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電子合同歸檔管理范文1
合同是當事人或當事雙方之間設立、變更、終止民事關系的協議。是與其他法律關系主體之間設立、變更、終止、民事權利關系的局面文件，包括合同書、信件和數據電文（包括電報、電傳、傳真、電子數據交換和電子郵件）等可以有形的表現所載內容形式。合同管理是對企業各類草擬、修改、簽訂、履行、變更和解除、合同糾紛解決以及合同歸檔的基礎管理，合同管理也是企業管理的一個組成部分。
筆者針對一些問題，在實際工作中就如何做好合同檔案的收集、整理、利用談點一些看法。
1.合同檔案的收集
合同的收集質量的好壞直接影響到合同檔案工作的質量。企業對合同的簽訂是統一管理，制訂了《合同管理辦法》。相關職能部門進行了專題討論，并對招標項目合同承辦部門、貨物驗收和票據結算、以及部門在合同管理、履行的過程中職責分工等問題作了進一步明確，對合同簽訂程序進行有序的結合，對合同立項、談判、起草、簽訂、履行、變更、解除等全過程管理記錄，統一管理。如杭州市錢塘江引水入城、城市地下管道的建設工程等合同，由于工程規模大，時間跨度長，這對招標項目合同管理中出現的合同簽訂、履行等問題，采取實時跟蹤，避免“先改造后補簽”情況，先斬后奏，造成了一系列的合同混亂，對簽訂的合同，及時收集，保證了合同管理的安全、完整、齊全。
企業合同收集的種類有企業買賣合同；財務審計部借款合同；后勤保障部租賃合同；工程建設中心的建設工程合同；科技管理部的技術合同；企業法人委托合同；企業員工的行紀合同等。到2013年底止，公司共簽訂合同7174份。
2.合同檔案的整理
收集是檔案工作的基礎，整理是檔案工作的升華，檔案科學的管理基礎在于檔案整理的科學性，整理的混亂必然導致管理的混亂和利用的困難。而要科學的整理立卷，科學的整理，關鍵要選擇適當的整理方法。根據國家檔案局版發的《電子文件的歸檔辦法》要求。在整理合同的過程中，以方便利用者為最終目的，真正發揮合同檔案的作用。筆者結合公司合同檔案實際情況與特殊性的要求，對合同檔案采用按件整理的方式，整理遵循保持文件歷史有機聯系，更加體現整理的合理性，對利用者的滿意度起到積極的作用。合同檔案具有較高的潛在經濟價值。
2.1合同檔案按照年度分類法
廢棄立卷，以件當家。就是以每份合同文件作為一個獨立的實體，進行鑒定、歸檔、利用等、一個年度內按月份一個流水號。以件的形式來完成合同檔案的分類。保持了每份合同的完整性。合同按件進行保角。保角采取環保材料膠水，在保角的正面，編號歸檔號-年度-月份-流水號，在保管方式上將合同按順序裝入檔案盒，這種歸檔方式不僅減輕了檔案工作的強度，提高了工作效率，有利于保持合同原貌和合同補充歸檔。
2.2編制合同檔案目錄
筆者認為編制檔案目錄是檔案管理中的一種檢索工具，在當今是電子信息飛速發展的時代，同時為了保持紙質檔案的安全完整。
2.3填寫備考表
備考表是對本盒檔案材料缺損、修改、補充、移出、變更等情況進行說明，對案卷的完整與完善的體現，在備考表中給予注明。
3.合同檔案的利用
電子合同歸檔管理范文2
關鍵詞：物資；合同管理；供應保障；作用
一、合同管理概述
近年來電力企業物資集約化管理的深度不斷推進，在物資管理的各工作環節中，物資采購合同管理工作涉及面廣，需要在涉及的各工程項目部門及相關部門互相支持、密切配合、通力合作，才能確保物資采購合同履約執行工作有序開展，因此認真研究物資合同的簽訂、履約、變更等管理變得越來越重要。鶴壁公司在物資集約化管理中，認真做好合同履約的管理工作，通過強化合同簽訂、執行情況、設備制造質量狀況、交貨進度等信息的收集分析手段，督促各供應商嚴格遵守合同約定，按期上報合同款項支付的各類憑證，深化物資合同管理在整個物資供應鏈中發揮的巨大作用，為本單位生產工程項目的建設提供了強有力的物資保障。現將目前河南省電力物資合同管理的運作概況和工作流程簡述如下。
二、合同管理流程
物資合同管理從集中招標采購定標后發出中標通知書開始，包括物資合同簽約、合同履行、合同變更、資金結算和合同資料歸檔整個過程的所有環節。下面對各管理環節依次進行論述。
