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財務檔案管理規范范文1
職業院校的財務檔案管理包括了院校財務開支的全部活動資料，是整個財務工作的具體反映和寫照。因此，高校的財務檔案保存可以作為日后研究院校財務狀況的重要憑證，對日后工作人員找尋資料也提供了方便的途徑，大大促進了高校的經濟管理。對于有些財務管理中的問題分析，院校財務檔案中的資料可以作為重要的參考，為事件處理提供可靠地數據資料，節省工作時間，提高效率。還有一些財務分析的工作，需要使用之前的財務檔案，此時數據保存完善的檔案就會發揮重要作用。
對于職業技術學院的財務開支，難以避免會有些問題的出現，挪用公款、支出不合理都是很可能出現的，為了避免這種情況的發生，加強職業技術學院的財務管理也是一種有效的途徑。對財務開支情況進行記錄，能有效的減少不正常財務開支情況的發生，從而加強職業院校的經濟管理。
通過分析職業高校的財務檔案還可以為工作人員工作質量的評定提供參考，在分析過程中，院校財務支出的具體情況都會體現出來，對于各項支出和領導者的決策是否合理，都能夠很明顯的體現出來。而且，職業技術學院通過建立完善的財務檔案管理體系，對于管理過程中的不足和缺陷都能及時發現，并且得到解決，促進財務管理的科學化、完善化。
在職業技術學院教學過程中，一些與經濟管理相關的專業，都需要大量的實踐和案例，與理論教學相結合，促進教學工作的提高。而本職業院校的財務檔案剛好可以作為教學的參考和依據，將實際引用到教學過程中，既為教學提供了大量的真實案例，又促進學生的能力提高，一舉兩得。
二、目前職業院校財務檔案管理中存在的問題
（一）對財務檔案管理重要性意識不夠
通過之前簡述，可知對職業技術學校來說，財務檔案管理有著重要的地位和作用。但是在大多數職業院校中，對財務檔案管理的重視性都不高，一般只重視財務工作的開展，對于具體的證明、數據并不重視，只要求有簡單的證明就可以了，并沒有將檔案管理工作落實到位。在之后的數據、資料整理過程中，大都只使用了財務工作中的簡單數據，并沒有將整個過程的數據收集完整，導致即使檔案管理工作開展落實后，整個資料檔案都并不完整，達不到預期的效果。
對檔案管理工作的重視不夠，從根本上來說，是由于領導者的重視不夠，在職業技術學院中，主要原因就是由于學校管理者對于檔案管理工作的重視不夠。由于管理者不重視該工作的開展落實，所以具體的工作人員更難以將管理工作很好的落實到位。在初期的財務開支證明時就缺乏統一的規范要求，在之后收集資料時，數據也就難以完善。
（二）財務檔案管理工作不夠規范
相關工作人員缺乏專業的知識技能是造成檔案管理工作不規范的主要原因之一。對于財務檔案管理工作，沒有統一的要求，不同的工作人員有不同的處理方法，造成檔案管理工作的秩序混亂，影響檔案管理工作的質量。其次，職業技術學院中沒有設置專門的檔案管理機構，很少有專門負責財務檔案管理的工作人員，大都是由其他職能的工作人員，更容易造成管理工作中的不完善問題。而有些職業院校中，雖然有專門的管理機構，但是由于各部分之間的權責劃分不明確，并且缺乏專業的知識技能培訓，難以對管理工作統一約束。除此之外，資源配置情況也是影響職業技術學院財務管理工作的重要原因，沒有具體的檔案存放地點，信息數據沒有具體的收集、保存途徑，即使工作人員有較好的職業素養，也難以將工作規范完善。
（三）缺乏統一的要求和標準
我國高校的財務管理工作發展較晚，目前還沒有統一的規范標準，所以職業技術學院在財務檔案管理工作中更是難以達到預期要求，將財務檔案管理的有益作用完全發揮出來。有部分職業技術院校雖然對財務檔案管理制定有一定的要求，但是都只在小范圍或者自己學校里實行，并沒有擴展到整個行業，沒有形成有規范的行業標準。
三、規范職業技術學院財務檔案管理
（一）加強職業技術學院財務檔案管理的意識
出于財務檔案管理的重要性，和目前職業技術學院財務檔案管理的意識不強，要重點落實增強職業技術學院對此管理的意識。職業院校要在充分意識到財務檔案管理的重要性的前提下，改變之前對財務支出證明和資料收集的不重視情況，致力于完善院校財務檔案管理體系。先從領導者抓起，引導院系領導者認識財務檔案管理對學校財務支出和日后工作的重要性，建立注重學校財務檔案管理的意識。在學校領導者的帶領下，增強管理工作人員的重視，從而保證學校財務檔案管理工作的重視程度提高和工作的落實，促進職業技術學院的財務開支科學化，促進職業技術學院的經濟管理水平提高。
（二）提高管理人員的專業素養
