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電子檔案電子化范文1
1檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規格各異，各自開發的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。
2在我國至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，檔案信息系統和網絡建設形式各行其是，層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求。
3標準化、規范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因，館室藏檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。
4檔案的技術標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能完全適應。
5檔案信息管理人員的素質有待提高。實現檔案信息電子化，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
二、檔案信息電子化的發展趨勢
辦公自動化、無紙化等事物的出現，使檔案的生成方式發生很大變化，諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。不失時機地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發展的必然趨勢。
三、檔案信息電子化的益處
所謂檔案信息電子化，就是以館室藏檔案資料紙質或機讀形式的為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其益處有：
1可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率。目前，大多數基層檔案館室對計算機的應用單一，開發功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現代化設備不能盡其用。
2縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題—選材—編輯—出版，這條“慢工出細活”的工作方式，即從文件資料形成到開發“二次文獻信息”時間長，造成信息失效，嚴重影響了檔案信息的應用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。
3檔案信息電子化，可一次投入，多次產出，可改變信息加工工作受經費限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經費，但目前乃至今后一個相當長的時期內，企望國家給檔案部門撥較多的經費進行信息編輯是不現實的，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動成果只能“待字閨中”。
電子檔案電子化范文2
一、電子文件定義及其特點
所謂檔案電子化，就是用微機對檔案文獻進行篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻供人們利用的過程。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。與紙質文件比較，電子文件具有以下特點：電子文件不再是直觀的紙質文件，它需要借助現代辦公設備才能閱讀利用；電子文件可以直接由計算機等現代辦公設備迅速地處理和傳遞；電子文件的利用是可共享的，也不再受時間和距離的影響；電子文件的保存條件和環境要求與紙質檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。
二、檔案信息電子化的益處
從長遠看，檔案信息電子化建設涉及的不是檔案管理工作的某一部分或是某個局部，而是對整個管理工作起到牽一發而動全身的作用。具體地說，檔案電子化的益處主要有以下方面：可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率，減少人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現代化設備得到物盡其用；縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性，檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻；檔案信息電子化，還可實現一次投入，多次產出，信息成果可多份拷貝，這樣就擴大了檔案信息的社會影響，拓寬了服務范圍。
三、檔案信息電子化的必然性
