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電子檔案管理制度范文1
關鍵詞：醫院；財務檔案；管理
中圖分類號：G270 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2013）02-00-01
一、前言
當前，我國的醫療衛生行業競爭日益激烈，加之醫療體系的改革與優化，使得醫院需要進一步提高自身管理工作、財務工作的有效性，增強自身參與市場競爭的核心競爭力，拓展自身生存與發展空間，這樣才能為我國醫療衛生事業的完善與進步起到推動作用。而醫院管理與財務工作的主要參考依據又來自醫院檔案，再進一步來講，醫院財務檔案管理又是整個醫院檔案管理工作中的重中之重，也就是說醫院的財務檔案對其自身的管理、運營來說至關重要，其財務檔案的完整性、準確性、真實性，對醫院的未來發展決策起著舉重輕重的作用。
隨著先進的計算機網絡技術的飛速發展，醫院的財務檔案管理的電子化、信息化和現代化是大勢所趨。在這種形勢下，醫院在財務檔案的管理工作中必須充分運用現代化的高科技術成果以及先進的管理手段，最大限度地提升財務檔案管理工作的效率。
電子財務檔案是一種具備較強的保存價值的、可以由計算機系統來進行處理并存儲的材料。在產生電子財務檔案之后，必須對其加以整理。傳統的檔案整理工作僅僅是整理紙質的卷宗，而電子財務檔案的整理對象是以各種類型介質存在的文件。因此，要高效率地整理電子財務檔案，就必須對于所接收到的電子文件進行科學合理地分類，并且合理有序地設計目錄，同時形成適當的備份文件，從而為將來的電子財務檔案檢索工作打下堅實的基礎。在進行電子財務檔案的整理的過程中，也必須遵守檔案管理工作的相關規定，同時根據電子財務檔案自身的特征以及醫院的具體狀況來建立一套合理的電子財務檔案管理體系，確?？梢詮闹贫确矫鎭砀涌茖W有效地規范電子財務檔案的管理工作。與此同時，電子財務檔案管理制度一定要真正地反映到電子財務檔案的制作、歸檔、使用和鑒定等一系列的過程中。在制定相應制度的同時，也必須明確不同的工作環節的責任人，采取責任人制度。對于不同的工作環節的流程，必須結合醫院的具體財務流程來制定，確保有較強的針對性。
三、健全檔案庫房建設
醫院必須投入一定的資金，改善其財務檔案保管保護的硬性條件。根據醫院檔案管理的有關規定，可以建立堅固的、防火、防潮的專用檔案庫房，安裝鐵質的檔案柜，庫房面積每千卷為二十到二十五平方米，在庫房內必須安裝空調、去濕、滅火等一系列的設施，對于庫房設施，必須確保實現“十防”，也就是說，防潮、防蟲、防鼠、防震、防有害氣體、防光、防盜、防塵、防火、防高溫。與此同時，必須實現“三室分開”，也就是說，將庫房、閱檔室、辦公室三室分開。另外，檔案室必須適當地安裝計算機、復印機、照相機、掃描儀、刻錄機等一系列的硬件設施，以便保證檔案保管保護設備達到特定的要求，切實確保檔案管理工作的科學有序地進行。
四、提升醫院財務檔案管理人員的業務素質
醫院必須高度重視財務檔案管理人員的綜合素質的提升，從而為醫院財務檔案管理工作奠定堅實的人力資源基礎?？梢越柚诼殬I培訓，來實現醫院財務檔案管理工作的水平。另外，應該引進一批具備較強的專業技術水平的財務檔案管理專業人才，形成一個具備較強的綜合業務素質的財務檔案管理工作者隊伍。與此同時，也必須采取聘任合同制，以便確保能夠選拔出優質的財務檔案管理工作人員來參與到相關的工作中來，切實提升醫院財務檔案管理工作的效率。另外，醫院財務檔案管理層人員也必須加強對于財務檔案管理的宣傳教育工作，切實最大限度地提升職工對財務檔案管理工作的重視程度。
五、建立健全醫院財務檔案的管理制度體系
