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員工檔案管理辦法范文1
關鍵詞：會計檔案；鑒定；銷毀；新方法
為了更加規范的進行檔案管理工作，讓其可以在服務經濟建設中發揮出更好的作用，國家檔案局以及財政部聯合對已經實施的原《會計檔案管理辦法》進行了重新修訂。并且新修訂的《會計檔案管理辦法》已經于2016年1月1日開始實施。在此管理辦法中，把會計憑證和會計賬簿的保管期限從15年延長到了30年。這就給各單位帶來了一個難題，那就是：之前保管期限為15年的會計檔案要如何進行處理？是保持現狀還是要重新對它們進行整理？尤其是那些已經到了15年保管期限的會計檔案是要立即鑒定銷毀，還是要當做30年期限繼續保存？下面我們就進行詳細的分析探討。
一、會計檔案工作的作用及特點
會計檔案是在整個經濟管理活動中所形成的。會計檔案不但能夠為各種經濟決策提供有益的信息，還在保護國家財產和維護財經紀律方面有著不可或缺的作用，所以，做好會計檔案管理工作的意義就顯得十分重要。而從實際的職能來看，會計的工作主要是通過會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算材料來完成的，它所形成的檔案是連續記錄、緊密相連、密不可分的一組材料。這種特點，就已經決定了會計檔案在整理和鑒定工作中的特殊性。
二、新舊兩種標準銜接工作中存在的漏洞
新的《會計檔案管理辦法》在具體的實施過程中可能遇到很多問題，而國家檔案局的相關工作人員就針對這些問題，在《中國檔案》上發表了《會計檔案管理辦法》修訂內容要點解讀的文章，在文章中對于新辦法中的修訂內容進行了解釋和說明，但是有一些問題解讀的還不算透徹和全面。例如在會計檔案保管期限的新舊標準的銜接方面，在《中國檔案》發表的關于《會計檔案管理辦法》修訂內容的要點解讀的文章中提到了三種情況：
第一，按照原來的《會計檔案管理辦法》標準，已到了保管期限，同時也經過鑒定但還沒有對其進行銷毀的會計檔案，要按照新的《會計檔案管理辦法》的要求進行銷毀；
第二，根據舊的標準要求，已經到了保管期限，但是還沒有進行鑒定的會計檔案，要按照新的《會計檔案管理辦法》要求進行鑒定和銷毀；
第三，對還沒有到舊的管理標準規定的最低保管期限的會計檔案，要按照新實行的《會計檔案管理辦法》規定的最低保管期限重新進行保管期限的劃分。這三種情況從整體上來看似乎覺得已經很全面，可是檔案整理這一環節卻被忽視掉，也就是說，已經整理完畢的會計檔案還應不應該按照新的標準進行期限的重新整理。實際上，我們可以把2016年以前就已經整理好的會計檔案保持現狀，只要按照新的管理辦法進行管理就可以，而還沒有整理好的，按照新的管理辦法規定進行管理歸檔。盡管新的管理辦法是是從2016年1月1日才開始實施，可是在這之前就已經形成的會計檔案，而且還沒有鑒定的，都要按30年保管期限來處理。
三、如何鑒定會計檔案是保存還是銷毀
會計檔案的鑒定工作是會計管理工作中的重要環節之一。在進行會計檔案鑒定工作時，會計檔案的鑒定人員必須要考慮到保管期限已滿的會計檔案，對于本單位或者對于社會的意義和作用，把那些沒有保存價值的檔案要及時銷毀。究竟哪些會計憑證應該銷毀，不需要保存呢？在新的《會計檔案管理辦法》的第十九條就提出：“保管期滿但未結清的債權債務會計憑證和涉及其他未了事項的會計憑證不得銷毀，紙質會計檔案應當單獨抽出立卷，電子會計檔案單獨轉存，保管到未了事項完結時為止?！备鶕@條規定要求，單位如果沒有債權債務未處理，或者沒有其他沒有處理完的事項，根據新的管理辦法規定，在對會計檔案進行鑒定手續以后，可以全部銷毀，但是這樣很有可能會把對于實際工作具有參考價值的會計憑證銷毀掉。因此，為了避免這種情況發生，在進行會計檔案保管期限的鑒定工作時，不僅要把會計憑證中債權債務還沒有了解的，以及其他未了解事項的提取出來，還要把涉及到個人、財產等相關的會計憑證取出。通常以下幾方面的會計憑證具有保留價值，需要繼續保存：
第一，例如像公司在征地時產生的費用或固定資產采購發票，收罰款性的票據值得保留；
第二，關于財產產權方面的會計憑證，例如：涉及到房產、林、地的產權購買及轉讓的契據、證券和債券及股權的原始憑證、單位之間的付款憑證、和單位重大經濟事項相關的會計憑證等；
第三，工資、補貼及社保等費用憑證，例如：職工的工資表、轉正定級的審批表、工資轉移單、由于員工被辭退或者開除及辭退等一次性解決的付款憑證、發生重大事故的一次性理賠付款憑證、企業繳納社保的發票及花名冊、單位對于特殊工種員工下發的補貼等。
四、結語
會計檔案保管期限已滿后的積存問題，是檔案管理工作中的一個難點，這不僅會使人力、物力、財力等方面造成很大的浪費，同時還不利于對于已經到達保管期限的檔案管理工作的順利進行，所以我國的財政部和國家檔案局要對此引起高度重視。在未來的工作中，我們只有對檔案的鑒定規范制度不斷地完善與更新，并且要通過新方法，切實可行的措施來進行工作，只有這樣，才可以保證保管期限已滿的會計檔案的鑒定工作達到規范化。
參考文獻：
[1] 王素花.淺析新形式下會計檔案的管理[J].中小企業管理與科技（下旬刊）.2014（04）.
[2] 張秀芹.淺談會計檔案的功能與管理[J].黑龍江史志.2014（15）.