2.1物資合同簽約：目前在國網公司的物資集約化管理中，需求單位所有物資采購均執行以“總部直接組織采購（即國直方式）”、“總部統一組織監控，省公司具體實施（即國委方式）”為主的二級集中招標采購政策。集中招標采購的中標結果發出后，各網省公司將合同信息維護到國網電子商務平臺（ECP）中，供應廠商通過電子商務平臺對合同信息進行確認，生成紙質合同，由省公司統一與中標廠家簽訂商務合同。地市公司物資部門可以根據省公司物資部下發的通知計劃安排、項目實際情況通知項目部門在合同簽訂前與中標供應商簽訂技術協議。物資采購合同的技術參數、商務條款的確定主要依據采購文件及中標人響應的投標文件。合同簽訂時，雙方對技術條件、商務要求，包括價格、交貨期、交貨地點等要素必須嚴格按照采購結果進行簽訂，不得對任何實質性內容進行修改。
2.2物資采購合同文本：隨著國網公司物資集約化管理的深化，合同管理廣度和深度不斷拓展，為適用物資管理新形勢的發展，提高物資合同簽訂效率和履約水平，國網公司結合系統各單位實際應用情況，編制了41類設備/材料專用采購合同文本、電力設備/材料通用采購合同文本、非電力設備/材料通用采購合同文本和協議庫存物資采購合同文本。編制物資采購統一合同文本可以有效防范法律風險，為深化合同結構化、標準化和自動化管理奠定基礎。國網公司系統內簽訂的所有合同均統一使用標準的合同文本。
2.3物資采購合同履約：物資合同生效后，地市公司配合省公司物資管理部門進行物資合同的跟蹤、督促、履行，及時辦理物資合同變更、撤銷相關手續；反饋供應商的履約情況；監控物資合同履行中的異常情況，并組織項目部門商討解決方案。在合同履約管理中，加強對合同執行情況、設備制造質量狀況、交貨進度等信息的收集分析，督促供應商嚴格遵守合同約定，按期上報合同款項支付的各類憑證，確保合同履約管理的及時、客觀、公正。合同一經簽訂，具有法律效力，供需雙方必須嚴格遵守。任何單位及個人不得以任何形式泄漏或不正當地使用合同中涉及公司的商業機密和技術秘密。地市公司物資管理部門根據前期物資需求計劃日期及工程項目實際施工計劃進度安排，向供應商發出供應計劃通知單，供應商核對供應計劃通知單并按要求將貨物發送至施工現場或指定地點，完成物資配送。
2.4物資采購合同變更：物資合同履行階段發生的變更，應由市公司項目部門提出，經省公司項目管理部門確認的書面變更申請報告，提交省公司物資部按公司相關規定，經審批后與供應商簽訂補充合同/協議。對采購結果中的物資類別、主要技術參數等實質性內容進行重大變更時，應撤銷原合同，重新納入計劃采購管理。在合同執行過程中，由于設計、工程項目變更等原因，需要進行合同的變更時，市公司項目部門提報《變更單》，在合同約定的幅度內，經省公司項目管理部門確認，報省公司物資部批準后按照《物資合同承辦實施細則》執行。物資合同在簽訂過程中發生的變更記錄，應由與會相關代表簽字確認，并作為物資合同的附件。根據物資合同簽訂變更記錄，物資需求單位應及時在ERP系統中對物資需求計劃進行相應修訂。
2.5物資采購合同信息管理：地市公司物資管理部門應做好合同物資的催交催運、配送倉儲、移交驗收、現場服務、日常協調等工作，收集、匯總、分析合同履約的相關信息和資料，及時報送上級物資管理部門。合同供應商在履約中發生違約的，按《河南省電力公司供應商違約問題處理實施細則》執行。地市公司應及時將供應商合同履約情況收集上報省公司物資部，物資部建立信息周報，對相關信息進行通報。對在合同中出現的供應商質量問題、違約行為等進行處理，必要時可以采取一定的制裁手段，如限制授標、暫停授標和在評標中減扣分等。
2.6物資采購合同歸檔：物資采購合同檔案的建立包括從物資合同談判、起草、訂立、履約和終止全過程生成的有關資料，包括談判記錄、商務合同與技術協議文本、會簽單、變更申請單、信息反饋單、違約處罰通知單等內容。各級物資合同管理部門根據工作需要建立《采購合同臺賬》，主要由物資采購項目名稱、合同簽訂時間、批次、名稱、規格型號、數量、單位，供應商名稱、聯系人及電話、項目負責人等組成，并做好臺帳信息的及時更新。物資合同管理負責按照《物資檔案管理標準》要求，做好所有物資合同及相關資料的整理、歸檔、保管和移交工作。對物資合同檔案的分類歸檔，可以將物資合同并入工程項目建設檔案，做為項目資料一同移交檔案管理部門。如無工程建設檔案的，可以按年度分類整理成冊，編制好合同目錄。
三、結語
隨著電力企業物資集約化管理的深度不斷推進，合同履行在物資管理中的影響越來越重要，規范合同管理模式，加強對合同履約中的跟蹤追溯對合同的順利執行起到積極的促進作用，對于各供應商來講，可以減少合同糾紛，增加誠信度，為建立良好的合作關系打下基礎。
參考文獻：
[1]《國家電網公司物資集約化管理》中國電力網，2012，12.
