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檔案文獻管理范文1
【引言】事業機構檔案信息管控研究引言
【第一章】事業單位檔案信息管理概述
【第二章】我國事業單位檔案信息安全現狀
【第三章】國內外檔案信息安全管理的主要模式與法律法規
檔案文獻管理范文2
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：
文書檔案管理是衡量單位檔案管理水平的一個重要標準，是檔案存在的基礎與重要的資源發生地，其管理水平的高低直接關系和影響著檔案資料的質量與完整性。而現代化的文書檔案管理工作，是提升加強檔案管理的質量和水平意義重大。
一、文書檔案管理的特點
1． 文書檔案管理的重點在于收集、保存資料，記載“歷史”。文書檔案管理多以發生的人事、事件、過程記載、文件、書報、物品存檔為管理對象，管理手段主要就是用載體( 主要是紙質或實質) 記錄下來，并分門別類地存放在擋案室中。這個階段管理的重點就在“收集”、“管理”、“編目編冊”、“保存”、“借閱”等工作上; 同時，非常強調資料的完整性、安全性。檔案管理起到的最大作用就是記載歷史，使得后人可以引用和借鑒歷史資料，這樣檔案才產生作用。
2．與文書檔案直接產生聯系的主要是文書工作。文書工作包括文件的收集、登記、運轉、催辦、承辦以及文件的收集、整理、立卷和歸檔。文書工作的全過程也是檔案的形成過程。而檔案工作是在文書工作的基礎上對檔案進行收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索、編研和提供利用。文書工作是檔案工作的前提條件和基礎; 檔案主要來自于文書。文書部門把本單位活動中形成的、具有保存價值的文件材料經過整理立卷，定期向檔案部門歸檔。文書檔案的質量，如文件的格式、書寫材料的質量、能否收集齊全并及時進行歸檔等，對檔案的質量和檔案工作都有重大的影響。
3．文書檔案內容豐富，載體多樣。文書檔案是單位工作各方面的真實記錄和反映，涉及黨群管理、行政管理、科技檔案、會計檔案、特種載體檔案等方面，形成了檔案內容的豐富多彩。由于文書檔案包含有單位及上級部門印發的各類正式“紅頭文件”，各類民主選舉的選民登記和選票，單位簽訂的各種合同、協議、責任書照片、錄音、錄像，以及各種電子檔案等等這就形成了文書檔案載體的多樣性。
二、文書檔案現代化管理的三個原則
1 保密原則
保密是文書檔案管理、使用的最基本的原則。這一點在使用中要首先把握好。凡是涉及到一旦擴散，可能影響到本單位正當利益，在對外開放使用，特別是對國外、境外的開放使用時，一定要按照嚴格的審批制度和程序進行。從事文書檔案管理工作的人員，頭腦中要始終繃緊保密這根弦，不能有絲毫的馬虎。
2 開放原則
在強調保密原則的同時，也要堅持開放的原則。文書檔案管理的根本目的是提供使用，發揮作用。要根據形勢的變化和發展，及時提出有關文書檔案解密的建議，可以解密的就要及時解密。對一些實際工作中急需的、涉及密級又不高、保密時間要求比較短的檔案，更要及時解密，積極提供利用。目前，要著重糾正那種不分主次、輕重，凡是進了我的門，一律都是重要機密的認識。不能守著大批價值連城的豐富資料，只當一個保管員，而要積極主動創造條件，挖掘對實際工作有利用價值的文書資料，為需要者提供有效的服務。
3 服務原則
在新的形勢下，文書檔案管理部門要努力改變"權力機關"的作風，去除"衙門"習氣，堅持"服務"的原則。在提供服務中，提倡熱情、主動、積極、方便的態度，簡化相關的審批手續。我們應解放思想，打破在文書檔案利用上的一些傳統禁忌，文書檔案為實際工作服務就能走出更加廣闊的路子。
三、現代文書檔案管理中存在的問題
1．文書工作與檔案工作銜接方面存在問題。文書工作與檔案工作既有聯系又有區別，既有統一又有分工。在現實工作中，文書工作和檔案工作應相互配合，形成一個分體式的管理體系。實際工作中，文書和檔案實行的是分塊管理制，這是一種有效的、比較科學的管理制度。但是，這種體制在某種程度上卻拉大了文書工作和檔案工作的距離。文書人員檔案意識淡薄，檔案人員也很少考慮文秘工作，致使二者在銜接過程中出現了許多脫節之處。目前，在文書工作和檔案工作的銜接主體上，即公文的格式和處理辦法方面存在著諸多不規范現象。如: 用紙不達標，裝訂不規范; 版記不全，附件不規范; 文種使用不當，辦理程序不規范; 原稿不齊全，編號不規范，等等。
