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工程監理檔案管理制度范文1
一、監督檔案的職能和主要內容
監督檔案屬工程技術檔案，是對工程項目質量監督過程立卷歸檔，其職能是為工程質量監督站監督工作服務。根據國務院《建設工程質量管理條例》和建設部《關于建設工程質量監督機構深化改革的指導意見》的精神，工程質量監督站的職責、監督程序和內容，主要監督方式都有轉大的轉變:即按照政府賦予的監督管理職能，加大建設工程質量的監督力度，確保工程質量。監督工作必須包括如下程序和內容:辦理工程質量監督注冊登記手續;制定質量監督工作方案(或制定質量監督計劃及質量“控制點”);對工程參建的建設單位、勘察單位、設計單位、監理單位、施工單位等各方主體質量行為進行監督;以抽查為主，輔以科學的測試手段，對建設工程的實體質量進行監督;工程竣工驗收的監督;工程竣工驗收后出具工程質量監督報告;受建設行政主管部門委托實施工程竣工驗收備案;建立建設工程質量監督檔案。由此可見，工程質量監督站的職責決定了監督檔案內容。監督檔案圍繞工程質量監督站的工作程序和內容而建立，其意義深遠，在新形勢下的質量監督工作中，只有充分發揮監督檔案的信息資源、咨詢意識和監督作用，使之顯示整體效應，才能充分體現工程質量監督工作在工程質量管理系統中的地位和作用。
根據工程質量監督工作程序的要求，監督檔案包括以下三個方面:
(一)基本要求
1.建設工程應按單位工程建立監督檔案，檔案應及時、真實、完整。字跡工整，用檔案要求用筆書寫。
2.監督檔案統一用國際標準用紙A4號(或統一表格)，按檔案管理規定裝訂。
3.監督檔案應按工程重要程度保存，保存年限按有關檔案管理要求。
(二)主要內容:1.監督檔案封頁:標明工程名稱、建設、勘察、設計、施工和監理單位名稱，開竣工日期及檔案編號;2.檔案目錄;3.工程項目報監資料，包括:①委托工程質量監督注冊登記表;②工程質量監督書;③施工單位、監理單位中標通知書;④施工圖設計文件審查意見;⑤施工合同、監理合同的副本;4.工程參建各方責任主體單位的資質和有關責任人員資格審理登記表及簽署的質量責任書，工程質量保證體系審查表;5.質量監督記錄:①單位工程質量監督計劃及質量“控制點”;②工程質量監督交底會議紀要;③工程質量整改通知書及整改報告;④歷次監督抽查記錄;6.結構(地基與基礎、主體)工程報告;7.地基與基礎、主體及單位工程質量監督報告;8.工程質量事故報告(或質量鑒定報告);9.工程竣工驗收備案表(房屋建筑工程、市政基礎設施工程);10.竣工圖紙;11.其它內容:①委托見證人員授權書;②重新組織竣工驗收通知單。
(三)質量監督工程師認為應歸檔的必要內容:包括結構檢測記錄功能性質量檢驗結論，涉及結構安全質量問題的有關文字記載、設計變更手續及圖片、光盤、錄象帶等實物性見證材料。
二、監督檔案的建立和歸檔要求
監督檔案的建立要抓住施工現場和材料整理兩個環節:前者是真實而客觀地說明工程實體和環境質量控制的過程，是監督檔案的基礎;后者是完善監督檔案的重要手段。建立監督檔案的重要是要確保地基與基礎、主體結構、竣工驗收“三到位”的同時，對工程實體質量的抽查、巡檢，然后向對工程參建各方的質量保證體系的監督上指導延伸。如果某一住宅樓工程，結構類型為磚混六層。按照 監督計劃要求:首層砌體(樣板墻)為“質量控制點”。一層砌體設計標號為M10水泥砂漿砌筑，二層以上為M7.5水泥砂漿砌筑。當一層砌體(樣板墻)施工時，經施工現場檢查實體質量符合規范要求，參建各方質量行為合法，制作M10水泥砂漿試塊一組。質量監督工程師重點記錄了試塊制作情況和質量控制過程后轉入下道工序施工。在工程進入二層砌體砌筑時，經查M10水泥砂漿強度值僅達到設計標號的92%，經設計單位演算可滿足使用要求及時完善了手續，但仍造成了該工程的質量缺陷。為確保主體結構砌體質量，質量監督工程師及時會同施工單位和有關參建各方人員，加強了砌體砂漿的質量控制，從原材料和施工方法上進行了調整。在后期主體工程施工中，砌體強度都達到設計要求。因此，掌握第一手材料，跟蹤工程質量及時處理質量問題，積累成果，變事后彌補為事前控制和事中控制，是每一項工程質量監督的重點，也是完善監督檔案的方法。要把這兩個環節緊密結合起來，是作好監督檔案工作的基本保證。
監督檔案應實行以質量監督工程師為主的立卷歸檔責任制，分房屋建筑工程和市政基礎設施兩類，按單位工程建檔(市政工程為市政道路、橋梁和排水工程分別建檔)，從實施質量監督起止時間，在每項工程完成后要系統整理監督檔案，內容上要有一定的技術含量和深度，具有專業性和綜合性，并簽字蓋章齊全，前后一致，交圈完整，經部門主管領導審查驗收后歸檔。
