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職工檔案管理范文1
1.1企業職工檔案處理監管缺失，處置隨意性較強
對于大多數以營利目的為主的企業來講，檔案與檔案工作雖然能夠在企業日常行政管理與經營活動中發揮著較大的參考憑證作用，但它卻始終被劃歸到相對低調的工作崗位類別。與企業類別檔案，如科技檔案、產品檔案或營銷檔案等相比，職工檔案往往呈現出數量大、內容繁雜、涉及利用群體范圍廣等特點。從檔案重要程度和影響主體范圍上來看，職工檔案本應當成為企業檔案管理的重點資源，也是企業在轉制或破產過程最應被關注的檔案資源，因為職工檔案記錄的不僅僅是企業職工工作方面的信息，還與企業職工相關待遇認定與辦理其他保險業務息息相關。但是根據筆者通過實地走訪和網絡調研的結果來看，很少有企業在轉制或破產過程中會對企業檔案給予關注，即使是關乎企業員工利益的干部人事檔案和職工檔案也很少被納入到企業破產清算日程中，因此大量職工檔案由于缺乏有效的監管，被企業員工或社會人員隨意處置。據筆者調查，大部分企業所制定的檔案管理制度不夠完整，管理規范性與科學性相對較差，不同類別、不同載體和不同保管期限的檔案混雜管理，特別是干部人事檔案和職工檔案設檔隨意，材料歸檔、歸類、歸卷不規范、不及時，部分檔案材料常年堆積，難以正常歸卷，進而導致大部分企業職工檔案材料殘缺不全、內容混亂，由此很難在企業改制或破產之前被重視。與此同時，在企業破產清算或改制過程中，職工檔案往往無專人監管、后續接收單位無法落實，以至于職工檔案大多被認為是無價值材料，隨意由他人處置，造成檔案的損毀與丟失。
1.2企業職工對自身檔案保存狀態的漠視
筆者在對部分企業職工進行職工檔案管理相關問題的調查中，有超過70%的一線職工不清楚自己檔案究竟包括哪些內容，不清楚職工檔案保管的相關制度與規范；有超過90%的一線工人認為職工檔案只有到自己退休時才會發揮作用，平常并不在乎它的保管狀態如何。由此，筆者認為當前我國大部分企業職工對自身檔案保管狀態的漠視致使其在企業轉制或破產時忽略其個人檔案的處理，致使個人檔案出現丟失或損毀的狀況卻毫無察覺。據相關媒體統計，自2005年以來發生的針對職工檔案丟失與損毀而造成企業職工利益受損的案件，幾乎100%的企業職工對企業改制或破產后個人檔案的去向毫無意識，而直到自己退休或辦理相關保險時才開始關注自己職工檔案的去向問題，而那些早已破產十多年的企業根本無法準確給出職工檔案的去向，企業職工的利益難以保障。與此同時，大部分下崗分流的職工平時缺少對自身權益受損而維權的意識與能力，多數職工選擇默認、上訪或打鬧等非理方式解決問題。由此引發了不少下崗職工與企業之間的矛盾沖突事件。筆者認為對自身個人檔案保管狀態的漠視、缺少對個人檔案的保護意識、對丟失檔案而權益受損維權途徑的陌生等原因造成了大批企業職工不得不面臨“老無所養”悲慘境地的現狀。
1.3相關部門的監管不力
我國在2006年出臺了《中華人民共和國企業破產法》對企業破產過程中的法律問題進行了解釋，明確企業破產過程中各行為主體的職責。其中第四章關于“企業財產”的司法解釋對債權人的財產范圍以及在破產程序過程中的財產處理與分配進行了規定，其中并未明確企業檔案處置的相關問題。目前國內尚未針對改制或破產企業檔案處置問題出臺相關法律法規，但地方檔案行政管理部門曾經對該問題出臺相關條例，如遼寧省檔案局在1997年頒布了《遼寧省破產企業檔案管理規定》，其中第五條規定：“破產企業檔案清理移交工作應當納入企業破產工作程序。各級檔案行政管理部門作為各級破產清算組成員單位，負責組織、監督、指導破產企業檔案的價值鑒定和清理移交工作。破產企業主管檔案工作的負責人及檔案室（館）人員負責破產企業檔案的清理、移交等具體工作。”但是檔案行政主管部門真正介入到破產企業清算程序中對破產企業檔案進行接收和指導卻較難實現，特別是該規定只針對國有企業，而對私人企業、外資企業卻難以發揮約束作用。雖然我國綜合檔案館歸檔范圍中明確指出撤銷機關檔案是綜合檔案館館藏資源的主要補充源，但這個規定只針對政府機構或事業單位，而破產企業的檔案是否可以被綜合檔案館接收卻無法得到相關部門的回應。特別是像企業職工檔案這樣關乎成千上萬破產企業員工日后切身利益的檔案，人事部門、勞動部門和檔案部門都沒有接收的義務與規定。由此導致破產企業即使有上交檔案的意愿，卻沒有機構愿意接收，進而造成檔案的隨意丟棄。
