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人事檔案歸檔范文1
事業單位工作人員眾多，按照規定收集、整理、鑒別、分類和歸檔事業單位的人事檔案是事業單位基礎工作內容的一部分。一般而言，事業單位可據此進行業務考核和工作調動。人事檔案中，針對事業單位工作人員真實的歷史工作表現、工作實際等有翔實的記錄。同時，事業單位會根據歸檔制度，對工作人員的德、能、績、勤、廉方面動態信息進行補充（具體包括工作任務、論文、論著、成果獎勵等），以保證為考核提供參照?，F階段，人事檔案有紙制及電子數據兩種。不論以何種形式存檔，其必然需要按照《檔案法》的規定實施管理。
二、事業單位人事檔案收集歸檔工作中存在的問題
（一）對人事檔案收集歸檔工作重視不夠。檔案屬性決定了人事檔案工作不是短期內取得明顯效益的部門，使得一些事業單位領導沒有充分認識到人事檔案工作的重要性，在對人事檔案管理人員精心培養上和管理設備投入上下的功夫不夠。使得一些人事檔案管理人員在檔案人事收集歸檔中，缺乏足夠的專業知識和綜合素質，無法保證事業單位人事檔案收集歸檔工作質量。
（二）人事檔案收集歸檔制度不健全。當前，事業單位人事檔案收集歸檔制度還不夠完善和規范。對人事檔案收集歸檔制度完善方面有些懈怠、滯后，人事檔案收集歸檔工作沒有規章可循。導致人事檔案收集歸檔質量不高。
（三）人事檔案收集歸檔操作不規范。有的人事檔案《干部任免審批表》及考察材料缺失較多，不夠齊全完整。人事檔案中本該有的年度考核表、學歷、入黨志愿書、職稱、工資、培訓、獎懲等材料，普遍缺失；有的當事人在學歷、培訓、職稱等材料轉遞時，將其放在自己手中，認為這樣更安全，用起來也方便，導致人事檔案材料的缺失。
（四）人事檔案管理人員專業素質不高。由于事業單位對人事檔案的管理重要性缺乏足夠的重視，以至于人事檔案管理人員更換頻率較大，導致了從事人事檔案工作的人員沒有足夠的職業責任感和專業一致性，影響了人事檔案收集歸檔質量。
三、加強事業單位人事檔案收集歸檔工作的幾點措施
（一）充分重視人事檔案收集歸檔工作。事業單位領導要高度重視人事檔案收集歸檔工作，關心愛護培養人事檔案管理人員。建立健全獎勵機制，以此激發人事檔案管理人員的工作熱情和積極性，進一步提高人事檔案收集歸檔工作效率。
（二）進一步加強檔案收集歸檔制度化建設。實踐證明，制度是開展工作的保障。提高人事檔案收集歸檔工作質量，建立和完善嚴格的人事檔案收集歸檔規章制度是十分必要的，只有從制度建設入手，發揮其權威性的協調和指導職能，才能保證人事檔案收集歸檔管理逐步走向正規化和法制化。一是要嚴格遵照執行干部人事檔案的收集制度、鑒別制度、整理制度、查（借）閱制度、轉遞制度、保密制度、保管制度、管理人員職責等各項規章制度，用制度去規范人事檔案收集歸檔工作。二是完善人事檔案登記和人事檔案轉遞工作。在干部人事檔案及檔案材料的轉遞中，嚴格按照統一規定的“干部檔案（材料）轉遞通知單”的項目詳細登記，嚴密封包，再進行轉遞。收到人事檔案的單位，經核對無誤后，應在回執上簽名蓋章，再將回執單立即寄回原單位，以確保萬無一失。
（三）規范人事檔案收集歸檔操作。在人事檔案材料的收集、鑒別、歸檔上下功夫。一是要把嚴格工作標準作為人事檔案收集歸檔工作的重點來抓，嚴格按照檔案目標管理標準，在人事檔案材料的收集、鑒別、歸檔上用實勁、下真功。要建立健全干部人事檔案材料的收集網絡，根據材料形成規律和特點，采取定時收集、定向收集、跟蹤收集、補充收集、及時收集等方法，確保人事檔案歸檔材料及時收集歸檔到位。對收集上來的人事檔案材料，要嚴把鑒別關。辨別真偽，去其糟粕，達到人事檔案能歷史地、全面地、準確地反映一個干部全貌的要求。二是要強化人事檔案的歸檔工作。在歸檔工作中，嚴把好人事檔案的分類關，力爭做到分類準確、排列有序、層次清楚。