員工檔案管理辦法范文2
關鍵詞：供電企業；客戶檔案；管理
【分類號】：TU831；TU201.5
前言：近年來，隨著我國經濟體制改革的深化，電網企業的內外部環境發生了巨大變化，為進一步提高供電企業客戶服務質量，保證企業健康持續穩定發展，對供電企業直接為全社會用電客戶提供服務的最重要依據和憑證資料―――電力客戶檔案，建立健全規范化、標準化的管理機制，提高客戶檔案工作水平，具有特別重要的意義。
一、供電企業客戶檔案主要內容
供電企業客戶檔案是指供電企業與客戶之間在供用電業務活動中直接形成的，具有保存價值的原始文字、圖紙、圖表等記錄，包括業擴報裝、變更用電、電能計量、用電檢查、客戶信息服務等相關資料。長期以來，由于歷史的原因，供電客戶檔案一直未被納入企業檔案管理范疇，各供電單位對于供電客戶相關資料的管理缺少規范的管理標準，分類方法、檔案編號、保管期限、裝具排架不統一，檢索手段落后，保管環境不符合要求。
供電企業客戶分高壓客戶和低壓客戶。高壓客戶指供電電壓為10KV及以上的客戶，低壓客戶指供電企業供電的額定電壓為220/380KV的單/三相客戶。不論高壓還是低壓客戶，其檔案內容均包括客戶業務擴充報裝環節；抄、核、收環節；電能計量管理環節；用電檢查環節所涉及的文件資料，主要有：客戶用電申請書、客戶土地使用證或用地證明復印件、產權主人、法人身份證復印件、供用電合同、繳交電費銀行委托書、擔保協議、計量裝置裝拆表工作單或計量裝置現場確認表、驗收送電資料、客戶受電工程施工委托書、客戶受電工程竣工驗收單、安全用電檢查記錄、違章用電、竊電及處罰記錄、客戶確認的客戶信息變更單等內容。
二、供電企業客戶檔案管理現狀
1、客戶檔案管理制度或辦法相對滯后
由于受市場經濟的影響，目前仍有較多的基層供電企業沒有一套完整的客戶檔案管理辦法。在基層供電企業，檔案管理的職責屬于局辦或總經辦，但其管理的范圍僅為生產或客戶工程項目資料，其制定的管理辦法也僅是針對該范圍來進行的，對于客戶檔案管理的職責及標準未進行明確。實際工作中該部分職責往往由營銷部門負責，但營銷部門在目前更注重于電費回收、優質服務等，對于客戶檔案資料的管理還處于相對滯后的階段，沒有建立一套完整的客戶檔案管理辦法來對該部分工作進行規范，使必要的監督防范環節失去作用。
2、客戶檔案管理缺乏專業部門和專業人員的負責
很多供電企業的客戶檔案沒有檔案管理人員更不是檔案專業畢業的，對檔案管理工作也是相當的陌生，認為客戶檔案管理工作僅僅是資料的簡單收集和分類、存放，有些根本就是把一些原始的客戶檔案放在資料袋中，然后堆積在一起存放，根本無法進行查找和利用，更意識不到客戶檔案管理工作對整個企業經濟發展的重要性。另外，相當一部分的供電企業根本沒有設立獨立客戶檔案管理部門，往往合并在其他部門之下，例如將資料室當做檔案室。這些行為將導致企業客戶檔案資料沒法鑒定、歸檔和保管。很多該保存的資料沒有得到保存，而大量沒有價值的資料倒是被長期保存了起來，不僅不能推動企業經濟的發展，還會在一定程度上增加企業的經營成本。
3、員工風險意識薄弱
客戶檔案的風險最主要來自于供電企業內部員工風險意識的欠缺。部分供電企業在自然壟斷經營過程中形成了強烈的交易優勢心理，這種心理使得部分員工缺乏基本的風險意識，對社會體系缺失的現狀認知不足。同時，供電企業對員工法律知識的培訓工作缺失，使得供電員工對相應的法律知識欠缺。主要問題包括輕信心理，工作草率，不負責任。
4、無專用的客戶檔案保管室及相應的設備
由于該項工作未引起足夠的重視，在現實工作中客戶檔案的保管未得到有效的控制，往往存放于營業廳的資料柜中，無相應的存放標準、裝訂要求及裝訂設備，形成客戶檔案資料裝訂要求不統一、存放不規范，保管無序。這種情況下，對客戶檔案資料的可控、在控能力較低。
三、加強基層供電企業客戶檔案管理措施
1、建立健全客戶檔案管理制度
制度要建立健全，執行要堅決。按照基層供電企業客戶檔案管理的現狀，必須盡快建立相應的管理辦法來約束營銷工作人員的行為的同時，明確人員的責任及管理方式等。對已經收集的文字、圖紙、圖片等資料，應根據客戶檔案形成的規律和特點，在便于保管和利用的前提下，進行科學分類整理，設置相應的歸檔類目，如所包括客戶的基本信息資料、客戶配電工程的相關信息及投運時的相關資料、歷次用電安全檢查所形成的并經客戶簽字確認的用電檢查單等資料。應根據基層供電企業的實際情況和具體要求，制定的客戶檔案管理辦法或制度，辦法或制度應主要明確基層供電企業客戶檔案的范圍，歸檔的基本要求和基本內容，客戶檔案的移交與整理、保存與借閱的要求。這樣就可以在組織客戶檔案的過程中給相關人員提供標準，增加客戶檔案資料整理的可操作性。
資料要齊全，內容要完整。要達到此目標要求，應該重視抓好資料的收集工作，堅持客戶資料建檔工作按照檔案管理辦法或制度的要求，在業務辦理過程中及時收集信息資料，并對內部應形成的資料進行整理，歸檔人員加強審查等工作，齊抓共管，進一步做好客戶資料歸檔工作。
管理要及時，裝盒、袋應規范。為確?？蛻魴n案齊全、完整、系統，就要把客戶檔案工作與業擴辦理各個環節的工作相聯系，同步進行，做到業擴進度到哪個階段，檔案收集就跟蹤到哪個階段。裝盒、袋做到格式統一、字跡工整，同時根據客戶文件材料的形成規律，對客戶文件材料的內容、數量進行系統整理，按客戶檔案盒或袋，使檔案資料做到文件齊全、分類準確，方便管理，方便利用，保持其整體功能。并將整理好的檔案按規定移交客戶檔案管理室，嚴格交接手續，認真核查檔案盒、袋質量并確保檔案的完整。
