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檔案規范化管理方案范文1
中圖分類號：F293.3；G275.9 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2014）07-0369-01
一、房產檔案的范圍與特殊性
1.房地產企業檔案的范圍
房地產檔案一般是指房地產權屬檔案，包括權屬登記、調查、測繪、權屬轉移、變更等房地產權屬管理活動中直接形成的，保存備查的各種文字、圖表以及聲像、電子文件等歷史記錄。對于房地產企業而言，房地產權屬登記檔案只是一小部分，房地產企業檔案還涉及建設項目檔案、文書檔案、合同檔案、人事檔案、會計檔案等企業生產經營活動過程中形成的檔案，可能是房地產開發建設過程中形成的，也可能是房地產管理、使用過程中形成的。
2.房地產企業檔案的特殊性
首先，房地產企業檔案具有很強的專業性。房地產企業檔案是房地產企業在生產、管理活動中形成的權證、合同、文件、圖紙、照片、光盤等不同形式和載體的歷史記錄。它記載了房地產產權的歸屬和沿革，反映了房地產企業的經營與發展狀況，是在特殊的專業背景下按照專業要求形成的，有相對統一的格式和行文規范，并且專業術語較多，如土地界限認定、房地產面積丈量、房地產平面圖測繪等，專業性十分明顯。
其次，房地產企業管理類檔案的構成以合同為主體。從土地開發到經營、管理、服務，每一項活動的開展基本上都要簽訂合同。房地產企業的經營運作離開各種合同就不可能得以完成和推進。通過這一系列的合同，將各個相關的部門和單位聯系起來，共同推進和完成一個項目。據統計，合同在房地產企業管理類檔案中所占的比例高達百分之五十以上。因此，在進行房地產企業檔案的規范管理時，必須要認識到這一點。
最后，房地產企業檔案具有綜合性。以上分析可以看出，房地產企業的檔案與專門的房管機構不同，不僅有房地產權屬登記檔案，更多的是專業的項目檔案、合同檔案，以及企業內部行政、經營管理活動中形成的檔案。涉及內容龐雜，領域寬泛，種類繁多。這就要求在檔案規范管理的過程中，要通盤考慮，全面系統地進行分析，以防出現規范沒有涉及到的空白區。
二、地產檔案規范化管理的必然性
加強檔案的規范化管理，是提高企業檔案管理工作的重要手段，也是衡量一個企業檔案整體管理水平的重要指標。加強房地產企業檔案的規范化管理，是企業發展的必然選擇。
加強檔案的規范化管理是時展的必然要求。隨著改革開放和市場經濟的發展，信息時代的深入，標準化、規范化已經成為現代企業的標志和企業發展的必然選擇。檔案工作也不例外，必須要適應現代化和辦公自動化的時代需要。推動檔案管理工作的規范化、標準化是其必由之路。
加強檔案的規范化管理是房地產企業提升管理效率的必然要求。房地產開發企業的檔案管理是房地產行業單位諸多管理工作的重要組成部分。房地產企業的開發項目由于其規模大、工期長，在執行過程中形成的材料多。特別是由于其關聯和涉及的部門和單位環節眾多，因此需要在建設項目檔案管理的過程中做到規范化、標準化，僅僅依靠傳統的手工方式已經是難以實現對其進行有效的管理了。
三、房地產企業檔案的規范化管理
1.完善管理制度，規范房地產企業檔案管理行為
加強檔案制度建設，做到依法管理檔案，這是我們做好檔案工作的依據和保障。首先，我們應該以《檔案法》、《城市房地產管理法》、《城市房地產權屬檔案管理辦法》等法律規范，結合房地產企業發展對檔案工作的要求，制定企業自己的檔案管理規范，明確檔案工作原則和管理方式，界定文件形成、積累與歸檔職責，規定檔案收集、鑒定、整理、保管、統計、利用要求等檔案管理的基本要求。其次，要制定管理制度，構建包括立卷歸檔制度、保管制度、鑒定銷毀制度、提供利用制度、統計制度、保密制度、崗位責任制等的企業檔案管理制度體系，并編印成冊加以落實執行。同時，要隨著時間、環境、事物的發展變化要適時修改、補充和完善，以適應企業和檔案事業的發展要求。
2.梳理業務流程，明確需求，規范檔案工作的各個環節
流程梳理是指圍繞企業的內、外部要素，對整個企業的業務運行情況展開深入、全面的分析、整理、提煉，明確管理或業務活動的關鍵節點、信息化管理要解決的重點問題、可能的解決方式、完成程度、實現深度等。對業務活動進行調研，明確各業務環節所要形成的檔案，這是制定歸檔范圍的首要步驟。規范、合理的流程是應用系統的基礎條件，也是提高辦公效率的必然選擇。尤其是信息化、網絡化的辦公環境下，流程梳理更為重要。按照形成、整理、鑒定、歸檔、再整理、保管、利用、銷毀等工作環節，建立科學規范的房地產企業檔案管理工作程序，保障每個環節之間能夠互相檢查、校對、制約，發現問題并且能夠及時糾正。
3.明確職責和分工，保證工作質量
