織實施。
⒉各股室負責辦理縣安委辦領導（局領導）及人秘股交辦的各項事務。
⒊各業務股除辦理領導交辦的事務外，還要督促檢查落實相關事務的辦理情況。
四事務辦理工作要素：
交辦、記錄、辦理及反饋、催辦、結果、存檔。
五工作程序
⒈交辦：縣安委辦領導（局領導）和人秘股發出辦理事務的指令。
⒉記錄：接到辦事指令后，相關股室做好記錄，記錄應包括領導交辦事務的時間、地點、內容、辦理時限、要求等。
⒊辦理及反饋：承辦人員要按及時快捷的原則，抓緊辦理交辦事項。承辦過程中遇到特殊問題，需要領導協調的，應及時向領導匯報。在辦理過程中要適時向領導反饋辦理進展情況。
⒋催辦：轉由有關部門或單位辦理的事務，主辦股室要負責督辦和催辦，在規定的時限內完成交辦事務。
會議紀要標準格式范文5
關鍵詞：起草；評審；簽訂；履行；糾紛處理 中圖分類號：D923.6 文獻標識碼：A
一、合同的起草、洽談
項目合同主要分為項目保險合同、工程分包合同、物資采購合同、周轉材料租賃合同、機械租賃合同、地方協議、臨時租地協議、房屋租賃合同等
要由項目相關部門按照公司的合同范本起草，并項目部人員代表進行合同的洽談。訂立合同樣式參照公司相對應的合同范本執行，合同內容符合相關法律、法規要求，做到條款清楚，責任明確，特別是承包方式、結算辦法、付款方式、質量驗收標準、權利義務、違約責任、糾紛解決等條款要清楚、規范。
費用單價要充分考慮目前的市場行情以及現場的各種實際情況，并結合公司前期項目核算的內部預算指導價，進行洽談；
洽談選擇對象：對條件滿足要求，予以準入的協作隊伍要盡量多選幾家，原則最少不少于3家，通過資質、能力及報價等綜合評價，擇優選擇使用。
二、合同的評審
合同評審是指對擬定好的合同文本進行逐條審查和評價，包括合同相對人主體資格的合規性、合同履行的可能性、價格的合理性、內容的合法性以及表述的完整性、準確性等。
按“合同管理辦法”要求審核分包方的資質、能力；①建設工程施工合同、工序分包合同、專業分包合同、勞務分包合同等，對方必須是有資質的公司，應認真審查對方必須具備“五證一照”（ 企業法人營業執照、建筑業企業資質證書、安全生產許可證、組織機構代碼證、稅務登記證、法定代表人身份證明及非法定代表人簽訂合同時則需法人授權委托書）。其他買賣合同、租賃合同、加工承攬合同等，對方可以是自然人，法律另有規定的除外。②要求分包方所必須的勞力、材料、機械設備等資源配置必須滿足承包工程需要，必須具有在公司及其它類似企業中兩個以上項目施工類似工程的經歷。
審核合同措詞的嚴謹性、合法性，是否符合相關范本要求，特別是重點審核承包方式、結算辦法、材料供應、付款方式、質量驗收標準、權利義務、違約責任及糾紛解決等條款。審核合同的簽字蓋章。①雙方簽字、蓋公章（或合同專用章）；②雙方均加蓋騎縫章，保證自第一頁至最后一頁清晰、完整；③項目簽訂的合同需逐頁加蓋“項目公章”（正反兩面打印的亦需雙面加蓋）；④書脊處加貼封條，防止個別分包商惡意篡改合同。
審核履約保證金交納情況。按合同約定分包方應及時交納履約保證金施工完畢工程完工后，經有關部門驗收合格，按合同約定返還交納的履約保證金。
簽訂的合同必須經過評審并按評審意見修改后才能正式簽字、蓋章。禁止不簽不審、簽而不審、簽后再審、先進場施工后審簽合同的現象發生。
三、合同的簽訂