2、加強領導，建立客戶檔案管理組織網絡
抓好客戶檔案工作，首先要從思想上重視客戶檔案管理工作，提高認識，從監與管兩方面入手，分管檔案工作的領導應給以多方面的支持和提供可靠的保障，用規范化、標準化來要求檔案的收集、整理、歸檔、保管工作，建立起統一的檔案管理網絡，協調內部各部門增強檔案意識，注重收集與及時移交，防止檔案材料的散失；抓住每一個環節的檔案收集，以保證歸檔檔案資料的完整、準確。建立客戶檔案管理組織，是必須做好的一項基礎性工作，因此，要明確有關人員的職責，用制度管人，用制度辦事。
3、完善客戶檔案管理目標，跟蹤落實到位
缺乏有力的客戶檔案管理機制是一個比較突出的問題。在客戶檔案未歸檔形成時，存有檔案資料散落在各工作人員或是個別領導手中的現象，應根據實際情況，把檔案管理工作列入年度工作計劃和責任目標考核內容，認真制訂要求，并不斷強化監督指導功能，特別是業務指導部門，既要做好客戶檔案的業務指導，又要做到定期或不定期抽查，做到點面結合、跟蹤督辦。形成有法可依、有法必依的局面，推動客戶檔案工作向規范化、標準化的方向發展。
4、要切實做好電力企業客戶檔案的安全防護工作
電力企業要積極按照國家關于檔案保管保護的規定，投入資金，配置具備防盜、防潮、防火、防有害生物等“八防”的必要設施。檔案工作人員要嚴格遵守黨和國家有關保密規定，加強管理，防止失密、泄密?？蛻魴n案必須妥善保管，不得丟失，損毀。
員工檔案管理辦法范文3
關鍵詞：高職院校；《高等學校檔案管理辦法》；對策
為規范高等學校檔案工作，提高檔案管理水平，有效保護和利用檔案，教育部和國家檔案局共同制定了《高等學校檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》），并以教育部第27號令的形式公布，自2008年9月1日起正式施行?！掇k法》是新時期新階段促進高等教育又好又快發展的一項重要舉措，是指導新時期新階段高校檔案工作科學發展的法規性文獻，對于加快推進現代大學管理制度建設，深化高校檔案工作管理內涵建設，提高檔案服務高等教育與經濟社會發展的能力和水平，具有十分重要的意義。
一、高職院校在實施《高等學校檔案管理辦法》過程中存在的問題
根據《辦法》的精神和要求，2008年12月江蘇省教育廳、江蘇省檔案局聯合印發了《關于認真貫徹實施高等學校檔案管理辦法的意見》，目前全省高校中已掀起了一股貫徹實施《辦法》的。雖然同為高等學校，但與普通高校相比，高職院校在學校的歷史沿革、辦學方向、辦學性質和學校規模等方面都具有一定的特殊性，因此在貫徹實施《辦法》過程中，高職院校應當從自身的實際出發，有效地將《辦法》的精神和要求落到實處。通過幾年的實踐，筆者初步感到高職院校在貫徹實施《辦法》過程中，主要存在以下三個方面的問題。
（一）檔案機構的設置問題
關于高校檔案機構的設置、性質及其職責，《辦法》都作了具體的規定。其中對于檔案機構的設置規定了兩種形式，即檔案館和綜合檔案室。而且要求只要具備建校歷史在50年以上、全日制在校生規模在1萬人以上、或者已集中保管的檔案、資料在3萬卷（長度300延長米）以上三個條件中的任何一項，就應當設立檔案館。未設立檔案館的高校應當設立綜合檔案室。從目前高職院校的實際情況來看，大多數院校都基本具備上述三項條件，理應按照《辦法》的規定設立檔案館或綜合檔案館。但一般高職院校都如同筆者所在的南京交通職業技術學院一樣，均是由中專學校升格成為高等學校的，所以在規格上比普通高校要略低一些，這就決定了高職院校在教學機構、行政管理機構的設置上都與普通高校都有所差別。尤其在設置專門的檔案管理機構上，往往沒有得到應有的重視，限制了檔案工作人員工作創造性的發揮。檔案工作由于其工作性質的緣故，在短期內工作的好壞對學校大局影響不會很大，因此其重要性容易被忽視。正是由于這些原因的存在，在貫徹落實《辦法》中關于檔案機構的設置問題上沒能很好的得到解決。
（二）檔案人員的配備問題
關于高校檔案機構負責人的配備及應具備的條件、專職檔案工作人員編制及職數等，《辦法》也作了具體的規定。其中對檔案機構負責人的條件也有具體要求，應當具備熱心檔案事業，具有高級以上專業技術職務任職經歷；有組織管理能力，具有開拓創新意識和精神；年富力強，身體健康等條件。這為高等學校檔案干部隊伍建設提供了強有力的依據，非常有利于高等學校檔案干部隊伍的建設。
檔案管理人員專業水平的高低，直接影響檔案事業的發展。高職院校檔案工作者中大多畢業于非檔案專業，有些人根本沒有經過專業培訓，缺乏檔案的基本理論，也缺乏檔案管理工作的實踐，只能起到簡單的保管作用，不能真正做到檔案管理的科學化、規范化。
對于普通高校來說，選拔任用具有高級以上專業技術職務任職經歷的人員擔任檔案機構負責人，可以說絲毫不成問題。但是對于高職院校來說，其教學、管理人員數量規模和結構層次都相對局限，具備高級以上專業技術職務任職經歷的人員本來就有限，所以要求檔案機構負責人也具有高級以上專業技術職務任職經歷，就顯得比較苛刻，一般高職院校都難以企求。
（三）歸檔門類的確定問題
《辦法》對高等學校文件材料的歸檔范圍作了明確規定，包括黨群類、行政類、學生類、教學類、科研類、基本建設類、儀器設備類、產品生產類、出版物類、外事類、財會類等若干門類，這是從全國高等學校的整體考慮而確定的，具有高度的概括性、普遍的針對性和廣泛的適用性，廣泛適用于各類高等院校。高職院校主要從事高級技能教育，培養能獨立處理工藝技術中的“疑難雜癥”，能手腦并用有較高心智，具有一定的專業技術理論視野的應用型高級技能人才，它的主要任務是對學生進行技能教育，很少承擔科研任務、開展產學研合作和外事往來。但目前高職院校還未能從實際出發，更為科學合理地確定歸檔門類。