對收集歸檔的人事檔案材料，要認真細致地進行鑒別，保留真實準確有價值的材料，剔除不應歸檔的材料，使歸檔材料真實可靠、文字清楚、對象明確、手續完備。要逐份逐件地清查人事檔案材料。對當事人檔案中缺少的材料逐項要逐一登記、及時索要。在登記人事檔案目錄方面，要采用計算機打印人事檔案目錄，統一規格，統一標準，使人事檔案更加規范、美觀。三是要抓好人事檔案的收集歸檔審核工作。重點審核干部“三齡一歷”及檔案材料的完善情況，并對缺少的人事檔案材料進行詳細記錄，要求相關單位和當事人限期補充收集，使人事檔案內容更加齊全完整。
（四）進一步提升人事檔案管理人員的專業素質。隨著事業單位的不斷發展，事業單位對工作人員素質要求越來越高，提升人事檔案管理人員的工作能力也愈發重要。事業單位領導要注重人事檔案管理人員專業技能的培養，提高人事檔案工作人員的知識水平和業務能力，使其能夠熟練地完成人事檔案的收集歸檔工作。為此，各級領導層面要定期組織人事檔案管理人員參加上級檔案部門組織的人事檔案管理業務培訓班和經驗交流研討會，掌握更多先進的人事檔案管理的理論和方法，以便更好地做好人事檔案收集歸檔工作。
（五）加強對文件材料的超前控制，嚴把質量關。歸檔文件的質量大多是由文件形成時決定的，所以，在收集歸檔文件時不僅要嚴把質量關，還應從源頭抓起，文件材料的進行超前控制。超前控制是指在文件形成、積累階段，按照檔案要求進行文件的質量控制，確保歸檔文件的真實可靠、完整安全。在實際工作中，業務文件分散在各個業務部門或個人手中，如科研資料主要集中在科教科，文書資料主要集中在辦公室，基建材料主要集中在基建科等，這種分散性往往影響到檔案收集的系統性和完整性。通過超前控制，可以在文件形成初期階段對文件內在質量進行前期控制，對業務文件的形成、積累、整理提供最直接的幫助與指導，把問題解決在前期形成階段，有利于歸檔文件的完整準確，提高歸檔檔案質量。
人事檔案歸檔范文2
關鍵詞：企業；人事檔案；規范化；管理
中圖分類號：C29 文獻標識碼：A 文章編號：
一 引言
當前，企業的人事檔案管理對于現代企業的科學化管理具有重要的作用。人事檔案能夠詳細記錄個人的學歷、技能以及工作經歷等信息，這樣可以讓企業對于人才培養與選拔有了資料基礎。人力資源部門可以更全面掌握員工的能力特長，為企業的發展發揮充分的價值。企業的人事檔案管理能夠提高人力資源管理的規范性，更好地發揮企業員工的才能。因此，企業要加強對人事檔案管理的規范化，形成成熟的管理模式。然而，一些企業對人事檔案管理缺乏規范化管理，沒有建立完善的人事檔案的管理制度，對該項工作也沒有較強的管理意識，認為該項工作不能直接創造經濟效益，對其投入的資源和精力也比較少，企業的人事檔案管理信息化建設比較落后，人事檔案的保存、轉遞的安全性、員工信息的健全性，都存在管理的不規范問題。這些都阻礙了企業人事檔案的規范化管理進程，也抑制了人事檔案管理的職能發揮。
二 新時期企業人事檔案管理的特點與新問題
（一）企業人事檔案管理的特點
企業人事檔案管理重點就是要將員工的相關崗位信息資料進行全面收集，為開展人力資源管理奠定基礎，因此，企業人事檔案管理就具有長期性和累積性特點。它是根據企業員工的個人職業經歷、工作能力以及崗位培訓進行的資料整理，能夠客觀反映員工的職業經歷。企業員工的人事檔案的收集整理要依靠相關部門共同協作完成。企業人事檔案管理的工作負擔比較重，要對企業全體員工進行職業信息的長期動態化記錄，這樣不斷進行信息的收集整理、歸檔等工作。同時，還要對人事檔案的轉接和歸檔等工作進行記錄。信息化社會要求企業人事檔案管理必須進行變革，僅僅依靠手工記錄已經不能滿足人事檔案管理的需要，企業人事檔案管理的信息化成為時展的客觀要求。
（二）新時期企業人事檔案管理的新問題
