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電子化檔案管理方案范文1
【關鍵詞】 企業;檔案管理;電子化;問題;方法
一、企業檔案管理電子化的現狀以及存在的問題
1.大多數企業雖然使用計算機進行文件處理和會議通知等日常事務性工作,真正使用計算機管理檔案的在整個檔案管理部門占的比例很少。
2.即使使用計算機管理檔案,也僅限于輸入目錄,處于文檔分離狀態,檔案管理電子化處于有名無實狀態。
3.部分檔案管理人員對檔案管理電子化缺乏正確認識,認為只要擁有和裝備一定數量的計算機、復印機、掃描儀、刻錄機等,就是實行了檔案管理電子化。
4.一些檔案管理人員年齡偏大,缺乏系統的計算機知識,操作技術不熟練,不懂得電子檔案管理的要求,使檔案管理與軟件程序和計算機系統不能很好結合,影響了企業檔案電子化管理的進程。
二、出現以上問題的原因
1.宣傳力度不夠。企業對檔案管理電子化的發展趨勢沒有迫切的認識。不少企業領導和檔案管理人員認為,不搞檔案電子化管理也照樣過得去。企業檔案管理仍停留在管好紙質檔案上面,不想推進檔案電子化管理。
2.缺乏電子化的硬件設備。長期以來,企業的電子設備大都配備在辦公、生產、技術部門,檔案管理部門基本上是兩手空空,無法建立電子檔案系統,即使有關部門的電子檔案歸集到檔案部門,也無法儲存、保管,難以實現電子化管理。
3.國家對企業檔案電子化缺少有效的政策和指導。如企業在實施檔案電子化過程中的投入允許進入生產成本政策;國家檔案建立合同網絡,聯網利用;鼓勵企業檔案電子化利用;開發適合企業檔案管理電子化的軟件等。
4.要普及提高認識,加強檔案管理人員業務知識培訓,提升檔案管理人員電子化管理水平。
三、企業檔案電子化管理的作用
1.有利于企業檔案的保存、保管、保護。檔案實行電子化后,簡單小巧的磁盤或其他記憶材料就可容納檔案庫的全部內容,不但占用很小的空間,而且非常便于保存、保管,也非常便于建立備份、復制,有利于長久存檔。
2.有利于企業對檔案的利用和技術開發。企業檔案實現電子化后,對需查閱檔案的管理、技術人員實行分級授權,在網上就可查閱、下載檔案資料,這就省去了管理、技術人員到檔案庫房查閱、摘抄、復制等繁瑣的工作,大大便利了管理和技術開發工作。
3.便于各相關部門的技術交流。過去,各相關部門間的數據交流,技術人員要帶上大包小包的技術資料,攜帶難度較大。實現檔案電子化后,技術人員只需帶上事先下載好的數據資料,用什么資料就從電腦里調取什么資料。
四、如何促進企業檔案電子化管理
1.企業領導、檔案管理人員要重視電子化管理。
2.配備知識化的檔案管理人員。企業要改變過去那種把老弱病殘的員工分配到檔案管理崗位上的做法,要充實一些既懂檔案管理,又具備電子知識、數碼知識、網絡知識的年輕人員。有了具備現代化、知識化、高素質的員工,才能真正有效地推進檔案電子化的開展。
3.配備必要的電子、數碼設備硬件。企業要投入資金為檔案管理配備計算機、服務器、掃描、照像設備等電子、數碼硬件,建立檔案電子化的載體和數據庫,實施內部局域網絡,結合內部的系統資源,為儲存、保護、利用、歸集、開發企業的檔案創造有利的硬件條件。
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1 檔案管理電子化的重要性
（一）有利于提高檔案管理工作效率
時代的發展，科技的進步，運用計算機進行檔案的電子化管理具有占用空間小、儲存信息量大、應用能力強、檢索速度快等特點，能及時、大量地提供檔案信息，節省檔案管理人員時間，使檔案管理工作的效率得到全面的提升。