2破產企業職工檔案監管與接收的流程
破產企業職工檔案監管與接收流程應納入到企業破產清算流程之中，并作為企業破產清算的必備程序要予以保留。由此，筆者結合了當前我國企業破產清算流程提出破產企業職工檔案監管與接收的基本流程（見圖1）。根據《中華人民共和國企業破產法（試行）》（1986年12月02日）、《最高人民法院關于貫徹執行<中華人民共和國企業破產法（試行）>的若干問題的意見》（1991年11月1日）、《中華人民共和國民事訴訟法》和有關法律法規的規定企業破產清算工作主要包括四個環節：企業申請破產并受理、成立企業破產清算組負責企業破產清算、破產企業財產清算、形成并公布企業破產清算報告。
2.1企業破產清算前檔案部門的工作職責
根據我國相關法律，企業進入破產程序要向當地法院申請，具體要求為：首先，嚴重虧損，無力清償到期債務的企業由其債權人或債務人向企業所在地法院提交破產申請；其次，人民法院依法裁定并宣告企業破產，企業由此正式進入破產程序。企業進入破產程序后，由人民法院自宣告之日起15日內成立清算組。清算組由人民法院與同級人民政府協商指定由企業上級主管部門、財政、計委、審計、稅務、物價、勞動人事、工商行政管理局等部門的人員和律師會計師等專業人員組成。此時，當地檔案行政管理部門要介入到企業破產清算組，負責清算過程中對破產企業檔案的清查、監管及在破產清算期企業人事檔案管理；其次根據破產企業檔案保管現狀，初步提出破產企業職工檔案清查的方案。
2.2企業破產清算中檔案部門的工作職責
企業破產清算過程中包括兩大環節：破產企業財產清算和形成破產企業清算報告。破產企業財產清算包括對破產企業的財產的保管、清理、估價、處理和分配等5項內容，其中由檔案部門直接參與的有保管、清理和處理三個環節。首先，破產企業財產保管環節。該環節是要對破產企業財產進行集中收管，凍結企業涉及企業財務、資產的活動。檔案部門在此階段的工作職責是對破產企業檔案進行封存，追回散存在機構其他部門的檔案材料；凍結企業人力資源調動、轉出和離退休程序，對干部人事檔案和職工檔案進行集中收存。其次，破產企業財產清理環節。該環節是指清算組對破產企業的財產進行權屬界定、范圍界定、分類界定和登記造冊的活動。檔案部門在此環節要依據企業檔案部門提供的各種檔案統計數據，對破產企業檔案的數量進行核實與清查，并對檔案門類與數量進行分類造冊，對在保管環節要求歸入檔案部門卻散失在檔案部門外的檔案進行追討；核實干部人事檔案與職工檔案的內容完整性與真實性，對職工檔案中存在的缺失檔案現象要求當事人或企業相關人補齊相關材料或提交檔案缺失說明。再次，破產企業財產的處理環節。該環節一般指清算組對破產企業財產中非貨幣財產變現為貨幣財產的過程。由于企業檔案不具備變現的性質，因此對企業檔案的處理主要指檔案館根據破產企業檔案的類別、質量與數量確定檔案的歸屬方案。一般來說，企業職工檔案涉及面廣，內容多而雜，且日后利用頻繁，所以這類檔案要與文書檔案、科技檔案、財會檔案等檔案要分別確定歸屬對象。最后，檔案部門要對破產企業檔案清算情況進行總結，指明對破產企業檔案的清理情況和處理情況，進一步細化破產企業檔案的歸屬流向，著重對與企業自身和企業職工切身利益相關的檔案的處理情況進行詳細說明，并將企業員工關注的職工檔案清理與歸屬流向情況進行公布。
2.3企業破產清算后檔案部門的工作職責
企業破產清算結束后，破產企業檔案的接收與保管要按照破產清算報告的內容予以執行。國有企業破產后，其人事檔案和職工檔案由當地人事或勞動管理部門負責接收，而其他檔案由當地綜合檔案館負責接收與保管。非公有制企業破產后，除職工檔案外，其他類型檔案可由當地綜合檔案館進行選擇性接收，或由所轄地街道辦事處負責接收，或者由其上級主管部門或業務主管部門負責接收，而干部人事檔案和職工檔案因涉及到破產企業員工的利益，筆者建議由當地綜合檔案館、人事部門、勞動管理部門協商建立統一破產企業職工檔案保管機構，或由勞動管理部門牽頭，綜合檔案館負責對這部分人事檔案和職工檔案進行代管。此外，在職工檔案交接過程中，破產企業代表和企業職工代表要全程參與，以保證檔案交接的準確性與公正性。