專業的管理人員不僅能提高財務檔案管理的效率，而且還能保證工作開展的有序和質量，因此，提高職業技術學院的管理人員具有重要意義。財務檔案管理不是單純的一項管理工作，對于工作者還有一定的專業要求，才能保證工作的高效率和高質量。對于從事財務檔案管理的人員應定期的進行技能培訓，保證管理人員的專業能力，同時將要求和標準及時傳授給工作人員及時落實到工作中。對于提出要求的落實情況對管理人員進行考核，保證財務檔案管理的工作人員的專業素養達到標準，保證財務檔案管理能隨著發展不斷進步。
（三）健全院校檔案管理制度
每個職業技術學院，要設立專門的財務檔案管理機制，促進財務檔案管理體系的完善。對于財務檔案管理的支出證明，規定要有詳細的數據說明，既是為了之后檔案收集的便利，也是為了保證職業技術學院的財務支出合理，避免財務問題的出現。在之后的數據收集階段，要將各種資料收集完善，保證數據的真實性。職業學院在建立管理機制的前提下，對于各部門的分工，也要劃分明確，將各個階段的具體工作劃分到部門或者人員，保證每項工作都有專業的負責人。除此之外，對于財務檔案管理過程中需要的資源也要配置到位，檔案存放需要的空間、信息處理需要的計算機等其他資源，都要滿足工作人員的需要。將各部分都要落實完善，保證整個職業技術學院的財務檔案管理制度完善，促進財務檔案管理工作的正常運行。
（四）提高財務檔案管理的信息化
隨著科學技術的發展，目前我國的網絡信息化技術逐漸完善，人們的工作和生活都離不開網絡信息，對于職業技術學院的財務檔案管理工作，也要與時俱進，將計算機網絡技術運用到檔案管理工作中來。相比傳統的財務檔案管理的各種紙質資料，使用網絡技術之后，各種財務檔案管理工作將更加簡便快捷。特別是在進行數據整理保存的階段，信息化的手段將大大提高工作效率。因此，在新時期，職業技術學院財務檔案管理的信息化是發展的必然趨勢。
財務檔案管理規范范文2
企業檔案資料越來越要求記錄的標準化。所謂檔案要標準化，是指檔案所使用的名詞術語、著錄、代碼代號、標引語言乃至于檔案的整理、統計、鑒定、格式等方面的標準化。這些標準化的要求，可以對檔案進行分門別類，有利于甄別管理檔案，也有利于檔案的長期性保存。目前，許多企業已開始朝著標準化邁進，有的企業還為此專門組織定期的員工培訓和學習。從企業檔案管理的現行機制來看，大多企業已經在努力做到規范化、標準化，已不再受傳統模式的桎梏。但是，時展的腳步從未停止，相對于經濟形式而言，檔案管理規范化的發展還是緩慢的，而且，企業對檔案管理的認識還不夠、對本企業基層的檔案缺乏管理、還缺乏具有專業知識的檔案事務人員。檔案管理規范化不僅僅需要管理設備、技術手段的規范、先進，還需要管理者的高素質、高認識、高水平。時代在發展，企業在進步，企業的工作人員也必須與時俱進，具備適應時代和企業發展的能力水平、個人素養。如今，企業檔案管理的門類不再單一，甚至還越來越多，越來越復雜，加上檔案管理已經借助于信息化手段統籌管理，這些都要求檔案管理者必須具備檔案管理的專業知識，并能熟練應用檔案管理系統。所以，企業要為此付出的努力還應是持續的。不能只是走走形式，做做樣子，只有真正將行動落到實處，才能收到真正的效益。
二、檔案管理規范化對現代企業管理的重要性
1.檔案管理規范化對企業人員管理的重要性
說到檔案管理，企業的人事檔案首當其沖，它是其重要組成部分。人事檔案可以集中反映企業人員的詳細信息，包括員工的自然情況、學習、工作經歷、獎懲情況、歷史背景等。企業用人必須要依據人事檔案提供的基本信息來衡量人才所適應的工作崗位。人才是企業良性發展的基石，而檔案管理是發掘人才、開發人才的基石。沒有一套規范的檔案管理系統將會極大的限制企業發展，降低市場競爭力，也會流失已有的人才，給企業帶來無法彌補的損失。千金買骨可能會引來人才但是不一定會留住人才。有著規范的、優異的、有發展的檔案管理模式的企業才是一個有吸引力的企業。
2.檔案管理規范化對企業財政管理的重要性
規范化的檔案管理可以集中整合企業財務狀況軌跡，為企業高層管理者提供企業業務分析的依據，從而有利于科學規劃企業未來發展方向，為企業可持續發展貢獻力量。另外，規范化的財政管理下，企業每一筆財務賬目都分門別類、清楚明確，可以減少財務糾紛，挺高工作效率，有利于企業的制度化管理，同時又對外樹立了企業良好的形象。
3.檔案管理規范化對企業業務發展的重要性
從企業業務發展角度看，規范化的檔案管理有利于企業管理層更加及時、全面的掌握和分析企業的生產、經營狀況，以便抓住時機調整生產、經營策略，做出科學的判斷。企業檔案雖然記錄的是企業過去的運營資料，但卻是企業未來發展的依據。它在很大程度上決定著企業業務的拓展、對持續提高企業的管理效率具有深遠影響。所以，為了企業自身的長足發展，使它在市場競爭中更加具有不敗的競爭實力，必須做好檔案的規范化管理。