[2]《河南省電力公司市公司物資管理標準》豫電物〔2011〕237號.
電子合同歸檔管理范文3
注冊會計師行業信息化
最佳解決方案獎
《事務所項目管理系統V1.2》以《中國注冊會計師行業信息化建設總體方案》為指導，將事務所信息建設劃分為三大平臺：業務制作平臺、業務運營平臺、業務支撐平臺。
《事務所項目管理系統V1.2》以《中國注冊會計師行業信息化建設總體方案》為指導，結合《中國注冊會計師行業信息化建設主要工作任務分解表》、《中國注冊會計師行業信息化應用功能描述》和《中國注冊會計師行業信息化建設指南》等3個配套文件，將事務所信息建設劃分為三大平臺：業務制作平臺、業務運營平臺、業務支撐平臺。業務制作平臺包含：審計系統、資產評估系統、財務報表合并系統、網絡質量控制系統。
業務運營平臺包含：客戶檔案管理、客戶關懷管理、客戶接受管理、業務承接、業務委派、項目立項、員工委派、預算管理、工時管理、合同管理、合同作廢管理、合同過打印管理、合同歸檔管理、報告發起管理、報告復核管理、報告修改管理、報告加出管理、報告作廢管理、報告打印管理、報告歸檔管理、項目考核管理、電子簽章管理、獨立性核查、投資合規性核查、獨立性聲明。
業務支撐平臺包含：人事檔案管理、績效考核管理、考勤管理、薪酬管理、發票管理、實收管理、對賬管理、費用管理、賬齡管理、信息管理、資產管理、車輛管理、會議室管理、行政蓋章管理、決策支持管理、報備信息管理、信息查詢導出、知識庫管理、檔案管理、系統管理。
三大平臺通過《事務所項目管理系統V1.2》有機結合起來，實現數據互聯互通，真正達到財政部五個統一的要求：統一承接業務，統一執業標準，統一人員招聘、培訓和考核，統一質量控制和統一財務核算與利潤分配。
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論文摘 要:高校繼續教育培訓工作的快速發展，使得各類公文、檔案數量激增。且由于教育培訓的特殊性質，需要很頻繁快速地調用各類文檔，這增加了管理的難度。而引入電子文檔有效地解決了這一問題。由于種種原因，電子文檔在高校并沒有統一規范。隨著信息技術、網絡技術的深入發展和教育培訓工作的需求，相信必然會一步步實現完全的電子化、信息化。
近年來，高校繼續教育培訓進入了一個快速發展期，隨著其規模的不斷擴大，在其內部產生了大量的公文和檔案。由于教育培訓領域自身所獨有的特點，使得管理者對公文、檔案的存取、調用要求更高。如何高效地處理這些公文以及有效、及時地使用這些檔案，是目前高校教育培訓工作中面臨的一個重要問題。由此，文檔的電子化成為迫切的需要。而隨著信息技術、網絡技術的發展，電子文檔以其操作方便、傳遞快捷、存儲空間小、信息容量大等特點，具有傳統文件無法比擬的優勢。在電子文檔大量產生的同時，如何保障電子文檔的有效利用，已經成為人們所關注的重要問題。
一、概念及特性
文檔，即公文和檔案，公文是檔案的前身，檔案是公文的終結。電子文檔即電子公文和電子檔案，電子公文是由辦公自動化系統生成，電子公文流轉結束后就進入了歸檔環節，形成電子檔案。電子文檔就是單位在日常運作中創建、流轉和最終生成的能為計算機識別和處理，并可在網絡上傳遞的代碼序列，包括文字、圖表和圖像等電子化文件。電子文檔存儲密度高、容量大、體積小，通過互聯網技術可以在極短的時間里從任意地點進行查閱、調用，管理方便。但電子文檔必須以計算機為媒介，對設備依存度較高，而且易于修改、復制、傳播。
二、教育培訓文檔電子化的意義
(一)高校教育培訓公文電子化的意義
高校教育培訓的公文包括請示、資產請示、收文、報文、大型活動審批、合同審批及管理、信息審核及、通知、各類函件等，要求時效性強，需要準確、快速地完成。如果使用傳統的手工方式完成，則費時費力，且易出差錯。依靠網絡信息技術對文檔進行高效有序的電子化處理，通過電子公文傳輸、交換、共享，加快了公文流轉速度，提高了辦公效率和資源利用率，實現了跨平臺的數據信息交換和信息共享，使各個層面的工作有機地聯系起來。