正確的歸檔程序很重要。工程項目建設周期長、點面多，質量監督工程師重實際工作輕檔案管理的意識存在，影響了監督檔案及時歸檔。因此，在制定工程質量監督計劃的同時，也要作好監督檔案的歸檔計劃，對不同類型的工程項目，建立不同的歸檔計劃。對于建設周期長的大型項目，高層建筑和市政工程，可按照單位工程，建檔立卷，或由質量監督工程師根據工程實施階段的監督工作情況進行歸檔。
歸檔手續應該是在單位工程(或子單位工程)監督任務完成后，工程竣工驗收合格后十個工作日內，由質量監督工程師填寫“單位工程質量監督檔案歸檔說明書”經主管領導或技術負責人審核后，向工程質量監督站檔案室移交。檔案室檔案管理人員驗收合格后，由質量監督工程師和檔案管理人員在“監督檔案歸檔移交單”上共同簽字。
三、加強監督檔案管理應采取的措施
(一)更新領導觀念。加強新時期監督檔案工作的管理，在加大監督力度，狠抓工程質量的同時，注重監督檔案的管理質量，把監督檔案工作擺在議事日程，在人員配置、資金運用和管理條件上給予支持，提高工程質量監督站的綜合管理水平。
(二)加強學習。要采取不間斷、全方位的學習和業務培訓方式，提高質量監督工程師隊伍的思想和業務素質，增強責任意識和法律意識。正確運用條例、法規和強制性條文，掌握新形式下工程質量監督工作的重點，做到工程質量監督與監督檔案歸檔并重，使監督檔案的作用和價值得到充分和發揮，從而更好地保證建設工程的質量管理。
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【關鍵詞】基本建設項目檔案；工程建設；竣工驗收
一、項目前期準備階段預先謀劃
（1）從工程立項開始，建設單位就將檔案工作作為工程建設的重要組成部分列入議事日程，著手開展文件材料的收集、積累和整理工作。（2）建立檔案工作組織機構，明確分管領導和檔案人員，做到在人員上的落實。（3）在建設單位在編制招標文件時明確文件形成、歸檔和管理要求，將竣工文件編制工作水平作為選擇施工、監理單位的依據之一。（4）在簽定勘察、設計、施工、監理和設備采購合同時，對工程檔案的質量、份數和移交工作提出明確要求.
二、建立完善的檔案管理制度
制度建設是根本，沒有一套切實可行的檔案管理制度作保證，檔案管理工作將無所適從。檔案工作建設項目由于規模大、工期長、形成材料多，特別是由于其所涉及的單位和環節眾多。因此，參照《國家重大建設項目文件歸檔與檔案整理規范》（DA/T28－2002）、《電力工業企業檔案分類規則》等電力檔案管理相關標準要求，制定《基建工程檔案管理實施細則》、《項目檔案保管期限表》、《聲像、實物檔案管理制度》、《項目檔案利用制度》等制度作為各參建單位編制、整理竣工檔案的指南。
三、加強檔案管理人員業務知識培訓
各施工單位檔案管理人員往往是技術人員兼職的，個別單位還有臨時聘用的，他們對檔案專業知識知之甚少，對國家和行業檔案管理法律法規及標準也是一知半解。因此，明確各參建單位兼職檔案人員，建立檔案管理網絡，建設單位必須在工程建設之初就要組織參建單位檔案管理人員進行集中培訓，迅速提高他們的檔案管理專業知識。項目建設單位對建設項目檔案工作實行統一管理，對本單位各部門和設計、施工、監理等參建單位進行有效的監督、指導工作。
四、定期召開檔案工作協調會
定期召集有關參建單位檔案管理人員參加項目檔案工作協調會議，相互通報各單位負責的單項工程項目進度和該項目檔案工作進度，對工作中存在問題并及時解決。
五、做好各單位控制工作
（1）建設單位在檢查工程質量、進度時，同步檢查檔案資料的形成、管理情況。在進行單項工程驗收，同時驗收應歸檔文件材料的完整程度與整理質量?？⒐n案正式移交前嚴格通過竣工文件的編制方、監理部門、質監檢部門對文件的完整、準確情況和案卷質量進行逐卷逐冊會審；對存在問題的部分一一提出整改內容并限期整改，整改完畢經建設單位確認并辦理交接手續。（2）施工方根據法律、規范的規定及建設單位簽訂的有關建設工程合同的規定接受工程監理方對其建設行為進行的監督管理，接受并配合監理其履行合同。業務上極積主動與建設單位、監理單位檔案員溝通好，明確對施工方所要移交的工程檔案有什么樣的具體要求，這樣在施工過程中也可控制形成材料的質量。（3）監理單位除對自身形成的文件進行積累、整理、歸檔外，須重視對施工資料的監理，按照監理合同中約定的監理范圍，負責監督檢查施工文件的形成管理情況，在審核施工資料的基礎上，對工程實體進行檢查，以驗證施工資料的真實性。（4）設備檔案的收集和管理方面，檔案人員參加設備開箱工作，及時收集相關資料，并根據工程管理負責人確定的分發單位及數量分發，并做好相關記錄。在設備檔案的收集過程中，建設單位對設備廠家文件材料不齊全及不規范問題，不是被動地等設備廠家最后付款時才后補有關材料，而是根據設備合同，列出每臺設備所缺的詳細資料內容、數量與質量要求，通過及時出具“設備資料欠缺單”交計劃部及物資部或財務部從廠家剩余的合同款扣款等方式來有效控制資料的追交。