三、結語
財務檔案管理規范范文3
電子環境下，計算機是財務檔案的重要工具，必須利用專業的軟件和系統來保證管理的質量。電算化環境下財務檔案需要重視的問題，主要有以下幾個方面：
1.針對外部的管理問題。首先，在管理中因為計算機的網絡化，應提高其傳輸與操作安全性，一方面應提高口令的安全性，不僅僅要設置開機密碼也應對某些訪問權限進行口令和安全密碼的設置，以保證電子財務檔案被訪問時的安全。同時應建立多級權限制度，即在檔案讀、寫權上設置多級權限，不同的工作人員對檔案的訪問與讀寫都有其特定的權限，不能越權對檔案進行訪問與改寫等。還應建立電子表格對歸檔檔案進行統計，進行系統化管理，方便外部對數據庫訪問并查詢相關信息。其次，對電算化系統的安全性進行強化。網絡的安全是保證數據傳輸的重要基礎，電算化中財務檔案已經與網絡相結合，所以必須提高其數據的安全性。另外，還需借助計算機安全技術，如防火墻，隔離電子計算機系統與外部訪問區，使電子檔案系統相對獨立。限制外部非法訪問對電子檔案的干擾。也需要對數據進行加密或者限制訪問權限，對網絡安全進行強化，以防止意外數據故障、惡意破壞對數據的影響，導致數據丟失或者錯誤。最后，是對病毒的控制措施。在計算機系統中病毒是影響計算機安全的重要形式。所以在電算化環境中為了保證計算機系統的安全與數據安全必須及時對殺毒軟件病毒庫進行升級，才能更好地進行全面防護。
2.內部管理的問題。第一，應強化歸檔制度。管理人員應充分地學習電算化的管理知識，使之明確管理特征。強化計算機會計檔案的保管作用。對各種文件的歸檔應健全制度，明確各種檔案與數據的歸檔要求，以及標準文件，讓各種數據與文件歸檔都按照規范與標準執行，從而保證檔案管理的規范性。同時相關部門也應配合檔案管理的制度，設置管理規范，并嚴格對制度與規范的執行情況進行檢查， 一旦出現問題應進行必要的責任追究。還要對管理規范在執行過程中出現的問題進行分析，動態化地對制度進行調適。第二，強化對數據備份的管理。在電算化環境下，數據往往是實時化出現的并被保存的，而因為計算機特性，如果出現故障則會導致數據丟失，所以在財務檔案管理中應進行實時化的備份處理，在賬務管理與報表系統中都應明確實時化備份的要求，即根據財務數據的不同性質進行備份，而整體數據的備份不應少于每年12次。經過備份的數據應存放在固定的硬盤中，并進行封存，并妥善保管，保證其不會受到外部環境的影響而出現物理性損壞。第三，檔案的保存要求。財務電子檔案在保存中應選擇質量較高且穩定的存儲介質，因為介質的質量會直接影響數據保存的質量，也會影響數據的調用與再處理，所以只有質量穩定的介質才能保證檔案質量。管理人員也應對存放時間較長的“檔案”進行定期的維護，及定期復制以保證檔案的安全與完整。第四，在工作中也要對紙質檔案進行妥善保存。在電算化環境下，所有的數據也是從紙質文件和憑證中獲得的，所以每天要登記與打印的不僅僅是現金記賬文件，也包括銀行存款日記賬，做到日清月結。如果因為打印或者條件限制，所形成的現金與銀行賬目可以利用活頁定制為賬冊進行保存。而對于一般的賬目應做到清楚分類并進行檔案化管理，并按照月、季、年進行分類與匯總，并對其電子檔案進行標記。第五，應培養和設置專門的檔案管理人員和職位。前面分析電子化檔案管理不僅僅需要人員具備財務知識也需要其具備一定的計算機知識，應注意的是不能由出納人員兼職。其崗位的責任有，按照制度與規范向會計電算化系統的各個崗位人員催收相關的電子數據與報表。進行歸類與存檔，并填寫存檔的記錄表格；負責保存計算機檔案與系統檔案等，實現對電子數據的系統化管理，方便查詢與處理；保證財務檔案的安全性。不能擅自對數據進行導出與寫入。系統管理制定明確的權限。限制管理人員的權限，保證直接管理人員對檔案的安全性負責，不會因為自身的權限而導致內部出現舞弊問題。所有的檔案讀寫過程都應進行備案，進行登記與記錄，保證文件改動是在權限范圍內。同時，在財務檔案管理工作中，檔案人員要提高專業素養，不斷提升自身的檔案管理水平。
（作者單位：云南省德宏州人民醫院）
財務檔案管理規范范文4
關鍵詞：農村財務；規范化；思路對策
農村財務管理不僅是一項經濟工作，同時也是一項嚴肅的政治工作，是農村基層組織、思想、政權建設的需要。因此必須加強組織領導，認真搞好村級財務管理工作。中央和省一再要求要認真搞好村級財務的管理，并作為建設社會主義新農村工作的一項大事來抓。之所以如此重視農村村級財務管理工作，是因為農村財務管理是一項政策性很強的工作。由于目前村級財務管理中還存在著不規范的問題，影響了農村工作的正常運轉，使得村黨支部缺乏號召力和凝聚力，各種公益事業難以興辦，所以完善和規范農村財務管理制度在當前已是刻不容緩。