檔案信息的電子化建設是順應潮流、適應時展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生的信息資源，其重要性正日益凸顯出來。
第一，檔案電子化，可改善檔案管理工作。只有實現檔案電子化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優質的服務。
第二，形勢發展的需求。21世紀是信息化的時代，一般檔案館都藏有數十萬卷檔案資料，數百萬件檔案文件，是本地區最豐富、最有實用價值的信息資源庫，這樣一大批浩如煙海，珍貴的檔案信息資源不能很好地為各級領導和廣大公眾利用，充分實現信息共享，就失去了檔案留存的意義。近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現給檔案館提出了一個亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護和利用手段，而解決這個問題的途徑只有一個，那就是檔案信息的電子化建設。
第三，社會強烈需求。當今，人們的時間意識越來越強，領導做出重大決策需要迅速、準確；各職能部門工作查考要求快速及時；社會廣大公眾對檔案信息需要量不斷增加，那么要了解這些詳細內容恰恰只有檔案館才是最全、最新、最直接、最方便的一個場所，這就迫使檔案館這個信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現代化、多功能的服務措施，使檔案館館藏的信息能及時、方便地提供給各方面的需求者。
四、積極應對檔案信息電子化帶來的影響
電子文件是計算機文字處理系統中的最后一個文本，沒有草稿與印稿的區別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。它給檔案管理工作造成的影響與沖擊必將是全面而深刻的。這些課題是電子文件能否轉化為檔案的關鍵，也是賦予檔案本質屬性新的內涵的客觀需要。為此，檔案界應采取如下對策：
第一，做好歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰略。也就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮社會效用。
第二，解決好電子文件的保存問題。以化學磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因為它的讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質層上的被密封在塑料保護層內，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水分及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以，電子文件中原始的長期保存問題是有待檔案工進行深入研究和探討的重要課。目前，對于長久保存的電子文件，需要定期進行復制，以防止損失。
第三，檔案人員知識結構的變革迫在眉睫。我國檔案人員要適應電子化建設的發展，適應新技術的需要，加快檔案人員知識結構的變革，多途徑、多層次培養人才，是檔案工作迎接技術革命最根本的對策。
第四，電子檔案是通過計算機、磁盤、光盤、打印、備份等形成的，與紙質檔案相比有其自身特性，由于簽名非傳統意義上的“親筆簽名”，法律上能否認可、如何認可；圖像、聲音的形成、技術鑒定水平及準確與否，電子檔案文件的法律依據等，都決定、制約著電子文件的效力和歸檔保管的意義。而這些在目前尚未制定立法，因此，也沒有依法制定的相應規范和制度。對于檔案管理領域內的電子化管理這一法律法規性很強的工作，更需要法律、法規和制度進行規范。
電子檔案電子化范文3
關鍵詞：檔案管理；信息化
在互聯網時代的大背景下，將一個單位的檔案管理工作從原有的模式中解放出來，對于提高一個單位檔案管理能力具有強烈的現實意義。然而在檔案管理電子化的過程中，由于缺乏相關經驗，也暴露出許多問題。本文將分析當納管理現代化與電子化的優勢與特點，并結合實際，提出改進方案，促進一個單位檔案管理工作的高效性與合理性。
1 現代化和電子化檔案管理的特點及優點
1.1 高效性
相比傳統的檔案管理模式，電子化檔案管理運用先進的信息技術，將檔案管理工作提升到新的層次。如今檔案管理工作更依賴計算機等高端媒體技術。一方面，計算機依靠其強大的儲存功能與信息處理能力，將一個單位檔案管理工作的效率大大提高了。另一方面，電子化檔案管理擁有無可比擬的數據加工能力，有效規避了各種失誤，尤其在處理在處理特殊緊急情況時，電子化檔案管理表現出方便快捷的特征，提升了一個單位檔案工作的精確化管理能力。[1]
1.2 綜合性
現代化及電子化檔案管理工作并非摒棄傳統的檔案管理方式，而是將舊的檔案管理模式融合到電子化檔案管理模式之中。例如，如今檔案管理工作不僅依靠紙質媒體，還運用多媒體技術，從而強化了一個單位的綜合管理能力，在檔案收集、檢索、應用方面，都有很大的提升。同時，相比傳統的檔案管理模式，現代化及電子化檔案管理模式優勢還表現在處理檔案的效率與能力上，都遠遠的由于傳統檔案管理模式，從而表現出巨大的應用潛力，將檔案功能在一個單位中發揮到極致。