所謂崗位職責是指一個崗位所要求的需要去完成的工作內容以及應當承擔的責任范圍。明確崗位職責可以最大限度地實現勞動用工的科學配置，有效地防止因職務重疊而發生的工作扯皮現象，提高內部競爭活力，更好地發現和使用人才，提高工作效率和質量，規范操作行為。房地產企業的崗位職責可以分為三個層次：一是企業層，企業應將文件形成、積累和歸檔要求納入各部門、項目及專項工作職責和有關人員崗位職責，并對分管領導、部門和項目負責人及有關人員職責履行情況進行考核；二是部門層，各職能或承辦部門及項目文件形成者應負責積累文件，并對歸檔文件的齊全、準確和形成質量負責；三是檔案人員層，專兼職檔案人員應負責收集、整理應歸檔的文件，對歸檔文件的整理質量負責。
4.加強宣傳教育培訓，優化檔案工作環境，提高隊伍素質
加強房地產企業檔案管理工作，需要一支既懂檔案管理，又精通房地產管理和熟悉計算機知識的檔案專業隊伍，同時還需要企業全員的支持和參與。因此，房地產企業要加強對專兼職檔案員的培訓，既要培訓現代化檔案管理的專業知識，加強對計算機技能的培訓，還要使其了解企業各項業務工作及其形成的文件，熟悉房地產管理活動。同時，加強檔案宣傳，使企業全員樹立檔案意識。因為無論是哪個部門或個人，在企業的生產經營過程中，都會形成一定的活動記錄，而這些記錄的一部分會對以后的活動具有查考價值，需要歸檔保存。為了保證檔案收集的及時、規范、完整，必須需要全員的參與和支持。
5.不斷評估、優化檔案管理，提升規范水平
質量管理體系當中有一個重要循環，那就是“計劃”、“執行”、“檢查”、“行動”，它代表了全面質量管理的全部過程，是一個螺旋上升的過程。將這一循環應用到檔案的規范管理之中，才可以保障管理的可持續發展。而要實現這一循環發展離不開對管理的評估和檢查，離不開對檢查反饋結果的修正和改善。這就要求檔案部門要定期聽取業務部門對檔案工作的意見反饋，及時進行改正，進而有效推動檔案工作的可持續發展。
總之，房地產企業檔案工作的規范化管理不是一朝一夕的事情，需要統籌規劃和全面落實。不僅需要企業領導的重視，還需要企業全員的參與、支持，更需要檔案人員的不懈努力和付出。
參考文獻
檔案規范化管理方案范文2
關鍵詞：疾控中心；檔案管理；規范化管理；具體措施
縣級疾控中心的檔案記載著一個地區疾病控制機構的具體的歷史信息和現狀的具體信息的，是作為研究疾病，進而控制其再次發生的參考資料的，尤其是一些還沒有徹底根除或者研究出對策的一些疾病，因此檔案的管理就顯得尤為的重要，其價值是不可言喻的。另外縣級疾病控制中心的檔案也是關系到民生的大事，是民生檔案的一個重要組成部分，與人民群眾的身體健康息息相關，還會對一個縣、一個地區的和諧穩定具有重大的影響作用。因此說，疾病控制中心檔案的科學化管理是十分有助于推進疾控事業發展的。因此，非常有必要加強和推進疾控機構檔案的規范化的管理。
1 對于縣級疾控中心檔案規范化管理的意義
（一）縣級檔案的規范化管理可以提升疾控系統對檔案法律化的意識。
當疾控中心重視和加強檔案規范化管理的時候，就會聯系到我國法律中關于《檔案法》的法律內容了，就會自主地進行學習和落實，會從法律的層面上來認識到檔案工作的重要性，其檔案意識勢必會有很大的提高，這就糾正了以前的對檔案不夠重視的局面。
（二）檔案的規范化管理可以使機構領導層面加強檔案室的重視程度。
當疾控中心把檔案管理規范化建設作為一個年度的工作目標時，會從組織機構等方面進行系統化推進。如成立專門機構領導小組，這樣疾控領導就會從人力、財力、物力等方面給予更多的投入和支持，使檔案管理的規范化建設具備了必要的物質條件。
（三）檔案的規范化管理有助于檔案的收集、整理、保管和有效利用。
檔案室對檔案進行規范管理，具體體現在檔案管理工作的專職人員更加完備，管理制度更加完善，硬件配備更加齊全、標準。尤其是在對于資料進行分門別類歸檔，使檔案資料得到好好保管。檔案分類以及檔案日期的設定將更加明確，這樣有利于將之前比較分散的檔案做出更加規范的管理，確保檔案保管和查找更加方便。
（四）檔案管理的規范化管理有利于推動檔案的數字化建設。
檔案管理的規范化管理可促進實現檔案的科學信息化管理。檔案實現了規范化管理，則有助于檔案工作人員將檔案輸入到電腦當中，再運用專門的管理軟件對檔案進行管理，實現了管理的電子化存檔。當電腦上擁有了檔案的數據庫之后，就可以在網絡中進行分享了，這就提高了檔案的利用率，可以更好地實現檔案資源的共享，促進疾病預防事業的進一步發展。
（五）檔案規范化管理有利于改善目前檔案管理工作中的短板問題。
檔案進行規范化管理有著重要的作用和意義。但是，現在縣級疾病機構的檔案管理存在許多不健全不完善的方面。首先疾控中心的檔案管理制度不健全，或留于形式，而且各種硬件設備配備很不全，管理方式落后，有的無專職檔案工作人員，即使有檔案專職工作人員絕大多數非檔案管理專業，對檔案管理缺乏較高的綜合素質。因此，在這種狀況下，檔案管理工作不到位，檔案信息不健全，利用率較低。
2 提高縣級疾病控制中心關于檔案管理的方法措施
2.1 完善縣級疾控中心檔案的管理體系
1、建立綜合檔案資料管理機構，進行統一的集中管理。縣級疾病控制機構想要對檔案資料進行規范的管理模式，首先需要設置專門的一個管理部門，集中起來對資料進行管理，專門負責搜集、整理和保管疾控中心的所有部門的檔案。與此同時，還要對其進行一定的監管，它的作用是從宏觀上指導檢查檔案資料管理機構的工作，以此來執行國家、省市管理部門對這項業務的規范要求。