總之、工程項目檔案作為工程項目建設的最終結果，它的形成、積累、歸檔及管理貫穿工程項目的整個過程，涉及到工程計劃、設計、管理、施工、監理等多個環節。因此要做好工程項目檔案管理，除了搞好檔案業務建設工作外，需要各級領導和部門支持。工程項目檔案是一項嚴肅、認真、繁瑣的工作，確保它的質量。
參考文獻
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1 樹立檔案管理意識，掌握檔案基礎知識是搞好竣工檔案工作的基礎
1.1 依法治修是搞好竣工檔案工作的指針 工程竣工檔案的收集和管理，是國家法律賦予建設工程的責任和義務?！吨腥A人民共和國檔案法》和《檔案法實施辦法》明確規定了檔案工作的地位和責任。作為工程監理工作，也應遵守國家法律，履行法律賦予的責任和義務。工程監理工作中必然涉及工程竣工檔案的編制、收集、整理和移交。因此，依據《檔案法》來規范工程檔案工作，不僅是現今法治社會遵法守法的實踐，也是工程檔案工作走向法制化軌道的實踐。在工程監理工作中，要搞好工程竣工檔案工作，首先必須樹立法律意識。應熟知《檔案法》，增強法律觀念，自覺依法來管好工程竣工檔案，為今后竣工檔案的開發利用打好基礎。
1.2 樹立檔案管理意識是搞好竣工檔案的前提 人的思想決定人的行動，思想意識的不同，行動的結果也會不同，反映在工程檔案工作上也是這樣。有沒有檔案意識和有什么樣的檔案意識，往往對檔案工作的結果產生直接的影響，這是顯而易見的。因此，要搞好竣工檔案工作，就必須提高檔案管理的意識。要采取一定的措施和手段來提高工程監理領導和工作人員的檔案管理意識。只有監理工作從領導到工作人員樹立了較好的檔案管理意識，才能在監理工作中按照要求編制好竣工資料，收集整理好竣工資料，最后形成完整的竣工檔案。
首先應提高監理工作領導的檔案管理意識。監理工作領導負有決策的職責，領導檔案意識的有無和強弱，都會直接體現在決策的結果中。要做好工程竣工檔案工作，需要領導在決策時將檔案工作納入其中，給予應有的重視和支持。這是檔案工作能夠組織、實施和正常開展的基本保證。因此，提高監理工作領導的檔案意識對于做好工程竣工檔案工作的重要意義是不言而喻的。要提高領導的檔案意識，首先必須主動積極的向領導宣傳《檔案法》。讓領導明確《檔案法》賦予的責任和義務。按照法律要求來重視檔案和檔案工作。第二應及時和積極地向領導反映檔案工作中遇到的問題和困難。匯報檔案工作的開展情況，讓領導及時掌握和了解檔案工作，以便能夠及時在工作決策中將檔案工作統籌考慮其中。第三還應做好檔案工作。用出色的工作讓領導看到和體會到檔案和檔案工作的作用和效益，更加認識到竣工文件編制、歸檔的重要性，增強支持檔案工作的信心和動力。
其次應提高監理工作人員的檔案管理意識。監理工作人員是工程檔案的直接產生者和管理者，他們的檔案管理的意識有無和強弱，也直接影響到工程竣工檔案編制、收集、整理的是否符合要求，是否管理到位。要提高監理工作人員的檔案意識，應從三個方面來采取措施。首先必須組織監理工作人員和施工單位的檔案員、技術員進行認真的學習和培訓，通過檔案工作基本理論和業務知識和竣工檔案特殊要求的講解和說明，一方面讓他們了解掌握做好竣工檔案的基本知識，另一方面提高做好工程竣工檔案的思想意識。第二應加強上崗證的管理，在上崗培訓和考試內容中，加入工程竣工檔案的內容，督促上崗人員學習檔案管理基本知識和樹立檔案工作思想意識。第三應適時組織在崗人員的檔案管理的繼續教育，讓他們及時掌握檔案工作的新要求和新知識，幫助他們完成知識升級，讓他們能夠適應檔案工作的發展要求。例如，在一年多的地鐵施工中，該公司積極組織監理和施工單位相關人員參加地鐵檔案室竣工文件編制培訓班，并請來建總驗收時的工程師進行培訓。在日常工作中，遇到問題，馬上向地鐵管理人員請教，及時組織監理工程師及施工單位相關人員進行學習。并在工作中貫徹執行，與設計院專業人員一同學習地鐵檔案室對竣工文件的編制要求，獲得他們的大力支持，保證了后期竣工圖歸檔的質量。
2 制定科學、實用的竣工檔案管理工作制度是竣工檔案工作科學化、規范化的基本保證
2.1 建立制度的必要性 工程竣工檔案的管理是一個系統工程，它包括了工程竣工檔案的編制、收集、整理、向檔案管理部門移交一系列環節，每個環節節節相關。相互制約和影響，其科學性和系統性的特點決定了要搞好這項工作就必須依靠一套科學適用的工作程序和規則。這就是工作制度，因此，制度對于保證科學化和規范化有著重要的意義。相反，沒有制度的規范和制約，工程竣工檔案工作就極容易給人混亂、責任不清、管理疏漏、隱患疊出的狀況，其科學化和規范化就很難得到保證。因此，制度作為搞好工程竣工檔案工作的一個基本手段是具有其必要性的。