同時《辦法》還指出高等學校實行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度。目前高職院校在進行歸檔相關文件材料時，沒有形成切實有效的歸檔制度。檔案管理上還存在一定的問題，對文件材料系統整理組卷，編制頁號或者件號，制作卷內目錄等工作還沒有形成制度性管理。
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（四）檔案學術研究缺失問題
《辦法》進一步加強了檔案工作的學術性要求，指出要將“編研、出版檔案史料，開發檔案信息資源”列入了高校檔案機構的管理職責，同時指出“有條件的高校，應當在相關專業的高年級開設有關檔案管理的選修課”。從目前高職院校檔案工作的學術研究來看，對檔案工作深入研究的力度不夠。大多數高職院校只是簡單的把相關檔案材料歸檔整理，沒有很好的對檔案資料和管理進行研究，沒有進行相應的編研以及出版相應的檔案史料。在沒有系統的對檔案工作進行學術研究的基礎上，對于在《辦法》中提及的開設有關的檔案管理的選修課更是難以實施。
二、解決《高等學校檔案管理辦法》實施過程中存在問題的路徑分析
（一）成立綜合檔案室來為學院保存和利用檔案提供服務
高職院校檔案機構作為學校行政管理機構的組成部分之一，理所當然在規格上也比一般的普通高校的檔案機構要略微簡約一些。有鑒于此，筆者所在的學院并沒有設置檔案館，而是設置綜合檔案室，隸屬于院長辦公室領導。同時明確規定，綜合檔案室作為學院保存和提供利用檔案的專門機構，全面履行《辦法》規定的高校檔案機構應履行的九個方面管理職責。從運行狀況和實際效果來看，采用綜合檔案室這一機構形式，更加適用于高職院校，完全能夠保證各項工作的有效開展。
因此，各高職院校結合自身情況設置相應的檔案管理機構，充分發揮檔案工作在高校中的作用。
（二）選配高素質的檔案管理人員，增強檔案開發技術力量
穩定專兼職檔案人員、提高其整體素質是做好檔案工作的基礎。檔案事業發展的關鍵在人，在檔案管理過程中，人始終是最重要的，檔案管理水平的高低、質量的優劣，取決于檔案工作人員的素質。只有選配高素質的檔案管理人員，才能增強檔案開發的技術力量。
筆者所在學院現共有教學、管理人員560余人，其中具有高級以上專業技術職務任職經歷的不足80人，僅占總數的1.4%，而且他們都在教學第一線。隨著招生規模逐年擴大，他們都擔負著繁重的教學任務。因此要從教學第一線抽調本來有限的高級人才到檔案機構工作，顯然有些不太現實。為此南京交通職業技術學院堅持從實際出發，選用一名具有館員任職經歷的同志擔任綜合檔案室負責人，由于該同志十多年來一直從事本院檔案工作，具有較好的政治素養和較高的檔案管理業務水平，完全適應工作需要，勝任綜合檔案室負責人這一職位。同時學院各系部均明確兼職檔案員，負責做好各自所在系部文件材料的歸檔和移交。在選配兼職檔案員時既考慮了人員素質，又考慮其業務水平。學院鼓勵專兼職檔案人員學習新技術、新知識和參加業務培訓。各種培訓注重針對性和實用性，重點加強電子文件、電子檔案管理新技術以及計算機網絡知識的培訓，提高其業務素質和實際工作能力。不斷提高學院檔案管理人員素質和穩定檔案管理人員隊伍。
（三）準確進行歸檔分類，促進檔案管理工作的科學化與規范化
由于高校各項活動的特殊性，其檔案具有多樣性、客觀規律性、周期性等特點。因此應針對其各種特點進行科學化和規范化管理。從而提高檔案管理工作效率以及有效利用檔案。
筆者所在學院在確定歸檔門類時，對《辦法》規定的相關門類作了一些調整，省略了產品生產類，并將外事類歸入行政類、科研類歸入教學類。同時突出記錄學院主要職能活動和歷史面貌的黨群類和行政類、涉及民生的人事類和學生類、體現學院學生培養水平的教學類，使得學院文件材料的歸檔范圍科學合理，更加符合高職院校的實際。
（四）加強檔案工作學術研究，推進檔案管理工作的蓬勃發展
檔案管理的工作不僅在于各種文檔的歸檔整理，還要求對檔案工作進行一定量的學術研究。只有豐富檔案管理工作的研究，才能更好的對檔案科學有效的管理與利用。
筆者所在學院，領導高度重視檔案管理工作。學院積極組織專兼職檔案管理人員參加相應的學術交流活動，提升其業務水平以及加深對檔案管理工作的認識。學院出臺各項政策鼓勵檔案工作人員申報研究課題，以提升檔案管理工作的科學水平和檔案管理人員的自身素質。檔案管理人員應充分發揮高職院校的研究平臺，加強檔案管理工作的學術研究，進一步推進檔案工作的蓬勃發展。
三、小結
在貫徹實施《辦法》的過程中，高職院校要秉承實事求是，一切從實際出發的原則，采取切實可行的措施和辦法。從硬件與軟件兩個方面來加強高職院校檔案管理工作，發揮檔案工作在高校中的作用。由于實踐比較有限，筆者將不斷摸索，繼續深化對貫徹實施《辦法》的認識，逐步解決出現的新情況、新問題，把規范的精神和要求與學院的實際緊密結合起來，更好地推動學院檔案工作的科學發展，為創建全國示范高職院校作出應有貢獻。
參考文獻
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[2]張明香.檔案管理現代化進程中存在的問題及對策[J].辦公室業務，2009，(8).