良好的財務檔案管理制度體系對于醫院財務檔案的開發和利用發揮著不可替代的作用。具體來說，制定出的規章制度必須真正具備較強的科學性與合理性，一定要符合醫院財務檔案管理工作的具體情況，以便符合醫院對檔案管理工作的要求。與此同時，醫院財務檔案管理制度一定要做到簡明、實用。對于具體的財務檔案的管理制度，必須細化，保證其具有較強的可操作性，從而切實保證醫院財務檔案的管理制度的規范和指導作用能夠得到最大限度地體現。此外，醫院財務檔案管理制度也必須具備雙向約束的作用，既能夠約束管理層人員的各種各樣的行為，又能夠約束職工的各種各樣的工作行為，避免醫院財務檔案管理風險的出現。為了確保醫院財務檔案管理制度的真正落實，也必須做到獎懲分明，一旦發現違反制度的行為，必須予以嚴懲，從而切實維護好制度的權威。具體來說，必須嚴格將各項制度落實到實處，做到從收集、整理、立卷歸檔到保管統計，從檔案利用到鑒定銷毀、檔案獎懲處罰等等一系列的過程都必須做到有制度的約束，保證檔案資料的收集、整理、歸檔、檔案安全存放、科學利用、嚴守機密等都具有制度的保障，從而確保檔案管理工作更加規范化、制度化和標準化。
六、提升醫院財務檔案管理使用的效率
進行醫院財務檔案的開發和利用的根本目的就是為了提升醫院財務檔案管理使用的效率，這就要求全面實現醫院財務檔案管理的信息化，從而確保能夠最大限度地利用所必須的檔案資源。對于醫院之前所產生的紙質檔案都實現數字化轉換，將其整體錄入到數據庫之后，就能夠最大限度地減輕醫院財務檔案管理工作人員的工作強度和工作壓力，并能夠在一定程度上增加財務檔案信息的完整性。另外，也能夠通過遠程公共目錄查詢、光盤遠程檢索服務來更加方便、快捷地做好醫院財務檔案管理工作，并且能夠通過電子郵件來實現對于財務檔案信息的咨詢服務。由此看來，借助于信息化的醫院財務檔案管理方式，能夠將醫院財務檔案管理從靜態管理轉變成為動態管理，能夠更加科學有效地整合相關的人力和財力資源，從而最大限度地提升醫院財務檔案管理的質量和效率。
參考文獻：
電子檔案管理制度范文2
檔案與人們的日常工作、生活息息相關，緊密聯系，然而長期以來，由于醫院的根本任務是醫療服務，對醫院檔案缺乏嚴格的考核，造成了在現實生活中，檔案管理“無足輕重”、“可有可無”的現狀。而且受人員、設施和經費等方面的影響，導致了檔案管理工作無暇顧及，造成檔案管理冷場的局面。因此，加強全員檔案管理的意識，提高全員對檔案管理工作重要性的認識就顯得尤為緊迫和有必要了。特別是領導干部對檔案管理的認知，在一定程度上決定了檔案管理工作能否順利實施開展。應該加強全員檔案管理的意識，將檔案管理納入到醫院重要議事日程上來，將檔案管理工作視為醫院發展的重要內容來抓，促使醫院領導者、醫院管理人員、職工等樹立檔案管理重要性的認識，進而主動融入到醫院檔案管理的工作上來，全力以赴地支持檔案管理工作。
二、優化醫院檔案管理制度
檔案管理是醫院日常工作中的一個重點，同時也是一個難點。由于檔案管理工作內容繁多復雜，如檔案管理工作涉及到檔案收集、歸檔、利用、保管等多方面，而且醫院的部門眾多且分散，專業性技術強，對機密程度高低差異有著不同的檔案管理要求和標準。因此，加強醫院電子檔案管理首當其沖的是建立健全檔案管理制度，落實管理制度與醫院的崗位責任制，將其納入到醫院考核中來，并在實際工作中不斷完善。檔案收集制度是檔案管理的核心，醫院部門的眾多性、復雜性，對檔案收集工作帶來了巨大的挑戰。因此，優化醫院檔案管理制度，就應當完善檔案歸檔的管理制度，建立健全檔案材料、文件的傳遞、登記管理制度，為了確保檔案材料的完整性，應實行動態管理的運行模式，一旦發現材料文件的遺漏、缺失，要及時地查找補救。
三、電子檔案與紙質檔案同步管理