隨著農村經濟的發展，農村財務管理已顯得相對滯后，農村集體財務管理混亂，迫切需要進行規范。如何切實解決當前農村村級財務管理中存在的問題，筆者認為，必須從以下幾方面入手。
一、提高農村會計人員的業務素質，加強會計法規制度的培訓，為農村財務管理規范化做好人力資源準備
農村財務管理既是一項政策性很強的工作，又是一項業務性極強的工作。因此，穩定財會人員隊伍，提高財會人員素質至關重要。財會人員被確定之后，一般不要隨意變動，以穩定財會人員隊伍。這里關鍵是要嚴格財會人員的任免程序，必須實行持證上崗制度，并建立崗位責任制，財會人員要明確自己的權利和義務。為提高財會人員的素質，要切實加強業務培訓，定期或不定期地進行業務考核，穩定隊伍，提高素質，為農村財務管理規范化做好人力資源準備。
多年來財會人員隊伍不穩定問題一直困繞著農村財務管理工作，要改變這種現狀，有必要建立一支高素質的，穩定的會計隊伍。因此，一是應健全財會人員任免制度。凡經群眾推薦，村委會上報，鄉鎮考核合格，應由鄉鎮會計管理站審批并統一頒發聘書；二是建立財務人員人事管理制度。對村級財會人員的配備、考核、聘任以及勞動報酬、崗位責任制等均做出明確規定，不經鄉主管部門批準，不得任意調換和聘任財會人員；三是對鄉村財會人員進行全面清查，建立會計人員檔案管理網絡，以便儲備和統一調配整個鄉鎮的會計人員。
財會人員是村鄉里的“內當家”，一定要有全局觀念和法制觀念，要有較高政治覺悟、專業知識和專業技能，努力提高業務素質。為此，各級領導應重視對村級財會人員的培養，定期進行業務培訓，爭取盡快地把國家改革的有關政策和新的財稅制度，貫徹落實到鄉村一級；同時鄉村也要建立會計人員持證上崗制度，即要求會計人員必須按照其資格證的級次，持證應聘相應崗位之職，保持財會隊伍穩定。為農村財務管理規范化做好人力資源準備。
二、加強農村財務管理規范化必須要堅持“五個統一”，有效化解農村財務管理的矛盾
加強財務規范化管理，必須要堅持“五個統一”即：統一思想，規范監督程序；統一帳、表、冊、據，規范會計操作程序；統一審批手續，規范支出管理；統一業務培訓，規范交接手續；統一檔案專柜，規范財務資料。只有這樣才有利于農村的財務行為進一步規范，從而可以給群眾一個明白，還干部一個清白，農民也不必為財務問題而上訪，干部也不必因財務管理而費心，干群關系將更加密切，為農村和諧社會的建設創造有利的條件。為此，各級鄉鎮領導都必須提高對村級財務重要性的認識，加強領導、強化管理，使之逐步納入規范化，法制化的軌道。農村財務規范化就是要求村級的各項收入、財政對農村的轉移支付和部門對農村撥付的資金，都要規范繳付手續，統一管理，有效監督。這樣可使村級收入管理得到加強，有效遏制亂收費、亂攤派行為，進一步減輕農民負擔。村級各項支出均在村財鄉管部門的全程監督下使用，資金使用進一步規范和透明，不僅避免了資金使用的盲目性，還可有效地杜絕擠占、挪用等違紀現象的發生。
三、健全農村財務管理化的各項管理制度，做好農村財務管理規范化的制度保證
建立健全規章制度，使村級財務管理有章可循，是搞好財務管理規范化的重要保證。為使農村村級財務管理有章可循，必須嚴格執行國家農業部、財政部新頒布的《村合作經濟組織會計制度》和《村合作經濟財務制度》這兩個新制度。新《制度》針對目前村級財務混亂的種種現狀，對現金管理、固定資產管理、費用開支管理、票據管理、農民負擔款項和共同生產費管理、義務工和積累工管理、財會人員及財會賬目管理、財務審計與民主理財等方面都作了具體規定。對完善村集體經濟組織財務會計工作，推進村級財務管理經常化、規范化、制度化將起到十分重要的作用。
財務檔案管理規范范文5
關鍵詞：新時期 高校 財務檔案 信息化 建設
高等院校的財務檔案信息化是通過先進的技術，對本校的財務資料進行搜尋，回檔，共享，分遞和保存。上述步驟構成了高校財務檔案信息化建設的相關程序。和九十年代相比，我國高校的財務檔案在信息化建設取得了明顯的進步，但還是有一些影響其信息化進程的因素存在。要想令高校財務檔案信息化取得長足發展，就要解決在實際工作中出現的問題。
一、當前我國高等院校財務檔案信息化建設中出現的問題
（一）相關領導沒有將該項工作加以充分的重視
由于受傳統觀念的影響，我國多數高校的相關領導沒有將本校財務檔案信息化的相關建設工作進行必要的重視。這種現象的出現直接影響了高校財務檔案信息化建設的進程。領導們忽略了該項工作的重要性， 對高校自身的財務資金，人才管理，設備管理都有非常大的影響。從另一個角度來講，正是由于上述原因，對該項工作相關發展的造成了非常大的影響。