員工檔案管理辦法范文4
【關鍵詞】檔案收集；現狀；難點；措施
檔案收集工作作為企業檔案管理的重要組成部分，日益受到企業的廣泛重視。而現實情況卻不容樂觀，企業檔案的收集現狀與企業的發展存在較大距離。在經濟迅猛發展的今天，如何強化企業檔案收集工作，為企業搭建良好的發展平臺，更好的適應知識經濟時代企業的發展要求，是企業檔案工作者的職責所在。以下筆者結合自身的工作經驗，談些粗淺的看法。
1 企業檔案收集工作的現狀
1.1 檔案收集意識弱
具體體現在以下三個方面。一是許多領導只關心企業的經濟效益，很少關心企業檔案管理工作，似乎該部門的存在，只是一種擺設，沒能充分認識到檔案工作對企業發展的作用。二是檔案管理人員由于不被重視，工作熱情不高，長此以往也逐漸淡化了檔案收集意識，只是被動坐收檔案。三是基層部門更缺乏主動收集整理歸檔的意識致使部分資料原件及關鍵資料散落丟失。
1.2 歸檔文件不齊全
多年來這一問題一直嚴重制約著企業檔案收集管理質量，一些企業只關心紅頭文件，不太關心其它文件的收集如企業在日常工作中所形成的調查報告、典型材料、統計報表、公證書、合同協議等；注重了行政職能部門的相關材料，而對生產、研發過程中產生的文件資料缺乏跟蹤、指導。同時不少企業觀念陳舊僅熱忠于紙質文件的收集，對一些新型載體的檔案，如照片、錄音、錄像、光盤、磁盤等的收集不夠重視、不夠熟悉，收集質量也得不到保證[1]。此外，一些重要的會議記錄如黨委會、辦公會記錄等以問題不能歸檔而留存在有關部門。值得注意的是部分科技人員從各自利益出發拒絕移交檔案，檔案私存問題較為普遍。凡此種種不勝枚舉。
1.3 檔案收集范圍窄
企業檔案收集部門除了對一定范圍內的檔案進行收集外，對于以下類型的檔案還缺乏有效的收集：一是對突發事件的檔案收集，如工傷事故、自然災害損失、設備故障維修等；二是對會議檔案收集，包括各種表彰、重要會議發言、經驗總結等。三是對實物檔案的收集，如獎牌、錦旗、字畫等。四是電子檔案信息的采集，這些資料大部分仍留在各相關部門并隨時間的推移而丟失。五是新形勢下歸檔范圍也相應擴大，收集內容也在不斷變化中。
2 檔案收集工作的主要難點
2.1 檔案收集工作艱巨復雜
檔案是企業經營活動的真實依據，信息資料不僅繁多，而且檔案內容要求真實、及時、完整，使得企業檔案收集工作艱巨而復雜?！镀髽I檔案實體分類法》中將企業檔案分為黨群、行政管理、生產管理、基礎建設、職工檔案、產品及科研類等，直接涉及到企業管理的各個方面，在企業檔案資料中，一般科研項目及基建工程項目等專業性較強。因此，要做好檔案的收集工作，除了需要一批高素質的檔案管理人員之外，還需要企業的各個部門協同進行。
2.2 檔案收集工作保障機制不健全
雖然企業內部建立了檔案管理的各項規章制度，但檔案工作制度依然不夠完善，還缺乏對檔案工作監督和保障。部分領導存在著“重業績、輕檔案”的錯誤思想，這對企業檔案部門進行立卷歸檔工作造成了很大的影響。
2.3 檔案收集工作面臨著新挑戰
隨著計算機網絡技術的普及，企業檔案在辦公自動化的帶動下出現了大量以光盤、磁盤為存儲介質的文件，使傳統的紙質檔案逐漸被多載體并存的形式所替代。新形式下，現代化的電子文檔及檔案收集的網絡管理方式對傳統檔案收集工作帶來了新的挑戰，鑒定電子檔案的真實性、電子檔案多種多樣的保存格式、軟件的升級等問題都對企業檔案收集工作帶來了很大的困難。
2.4 檔案工作管理不力
由于檔案不對企業產生直接效益，所以一些企業領導不太重視檔案工作的建設，檔案管理明顯滯后。表現在收集阻力大、部門不配合、資料不齊全等。同時許多員工也缺乏檔案知識，缺少處理相關業務的能力，不能有效收集保存有用的資料，各種資料隨意丟放無人保管，無法保證收集到完整、全面、真實的檔案資料，檔案管理工作極為被動。
3 加強企業檔案收集的措施
3.1 加強“兩法”學習，開展檔案宣傳工作
企業檔案工作者應加強學習《檔案法》和《企業檔案管理辦法》。在企業領導的支持和帶領下，大力開展檔案宣傳教育工作，如舉辦《企業檔案管理辦法》的專家講座、知識競賽，經常開展檔案立卷歸檔檢查和評比工作等，結合企業的實際情況，將檔案工作服務于各個部門、各項工作中，從而有效發揮檔案存在的價值，讓企業員工了解檔案收集與管理工作的重要性必要性，自覺做到遵法守法，努力提高歸檔意識[2]。
3.2 建立檔案工作保障機制，確保檔案事業健康發展
建立檔案工作保障機制，應健全檔案工作管理制度，遵循“依法治檔”的管理辦法，真正落實《企業檔案管理辦法》中提出的“把檔案收集和立卷歸檔工作納入企業的各個部門職責范圍、把檔案工作納入企業整體的發展規劃、企業在檢查、總結及驗收各項工作中，對檔案工作也要進行檢查、總結和驗收?！蓖瑫r，為加強企業檔案服務，應強化行政制約措施并將檔案工作納入年終考核范圍。
3.3 提高檔案管理人員素質，加強檔案工作的監督指導
加強企業檔案的監督指導能有效的保證檔案收集的完整性和全面性。檔案工作人員只有通過熟悉國家和企業關于檔案收集工作的辦法、原則、政策以及任務，及時更新知識，不斷提高自身素質、業務能力及服務水平，才能更好的監督指導企業檔案工作。同時還應充分掌握和了解對各個部門、各個階段檔案工作所存中的問題及情況，熟悉各種檔案資料的作用及價值并主動下基層耐心細致地幫助各部門檔案兼職人員提高業務水平。只有這樣，上下聯動才能促使檔案更好地服務于企業的各項工作中。