3破產企業職工檔案管理的保障措施
3.1破產企業職工檔案管理與接收監控機制
綜合檔案館應承擔破產企業職工檔案的接收與業務指導工作，特別是要介入破產企業清算流程，著重對破產企業檔案，特別是要關注該企業職工檔案的流向。由此，綜合檔案館應結合其轄區內企業人力資源管理活動和企業職工檔案管理現狀制定企業職工檔案管理的監控制度，定期對轄區內企業職工檔案管理情況進行業務指導與監督，并著重留意有破產或改制傾向的企業，為其做好破產前企業檔案的封存、清點與確定檔案接收單位的工作。具體工作可以從以下幾個方面展開：其一，結合《機關干部人事檔案管理條例》的相關內容，實施企業職工檔案的歸檔范圍與類別的標準化，定期對企業職工檔案的數量與案卷質量進行評估；其二，及時介入企業破產清算流程，檔案行政主管機構要主動介入到破產企業的清算工作中，并將企業職工檔案的提前監管與后期善后納入到企業破產清算流程；其三，積極主動聯系破產企業職工檔案接收單位，在未明確企業職工檔案接收單位前，綜合檔案館要負責對該部分檔案進行規范化整理、清點和登記，并與相關行政管理機構，特別是社會勞動保障機構、人事機構和企業管理機構協商，確定企業職工檔案的后續管理問題；其四，調研論證、建設企業職工檔案聯網數據平臺，特別要為轄區內非國有制企業職工建立職工檔案與檔案信息追蹤平臺，一方面提高對非國有制企業職工檔案管理的監控，及時掌握破產企業檔案動態，及時介入破產企業檔案接收程序；另一方面為企業員工查詢其個人檔案保存狀態提供服務平臺。
3.2建立破產企業檔案接收中心，集中保管破產企業的職工檔案
為進一步規范破產企業職工檔案的接收與保管，勞動部門與檔案部門可以聯合建立破產企業檔案職工檔案接收中心，主要負責對破產企業職工檔案的接收和善后處理，規范企業職工檔案的歸檔材料內容，為企業職工提供必要的人事檔案轉出、審核和檔案信息資源服務。2009年哈爾濱市南崗區成立了首家破產企業檔案管理中心，該中心由南崗區檔案局和勞動與社會保障局合力籌建，首批接收來自本區十余家破產或轉制企業共3萬余卷各類檔案，接收種類有文書檔案、技術檔案、經營管理檔案、死亡檔案、財務檔案等，其中職工檔案共2453卷，涉及到5000多名企業職工人事檔案的接收與日后保管，并為該區其他務工人員提供人事檔案代管和業務咨詢服務。目前，該中心已為全區共8300余名下崗職工、非公有制企業職工、其他務工人員建立人事檔案，并為全區各類企業免費提供職工檔案的建檔與業務指導工作。該中心的成立為全區勞動力市場的穩定、維護企業職工個人權益、保障企業人力資源管理與檔案管理的規范性提供了保障。而上海主要采取四種方式，有序分流管理本市國有破產企業的職工檔案。一是按照改制后企業資產和產權關系，將破產企業職工檔案移交新的企業或上級控股公司管理；二是由控股（集團）公司或子公司授權，將破產企業職工檔案管理權限委托系統資產管理中心承擔；三是根據改制企業檔案保管容量大的需求，在各系統、各行業按照區域或行業板塊，建立破產企業職工檔案集約化管理平臺；四是與上海市綜合檔案館和上海市勞動保障局協商共管破產企業職工檔案。
3.3制定并出臺相關法規，使破產企業檔案接收程序化、規范化與法制化
職工檔案管理范文2
1.1為專業技術人員自身提高提供依據
醫院專業技術檔案管理工作方便了醫院專業技術人員的工作。由于專業技術檔案記下了工作人員的點點滴滴，從他們剛走進醫院的簡歷，到成長期獲得的一些證書、獎項，再到中期的職稱評定、科學研究等都是以檔案為依據的。另外，通過專業技術檔案的整理，可以讓員工發現自身的不足，進行專業技能的提升。
1.2為醫院晉升人才提供參考
由于專業技術檔案包含了專業技術人員的方方面面，所以醫院領導晉升人員的時候，也可以依照專業技術檔案進行篩選，因為這是最有效、最直接的手段。這既體現了醫院領導的公平、公正原則，也為醫院選拔了一批真正優秀的人才。
2醫院專業技術檔案管理存在的問題
2.1對專業技術檔案的重視程度有待加強