項目簽訂的合同，由相關部門主責人報請項目經理審核、簽字、加蓋項目公章，項目對外的一切經濟行為，必須以合同形式簽訂；不論是總價合同、單價合同，必須有詳細的工作量清單和甲供料清單，明確量和價。項目部對外簽訂合同，必須由項目經理簽訂，項目經理無權轉委托，其他任何人員均無權簽訂合同。
合同內容要求：應參照相應的合同范本執行，原則上不得使用合同相對人提供的格式文本訂立合同；確需使用的，必須注意避免該格式文本中有關免責、違約責任、爭議解決方式等加重公司及項目部的責任和義務、減免合同對方責任和義務的不利條款，否則不得簽約。
合同簽字蓋章。簽訂合同時，應當讓合同相對人先行簽字蓋章，或者雙方同時簽字蓋章。
四、合同的交底
合同簽訂完成5日內組織召集項目班子成員、項目各部門部長、各相關業務人員召開合同交底會議，由項目相關部門合同主責人當面交底，形成書面合同交底紀要書。交底效果要達到讓每位管理人員都對合同心中有數，對合同雙方的權利、義務都能正確、充分了解，重點要明確哪些費用由項目部承擔、哪些費用由對方承擔，以便于在合同履行過程中項目部做好管理和服務工作。
五、合同的履行
項目合同的履行，包括項目對《建設工程施工合同》的履行和項目對外簽訂的各類合同的履行兩個部分。
1、項目對《建設工程施工合同》的履行
（1）主要義務和權利：①主要義務：按設計圖紙施工；按合同約定工期開工、竣工、交驗工程項目；保證工程質量，確保施工生產安全。②項目經理部對業主的主要權利是：按合同約定及時收取預付款、計量款等；收回質量保證金，解除履約銀行保函的約束。對《建設工程施工合同》的履約管理，重點是要抓住工期、質量、付款、變更、索賠等環節的管理。
（2）當業主方發生不履行或不完全履行合同付款等義務時，項目經理部應及時、合理、客觀地督促業主履行合同；在對方不履行或不完全履行合同的情況較嚴重，影響到合同工期、質量、安全和公司經濟利益時，項目經理部應及時報告主管領導和公司相關部門，并重點做好相關索賠證據資料的收集、整理，并積極采取補救措施，盡量減少損失。
2、項目經理部對外簽訂的各類合同的履行
（1）主要義務和權利：主要義務是付款義務；主要權利是依據合同的約定，按期限、質量、數量，接受、接收合同約定的勞務成果、物資、機械、周轉料等。
（2）項目對外簽訂的各類合同履行過程中應注意做好：①遵照合同約定，正確履行合同；②做好“五證一照”有效期的監管工作；③及時發出必要的書函（會議紀要）：應簽證確認的一定要及時辦理簽證確認，并應當重視證據（資料）的法律效力；④抓住勞務作業的工期、質量、安全；⑤勞務分包方有無轉包、再分包合同的行為；⑥農民工工資發放的監管；⑦及時發現合同履行過程中對方可能發生和已經發生的違約情況，預防對方違約，并提出補足措施，保證合同正確履行。
（3）各主管部門在項目合同履行過程中應注意做好監督、檢查工作，督導項目部保證合同的順利履行。
（4）合同履行時應注意規避以下合同風險：①項目確認工程量、零用工及機械臺班要認真嚴格，必須由項目主管副經理每天審核并報項目經理簽字，過期無效。同時嚴格控制零用機械臺班及零用工用量；結算單形式要統一規范，所列項目齊全、數據準確，應扣款項顯示清晰，簽字人員簽字齊全有效。②協作隊伍交納的履約保證金要求簽約單位與匯款單位要一致，如果不一致必須向我公司出具證明書，防止法律上對方的“不當得利”。③大包項目嚴禁對外提供擔保，嚴禁協議隊伍以項目名義對外簽訂和履行租賃或買賣合同。
六、合同風險管理
各項目合同管理領導小組要以會議形式負責對本項目合同風險源進行識別、評估、提示、建立應急預案、及時處置。