1．辦公效率大幅提高
電子公文與紙質公文的種類、要素、工作流程、歸檔等基本相同。高校教育培訓工作的日常內部公文處理流程包括擬稿、審稿、定稿、簽發、分發、催辦、歸檔等，上級來文則有收文、登記、傳閱、催辦、督辦、歸檔等，原來依靠傳統的流轉程序時，就擬稿、審稿、定稿程序就會反復幾次修改，若是碰到領導出差的情況，只能等到領導出差回來才能簽批，出差幾天等幾天，再呈報到下一位領導時，可能又因為別的原因而延誤了批閱。這些嚴重地影響了公文流轉的進程和速度，制約了教育培訓工作的開展。而電子公文相比紙質公文來說方便、快捷、智能，依靠計算機強大的信息處理能力以及網絡，不受時間和地點的限制，只要有互聯網，隨時隨地就可簽批。即使領導在大洋彼岸出差，也可以使用互聯網絡及時登錄辦公自動化系統簽批公文。而且辦公自動化系統具備了提醒和催辦功能，從而極大地提高了辦公效率。
2．加快了文件傳遞的速度和提高了安全性
傳統的公文流轉方式在向上報文或向下級部門發送紙質公文時，中間要經過很多人工操作環節，才能到達相關部門。因受時間、空間限制，阻礙了公文信息的效用。而且靠人工在傳遞過程中，遺失的情況時有發生。而電子公文通過辦公自動化平臺，利用計算機網絡技術功能，無論是在制發上傳文件還是向下級信息，都會在短時間內以點帶面的形式信息，減少了中間環節，大大縮短了公文流轉的時間，及時地傳遞了信息，其時效性能高的優勢是紙質公文不可比擬的。而且杜絕了文件在傳遞過程中丟失的情況，大大提高了文件傳遞的安全性和時效性。
3．響應低碳、環保、節約的號召
采用無紙化辦公的方式進行電子公文的流轉，除了讓大家“省力”，極大提高工作效率之外，還大大減少了紙張的使用。除此之外，還大大減少其他如印刷、筆墨等辦公費用。這無疑是對倡導低碳環保生活的響應，為建設環保型、節約型社會貢獻了一份力量。
(二)高校教育培訓檔案電子化的意義
1．提高檔案管理工作的質量和水平
傳統型檔案以手工管理為主，這種管理會因人的水平、能力、責任心等諸多因素使檔案管理工作質量和水平產生很大差異。而電子公文轉化為電子檔案后，其管理雖然也依靠人的作用，但這種管理是以計算機為工具，按檔案管理規范的要求進行編制開發的專用數據庫，任何人進行操作和管理，其差異都很小，從而提高了檔案管理工作的質量和水平。
2．文件信息得到充分交流與共享
多年來，高校檔案一直采用柜架式保存和目錄式管理，不僅占用了大量庫房空間，而且查閱、利用非常不便。其管理、查詢與利用需要在庫房中進行，無法做到信息共享，更談不上交流。這使得大量信息閑置于文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，而且原件容易損毀，還造成文件和信息查找困難。同時，由于傳統意識的影響，國人對檔案的重視程度不夠，大部分人忽略了它的意義，而高校教育培訓的檔案管理有其獨特的特點，即查詢調用的需求非常頻繁。檔案電子化后，檔案管理由案卷級可以深入到文件級甚至內容級，可以多用戶共享檔案信息，通過辦公自動化平臺，根據用戶的不同職責設置不同的權限，分級共享信息。而且足不出戶便可查閱有關的目錄、索引和全文，既方便又快捷，使信息得以充分交流和共享。
3．便利的檢索功能提高了檔案文件的利用效率
在查閱紙質公文時要根據時間和空間順序在公文檔案中進行查找，如果年代久遠則十分麻煩和費力。而高校教育培訓檔案電子化后，通過計算機網絡技術功能，鍵入相關內容的關鍵字、詞或類目、時間、地域等進行模糊或精確檢索，就可以在幾分鐘內搜索到相關檔案信息，并且可以保證很高的查全率和查準率。
三、存在的問題及當前應對方法
電子文檔的普及為我們的工作帶來了極大的方便，為高校的持續發展做出了貢獻，但是在應用中還存在諸多問題尚需解決。以清華大學繼續教育學院為例，在向上級報文時，還是只能使用傳統的手工流轉程序，整個高校在整體上并沒有實行電子公文，也沒有統一規范，二級院系只是各自為戰，電子公文僅僅在院系內部使用，出了院系的文件流轉還是只能依靠傳統的紙質公文流轉方式完成。在財務方面，報銷憑證還是需要紙質文檔且需領導簽字才可生效完成報銷，電子文檔不具效力。另外，由于印章和簽署是文件生效的主要標志，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質形式保存。