1.3 便攜性
依靠紙質媒體的傳統檔案管理模式，已經無法適應當今社會的發展。依靠計算機多媒體技術的現代化及電子化檔案管理模式，能夠克服傳統檔案管理模式不適宜攜帶的缺點。[2]同時，傳統檔案管理模式在檔案文件轉移中，容易出現丟失與損壞的情況，因此使一個單位的工作處理速度大打折扣。而電子檔案擁有便于攜帶的優點，能夠通過網絡平臺迅速的處理數據。此外，電子化檔案管理的優勢還表現在強大的儲存于檢索功能上，依靠計算機的檔案管理工作，免去了對物理空間的需要，只需要儲存在便于攜帶的電子設備中，就能隨時的進行查詢與檢索。
2 檔案管理中存在的問題
2.1 對檔案管理工作不夠重視
受傳統的觀念影響，檔案管理工作一直未受到足夠的重視。一方面，是因為領導層未能全面的認識檔案管理工作，將其當成一個儲存性質的工作，沒有能夠認識到檔案管理工作與一個單位運轉之間的關系，因此在檔案管理工作的投入上較少，無法達到檔案管理工作的要求，造成一個單位檔案管理工作普遍滯后的情況。另一方面，檔案管理工作還受一個單位的工作模式的影響，而在一個單位的編制體系中，檔案管理工作也一直處于較為基層的位置，這嚴重影響檔案管理工作的人才交替，導致一個單位中檔案管理工作流于表面。
2.2 管理模式不規范
科技的發展也帶動了其他領域工作的革新，但技術的革新在一個單位的檔案管理中卻暴露出一些問題，管理模式無法適應新型技術，成為一個單位檔案管理中的主要問題。相關工作人員沒能將多媒體技術完全的納入自身的工作之中，在許多工作環節，依舊使用著落后于新興技術的手段，早成人工與多媒體技術的工作內容重疊，管理模式很大程度上限制了一個單位檔案管理的工作效率，從而造成資源的浪費。[3]
2.3 檔案管理制度不健全
檔案管理制度不健全，表現在一個單位檔案管理制度無法全面的涵蓋檔案管理的日常工作，在全面性上有所不足。這主要是由于制定檔案管理制度，在工作的過程中，沒有全面的考察檔案管理工作的流程，因此導致檔案管理制度的制定工作脫離實際，缺乏對相關工作人員的約束能力。除此之外，檔案管理制度缺乏對某些特殊情況的處理方法，導致檔案管理制度無法行使其職能，也給相關工作人員的管理造成一定的影響。
3 提高檔案管理水平的有效措施
3.1 檔案保存查詢實現電子化
檔案保存查詢功能電子化是提高檔案管理水平的有效措施。首先，要將檔案的內容進行整理錄入，將傳統檔案的紙質文檔轉化為電子文檔。相比紙質文檔，電子文檔的特點是更易保存、方便查詢。因此實現檔案保存查詢功能的電子化，還需要相關工作人員大量的錄入工作，能夠將檔案進行及時、有序的分門別類，從而有利于一個單位開展工作的需要。[4]
3.2 建立完善的檔案管理制度
完善檔案管理制度，是提升一個單位檔案規范化管理能力的重要途徑，也是一個單位開展檔案管理工作的基礎。因此要求相關工作人員能夠從實際出發，實事求是的進行檔案管理制度建設。需要從新形勢、新要求出發，針對當前的工作要求，與時俱進，從而推動一個單位檔案管理工作電子化。首先應當做的，是擴充檔案管理制度的內容，在一個單位工作的過程中，更新檔案管理工作的內容，從而增加檔案管理制度的全面性，在合理化的基礎上不斷增加新的制度。除此之外，還需要配合一個單位的總體目標，有側重的完善檔案管理制度，對現有的檔案管理制度進行清理，剔除過時的部分，保證檔案管理制度能夠與時俱進。同時，還能保證一個單位的內部工作人員的積極性，按照檔案管理制度，落實現代化檔案管理的工作。
3.3 加強檔案電子化管理的重視程度
加強一個單位電子化管理的重視程度，首先要從領導層的認識出發。加強部門領導對一個單位檔案管理的重視程度，一方面，能夠提高一個單位檔案管理的力度，重新整合檔案管理部門在一個單位中的資源配比，從而提高檔案管理部門在一個單位中的重要程度，不僅局限于基層工作的位置。另一方面，領導層的重視，是對檔案管理工作的有力的保障，在領導層的支持下，相關工作人員要進一步的提升檔案電子化管理的工作水平，給一個單位的檔案管理工作提供資金及技術的支持。
3.4 形成檔案管理的網絡體系
在檔案管理的電子化的轉型過程中，需要建立與之對應的網絡體系，一方面，健全的平臺是一個單位檔案管理的基礎，從而使檔案信息更加權威、專業。另一方面，利用互聯網的開放性與平等性，能夠讓一個單位內的檔案管理工作人員更好的參與進現代化檔案管理工作中。加強檔案管理人員的能力建設，是強化檔案管理體系的重要途徑，通過有針對性的崗前培訓工作，能在一定程度上，增強檔案管理人員的專業素養，確保管理人員的素質符合一個單位運轉的需要。[5]
4 結語
一個單位檔案管理工作現代化及電子化是順應時代的發展，也一定程度上反映了一單位檔案管理工作的未來發展方向。因此要求相關工作人員在開展檔案管理的工作中，能夠將先進的信息技術融入到自身的工作中來，從而更好地適應社會的發展。
參考文獻
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[2]邊俊士，張偉.醫院信息化與醫院檔案管理現代化現狀分析[J].中國當代醫藥，2012，02：165-166.