項目經理部每月開一次有合同風險源級別確認和風險分析議題的會議，每季度必須召開一次合同風險源級別確認和風險分析的專題會議，通過會議討論分析，確定風險監控事項、監控程度等。
七、合同糾紛處理
發生合同爭議時，項目應首先積極的與對方進行溝通、協商，如協商不成應及時將有關情況向主管領導和公司法律事務部進行書面通報。
在遇有合同對方違反約定不履行義務時，項目經理部應積極采取措施催促對方繼續履行、補充履行、承擔違約與賠償責任等。
項目經理部應對履約出現問題的合同進行重點監控，包括合同履行完畢后超過一年仍未辦理完結算的、雙方有明確爭議導致款項拖欠的、以及合同對方明確表示要通過法律手段解決爭議的。
對合同糾紛、訴訟和仲裁案件，合同實施單位及其他有關部門要認真做好證據收集等工作，確保合同糾紛、訴訟和仲裁案件能得到充分合理的處置。
八、合同的變更、解除和終止
合同在履行過程中，對超出合同范圍的量、價變化必須及時簽訂補充合同，并嚴格遵循公司合同審批辦法執行，補充合同的審批程序與原合同審批程序相同。
解除、終止合同應簽訂書面協議，并按原合同性質確定審批手續。
九、合同內業管理
按合同的不同類型進行分類管理，并建立電子臺帳，臺帳中所登信息與合同內容、編號保持一致，實行“一合同一登記”原則，并根據實際需要編制合同檔案檢索工具，以有效的開展合同文檔的查詢、利用工作。
加強合同基礎資料保存、使用及保密工作。合同原件應項目合同主管部門保管儲存，尤其注意合同原件保管的環境應當密閉、安全（建議專柜上鎖）。注意各類合同原件的保密工作，項目日常工作中應當盡量使用合同復印件（或掃描件），不宜使用原件；如確需使用原件的，應當嚴格按審批、借閱、歸檔制度辦理。保存的合同原件每月檢查核對一次，如有遺失、損壞，必須查明原因及時處理，并追究相關人員責任。
合同基礎資料，主要包括：①合同相對人的資信資料；②來往函件、數據電文、招投標文件、合同、變更合同、會議紀要、來往函件的簽收單據等；③計量結算憑證、物資結算憑證、機械結算憑證、財務結算憑證等；④會議紀要、備忘錄；⑤測量記錄、試驗檢驗報告、施工質量記錄、隱蔽工程記錄、施工日志、各類報告、申請、報表、驗工計價、氣象記錄及圖表、業主及監理的書面答復等；⑥反映工程實施情況的照片、錄像資料；⑦在工程實施過程中形成的各種記錄文件等。
項目對簽訂對方分發合同應做好《合同分發記錄表》，記錄能反映分發日期、合同接收人、合同去向等情況，分發記錄上應有分發人和接收人的親筆簽名，合同對方接收人必需是對方法人（或法人授權委托人，要有授權書）。
十、合同管理監督檢查
加強項目日常檢查與溝通，最大限度防范合同履行過程中的各種風險。合同監督檢查的主要內容是：①合同管理制度的制定和落實情況；或合同性文件的有效性以及總體落實情況；②合同基礎資料保管和合同管理檔案建立情況；主要是合同管理的各類臺帳的建立與健全，合同資料的整理歸檔情況；③合同管理信息的編制和分析工作；主要是合同信息及合同風險信息的分析、上報、處理；④合同的評審、簽訂和履行是否符合相關規定；⑤合同糾紛的處理情況；⑥對于在簽訂、履行和管理合同工作中，因違反合同管理制度，造成重大經濟損失的人員的責任追究情況。
結束語
會議紀要標準格式范文6
關鍵詞：EPC、文控、文件、人員
中圖分類號：F721文獻標識碼： A 文章編號：
前言：