（二）能夠為管理決策提供可靠的信息
檔案是一種資源，地方的發展和單位所開展的業務都被檔案真實的記錄。制定決策時，除了要結合當前實際，還要借鑒和參考以前的決策，通過對之前決策的分析和對比，制定幾個可選方案，優中選優，從而選出最佳的可行性方案，同時也可以有效避免錯誤決策的重復出現。檔案管理信息化建設改變了以往翻查大量紙質檔案的局面，節省了檔案查找的時間，降低出錯率，使查找資料更加方便快捷，為管理決策提供可靠的信息。
（三）有利于為科研工作提供智能化服務
計算機技術和網絡技術的快速發展和廣泛應用，檔案電子化在快速分析方面的優勢尤為突出，此外，在進行綜合研究上，也表現出其獨特的優越性。雖然前期需要一定的投資和時間，但可以為今后的工作帶來巨大的效益。網絡技術的應用使得遠程服務成為可能，使資源共享得以實現，信息二次編著的時間也大幅減少，信息服務變得更加智能化和人性化，服務質量和服務效率也明顯提高。
2 檔案管理電子化的特點及優點
檔案記錄了單位日常工作的方方面面，在單位業務發展上有著不容忽視的作用。檔案管理不再是以前單純的紙質媒體，而是多種檔案管理手段的綜合應用，在收集、檢索和應用等檔案功能發揮作用的時候，檔案管理的現代化也就體現出了對比傳統檔案管理方式的優勢。
檔案管理的電子化，即計算機和多媒體化。電子檔案對比傳統檔案的優勢體現在很多方面：一是在收集檔案方面。電子檔案更容易接收和存儲檔案信息，而且不需要占用物理空間，只需要存儲在電子設備中，這比傳統的檔案管理方式在時間和空間上有明顯的優勢；二是在選擇檔案方面。電子化的檔案比傳統檔案更加方便和快捷，可以隨時從電子設備上抽調出來，便于查詢利用。三是在處理檔案方面。如檔案需要進行綜合處理或者修改數據，電子檔案隨時隨地都可以進行，遇到特殊或緊急情況，傳統檔案不能滿足迅速發展的社會需要。
但電子檔案的保管具有難度較大、范圍廣泛、要求嚴格以及成本高昂等特點。首先，要確保電子檔案安全。安全是電子檔案保管的首要任務。其次，要做好全程控制。電子檔案的保管是全面、系統的保管，是一種對過程的管理。再次，要做好前端控制。在文件生產之前就采取控制措施，能有效的預防影響電子文件安全的因素，確保其真實、完整、可讀。
3 檔案管理電子化的現狀及主要問題
（一）對檔案管理電子化的重視程度不足
首先是規范化問題。目前，電子化檔案管理的方式還不夠規范，沒有統一的管理制度作為制約，這就導致有的檔案管理者在處理電子檔案時存在隨意性，造成檔案的錯誤、遺失和泄露。其次是缺乏資金支持。檔案管理電子化需要一定的資金及時間投入，一些單位沒有與時俱進的思想理念，不能夠將設備配備齊全，或者設備達不到應有的標準。另外，計算機的軟件沒有定期更新，導致一些檔案數據出現錯誤，也會給檔案管理帶來不必要的麻煩，影響檔案管理電子化的發展。
（二）缺乏專業的電子化檔案管理人才
檔案電子化管理是結合當前現代化的計算機技術及網絡技術為一體的管理，電子文件的登記、立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網絡傳遞和安全利用都是在計算機上實現的，這就要求檔案管理者不僅要具備檔案管理方面的豐富經驗及相關素質，還要具備一定的電子技術能力以及管理能力。檔案管理者要熟悉電子檔案的全程規范管理，還要掌握計算機系統和網絡安全防護知識。然而目前，具備全面能力及素質的檔案管理人員還相對缺乏。
4 提高電子化檔案管理水平的途徑
（一）轉變思想觀念，樹立電子化管理意識