[3]孫紅雁，邱明東，王櫻樺.淺探信息化條件下會計檔案的電子化管理[J].商業會計，2012，19：124-126.
電子檔案電子化范文4
一.加強檔案信息電子化管理的重要性
檔案信息電子化，就是以館、室、藏檔案資料、紙質或機讀形式為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。加強檔案信息電子化管理，是貫徹中央以信息化帶動工業化發展戰略的重要行動，具有重要的意義。
1．加強檔案信息電子化管理，是電子政務發展的需要
檔案資源是人類社會發展的歷史記錄，是國家的一種原生的、獨有的、不可替代的信息資源，是電子政務建設不可缺少的重要公共信息資源；檔案信息化建設是電子政務建設的重要組成部分；大力開發檔案信息資源，服務社會和各級政府，對于我國“三個文明”的建設具有重大意義。對此，進行檔案信息化建設，加快檔案資源的開發應用，是電子政務發展的需要。
2．加強檔案信息電子化管理，是提高檔案資源利用率的需要
隨著電子商務時代的到來，檔案管理也伴隨著信息資源的交流和互換進入社會信息網絡的新天地。而傳統的檔案工作模式是手工信息加工工作模式，即：“選題一選材一編輯～ 出版”的工作方式，從文件資料形成到開發“二次文獻信息”時間長，造成信息失效，嚴重影響了檔案信息的應用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。檔案信息電子化，建立企業信息資料庫，選取最能體現企業優勢、樹立企業良好形象的信息資源上網，企業通過網絡，宣傳自己和展示自己，吸引客戶和占領市場。
二、當前檔案信息電子化管理存在的問題
隨著電子信息技術的廣泛應用、辦公自動化、文檔雙軌制的推行，對檔案信息電子化管理提出新的挑戰。當前，檔案信息電子化管理還存在許多問題，主要表現如下：
1．硬件和軟件設施有待完善
目前，許多檔案館的計算機硬件配置高低不一，通用性較差，一些設備安裝在低配置的計算機上，無法實現其自身的功能。比如掃描儀、數碼攝像機、數碼照相機等一些高端設備，在比較落后的計算機上根本無法使用。沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，這嚴重制約了檔案信息電子化的進程。
2．缺乏標準化、規范化
檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。
目前，由于歷史原因，館、室、藏檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法
全面實施、推廣統一標準，制約了檔案信息工作電子化。
3．檔案人員素質有待提高
實行檔案信息電子化，必須有高技術人才來管理。目前，許多檔案部門工作人員只會一般的計算機操作，沒有較高的知識層次和先進的技術水平，缺乏檔案、信息處理復合型人才，無法充分使用現代化設備，制約了檔案信息電子化建設。
三、新形勢下加強檔案信息電子化管理的途徑
加快檔案信息自動化系統建沒，實現檔案工作各個環節的計算機化，是實現檔案工作現代化，提高檔案系統整體功能的物質技術基礎和重要手段。因此，必須提高對檔案信息電子化的認識，采取各項措施，提高檔案信息電子化管理水平。
1．完善硬件和軟件設施
檔案部門領導要有現代化管理意識，增強檔案信息電子化管理意識，要在基礎硬件、軟件開發、信息收集和利等方面加大投入，完善計算機、數碼攝像機、數碼照相機、掃描儀等設備配置。加大軟件開發力度，加快開發一套綜合功能強大的檔案信息管理軟件，使各地檔案信息數據能相互轉化，使利用起來快捷方便。
2．提高檔案標準化、規范化水平
檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節，其中首要的是檔案業務要規范。當前，檔案信息自動化系統的現狀是檔案標準化、規范化滯后和應用軟件混亂，嚴重影響了系統整體水平的提高。因此，必須制訂《數字化聲像檔案著錄規則》《檔案資料數字化懷準》《紙質檔案數字化操作規程》《照片檔案數字化操作規程》《縮微膠片數字化操作規程》《錄音檔案數字化操作規程》《錄像檔案數字化操作規程》《多媒體信息采集操作規程》等規章制度，提高檔案標準化、規范化水平。
3．提高檔案人員素質
推進檔案信息自動化的關鍵是人才。當前，許多檔案人員素質不高，提高檔案人員的知識素質迫在眉睫。因此，要有針塒性地對檔案人員進行政治思想教育，培育其事業心和奉獻精神；要有計劃地組織進修培訓，讓他們綜合學習檔案學、信息技術、計算機技術、網絡技術等知識，掌握信息化技術。
總之，檔案信息化管理是檔案工作發展的必然趨勢，是一項長期而又復雜的系統工程。要進一步完善硬什和軟件設施，加強管理，提高檔案人員素質，不斷拓展服務領域，提升檔案事業發展質量和水平，促進檔案事業科學發展。
參考文獻：
電子檔案電子化范文5
地名檔案是指在地名管理工作中形成的記載各個地理實體的標準名稱及與其相關的圖文聲影像等信息材料。它是國家民政系統的一種專門檔案，也是國家檔案的重要組成部分。地名檔案以地名調查、編研、科學研究、開發利用等為主要內容，從不同角度以不同形式直接而全面地記載了地名的社會現象、語言現象、歷史現象、地理現象以及地名的空間分布情況等。
隨著社會經濟的發展，辦公自動化水平的不斷提高以及電子信息化產品的不斷增多，社會上出現了大量的電子化地名檔案信息資料。地名檔案電子化建設不僅是信息時展的客觀要求，也是地名檔案信息化管理工作的必然選擇。地名檔案電子化管理主要是采用網絡、計算機、信息技術手段，以地名檔案資源為管理對象，運用檔案管理學最新理論，開展地名檔案的收集、整理、保管、開發和利用的現代化管理過程。收集環節主要是將紙質資料和電子資料統一制作目錄，核對后歸檔。整理環節是依托計算機信息網絡，標明柜號、編號、序列號等檔案電子信息，通過建立數據庫信息系統，實現圖形化管理。保管環節主要是采用常規保存，在搬運、移送資料時，做好電子信息登記、備注，以便日后跟蹤查詢。開發和利用應屬同一環節，根據實際應用開發。
地名檔案電子化管理打破了傳統的實體檔案管理模式，通過掃描、壓縮、轉化、傳輸等技術手段轉換成數字文件、圖片、音像及圖形等的數字化信息，并充分利用數字識別和分級存儲等高科技手段將有關電子檔案信息存儲在光盤、磁帶、數據庫等各種大容量存儲介質上，同時可將有關數字地名信息到局域網、國際互聯網等傳播媒介上，滿足廣大使用者通過各種便捷的查詢手段快速檢索和應用到所需要的地名電子檔案資料，從而實現地名檔案信息電子化的管理與應用。地名檔案電子化的管理不僅打破了利用上的時間、空間限制，而且能夠通過網絡使地名檔案信息進行異地傳輸和利用，最大限度地實現地名檔案資源的共享，還便于通過計算機進行快速檢索與利用，促進各種高科技技術在地名檔案管理中的應用，進而推動地名檔案信息資源的綜合開發利用。地名檔案電子化可以充分發揮網絡的作用，使地名檔案網站成為檔案宣傳和檔案信息服務的社會窗口，通過不斷豐富地名檔案網站的內容，為社會各界提供網上搜索和利用服務，進一步發揮地名檔案信息資源服務社會的作用。
二、地名檔案電子化管理的要點
1.電子地名檔案信息的采集