不論是醫院的領導還是員工對專業技術檔案的重視程度有待加強。因為專業技術檔案記錄著員工在醫院的一切，它相當于員工工作中的“身份證”，對于員工的職稱評定、薪資待遇、職位晉升有著非常重要的作用，同時也是醫院的身份象征。但現在不論是領導還是員工都沒有意識到。致使個人專業檔案資料經常出現問題，不是丟失就是損壞，影響了個人的考評和晉升，造成了人力和精力的浪費。
2.2專業技術檔案資料缺乏真實性
目前，由于我國醫療衛生事業的不斷發展，很多醫院引進了大批人才，這就需要對這些人員進行技術檔案管理。但目前在行業中存在一種非常不好的現象，專業技術檔案的管理缺乏真實有效性。很多人員的檔案沒有經過專門部門的審查，僅僅靠的是印象，檔案制定過程中存在虛假現象，專業技術檔案的制定有時只是一種形式。如果不對這種不良現象加以制止，會嚴重影響醫院檔案管理工作的進行。
2.3管理制度不健全
目前醫院管理制度不健全，這是影響醫院專業技術檔案建設的重要因素。這使得醫院的資料整理和收集工作得不到保障，也影響了醫院檔案建設的真實性，甚至造成了技術檔案的丟失。
3加強醫院專業技術人員管理的措施
3.1加強檔案意識宣傳，加快人事檔案管理信息化建設
首先，除了要加強檔案管理制度的建設外，還要做好宣傳工作，加強員工的檔案管理意識，增強員工對檔案管理重要性的認識。其次,在員工做好宣傳工作的同時，還要加強員工對檔案整理方面的要求和知識，從而建立良好的學習環境，促進醫院檔案管理工作的有效進行。最后，要建立統一的包括職工、病人、手術、科研等各項信息的數據庫系統，并按照數據庫的格式分類整理存放，通過數據庫進行分析整理，歸納總結，使得研究人員能夠減少工作量，加快成果的轉化。
3.2完善醫院檔案管理制度
要想加快醫院信息化管理的建設進程，完善醫院的人力資源檔案管理是必不可少的一項重要工作。而要想做好檔案管理工作,完善的檔案管理制度則是基礎性工作,這就要求各醫院要根據經濟社會的發展狀況以及醫院的實際情況,不斷修改完善醫院的檔案管理制度,利用信息化手段建立現代化的管理系統,并制定符合實際發展需要的規章制度,進行人性化、高效率的管理,保障人才資源的合理開發和利用。
3.3規范專業技術人員業務檔案資料管理
每個人的業務資料檔案都關系著其個人的發展進步,如果業務資料檔案出現問題,其個人的發展進步就會受到很大的影響。因此,業務檔案的管理是檔案管理工作的重中之重。醫院應當建立規范的業務檔案資料管理制度,按照流程仔細對檔案資料進行核對,同時密切與相關部門的聯系交流,確保業務檔案資料的及時準確、真實可靠。為了不出現以次充好、欺上瞞下的現象,醫院還要教育監督檔案管理人員嚴格按照規章制度進行業務檔案更新與管理工作,要確保在檔案資料整理歸檔時符合規定。最后，還要規范檔案資料的借閱制度,防止出現以借閱的方式私自修改檔案資料,也防止業務檔案的流失,確保業務資料檔案的安全。檔案管理人員對專業技術人員的檔案進行管理時，首先要樹立嚴謹的工作態度。同時，要和各部門保持密切的聯系，這樣才能保證資料的及時更新。另外，在材料的復印件上要印上公章，確保材料的真實性。
4小結
職工檔案管理范文3
【關鍵詞】人力資源管理 退休 檔案管理體系
一、辦理退休申報過程中出現的現象
（1）檔案模糊致使出生日期難以認定。在山東省相關人員來油田鑒定退休職工檔案過程中出現過以下的情況：例如某一退休職工的出生日期不好認定，2010年省相關鑒定人員認定該退休職工的退休日期應該為2011年的某月，但是到了2011年審查退休檔案時，該退休人員的退休日期又被認定為2010年的某月，前后認定的出生日期不同，該職工的退休時間也出現了不同，這樣對于單位和職工來說都造成了麻煩，與職工的協調工作不好做。
（2）檔案資料不全工作時間不好認定。由于檔案管理不善，部分職工的人事檔案中缺少相應的資料，例如每年辦理退休時都會有一些退休職工的工作時間不好認定，多數發生在赤腳醫生、下鄉知青、民辦教師等擬辦退休職工身上，這些都是發生在幾十年前的事情，原始資料很難找到的，這就造成了部分職工本人到處去尋找材料而未果的情況發生。
從以上兩個案例來看，檔案管理工作是關系到職工切身利益的大事，記載不清或者檔案卻是都會給職工、單位造成不必要的麻煩。完善檔案管理工作是一份長期而艱巨的任務，現在做得好不好有可能要到幾年甚至幾十年之后才能體現出它的效果。