鑒于以上原因，文檔實行“兩套制”是有必要的，即紙介質與磁、光介質兩種文件一起歸檔，形成內容相同的兩套檔案。對于只能是紙質文件流轉的工作，事后再利用掃描儀等設備轉化為電子文件進行存儲。這也是紙質文件向電子文件過渡過程中必須堅持的原則。雖然電子文件大量產生和應用，但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質文件的地位。從歷史和現實兩個角度看，以紙張為主要載體的傳統型檔案和以電子文件為代表的新形式檔案，都會同時并存。而且按照國家檔案局的要求，電子文件必須與相同版本的紙質文件一同歸檔。
四、結語
總之，文檔電子化是信息時展的必由之路，是高校教育培訓發展的需要，是高校檔案向信息化管理的必然趨勢，也是提高高校管理水平和管理質量的重要手段。它革命性地改變了延續幾千年的傳統公文傳遞方式，其應用亦必然會越來越深入和普及，必能大力促進高校教育培訓工作信息化的快速發展。而其完全電子化不可能一步到位，在工作中要力求分步實施，突出重點，講求實效，持續發展和實現。
參考文獻
[1]楊中元.電子公文在高職院校辦公室工作中的應用[J]. 職業， 2009，(15).
[2] 徐東升.信息化中電子文檔的管理[J]. 成功(教育)， 2007，(10) .
[3]馬學華.高職院校電子文件管理應關注的主要環節[J].辦公自動化， 2009，(6) .
電子合同歸檔管理范文5
關鍵詞：航空制造企業；合同管理風險；控制應用
一、航空制造企業中合同管理特點分析
航空制造企業主要指的是航空裝備生產軍工企業，其原材料的采購和產品的交付都需要按照軍方的指令和計劃進行。其所處環境并不是完全的市場環境，而且合同一旦出現差錯，因風險的遭受將讓航空制造企業及相關方受到的損失尤其巨大，在這種環境下，航空制造企業對于合同的管理十分重要。而且，航空制造企業對于原材料的生產及電子元器件的配套等基礎的工業具有拉動作用，航空制造企業正在逐步地走向開放，走向市場，加強合同管理時防范企業市場風險的有力保障。
二、航空制造企業中合同管理風險分析
航空制造企業在合同管理當中的風險既與其他企業一樣存在著常規的風險，又因其自身的特殊性，存在著個別風險，可以將這些風險概括為四個階段，即合同準備階段風險、合同簽署階段風險、合同履行階段風險和合同終結階段風險。在合同準備階段其風險在主要是項目合同不符合或者對企業戰略目標難以滿足的風險，和對合同相關方調查不當引發的風險；在同簽署階段，其風險主要是在簽署過程中不規范的風險，或者是對合同分送時送錯及泄密的風險；在合同履行階段，其風險主要表現為在合同一方對合同義務沒有正確履行，或者合同變更時出現錯誤；在合同終結階段，其風險主要是合同檔案保管出現差錯，或者是沒有綜合評價等。
三、航空制造企業中合同管理風險控制應用
(一)合同簽訂階段的風險控制
1.合同立項
在合同立項方面的風險控制主要是在合同立項時，對合同立項的名稱、合同立項的類別、估算的金額以及項目信息制定合同的隸屬關系等信息是必須錄入的，這樣可以對無計劃或者無預算就簽訂合同的情況有所避免，進而實現了企業戰略目標、合同策劃目標和業務目標的一致性，進而對風險進行控制。
2.合同選商
在合同選商方面，首先會監理對人的管理數據庫，它可以提供給相關方供應商的信息及客戶的信息，并且具有評價功能和動態維護功能。在管理供應商目錄時，其全面信息都可以在系統中查詢到，且通過組織機構代碼或者營業執照號作為唯一的標識，好進行動態維護。
3.合同正審
在合同正審方面，系統實現了合同網上動態審查目標，包括了價格審查、計劃審查和領導審批等，將合同計劃、價格和法律審查設置為系統的關鍵審查目標，通過對價格合規且合理性、合同計劃的符合性與合同條款的嚴密性及合法性的審查，可以實現對合同審核風險的控制。