2、重視檔案管理工作，將其納入到領導議程，將其作為疾控機構的一個中心目標。
重視檔案的規范化管理，就需要設立專職部門和專職人員，同時還應該明確一名具體分管領導，專門負責檔案的管理工作。這樣可以協助解決以前檔案管理存在的諸多問題，比如硬件設備差、經費不充足等問題，檔案的工作納入到責任制中來進行考察和核實。
3、對檔案管理人員進行培訓，提高管理工作人員的業務。
檔案管理人員需要多參加一些省市和縣里面對檔案管理人員的培訓互動，進而使他們接受最新的思想和技術知識，提高自己的管理水平。同時還能夠提高他們的職業精神，使得他們更加具備責任心，把檔案的管理工作做大非常細心，以保證檔案的完整性，敢于同一些違反《檔案法》的行為做出堅決斗爭，以確保檔案管理工作有序地展開。
2.2 加強縣級疾病控制中心對疾控檔案的基礎性建設
1、要明確檔案管理人員的職責分工，以及采取一些制度，并且要將制落實，這樣制度才能夠起到其應有的作用，這些制度包括檔案的接受、整理、保管、統計制度以及檔案的保密、借閱、鑒定和銷毀等多種制度。對疾控中心的檔案要按照類目進行分們別類地地進行保存，這樣有利于對檔案的保存和方便查閱等。
2、檔案的保存要做到系統完整，所用的紙張是要達到質量標準的。文檔的采集編纂到規整是需要各個環節都到位的，當以上的任務都做好以后，還需要領導的簽字后再送到疾控中心的檔案管理室內進行保存，這樣有利于保證檔案管理的質量以及監督的有效性，使得其他的科室對檔案資料也有所了解，以后在移交工作也會方便很多的。
3、做好疾控中心檔案管理的關于社會服務的工作，方便有相關知識需要的學生專家等的查閱。在以前的疾控中心的檔案管理工作中，管理工作做起來是比較被動的，有關疾控的信息的被利用率是比較低的。而隨著現在公共衛生環境的逐步變化，之前的被動性的服務是要變成更加主動的，對于大規模的傳染病性疾病比的一些相關信息和預防的措施等是要向向公眾公布的，還可以在縣醫院、小區衛生室門口設置一些貼士，使得檔案成為大家可以在日常中可以看得到的衛生知識，服務于大眾。
3 總結
從上文可以看出，縣級疾病預防控制中心檔案管理工作的規范化和科學化建設，有著重要的意義。既可以促進檔案事業更加健康、有序地發展，又可以推進疾病預防控制專業的進步。隨著社會經濟和科學技術的日益發展進步，再加上各級領導對于檔案事業的重視，相信疾控中心的管理工作會不斷地完善，做到與時俱進，充分發揮出檔案管理的重要作用，促進社會事業的科學穩定有序的發展。
參考文獻
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檔案規范化管理方案范文3
一、指導思想
深入貫徹落實科學發展觀，以規范危險廢物環境管理、保障環境安全為出發點，以實施各項危險廢物環境管理制度為抓手，通過加大執法監管力度，從產生、收集、貯存、轉移、處置和利用等各個環節實行全過程管理，督促產生企業加快危險廢物的綜合利用和無害化處置力度，處置利用企業嚴格依法經營，堅決杜絕危險廢物排放行為，實現全區危險廢物產生、處置和利用企業的規范化管理，為改善環境質量、保障環境安全做出貢獻。
二、實施范圍
全區所有產生危險廢物的企業單位，從事危險廢物經營活動的企業單位。
三、方法步驟
（一）準備階段（年3月）
根據危險廢物規范化管理試點工作經驗，制定在全區推行危險廢物規范化管理工作實施方案。
（二）部署階段（年4月上旬）
召開危險廢物規范化管理工作會議，在全區范圍內進行動員和部署，明確實施目的、內容和要求。
（三）組織實施階段（年4月中旬至9月）
1．啟動（年4月中旬至4月底）
區環境監察大隊根據各自職責，以年度申報登記數據和日常監管情況為依據，摸清現狀底數，制定實施方案，明確方法步驟，進行廣泛宣傳發動。危險廢物產生企業危險廢物管理情況統計表（見附件）及實施方案應于年4月30日前報市局。
2．整治（年5月至6月）
在全區范圍內對所有危險廢物產生企業和從事危險廢物經營活動企業開展危險廢物環境管理專項整治，對照需要規范的內容，督促企業制定上報整治計劃，并跟蹤督促落實。
3．查處（年7月至8月）
區環境監察支隊根據各自職責，對違法情節嚴重的單位或拒不整改的單位，依照有關法律法規嚴厲查處，以查處促整改，促提高。
4．自查（年9月）
區環境監察支隊對所管轄的企業規范化管理情況進行自查，寫出自查總結并報市局，同時按照一企一檔要求，建立健全危險廢物規范化管理檔案。
（四）市級驗收階段（年10月）
由市環保局組成檢查驗收組，采取查看檔案、現場抽查等形式，進行檢查驗收。經檢查不到位的，限期完善。
（五）省級驗收階段（年11月）
在市級檢查驗收的基礎上，形成全市危險廢物規范化管理工作自查報告，報請省環保廳進行驗收。
（六）總結表彰階段（年12月）
根據省、市檢查驗收情況，對全區危險廢物規范化管理工作進行總結，并對該項工作成績突出的單位和個人給予通報表彰。
四、需要規范的內容
(一)如實申報危險廢物產生情況，認真落實危險廢物信息季報制度。