隨著市場經濟的不斷完善，企業作為經濟主體，參與的市場經濟競爭更為充分。這樣帶給企業員工的工作崗位變動和企業人才流動十分頻繁，也給企業人事檔案管理帶來了難度。企業人事檔案管理在員工的流動管理、人力資源優化配置、人才培養規劃以及崗位績效考核等方面，都面臨著挑戰。企業人事檔案管理必須解決好信息化管理和提高工作效率等問題。
首先，企業人事檔案管理意識比較淡化，管理制度不健全。在市場經濟環境背景下，企業的人事檔案更多地服務于企業自身的發展和調配人力資源，也幫助企業員工能夠更好地進行流動，使員工能夠在合適的崗位上面發揮自己的價值。但是，一些企業還沒有意識到人事檔案管理的重要性，沒有給予管理上應有的重要地位。對于企業人事檔案管理還存在沿用陳舊的管理制度，沒有根據社會和企業的發展進行制度完善，這樣就滯后于企業和員工的發展實際，造成了企業人事檔案管理的粗放化。缺乏現代管理與信息化管理的工作內容與工作方法。
其次，企業人事檔案管理缺乏專職人員，管理不規范。一些企業為了能夠節約人力成本，因此將人事檔案管理工作分派給相關部門進行兼職管理，沒有專職人員進行管理，造成了人事檔案管理的非專業化和非規范化。這樣也使得企業的發展遠遠快于相應的配套人事檔案管理，人事檔案管理處于混亂狀態、沒有專業人員對檔案進行科學管理，相關管理人員缺乏責任意識，不能嚴格按照檔案人事管理制度進行管理，造成了檔案查找困難等問題。
最后，企業人事檔案管理內容不充分，管理模式比較滯后。根據一些企業的管理現狀，這些企業的人事檔案管理成為內向型的，封閉的管理模式。由于一些企業的人事檔案管理內容方面，沿用的是傳統人事檔案管理內容，缺乏與市場經濟相適應的內容，例如：缺乏具有人文關懷的檔案信息，個人健康類檔案、誠信類檔案、動態業績檔案等。這樣就不能準確地對員工進行任用選拔與績效考核，也不利于建立規范化的人事檔案信息管理系統。企業的人事檔案管理模式在實際運用中，還缺乏創新使用人事檔案管理現代化、智能化、數據化的管理。
三 加強企業人事檔案管理的規范化措施
（一）提高企業人事檔案管理制度的規范化
企業人事檔案管理必須健全相關的管理制度，促使其得到規范化管理，才能為企業的發展提供真實可靠的檔案信息資源。要能夠保護好檔案資料的安全性，同時帶動人事檔案管理信息的發展。企業人事檔案管理制度的規范化還應體現在人事檔案材料文體要統一、裝訂整齊、書寫規范、管理規范等方面。企業要不斷對人事檔案管理的規章制度進行完善，學習和創新應用人事檔案管理的規范化理論與方法，為企業的人事檔案管理創新奠定基礎。
（二）提高企業人事檔案管理的信息化
由于社會發展的不斷細化，對于企業的人事檔案管理就應加強現代化、規范化和標準化管理工作。企業要建立人事檔案的數據庫、管理系統等，通過規范化的管理工作貫穿人事檔案管理的全流程，奠定了人事檔案載體標準、格式標準、管理標準體系的建立與完善。在網絡時代，檔案管理的信息化十分重要，解決了檔案管理遇到地域制約，提高了時效性，為企業的相關部門實現了檔案信息高度共享。這也有利于人事檔案管理人員減輕了重復性和簡單性的操作，使他們能夠有更多的精力進行人事檔案資源的開發與利用。
（三）完善企業人事檔案的管理內容，增強管理人員的專業化管理水平
根據市場經濟宏觀發展狀況和企業微觀發展的實際需要，要完善企業人事檔案的管理內容，增強管理人員的專業化管理水平，這樣才能滿足企業人才流動和人力資源合理優化配置的要求。對于企業急需的人才錄用選拔方面，人事檔案信息要提供員工的科研成果、專利技術材料；業績考核、健康狀況檢查等，這樣才能準確反映員工的工作能力與綜合素質。另外，企業應加強對人事檔案管理人員的培養與培訓，提高相關管理人員的檔案管理專業化水平與能力。增強他們的工作職責意識，合理運用先進的管理方法，規范化操作人事檔案業務與流程，確保人事檔案管理的完整、機密和安全。
四 結論