2．人員偏少，并兼顧其他工作。一些單位的辦公室里只有2 ～ 3 名工作人員，缺乏專職檔案員。于是，檔案員往往由文秘人員兼任，他們要負責辦公室的收發文、文字綜合、后勤保障、信息宣傳、檔案管理等等方面的工作，投入到檔案管理上的精力十分有限，存在收集范圍不明確、收集工作不及時、材料真偽不分明、收集合力不強勁等方面的問題。另外，一些檔案員對檔案資料的收集普遍存在不到位、不完整現象。正是因為檔案員的素質參差不齊，主觀上又對檔案工作缺乏能動力，就使得很多單位在文書檔案的收集工作存在很大的漏洞。
3．領導對檔案管理重視不夠，存在片面的認識。檔案工作在單位辦公室眾多職能當中的地位不高。在一些領導的心目中，檔案工作是說起來重要、做起來卻次要的工作。他們把檔案工作想象得很簡單，“不就是收集整理一下文件，再建立一些檔案目錄嘛”。而且，檔案工作投入大，見效慢，看不見明顯的經濟效益，只要求單位的文件保存好了，工作需要的時候能夠提供參考就行。
4．各部門對檔案工作的配合不夠，制約了檔案管理水平的提高。單位的歸檔工作需要從各個部門收集重要的文件資料，而一些部門為了自己工作的便利，不愿意將一些需要歸檔的文件資料交給檔案員統一保管。一些責任心較強的檔案員由于得不到有關職能部門的配合支
持，在做好檔案工作時常感到心有余而力不足。在多次催要未果的情況下，檔案員最終也只有妥協，時間長久了，一些重要的文件資料就容易散失，要追究責任也為時已晚。
四．文書檔案科學管理的對策與要求
1.領導的高度重視。領導要充分認識到文書檔案在企業的經營和生產中的重要作用，并在全體職工中大力宣傳，以增強全員的檔案意識，在公司上下形成齊抓共管的局面，把文書檔案工作作為提高公司整體管理水平的一個重要途徑。在具體工作中，領導要經常督促指導、及時解決文書檔案工作中的困難和問題，為搞好文書檔案工作創造必要的條件。
2．必須牢固樹立檔案質量意識。對文書檔案從產生、收集、整理、保存到利用的每一個環節都要進行不同程度的參與，確保每一個環節不出紕漏。一份文書檔案是由許多部門、許多人在不同的時間、地點共同完成的。因此，要樹立"我直接面對的就是利用者"的觀念，為下一個環節提供高質量的"半成品"，這樣，整個文書檔案質量就會有可靠的保證。另外，對整個文書檔案的形成和利用要有整體意識，明白自己負責的某一環節工作質量的好壞，直接關系到整體的質量。要努力做好文書檔案管理工作。提供文書檔案質量的好壞，往往事關全局工作能否繼續，這也是全局工作不可缺少的一部分。文書檔案全面質量管理要求與檔案形成過程有關的工作人員，包括領導、擬稿人、校對人員、印刷人員、檔案人員等密切配合，嚴格按照有關標準和要求共同完成公文處理和立卷歸檔管理工作。樹立"檔案質量，人人有責"的觀念。
3.要不斷提高檔案人員的政治思想素質。良好的政治思想和業務素質是搞好各項工作的基礎。絕大部分的文書檔案與公司的根本利益、員工的切身利益息息相關。這就要求管理人員要具有強烈的政治意識。在日常業務活動中，每處理一件文書檔案，都要站在政治的高度來對待，把政治考慮放在第一位，在整理、保存、利用的每一個環節上首先確保文書檔案的安全。
4.加強主動意識。即在現代新形勢下，文書檔案管理人員要樹立主動服務的觀念。一是開展編研工作。文書檔案中蘊藏著豐富的有用信息，特別是一些年代久遠、受當時歷史條件限制，以及那些卷宗浩繁，在利用原始檔案不易發現有效信息的情況下，就需要管理部門對其進行編研，形成方便利用、準確、簡明的信息資料。二是打開大門，主動上網，積極熱情提供服務。對一些可以公開的資料，要積極利用現代化的計算機網絡系統，主動上網，讓"死材料"變為"活信息"，提高利用率。
5.運用科學的手段。采用數理統計方法、現代科學技術和現代管理手段來解決檔案的質量問題，不斷提高檔案質量和檔案工作管理水平。如：統一制定文件格式。對文件選用、文號編發、標題制作、發文范圍、正文提煉、標題字形、附件、主題詞標示、印發科室等一一作了詳細規定，嚴格執行。對上級單位來文和資料，在登記辦理、傳閱、立卷、歸檔、保密上做到環環緊扣，手續齊全。三是目錄編號、檢索系統的建立要科學。除了建立案卷目錄、專題目錄、計算機等檢索體系外，還要逐步完善計算機、光盤等高科技檢索工具。盡早地進入網絡信息系統，通過上網，擴大信息來源，聯系更多的信息內容，通過各種渠道，豐富文書檔案管理經驗。
結束語
總而言之，文書檔案實行全面現代化管理，有利于實現文書檔案管理的規范化、標準化。并加強檔案管理質量，使企業切實發揮文書檔案的作用，提升檔案管理和利用水平，充分揮檔案的功能，真正實現其應有的價值。
參考文獻
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[3]成豐. 論在文書檔案管理中的問題和對策[J]. 經營管理者，2011(12):337-338.