二、申報退休遇到問題的原因分析
（1）表象原因。一是由于歷史原因導致的職工的檔案不全，或者丟失檔案。遇到這種問題是比較難解決的，因為職工工作期間，或多或少的都有過工作單位變動情況，有些單位檔案意識淡薄，檔案材料收集不齊，不能及時補充新材料，職工的檔案在崗位跨單位調動時極易導致部分檔案材料內容不完整，跟不上個人經歷變化，職工個人接觸到自己檔案的可能性不大，所以即使丟失了檔案也不知道，等知道檔案丟失時也就到了退休的年齡，而崗位變動是幾年甚至是幾十年之前的事情，要找回檔案幾率微乎其微，這就導致了職工的出生日期和工作時間難以斷定或者和職工本人的認定不同。二是職工人事檔案記載不清。大多數單位沒有專職人員分管人事檔案工作，檔案長期無人整理，沒有經過嚴格鑒定，個別職工的檔案有涂改現象，人事檔案中工作經歷記載前后不一致，部分證明和檔案記載又有差異，增加了檔案審查鑒定工作的難度。
（2）本質原因。在辦理職工退休中出現的各種現象只是一種表象，除了歷史原因造就外，追根溯源是檔案管理環節嚴重不規范所導致的結果。過去將創造經濟效益作為頭等大事來抓，對人事檔案卻不重視，檔案意識薄弱，沒有建立良好的檔案管理體系，檔案管理人員的文化素質和業務水平不高，個人檔案意識更是薄弱，“棄檔”現象嚴重等原因導致了人事檔案出現各種問題，并且這一現象仍然還沒有徹底改變，可見人事檔案管理仍然需要關注，建立全局意識的人事檔案管理體系是必要的。
三、建立人事檔案管理體系
（1）加強檔案管理工作重要性的認識。檔案是職工退休時的基本依據，對于每一位職工來說都是非常重要的人生資料，如果保存不善就會導致職工的切身利益無法得到保障。因此要提高各單位組織、勞資等人事管理部門對檔案管理重要性的認知程度，配備符合規定的軟硬件設施，按照檔案管理相關規定確保人事檔案管理的規范性、提高檔案的質量和檔案信息的安全性。
（2）建立專職檔案管理隊伍。當前油田部分單位檔案管理不規范，受到缺員的影響沒有專門的檔案管理人員從事職工人事檔案管理工作，大多數職工人事檔案管理人員是組織干事、勞資干事兼任，檔案管理工作成為了工作的薄弱環節。材料入檔不及時，借檔、查檔程序不規范的現象時常存在。因此各單位配備專職的人事檔案管理人員成為保障檔案管理的條件之一。
（3）加大檔案管理的培訓工作。各單位檔案管理隊伍狀況、素質參差不齊，專門學習檔案管理專業的人員不多，因此油田應該適當的組織檔案管理人員進行適時培訓，提高各單位檔案管理人員的基本素質，在油田范圍內建立一支專業的檔案管理隊伍，為高質量的檔案管理提供基本的人力保障。
（4）建立職工知悉人事檔案的相關機制。長期以來，人們認為人事檔案屬于保密內容，除了負責保管和收集人事檔案的管理者能接觸到檔案外，個人可能一輩子都不知道自己的檔案里有什么材料。人事檔案作為職工個人經歷和德才能績的客觀記錄，應當對職工公開、透明，每個職工也都有權利知曉自己檔案的內容狀況和保管狀況，讓職工及時知道檔案中缺少了那些材料，及時補救，可以避免事后很多不必要的麻煩，同時也提高了檔案管理的質量。因此積極探索增加人事檔案透明度的方法，建立相關職工知悉人事檔案的機制可以有效的提高人事檔案的完整性和高質量，避免出現十幾年之后才發現檔案缺失的現象。同時應該重點考慮確保人事檔案的安全性，杜絕人事檔案造假等問題，以及維護職工的隱私權，有條件的開放部分相關信息，
（5）建立人事檔案監督檢查機制。人事檔案管理工作是一項頭緒多、瑣碎繁雜的工作，必須要有一個多層面、立體化的監測考評制度，檢查機制可以起到督促作用，是高質量人事檔案管理的輔助工具，因此周期或者不定期的對各單位檔案進行檢查、抽查，可以確保人事檔案管理的及時性和規范性，提高職工人事檔案的質量，狠抓落實。
職工檔案管理范文4
學員檔案管理系統是一項較繁瑣的工作，傳統的人工方式管理文件檔案存在著許多缺點，如：效率低、保密性差，另外時間一長，將產生大量的文件和數據，這給查找、更新和維護都帶來了不少的困難。作為信息化管理的一部分，使用Access 數據庫對學員檔案信息進行管理，具有手工管理所無法比擬的優點。本文主要闡述了Access 數據庫在學員檔案管理中的應用。