(二)合同履行階段的風險控制
在合同履行階段，其具體流程圖可見圖1。通過圖1，可以知道合同履行包括了合同履行狀態的審查、填報實際履行情況等具體步驟。對于航空制造企業而言，在合同履行階段的合同管理信息系統不但可以實現合同變更、合同違約等情況的申報，還能夠對它們進行審批。而且，合同管理信息系統和企業財務系統的交換，可以讓相關方充分明白合同收支款的動態信息。企業合同的領導能夠對此進行檢查，在發現問題時，可以及時對相關人員進行提醒。而合同管理信息系統能夠利用企業數據信息平臺和財務系統的集成，有效地獲得合同的資金交付狀況，且將合同進展和約定的資金交付時間進行比對，在資金交付日期到來時，系統會發出自動提示。在對收款情況實施監控時，系統也能夠獲得憑證的信息，對收款時間、收款金額、收款單位等信息進行展示。在對財務部申請結算時，需要將結算申請單提交到財務部門，然后由財務部門進行匯總并進行審批。如果合同需要進行解除，那么在合同解除之后，之前的審查過程仍然可以得到保存。通過這些航空制造企業中緊密聯系的措施，可以對合同管理的風險進行良好地控制。
(三)合同終結階段的風險控制
合同的終結階段，包括了合同的終止、履行評價和合同歸檔等方面。在對合同履行完畢之后，合同的管理信息系統會要求填寫一些關于合同終止等相關的信息，且在此信息結束之后將合同轉移到信息系統檔案資料庫里，以便讓相關方進行查詢。系統的履行評價功能，有利于合同履行評價的實施及責任追究制度的落實，進而對合同的風險加以控制。
四、結語
通過航空制造企業中對合同管理風險的控制，可以讓航空制造企業的在逐步走入市場環境的過程中增強自身對于合同管理風險的防范能力，可以讓合同得到順利的履行。
作者:劉禎 單位:中航飛機股份有限公司
參考文獻：
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1合同管理存在的問題
1.1縱向合同管理存在的問題
1)上級主管部門的主觀意識嚴重?？v向合同中的部分科研合同、標準與規范編制(修改)合同、綜合試驗任務書等合同、以前許多國家級科研項目、部委的綜合試驗項目的下達均是通過項目負責人撰寫申報書、試驗大綱及經費預算書完成的，項目立項后，由上級主管部門說了算，不需要簽訂合同，致使撥款與經費使用沒有依據。近幾年國家對科研經費使用的監管力度不斷加強，經費檢查的程度日趨嚴格，審計的頻率越來越高，基本杜絕不簽合同的現象。但是，產品類標準項目的書面合同簽訂很少，是因為該類合同金額偏小，一般都由上級主管單位直接給立項單位下發一份立項通知，告知項目已立項，只寫項目的起止時間，一般不告知經費的數量，不需要簽訂合同，致使項目撥款與經費使用沒有依據。
2)不簽訂科研分合同的問題?，F在的科研項目都是國家、各部委急需解決各方面實際問題而立的項，這些項目科技含量高，攻關難度大，一般一家單位完成不了，由多家單位聯合參加一起攻關。主持單位(第一承擔單位)和參加單位(不是第一承擔單位)會同時出現在主合同里，有些主持單位會覺得麻煩，不與參加單位簽訂分合同，一旦發生糾紛，主持單位很被動，甚至降低自身信譽度。例如，某科研單位聯合一生產廠家進行科研合作，主合同明確了科研單位為第一承擔單位，生產廠家為第二承擔單位;但是主合同里并沒有細劃雙方的責任與分工、未明確最終的科研成果及知識產權歸屬問題，雙方的關系比較好，沒有簽訂分合同。后來主持單位的項目負責人調離此單位，接任的項目負責人與參加單位合作不是很好，由于沒有分合同約束，主持單位要求參加單位提交相關資料時，參加單位遲遲不交，以至于該科研項目被迫中止，影響到主持單位的信譽度。
3)合同經費使用不合理的問題。項目負責人不按合同規定的經費預算科目執行或使用不合理，合同執行完成后，科研經費結余過多。這主要由于歷史原因，在計劃經濟時期，科研項目結束后，上級主管單位也不管項目結余了多少經費，國家也不對經費使用情況進行審計，項目負責人也不對項目進行結題，使用結余經費3年、5年甚至更長。目前，科研經費結余的現象在逐漸減少，但是經費使用合理性的問題依舊存在。