2.2 制定制度的方法 建立檔案工作制度必須遵循以下要求：一，規章制度要體現合理性、科學性，建立起來的規章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應單位檔案管理的需要。二，簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應以方便使用、簡便運行，可操作性強為目標，以便更好的發揮制度的指導和規范作用。三，堅持制度執行的嚴肅性。在規章制度執行過程中，比較注意體現了以上原則。在施工中，首先依據《廣州市軌道交通工程規則制度匯編》的要求，對竣工文件的收集、歸檔驗交工作做出了統一規定。規定監理工程師專人負責，對三號線直線段五個站的機電安裝及裝修工程竣工文件的編制與施工進度“三同步”制度，即布置施工任務與布置竣工文件的編制工作同步進行；工程施工進度與施工資料形成、積累同步進行；工程驗交與竣工文件交接同步進行。四，隨時對制度的執行情況進行觀察和分析，及時對不符合實際和不夠科學的內容進行修訂。即使制度擬定的非常充分，但由于執行個體對制度措施的認識理解不一致，執行過程中有可能出現一些意想之外的結果，這就是要隨時認真地對制度的落實情況進行檢查，對制度的適宜性、合理性進行調查，發現存在缺陷應及時進行矯正，確保制度的科學和適用。
3 提高制度的執行力是保證工程竣工檔案收集齊全、完整的關鍵
有了切實可行、完善的管理制度，還要有著堅決的執行力，才能保證制度的落實和理想工作效果的實現。要做到把檔案工作與施工進展同步推進，就必須加強和完善督促檢查機制。在施工中，監理部門領導應隨時按竣工檔案管理制度要求檢查督促監理工作人員，讓他們在監理工作中按照要求及時推進和完成檔案的檢查和監督工作，監理人員應隨時對施工單位的資料整理工作進行檢查、監督指導，發現問題及時督促其整改。
資料是檔案的前身。在工程交工驗收前的質量鑒定中會經常發現資料不齊、表格中檢測項目不全、內容填寫不規范等問題。為確保檔案的真實、齊全、完整、規范，在工程開工伊始，監理就應對資料的編制整理工作進行整體布署，組織、督促各專業監理工程師及施工單位相關人員，認真學習各類報檢報驗資料的規范填寫方法，無論是從檢驗批的劃分還是材料的報檢報驗，都由監理親自把關，凡是不規范的全部打回去重新填寫，直到符合要求為止。該公司在工作實踐中采取了三項措施：
3.1 布置施工任務的同時布置竣工文件編制工作 工程在開工之前，總監就在竣工文件編制工作會議上要求各施工單位均由項目總工負責抓這項工作，專職工程師或檔案人員做具體工作。各施工單位對竣工文件的管理基本上形成了網絡，層層都有專人負責，并根據工程進度安排，督促將竣工文件的編制與施工任務一起下達到施工基層，并把竣工文件編制要求等納入到施工組織設計中。
3.2 竣工文件材料的形成、積累與施工進度同步進 行 工程竣工文件的基礎材料是工程施工單位在施工過程中形成、積累起來的，該公司要求各施工技術人員在工程施工過程中將每個單項工程的各種文件材料，按項目、分專業積累起來，待工程竣工時，這些平時積累起來的文件材料就是編制工程竣工文件的依據。
工程監理檔案管理制度范文4
關鍵詞：電力工程 檔案管理
1導致電力工程檔案的管理不完善的原因
1．1工程參建單位技術人員和檔案人員的檔案意識淡薄
在施工過程中，由于某種需要當技術人員對原設計方案進行更改時，有的領導和職工缺乏檔案意識，不注意將變更文件及時納入企業的工作計劃，或歸檔后分類、組卷不規范，未能納入領導的議事日程，造成部分工程建設檔案管理混亂、散失或丟失情況，嚴重影響了事后的查找利用。
1．2企業檔案管理人員管理不到位．編研開發力度不強
有的工程監理單位只看重工程質量的監理，而忽視了對檔案管理的監理。一些電力項目參建單位對竣工圖的編制不夠重視，造成施工、監理單位都沒有及時收集、變更單隨意修改、簽字不合要求，這些都為檔案管理和利用帶來了麻煩。不重視檔案編研、信息開發利用工作，沒有充分發揮檔案在企業發展中的作用。
1．3檔案人員的業務素質不夠高
有些企業檔案人員身兼數職，抽不出時間學習檔案業務知識，甚至有些單位也不愿意提供檔案人員參加業務培訓的機會，以致一些基層單位的檔案人員業務素質參差不齊，不能適應現代企業制度下檔案管理工作發展的需要。電力建設項目檔案工作是一項以項目管理為中心內容的專業性和服務性的工作，是電力企業基本面貌和工程建設全過程的綜合反映，是實現電力建設科學管理不可缺少的技術基礎工作。因此，要做好檔案收集和管理工作，加強電力企業檔案管理的新對策。
2提高檔案人員的素質，保證檔案資料收集的完整性
2．1全面提高檔案人員的綜合素質