新的檔案載體呈現出的特點，要求檔案管理者轉變傳統管理理念，在實體檔案管理方法的基礎上加以創新。首先，制定電子檔案收集、整理、保管、利用等相關制度，對電子檔案的管理加以約束。其次，加強檔案管理電子化的宣傳力度，提高檔案管理者對電子檔案的重視程度，使檔案管理者習慣使用電子設備處理龐大的檔案數據。提高檔案管理者電子檔案保管意識，改變傳統的檔案保管理念，做好備份、維護數據庫等工作，時刻保持警惕，防止檔案遺失或泄露，使檔案管理人員能夠跟進檔案管理電子化的進程。
（二）強化電子化硬件建設，確保電子化管理的實現
實現檔案管理的電子化，不僅僅需要依靠人們觀念的革新和檔案從業人員掌握應有的現代化管理理念與技術，也需要確保檔案管理電子化中所需要的設備和工具。隨著計算機技術和網絡的發展，極大的提高了工作效能，實現了檔案資料管理的無紙化和科學化辦公，為檔案管理的信息化建設提供了技術保障。為了強化和加快檔案管理的電子化發展，需要單位管理者高度重視檔案工作，加強對檔案管理工作各個方面的投入，改善現有的檔案存儲環境和處理數據的局限性，購置一些有助于檔案信息化建設的硬件，并及時更換老舊的電子存儲設備，應用最新的軟件，保證電子設備的運行能夠配合日常檔案管理工作的需要，確保檔案信息數據應用及時和有效，真正的把檔案管理的電子化落到實處。
（三）培養檔案管理電子化的創新型人才
檔案管理電子化對檔案管理者提出了更高的要求，需要檔案管理者不僅要具備檔案管理的相關知識，還要熟練掌握各種檔案軟件的操作和應用，因此建立復合型的檔案管理隊伍，提高檔案管理人員的綜合素質，也是檔案管理電子化的重要環節。從管理單位角度，應有計劃地對檔案管理人員進行計算機、網絡、檔案軟件等方面信息化技能培訓，提升檔案管理人員綜合分析處理檔案信息數據的能力。檔案管理人員應立足本職工作，強化自我學習意識，積極參與教育培訓，不斷更新專業知識，提高自身的業務素質和工作水平，以適應檔案事業的發展。
（四）增強電子檔案信息和數據的安全性
電子設備比起傳統的紙質檔案雖然方便快捷，但電子設備一旦出現故障，對檔案信息和數據具有毀滅性的損害。因此，安全對于檔案信息來說極為重要。首先，要從檔案管理人員入手，提高檔案管理人員的安全意識。增強檔案管理人員綜合分析處理數據、維護檔案信息的能力，以及遇到電子存儲設備故障應該如何應對等方面的知識。其次，是提高電子檔案存儲設備的時效性，及時更新維護，注意檔案存儲設備的安全性，處理檔案的電腦不得連網，不得隨意插入U盤等，避免病毒的侵害。
5結語
綜上，在當今網絡技術和社會經濟不斷發展的時代，檔案管理以社會信息化為基礎，應用先進的現代信息技術，使檔案管理工作與時俱進、開拓創新，實現真正意義上的檔案管理電子化，讓檔案管理工作為全社會提供更好的服務，也讓檔案管理工作順利健康的持續發展。
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【關鍵詞】高職院校 畢業生檔案 電子化
高職院校畢業生檔案管理電子化的必要性
科學技術迅猛發展的今天，計算機技術的高速發展以及廣泛普及和應用給高職院校行政管理、教育教學工作帶來很多方便。畢業生電子檔案便是計算機技術發展的產物，它不僅使得畢業生檔案管理發展為電子化方式，方便學生、學校、用人單位的快速查詢、保存，同時也實現了遠程佐證。傳統的高職院校畢業生紙質檔案主要包括：高校畢業生登記表、學生成績單、學生實習鑒定表、體檢表、獎懲資料、高中畢業登記表、黨（團）材料、高校招生報名表、志愿表等資料。這些都是高職院校畢業生檔案里最原始的一手資料，基本屬于手工填寫，學校僅此一份，一旦遺失或損壞將對學生就業和學校教育教學管理工作帶來諸多不便。因此，畢業生檔案管理電子化就要從源頭做起，檔案管理人員應從學生入學就開始著手學生個人資料的收集、鑒定、整理及電子化錄入，利用掃描設備等高科技方法實現畢業生檔案管理電子化，以保障畢業生檔案資料的真實性、完整性、永久性。此外，畢業生電子檔案同時具有方便存儲、快捷利用的優越性，主要體現在以下兩個方面：