1.2橫向合同管理存在的問題
1)不重視資信調查，風險意識差。有些鐵路單位在簽訂合同前，對合同簽訂對方的企業性質、注冊資金、資產情況及信譽沒有進行詳盡調查，不索要對方當事人的企業法人營業執照，不看其是否參加當年的工商年檢，不調查其是否具有簽訂合同的資格(是否超出其經營范圍)，而盲目簽訂合同。在合同審查中普遍存在違約責任條款泛泛，往往只約定違約方應當依法承擔違約責任的諸如此類的不規范的法律用語，有時還簽訂了無任何法律效力的合同(無效合同)，導致了法律賦予的權利喪失，為企業帶來不可估量的損失。
2)法律風險防范意識淡薄，合同法律意識差。企業法律風險防范意識淡薄，合同管理把關不嚴是導致重大法律糾紛產生的一個重要原因。有的企業的法定代表人或相關負責人，不熟悉法律的相關規定，沒有把合同管理納入經營管理之中，或者在一些重大經營活動等方面的決策過程中法律風險意識不夠，甚至對法律人員提出的警示置若罔聞，造成巨大經濟損失。
1.3橫向、縱向合同管理存在共性問題
1)合同文本不規范。目前，我國所有經濟合同都有標準的合同示范文本，有些文本是由國家工商行政管理總局和一些行業管理部門，根據《合同法》聯合制定并的，有些是由各大部委根據多年工作經驗制作出來的。這些合同文本具有規范、可靠、完備、適用的特點，便于當事人簽訂合同，有利于減少當事人之間的合同糾紛。這些合同范本都是可以直接從網上下載的，既實用又方便。
2)合同管理制度不健全。有的鐵路單位沒有健全的管理制度，簽約隨意性較大，對合同審查、把關不夠，權限設置混亂。有的鐵路單位在法律事務的專門機構和人員配備方面仍很欠缺，大多數企業法律顧問專業人才相對短缺，甚至有的單位未設立法律事務機構，有的竟連1名專職的法律顧問都沒有，有的企業用行政章代替合同專用章，一些合同經辦人員認為，只要是代表單位行為，用行政章也可以簽合同，結果常常出現簽合同時用行政章，有些人利用這一點逃避合同監管部門的監管，給合同管理帶來麻煩;有的企業對合同主體缺乏必要的審核，一旦出現問題，勢必會給單位造成經濟利益的損失及其他不可預見的危害。
3)先干后簽或干后補簽合同、只有口頭協議，不簽書面合同的現象依然存在。盡管各種法律法規、政策制度不斷強調建設程序，盡管先干后簽、干后補簽合同，口頭協議的問題已經給不少企業帶來或多或少的損失，這種現象仍時有發生，主要存在于經常合作的一些企業，長期合作產生了誠信，彼此之間沒有戒心，所以潛意識中的信用作用大于合同的作用，對于一些小型工程，往往違反建設程序，逃避招投標等程序，不簽合同直接施工，待開工或完工后再后補相關手續，包括合同。
4)合同監控管理不完善、不規范。一些鐵路單位雖建立了相應的合同管理機構或相應的法律顧問制度，但由于合同管理部門與其他部門之間協調或監控的程度不夠，不能深入了解各類合同的履行情況，不能及時發現影響履行的原因，以致不能隨時向各部門反饋，排除阻礙，防止違約的發生，而使好的制度不能取得好的結果。另外，合同履行的主要環節、內容與最終結果是合同結算，各單位合同結算的執行部門是財務部門，所以單位的合同管理部門應與財務部門密切配合，把好合同的結算關，這既是對合同簽訂的審查，也是對合同履行的監督。
5)合同履行存在的缺陷。有些單位簽完合同后，履行了一段時間，卻執行不下去了，導致違約，被迫支付違約金進行賠償或對簿公堂。主要是在合同訂立時缺乏預見性，缺少對合同文本的分析，對合同條款理解得不夠透徹，存在主體不當、文字不嚴謹、雙方的責權利不夠明確，不確定因素考慮得不周全，在合同實施過程中常因缺少某些重要的條款、缺陷和漏洞多、雙方對條款的理解有差異、合同風險預估不足等問題發生爭執，導致合同執行不下去而違約。
6)支付款額與合同額不一致。有些合同簽約人不按合同法執行或根本不懂《合同法》，簽約隨意性大，合同額與支付金額不一致，未做到一筆款項對應一份合同。