檔案部門要引進計算機，信息、外語專業人材，采取接收其他專業與檔案專業并重原則，使其他專業人才和檔案專業人才知識互補，適應信息化的需要。為適應新的形勢，檔案人員要自覺學習，理解工程檔案相關的政策、規定及相關的業務知識，使檔案管理人員成為既有專業知識，又熟悉計算機。實現高速、高質量的檔案信息收集、開發、傳遞工作。檔案人員要早期介入工程建設活動，時時了解工程建設動態，參與工程建沒項目的單項工程驗收、評審活動。按檔案的要求對工程中所產生資料把好質量關，及時發現問題并及時提出修改意見，積極主動、有計劃、有步驟地開展工程檔案收集工作。電力企業檔案人員只有真正融入企業管理，主動關心企業發展，以知識與創新為導向，不斷更新知識，檔案工作才能與企業同步發展。同時檔案管理人員要努力學習法律法規，增強職業道德修養，處理好保護企業利益和信息開放兩者之間的關系
2．2加強檔案編研工作．發揮檔案的基礎作用
檔案部門應始終堅持以人為本，服務基層為宗旨。積極創造條件，改進服務方式，以適應市場的需要。為了滿足眾多利用者的各種需求，有選擇地加強檔案編研工作。建立功能健全的檢索工具，實現計算機檢索、配置照相機、攝影服務等方便利用者。企業檔案只有搞好開發利用，為企業取得明顯經濟效益，才能充滿生機和活力。檔案工作通過網絡做到層層有人管、處處有人抓，檔案收集自然全面到位。
3建立和健全檔案管理制度，確保檔案工作有序發展。
由于電力建設項目的施工單位多，項目檔案管理工作面廣，各施工單位歸檔工作的工作制度不一樣。必須建立一套科學、合理，適用和操作性強的項目檔案管理制度，使檔案工作有序進行，從組織領導，管理體系、職責分工、獎勵處罰等方面作出明確規定，對文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、立卷歸檔以及竣工文件編制、交接驗收等提出具體要求。進一步加強《檔案法》的宣傳，提高依法冶檔的自覺性。根據電力企業發展的需要，制定企業檔案管理制度，做到統一標準、統一規范、統一管理。用規范的檔案管理行為來推動各參建單位檔案規范化管理，從而有效地控制檔案的歸檔質量。
4規范電子文件歸檔
電力工程建設中的檔案管理人員一定要將文檔整理規范，同時要熟悉建設部門制定的《工程項目管理規范》、《工程項目監理規范》以及相關的管理標準和要求，清楚收集．歸檔范圍，才能在電力工程建設中把握住檔案工作的重點，對設計，施工、監理等各個環節的檔案工作開展規范，有效地組織、監督和指導。在工程建設過程中．各施工單位會產生大量的電子文件，為保證電子文件歸檔的完整率，要求施工單位在紙質文件歸檔的同時，相應電子文件同時歸檔。扎實做好工程檔案的收集工作。
5抓好項目工程檔案工作與工程建設管理
隨著電力事業的迅速發展，火電機組的容量也不斷增加。電力工程項目的建設工期較長，從工程的立項開始，就會產生各種不同類別、不同性質的檔案資料。因此，形成的工程檔案數量大、給項目工程檔案收集來一定難度。因此，要加大工程檔案的管理力度，工程建設開始時就與開展檔案工同步進行，工程建設過程中，要與竣工資料的積累、整編、審定工作同步進行，工程竣工收時，要與一整套合格的竣工檔案的驗收同步進行。要確保項目工程檔案的完整、準確。做事前、事中、事后控制，堅持經常地、廣泛地、連接不斷地利用各種機會進行檔案資料的收集。對不合格的竣工資料、檔案，管理人員應及時提出具體修改意見，限期整改。
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關鍵詞：建筑工程；資料；質量管理
Abstract: the construction of cities and provinces of construction material is very department attention, especially with the construction industry over the past few years of development and the construction market gradually standard, how well the construction engineering material quality management as the main content of construction management. This article from the building engineering material the problems existing in the management and the causes of construction projects on how to regulate material management, improve the management of the engineering information put forward effective measures.