檔案文獻管理范文3
【關鍵詞】：計劃生育；檔案管理創新；檔案管理數字化
【引言】：計劃生育檔案信息數字化是計算機大量應用于計劃生育管理的必然結果，計劃生育工作需要查閱和建立工作地區范圍內所有人員檔案和戶籍檔案，計算機網絡化管理的出現，使計算機從輔的工具很快發展成一種工作環境，并伴隨著應用的普及而演變成一種工作方式。
1、 計劃生育檔案數字化、網絡化存在的問題
1.1數字化、輔助管理方面存在的問題?，F階段計算機管理模式的計劃生育檔案工作，主要建立在原有手工管理模式的基礎上，這種管理模式的主要特點始終沒有改變，檔案信息作為管理的載體始終是管理模式的核心內容。發生根本性改變的是管理的工作對象，其由原來的紙張、塑膠等一些載體材料轉化成數字化的檔案信息。
1.2計劃生育檔案網絡化建設中存在的問題
1.2.1 缺乏統一的管理機構。大部分計劃生育檔案管理工作人員，沒有統一機構的管理。上崗前，大部分工作人員沒有經過相關的檔案知識培訓，檔案收集意識比較淡薄。
1.2.2標準化水平低。計劃生育檔案管理標準化水平較低，其走的是一條各自為政、自給自足的發展道路。大多數的管理人員并不是專職檔案管理人員，這導致了在計劃生育檔案管理過程中工作前后脫節，容易導致工作失誤，并存在一些檔案的數量、材料等方面的問題責任不明、界限不清的嚴重問題。
1.2.3數據庫建設滯后。數據庫建設的滯后也是阻礙計劃生育檔案網絡化建設的因素之一。雖然經過多年的努力，大部分的計生檔案部門建立起了規模大小不等的檔案數據庫，但沒有開發單獨的計算機或相關的檔案管理軟件進行管理計生人事檔案。在查閱相關人事檔案信息時，仍需采用手工方式查找，很大程度上降低了n案工作的工作效率。
1.2.4經費保障率低。目前，經費問題仍是影響計劃生育進行檔案網絡化發展的最大屏障。有些相關單位對計生檔案管理的重視程度不夠，投入的經費比較少，人事檔案管理硬件設施不完善，無力購置較好的硬件及軟件設施，用來建立起點較高的檔案館網絡。
2、計劃生育檔案管理創新
隨著我國改革開放的不斷深入，計劃生育檔案管理的改革與創新也在不斷進行。計劃生育檔案管理創新對于解決人口問題的現狀起著很好的規劃和管理作用。以下從幾個方面出發，對計劃生育檔案管理創新進行了分析。
2.1加強對計劃生育檔案管理創新重要性的理解
計劃生育檔案管理人員應當注重理解計劃生育檔案文件管理的重要性，與此同時應當加強檔案管理的力度，并對檔案信息資源共享的重要性進行理解。從而最終實現計劃生育檔案管理技術的創新。計劃生育檔案管理工作對于宣傳我國計劃生育政策有著很大的影響，通過定期對計劃生育檔案管理工作人員進行宣傳可以有效的使工作人員對計劃生育檔案管理工作有更深入和更全面的認識。
2.2對計劃生育檔案進行規范化管理
計劃生育檔案管理人員應當對工作計劃進行規范化管理，并建立相應的管理系統，從而使計劃生育檔案管理工作具有更好的權威性。為了提高檔案管理的規范化水平，檔案管理人員應當對新技術和新設備進行了了解和研究，并對設備系統進行定期維護，從而對計劃生育檔案資源進行合理利用，并通過規范化管理使得計劃生育檔案管理工作真實性不斷提高，同時使計劃生育檔案規范化管理方案更具合理性，最終提高計劃生育的信息管理水平。
2.3提高計劃生育檔案管理的人才水平和設備水平
對計劃生育管理人才的專業培訓應當在定期舉辦的基礎上，不斷對計劃生育檔案管理工作人員的工作方法進行改革，從而加強檔案管理人員的專業技能和處理問題的能力。除此之外，國家應當改進計劃生育檔案管理的硬件設備水平。隨著計算機技術和網絡技術的飛速發展，計算機技術和網絡技術的應用對于改進計劃生育檔案管理工作的工作效率并建立相應的檔案管理系統起著極其重要的作用。同時軟件技術的發展也為計劃生育檔案管理工作提供了更好的檢索系統和信息存儲工具。
3、建立現代化計劃生育檔案管理的方法
3.1 數據管理先進化。通過網絡化手段將分散的計算機相互連接起來，使其以不同的功能職責進行分類，實現既分散又統一的系統處理方式，最終實現整體的應用合并。
