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摘要：企業員工人事檔案管理盡管已逐步向更加科學規范的方向轉變，但仍存在一些需要解決的問題。本文首先從管理方式上闡述了企業員工人事檔案管理的發展現狀，進而分析了企業員工人事檔案管理存在的問題，最后從管理、理念、人員、設備等方面對如何提高企業員工人事檔案管理水平提出個人建議。
關鍵詞：企業員工人事檔案;發展現狀;措施
企業員工人事檔案管理歷經數十年發展與變革，隨著檔案管理制度化和規范化建設工作的需要以及檔案管理水平的提升，原有較為粗泛的管理已逐步向嚴謹、規范、科學的方向轉變，形態更顯便捷、細致、合理。筆者從一個流動人員人事檔案管理工作者的角度，綜合分析自身在近20年的從業生涯中接觸到的企業員工人事檔案，對其發展現狀、存在問題及對策提出個人淺見如下。
1企業員工人事檔案管理發展現狀
企業員工人事檔案自誕生以來，從傳統的手工記錄臺賬管理，逐步向先進的計算機管理為主、臺賬備份為輔的管理形式轉變，其內容與方式已形成了豐富多樣的發展趨勢，在管理方式上基本分為自行管理與委托管理兩種。
1.1自行管理
凡企業資產屬全民所有制的企業，經上級主管部門授權，可具備人事調配及檔案管理資格，自行管理企業正式員工的人事檔案。企業于人事管理部門下設檔案管理專職崗位，負責管理員工人事檔案，并為其提供檔案接轉、檔案整理、資料收集、資料歸檔、資料利用等與檔案相關的服務。
1.2委托管理
委托管理，顧名思議，指的就是委托第三方機構管理，企業主要在下述2種情況下，采取委托管理的方式管理員工檔案。自2008年1月1日國家實施勞動合同法起，企業員工不再進行正式員工與臨時工的界定，許多企業與人才服務機構簽訂企業人事協議，在錄用新員工時，即將其人事關系委托人才服務機構管理，員工檔案也由人才服務機構統一管理。企業人事只需負責員工的招聘、培訓、使用，以及在授權系統中根據企業招聘及離職人員情況進行企業員工名冊的增減，同時，負責收集工作中形成的學歷教育、專業技術職務、考核等動態信息資料，提交人才服務機構歸檔即可，與檔案管理有關的一應事宜均全權委托人才服務機構辦理。企業中的勞務派遣員工，由于派遣用工的用人主體為勞務派遣公司，實際用工單位與勞動者之間只是勞務關系，不能管理其人事檔案，而勞務派遣公司承擔了勞務派遣員工招聘錄用、勞動合同管理、工資管理、績效管理、保險福利管理、安全生產管理、計劃生育管理等整套人力資源管理服務工作，唯獨在檔案管理方面，沒有獲得相應權限。實際用工單位或勞務派遣單位對員工檔案重視的，即委托人才服務機構代管派遣員工人事檔案，缺乏檔案管理意識的，則不聞不問。
2企業員工人事檔案管理存在的問題
2.1檔案整理不規范
企業員工人事檔案在檔案整理方面，存在著未整理、早期少部分整理等普遍現象，翻開檔案袋，其檔案材料未整理的問題五花八門：有的未按照人事檔案十大類分類；有的簡單分類后未對第四、九大類進行二級分類；有的對不符合A4或16開大小的紙張未做托裱、折疊等相應處理；有的未逐份對檔案資料進行編碼，而是將不同時期同材料名稱的資料合成一份資料，只編一個順序號，頁碼連編；有的將應列入人事檔案十大類的材料放入了重復多余袋（例如：就業報到證、工資與行政介紹信等原屬于文書檔案現已劃入人事檔案的材料）；甚至有些企業連上一個管檔部門對檔案的密封都未拆除，更談不上對檔案資料的整理了。
2.2檔案材料收集不完整
檔案材料的缺失也是企業員工人事檔案的一大問題。企業員工人事檔案在資料收集管理上不太重視，員工獲得高一級學歷時，未向員工索要新學歷的學籍檔案；員工考取專業技術職務任職資格時，也未向員工提出將“專業技術職務任職資格考試合格人員登記表”歸入人事檔案的要求；每年的年度考核表與工資晉升審批表未在一年內歸入人事檔案；入黨志愿書等發展黨員有關材料在黨員轉正后未從基層黨委轉入人事檔案；員工進崗時人事檔案未到位的，企業人事部門亦未繼續催調，而是另行為其建立工作檔案，導致“一檔多投”現象出現。諸多跡象，均不符合國家對“三齡二歷一身份”的核查要求。