隨著信息技術的快速發展，電子檔案逐漸被運用到了醫院檔案管理工作中來，大大提高了檔案管理、利用的效率。但由于電子文件、數據在儲存技術、網絡安全、管理制度、通訊設備等方面，還存在一定的不足和缺陷，如果這些問題沒有得到全面有效的解決，就貿然將醫院檔案全部轉化為電子檔案管理形式，會存在一定的管理風險，對檔案管理的安全性構成一定的威脅。因此，在電子檔案普及的今天，應當實行電子檔案和紙質檔案的同步管理，特別是對于醫院的科研成果、醫療成就等。實行紙質和電子文件雙套管理，要從醫院的實際出發，有針對性地選擇和實施雙套管理模式。如對于實驗記載、取樣調查、化驗分析數據、會議資料等，只存在紙質文件的，就只采用紙質檔案管理；而上題論證報告、成果申請書、統計數據等既有紙質文件，又有電子文件的，就需要采用電子和紙質兩種管理套路，提高檔案管理的安全性。
四、對電子檔案要提供利用
電子檔案的信息與紙質檔案相比，具有容易修改、容易復制等特點，在利用、使用階段其安全性是最為薄弱的。為了切實保護好醫院科研成果，保護醫院的知識產權，提高檔案管理的安全性，加強電子檔案在利用環節管理的意義就不言而喻了。對于醫院電子檔案的提供利用，應采取適當的保密、防范措施，根據電子檔案的科研成果水平及其保密級別，實施在線管理和離線管理的管理機制。在線管理主要采取防火墻技術與殺毒監控技術；而離線管理則使用必要的防盜技術和加密技術。由檔案資料的科研成果、保密級別而決定查閱者對其利用情況，對于保密級別較高的電子文檔，不提供拷貝、復制等利用方式；而對于允許拷貝的電子文檔，要嚴格其拷貝申請的審批環節，將審核手續落實到實際工作中來，并在審批通過之后，設置相關保密人員對其拷貝過程、檔案利用情況進行監督等。
五、加大對電子檔案管理的投入
檔案管理工作對醫院科研、教學及其檔案利用成效有著重大的影響，加強對電子檔案管理的投入，優化電子檔案管理的設備、設施，使用高性能的電子軟件，是提高電子檔案管理安全性、有效性的重要保障。對于電子檔案管理的投入，第一，要引進現代化的設備、設施，醫院應盡可能地配備性能較優越的設備，如計算機、掃描儀、刻錄儀，改善檔案文件存貯載體的質量，確保檔案保存的科學性、安全性。第二，應優化檔案保護的技術，使用先進化的保障網絡安全軟件，如防火墻技術、數據加密技術，構建高效便捷的計算機管理系統等。為了保障電子檔案正常有序運行，除了引進新設備、新技術之外，還應當創建安全有效的存儲空間，在檔案庫房中配置除濕、空調等設備，安裝滅蟲、滅火等設施。
六、結語
電子檔案管理制度范文3
關鍵詞：醫療 事業單位 電子檔案
信息技術的發展，使我國檔案管理技術已經進入了信息化的時代。電子檔案以其特有的優勢逐漸取代了傳統紙張檔案，成為了各大單位、企業檔案管理工作的首選。醫療事業單位服務的主要目標是病人，在工作中涉及到大量病患資料、檔案以及相關信息，使用電子檔案可以有效防止這些檔案信息在儲存、使用過程中發生遺失或損壞，是醫療事業單位檔案管理未來發展的主要趨勢。
一、醫療事業單位電子檔案發展現狀
（一）缺乏對醫療事業單位電子檔案管理工作的認識
事業單位的首要任務是為人民服務，而醫療事業單位工作中的重點就是為病人服務。醫生的天職在于治病救人，而電子檔案工作則是一項后續性的完善工作，與治病救人幾乎沒有任何關系。因此，許多醫療單位管理者、工作者以及病人患者、家屬等，對于醫療事業單位的電子檔案工作并不重視。由于對于醫療事業單位電子檔案管理工作的認知程度不足，使從事該項工作的工作人員，在一定程度上并不受單位領導部門的重視，導致工作熱情與積極性不高。
（二）管理制度有待于完善
首先由于電子檔案的管理制度不完善，許多醫療事業單位在管理病人檔案時，都是根據自身的實踐經驗以及自身對檔案管理工作的理解來進行管理的，不僅缺少科學、系統的管理方法；其次，由于單位高層領導對檔案部門不夠重視，在制定檔案管理制度時并沒有考慮事業單位自身情況，而是直接將其他現成的制度條例搬過來，導致部門無法完全按照制度條例來工作。
（三）對電子檔案管理工作的重視程度不足