Keywords: building engineering; Material; Quality management
中圖分類號：F253.3文獻標識碼：A 文章編號：
工程資料的涵蓋范圍很廣，可以說包括建設工程中形成的各種形式的信息記錄，例如基建文件、施工資料、監理資料、竣工圖等。工程資料作為建筑工程中重要的組成部分，不僅是一個工程建設以及驗收的重要條件，同時也是進行質量檢測、日后維護以及管理、改建、使用的原始數據支持。文章從根本上闡述了建設工程資料的重要性以及出現的問題與相應的解決措施，希望可以為施工工作提供指導作用。
1.建筑工程資料管理中存在的問題及成因
1.1建筑工程資料管理中存在的問題
（1）工程質量驗收簽證資料缺失。例如在急于滿足施工進度要求的前提下，建設“四方”現場驗收后并沒有按照國家的相關行業標準辦理書面簽字儀式。
（2）施工綜合管理文件原件缺失。由于在施工中個別的建設、監理以及設計單位下發的施工管理等重要文件是復印件，很難滿足工程資料檔案管理的質量標準。
（3）施工驗收原始簽證資料格式不規范。由于原始的施工驗收簽證資料并非在開工前就完備并且在格式上統一，而是在施工的過程中，通過不斷的更新種類以及添加內容得到的，因此具有格式不統一、格式不規范以及不便于裝訂的特點。
（4）竣工文件編制不規范。在建筑工程資料的質量管理中，原始資料沒有按照分類要求裝訂成冊，即使裝訂成冊的原始資料也會因為缺少目錄或者目錄不準確而缺少實用性。同時有的工程由于使用了代用圖現象，在竣工文件中又因為要求使用分部工程組卷，從而導致圖紙的大量的缺失。
（5）工程資料移交不及時。由于工程的竣工資料不能按照統一的時間上交，致使統一管理的時間延誤以及工程資料的丟失。
（6）施工原始資料書寫不規范。在原始資料中存在文字自己潦草、使用漢字不規范以及錯別字現象，即使被修改的地方也沒有加蓋單位的公章或者是修改人的簽字，從而為工程資料的編制帶來了較大的困難。
1.2工程資料管理問題的成因分析
（1）檔案管理制度不健全。盡管各建設單位存在著資料管理方面的制度，但是相應的制度都不健全，很難確保資料整編工作的開展。例如檔案管理中的技術通知沒有統一的規定、規格不統一、編號沒有系統或者系統混亂、資料的移交以及保管沒有專門的制度，人員的變動沒有良好的手續交接等，致使資料嚴重的遺失。
（2）檔案意識薄弱。由于檔案管理宣傳力度不夠，致使監理人員、工程管理人員以及施工領導等的檔案意識薄弱，存在著重建設輕檔案的現象。
（3）人員素質不高。素質不高主要的體現在：首先是監理單位的施工管理水平較差，對于現場簽證資料的管控松懈；其次是施工單位的技術力量薄弱以及管理水平有限，直接的導致竣工文件質量低下以及不規范的結果；然后是現場缺乏懂技術又懂檔案管理的綜合性人才，致使兩部分工作分割，從而影響了工程材料質量。
（4）責任落實不到位。責任落實不到位主要由以下兩方面導致:首先是施工方缺乏完善的管理網絡，檔案管理人員缺乏管理檔案的知識；其次是沒有與之配套的監督管理機制；最后是施工單位與建設單位簽訂的合同中對于工程資料的內容、深度以及整編責任的要求不明確。
（5）過程控制不到位。由于資料員在編制資料過程中沒有結合實際，致使施工中出現的資料編制與進度不相符的問題。
2.規范建筑工程資料管理及改進工程資料管理措施
2.1從工程項目立項抓起
項目資料管理機構以及管理人員的設立要從工程項目立項開始，主要的負責資料的收集、整理以及歸檔等工作，從而實現地施工單位工程資料的監督與指導。工程資料的編制工作要實行“三同步”的管理制度，即工程完工驗收與資料驗收同步；工程施工過程與工程資料形成同步；工程立項開始與工程驗收同步。
2.2重視檔案知識宣傳教育
要通過檔案知識的宣傳教育，不斷的加強承包商、監理工程師以及建設管理部門對工程資料的重要性的認識，達到有計劃、有措施以及有措施的對工程管理人員、施工單位管理以及技術人員進行項目的培訓。堅決的杜絕施工中不規范的操作以及文件的遺漏，確保高質量的竣工檔案資料以及一流的工程。
2.3建立健全資料管理制度
項目的管理部門在工程建設初期就應該根據工程的實際情況制定相應的資料管理規章，明確施工單位、監理單位以及建設單位的具體職責，做到分工明確以及責任明確。
2.4加強過程控制