2.3檔案管理人員專業性不足
檔案管理人員業務能力差、專業性不足，在檔案資料收集、整理、分類及“三齡二歷一身份”信息審核上專業知識缺乏，究其原因，主要是單位領導對此項工作不夠重視，具體體現在兩個方面：一是未設立專職崗位，多數企業檔案管理人員由人力資源部人事職員兼任，且人員流動性大，其主要職責范圍為招聘、培訓、薪酬管理等，檔案管理僅作為輔助性工作安排；二是檔案管理人員進崗前未接受過專業的培訓，未取得檔案從業人員資格證書，企業未制定相應的學習制度，極少安排檔案管理人員參加業務主管部門舉辦的各類業務指導培訓班。
2.4檔案信息化應用匱乏
雖然目前計算機應用已相當普及，但在檔案管理上的應用還是稍顯匱乏。檔案信息化不能僅僅是局限于使用計算機制作一張表單、建立一個文檔，甚至是使用foxpro基礎軟件建立一個小型數據庫，將紙質信息轉換為文本信息，也還是遠遠不夠的，而應該將計算機、VPN虛擬網網與檔案管理這門學科相結合，將其上升到專業性的計算機應用上來，使員工人事檔案成為企業選人、用人及人才分析的可靠數據來源。
3提高企業員工人事檔案管理水平的措施
3.1重視管理，加強組織領導
一是企業領導應高度重視人事檔案管理工作，把它放在企業發展的全局統籌考慮和布局謀劃之中，納入整體工作安排，提供必須的人力、財力和物力保障，確保人事工作扎實有序穩步推進；二是企業應結合人事檔案管理工作政策性強、工作細致度要求高的主要特點，建章立制，制定并嚴格執行《檔案管理工作人員守則》《崗位工作職責》《檔案查（借）閱規定》《檔案室管理規定》等與人事檔案工作息息相關的管理規定，規范崗位管理；三是工作中實行專人負責制、AB崗工作制，并納入企業績效考核辦法，確保各項工作有效執行，對出現空崗、缺位的情況，需追究相關人員的責任。
3.2轉換理念，倡導優質服務
企業人事管理部門應摒棄行政管理部門高高在上的官僚意識，以“員工滿意”為最高目標，堅持以飽滿的工作熱情以及良好的工作態度為全體員工提供高效優質的檔案管理與服務。一是始終保持工作環境整潔，掛牌明示服務窗口工作內容，上墻公布檔案管理各項服務的有關規定、辦事流程；二是提高為民服務、為人才服務的水平及群眾的滿意度，以作風建設和優質服務為重點，創新管理服務辦法，弘揚“服務，創新，誠信，奉獻”的企業精神；三是加強工作監督，設置工作人員去向牌，并在企業內部網站設立意見欄，認真收集員工有效建議，不斷完善檔案管理的服務工作，持續改進工作作風。
3.3注重教育，建設專業化隊伍
一是重視人才培養，大膽選拔使用青年干部，不斷拓寬各類專業人才晉升通道，定期推選業績優異、技術過硬且綜合素養較高的優秀人才，在企業內部予以表彰與獎勵；二是全面實施人才隊伍建設規劃，健全在崗培訓制度，定期開展思想、政治及業務交流與學習，不斷優化結構，提高檔案管理整體服務水平；三是鼓勵員工積極參加各項專業技能培訓，逐步提升員工的業務技能、服務質量和工作水平，定期組織員工參加各級業務主管部門舉辦的干部人事檔案工作培訓及相關繼續教育培訓；四是實行“走進來，走出去”的業務學習辦法，通過邀請資深的專業人士進企業現場指導工作及開展與其它企事業單位人事檔案管理部門的交流學習，有力促進檔案業務水平進一步提升。
3.4完善功能配套，提升軟硬件水平
軟硬件設施的優劣對人事檔案管理水平有著十分重要的影響力，屬于資金到位即可解決的問題，必須狠抓落實。一是采購專業的檔案管理軟件，功能涵蓋檔案信息采集、查詢、修改、統計及檔案著錄、掃描、目錄與圖片資料數據掛接、信息利用審批、信息共享等多方面；二是按照國家檔案庫房標準建設檔案室，配套中央空調、抽濕機、滅火器、防盜門窗、溫濕度表、電風扇、排氣扇、防腐防蟲物品、檔案打孔切割機等安全防護、檔案整理裝訂設備，自動調節溫濕度等儀器，努力實現全自動化管理，采取科學有效的方法達到防火、防盜、防潮、防高溫、防光、防蛀、防塵、防有害氣體等“八防”要求。
作者:陳張靖 單位:中國海峽人才市場