3.2 效率的工作方式。隨著人口的不斷增長，檔案信息量也在逐漸增加，應該通過計算機管理，將信息資料以重要性、價值、使用程度等情況不同進行統一的管理和整理，提高工作效率的工作方式基本分為以下方面：首先針對開放性的檔案和使用幾率較大的檔案進行優先處理，以此來提高檔案管理的工作效率；另外檔案管理過程中也可以根據案卷類型不同，通過檔案的中心內容和潛在特征將其著錄，不但可以減少著錄和錄入的條目，而且更加節約時間、人力、物力和財力，大大提高工作效率。
3.3 不斷提高工作人員專業素質。在計生檔案管理過程中，工作人員的整體素質和職業技能直接影響到工作質量。計生檔案管理人員應該不斷學習和掌握專業的檔案管理知識，在提高工作效率的基礎上追求高質量，對計生檔案進行科學化的管理?，F代化的計生檔案管理要求工作人員具備扎實的計算機技術，可以熟練地使用計算機進行信息數據的錄入、數據庫的維護和管理、網絡管理能力等。
3.4要求工作人員具有認真的工作態度。計劃生育政策需要長時間的發展，因此其檔案管理也需要持續性和細致性，從對材料的收集、整理、歸檔和保存使用，每一個內容都需要認真仔細的工作態度，在其中任何一個環節發生錯誤都會引起連鎖反應，對計生檔案管理工作帶來不便。
結語
計劃生育檔案管理創新及檔案管理現代化不僅有助于計劃生育檔案管理規劃的改良和革新，并對我國計劃生育工作的有序開展起到了很大的幫助作用，同時對計劃生育檔案管理工作中存在的問題進行合理的解決，從而促進了計劃生育檔案管理工作的發展和創新。實現檔案信息資源的合理分配，最終提高計劃生育檔案管理的實用價值和檔案管理的工作效率。
【參考文獻】：
檔案文獻管理范文4
計算機應用技術的不斷推廣加速了信息化時代的到來，而信息化技術在電子檔案管理工作中的應用也是檔案管理部門提高工作效率和質量的重要途徑，但是在應用存在的問題也使得信息化技術無法發揮真正的作用。檔案是信息的重要來源，其重要性不可言喻，為了保證檔案信息的準確性、科學性和有效性，加強對電子檔案的管理是檔案管理部門的重要工作，也是需要借助信息化技術來完成的?！?】
一、電子檔案管理系統研究的背景
信息化技術的發展不僅有利于檔案管理工作的有效進行，在另一方面也對檔案管理工作的準確性和有效性提出了更高的要求?，F階段檔案主要類型有兩種：其一是正在產生或者已經產生的各種形式的檔案，如紙質形式、聲音形式和視頻形式等；其二是在運用計算機進行事物處理時所產生的電子檔案。由于計算機應用技術的廣泛性，第一種傳統的檔案類型已經逐漸向電子檔案形式轉變，而現在檔案管理的主要對象就是電子檔案。工作的快節奏也加速電子檔案的增長，對于電子檔案的有效管理也逐漸困難，形成有效的電子文件檔案管理系統已經是急需解決的問題，也是促進電子檔案管理發展的關鍵。而現如今，電子檔案管理工作的信息化逐漸受到社會各界的重視，作為我國信息管理工作中的一部分，國家和政府也加大了對電子檔案管理系統研究工作的支持，也顯示出電子文件檔案管理系統設計和實現的必要性。
二、現階段電子檔案管理軟件中存在的問題
對于電子檔案管理軟件的研發工作一直在持續進行著，但是由于傳統檔案管理方法的影響和對電子檔案管理沒有全面的了解，研發出的軟件在使用過程中仍舊存在一定的問題，無法保證電子檔案管理工作準確性和有效性，在傳統管理方法向新電子檔案管理上的轉變還需繼續進行。該文原載于中國社會科學院文獻信息中心主辦的《環球市場信息導報》雜志http：//總第535期2014年第03期-----轉載須注名來源而如今電子檔案管理軟件存在以下幾種問題：
現存的軟件大多還是應用于對傳統紙質檔案的管理，和計算機技術應用進行輔助的管理，對于電子檔案不同于傳統檔案的差異性，沒有創新檔案管理方法，而電子檔案管理系統在工作流程和使用功能上都應該有一定的變化?！?】