在我國醫療事業單位中，由于電子檔案管理工作的性質與其他部門存在一定不同。因此，單位的管理者對于電子檔案管理工作的工作人員的要求并沒有其他部門單位那么嚴格，尤其是在工作人員的選拔方面，不僅缺乏有效的選拔機制，也缺乏對在崗人員的考核機制，致使從事電子檔案管理的工作人員的專業素質水平較低。
對電子檔按管理工作重視程度的不足，還表現在設備的更新方面。許多醫療事業單位的電子檔案管理設備，已經使用多年，技術功能方面遠遠落后于高科技設備，在一定程度上影響了電子檔案管理工作效率與質量。
（四）其他不利于醫療事業單位電子檔案發展的因素
電子檔案管理是通過使用計算機技術、信息化技術等高科技手段，代替傳統手工檔案管理的一種科技手段，能夠提高檔案管理工作的質量和效率，確保檔案信息資料的安全。除了上述介紹的幾點問題以外，在醫療事業單位電子檔案管理的發展過程中，還存在一些明顯的誤區：有些人認為，電子檔案管理就是使用一臺電腦設備對電子檔案信息進行全方位的管理；也有的單位為了節省檔案管理工作消耗的資金，減少成本投入，使用拼湊的形式，將許多不同型號的設備進行組合，形成所謂的電子檔案管理系統，不同規格、型號的設備在使用的過程中難免會相互影響，發生故障，使檔案信息的安全難以得到保障，制約了醫療事業單位檔案管理工作的發展。
二、改變醫療事業單位電子檔案管理工作的策略及建議
（一）明確電子檔案管理工作的重要性
在醫療事業單位傳統的理念中，電子檔案管理工作并不是一項重要性的工作。因此，要使用科學合理的方法，對醫療事業單位傳統的管理觀念進行適當的更新，明確電子檔案管理在醫療事業單位工作中的重要地位，樹立現代化、電子化的檔案管理意識，對醫療事業單位實施科學化的管理方式。
（二）完善電子檔案管理制度與選拔制度
醫療事業單位的電子檔案管理工作與其他檔案管理類的工作職責一樣，在一定的意義上來講，醫療事業單位的電子檔案管理工作需要對病人從入院到出院全過程中所有資料進行存儲，為有可能產生的醫療糾紛案件提供依據。因此，加強電子檔案管理工作十分重要。在建立電子檔案管理制度時，其內容應該包括電子檔案的收集與歸檔以及電子檔案的利用與保管，并規定相應檔案的保管期限以及歸檔范圍等。對于從事電子檔案管理工作的工作人員選拔時，要嚴格規定錄用的標準、條件，對于滿足條件的才能給予錄用的機會，以免因為專業水平不足導致檔案管理工作中出現失誤，為單位帶來不必要的麻煩。
（三）提高電子檔案工作人員的專業素質
首先，不僅要建立嚴格的員工錄用選拔制度，還要加強在崗人員的專業素質培訓；其次，從事醫療事業單位檔案管理工作的工作人員，不僅要熟練的掌握計算機的相關知識與檔案管理方面的相關知識，還要熟悉醫院科學研究的相關內容。只有熟練的掌握這些相關知識，才能結合實際情況，充分發揮電子檔案管理的優勢，促進醫療事業單位的快速發展，使其能夠為病人提供更優質的服務。
（四）加大資金投入的力度
技術設備的相對落后，將會導致工作效率不斷下降。因此，醫療事業單位應該加大資金投入的力度，強化自身的基礎設施建設，使用先進的技術設備，提高醫療事業單位電子檔案管理工作的效率及質量。由于技術設備不斷更新，對電子檔案管理工作從業人員的技能水平也提出了新的要求。所以，在更新技術設備的同時也要對工作人員進行及時的培訓，使其可以將新設備的優勢最大程度的發揮出來，促進醫療事業單位電子檔案工作的不斷發展與進步。
三、結語
綜上所述，信息技術水平的不斷提升，使得電子檔案管理工作的作用不斷顯現且發揮出來，而醫療事業單位開始逐漸意識到了電子檔案管理的優勢，加大了對電子檔案管理的重視程度與資金投入力度，使得電子檔案管理工作在技術和設備方面不斷得到重視與提高。在未來的發展過程中，電子檔案管理工作要本著以自身為本，力求突破創新作為發展方向，以更好的為病人服務為核心，不斷促進醫療事業單位向著全面、和諧的方向發展。
參考文獻：
[1]⑾麗.加強事業單位檔案信息電子化的對策[J].黑龍江科技信息，2014，（27）.