現有地名檔案多半是紙質檔案，占用儲存空間大、紙張易受潮老化、不便長久保存，為了提高地名檔案的存儲和管理效率，地名檔案采用電子化管理是適應網絡時展的要求。電子地名檔案信息主要有三種來源：傳統檔案的電子化、從業務部門接受的電子文件和網絡上具有檔案價值的相關信息資源等。地名檔案工作者應與城建部門建立密切友好的合作關系，及時了解城市總體規劃，做好記載和信息采集工作。信息數據包括文本、圖形、圖像、影像、聲音等形式文件，主要記載地名名稱、漢語拼音、來歷、變革、具體方位、行政轄屬、功能、歷史事件等信息。對地名檔案進行電子化時，要根據電子化的不同原因（利用、復制或保存等）選擇不同的技術。電子檔案管理部門應和信息形成者簽訂協議，對移交信息的格式、范圍等作出規定。
2.電子地名檔案信息的處理
地名檔案的管理具有動態性，隨著城市化和現代化建設的發展，不斷出現新的地名信息，同時一些地名也在不斷的消失，地名檔案管理工作人員需要隨時更新地名檔案內容，并對這些內容的真實性、完整性進行鑒定與保存。地名檔案管理工作人員在處理消失的地名時，應將其檔案從行政區域地名類別中列出，作為歷史地名單獨存放，以備查考，對于原存放檔案的位置及編號，可以用新地名編號來補充。對那些更新的地名應將其原檔案材料與新的地名材料一起歸檔，并在備注表上寫明更名原因與時間，這樣便于查找和利用。
3.電子地名檔案信息的查詢
地名檔案管理電子化的核心是應用計算機，對地名檔案進行組卷、編目、分類，代替部分手工管理的程序。電子地名檔案具有多種查詢途徑、強大的檢索功能，能根據檢索項提供多條件組合查詢，并能對常用檢索途徑進行優化;能根據用戶需要設置檢索類別，如目錄檢索、全文檢索、圖文聲像一體化檢索等;能對查詢結果進行顯示、排序、轉存、打印輸出等技術處理。
4.電子地名檔案信息的
電子地名檔案信息的是面向有針對性需求的服務對象。電子地名檔案管理部門可以通過多種方式進行信息，包括：對各立檔單位及相關業務部門提供文件傳輸、檢索和利用等;對大眾用戶提供網上查詢和搜索等。
5.電子地名檔案信息的安全
隨著現代化的發展，電子地名檔案信息的載體種類越來越多，這就對檔案的安全保護措施提出了較高的要求。電子地名檔案信息的安全包括硬、軟件系統的安全，網絡安全，信息安全和用戶利用的安全等。運用現代科學技術成果對電子檔案信息進行預防性和治理性安全保護是一種有效的措施，在有限的權限范圍內讀取和下載電子地名檔案，保證檔案信息不被濫用。
6.電子地名檔案信息的保存
傳統地名檔案的基本功能是收集具有保存利用價值的檔案，存儲、開發并提供利用。在傳統環境下，紙質地名檔案的長久保存并不是檔案管理工作人員面臨的最突出的問題。而在電子環境下，地名檔案信息對于硬軟件的存儲媒介具有極大的依賴性，但在高科技技術快速發展的當今社會，硬軟件更新換代的速度又非?？欤３霈F當前的硬軟件無法讀取之前的電子信息;另外，硬軟件之間又存在著一定程度上的不兼容技術問題，一個系統產生的電子信息卻無法在別的系統中顯示。因此，電子地名檔案信息的長久保存成了電子地名檔案管理工作人員面臨的一個突出的問題。
三、地名檔案電子化管理的發展趨勢
1.電子地名檔案的歸檔系統建設與管理
利用先進的科學技術研究成果，收集地名數據庫信息，通過信息系統建設，將電子地名文件在網絡中進行傳輸、整理、歸檔與提取運用，從而實現電子地名資源與多媒體的鏈接，信息的共享。地名檔案管理部門可根據實際需要公開必要的地名信息，集中向社會提供利用，運用用戶身份認證、電子簽名等技術手段，保障電子地名信息的真實性、完整性和長期可用性。
2.電子地名檔案統一的管理與服務平臺建設
電子地名檔案的標準化和規范化是相輔相成的兩個方面，設計一套統一的電子地名檔案管理標準，包括電子地名檔案形成的標準、電子地名檔案存儲與歸檔的標準以及電子地名檔案利用的標準等，從而增強電子地名檔案服務平臺的管理能力，提高網絡化服務的能力， 提高服務管理的現代化水平。
3.電子地名檔案資源規范使用的標準化建設