7)合同執行完畢后不能做到及時歸檔。有的項目負責人習慣于自己保管合同，合同執行完畢后仍不歸檔。
8)合同管理部門內部管理混亂。有些單位雖然設置了合同管理部門，但合同管理人員素質不是很高，專業性差，合同管理工作混亂。合同管理人員對合同不分門別類的歸檔，收存隨意，合同外借時不履行合同借閱手續，合同借出后，不及時催要，導致合同丟失。還有，合同管理新舊人員工作交接不到位，許多合同不知道存放位置。
9)簽訂虛假合同。有些合同簽約人員為了一己私利，不惜損害單位利益，與對方簽訂虛假合同，以達到從中謀取錢財為目的。這就要求合同管理部門與財務部門緊密配合，加大審核合同的力度，防止虛假合同的出現。
2對策及建議
2.1增強合同觀念和合同意識合同是企業對外進行經濟活動的橋梁和紐帶，在市場經濟條件下，鐵路企業經營活動離不開合同。與簽訂合同有關的部門人員要懂得《合同法》和各種規章制度，知道如何簽訂合同，明白履行合同應當注意的問題，避免遭到合同詐騙，杜絕無效與虛假合同的簽訂，全力維護本企業的合法權益。與合同有關的管理部門的人員也要學習《合同法》，樹立合同觀念和嚴格履行合同的法律意識。
2.2提高合同管理意識必須從思想上真正意識到合同管理的重要性，將企業的各項工作真正納入合同管理范疇，切實按合同要求辦事。
2.3建立專職的合同管理機構建立健全專職的合同管理機構，使合同管理覆蓋到企業的每個層次，延伸到各個角落。設置專職法律顧問、合同管理人員，并具體明確合同管理人員的地位、職能，合同管理部門與其他執行部門的職責范圍，規定合同管理的工作流程、制定合同歸口管理制度、合同授權委托制度、合同審查制度、合同會簽和審批制度、合同專用章管理制度、合同管理人員工作交接管理條例等規章制度，最終形成從合同談判、起草、審核、履行到監督檢查的全過程管理，保證合同有效實施。
2.4提高合同管理人員的業務水平合同管理人員必須具備很強的責任心，能夠熟練掌握和運用相關法律和法規;精通合同業務，勝任合同擬稿、修改、談判和解釋;熟悉合同履行和工程索賠管理;熟悉工程造價和財務知識;為與國際接軌，還應該能夠閱讀和翻譯英文合同文本。
2.5重視合同文本分析合同文本分析主要包括兩個方面:一是合法性分析，包括當事人是否具備相應資格;工程項目是否合法，合同內容是否符合《合同法》和其他各種法律的要求。二是完備性分析，包括構成合同文件的種種文件是否齊全;合同條款是否完備，對各種問題的規定有沒有遺漏;合同用詞是否準確，有無模棱兩可或含義不清楚;對工程中可能出現的不利情況是否有足夠的預見性。
2.6強化示范文本管理合同示范文本是有關國家行政執法機關會同相關業務部門或各大部委根據多年工作經驗，針對當事人在簽訂合同中經常遇到的問題，按照法律要求，結合實際情況，吸收各行各業合同文書的特點制訂而成，主要條款齊全，沒有顯失公平或違反法律、行政法規的條款，為合同當事人提供了保護自己合法權益的有利條件。
2.7簽訂書面合同口頭協議不具備任何法律效力，任何鐵路單位在進行與經濟活動相關的行為時都應該簽訂書面合同與協議。
2.8加強合同管理部門與財務部門的溝通鐵路單位的合同管理部門與財務部門在合同管理過程中應發揮重要作用。只有這兩個部門經常地溝通、聯系，工作上加強配合，才會對合同執行全過程的監控。只有合同經費使用日趨合理，合同管理工作才會步入正軌。
2.9搭建合同管理信息化平臺有些單位已將合同管理系統軟件廣泛應用于合同管理工作之中，對合同進行了詳細的分類，設置了清晰的合同審批流程，明確了合同審批過程的責任，落實了法律部門對合同的主管權限，使法律程序成為合同簽訂的必經程序和結束程序，守住了開始和結束這兩個最為重要的責任關口，杜絕了許多可能產生的法律風險。另外，對歸檔的合同進行掃描，保存電子文檔。借用合同時，不用將合同原件帶走，只需將電子文件拷走，既避免了合同外借過程中的丟失與損毀，增加了紙質合同原件的保存時間，縮減了合同管理人員查找合同的時間。當項目負責人進行工程項目投標時，不用重新掃描合同，既節省投標人員的工作量，又縮短了工作時間，提高了工作效率。