3.4 加強組織領導，改進薄弱環節
要改變企業普遍存在的檔案工作管理不力的局面，企業領導必須高度重視，檔案人員也應經常與部門領導溝通、匯報并將企業檔案利用所產生的效益及時反饋給相關領導，讓他們充分認識到檔案工作的重要性和必要性，從而取得領導的支持和幫助。在此基礎上應健全高效的檔案管理網絡組織并正常行使職能，同時一定要將檔案管理制度真正落到實處。若企業管理制度形同虛設措施不能到位，檔案的管理工作也無法跟上，也就很難收集到掌握在員工個人手中的重要檔案資料[3]。尤其在遇到崗位調動、人員分流等情況下，一些重要資料往往被帶走或直接丟棄，企業將面臨重大的損失。
3.5 創新檔案工作服務機制，不斷適應形勢變化需求
企業檔案收集工作是否順利，關鍵在于檔案部門提供檔案利用的服務質量以及企業關于檔案工作的相關制度保障。
優質的檔案服務可促使企業內部員工對檔案的認知和熱愛，從而促進檔案收集工作的順利開展。當前計算機網絡技術、管理信息化、辦公自動化的迅速發展，使檔案收集工作在服務與創新過程中得到了技術保障。為此檔案工作人員應加強檔案信息現代化建設，努力實現檔案收集及提供服務的現代化模式，其中包括建設檔案全文數字化和建設檔案目錄數據庫，從而為企業員工查閱檔案提供更多的方便。此外，還應利用網絡平臺積極探索電子文檔的收集與歸檔集中一體化管理，以實現企業檔案的創新管理與服務。
4 結語
總之，檔案收集工作是檔案管理的起步階段，其重要性非同一般，它關系到檔案管理的整體質量。作為檔案工作者理應承擔起這副重擔，以高度的責任感和事業心，克服檔案收集過程中存在的各種阻力及困難，采取行之有效的措施，結合企業各自實際，努力探索新思路和新方法，使企業檔案的收集與管理工作不斷完善，推動企業檔案管理工作健康發展。
參考文獻：
[1]王淑改.新時期企業檔案收集工作中存在的問題及對策[J].檔案天地.2012，6（02）.
員工檔案管理辦法范文5
關鍵詞：高等合并院校 檔案管理 和諧統一
隨著知識經濟時代的到來，我國在科教興國戰略的實踐中將部分高等院校按照優勢互補、強強合作的辦學思路進行了合并。根據《普通高等學校檔案管理辦法》，關于“對因學校分立或合并，其分設或合并前的檔案，應本著集中保管、方便利用的原則，經協議由一?；蚝喜⒑蟮膶W校檔案部門統一保存”的規定精神，如何加強與高校辦學改革、發展息息相關的檔案信息資源的收集、管理、利用等工作的協調統一，是當前高校檔案工作者值得深入研究的一個重要課題。
1. 高等合并院校檔案管理存在的問題
高等合并院校程度不同地存在著名義上的合并，在檔案管理體制上沒有完全理順關系，在運行機制上各自為政、自成體系，沒有實現集中統一，導致合并院校檔案管理存在一些問題。
1.1 檔案管理意識淡薄缺失
合并高校在并校期間牽涉各部門尚未立卷歸檔的文書，由于合校前夕人心思動，工作狀態不穩定，一些正常的工作不能按常規辦理，自然給檔案資料的收集工作增加了難度。如果是責任心強的部門檔案管理人員會把沒有立卷的文件材料收集整理、編擬目錄、安全存放；而責任心不強的檔案管理人員則不予聞問；更有甚者，在部門調整、辦公室搬遷過程中，將大量的檔案材料隨無用材料一并處理，致使一些珍貴的檔案資料該移交的未移交或丟失，無處尋找，嚴重影響了檔案的完整性。
1.2 檔案管理難以集中
高等合并院校的原組成院校大都處在不同的位置；合并后面臨著教學硬件配備、科研資金扶持、學生食宿保障等一系列棘手的問題；檔案工作因其效益滯后等特點此時不易擺上領導案頭；并校前原各校檔案管理層次水平不同，人員素質不一等原因， 檔案管理難以集中。
1.3 檔案管理技術方法落后
部分高等合并院校的檔案管理工作仍處于傳統的手工操作模式，檔案的整理、立卷、歸檔基本上都是通過手工操作來完成；有的高校檔案的收集整理玉石不分魚龍混雜，一些重要的檔案殘缺不全，查、借、閱極不便利；同一類型的檔案有時會因立卷人素質、觀念的差異而形成不同的歸檔形式，即使是同一人整理的檔案，也時常會出現細節上的偏差和組卷方式的異樣，導致檔案利用率低，檔案價值大打折扣；有的高校檔案管理依舊采用的是原分庫存放的辦法。
1.4 檔案人員素質亟待提高
高等合并院校的不少檔案工作者多為非專業人員，他們在檔案管理工作中思想認識不到位、業務不熟悉，接受新知識、掌握新技術困難，很多兼職檔案管理人員工作長期停留于整理歸檔的一般水平，很難談得上與用戶進行溝通和從事檔案信息重組等創新性的工作。
1.5 檔案管理信息共享不夠
合并高校大多由兩個或兩個以上規模相當、類別相近的院校并建而成。由于原各校建立的時間或早或晚，隸屬關系不一，各自的辦學宗旨及基本職能有所差異，合并后檔案全宗由原各校的一個全宗成為并校后若干全宗，而各校的檔案類目設置、類目排列及檔號的編制不盡相同，另外，合并高校檔案管理存在著原各校檔案管理體制不統一及檔案管理手段參差不齊等問題，如有的合并高校，原各校區檔案或實行集中管理，或人事檔案歸人事處管理，科研檔案歸科研處管理，聲像檔案歸電教中心管理等；有的合并高校，原各校區或已配備計算機，實行檔案機檢，有的檔案則分散于各職能部門，由兼職檔案員管理，檔案管理處于原始的手工檢索階段等；這些問題嚴重制約著高等合并院校檔案的開發利用與信息化，難以實現信息共享。
2. 高等合并院校檔案管理不和諧統一的原因
2.1 學校合并總體格局的影響