(二)制定年度危險廢物管理計劃，并報當地和上一級環保部門備案。管理計劃應當包括貯存、利用、處置措施，危險廢物環境污染防治責任制度、管理辦法以及按月(季、年)轉移(頻次)計劃。管理計劃內容有重大改變的，應及時變更申報。
(三)建立危險廢物產生臺帳。要確定危險廢物產生源，根據危險廢物產生后不同的管理流程，在產生、貯存、利用、處置等環節建立有關危險廢物的臺賬記錄表（或稱生產日志）或危險廢物轉移內部聯單機制。
(四)建有符合相關標準的貯存設施和場所，產生的危險廢物實行分類收集后置于貯存設施內，貯存時限不得超過一年，并設專人管理。
(五)繪制生產工藝流程圖，標明危險廢物產生環節、產生量及去向并在車間、貯存(庫房)場所等顯著位置張貼。危險廢物環境污染防治責任制度以及管理規章制度在廠區顯著位置張貼。
(六)產生的危險廢物必須納入集中、無害化處置，或者自行采取無害化處理處置措施。利用自有設施采取資源化利用措施的，要說明利用的技術、設備、產品以及利用過程中的污染防治情況；委托有資質的單位處置利用的，必須嚴格執行危險廢物轉移計劃報批和依法運行危險廢物轉移聯單。
(七)盛裝危險廢物的容器和包裝物以及產生、收集、貯存、運輸、處置危險廢物的場所，必須依法設置相應識別標志。
(八)建立和完善突發危險廢物環境應急預案，并報當地和上一級環保部門備案。定期組織實施應對危險廢物環境突發事件演練，提高應對危險廢物環境突發事件的快速反應與處置能力，確保環境安全。繪制地形示意圖，標明單位的地理位置和周邊的道路以及危險廢物貯存設施和場所的位置并在場區顯著位置張貼。
(九)堅持職工培訓制度。每年培訓有關職工不少于二次，有培訓教材(結合本單位實際自編)，講課有記錄，并有影像資料，資料保留齊全。
(十)從事危險廢物經營活動的企業單位還要按照《環境保護部年號公告》要求，認真執行危險廢物經營情況記錄及報告制度，每季度第一個月向市局污控處和區環保局報告上一季度經營情況。
五、保障措施
(一)提高思想認識。在危險廢物產生、處置和利用企業開展危險廢物規范化管理工作，是加強環境管理、保障環境安全的重要舉措，是推動企業科學生產、又好又快發展的重要手段。必須切實提高思想認識，加強組織領導，認真組織實施。
（二）明確責任分工。區局管理科負責組織開展全區危險廢物產生、處置和利用企業規范化管理工作；區環保局管理科負責組織所管轄產生企業開展規范化管理工作；區環境監察大隊負責組織危險廢物處置利用企業和所管轄產生企業開展規范化管理工作，負責對區規范化管理工作開展情況進行監督檢查和指導，并建立全市規范化管理工作檔案。
（三）加強宣傳教育。危險廢物規范化管理工作涉及企業眾多，政策和技術要求較高，在工作開展過程中要切實加強宣傳教育，對危險廢物的特性、危害，危險廢物的環境管理要求、技術標準進行廣泛宣傳，教育引導企業自覺發揮責任主體意識，積極投入到規范化管理工作中來。
（四）嚴格執法監管。開展危險廢物規范化管理工作必須與嚴格執法監管結合起來，對工作開展中發現的違法問題，應及時責令停止違法行為，限期改正，情節嚴重的要依法實施行政處罰，以嚴格執法監管推動規范化管理工作順利開展。
（五）加強檔案建設。為確保順利通過市環保局及省環保廳驗收，自此項工作開展之日起就要高度重視檔案建設工作，工作中形成的各類文字、聲像、圖片等資料注重收集、整理、歸類、保存。
六、工作依據
(一)《中華人民共和國固體廢物污染環境防治法》；
(二)《醫療廢物管理條例》；
(三)《危險廢物經營許可證管理辦法》；
(四)《國家危險廢物名錄》；
(五)《危險廢物轉移聯單管理辦法》；
(六)《危險廢物污染防治技術政策》；
(七)《危險廢物貯存污染控制標準》；
檔案規范化管理方案范文4
一、檔案規范化管理存在的問題
（一）個別單位領導對檔案規范化管理工作認識不到位，存在敷衍的態度。單位工作中，領導重視程度直接關系到該工作的地位和發展。檔案工作作為一項基礎性的工作，已經有越來越多的單位將檔案工作列入了目標考核，對檔案工作的重視程度前所未有，但仍有少數單位為應付考核，完成規范化管理示范認定要求，采取聘用臨時人員和借調下級單位人員來完成檔案工作。聘用和借調人員本來是機關企事業單位工作中常見的一種方式，有利于鍛煉交流干部，提高工作能力，但檔案工作有其特殊性，且有長期性和基礎性的特點，需要工作人員日積月累的熟悉掌握，才能將工作做好。突擊性工作雖能解決暫時需要，但由于他們不掌握檔案工作的基礎業務知識和技能，不熟悉單位各部門工作情況和文件形成狀況及相互之間聯系，加之不同的工作態度，無法保證檔案收集、整理、歸檔等立卷質量，必將對以后檔案工作帶來很多缺陷。（二）部分單位檔案歸檔立卷制度貫徹不到位，未實現部門歸檔立卷。部門歸檔立卷制度是指在機關檔案工作中，各所屬部門必須自己收集、整理、編目本部門所產生的各門類載體檔案，并按時向機關綜合檔案室移交的制度?！吨腥A人民共和國檔案法實施辦法》和《機關檔案工作條例》中都明確規定應當歸檔的材料必須由業務部門或文書部門（也就是文件材料形成部門）收集，并完成整理立卷工作，然后交檔案部門集中統一保管。