1.易于保存，便于查詢
傳統的紙質畢業生檔案大多數會因為年數長久而引起紙張的泛黃、字跡模糊;此外，由于保存空間難以長久保持干燥的環境或者是因為一些蟲子的撕咬、人為的管理不當等因素都會使紙質檔案受到一定損傷。與紙質檔案相比，電子檔案則不需要面臨以上問題，其只是保存在網絡空間內，且可以多次備份，因此更加易于保存，且可以通過搜索或引索功能快速查詢所需資料，具有更大的優勢。
2.具有更大的服務價值
與傳統的紙質畢業生檔案相比，畢業生電子檔案達到了信息資源共享的最大化。例如，學生學歷電子檔案，可以很方便地通過網絡系統確定該學生的真實學歷，有效發揮畢業生檔案電子化網絡化的重要作用，使用人單位通過本校數據庫平臺調取該畢業生本人的檔案信息，了解學生詳細資料。促進了學生就業速度，為社會各界、企事業單位“量才用人”提供真實的全面的學歷信息，大大減少了畢業生就業市場不誠信的行為。
高職院校畢業生檔案管理電子化存在的問題
1.缺乏統一的標準來限定高職院校畢業生電子檔案的管理范圍
由于我國的電子檔案發展起步較晚，因此到目前為止，高職院校畢業生檔案信息化管理工作還沒有形成統一的管理標準來限定哪些信息應納入電子檔案管理系統中、不同類型的信息資料各自應保存多久、哪些需要重點保存等，甚至是各個單位都是獨自為政，標準不一，既沒有弄清哪些該單獨保存，哪些應該與社會資源共享，造成畢業生檔案資料沒能被充分利用發揮其完整性的作用。
2.部分高職院校畢業生電子檔案難以確定其真實性、原始性
由于網絡環境的復雜化以及黑客、電腦病毒的入侵等使得高職院校畢業生電子檔案的真實性、原始性難以確定。由于每個學生的字跡都各有其特點，紙質檔案可以通過個人簽名、文字、圖形等有形方式來確保檔案的真實準確性;而與紙質檔案相比，畢業生電子檔案明顯更容易被篡改，且無跡可尋，降低了檔案的真實準確性。
3.檔案管理人員對畢業生電子檔案管理的認識不足
很多院校檔案管理人員，沒有切實認識到畢業生電子檔案管理的重要性及優勢，使得他們根本就不重視甚至是忽略畢業生電子檔案的歸檔與整理。
高職院校畢業生檔案電子化管理存在問題的解決對策
1.制定科學規范的畢業生電子檔案管理制度及統一標準
在畢業生電子檔案的管理工作中，為更加有效地面臨復雜的網絡環境，就必須使其管理工作從一開始就有一套科學規范的管理制度及必須遵循的統一標準。這一規制和標準的確立必須秉承科學嚴謹的制定程序，詳細制定從畢業生電子檔案的設置整理、分類歸檔、保存、修改等方面的具體規則。
2.切實保障電子檔案管理的原始性、真實性、準確性
在畢業生信息輸入方面，設置密碼時，規定采用數字、字母、特殊符號相組合的方式來設置畢業生電子檔案個人密碼，并時常變動，降低個人密碼被盜、黑客入侵等潛在風險;在學院檔案部門集體信息錄入及確認中，配合使用電子指紋錄入、電腦拍照，使得信息與指紋、照片三者相符合，保障畢業生電子檔案的真實準確性;在畢業生電子檔案管理中，對于個別重要檔案資料，同時要進行紙質檔案保存，并掃描到電子檔案管理系統中，保障電子檔案的原始性。
3.加強檔案管理人員信息技術培訓和對電子檔案管理的規范性認識