總承包項目文件管理比較復雜且很多，所以對過程中的管理和控制要求更高。建立一套強制執行及使人信服的文件控制管理體系、提高國際EPC項目文件控制管理水平、加快與國際通用模式的接軌已成為國內石油工程企業在國際工程中提高競爭力的關鍵因素之一，也是與業主確立運作的機制、建立互信的氛圍，為項目順利實施提供依據。本文作者根據在項目文控計劃部工作中的經驗和實踐結果與大家分享。在項目談判實施階段，文控專業人員就應介入到合同相關條款的確定以及文控體系的策劃工作中。這里有五項重點工作：
1、建立法律保護下的文控部
合同撰寫過程中，負責人應咨詢文控人員，將符合此項目的文件管理的具體內容、要求納入合同，在各方達成一致意見的同時獲得法律保障。文控人員在項目合同談判階段，參與文件管理部分的商討以及合同中文件管理章節的擬定。通過合同的確立，有利于明確業主、合作方及項目管理方對文件的要求，使文件控制工作的開展有章可循，有法可依。
2、明確文控部管理的文件范圍
項目文控人員應采集項目相關信息，預估項目中產生和保存的各種文件。文控人員認真閱讀標準規范、業主及合作方提供的文件、文件清單等，與其他各部門結合，明確對文件的管理要求，預估項目文件的數量、種類、來源和規格等。同時根據項目的規模及業主要求，借鑒類似項目經驗，盡可能準確估算出項目文控管理文件的具體范圍。項目文件主要包括管理、設計文件、采購文件、廠商文件、施工文件和財務支出文件，其中，設計文件和采購文件數量巨大、作用重大。
2.1設計文件及圖紙
總體上，PMC提供初設文件，EPC結合初設文件進行修改、完善，提供詳細的設計圖紙。業主和PMC會對每一份圖紙進行審閱，并批復意見，因此一份圖可能會有幾個版次。文控人員應保管好各版圖紙。在審閱過程中，最好將復印件返給設計人員，原件留存文控部，保證文件的完整性。但這樣會大大增加文控部的工作量，建議每個專業由專業負責人負責，最終整理后一起交文控部保存。此舉既便于文件整理，也便于專業人員之間的討論。
2.2電子郵件
電子郵件對國際項目來說是必不可少的。在項目進程中，文控人員應及時將郵件分類整理，按要求做成附文件處理單的文件送領導審批，并根據審批意見傳送給相關負責人，并按文件規定督促相關人員在規定時間內完成。郵件篩選過程中，文控人員對部分文件的重要程度很難把握。因此，文控部應規范郵件處理辦法，須領導審批或相關人員處理的電子郵件要注明。在工作過程中，為提高處理郵件的效率，文控人員應將文件及處理單掃描以后，以電子郵件的形式轉發和督促相關負責人，同時將電子版存檔。
2.3傳送單
傳送單是各方傳閱文件必不可少的文件和憑證。因此，傳送單需分類、編號和保存。由于項目所有文件都需要憑傳送單傳送，導致文件種類繁多。文控部要加強對傳送單分類管理，并以一種方式持續負責到項目結束。
2.4傳真和信函
傳真和信件在項目中是十分正式的文體，是項目運行的重要依據，數量多，種類雜，應及時分類，最好專人負責。傳真和信函應經領導審批后，提交PMC或業主。
2.5會議紀要
各部門內部會議、項目會議、協作方會議、與業主的會議及與政府部門會議等都需要形成文字記錄。會議中達成的各種決定與協議都應該歸納其中，并各方確認。會議紀要應由專人負責。
2.6技術資料
技術資料是指在采購過程中形成的各類與業主、設備材料制造商之間交流的技術文件，設計制造、加工及完成的各個時期所進行的檢查文件等。這部分是項目后期的文件，應根據設計文件的分類進行管理，將各種文件按專業、類別和順序依次保存。
2.7合同文件