很多軟件主要是針對某一種檔案的管理，而電子檔案是多種多樣的，軟件的使用無法滿足多樣化電子檔案的管理。而且軟件在對電子檔案進行歸檔時，忽略了與之相關的附加文件的歸檔，影響檔案使用的有效性。
諸多軟件在設計過程中更加注重的是電子檔案的歸檔工作，而在歸檔后檔案的安全性設置上面有一定的缺陷。而軟件的使用功能比較單一，軟件的開發技術比較落后，無法順應電子檔案內容和類型不斷更新的新形勢。
電子檔案的使用的有效性是軟件在設計過程中應該考慮的問題，對電子檔案的管理一方面是對于事情的記錄，而另一方面則是對于檔案的利用，這也是現行軟件中存在的最重要的問題。即使很多軟件對電子檔案的基本管理工作符合要求，但是在電子檔案使用管理上一直找不到突破點。
三、電子文件檔案管理系統
電子文件檔案管理系統的基本要求
檔案按照不同的劃分方法可以對電子檔案有不同歸類，在上述中已經說明電子檔案的兩種形式，自動化產生而成和由紙質檔案發展而成，自動化產生而成的電子檔案是檔案管理工作中的重點也是難點，與紙質檔案的管理也有一定的區別。對于電子化檔案的管理主要包括幾個方面的內容：首先是檔案的收集，自動化而成的電子檔案是產生于工作中，由于人員的分散性增加了檔案收集的難度，要保證檔案的完整性難度更大，因此在收集過程中也需要運用合理的方法；其次是檔案的整理，電子化檔案整理的首要目標就是保證檔案的準確性，在進行整理時，盡量按照檔案的原件進行整理。而另外一個要求就是電子檔案的有效性，檔案的整理也需要方便后期的使用，保證檔案整理的質量，可以在整理時附加對檔案的說明。最后則是對電子檔案歸檔后的保護，由于電子檔案載體的不同，在保護的時候也要謹防檔案信息的流失。電子檔案管理與紙質檔案管理上的差異性也說明了傳統檔案管理方法是不可行的，在對電子檔案系統設計上也需要根據電子化檔案的特點，進行合理的設計。【3】
電子文件檔案管理系統業務流程設計
收集模塊。電子文件檔案管理系統的首要環節就是電子檔案的收集，該模塊的主要流程是：各部門的工作人員在日常工作中產生的文件按照各部門的要求進行歸檔，各部門的工作人員運用系統中的收集器開展收集工作。
鑒定模塊。電子檔案的鑒定主要是檔案管理人員對相關檔案的管理期等內容進行修改，并且發表鑒定意見，同時對已滿管理期限的電子檔案歸入銷毀清冊中。對于電子檔案的鑒定主要工作流程是：首先是對已歸檔電子檔案的瀏覽對其使用價值進行判斷，其次對符合要求的電子檔案進行屬性判斷，最后則是形成預立卷電子檔案。
檔案文獻管理范文5
首先，知識經濟時代，檔案事業的內涵和外延將進一步擴大。以為檔案是經濟形態存在和發展的必然產物，原始記錄性是檔案的本質屬性這一點永遠都不會改變。在知識經濟時代，能夠以檔案形式存在的信息，將是人類知識與信息高度濃縮的精華，也是檔案能夠得以存在的內在生命力。所以，信息屬性已成為知識經濟時代反映檔案本質的重要特征，檔案的信息含量已成為評估檔案駕駛的主要參數，而以往的載體形式也不僅僅局限于目前的微縮、機讀、光盤、網絡等技術，新的載體形式將會不斷涌現，況且載體形式只是在檔案保管上有所不同而已。所以采用檔案信息內用屬性劃分檔案的外延，將不會使檔案種類混雜，分類關系不清，這樣建立起來的檔案分類體系將日趨完善、科學、合理。
第二，依托先進的技術設備，知識經濟將推動檔案事業發展進程。知識經濟是現代化科學技術智能化、信息化、高級化的結果。先進和技術設備是知識經濟的物質基礎和技術手段。沒有先進的技術設備，任何思想和技術方法都無法落于實處。當今社會，先進的技術設備已運用于社會生產、生活的各個領域。檔案工作也是如此。計算機已經廣泛應用于檔案管理、統計和檢索；微縮技術在檔案的保管方面具有十分重要的意義……總之，計算機、光盤、多媒體、現代通信技術、微縮復制技術的普遍應用將大大加快檔案事業的發展進程，使之進入現代化管理的先進行列。