應加強高職院校畢業生電子檔案管理人員信息技術的培訓，不斷提高現代化技術操作水平，及時更新畢業生電子檔案管理內容，促使高職院校畢業生檔案電子化管理從根本上從傳統檔案管理的思維方式向網絡化、數字化的畢業生電子檔案管理方向轉化。
結 語
高職院校畢業生檔案電子化管理要想實行科學有效的規范管理，必須從網絡的大環境下考慮，采取內外結合的雙重保護措施。在畢業生電子檔案管理的過程中要綜合考慮到技術、環境、人員素質、網絡等多方面的因素，并結合本院校的實際情況以及畢業生電子檔案管理的自身優缺點，要重視相關電子技術的學習以及新型科技的運用，同時要注重本單位檔案管理工作人員個人職業道德素質的培養，保障電子檔案的安全性、信息的真實可靠性。
參考文獻：
[1]張同宇、李哲：《電子檔案管理方案的實施與注意事項》，《企業管理資訊》2009年。
[2]余屹：《淺談電子檔案管理系統的實踐應用》，《有線電視技術》2004年。
電子化檔案管理方案范文4
電子檔案逐漸走向網絡化、電子化的發展方向，這也可以說是劃時代的變化，這項檔案管理系統，對于管理人員來說，也算是一種挑戰，能更有效的提高管理人員的管理水平。
（一）電子檔案呈現計算機的數字化信息形態電子檔案都是以代碼如入的形式形成在光盤、磁盤、磁帶、U盤、軟盤等等存在的。從多張紙質檔案關系文件轉變成為一個小小的光盤、磁盤等幾億字的數據，可見這般變化可謂驚人。
（二）電子檔案管理信息是獨立的，紙質的檔案載體和內容是不可分離的一個整體但是，伴隨著電子檔案的出現，使得檔案管理的信息已經呈現更大的獨立性。并且其內存的位置還不是固定的，可以從一個儲存載體轉換到另一個載體，并且，其中的內容信息不會發生改變，卻可以通過計算機網絡進行轉換。
二、電子檔案管理
（一）現在，很大部分的檔案室都會
將電子文件的檔案轉換成紙質文件進行保存主要是因為電子文件檔案的管理制度、管理設備、證據性、管理技術與方法、通訊設備等各個方面還依舊存在問題。當然，在這些問題沒有得到更好的解決辦法之前，對于這種電子文件和紙質文件雙套的歸檔狀況，一定會存有必要性和合理性：第一方面，在檔案管理系統中，如果沒有技術過硬的員工，優越的科學管理制度的條件下，在檔案室管理的工作人員不能輕易的使用電子文件檔案來替代紙質文件檔案管理保存；第二方面，在使用電子文件方式來做檔案管理保存，也是非常有著積極的作用意義，依據這樣的方式就可以實現雙套歸檔的局面形成?？烧f在相當長的一段時間里，電子文件檔案和紙質文件檔案雙套歸檔的管理局面依舊繼續存在。隨著社會的不斷進步，檔案管理技術的成熟以及各個方面的條件一應俱全時，將會有越來越多的電子文件逐漸轉換成為電子檔案①。在建立起的雙套歸檔管理中，會對管理人員增加較大的工作量，而且，在兩種管理檔案系統要建立起準確的標識關系。如：在電子檔案管理中的每個內容都要詳細的標注相互對應的紙質檔案管理庫的目錄、柜號、編號等詳細信息；同樣，在紙質檔案中也要同樣詳細標注相互對應的電子檔案的編號、存放的地址等信息。兩者之間必須保證相互對應，內容相互一致②。
（二）可靠性的原則
電子檔案管理是必須準確無誤的，可靠性可為是電子檔案管理的根本。雖然說電子檔案管理要比紙質檔案管理有著很多的優勢，紙質檔案管理在修改內容上是有著明顯的很急的，而電子檔案管理的缺點卻在于此，在電子檔案管理中要進行修改或者文件簽署上都是直接在計算機網絡中進行更改和錄入的，卻不能留下任何痕跡，而數據的可靠性和證據性確是電子檔案管理的生命，這也是人們為什么會在電子檔案管理的可靠性和證據性有著過多的疑慮。這個問題也是困擾著眾多在職電子檔案管理的工作人員，所以，在關于電子檔案管理也采用了很多種措施，電子檔案管理的可靠性是必須遵守的③。在歸檔電子檔案管理的過程中，要嚴格的規范工作人員嚴格遵循工作制度，不僅要對收集的資料嚴格檢查把關，確保歸檔的電子文件的數據要有著真實性、有效性、可靠性，還要注意在管理電子檔案中的調閱、復制、鑒定、整理等各個環節都要保證依照正規的流程走，并且，在電子檔案歸檔完成后，還有建立相應的備份文件，防止日后檔案中的信息丟失而導致的損失，所以，電子檔案的可靠性一定要嚴守遵循的。