機關企事業單位在履行職能工作活動中形成的大量具有保存價值的文書檔案、電子檔案、聲像檔案、實物檔案等不同載體形式的檔案，以及會計、人事、基建、紀檢等專業檔案，都要要求由單位文書部門或業務部門兼職檔案員進行整理和立卷，再移交檔案室。而實際工作中，我們發現，相當一部分單位未推行部門歸檔（立卷）制度，專職檔案員大量精力和時間都花在與各處室索要檔案以及檔案整理、編目、錄入、掃描、裝盒等具體工作上，往往去年的檔案剛剛整理上架完畢，又要開始進行今年的檔案收集、整理工作，突然某個部門又送來往年的檔案材料，專職檔案員每年陷入收集檔案、整理檔案、再收集、再整理的無限循環工作中。而省級單位的檔案部門還負有對市（縣）同系統機構檔案業務工作的監督和指導職責，省直機關專職檔案員對自身單位的檔案工作都疲于應付，自然沒有時間和精力對下級單位進行指導和監督，對本機關檔案進行宏觀管理，易造成系統整體工作水平的下降。（三）多數單位檔案管理制度不健全，無法滿足檔案工作發展需要。機關事業單位處科室數量多，但專職檔案員人數少，兼職檔案員具有人數多、流動快的特點。僅靠業務主管部門日常的幾次培訓很難提高其業務水平，依靠專職檔案員進行手把手的一個個教也不現實。因此，將檔案業務技能編制成業務文件進行指導能有效解決這個問題。在眾多的業務文件中，《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》、《各級各類檔案館收集檔案范圍的規定》、《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》、《歸檔文件整理規則》以及《檔案分類方案》、《各門類檔案整理工作流程》、《檔案室基礎業務工作手冊》等是機關企事業單位檔案工作的基礎，是指導專兼職檔案員在檔案規范化管理中做好檔案工作的必要知識。但在實際工作中，我們發現，許多單位的專兼職檔案員不僅沒有按照上述規定執行并制定適合本部門檔案管理工作的相關業務文件，甚至對以上文件的具體內容規定都不掌握，又如何來指導和做好檔案工作。（四）檔案利用手續繁瑣，難以滿足服務社會的需要。目前利用檔案的方式主要有案室現場查閱、電話查閱、網絡查閱，而機關事業單位保管的文書檔案、民生檔案、電子檔案、專業檔案、科技檔案、知識產權檔案等等，涉及的種類和專業涵蓋各個領域，各種不同門類的檔案都有各自的利用范圍、法律效力、保密規定及利用權限，如何正確有效的提供利用是擺在各部門目前亟待解決的問題。（五）檔案信息化管理程度底，未實現文檔一體化要求。隨著辦公自動化（OA）系統的推進，電子政務系統形成的電子檔案的收集、整理、保管、利用等也給檔案工作帶來新挑戰。一方面新的電子政務推行，產生的大量電子數據，這些電子數據俗稱電子文件還不是嚴格意義上的電子檔案，他們怎么區分、如何歸檔、標準要求是什么等等都需要在實踐工作中不斷探索研究；再加之實際上，各部門機關電子文件格式與檔案數據格式不統一、辦公自動化（OA）系統與檔案管理系統數據接口不一致，無法實現無縫對接，文檔一體化要求無法實現，電子文件收集、加工、整理、保管、鑒定、利用等環節新問題層出不窮，導致檔案信息化建設嚴重滯后于現實社會需要。（六）檔案專兼職人員素質不高，隊伍不穩定，缺乏創新意識。由于受工作本身在單位內部實際地位、作用影響，以及單位領導主觀意識認識等影響，在挑選檔案專兼職人員和安排經費時，僅以能保管好檔案不至于丟失泄密為目的，導致檔案專職人員隊伍年齡偏大、知識老化，工作方式理念陳舊，進取心和創新能力不強，缺乏計算機等專業知識，難以適應新形勢下的檔案工作管理需求；而兼職人員隊伍雖然年紀輕，知識結構層次較高，但不熟悉檔案工作基礎知識，流動性快，思想不穩定，難以靜下心來鉆研業務，造成檔案工作服務水平偏低，檔案工作進一步被邊緣化，綜合檔案室成為弱勢階層。
二、解決問題的對策
（一）進一步完善檔案工作機制，加強檔案工作制度建設，用機制和制度來保障和規范檔案工作人員、編制、經費、項目、設施設備和數字化建設等的投入，確保開展檔案工作所必需的人財物不因領導意識的不重視或是領導的更替而影響，同時創新檔案工作的激勵機制，讓熱愛工作的人有勁頭、有奔頭。（二）重視檔案專兼職人員的隊伍建設，穩定檔案干部隊伍，加大基礎業務和現代化技術知識技能培訓力度，使培訓制度化、專業化，著力培養和儲備專業人才隊伍。機關事業單位必須采取措施，穩步提高檔案工作人員的待遇，關心他們的成長，統籌解決涉及他們切身利益的職務級別等問題，不能讓埋頭干事的檔案員吃虧，著力提高他們的政治素質和業務素質，充分調動工作的積極性和創造力，以適應檔案工作的新常態新形勢，從而提高工作和服務水平。（三）認真貫徹執行部門歸檔（立卷）制度，積極推行文檔一體化要求。單位應該建立主要領導或分管領導負責制、各處室負責人對各自處室檔案負總責，各兼職檔案員負責檔案收集整理和移交等具體工作的一系列配套制度。將文件材料歸檔工作列入各處室目標責任并簽訂目標責任書以強化責任意識。同時要使檔案人員不但要熟練掌握計算機專業知識，而且要通曉電子文件的收集、整理、傳輸和歸檔工作要求，實現機關檔案文檔一體化要求。