第三，知識經濟將為檔案事業提供現代化的管理思想和管理方法。知識經濟不僅意味著知識的不斷創新和信息技術的廣泛應用，它更代表著先進的、科學的管理思想和管理方法。在管理方法上知識經濟更需要增強開放檔案意識，樹立依法治檔的觀念，注入批判繼承精神，探索創新精神和學術自由精神。更需要引進圖書館學，情報學的相關理論，加強基礎工作，調整供求關系，加強定量管理，提高利用效率，把完善檔案部門的職能與改善檔案管理相結合。
第四，知識經濟時代，對檔案工作者的素質將提出更高的要求。選拔德才兼備的人才是知識經濟時代的核心內容。實質經濟時代的檔案人員要具備較高的專業知識、自然科學知識和相關應用知識。這樣，才能使先進的科學技術、管理方法和優秀人才結合起來，發揮出最大的效能泥腿動檔案事業發展。
二、加快檔案管理工作現代化進程
在檔案管理基礎工作的各個環節中計算機數據的準備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復雜如果沒有一整套規范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數據準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
1、分清輕重緩急，循序漸進。
檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用。而實現計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應先根據各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊，將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。
2、分級次著錄，省時省力。
在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄,對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄,而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能揭示檔案的主題內容和特征，而且也可以減少著錄條目和錄入條目，既節約了時間、人力與財力又提高了效率。
3、分門別類，充分利用檔案原基礎。
對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引。而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環節大大地提高著錄速度。
4、要加強檔案信息素質教育。
加快建立檔案信息網絡。要注意加強檔案主體意識和獲取意識教育，利用檔案信息守法意識，加強檔案工作者的檔案信息保密意識，傳播意識和更新轉換意識。提高運用現代化技術和設備，獲取檔案信息技術和設施武裝檔案信息網絡，不斷提高檔案信息的效益功能。
5、要科學地制定、貫徹和修訂各項標準，使檔案工作逐步實現標準化。
計算機技術的應用是檔案工作技術現代化的中心，而電子計算機的高效率是以檔案管理業務標準化為基礎的。以為對于雜亂無章沒有系統整理的檔案，計算機是無法進行管理的，即使可以管理也會因運算程序的復雜化而使其效率大大降低。因此，要適應知識經濟發展要求，加快檔案現代化管理就必須實現檔案工作標準化。
6、要強化服務意識，拓寬服務領域。
要從重管理、輕利用的傳統模式中解脫出來，變“封閉型”為“開放型”，主動面向知識經濟主戰場，把檔案工作的重心轉到為知識經濟和各項事業發展提供優質服務的軌道上來。做到知識經濟發展到哪里，檔案工作就延伸到哪里。在提高黨政機關檔案工作整體水平的同時，要向企業和科技事業單位傾斜，在注重國有經濟領域檔案工作的同時，把非公有制經濟領域檔案工作納入服務范疇。
7、培養一批高層次的檔案信息專業人才和新型化高層次管理人才。
要盡快培養既懂專業知識，有懂信息技術，具有綜合工作能力的信息專業人才和新型的高層次管理人才，為迎接知識經濟的到來做好充分的準備。