（三）效率原則
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關鍵詞：文書檔案 管理 電子化
中圖分類號：C93 文獻標識碼：A 文章編號：1007-0745（2013）05-0196-01
隨著當前社會中計算機技術和信息技術不斷的開發和利用，人們對網絡技術和信息技術的不斷加快，文書檔案管理工作也逐步的出現了高水準，高系統化的工作流程。文書檔案管理是檔案工作的一個重要組成部分。為了能夠滿足當前人們對檔案管理過程中的系統化，精確化，各種先進的技術在檔案管理工作中的應用不斷的加快，成為當前為人們提供準確信息的前提，用以滿足當前人們對信息的需求。
一、文書檔案管理信息的電子化的優點
電子檔案管理是文書檔案工作中重要的環節，是提高其工作效率的主要手段和方法，是通過各種先進技術進行工作的前提和基礎，其主要作用是通過電子化手段將文書檔案標準化和規范化。
1，電子檔案的便于檢索，使用方便，提高了辦公效率。電子檔案是將信息儲存在光盤或磁盤上，應用計算機來查詢。計算機擁有強大的信息處理能力，使得文書檔案管理更快捷，更方便。
2，信息易于保管。電子檔案是存儲在光盤和磁盤上的信息。比傳統的紙質載體更易保存，不僅能夠防止蟲蛀、防潮，而且可以重復使用，節能、環保、使用壽命長，符合國家提倡的建立節約型社會的理念。
第三，電子傳輸，實現資源的共享。在傳統的手工操作中，各個單位和部門之間的信息無法達到及時的交流和共享，大量的文書檔案像古董一樣閑置和保存著。這在一定程度上造成了資源的浪費。信息化的到來和網絡的發展，方便人們通過計算機進行信息的溝通與交流，利用電子網絡傳輸資源。
第四，提高了文書檔案傳輸的安全性。傳統的檔案傳輸是靠人力來完成，時間較長，給傳輸帶來安全隱患，比如會出現在傳輸過程中資料的丟失，并且通過郵遞極高費時費力等，安全性也隨之降低。電子傳輸的出現解決了這一問題，只要有互聯網，便可方便的傳輸，保證了檔案的及時傳輸，而且能夠確保其安全性，不會造成檔案的延誤或者丟失現象，綠色節能，大大節省了人力、物力和財力。
二、文書檔案管理信息的電子化的缺點
首先，檔案真實性難以保障。因為電子介質具有可讀寫性，人們可以對電子檔案進行反復的輸入和修改，并且沒有修改后的特殊標記。文書電子檔案的管理在某種程度上失去了它的固有形式，人們不能通過辨別字體字號的形式判斷文書檔案的原始性，并且電子檔案沒有印章和親筆簽名，相關單位也無法鑒別真偽。在這種情況下電子檔案的真實性就難以得到保障。
2、電子檔案的安全問題隨著網絡的普及而變得更為嚴峻： 現在，通過網絡系統攔截電子信息的現象時有發生，網絡黑客通過特殊的程序可以攔截人們之間重要的數據信息內容，或者使用計算機病毒，病毒的入侵會讓檔案管理人員的電腦癱瘓、信息丟失，而且假冒的非授權用戶侵犯了他人的合法權益。這些問題都對電子檔案的安全性構成了威脅。人們通過安裝殺毒軟件等方式來減少病毒的入侵，設置專門人員維護計算機和局域網，這就為管理帶來了另一筆費用，購買殺毒軟件，增加人員開支。