（四）要根據國家檔案局出臺的相關檔案工作規定及行業技術標準，制定適合本部門檔案工作發展需要的業務制度。要注重平時歸檔立卷工作，應對檔案收集過程、整理結果提出明確要求，在文件制作的質量、文件處理的程序化、制度化等方面提出要求，建立文書處理流程、歸檔范圍、保管期限、分類大綱、保管利用、安全管理等方面的規定、制度和辦法，通過業務文件進行指導，能減少培訓時間，節省人力、物力和財力，即使兼職檔案員流動較快，也能迅速讓新從事檔案工作的檔案員盡快掌握基本的檔案業務技能。（五）在機關檔案信息化進程中實施標準化、規范化、科學化管理，加強軟件和硬件建設力度，建立健全機關檔案信息安全保障體系。必須嚴格執行國家相關技術標準，滿足數字檔案資源數據和格式規范統一，數據共享安全等要求。目前國家檔案局已正式出臺《電子文件元數據方案》、《電子文件長期保存格式需求》和《基于XML的電子文件封裝格式》三個檔案行業標準，為信息化建設打下初步基礎。辦公自動化（OA）系統以及檔案管理系統應該在前期開發時就應該以這些標準為依據，從數據的最前端規范，讓檔案專業人員參與OA系統開發，按檔案管理要求和特點提出系統需求，真正實現辦公自動化（OA）系統與檔案管理軟件的無縫對接，實現文檔一體化。（六）要加強檔案工作創新服務，強化檔案服務意識，提高檔案工作為機關各項重點工作服務的能力。檔案工作者只有轉變保守思想，開拓檔案工作利用新方式，創新積極服務觀念，充分利用檔案網絡快捷、方便的優勢，積極開發網絡利用、自助査詢等新模式，充分發揮檔案的信息作用，保證檔案信息及時、有效地為領導及機關各項重要工作服務，才能體現檔案工作的核心價值競爭力。
作者:周知勇 單位:云南省檔案局
參考文獻:
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[2]熊莉萍.淺談機關檔案開發利用工作現狀和對策[J].城建檔案，2012（12）
[3]呂海梅.機關檔案管理工作中的問題與對策[J].山東檔案，2010（08）
檔案規范化管理方案范文5
（赤峰學院 學報編輯部，內蒙古 赤峰 024000）
摘要：評估檔案的規范化管理是高校評估工作的重要組成部分，也是促進高校教學水平提高的重要方式.學校的精品課評估、實驗室評估等評估工作都可以通過查閱檔案得到及時的信息反饋，為高校評估工作帶來了極大的方便，因此規范高校評估檔案的管理一直都是教育界的重要研究課題.本文結合高校評估檔案管理的重要地位，分析教學評估中檔案管理存在的缺陷，提出高校評估檔案規范化管理的優化措施.
關鍵詞 ：高校評估；檔案管理；規范化
中圖分類號：G270文獻標識碼：A文章編號：1673-260X（2015）02-0197-02
在高校開展教學評估不僅是政府職能部門管理方式上的創新，也是對高校辦學進行規范管理的要求[1].因此為了更好的發揮評估檔案管理在教學評估中的重要作用，提高高校評估工作的效率，促進評估過程的可靠性，需要高校轉變已有的檔案觀念以及管理制度，加強檔案管理的規范化建設.
1 高校評估檔案及其范圍
1.1 上級機關的評估文件
這里所指的上級主要是國家教育部以及?。ㄗ灾螀^）教育廳，其評估文件則是指有關教學評估的政策性方針，以及對評估工作的批復和正式的評估結論，上級領導來校視察過程中的講話、會議資料也屬于上級機關評估文件的范疇.除此之外，校外的有關評估專家所形成的正式的錄音錄像等材料也可以被納入此行列.
1.2 評估專家組形成的指導文件
專家聽課，對教學環境、教學設備的實地考察，師生會議記錄以及課堂抽查過程中所形成的記錄材料都屬于專家組的評估指導文件，專家組根據這些記錄材料可以對評估結果形成初步的反饋意見，供上級機關參考[2].
1.3 本校有關評估工作的文件資料
本校的教學工作計劃、季度總結、請示建議、各種會議材料以及本校的自評總結等資料都屬于本校評估工作中的文件.本校根據評估工作制定的一系列規章制度以及關于評估工作的計劃和經費支出等，也屬于本校的評估文件.
1.4 評估后有關教學整改的材料
高校在評估結束之后，要根據上級的工作指示和教育專家的意見進行為期一年的整改工作，整改是評估工作結束之后的重要環節，是深化教育體制改革的重要手段.高校評估的最終目的是為了提高高校的辦學水平與教學質量，因此廣大高校要對不符合評估標準的事項進行及時的整改，整改過程中所形成的整改方案需要向教育部評估中心報送，所以有關整改方案的評估材料也是評估檔案的重要組成部分[3].
2 高校評估檔案規范化管理的重要地位
我國高校普遍實行本科教學水平評估制度，這也是繼“211工程”之后教育領域的又一次重大教育改革.在高校開展教學評估不僅有利于進一步明確教學理念，更有利于深化教育體制改革，保證人才培養的質量，提升高校的辦學水平和社會地位[4].因此高校評估作為一項重要的實踐活動，需要不斷向著規范化的方向發展，廣大高校也要將這一過程中所產生的文件資料及時的轉化為檔案，因此加強高校評估檔案的規范化整理可以有效的促進教學評估工作的順利開展.