學校的檔案管理部門是學校管理機構的一個組成部分，學校合并的深度決定了學校檔案管理的合并深度。在合校初期，校區意識的慣性、校區職工的利益格局、校區干部的任職安排等等方面，時常與合校的總體要求發生碰撞；經過一個階段的磨合之后，實質性融合的程度由淺入深，有一個發展過程，合并院校的檔案管理同樣如此。
2.2 館舍條件的限制
多校匯集于某一校區集中辦公，檔案館、室的館舍適應不了合并院校檔案管理的需要，容納不下多校區的檔案實體，滿足不了檔案管理人員集中辦公。
2.3 校區距離的制約
合并院校中，有的是鄰近數校的合并，有的是遠距離數校合并，有的是遠、近距離皆有的數校合并。
3. 加強高等合并院校檔案管理和諧統一的對策
通過對高等合并院校檔案管理存在的問題和原因分析，筆者主要從以下方面提出建設性意見來確實加強高等合并院校檔案管理的和諧統一。
3.1 重視檔案工作，增強檔案意識
同志指出：“檔案工作是一項基礎工作，有很多問題沒有檔案說不清楚，要狠抓這項工作。如果現在不重視這個問題，將來我們要負歷史責任?！币虼藢W校要重視檔案工作，建立健全檔案管理工作制度，有計劃地開展檔案宣傳工作，促使大家自覺地積累、利用、移交檔案。領導要重視檔案管理工作并納入到學校的議事日程，按照《普通高等學校檔案管理辦法》的規定逐步做到“三納入”、“四參加”和“四同步”，同時要加強對檔案工作的布置、檢查、總結和驗收，在人員、經費、庫房、設備等方面滿足檔案工作的需要，保證檔案工作的正常進行。
3.2 加強檔案隊伍建設、提高人員素質
建設一支忠誠事業、業務精良、結構合理的檔案工作隊伍，是檔案工作擺脫困境的重要保障。第一檔案工作隊伍在年齡結構、專業結構、業務水平等方面比較合理，便于發揮整體效應；第二發揮各部門兼職檔案領導和兼職檔案員的作用，提高對檔案工作的認識，熱愛檔案工作，自覺學習和掌握檔案管理專業知識和技能，嚴把質量關，確保檔案的真實性、完整性和實用性。
3.3 規范檔案管理，確定檔案工作目標
合校后采用任何一個校區的檔案管理辦法都不妥當，這就要出臺新的統一的檔案管理辦法和規范：第一，依法治檔，統一規章制度。例如《普通高等學校檔案管理辦法》、學校有效的管理辦法、規章制度。以合并院校名義印制出臺適合本校的檔案管理規章制度和辦法。第二，起點要高，統一管理規范。例如《高等學校檔案工作規范》、國家檔案局一系列檔案管理工作標準、學?，F行檔案管理規范的合理因素。由于合并高校層次較前相對提高，并校后應根據變化了的新形勢，制定新的工作目標和發展戰略，使檔案工作圍繞新目標有的放矢地開展：第一可以根據總目標，不斷消除偏離目標的因素，又可以通過局部優化，使日常具體工作的開展有利于促進總目標的實現；第二便于加強日常管理，有利于調動檔案工作人員的主動性，增強競爭性。
3.4 改善檔案管理設施，實現資源共享
改善檔案管理設施，實現檔案資源的合理配置與有序有效的開發并進而實現檔案信息資源的社會共享。高校檔案工作必須早日實現檔案管理工作的現代化，供學校領導及有關職能部門、教師查詢使用，充分發揮高校檔案信息的獨特優勢，為新時期高校教育事業的發展服務。
參考文獻：
［1］吳建華.關于檔案高等教育改革與發展的幾點設想［J］.高校檔案信息，1999，(1).
員工檔案管理辦法范文6
一、圍繞中心，努力提高檔案工作服務水平。
（一）繼續推進服務新漁農村建設檔案工作。根據市委四屆九次全會和全市經濟工作會議提出的工作目標，在五年內分期分批把182個漁農村新社區建設成為經濟發展、生活富裕、鄉風文明、環境優美、社會和諧、體制創新的小康社區。市委、市政府今年已確定20個漁農村社區為創建小康社區試點，并在漁農村實施“創業工程”、“增收工程”、“文明創建”工程、“平安社區”工程、“環境整治”工程和“體制創新”工程等，市檔案局將在去年出臺的《*市漁農村新型社區（村）檔案管理辦法（試行）》基礎上進一步細化《漁農村小康社區檔案管理規范化創建標準》。各級檔案部門要結合當地實際認真做好漁農村小康社區檔案規范化管理的指導服務工作。
各縣（區）要加強調研，密切與有關部門的聯系，積極開展創建“全省百個新農村示范檔案室”活動，力爭全市有12個社區（村）檔案室達到創建標準。同時在開展鄉（鎮）檔案室與便民中心一體化管理試點工作的基礎上，積極開展檔案信息與現行文件資料下鄉進村活動，為漁（農）民提供政策法規和科技信息、文化信息，為構建和諧社會服務。
（二）繼續抓好社會保障檔案工作，全面實施社會保障檔案的規范化管理。構建社會就業、社會保障、社會救助為一體的大社保體系，是建設“平安*”促進社會和諧穩定的重要內容，做好社會保障檔案工作，惠及廣大人民群眾。要根據省檔案局與省勞動和社會保障廳、民政廳、衛生廳聯合下發的《關于加強社會保障檔案工作的意見》及有關《檔案管理辦法》的文件精神，加強與相關部門聯系溝通，加強監督指導，形成齊抓共管的局面，進一步規范全市最低生活保障、社會保障和新型農村合作醫療檔案管理工作。一要正確界定各類社會保障文件材料的歸檔范圍，做到建檔對象一個不漏，歸檔材料完整齊全、真實準確、安全耐久。二要抓好社保檔案的科學整理與編目工作，使社保檔案管理符合規范化要求。三要推進社保檔案管理信息化、現代化，督促推動各有關單位將社會保障檔案管理納入社會保障業務管理系統中，做好電子文件歸檔管理，實現文檔管理一體化。同時，加快社保檔案數字化和網絡化步伐，充分發揮社保檔案信息的效用。