（二）我國高校財務檔案信息化建設的相關標準亟待完善
雖說高校財務檔案信息化建設的相關提議在早年就被提出，一些主管部門也為該項工作制定了一些相關的制度規范。但對于我國來講，財務檔案的信息化建設是一項全新的管理工作，加上受傳統觀念的束縛，從實際情況來看，我國高等院校的信息化建設并沒有在真正意義上做到理論與實際相結合。雖說我國部分高校想將本校的財務檔案信息化工作進行開展，但由于缺少相關理論與標準的支持，很多高校領導對該項工作的開展表示出了“無從做起”的態度[2]。也是由于這樣的原因，高校中的財務人員對檔案的信息化建設產生了畏難情緒。這在很大程度上阻礙了我國高校財務檔案信息化建設的相關進程。
（三）相關管理人員缺乏專業知識
自改革開放以來，我國高校財務人員無論是從業務素質和精神風貌上來講，都有了明顯的進步，在高校中從事財務工作的人員在學歷上，職稱上和計劃經濟時代相比提高了好幾個檔次。但受傳統觀念的束縛，我國高等院校中從事財務工作的人員，將自己的工作重點放在了高校財務理論與研究上，而對于財務檔案信息化管理的相關知識知之甚少。沒有將高校財務檔案信息化的重要性認識上去，進而在高校中出現了，相關財務人員處理財務檔案管理信息化工作簡單，隨意。除此之外，在高校從事財務管理部門還存在著職責不清的狀況。學校對財務人員也沒有定期的組織培訓教育工作。由于缺乏相關理論的支持，使得我國高校財務檔案信息化和發達國家相比有著明顯的差距。由于受客觀條件的限制，高校中能真正勝任財務檔案管理工作的相關人員少之又少。
（四）高校財務檔案信息化建設缺少相關目標
有些高校領導認為高校財務檔案信息化建設是一項非常簡單的工作，覺得所謂財務檔案管理就是將本校的財務信息進行統籌。在我國大部分高校中，財務檔案信息管理缺少黨政的統一性，學校內黨政部門沒有盡到自己的義務，不能配合財務部門開展相關建設工作，對財務檔案信息管理的內涵也不甚了解，更不要說相關信息化建設目標了。
二、高校財務檔案信息化建設相關構建措施
（一）完善原有財務檔案信息化建設管理規范
學校高層領導要想在真正意義上將本校的財務檔案信息化建設工作做好，就要站在科學發展觀的角度來看待問題，將原有財務檔案信息化建設的管理規范進行系統性的完善。相關制度的完善，需要本校財務部門和行政部門共同努力來完成。在建設過程中要不畏艱難，用于探索，在真正意義上將；理論研究成果投入到實踐工作中去，結合本校實際情況，制定出一套行之有效的管理規范。例如，對本校原有的財務信息庫進行系統性的建設，對重要的財務數據進行有效備份等。參照國家檔案局來制定相關管理規范。
（二）加強高校財務檔案信息化的基礎建設
基礎建設對于高校財務檔案信息化建設來講有著非常重要的決定性作用。高校財務檔案信息化的基礎性建設主要包括：計算機，網絡，無線路由器，服務器等?；A建設有著硬件建設和網絡建設之分，在基礎建設中，起決定性作用的是軟件建設。用于檔案管理的應用型然間本身具有強大的邏輯性，管理者使用管理軟件對高校財務檔案信息化進行全面建設。應用軟件本身包括了很多智能程序，比如實時監控，語言翻譯等等。應用軟件的種類包括：信息檔案管理軟件，系統文件管理軟件等等。值得注意的是，在信息化基礎建設中，硬件軟件的相關建設應該是一種平衡的關系。對于應用軟件的開發更應該做到精益求精，只有這樣才能在真正意義上推動我國高校財務檔案信息化管理進程。
（三）高校要做好關于信息化網絡建設的相關工作
高校要想做好財務檔案信息化建設的相關工作，建設起相關管理網絡是重點。值得注意的是，相關技術人員在建立起高校財務信息檔案網絡的同時，也要將網站的專業職能進行全面突出。
突出網站的服務功能。相關技術人員在進行網絡建設的時候，應該設立有個查詢模塊，供信息使用者能夠快捷方便的找到自己需要的信息，并設立下載模塊，方便使用者下載。
將網站的宣傳功能加以突出。該網站要將本校財務管理的情況進行有效披露，除了這點，還要將檔案相關工作對大眾進行有效宣傳，從根本上增加大眾對高校財務信息檔案相關工作進行有效了解，促進該項工作的發展。
網站應該強化原有交流協作相關功能。相關技術人員在進行網站設計的時候，應該為用戶建立起一個用戶體驗模塊，針對用戶的真實需要，將自己的管理方式進行必要的調整。
（四）強化高校財務檔案信息化的輔助決策系統