地名檔案管理部門有責任有義務整合轄區內的地名資源，根據《地名信息分類編碼》、《地名信息基本術語》等標準，結合當地地名管理的規范，利用多種形式通過多種渠道向社會廣大群眾宣傳地名使用規范，面向社會提供集中的咨詢和查詢服務。
4.電子地名檔案的編研和信息資源的開發利用能力建設
大量地名檔案的電子化處理和管理信息系統功能的完善，為電子地名檔案的編研創造了良好條件。充分利用搜索引擎技術，可以有效建立與主題、內容關聯的信息聚合，這將大幅提高電子地名檔案的可用性;通過深度數據統計分析，能夠從電子地名檔案中提取出大量有價值的信息資源。
5.電子地名檔案信息服務網絡建設
電子檔案電子化范文6
[關鍵詞]照片檔案；電子化；管理
照片檔案是指國家機構，社會組織以及個人在社會活動中形成的，有保存價值的，以形象等方式記錄信息的特殊載體，并輔以文字說明的歷史記錄。照片檔案是每個企業、單位不同發展時期客觀而鮮活的歷史記錄，它從不同側面反映了企業、部門走過的漫長里程。照片檔案不僅對國家和社會有重要保存價值，更在企業單位的運行、經營和發展中發揮著重要作用，這些珍貴的歷史鏡頭利用價值和再利用率越來越高。然而傳統照片檔案的管理已經適應不了信息時代的發展，照片檔案提供利用受到了一定程度的制約。那么照片檔案怎樣管理才能更好的得到充分利用，才能充分實現資源的共享，與現代化相接軌呢？這就要求我們把照片檔案進行電子化管理。下面就怎樣做好照片檔案電子化管理闡述一下自己的觀點。
一、照片檔案電子化管理勢在必行
照片檔案電子化是指用數碼照相設備拍攝直接形成的靜態圖像文件或利用掃描儀將紙質照片、底片掃描后形成的靜態圖像文件轉換成以數碼形式存儲于磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的靜態圖像，并按照電子檔案要求進行的歸檔圖像文件。
（一）傳統照片檔案保管的弊端
1、傳統的照片檔案是以相紙、膠片等材料為載體，對環境的要求高，耐久性差，均會隨著時間的推移而出現褪色、發黃、圖像模糊等現象。
2、傳統的照片檔案管理方法是按不同的機構、年份劃分，利用人工將照片夾在相冊中的，查找利用起來非常麻煩，若年份、內容不清楚，想利用那就需要一冊一冊的查、一頁一頁的找，更是大海撈針。
3、隨著企業對外宣傳力度的加大，照片檔案更是企業的寶貴財富，為了更好地保存好這些歷史形象的儲存記錄，留住歷史的每個瞬間，更好地傳承企業優秀文化歷史底蘊，就必須保護這些傳統的照片檔案。
（二）照片檔案電子化管理的優點
1、檢索快捷，提高工作效率。照片檔案電子化管理檢索起來非常方便，只需輸入要查詢的照片內容，隨時隨地都可以找到需要的照片檔案，立查即可，這樣為檔案工作人員節省大量查閱時間，降低了勞動強度，提高了工作效率。
2、成像、傳輸快，提高檔案利用率。從利用這個角度看，只要有通訊網絡，照片檔案不受時空限制，既可以直接拷貝，還可以以郵件形式迅速傳出，便于利用，充分實現檔案資源共享，適應了現代社會高效率快節奏的要求。
3、保存安全方便，節省檔案庫房存儲空間。照片檔案電子化管理，使得檔案的載體變成光盤、磁盤或移動硬盤。這些載體不僅容量大、占用空間小、存放方便，能夠節省庫房存儲空間，而且保存與復制不存在變質等問題。
傳統的照片檔案既在檔案利用過程中存在復制繁鎖、檢索查找不便、破損照片修復方法復雜等問題，還在利用照片質量上存在問題，所以說，傳統的照片檔案管理方法顯然已經不適應檔案發展的需要，已經嚴重影響了照片檔案的再次利用，已經不同程度地制約了檔案事業的發展。那么如何做好照片檔案的管理呢？這就要求實現照片檔案的電子化管理。
所以說照片檔案電子化管理勢在必行。那么如何做好照片檔案的電子化管理呢?筆者認為可以從以下幾個方面著手進行。