一、軟件介紹
Access是一個數據庫管理系統，它之所以被集成到Office中而不是Visual Studio中，是因為它與其它的數據庫管理系統（如SQL Server 2000）相比更加簡單易學，一個普通的計算機用戶即可掌握并使用它。而且最重要的一點是，Access的功能足夠強大，足以應付一般的數據管理及處理需要。Access可以實現建立數據庫、報表，以及對數據庫、報表的修改、查詢等功能。
Access隨著Windows操作系統和Offices辦公自動化應用軟件的普及， Access各個版本變得與其他Office成員集成得越來越緊密。
二、數據庫整體功能
1．學員信息的插入。可以插入不同單位的學員的姓名、個人聯系方法、身份證號碼、所在單位、培訓記錄及相關工種持證情況。
2．學員信息的查詢。學員的檔案使管理員可以通過多種方式（單位、姓名、身份證號、安全資格證號等等）的查詢，就可以直接查看自己需要的學員的相關信息。
3．學員信息的修改。管理人員可以隨時對信息變動的學員進行修改，比如工種、所在單位等等。
4.報表打印。利用“報表打印”功能,可以根據需要選擇預覽或打印學員檔案、培訓臺賬等信息。
好處為：① 可以存儲所有的學員檔案，安全、高效；② 只需一到二名檔案錄入員即可操作系統，節省大量人力；③ 可以迅速查找修改所需要的信息。
三、數據庫的設計和建立
Access 是關系數據庫開發工具,數據庫能匯集各種信息以供查詢、存儲和檢索。Access 的優點在于它能使用數據表示圖或自定義窗體收集信息。數據表示圖提供了一種類似于Excel的電子表格,可以使數據庫一目了然。另外,Access 允許創建自定義報表用于打印或輸出數據庫中的信息。Access 也提供了數據存儲庫,可以使用桌面數據庫文件把數據庫文件置于網絡文件服務器,與其他網絡用戶共享數據庫。Access 是一種關系數據庫工具,關系數據庫是已開發的最通用的數據庫之一。
1.創建新數據庫
啟動Access 2007 ,建立學員學籍檔案管理數據庫,共包括五大系統模塊,分別為:
（1）用戶管理,包括添加用戶、修改用戶、刪除用戶。
（2）學籍信息管理,包括添加學籍信息、查詢學籍信息、修改學籍信息、刪除學籍信息。
（3）培訓班信息管理,包括添加培訓班信息、修改培訓班信息。
（4）課程信息管理,包括添加課程信息、修改課程信息。
（5）成績信息管理,包括添加成績信息、查詢成績信息、修改成績信息、刪除成績信息。
2.創建數據庫表
在選擇設計視圖中創建新表,表的作用是存儲原始數據。在創建表時需設定字段名稱、字段長度、數據類型、索引等。其中可供選擇的數據類型包括文本、數值、日期/時間、是/否、對象等。數據表的每一行均唯一標識了一個數據的集合,代表每個學員的基本情況。
3.字段設計
根據實際情況和工作需要,各子數據庫設計相應的字段。例如學籍信息表中設置身份證號、姓名、性別、民族、籍貫、出生日期、學歷、參加工作時間、政治面貌、工種、培訓記錄、班主任姓名、成績、家庭地址、安全資格證號、安全資格證有效時間、所在單位等字段。此外還可根據需求隨時插入新字段。
4.數據錄入
（1）將在校學員的各項學籍信息整理并輸入到數據庫中,數據輸入內容力求準確。
（2）建立窗體操作,創建個性化的方式進行輸入和瀏覽數據。
（3）統一設置字段中的字體、字號、全角/半角等基本格式,否則在工作中選定內容篩選時易導致輸出數據不準確。
（4）適時建立組合框表,如培訓記錄字段綁定一個組合框,為學員創建培訓信息時,就可從預輸入好的工種列表中選取,性別、工種、單位等均預先設置,防止輸入錯誤,同時也節省時間。
5.建立普通查詢
數據庫可建立滿足各種不同查詢需求命名的查詢表。例如要求查詢“參加工作時間”為2005年的學員信息。可在查詢視圖設計新建查詢表,用簡單查詢向導,選擇所需字段,然后在設計視圖中“參加工作時間”欄內,字段表排序顯示條件用“2005”表示,所有的2005參加工作的學員便在其中。
四、數據庫系統的優化
1.編譯所有代碼
單擊“模塊”標簽,從存在的模塊中任選一個,單擊“設計”按鈕,進入模塊的設計狀態。然后從菜單條中選擇“調試”—“編譯并保存所有模塊”,這樣系統會編譯并保存數據庫中所有的程序。經過編譯之后,系統的運行速度會明顯提高。