電子檔案管理制度范文4
【關鍵詞】 醫院管理 電子檔案 問題 對策
隨著信息時代的高速發展，醫療技術及醫療相關信息技術也日新月異，醫院檔案的管理范圍也從以往的傳統的文書文檔發展為多層次，多形式的檔案模式，電子文檔管理是醫院檔案管理中的新內容及新要求，如何提高醫院的電子文檔檔案管理質量，是醫院檔案管理中亟待解決的問題。加強檔案管理的現代化建設,是醫院檔案實行現代化管理的根本任務[1]。通過對電子文件管理存在問題及對策進行探討，推進電子檔案的管理。
1 醫院電子檔案管理中存在的問題
1.1 檔案管理職責不明確，管理線條多
醫院檔案管理一般由設在行政辦公室的綜合檔案室負責，綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案等，由于醫院歷史的原因及醫院行業管理的要求，醫院的醫療病歷檔案由專門的病案室管理，而臨床的一些x線檔案、病理切片檔案、檢驗檢查檔案、各種影像檢查圖文檔案及一些日常網絡辦公產生的電子資料檔案分屬于各個業務科室自己管理，電子病歷及一些醫療電子網絡信息則由信息科管理，在一個單位內形成了多部門管理的現狀，導致檔案管理職責不明確，管理線條多，管理不到位的現象。
1.2 醫院電子檔案管理的意識和制度不健全
有些醫院雖然建立了檔案管理，但實際運行效果不夠理想，不少部門人員檔案意識較淡薄，一些人員經常把檔案材料隨意存在自己的辦公室，不能及時歸檔，導致檔案材料丟失或欠缺。平時單位組織的學習多與專業技術有關，很少組織檔案管理方面的學習，檔案管理的宣傳力度及認識均不夠。同時，由于對醫院電子檔案管理的標準及范疇還不夠明確，導致醫院電子檔案管理的制度建設相對落后，跟不上檔案管理的需求。
1.3 電子檔案管理不規范，缺失、損壞現象較普遍
由于醫院的電子檔案多頭管理的原因。目前很多電子檔案材料多由科室自行保管，缺乏統一和規范的管理，同時由于電子檔案需要依賴計算機貯存，科室在日常計算機管理時對網絡安全、病毒防范、權限管理、資料存貯和保管等方面均存在不到位現象，同時如何對電子檔案進行規范地收集、整理、鑒定、歸檔及檔案管理的具體要求等知識均十分匱乏，導致了電子檔案的缺失和損壞現象較普遍。
1.4 檔案管理人員素質有待提高
由于醫療是一門專業性很強的專業，目前醫院的檔案管理人員在文化程度、醫療技術知識、醫療管理流程、電子信息技術、檔案專業知識等方面均有待提高，在醫療人才培養中，多重視醫療技術人員素質方面的提高，對檔案管理人員的素質提高的意識不夠，投入不足，導致許多檔案管理人員的思想觀念、管理水平跟不上時代的發展，直接影響了檔案管理水平的進一步提高。
1.5 檔案管理硬件不能滿足要求
醫院的電子檔案管理涉及科室面廣，計算機在醫院已廣泛應用，部分科室已經實現聯網，但全院網絡統一規范管理還有待完善，相應的檔案管理需要的硬件投入不足，能夠適合電子檔案管理的計算機及網絡技術相對較少，導致電子檔案管理往往不能滿足要求。