二、照片檔案實現電子化的方法
（一）傳統的照片檔案實現電子化的方法
1、將傳統的照片檔案利用掃描儀（數碼相機）逐張掃描（拍照）轉換成以數碼形式存儲于計算機或磁盤的靜態圖像，即轉換成數碼照片檔案，存放在計算機中。
2、按照原傳統的照片檔案歸檔方法，按照卷號順序、按年度、機構或問題制作照片檔案目錄，編制目錄時新型的照片檔案的文字說明與原照片文字說明要一致，不得有絲毫差錯。
3、傳統的照片檔案與新型的照片檔案要同時存檔。筆者認為，傳統的照片檔案是不同的歷史時期形成的、真實的、原始資料，即便是電子化管理，其歸檔方法仍按原傳統照片歸檔方法進行，不得擅自打亂重排，要尊重歷史。
（二）新型的照片檔案實現電子化的方法
要想實現新型的照片檔案的電子化管理，就要實現數碼照片向數碼照片檔案的轉化。
1、數碼照片、數碼照片檔案和新型的照片檔案的含義
（1）數碼照片：用掃描、數碼照相設備獲得的，以數字形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的靜態圖像文件。（2）數碼照片檔案：法人、其他組織和個人在各項社會活動中形成的，對國家和社會有保存價值的數碼照片。數碼照片檔案一般由數碼照片和對該照片的文字說明兩部分組成。（3）新型照片檔案是指運用數碼影像技術與計算機技術形成的照片檔案。
2、新型的照片檔案的形成方法
（1）收集：在收集數碼照片時，不要幾年一起收，最好是隨時隨地收集，收集的照片，原則上應為原件，以確保其原始性。修改過的照片不能作為檔案歸檔。（2）整理：整理出主題鮮明，好辯認的數碼照片歸檔。（3）分類：數碼照片要按照其形成年度-機構（專題）進行分類。（4）排列：每一年度要建立一個照片檔案文件夾。文件夾下再按機構（時間、重要程度等），以黨、政、工、輕、婦等先后順序進行排列。（5）編號:照片檔案文件夾內的每一張數碼照片按其排列順序編號，即形成數碼照片號，命名規則為:年度―張號，例：20110001.jpg，前4位表示年度，后4位表示張號。（6）編制照片檔案目錄：數碼照片檔案的整理應符合《照片檔案管理規范》，每一張照片都應有簡要、準確的文字說明，并能準確概括照片所反映的內容。否則，再珍貴的照片，隨著時間的推移其使用價值也將大為遜色。（7）刻錄光盤：數碼照片文件存在電腦里，會占居大部分空間，從而導致計算機反應速度變慢，存儲的照片檔案也存在安全隱患，為了保證照片檔案的安全，從長遠觀點看整理好的數碼照片檔案應脫機保存，應將照片檔案刻錄在光盤或存放在移動硬盤上。
第一，數碼照片檔案的存儲應符合《電子文件歸檔與管理規范》的要求。軟磁盤不能作為數碼照片的存儲載體。最好采用只讀光盤為存儲載體。第二，同一個年度的數碼照片檔案應刻錄在一張光盤中。第三，數碼照片光盤刻制內容包括光盤說明文件、數碼照片文件目錄、數碼照片文件夾。第四，使用不含溶劑墨水的軟性標簽筆在光盤表面上書寫光盤標簽。第五，照片檔案刻錄成光盤就應做防寫處理，避免擦劃、觸摸記錄涂層。
三、照片檔案電子化管理的具體方法
照片檔案的保管應符合《照片檔案管理規范》和《電子文件歸檔與管理規范》的要求。
（一）照片檔案應一式三套。一套封存保管，一套提供利用，一套異地保存。
（二）存放時遠離強磁場、強熱源并與有害氣體、強紫外線隔離。
（三）環境溫度應控制在17-22℃；相對濕度選定范圍為35%-45%。
（四）單片載體應裝盒，豎立存放且避免擠壓，有條件的單位可以購買防磁柜等現代化設備保管光盤。
（五）切勿使盤片與化學溶液接觸，以免產生化學反映直接損壞光盤。
（六）正確使用光盤。不用臟手拿光盤，以免臟物附在光盤上。手拿光盤時用兩個手指夾住光盤的中心孔和外緣，不要在光盤表現留下指紋。