總之，知識經濟的興起給檔案界提供了一個挑戰與機遇并存的契機；趕上這次浪潮，我們就會縮短與先進國家的差距，在知識經濟的發展中大顯身手。相信經過全體檔案界同仁的共同努力，我們定會在新世紀這張白紙上寫出最新、最美的文章，畫出最新、最美的圖畫。參考文獻：
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[2]《城建檔案管理的理論與實踐》，檔案出版社2004年出版，劉巨普編著。
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【關鍵詞】醫院;人事檔案管理:信息管理
1人事檔案管理的現狀
人事檔案是1個組織在人事管理活動中形成的人事文件組成的，其真實性、可靠性由該組織的領導及其人事管理部門負責。由于人事檔案本身不能直接帶來經濟效益，所以醫院領導對人事檔案工作在管理制度、管理手段、管理模式、管理人員等方面尚存在許多問題。人事檔案管理工作是促進人才合理流動、合理配置和合理使用，保證人才隊伍素質的重要措施，是全面考察了解、正確評價和使用人才的重要依據。
1.1人事檔案管理制度相對落后隨著人事制度的
不斷改革發展，人才流動，醫療衛生單位選拔和使用人才的手續不斷簡化。由于人事檔案管理“終身”制，沒有得到及時補充和修正，阻礙了人才的流動。2000年，我院引進了數位高級專業技術人才，在整理人事檔案時，發現有兩名國外留學博士因缺少原始檔案材料，無法辦理正常調動、派遣手續。之后通過人才服務中心辦理了人事，但也不能取得其在國外的人事資料。更由于人事管理制度的不完善(在原單位停薪留職出國留學而扣留了檔案)，他們的原始檔案至今沒有轉到我院，造成人事檔案材料的不完整，給新錄用單位在人事審核、審批工作中帶來不便。
1.2人事檔案管理方式和手段相對落后人事檔案
管理是1項專業性、政治性、機密性很強的工作。人事檔案材料需要專人管理，單獨存放。我院因辦公用房緊張，雖然人事檔案材料份數多，資料復雜，多年來檔案室1直和人事辦公室在1起。由于醫院人事管理人員編制不足，人事管理工作量大，人事檔案管理都是其他人事管理人員兼管，屬于非專業人員管理。在檔案管理手段上，因為沒有單獨的計算機和檔案管理軟件，管理人員還1直采取手工編輯、檢索，致使人事檔案材料不能及時歸檔整理，存在檔案資料不完整的情況。
2醫院人事檔案管理的設想
隨著醫院規模的不斷擴大，分院和經濟實體增加，人事制度改革和人員模式改變，給醫院帶來了人事眾多、管理多元化的特點，也給人事檔案的管理模式提出了要求。因此，建立完善的醫院人力資源管理系統就體現了醫院人事管理(含檔案)的整體管理水平。
2.1增強對人事檔案管理目的和意義的認識醫院
人事檔案管理應該以充分開發和利用人力資源信息為基礎，轉化醫院的經濟效益。通過檔案深層次的開發，提高檔案的使用價值，如人才信息軟件的開發，人事信息的共享都能為醫院的經濟發展提供必要的服務。同時檔案管理人員要樹立服務意識，主動開發人力資源信息，變封閉式管理為開放式管理，將搜索到的人才信息以最快的時間傳遞給用人科室，為臨床、教學和科研工作服務。
2.2加強和完善人事檔案管理制度實行人事檔案的社會化管理制度，制定《醫院人事檔案管理條例》和《人力資源信息管理辦法》，使檔案的管理制度更加完善和行之有效。
2.3加強干部人事檔案管理，有效利用人才資源
干部人事檔案真實地記載和反映著1個人的經歷、能力和品德等，因此是組織工作、人事工作不可缺少的重要依據，在各類人員的合理分配、人力資源的合理利用以及行政、醫療部門結構調配方面都將發揮重要作用。所以加強干部人事檔案管理，實行干部人事檔案的社會化、開放式管理模式，才能更有效利用人才資源。
2.3.1建立衛生技術人員業務檔案建立衛生技術