高校建設財務檔案信息管理的根本目的在于幫助財務數據使用者順利找到自己想要的數據。由于現如今高校財務數據日趨復雜化，傳統的財務檔案信息化管理模式已經不能滿足如此困難的要求，因此必須在高校內建立起一套行之有效的信息化輔助決策系統。這種輔決策系統是以先進的科學技術以及管理技術為基礎的。該決策系統能夠將在檔案管理中出現的實際問題進行有效解決。相關軟件還能為工作人員提供系統性的分析數據。價格定性與定量分析進行有效結合，從根本上將高校財務檔案信息化工作質量進行提高。
三、結束語
綜上所述，對高等院校中的財務檔案信息化建設，對于高等院校本身來講，是一件非常重要的工作。通過高校師生的共同努力，高校財務檔案信息化管理邁入了一個嶄新的階梯，財務檔案信息化管理在最大程度上發揮了自身效用，相信在不久的將來，我國高校財務檔案信息化建設一定會發展的更加輝煌。
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財務檔案管理規范范文6
關鍵詞：科研項目科研檔案檔案管理
在科研活動日益社會化、信息化的背景下，科研項目（課題）呈現出跨學科、跨領域、跨機構（以下簡稱“三跨”）的典型性特征。與一般性科研項目相比，“三跨”項目往往集合了各機構相關領域的優勢力量，研究成果更具有顯示度，檔案的信息含量和科技含量更大，如何有效收集、保存和利用這些科研檔案資源是檔案人員必須要思考的問題。同時“三跨”科研項目研究周期較長，具有跨機構、跨學科、跨地域、跨平臺等諸多新特點，依靠傳統的科研檔案管理模式和方法難以全面、系統地管理這些資源，需要我們提出新的管理方法和模式。
一、“三跨”項目檔案管理的特點分析
（一）歸檔主體的多口性
“三跨”科研項目范圍大、成員多，往往需要多學科交叉、多部門協調、多單位合作，因而建檔材料形成的主體較多，涉及的機構包括主管單位、依托單位（負責單位）、參加單位，涉及的人員包括項目負責人、課題負責人、項目（課題）參加人、業務管理人員、綜合管理人員（包括財務人員、設備采購人員、人事管理人員等），并且根據項目開展需要聘請院外甚至是國外知名專家或專家團隊。這些機構或個人會形成各種檔案資源，這些來源不同卻又產生于同一科研活動中的資源，共同構成了一個“三跨”科研項目的全部檔案。
（二）歸檔內容的電子化
一方面，“三跨”科研項目電子檔案資源超量增長。隨著科研信息化程度的不斷提高，“三跨”科研項目會應用更先進的信息技術和電子化設備，科研人員習慣于在自己的工作現場和研究過程中電子化地進行信息交流和處理，從而形成了大量的交流性材料、實驗性數據和各種結果性數據。另一方面，這些電子檔案具有異構性的特征。由于“三跨”科研項目需要國內國際不同領域的機構和人員協同工作，會涉及多個單位多種應用平臺多個數據庫資源，不同的科研人員又會在自己的電子設備中保存不同的數據內容，從而不可避免的產生多種結構、多種載體的電子檔案。
（三）檔案收集過程的復雜性
“三跨”科研項目研究周期長，一般為3至5年，從立項到結項驗收每個環節都需經過反復研究和試驗，取得最終成果往往要耗費很長時間，這就使得檔案資料的收集整理時間跨度大、周期長。在項目進行中一般采用階段管理的方式，在每一重要階段主管單位對執行情況（包括階段科技目標的實現、階段性成果的形成、創新隊伍建設、經費使用情況等）進行綜合考核評估；同時每個項目會分不同課題，每個課題也會根據需要進行階段性檢查。在項目整體推進過程中不可避免地會出現成員離職、調職等非正常情況，在每一階段或特殊情況下檔案人員都要及時跟進，保證歸檔文件材料的齊全、完整、有效。
（四）檔案資源的共享性
“三跨”科研項目的立項會經過嚴格的論證和審批程序，每個課題的設置也必須緊密圍繞總體目標，相互有機聯系，能針對關鍵性科學技術問題組織多學科、多方位的交叉研究和協同攻關，在項目進展過程中，同步進行的類似課題的進展會直接影響到相關課題的時效性和完成程度。這種狀況下，項目要盡量實現數據資源、信息資源、知識資源等各種資源的全面共享，需要打通原有檔案資源的壁壘，建立互聯互通的檔案資源共享環境，根據項目中不同課題的科研人員利用需求提供最新的、全面的、即時的科研檔案信息內容。
“三跨”科研項目檔案管理的這些特點決定了要采用新的管理方法和模式，但目前的管理卻存在諸多問題。
二、“三跨”科研項目檔案管理存在的問題分析
（一）缺乏針對“三跨”科研項目檔案管理的指導規范
首先，從國家層面看，已有相關的科研項目和檔案管理規范，但缺乏直接針對“三跨”科研項目和檔案管理的專項規范，缺少針對科研信息化發展的內容。