2 提高醫院電子檔案管理的對策
2.1 建立完善醫院的檔案管理網絡
醫院檔案信息量大、類別多，可采取相應的高科技手段，為數據庫無紙化創造契機[2]。建立健全醫院檔案管理的醫院、檔案室、科室三級管理網絡是醫院檔案管理的重要保證，通過三級檔案管理網絡的建立，明確醫院電子檔案管理的職責、線條及要求，這種管理模式有利于統一領導、統一機構、統一制度、統一操作、統一保管，有利于組織監督各相關部門的檔案管理工作；有利于明確各部門的職責；有利于電子檔案保管的安全、完整和規范，同時有利于通過網絡實現多元化信息資源的共享及權限的統一規劃。
醫院的電子檔案管理可以實行檔案管理與其他信息管理分開的方式，這種方式主要由信息科和綜合檔案室兩部分組成，信息科負責醫院病案統計管理、圖書管理和計算機管理，綜合檔案室主要對各種門類、載體的檔案進行統一管理，并對本單位的檔案工作進行監督、指導和檢查。二個部門職責明確，互相配合，共同協作。
2.2 制定相應的電子檔案管理制度
要做好醫療電子檔案的管理工作，制度建設的重要環節，醫院建立相應的電子檔案管理制度的內容應包括建立電子檔案收集和歸檔制度，電子檔案的利用、保管制度，制訂電子檔案的保管期限、歸檔范圍等規定，并將這些制度和規定納入醫院的崗位責任制和考核辦法中去，建立健全醫療電子檔案的動態管理制度，使醫院的電子檔案管理按規范化的流程進行管理。
2.3 加強培訓，提高認識
檔案管理人員應當學習和了解醫療活動的規律、工作流程、信息技術應用、網絡安全、醫學管理等知識。特別是對于數字化醫療信息手段、數字化設備、數字化醫療管理、網絡管理安全等技術的應用，需要檔案管理人員需要及時更新自己的知識才能有效地參與到醫院電子檔案管理的工作中去。要提高科研人員對電子檔案的認識,要有科研人員在一絨的自覺收集保存才能使電子檔案完整[3]。相關人員應當學習檔案管理的法律法規、規章制度及本單位的檔案管理規定，提高對檔案管理知識的認識及理解。
2.4 加大檔案管理的投入
電子檔案管理的好壞，關系到醫療安全及檔案信息的完整，也是醫院教學、科研的需要，最終達到檔案能夠得到充分利用的目的。醫院應當重視對檔案管理硬件及軟件方面的投入，配置各方面性能較優越的計算機、軟件，刻錄儀器及選擇科學的存貯方式。還要配置高性能的保障網絡安全的軟件，如防火墻技術、數據加密技術等，保障電子檔案的正常、有序運行。
隨著科學技術及信息技術的不斷進步和發展，醫院檔案的管理也出現了許多新的變化，醫院檔案管理必須不斷地從管理思想、管理方法、管理手段及管理創新等方面不斷改進，緊跟時代的步伐，檔案管理人員也要不斷學習，不斷提高自己，不斷以創新的精神去改進工作，以滿足醫院對檔案管理不斷提高的需要，為醫院的檔案管理事業做出貢獻。
參 考 文 獻
[1] 蔣莉君.談醫院檔案管理.西部醫學.2008(20)02：444-445.