2.經常性地壓縮數據庫
沒有經過壓縮的數據庫,將會占據很大的磁盤空間。壓縮后的數據庫會非常明顯地減小,甚至只及原來的十分之一,并且仍可直接調用其中的數據。需注意的問題是學員檔案管理數據庫要有專人管理,經常維護,不斷補充更新信息,保持它的完整性、規范性、準確性,為檔案的利用部門提供高效率服務。
不過Access也有它的缺點，Access是小型數據庫，既然是小型就有他根本的局限性，以下幾種情況下數據庫基本上會吃不消：1.數據庫過大的時候性能會急劇下降！2.同時訪問用戶過多時，達到100人左右時性能會急劇下降。3.記錄數過多，一般記錄數達到10萬條左右的時候性能就會急劇下降！
但上述情況一般不會在職工教育檔案管理中出現，因此可放心使用。
職工檔案管理范文5
一、職工業余大學檔案管理融入和應用信息技術的意義呈現
職工業余大學檔案管理融入和應用信息技術，實質上就是實現檔案管理的信息化、電子化，即是將紙質檔案資料通過計算機來進行信息技術加工處理，使之成為計算機軟件形式的二次文獻信息，方便檔案管理過程中的歸檔、提取和儲存。
（一）以計算機的信息加工處理功能發揮來提升檔案的利用率。知識經濟時代最為明顯的特征是信息化對人類生活和工作模式的深刻改變，在信息化、網絡化時代，以計算機的強大信息加工處理功能來提升資源的利用效率是形勢所需，發展所求。以往職工業余大學在檔案管理的過程中，不注重開發計算機的功能，僅儲存檔案的著錄或者文件名，這與全社會格局下的電子檔案建設是背道而馳的，甚至造成了人力、物力、財力和時間的極大浪費，對此，將信息技術融入檔案管理的過程中，無疑是提升檔案管理的高效化，助推檔案利用效率的有效之舉。
（二）以計算機的信息加工處理功能發揮來提高檔案的時效性。在以往的檔案信息管理的過程中，僅靠手工操作來實現，手工檔案信息加工工作模式可以體現為：選題―選材―編輯―出版，這種“慢工出細活”的工作模式，從檔案的歸集、整理到最終檔案信息的實現，耗時較長，甚至造成信息的實效。然在實現檔案信息電子化的之后，通過相應計算機軟件的操作，可直接對檔案信息以機讀的形式來實現，并在計算機內部實現對檔案信息的整合、歸類，有效提升了檔案信息加工的時間，從而確保了檔案的時效性。
二、職工業余大學檔案管理融合與應用信息技術的現實考量
現代社會是一個信息化社會，在此境遇下，社會各項事業都必須圍繞信息化技術進行完善和優化，不難看出，包括企事業單位在內的檔案管理都顯示出了與時俱進的趨勢，逐步推進檔案管理信息化的進程，基于此，職工業余大學檔案管理融合與應用信息技術顯得不可或缺。
（一）原有的檔案管理制度模式與職工業余大學的發展局面不相呼應。隨著職工業余大學的快速發展，招生數量急劇擴大，如何做好學生的學籍檔案管理以及教職工的檔案管理成為了職工業余大學必須深入考量的現實課題，在現有的人工檔案管理辦公面積嚴重不足的情形下，大量的檔案無法及時的整理，要查閱一份檔案需要很長的時間，同時檔案管理的錯誤也很多，嚴重制約了職工業余大學的又好又快發展。
（二）檔案管理信息化是職工業余大學檔案管理的發展所求。電子學籍檔案、辦公自動化、無紙化等事物的出現，使檔案的生成方式發生很大變化，諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。由于檔案生成方式的信息化趨勢，內在要求在檔案管理的過程中也必須吻合此種變革，對于檔案管理者而言，其所要做的就是實現對電子式文化信息的系統性、真實性、價值性歸類和整合，以真正凸顯為用戶提供更優質服務的效能。
三、職業業余大學檔案管理融合與應用信息技術的具體路徑
業業余大學檔案管理融合與應用信息技術是一項系統工程，需要運用多種學科知識、多專業配合、多部門協作、多環節配套來達成。怎樣才能又好又快地推動檔案信息化建設步伐，使其與社會信息化建設協調發展呢？
（一）實現技術引領。技術的創新和完善是實現檔案管理信息化的首要問題，離開了高端技術的支持，檔案管理信息化不可能實現。對此，必須引進質量可靠、性能優良的計算機硬件設備，并添置相應的配套設備，防止電磁干擾、輻射等影響，從源頭上減少自然毀損概率，并過硬件的改善來奠定檔案管理信息化的根基。