我國對科研項目和其檔案的管理規范可分為兩類，第一類是通用的科研項目與檔案管理法規和規范，如《國家科技計劃管理暫行規定》等項目管理規定和《科學技術研究檔案管理暫行規定》等通用科研檔案管理規定。這些規定基本為科技項目和檔案管理的一般性規范，沒有針對“三跨”科研項目或其他重大科技項目檔案管理的相關規定[1]。同時這些管理規范基本是八十年代、九十年代初提出的，缺少對新信息環境下科研項目和檔案工作的思考。
第二類是專用科研項目與檔案管理的規章和規范，如《國家高技術研究發展計劃（863計劃）管理辦法》、《國家高技術研究發展計劃（863計劃）文檔材料管理辦法》（試行）等。這些針對863項目的管理規范在一定程度上與“三跨”科研項目管理相似，但總體來說仍有缺失，在各單位具體操作層面缺乏細則性的規定，很多工作還要參照老標準執行[2]。
其次，從地方層面看，很多省市機關、高校等項目主管部門制定了項目與檔案管理規范，如《北京市科技計劃項目（課題）檔案管理辦法》、《上海市科學技術研究項目檔案管理辦法》等，這些規范相比國家規范進一步細化，更具有執行性，如《北京市科技計劃項目（課題）檔案管理辦法》進一步明確了各相關方的職責[3]、《上海市科學技術研究項目檔案管理辦法》則提出要加強科研項目的動態管理和過程管理。但另一方面仍缺少對專項科研項目和檔案管理的相關規定，無法直接指導“三跨”科研項目的檔案管理工作。
（二）缺少針對“三跨”科研項目檔案工作自上而下的管理體系
由于管理規范或制度中對檔案工作內容的缺失，造成項目各主體對檔案工作認識的偏頗，沒有建立起針對“三跨”科研項目檔案工作的管理體系。
首先，從下達“三跨”科研項目的主管機構看，沒有定制項目的檔案管理指導規范，缺少對檔案工作的總體把控與協調，檔案工作無法納入立項、階段檢查、總驗收等關鍵環節，從而造成檔案資源的失控與失存。
其次，從主要承擔項目的依托單位看，依舊無法對項目的整體檔案工作進行統一規劃。雖然項目負責人會指派相關檔案人員或課題秘書完成歸檔工作，但目前依托單位只對單位內部檔案工作進行管理，對項目的二級課題承擔單位沒有進行相關檔案工作的監督、指導和檢查。因依托單位并不能保存全部項目檔案材料，并且因為各課題分頭管理導致復印件多、原件少，紙質材料多、其他載體材料少等現象，從而影響和制約了“三跨”科研項目檔案的收集整理與開發利用。
最后，從項目的課題參加單位看，由于缺少項目主管單位的指導和管理，基本采用原有的一般性科研項目檔案管理模式，不能根據“三跨”科研項目的特殊性要求制定歸檔范圍、歸檔計劃，檔案工作無法納入“三跨”科研課題管理工作中。同時科研人員缺乏檔案意識，重視科學研究實踐活動和科研成果的發表與獲獎，輕視檔案資料積累工作，甚至不愿意上交自己手中的材料；檔案人員缺乏檔案開放意識，重視材料的收集整理、輕視資源的開發與利用，兩者工作方式的沖突造成單位內部科研檔案工作推進的困難。
綜上，由于“三跨”科研項目檔案管理工作仍主要依據一般性的項目檔案管理辦法和模式，缺乏相應的管理制度和實施細則，對各責任方缺乏配套和有效的制約手段，造成“三跨”科研項目檔案工作管理失控，不能做到自上而下的集中統一管理。
（三）缺少對“三跨”科研項目檔案資源的共享機制與手段
對“三跨”科研項目檔案資源的共享需求可分為三個層次，即項目組內共享、單位內共享和社會共享。
首先，項目的各組成部分（課題、機構、人員）是密不可分的整體，其研究過程數據、成果信息、管理性材料是大家所關注的內容，但目前這些檔案資源歸屬在不同的科研單位和主管機構中，而這些機構相對獨立，項目檔案資源缺少共享的機制，且暫時無法提供資源共享的技術手段。
其次，“三跨”科研項目集中了各單位相關領域的優勢力量，形成的是有顯示度的原創性科研成果，在項目完成后，除和涉及知識產權保護之外的已歸檔信息資源有必要在單位內部共享。而目前的項目檔案資源只停留在各自為“用”的狀態，無法形成網絡化的管理模式。
最后，從全社會發展的角度看，科技部《國家科技計劃項目管理暫行辦法》中已經提出“各類國家科技計劃必須建立相互兼容的數據庫，實現信息、數據資源共享”，但目前在缺少共享機制和平臺的條件下，“三跨”科研項目檔案資源的共享利用只能成為美好愿景。
三、“三跨”科研項目檔案管理的策略分析
（一）加強對項目檔案和檔案工作的集中統一管理
首先，要將檔案管理納入項目管理的范疇，從頂層對檔案管理做出總體設計。
在項目管理規范中明確檔案集中統一管理的原則，加入檔案管理的總體內容和要求，保證立項、結項、鑒定等關鍵環節檔案工作到位。如將“三跨”科研項目檔案驗收作為項目驗收中的重要環節，在項目結題、鑒定、報獎時提出“需由檔案部門出具立卷歸檔文件材料完整準確的證明”的要求等。
其次，要制定“三跨”科研項目檔案管理規范，明確歸檔范圍。