第三，文書檔案管理信息的電子化應用對管理人員的要求也大大提高。文書檔案的管理不僅要求工作人員懂得在紙質文書檔案管理的操作理論、方法還要求工作人員能夠熟練的使用電子計算機，懂得數據傳輸的技術。這樣的管理人員要具備較高的知識水平，但是目前我國的電子化文書檔案管理人員技術水平有限，不能適應電子化進程的需要。電子化管理中出現了復合型人才奇缺的尷尬局面。
第四，電子文件兼容問題。電子文件的通用問題比較嚴重，現在全世界各大軟件開發公司都相對獨立，為了獲得更多經濟效益，電子文件之間都是不兼容的，電腦軟件開發的通用性差，不同的系統生成的不同的電子文件，相互不能通用，或者是不同的軟件生成的電子文件難以實現格式的轉換，這也為檔案管理人員增加了工作量，在電子文件之間進行轉換格式。同時也增加了經費的支出，要同時購買多種格式的軟件，以便使用。
三、加快推進檔案信息化技術的基本原則
1、科學化規范化和精細化原則。標準化、規范化、精細化是強化電子文檔管理的重要原則，因為文檔管理本身就是一項嚴謹細致的工作，必須要進一步細化檔案工作標準和規范，才能提高檔案管理的質量和效率要求。
2、快捷與安全同步的原則。信息化在提高辦事效率、質量和速度的同時，也給安全保密工作帶來諸多壓力和挑戰。所以，要堅持快捷與安全同步的原則，在確保安全基礎上提高工作效率，不斷增強信息化條件下檔案管理的全安系數，強調安全使用和管理。
3、效益與質量兼顧的原則。因為檔案信息數字化建設的艱巨性、復雜性和繁重性，因此需要投入相當的人、財、物力，所以，要堅持效益與質量兼顧的原則，研究自身實力，分析客戶需求，強化建檔質量，思考快捷安全建檔的途徑。
四、改革措施和解決辦法探討
針對在文書檔案管理信息的電子化應用中出現的實際問題，本人結合相關資料總結以下方案：第一，針對安全性問題，使用局域網，讓文書檔案只能在局域網的范圍內傳輸，給文書檔案的傳輸控制在一個ip地址范圍內，防止文件流向外網。比較常用的辦法是設置隔離的路由器，路由器的作用是屏蔽不在范圍內的ip地址，這樣就可以有選擇的進行文件的傳輸。也可以通過設置防火墻的方法，對網絡數據進行過濾，檢測不安全的攻擊行為。第二，加強人員管理，針對人員素質低的現象，定期進行教育培訓。經過定期的教育培訓，讓檔案管理人員能夠掌握較全面的電子化檔案管理方法，樹立較強的責任心，同時，提法他們的綜合文化水平，比如外語水平、計算機操作水平等，加強思想教育，樹立較強的責任意識，從根本上杜絕管理人員私自泄露檔案的事情發生，達到檔案管理的保密要求。
五、結束語
現代社會是一個信息高速發展的社會，是一個科學技術不斷進步的社會，文書檔案作為檔案管理工作的重要組成部分，它不僅記載歷史發展的興衰歷程，同時也客觀真實地反映著生產經營過程中重要事件，成為歷史軌跡的再現者?，F在，科學技術正在日新月異的發展著，信息科學已經影響著我們的生活方式，電子檔案也成為了當前社會發展中主要的檔案管理手段。信息化文書檔案管理已經逐步取代老式的紙質檔案管理，更是實現檔案管理過程中對其精確化劃分和系統化整理的有力基礎和前提條件。文書檔案的歸檔、保管與利用，是一項極其重要而復雜的工作。因此在其工作中實現電子化成為其發展過程中的必然結果和前提條件，為電子化檔案提供了理論基礎。加強科學管理，確保電子檔案能夠安全可靠地處于可準確提供利用的狀態，使其在社會生活中發揮更大的作用。
參考文獻：
[1]南劍茜；文書檔案管理信息電子化應用《商場現代化》2011年第03期
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一、企業檔案管理存在的主要缺陷