職工檔案管理范文6
[關鍵詞]企業職工檔案；檔案工作管理
中圖分類號：F270 文獻標識碼：A 文章編號：1006-0278(2011)10-024-01
一、概述
企業職工檔案是職工錄用、調配、培訓、考核、獎懲、選拔、任用、業務技能、工作表現以及工作變動等過程中形成的信息資料，是企業發展和職工活動的真實記錄，是國家檔案的重要組成部分。1992年國家勞動部頒發了有關《企業職工檔案管理工作規定》的通知，該通知的實行目的是為了加強企業職工檔案管理工作，按照檔案完整、真實、精練、實用的要求，實現檔案管理的科學化、規范化、制度化，使企業職工檔案工作納入全國檔案工作管理體系，更好地為社會主義現代化建設服務。
二、企業職工檔案工作管理的現狀
隨著市場經濟的建立和社會的發展，原有的檔案管理制度已遠遠不能適應形勢發展的需要，主要表現在以下幾方面：
1.現行檔案管理體制與市場經濟發展不相適應。目前，不少企業職工檔案是由多個部門進行多頭管理的，職責分工交叉重迭。例如，干部級別的職工檔案由人事部門負責管理，改制、破產和下崗分流人員職工檔案則由勞動和社會保障部門管理，其中內退和退休人員職工檔案由所屬經辦機構管理。如此的管理方式，與企業的全員勞動合同制有所背離，不便于企業職工檔案的管理，也為維護職工的個人利益工作增添了難度。
2.職工檔案管理混亂，企業對職工檔案管理的重視程度逐漸減弱。大多數企業是以追求利潤為目的的，對職工檔案管理工作的重視程度不夠，特別是在今天市場競爭愈來愈激烈的情況下，企業把主要工作目標投向了生產經營商，對職工檔案管理的重視程度呈明顯的減弱趨勢，從而導致了職工檔案管理工作處于被動地位，會致使職工檔案收集、整理、轉遞、利用等環節錯誤輩出，難以保質保量地完成。此外，現代企業制度下職工檔案管理沒有統一的要求和模式，這種管理方式給企業的職工基礎管理工作帶來許多麻煩，也不利于維護職工個人利益和建設科學、規范_的勞動力市場。
3.企業職工檔案材料的客觀性、準確性、完整性差。由于部分企業沒有嚴肅、負責地填寫好每一份檔案材料，致使有的檔案錯漏百出。此外，很多企業職工檔案的內容簡單雷同，只記錄了員工的基本信息，如姓名、年齡、性別等，無法為企業人事對該員工的考察與評價提供有效的參考依據，失去了員工的檔案的真正價值，這類的檔案形式大于內容。有些員工檔案由于沒能及時流轉，明明已經離職，但是人事檔案并能按規定轉遞到新的單位，導致檔案的管理脫節。更嚴重的是，有少數企業由于輕視檔案的重要性，使得有人可以利用檔案管理的漏洞，隨意更改檔案，弄虛作假，影響了檔案材料真實性、嚴肅性、權威性。
4.擋案管理的軟硬件均不適應社會發展的需要。職工檔案管理的軟硬件不適應形勢發展的需要。多數企業檔案室設備陳舊，管理手段落后，檔案管理“八防”達不到標準。職工檔案管理停留在傳統的手工管理方式，只滿足于不丟失，裝進袋子，鎖進柜子。在運用先進的計算機和網絡技術等現代化手段，充分利用檔案資源，提高隊伍素質，促進企業發展方面下功夫不夠。
三、加強企業職工檔案管理的建議及措施
1.建立與市場經濟發展相適應的企業職工檔案管理體制，以適應經濟發展和新型勞動力市場發展的需要，由現在的多頭分散管理逐步過渡為集中統一管理。當地政府和勞動保障行政部門應盡快制定《企業職工檔案管理辦法》，進一步明確企業職工檔案管理范圍、內容、方式、標準等，大中型企業由勞動保障部門作為指導，獨立管理職工檔案，小型企業和私營、個體、外企企業的職工檔案由勞動保障部門人事檔案部門進行統一管理，嚴禁個體或民營中介機構進行檔案保管。
2.各級勞動保障行政部門要高度重視企業職工檔案管理。各級勞動保障部門要高度重視企業職工檔案管理工作，制定切實可行的清理、規范職工檔案實施方案，并認真組織實施。方案確定后，報上級勞動保障部門備案。制定規范有效的管理制度，加強督促，定期檢查，發現問題，及時解決。定期對檔案管理人員進行業務培訓，不斷提高檔案管理人員業務水平。針對目前企業職工檔案管理存在的諸多問題，在規定時期內對所有企業職工檔案進行全面的清理、規范，確保職工檔案的完整、真實、準確。