2.1 保證評估工作的連續性
高校評估工作并不是一次性的評定工作，而是實行“五年一輪”的評估制度，這就意味著高校評估工作是一項經常性的工作，不能使高校因為一次評估結果符合要求標準就放松教學管理.高校評估最主要的目的就是使未獲得優秀的高校奮起直追，努力改變現有的教學情況，興利除弊，為下一次的教學評估做準備.評估檔案真實的記錄了每一次的評估情況，因此可以保證評估工作的連續性，起到承上啟下的重要作用.
2.2 豐富高校檔案內容
高校評估作為一項嶄新的激勵機制，可以極大的促進我國高等教育的快速發展，因此從形式上來講，評估檔案也豐富了現有檔案的內容，為高校的教育科研工作增添了新的研究內容，促進了高校檔案事業的進一步發展[5].
2.3 提升高校的管理水平
高校評估檔案可以為高校的長期發展提供完整、詳盡的記錄，其明確的標準和嚴格的程序也記載了評估工作的整個過程，為高校提供了成功的經驗和失敗的教訓，同時也為高校管理水平的提高提供了寶貴的參考意見，對于高校管理質量的全面提升具有重要的意義.
2.4 提高學校的社會影響力
只有提高檔案管理的規范化水平，才能對檔案資源進行充分的利用.教學檔案管理中有關專業、課堂設置等方面的資料可以為教學改革提供原始的參考信息，并能夠滿足廣大用人單位的實際需求，加強學校與社會的聯系，因此只有保證檔案管理質量，才能為學校與外界的聯系及時提供有效的教學信息，提高學校的社會影響力和聲譽[6].
3 高校評估檔案管理的現狀
3.1 沒有對評估資料進行全面收集
評估檔案是對評估資料的歸納統一，要保證評估檔案的完整性，就需要對評估資料進行科學系統的收集，形成一系列的評估文件.在實際的評估工作中，許多高校往往忽略了本校評估資料的收集，而且只注重文字資料的收集，忽視了音像資料等的收集，有些學校對領導視察的講話和評估專家的訪談也沒有進行及時的記錄和歸檔，造成真正被記載下來的評估資料少之又少，檔案沉淀不多，使評估檔案失去了完整性，不能有效的記錄評估工作的全部過程.
3.2 對評估檔案沒有進行統一管理
評估工作是近年來才開展的一項教育實踐活動，因此大部分高校還沒有形成一套合理有序的檔案管理制度，在實際的工作中往往重視評估工作的現實投入卻忽略了評估材料的歸檔整理，有些高校認為評估結果出來了評估工作就結束了，至于評估文件的檔案整理則拋之腦后，教務處、財務處、人事處各管各的，各部門對評估檔案進行分別管理，失去了檔案資料之間的聯系和溝通，嚴重影響了評估檔案的有效利用.
3.3 評估檔案歸檔之前沒有進行科學鑒定
在整個評估過程中會形成大量的文件資料記載，如果對這些資料沒有統一的鑒定標準與明確的歸檔范圍，就很難及時發現有價值的資料.因此在評估資料歸檔前應該進行科學系統的劃分和鑒定，去偽存真，實現評估檔案的科學管理和有效利用.
3.4 缺乏評估檔案的專業管理人員
高校評估工作存在的時間并不長，因此對評估檔案的管理還沒有形成規范化的管理制度，許多評估檔案都沒有專門的工作人員進行管理，大部分院校還是將檔案管理工作交給現職工作人員，導致評估檔案管理工作因為缺乏專業管理而無法有序的開展[7].
4 實現高校評估檔案管理規范化的措施
4.1 增強評估檔案規范化管理的意識
對檔案規范化管理意識的缺乏是導致我國高校評估檔案管理水平不高的主要原因.評估檔案是衡量學校教學水平和管理水平的重要參考，因此為了發揮評估檔案在管理工作中的重要作用，就需要加強檔案管理人員的意識教育，通過形式多樣的宣傳活動，使評估檔案管理的重要性深入高校每一個教職工的心里，鼓勵高校全體成員參與到評估檔案的管理工作中，增強檔案管理人員的積極性和主動性.高校管理人員還要改變傳統的管理觀念，提高自身的服務創新意識，合理的制定評估檔案規范化管理的各項制度，保證學校各部門之間的協同合作，形成全員參與的良好局面，實現評估檔案管理的規范化和科學化.
4.2 以教學評估檔案管理為基礎
教學評估是高校評估工作的重要內容，因此學校各部門要切實的以教學評估為基礎，不斷優化其他各項評估檔案管理制度，提高評估檔案管理的整體水平.教學評估能夠及時發現檔案管理中存在的缺陷，是衡量學校教學質量和檔案管理水平的重要標準，因此要加強對教學評估檔案的審查和監督.有些高校管理不到位，沒有嚴格落實崗位責任制，歸檔機制也不健全，最終導致了重復歸檔和漏檔現象的發生.針對這個問題，需要建立統一的院系檔案，明確各院系的管理職責，加強管理人員的教育培訓，提高實踐技能，為日后評估檔案的規范化管理奠定良好的基礎[8].
4.3 健全評估檔案管理制度
評估檔案規范化管理離不開健全的管理制度，因此為了切實的發揮評估檔案的重要作用，需要建立健全高校的評估檔案管理制度，制定一系列科學有效的管理方法和措施來實現評估檔案的有序管理.管理制度的健全首先要制定科學的分類機制，按照評估檔案的專題性質進行合理劃分，對各類評估材料進行科學的歸納整理，建立一個全面有效的檔案管理體系.對獲取的評估檔案要及時移交給學校的有關檔案管理部門，防止評估資料的漏檔.