（一）企業對檔案管理重要性沒有足夠的認識。當前很多企業的檔案管理工作顯得相對陳舊，缺乏科學性，造成這種現象的根本原因在于企業往往將檔案管理工作邊緣化。一些企業的管理者將管理的重點放在經濟效益的獲得上，但是卻沒有意識到檔案管理在提升企業經濟效益上的推動作用，導致了很多企業檔案管理工作浮于表面、流于形式。企業的不重視導致了企業工作人員對檔案管理工作也不重視，他們對檔案管理工作缺乏熱情和責任感，通常檔案管理工作沒有專人負責。這種企業上下覺得檔案管理無用的觀念導致了企業發展嚴重失衡。
（二）企業缺乏完善的檔案管理制度。企業缺乏制度化的檔案管理模式，主要表現為以下幾個方面：首先，檔案收集過程不規范。企業沒有專門的檔案收集制度，部分企業雖然設置了相應的規章制度但也只是流于形式。其次，企業檔案收集過程不規范。企業內部一些檔案管理人員專業知識淺薄，尤其是一些新入職的工作人員缺乏相應的工作經驗，由于檔案管理人員素質良莠不一，檔案將會在立卷中會出現很大的問題。一次立卷現象的出現不僅僅會影響檔案查詢，還違反了事畢立卷的工作原則。最后，企業檔案管理綜合力度不強。當前很多企業檔案管理采取的是班組管理模式，這種管理模式在行政管理上的權限有限，在檔案管理的重大問題上不可自主決定，需要向上級主管匯報，而上級主管通常并不是檔案管理專業人員，他們很難完全顧及檔案管理工作，這導致了檔案綜合管理存在一定的障礙。
（三）企業檔案管理信息化建設不足。雖然很多企業在內部管理上已經大力推行了信息化建設，但是檔案管理在文件傳輸和資料輸入上仍然信息化程度不高，這導致了檔案管理質量一直難以提升。由于企業沒有建立完善的檔案管理信息系統，難以給予大力的技術支撐和強力的系統保障，這也是檔案管理信息化不足的一個重要原因。一些企業雖然建立了檔案管理信息系統，但是卻和檔案管理工作實際狀況相去甚遠，使得檔案管理效率低下，導致檔案管理科學化、創新化一直受到阻礙。
二、促進檔案管理科技建設和創新的對策
首先，企業要轉變檔案管理理念。企業的領導者和檔案管理工作人員應該意識到檔案管理的重要性，將管理的重點擴展到經營管理之外，把檔案管理工作納入到企業管理體系之中并將之作為管理的重點，充分意識到檔案管理工作對于企業價值提升的重要作用，企業的管理者應該加大宣傳力度，讓員工意識到檔案管理的重要性，各級領導要以身作則，與時俱進，積極運用現代化的管理手段和相應的科學技術來完善企業內部檔案管理工作。檔案管理工作效果的提升需要資金的支持，企業應該加大力進行檔案管理的基本設施建設，使得管理設備逐步完善，讓檔案管理體系走向創新化、科學化、信息化和現代化的道路。另外，檔案管理人員要不斷進行專業素質的提升，和其他工作人員進行交流和溝通，吸收先進的工作經驗和方法，在工作中責任感強烈。
其次，企業要建立完善的檔案管理制度。高質量的檔案管理工作需要健全的檔案管理制度作為依托，檔案管理欲實現科學化和創新化就必須在管制度的完善上努力。企業應該遵循《中華人民共和國檔案法》、《檔案管理整理規劃》等法律法規，并在此基礎上建設檔案管理相關的制度，檔案管理制度一方面要切合企業實際，另一方面則要達到國家的制度要求，符合國家標準。另外，檔案管理制度要考慮企業生產服務的需求，企業各個部門的領導者和檔案管理人員要切實溝通，商討檔案管理需求和要點，全面討論之后起草檔案管理方案。企業制度好的檔案管理制度應該采取首先試運行，在個別部門進行試點，在運行中發現不足之處可以及時進行針對性修改，使得檔案管理走向創新和科學的道路。