形成合同的過程及最終形成的合同文件，合同執行過程中產生的補充文件。
2.8項目管理手冊和程序文件（含分包商施工程序，按專業分類）
合同、計控、采辦、開工、質控、安保、施工、設計、文控、分包商等程序文件，這些都需要EPC承包商長期保存。程序文件在項目進行過程中，會隨實際情況發生變化，因此應定期修改，以達到監督和控制的作用。
2.9照片影像資料
照片影像更為真實地記錄了現場的情況，也可以將重要的、有保存價值的資料制作成膠片，以便于長期保存及以后的查尋。2部分照片可以用于對項目擠占情況的介紹和宣傳中用到。
2.10報告：
從報告周期來分，可分為日報、周報、月報等；從內容上來分，分為施工報告、采購報告、質量報告、綜合報告等等。內部報告主要有“事故調查報告”或“年度總結報告”等。
2.11文件登記表
文控人員可以根據自己負責的工作內容準備存檔所需的文件柜和資料夾等一些存檔所需的物品，并根據文件登記表，按照類別和專業或其他要求對文件柜和資料夾進行分類并貼上相應的標簽。這樣可以使文件及時、準確的歸位。
2.12指令單
指令單（或現場指令單）業主/管理公司等工程管理方發給承包商/供貨商的明確要求做（或不做）什么、如何做（或不做）的指令（或命令），是一種下行文。
3、建設項目標準體化
國外工程公司的文件控制專業的標準規定、體系文件、作業文件都是極度保密的。所以在同國外工程公司合作時，首先要認真吸取他們的經驗和做法，結合實際，逐漸形成自己的文控管理體系。
3.1管理制度建設
文控人員應根據項目特點，在公司項目文控管理制度的基礎上篩選、擴展和細化，制定出能夠滿足本項目需要的文控管理辦法，編制切實可行的文控工作計劃。
3.2操作手冊建設
從文控部的實際工作著手，提煉管理制度中的內容編制成操作手冊和流程，方便文控部人員快速學習和掌握，如“文控人員操作手冊”、“項目秘書操作手冊”、“現場文件管理手冊”和“竣工資料管理手冊”等。
3.3格式、模板和印章建設
文控人員應為在項目執行中將用到的所有文件格式準備模板，并將經領導和業主批復的模板保存起來。這些模板一般包括：傳送單、信函、傳真、會議紀要、文件接收單、文件借閱單等等。文控人員還應準備必須的一些印章，這些印章包括：圖紙及文件的審核章、施工章、原件章、拷貝件章、作廢章等。
4、文控程序培訓
針對文控程序文件內容對項目全體人員進行培訓，使項目人員熟悉了解項目文控流程及要求，以保證文控體系和文件流程正常、高效運行。
5、要樹立強烈的責任意識
文控人員要重視文控工作的重要性。并要有強烈的責任意識。文件控制中不能單單注重檔案驗收階段，而是要著眼全局，執行項目全過程中的各種文件控制、管理情況，在確保項目順利執行的同時，積累項目經驗數據，形成責任意識。因此，項目必須建立文控部，所有文件由文控部統一按規定嚴格管理；建立完善的文件編號系統，保證文件有序保存，便于查找。
結語
總而言之，國際項目文控工作是國際EPC總承包的一個重要工作。在項目工程中占有重要的地位。因此，工程項目的前期準備工作要細心扎實、資料完善，做到有據有實，這樣業主和PMC也更加信任EPC。本文結合大量文控工作經驗的基礎上，結合自己的實踐總結出的幾點內容，希望給從事此方面工作的人員一些幫助。完善的文控工作能夠減少項目損失，加快項目進度，保存更多有利于企業和個人發展的資料。
參考資料：
1、徐威、李晶 《淺談如何加強國際EPC項目文件控制管理》 《石油規劃設計》2008