（三）抓好知識產權保護領域的檔案工作。黨的*屆五中全會和全國科學技術大會把提高我國的自主創新能力，建設創新型國家作為“*”時期的重要戰略任務之一，各級檔案部門也要為提高自主創新能力做好服務。今年我們將在調研的基礎上加強科研單位、特色產業及品牌建設檔案工作，突出抓好專利商標等知識產權保護領域的檔案工作。各級檔案部門要積極開展調研工作，指導和幫助有關知識產權部門、企業和科研單位，制定知識產權檔案管理規章制度，認真規范和抓好知識產權檔案的收集、管理和開發利用工作，為提高自主創新能力服務。
二、加強監管，全面推進檔案工作依法行政。
（一）建立健全檔案行政執法責任制。按照省檔案局、市政府有關行政執法責任制實施的要求，建立健全檔案行政執法責任制，明確檔案行政執法責任主體，梳理執法依據，明確執法范圍，劃分執法責任，分解崗位職責，把執法責任落實到人，并建立評議考核和責任追究制度。今年，市檔案局將印發《*市檔案行政執法責任制》和《*市檔案執法情況報告制度》，規范和監督檔案行政執法活動。各縣（區）要注意研究和解決在貫徹檔案行政執法責任制工作中出現的新情況、新問題，全面推進檔案行政執法責任制工作的實施。
（二）加大重大活動、重點建設項目檔案監管力度。
1、規范重大活動檔案管理。要認真貫徹落實《浙江省重大活動檔案管理辦法》，切實加強重大活動檔案的規范管理。重點做好“首屆世界佛教論壇”、第四屆中國*海鮮美食文化節、第八屆中國*國際沙雕節、第四屆普陀山南海觀音文化節等節慶活動的檔案工作，各承辦單位要切實做好重大活動檔案的收集工作，各級檔案部門要加強協調，主動介入，確保檔案的齊全完整。今年下半年，省、市檔案局將會同有關部門開展貫徹落實《浙江省重大活動檔案管理辦法》專項執法檢查，以進一步促進重大活動檔案的規范管理。
2、繼續加強重點建設項目檔案管理。各重點項目建設單位要認真貫徹執行《浙江省實施〈檔案法〉辦法》和《浙江省重點建設項目管理辦法》的規定，在項目前期工作中把項目檔案工作納入項目管理的“五制”之中，即工程質量領導責任制、項目法人責任制、工程招投標制、工程監理制度、工程合同管理制度。項目參與單位要認真履行各自職責，將檔案的形成納入建設項目工作程序，納入工程質量日常檢查內容，嚴格執行檔案管理制度，對現有檔案資料進行科學管理，實現項目檔案與項目建設同步。各級檔案部門要主動加強與各有關主管部門和項目建設單位的聯系與協調，繼續實行重點建設項目檔案登記、驗收制度，重點做好大陸連島工程、大陸引水二期工程、中遠集團修造船基地項目、六橫煤電一體化項目等事關*經濟社會發展百年大計的省、市級重點建設項目檔案工作，加大對重點建設項目檔案工作的監管力度，規范重點建設項目檔案管理。
（三）扎實推進基層檔案室工作。
1、完善監管手段，加強日常監督。今年將繼續實行文件材料歸檔年檢工作，加強監管手段，重點檢查各單位各門類檔案的齊全、完整情況，對檢查中發現的問題，要發出限期整改通知書，對不整改的單位依法予以查處，讓機關檔案年檢工作發揮執法檢查的效應。各檔案室要完善設施設備的配置，加強科學管理，確保檔案安全。同時在機關、團體、企事業單位繼續開展檔案工作目標管理認定活動和復查工作。對檔案管理水平降低或管理水平未按新的要求開展工作的單位予以降級或撤銷認定資格，同時責令其限期整改。建立完善監管長效機制，進一步推動機關檔案工作再上一個新臺階。
2、加強培訓，著力提高檔案人員工作能力。結合新形勢下檔案工作的新要求，圍繞加強檔案隊伍建設、基層檔案室規范化建設和重點工程檔案規范管理的需要，市檔案局將舉辦不同專題內容的檔案業務培訓班，以著力提高檔案人員工作能力，推進基層檔案室規范化管理的水平。
三、開拓創新，加快檔案信息化建設。
（一）加強對檔案信息化建設的規劃。各縣（區）要將檔案信息化建設規劃納入當地政府信息化建設和電子政務建設的總體規劃。并聯系本地實際，制定好“*”檔案信息化建設規劃，
（二）積極推進檔案網絡化建設。市局在繼續做好全市檔案網絡化管理軟件試運行工作和重大活動檔案管理等功能模塊設置完善的同時，今年將在市屬機關開展檔案網上年檢、移交等試點工作。市、縣（區）館要啟動《館藏檔案資源建設系統》網絡管理軟件的應用，開展電子檔案目錄移交、保管、利用、統計等各項業務工作的網絡管理。同時要積極開展機關檔案室電子文件、檔案管理方法的探索。制定統一、便于長期保管的電子文件、電子檔案收集、歸檔業務規范，啟動進館前電子文件、檔案的數字化工作。各機關檔案室要運用網絡管理系統積極開展電子文件、電子檔案的及時收集與積累，并認真做好網上移交。
（三）加快檔案數字化建設。市檔案館在繼續完成館藏檔案文件級目錄數據庫、照片檔案數據庫的同時，要逐步開展多媒體檔案數據庫、全文數據庫的建設?；I建視音頻采集系統，啟動*市重大活動電視節目的數字化采集工作。各縣（區）檔案館要抓緊完成館藏檔案文件級目錄數據庫建設，逐步開展照片檔案數據庫、全文數據庫建設。并圍繞省檔案局提出的“數字檔案室工程”要求，積極探索縣（區）級以上黨政機關傳統檔案數字化工作。
（四）進一步提高網站質量。今年，市檔案局將對黨政網和英特網上的《*檔案信息》網站進行全面更新，由自助式改為自建式。各縣（區）檔案局要加快網站建設，認真做好網站容量的擴增、內容的擴充以及板塊的更新，使網站的質量有明顯的提高。積極爭取在今年的全省檔案信息化建設評估和優秀網站評比中取得好成績。
四、強化基礎，全面提升檔案館功能建設。