電子檔案管理制度范文5
1.1人們對于檔案規范化管理的重視程度不高
隨著社會經濟和科學技術的發展，絕大多數事業單位都已經對檔案管理規范化建設工作傾注了足夠的重視和努力，但仍然有部分事業單位尚未對檔案管理規范化建設的重要意義進行充分的認識。因此，人們對于檔案規范化管理的重視程度不高。以下兩種現象足以說明對于檔案規范化管理，部分事業單位需要引起足夠的重視。首先，是部分事業單位不能清醒地認識到檔案管理的重要性和特殊性，片面、武斷的認為規范化的事業單位檔案管理在短期內不會產生經濟效益，尤其缺乏長期眼光。因此，單位領導很少對檔案管理工作進行審查和監督。其次，即使部分事業單位的領導在思想上對檔案管理工作有一定程度的重視，但是他們卻吝于進行規范化建設方面的資金和人才投資，阻礙了檔案管理工作的進一步深入開展和作用發揮。
1.2健全的檔案管理制度的缺失
首先，從目前的事業單位檔案管理實踐來看，雖然大部分的事業單位已經實現對相關的檔案管理制度的制定，但是，在這些制度中，絕大部分的內容主要針對檔案管理部門工作人員，進行一定程度上的行為規范，而對于事業單位的其他部門和人員，仍然不受約束。這種情況會導致檔案管理工作缺乏整體合力。其次，部分事業單位對自身制定的檔案管理制度做不到高效、高質執行，缺乏執行力，再完善的檔案管理制度也會淪為虛設。
1.3電子文件管理工作所需軟硬件設施不齊全
在信息技術高度發展的今天，辦公的形式越來越多的向電子文件靠攏。為了適應這一變化，對電子文件的統一、規范的管理也應該被納入我國事業單位的檔案管理中。但是從目前的事業單位檔案管理實踐來看，電子檔案管理中所需要的相關硬件設施存在配備不齊全、電子檔案錄取工作麻煩不宜行等問題。
2推進事業單位檔案的規范化管理的策略
2.1強化檔案規范管理的地位，加強對檔案管理人員的技能培訓
事業單位要通過各種形式，致力于單位內檔案管理工作者對自身工作重要性認識程度的提升。不管是通過宣傳還是職工職業道德教育，都是體現事業單位整體人事管理核心的重要舉措。
2.2建立健全檔案管理規章制度，明確工作人員職責
事業單位應該逐步建立一整套基于自身實際情況的檔案管理制度，并且不斷提升規章制度的執行力，對檔案人員嚴格要求，實現規章制度的高效、高質執行，杜絕一切違紀違法的行為。同時，事業單位檔案管理部門要切實遵循統一領導、分級管理的管理原則，在實施檔案規范管理時，注重總體規劃的強化，分類指導的進行，相關監督工作的做出，檔案工作規范化管理成績評估工作的分級組織。
2.3提高事業單位檔案管理的信息化水平
運用科學的管理手段將檔案管理的效力充分發揮，是提升事業單位檔案管理工作質量的關鍵環節。為了實現檔案管理工作內容的全面化，要加強對信息資源檔案收集的力度，爭取全面涵蓋文字、圖像、影音等信息資源，并且將這些資源科學、合理的進行并歸等處理。其次，要保證電子檔案的保密性，嚴防電子檔案信息的泄露，而對于不需保密而需向社會披露的信息，要及時通過信息化技術和網絡向社會公布，更好地為人民服務，提升檔案的利用效率。
3.結束語
電子檔案管理制度范文6
關鍵詞：檔案管理；電子化；路徑
中圖分類號：TD327.3 文獻標識碼：A 文章編號：1674-7712 （2013） 20-0000-01
隨著人們生活節奏的不斷加快、信息科技的不斷發展以及辦公條件日益自動化，使得檔案管理電子化已成為不可阻擋的趨勢。顧名思義，電子檔案是指將人們所需要記錄、保存的信息、內容，以文字、圖表、數字、圖形等方式記錄在計算機上面，并將其制作成可供人們閱讀、傳輸以及處理的電子文件。但是，電子檔案并不是無懈可擊的，如果沒有做好十足的安全措施，它將很容易丟失、被篡改。因此，這也意味著電子檔案是不能夠完全的取代傳統意義上的紙質檔案在人們生活中的重要性。但是，電子檔案給人們生活和工作所帶來的便利性，卻是傳統紙質檔案不能替代的。下面本文從檔案管理電子化的現狀及相應的解決對策談談自己的看法，一方面希望起到拋磚引玉的作用，另一方面是希望更多的人能夠重視檔案管理的電子化，從而對其進行研究，完善其缺陷，使其能夠更好地為人們的工作和生活服務。