在施工中要遵循工程建設與資料整理同步進行，避免先完成施工任務再補充資料的現象。檔案管理人員要經常的深入施工現場，檢查各施工單位資料的真實性、同步性、完整性以及準確性，嚴格的做好工程檔案的資料管理。
2.5嚴格把住竣工驗收關
竣工驗收要求監理工程師、工程項目管理部門以及專職或者兼職的資料管理人員嚴格的按照要求進行審查與驗收。著重的檢查工程變更單的落實情況以及隱蔽工程記錄的真實性等。
此外，還可以通過一些措施強制性的規范施工方重視檔案歸檔工作，充分的發揮工程監理單位的監督職能等也可以促進工程資料的管理。
3.結束語
建設工程的資料管理作為一項繁雜、專業且系統的工程，要保證工程資料的完整性、齊全性、系統性以及準確性以及記錄的真實性，就必須不斷的加強施工各個方面的基礎管理水平，同時強化過程的監控、檔案人員的監督以及嚴把審查關這三方面，促進工程資料質量管理再上一個臺階。
參考文獻：
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[3] 李增杰．做好建筑工程技術資料管理工作.電力建設，2004，(8)．
工程監理檔案管理制度范文6
[關鍵詞]重大建設項目；檔案管理；問題；措施
近年來，國家重大建設項目工程逐年增多，項目檔案既是工程的歷史記錄，也是項目竣工后業主單位進行維修、管理、改建、擴建和技改等工作的重要依據，是工程質量的重要組成部分。為保證重大建設項目檔案的齊全完整準確和系統，促進項目檔案管理規范化，提高項目檔案管理水平，國家檔案局先后制定印發了《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》《重大建設項目檔案驗收辦法》，并開展了一些業務指導和執法檢查，這對推動重大建設項目檔案的規范化建設無疑起到了積極作用。然而由于重大建設項目的建設周期較長，參建單位眾多，工程資料比較復雜，因而造成重大建設項目的檔案管理工作存在一定的難度。如何采取有效措施，保證國家重大建設項目檔案的齊全完整和有效利用，為企業生產經營及各項管理工作服好務是我們檔案工作者面臨的一項艱巨任務，這就要求我們必須深入了解和掌握重大建設項目檔案的特點，積極探索項目檔案的形成規律，切實地做好重大建設項目檔案的管理工作。
一、重大建設項目檔案工作管理存在的問題
1、檔案意識薄弱，對重大建設項目檔案管理工作認識不足。當前，有部分重大建設項目單位檔案意識比較簿弱，對建設項目檔案管理工作缺乏足夠的認識，在項目建設過程中存在“重建設、輕檔案”的思想，沒有認識到重大建設項目檔案是項目建設規劃和管理的重要依據，是工程建設正常運轉的技術保障，而缺乏管好重大建設項目檔案的歷史責任感。特別是在施工階段，由于施工任務重、項目多，這時候參建單位的領導往往比較重視工程建設進度、質量、資金等，而忽視了檔案工作，沒有將項目檔案工作“五納入”（既：納入項目工程質量領導責任制、項目法人責任制、招投標、工程監理和合同管理制）落實到位。待到工程要驗收竣工時，才納入議事日程。這種“秋后算帳”的管理方式，致使項目檔案的成套性、準確性、真實性得不到保證，從而影響到日后檔案的提供利用。
2、重大建設項目檔案管理運行機制不完善，各部門職責不清。重大建設項目涉及到項目法人、管理總承包、設計、施工、監理等眾多工程參建單位。目前，檔案部門雖然制定了規章制度，但存在形同虛設的現象，對工程沒有形成有效的管理和監督機制，在制度執行上也存在“軟”的現象。而管理總承包對重點工程檔案工作管理任務又不明確，沒有做好組織協調布置檔案工作，沒有形成有效檔案組織管理網絡，各個部門職責劃分不明確，缺乏溝通與配合，造成文件材料運行和管理渠道不暢通，檔案材料的齊全完整得不到保證，有的甚至不知在何處的現象，直接影響了檔案收集歸檔工作。
3、承包單位檔案管理人員更換頻繁，檔案管理缺乏保障機制。因監理、施工單位大多采用靈活的用工制度，檔案管理崗位工作被錯誤認為技術含量要求較低，導致專職管理檔案的人員少，兼職管理檔案的多，人員流動頻繁，加上許多單位沒有將重點工程文件的形成、積累、整理、歸檔納入到有關人員的職責范圍，檔案移交手續不完備，往往容易造成檔案遺失或需歸檔的檔案資料分散在工程管理部門或技術人員手中，工程竣工時常因時間長、人員流動等原因導致檔案資料流散。