只有由項目主管機構或由其指派相關檔案部門根據“三跨”科研項目的特點制定并頒發檔案管理規范，才能根本上保證項目檔案的系統性和完整性。第一要制定針對“三跨”科研項目檔案內容的歸檔范圍表，項目檔案分類中除科研檔案外還會有基建、設備、電子檔案等不同門類，如果按目前實行的按門類管理檔案的模式，會破壞“三跨”科研項目檔案的系統與完整性，為日后的利用帶來不便，所以可考慮建立以“三跨”科研項目為主體、綜合各門類檔案和項目各階段內容的系統的檔案資源結構模型和歸檔范圍表。第二要根據科研信息化的特點規范電子文件的歸檔內容與形式，保證歸檔文件的長期可讀、可用，因為“三跨”科研項目中會形成不同載體、不同形式的電子文件，同時會有海量電子數據產生，需要主管部門會同其他機構制定針對電子科研數據的歸檔保存策略。
最后，要明確項目各主體的職權范圍，加強對檔案工作的分級管理。
為解決保存與利用的矛盾，從既有利于檔案的規范管理又方便各課題組科研人員利用的角度出發，探索以主管機構為中心，以項目為紐帶的檔案工作分級管理模式。可實行主管機構抓依托單位，依托單位抓項目組，項目組抓課題組，課題組抓科研人員，一級抓一級，管理網絡化。檔案部門必須加強與有關職能部門的配合，建立聯合監督檢查制度[4]。主管機構檔案部門負責各項目的業務指導和監督，將具體工作任務分解到各項目組；每個項目組確定一名兼職檔案人員負責其項目研究過程中與項目有關的檔案工作，對各課題檔案工作進行跟蹤指導；每個課題組確定一名兼職檔案人員，對科研人員的歸檔工作進行跟蹤指導。同時項目組要為項目檔案管理提供必要的服務、經費和保障條件，爭取將檔案管理工作納入項目管理與年度績效考核內容。
（二）建立基于項目業務流的全過程管理
“三跨”科研項目檔案管理需要基于項目業務流和業務主體，將檔案管理工作全過程嵌入到項目管理流程，實行全面的、系統的、過程的管理。
“三跨”科研項目主要有三方業務主體負責六個業務環節的工作，業務主體指：主管機構、依托單位、參加單位，業務環節主要包括分析論證階段、研究實驗階段、成果鑒定驗收階段、推廣應用階段、成果獎勵申報階段、申請專利和成果轉讓階段?；诖诵纬上颉叭纭笨蒲许椖繕I務流的檔案管理流程，見圖1。
（三）逐步構建“三跨”科研項目檔案資源平臺
構建資源庫是科研信息化發展的必然要求，它一方面可以實現橫向共享，為項目組間的溝通交流提供平臺；另一方面能全面、系統的積累“三跨”科研項目檔案資源，為資源的縱向積累和利用提供基礎。
首先，要建設基于“三跨”科研項目應用平臺的歸檔保存系統。目前很多項目的實施都依托于一定的應用平臺，這些不同的平臺中會產生大量的科研電子數據信息，它們是記錄科研過程的重要信息資源，必須歸檔保存。所以要在項目開始階段即提出電子科研檔案永久保存的功能需求，甚至在各平臺設計之初就將檔案管理系統的功能嵌入到平臺內，保證歸檔電子文件信息的原始性和全面性；
同時要考慮不同平臺異構信息的采集，保證其能夠完整、有效的歸入檔案管理系統。
其次，是建立“三跨”科研項目檔案中央數據庫。這一數據庫需要在主管機構的支持下，在檔案部門的配合下完成，以項目為單元有不同的業務主體全過程的記錄、積累科研過程數據。同時隨著數據量的增加可在此基礎上構建成果數據庫，揭示相關的科研項目管理情況、研究過程、成果水平等信息，使“三跨”科研項目科研成果檔案信息得到推廣。
最后，要在主管機構的支持下建立“三跨”科研項目檔案數據庫管理系統和科研檔案信息開放查詢系統。首先實現檔案資源網絡共享，各項目組兼職檔案人員或單位檔案人員及時進行動態更新；同時考慮構建科研檔案信息開放查詢系統，提供科研檔案信息的服務，充分發揮已歸檔資源的作用，打破各機構間檔案實體共享的限制，使“三跨”科研項目成果的利用更加廣泛和深入[5]。
“三跨”科研項目檔案管理涉及范圍廣、人員多，需要從主管機構到基層科研單位的多方支持，原有的檔案管理方式和模式已不能滿足實際需要，檔案人員需要根據科研工作發展的新情況新趨勢創新性地開展檔案管理工作，以全面、系統地保存科研檔案信息資源，服務科研一線服務社會。
注釋：
[1]科學技術部.國家科技計劃項目管理暫行辦法.2001-1-20；國家科委，國家檔案局.科學技術研究檔案管理暫行規定，1987-3-20
[2]科學技術部.國家高技術研究發展計劃[863計劃]管理辦法.2001- 8；科學技術部.國家高技術研究發展計劃（863計劃）文檔材料管理辦法（試行），2003-3-25
[3]北京市科委.北京市科技計劃項目（課題）檔案管理辦法，2008-7-1
[4]關宏玉，劉洋，安小米.我國科研文件檔案管理模式特點問題與建議：典型案例研究[J].山西檔案，2011（7）.