一、檔案管理電子化的現狀及問題
（一）沒有統一的檔案管理系統
由于目前我國的檔案信息管理系統和網絡建設形式沒有統一的標準，沒有建立數據交換的機讀目錄檔案系統，使得其在層次、規范上具有較大的差異性，從而導致其開發性、服務性和共享性較差，不能真正意義上的實現檔案信息的資源共享。
（二）缺乏通用性，不能對其進行統一的信息管理
眾所周知，我國檔案管理電子化興起的時間還比較短，因此，還存在著較多的問題，其中缺乏通用性就是其存在的問題之一。同時，由于目前各公司和單位所使用的計算機型號、規格不統一，且檔案管理的軟件存在較大的差異，使得各公司之間的資源不能實現共享。而且，目前也沒有一個軟件能夠使其既能夠應用于文件檢索，又能夠對所有文檔進行統一的檔案信息管理。由于這一缺陷，給檔案的信息管理工作中的快速編輯帶來了巨大的困撓，也使得我國檔案管理的電子化發展受到了極大的阻礙，給其發展帶來了巨大的挑戰。
（三）缺乏標準、規范的檔案管理工作
檔案信息管理要想實現標準、規范的電子化，就要先做好檔案管理工作，并使其標準化、規范化。但是由于傳統紙質檔案管理不規范、檔案質量不高，尤其是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性較差，因此，每個檔案管理系統只能根據自身的需求對其進行歸納，從而使得檔案管理工作缺乏統一的標準和規范。
二、相應的解決對策及路徑
（一）建立統一、完善的電子檔案管理制度
為了未來能夠更好地發展電子檔案管理制度，建立一個統一、完善的電子檔案管理制度將是目前的檔案管理工作的首要任務。為了建立統一、完善的電子檔案管理制度必須要做好以下幾個方面：首先，應該規定一個統一的電子檔案制作、收集及歸納的標準，讓每一個需要進行檔案管理工作的企業和單位都能夠有標準可依，從而按照標準進行管理和工作；其次，要對所制作的電子檔案進行整理、分類、歸納以及總結，使其能夠方便人們的使用和查詢；最后要安排專人對其進行保管，以防其因工作的調整、計算機的損壞、工作的交移過程等原因而造成的檔案的丟失、遺漏、損壞、被篡改等問題，確保檔案資料的完整性。
（二）建立電子檔案的資源共享平臺
建立統一、完善的電子檔案管理制度的目的，是為了使電子檔案信息能夠更好地被人們所利用，能夠更好的進行資源的共享。因此，建立電子檔案的資源共享平臺就成了目前電子檔案管理工作迫在眉睫、亟待解決的問題。例如，可以在單位內部的局域網服務器上建立一個專門的區域，為電子檔案的共享提供平臺，并按部門或者檔案的類型對其進行分類、整理，并按分類的結果編寫檔案目錄，把相關的檔案放在相應的目錄之下，并對不同等級設置不同的訪問權限，在為查詢者提供便利、提高工作效率的同時，還能夠確保資源的安全性、準確性及可靠性。
（三）加強對電子檔案管理人員的技術培養
對于當前的電子檔案管理工作者主要有兩個來源，一是擁有專業計算機知識、技能的人才所擔任的，另一種是企事業單位現有的電子檔案管理人員。對于擁有專業計算機知識、技能的人才，一般需要單位從外部進行招聘，并對其進行相應的短期培訓，使其了解本企業單位的實際情況，并很好的適應工作的需要；對于現有的電子檔案管理人員，要加大培訓的投入力度，讓其能夠掌握系統、全面的電子檔案管理所需的基本知識、計算機知識等技能，從而解決電子檔案管理人員短缺的問題。
（四）做好硬件設施的維護、更新工作
由于科技的不斷進步，計算機也在不斷地更新換代，因此，對于電子檔案管理工作所依賴的計算機技術和軟件技術也要緊隨時代的腳步，才不至于落后被淘汰掉，因此，做好硬件設施的維護和更新工作是相當重要的。
隨著電子信息化的不斷發展，檔案管理電子化已成為未來辦公的必然趨勢，因為它不但能夠提高工作效率，減少人力、物力、財力的浪費，還能大大的減少文獻再次加工的時間的浪費，提高檔案信息的時效性，因此，可以說檔案的電子化對于我國的檔案管理工作意義重大，必須要加大對其的研究力度，使其能夠最大限度的為我國的檔案電子化帶來益處。
參考文獻：
[1]門偉麗.關于加強新形勢下檔案管理工作的思考[J].科技創業月刊，2010（08）.