4.4 提高評估檔案信息化管理的水平
信息技術的迅猛發展使其在各行業領域都有了廣泛的應用，因此評估檔案的信息化管理也成為一種必然的趨勢.高校評估檔案的信息化管理離不開檔案信息管理系統的網絡建設，因此要不斷加大評估檔案的網絡化建設力度，確保檔案信息在網絡環境下的共享和保存.評估檔案管理系統首先要保證檔案信息的安全保存，只有在對檔案信息進行完整保存的前提下才能順利開展其他工作.提高檔案的管理水平還要通過網絡信息技術實現對檔案管理的動態監督和審查，及時發現存在的問題，保證網絡環境的安全和檔案資料的完整，保證檔案信息化管理的質量.
結語
高校評估檔案對高校的教學、科研、黨政管理等各項活動都具有非常重要的作用，它不僅能夠完整的記錄學校的發展軌跡與歷史沿革，還能衡量高校的管理水平，因此要切實做好評估檔案的管理工作.為了提高評估檔案的管理水平，需要增強管理人員的管理意識，加強專業技能的教育和培訓，建立健全評估檔案管理制度，提高評估檔案信息化管理的水平，不斷完善高校評估檔案的管理，使評估檔案管理向著規范化的方向發展.
參考文獻：
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〔4〕劉廿.淺談高校評估檔案的形成與管理模式[J].勞動保障世界(理論版),2013（09）:127.
〔5〕韓媛媛.高校評估中教學檔案及其管理的重要性[J].石家莊職業技術學院學報,2011（02）:18-19.
〔6〕藍菊.淺析民辦高校評估檔案與普通檔案的管理與異同[J].南昌教育學院學報,2011（08）:61+63.
檔案規范化管理方案范文6
加強勞動保障檔案“信息化、規范化”建設，是各級勞動保障機關在新世紀、新階段加快自我發展的迫切任務。加快勞動保障檔案“信息化、規范化”建設，要從思想觀念更新入手，著力夯實檔案工作基礎，加快推進現代化管理建設進程，不斷推進促進勞動保障檔案管理的現代化水平。
一、夯實檔案工作基礎，加強規范化建設
夯實檔案工作基礎、加強規范化建設，是勞動保障檔案工作的首要任務和重要環節。各部門在檔案管理工作中要明確職責，形成科學、系統和操作性強的檔案管理運行機制和良性格局，養成檔案工作的良好習慣。
1.規范歸檔材料收集工作 要制訂和完善收集制度，嚴格按照文件材料分類方案、歸檔范圍、保管期限的規定收集；要按照歸檔時間要求，遵循各類檔案的形成規律適時收集；要豐富收集范圍，既要收集紙質載體，又要收集照片、錄音帶、錄像帶等磁介質載體以及各種具有保存價值的實物。
2.規范檔案整理工作 要嚴格按照各類檔案管理要求進行整理，做到組卷合理、案卷內文件排列有序、案卷標題簡明、保管期準確、案卷封面、卷內文件目錄、備考表填寫無錯漏、案卷裝訂結實美觀。
3.規范檔案管理工作 要實行各種門類、載體檔案集中統一管理，方便檔案的保管和利用；要積極改善檔案保管環境和物質條件，落實檔案庫房、辦公用房和閱檔室三分開，配置防潮、防濕、防火等安全保管和保護設備；要嚴格按照《檔案借閱制度》開展檔案借閱工作。
4.規范檔案保障工作 增加檔案工作經費投入，盡力改善檔案保管環境和物質條件，特別是要配備高科技設備，構建檔案目錄和全文信息數據庫。開展網上查檔、檢索，為實現勞動保障檔案信息的共享打下良好的硬件基礎。
5.規范檔案利用工作 要研究檔案利用工作的規律和特點，不斷完善檢索手段，建立多途徑、多形式、多載體的檢索體系，突破傳統單一、狹窄的案卷目錄“一本帳”狀況，實現多角度檢索。
二、提升檔案的科技含量，推進信息化進程
隨著勞動保障工作的快速發展，為勞動保障檔案建設提供新的機遇。我們要搶抓機遇，大力提升勞動保障檔案的科技含量，加快推進信息化管理建設進程，實現檔案工作質的飛躍。
1.加強檔案資源信息化建設 在信息時代，檔案資源信息化是通過信息系統加工和計算機網絡傳輸，實現檔案資源的合理配置與有效開發利用和檔案信息資源的社會共享。信息化將成為各項檔案工作的重要管理平臺和技術支撐，是新時期檔案管理現代化的核心內容。通過數字化、網絡化技術手段建立起各類規范化、標準化、可共享的數據庫和內容數據庫；建立檔案信息資源共享的技術支撐平臺，實現檔案信息傳輸的網絡化和檔案信息資源的共享化。
2.加強檔案保護現代化建設 隨著新型存儲介質的不斷出現和廣泛應用，出現了許多新型載體的檔案，如機讀檔案、聲像檔案、電子檔案等。新型載體檔案與傳統載體檔案在形成介質、利用存儲方式等各個方面都有不同的特點和要求。
3.加強管理手段現代化建設 檔案管理的各種先進的技術手段、技術成果是檔案管理現代化水平的具體體現。先進技術手段的應用，需要將現代先進的技術設備、技術手段和技術成果引入檔案管理之中，實現檔案管理的專業化、自動化。