4、項目檔案管理制度不健全，執行國家和行業標準的力度不夠。工程開工后，工作千頭萬緒，檔案工作有時被疏忽，在建設過程中，往往忽視建立各個環節文件材料形成、積累、整理、歸檔制度。由于制度不健全，大批材料分散在各分包單位和工程技術人員手上，工程竣工后各參建單位的人員已撤離，這更增加了收集工作的難度。工程質量監督不力，既沒有按工程進度的每個環節檢查施工文件進度，也沒有按檔案工作國家和行業標準檢查工程檔案整理情況，致使施工文件材料不全，資料收集零亂、整理不規范。
5、重大建設項目檔案質量不符合要求。從歸檔情況看項目檔案的質量存在諸多不盡人意之處，其表現主要有以下幾個方面：一是工程材料歸檔不齊全，尤其是工程安裝及設備調試的紙質材料和照片、聲像等載體的檔案歸檔不到位，難以保證檔案的齊全完整和開發利用。二是檔案的整理質量不規范，存在著文件材料分類不科學、組卷不合理現象，文件材料簽字手續不完備等等。三是有個別竣工圖沒有將變更文件或現場變更修改的內容全部準確無誤地修改補充到相應的圖紙上，或沒有準確說明修改依據的出處，以至無法確保竣工圖的真實性、完整性，直接影響了竣工圖編制的質量。
二、加強重大建設項目檔案管理的措施
為了有效地解決重大建設項目檔案管理工作存在的問題，確保重大建設項目檔案工作規范管理，我認為應著重做好以下工作：
1、完善項目檔案管理制度，建立符合實際的項目檔案工作管理體制。檔案部門要根據本單位重大建設項目的實際情況制定出操作性較強的各項規章制度，提出項目檔案的收集、整理、移交、驗收等工作的具體要求，為確保重大建設項目檔案規范管理提供有力的保障。要由項目建設單位牽頭建立檔案管理網絡 ，要求各施工、設計 、監理等單位配備專職或兼職檔案人員負責建設期間工程資料的收集、整理、歸檔工作 ，建設單位要設一位項目主管領導主抓項目檔案工作，做好統籌和協調，同時要明確檔案部門切實對施工、監理等單位履行監督、指導和檢查職責，使檔案工作真正滲透到項目建設的各個環節，真正形成重大建設項目檔案統一領導、分級管理的格局，使整套工程檔案在建設全過程都處在受控狀態中，確保重大建設項目檔案齊全完整。
2、嚴把合同簽訂關，確保項目檔案工作與項目建設同步進行。重大建設項目工程均是通過招標簽訂合同或協議后開始實施的，乙方檔案部門要積極參與合同或協議的簽訂工作，以了解工程情況和甲方需求。甲方應把工程文件材料的積累整理歸檔工作納入合同或協議中，作為一項獨立的條款，按照“誰形成文件材料，誰立卷歸檔”的原則，對竣工文件材料的歸檔份數、移交時間、歸檔質量及違約責任等提出明確要求，以引起承包商的足夠重視，保證工程檔案的完整準確和真實。要在合同中明確監理單位對竣工文件和竣工圖的審核責任，同時履行監督檢查職責，對施工過程中形成的文件材料是否齊全、完整，竣工圖與實體是否吻合，書寫材料是否規范，文件材料的質量是否符合歸檔要求進行監督檢查，特別要重視對工序、質量和隱蔽工程產生的質量保證材料的真實性、準確性的審核，形成監督檢查工作機制，定期或不定期進行檢查，做到項目檔案工作與項目建設同步進行。
3、加強檔案員業務指導和培訓，確保工程檔案質量。針對重大建設項目檔案質量及檔案人員業務水平參差不齊的現象，檔案部門應加強對檔案人員的指導和培訓，專職檔案人員除平時手把手進行指導外，還要幫助項目一線的專兼職檔案人員深入學習和理解有關標準規范，掌握業務技能，可以通過講座、培訓等方式進行，不斷提高業務水平。一方面應配備專業水平和檔案管理水平高、工作能力強的專兼職檔案管理人員負責重大建設項目檔案全過程形成的文件材料的收集、整理工作。另一方面檔案人員要相對穩定，這樣有助于了解工程動態，掌握文件材料的形成部門、方式和過程，了解工程檔案材料的流向，確保檔案材料收集齊全、完整、準確。
4、采用先進信息技術，實現項目檔案管理的信息化。從近幾年項目檔案信息的利用情況看，運用現代化技術手段進行項目檔案信息管理和利用，是信息化建設發展的必然趨勢，也是提高項目檔案信息開發和利用質量的重要手段。要積極創造條件為項目檔案信息化建設配備相關的設備，加快電子計算機終端網絡的應用，逐步提供項目檔案信息網絡化服務，它可以為項目檔案信息利用和開發創造優越的條件，使檔案工作人員能夠從繁重的手工勞動中解脫出來，使大力開發和科學合理、有效利用項目檔案信息資源成為現實。