人員檔案，對專業技術人員的管理，特別是在職稱晉升、干部選拔方面有著重要的意義。衛生技術人員檔案包括:①基礎材料:個人基本情況;學歷、學位證明;繼續教育及專業技術進修證明、證書;專業技術工作總結;參加支邊、支農和衛生下鄉等醫療、防疫工作。②專業技術資格任職材料:專業技術職務任職資格申請表、申報表、考核表和審批表;專業技術職務資格證書、聘任證書和聘任合同。③衛生技術成果材料:著作專題研究報告，學術論文(分級)，專業技術成果鑒定書，典型病歷、搶救成功的病案、手術分析等。④其它材料:“3基”、“3嚴”考核及醫德醫風評價材料;參加專業學術會議的證書、證明;優秀醫務工作者的材料、證書和獎狀;專業技術失誤差錯材料。衛生技術人員業務檔案的建立，為專業技術人員提供了有效的服務，為醫院管理提供了準確及時的信息。
2.3.2實行人事，促進人事檔案的社會化開放式
管理人事是在我國市場經濟體制建立過程中出現的新事物，是在社會主義市場經濟條件下產生的1種新型的人事管理方式，是與我國市場經濟體系完善相適應、相配套的人事管理體制的重要組成部分。因此，人事有利于促進單位人事管理的社會化、專業化、規范化。隨著知識經濟的發展，人才資源的比較優勢將越來越明顯，人才的流動數量和質量會逐步增強。而隨著政治體制的改革與深化，人才將成為1種沒有任何政府色彩的產業，人事檔案社會化開發式管理模式將成為1種通用的管理模式。自1999年起，我院開始逐步實行大中專畢業生人事，將人事檔案托管給人才服務中心，促進了人才流動，促進了人事檔案規范化、社會化、現代化和網絡化管理。
2.3.3建立以人力資源信息為基礎的醫院信息管理
系統建立有效的人力資源信息系統是實施醫院信息化管理系統的基礎，是實現醫院行政管理1體化川的根本條件。人力資源信息具有原始性和完整性，是保證信息準確可靠的基礎，是有效服務的生命。人力資源信息的收集就是為了充分使用資源，達到1方收集，多方共享。以人事檔案信息系統為中心，建立計算機網絡分系統，如通過人事信息系統，完善財務工資系統，人事上的工資變動可以直接通過網絡系統傳發給財務科發放，醫療保健系統可以直接從人事信息上讀取職工基本信息，而其它的行政管理系統也可以直接從人事信息系統中收益，如院辦、黨辦、工會、計劃生育及后勤、醫務、科研和教學更能因此得到眾多的信息和幫助。
2.4提高檔案管理人員的素質新形式下要提高檔
案管理的水平，必須提高檔案管理人員的專業技術水平，培養具有“創造型、復合型、協作型”多素質人才。①檔案管理人員要有良好的敬業精神，努力學習、掌握檔案管理工作的新知識、新技術，了解醫院檔案管理現代化的具體內容。②倡導以人為本的管理模式，使用科學的管理方法，通過全面的人力資源開發計劃和企業文化建設，充分調動和發揮員工的積極性、主動性和創造性，從而提高工作效率，創造新的工作業績，為企業發展目標做出最大的貢獻。③引人競爭機制，通過擇優錄用，競聘上崗，把真正優秀的檔案專業人員選拔到檔案管理崗位上來。④醫院要將檔案人員的培養納人醫院人才培養計劃，關心他們的職稱晉升和工作業績，使他們的辛勤勞動得到公正回報。
2，5加強人事檔案管理的現代化手段圖增加資金
投人，引進現代化技術和設備實現檔案現代化管理。提高檔案管理硬件設備，增加檔案庫房，購買空調、除濕機、檔案密集架和電腦。設置防火、防盜的自動監控系統。引進計算機管理軟件，建立人事檔案的信息存儲和檢索系統，實現人事檔案資源的合理配置和利用，確保醫院在人才培養、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人盡其才，才盡其用，為醫院的可持續發展奠定堅實的基礎。
人事檔案管理作為人事管理的1部分，我們也相應制定了人事檔案管理平衡計分卡。通過愿景規劃和戰略目標的設定，使我們認識到自身工作的價值及業績?？傊胶庥嫹挚ㄍㄟ^指標分解讓職工參與管理指標的設立，讓員工都了解醫院的戰略規劃，認識到自身工作對醫院戰略及整體業績的作用，從而提升醫院的整體管理水平，增加醫院的經濟效益和社會效益。
【參考文獻】