通過對加強企業人事檔案的規范化管理，得出新形勢下企業的人事檔案要實現科學化和信息化管理，這樣才能發揮企業人事檔案管理的功能，開發和利用好檔案資源，為進一步完善企業的人事管理發揮作用，使企業在人才任用上提供服務價值，也使得企業的人事檔案管理能夠動態化地適應企業的發展。企業要加強信息化檔案管理建設，投入更多的資金、設備和資源用于人事檔案管理信息的數字化、網絡化。企業還應重點關注人事檔案管理的安全問題，要提高相關管理人員的網絡安全意識，加強人事檔案管理的審查與管理制度；升級人事檔案信息化管理技術，確保企業人事檔案管理的規范化與安全性。
參考文獻
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人事檔案歸檔范文3
一、死亡人員人事檔案的歸屬與流向基本情況
1. 組織部門：一般能按要求管理權限范圍內的死亡干部檔案，不定期地向同級國家綜合檔案館移交，無檔案銷毀情況。組織部門能基本掌握死亡人員情況，目錄齊全，編目編號規范，能提供電腦檢索。但大多數沒能按《干部檔案工作條例》規定及時將死亡人員人事檔案移交檔案館。另外，有的組織部門缺檔案移交、登記臺帳。
2. 勞動人事部門：我們選擇了社會保險處、勞動就業處為調查樣本，其死亡人員人事檔案數量大，存在底子不清、收集不全、未及時歸檔等情況。無移交綜合檔案館、無銷毀情況?？h級勞動人事部門普遍存在應該接收國有企業、國有改制企業、非國有企業的人事檔案資料收集不齊全的問題，相當部分未能及時登記、分類、編目，沒有做到有序排放和有效監管，存在“生者與死者檔案混裝”的情況。同時，多數縣級勞動人事部門對死亡人員情況不夠了解，對檔案的數量、來龍去脈等底子不夠清晰。
3. 機關、群團組織：死亡人員人事檔案未統一歸口管理，沒有移交綜合檔案館和銷毀檔案的情況。市級機關中，有的主管部門除本系統副處級以上干部人事檔案組織部門統一管理外，系統及直屬單位科級干部人事檔案自行管理，其他人事檔案則由直屬單位自行管理，新錄用人員人事檔案則多由人才交流中心托管?？h級機關中，除部分區、縣機關、群團組織人事檔案由組織部門統一保管外，大部分區、縣機關、群團組織人事檔案由組織部門和勞動人事部門管理，干部檔案在同級組織部門，職工檔案在同級勞動人事部門，流向與歸屬情況各不一樣，管理存在漏洞，甚至出現“無頭檔案”的現象。
4. 國有企事業單位：除了由黨委政府任免的干部檔案由組織部門保管外，一般職工人事檔案或自行保管，或部分由主管部門保管，或由人才交流中心托管，無移交綜合檔案館情況，無銷毀情況。
5. 國有改制企業：移交情況不一，管理情況各異，沒有銷毀情況。有的行業主管部門管理改制前相關人事檔案，因無人申報而對死亡人員情況不知曉，對死亡人員數量、情況無法統計，登記、管理不到位一直未移交。有的企業保存改制前的人事檔案，清理與整理不到位，登記和分類不及時，部分沒有保存死亡人員人事檔案，改制期間調離、解聘、退休人員其檔案隨人走。也有的企業改制前的人事檔案包括死亡人員人事檔案在改制期間已移交勞動人事部門，而改制后沒有建立人事檔案，或將招聘人員檔案打捆保管，沒進行裝袋、整理，數據不清楚。
6. 非國有企業：部分企業自行保管人事檔案，但多數沒有保管死亡人員人事檔案；部分企業委托專業機構托管人事檔案。據查，非國有企業多數人事檔案建立欠規范，欠完善，無統一標準，甚至少數沒有建立人事檔案。無移交綜合檔案館情況，無銷毀情況。此外，個別縣由鄉鎮勞動保障站負責管理當地非國有企業人員人事檔案。
7. 高校：由學生部自行保管學生檔案，管理較規范，底子清楚。無移交情況，無銷毀情況，極少數死亡學生檔案被死亡學生家屬提走。
8. 人才交流中心：人才交流中心保管的主要是事業單位委托、企業委托、個人委托托管的人事檔案，數量大，沒有移交、銷毀情況。因為很難掌握死亡人員信息，委托管理往往僅限于簡單存放、保管，所以對于死亡人員人事檔案的情況底子不清，無法準確統計，不少生者、死者人事檔案未分開。
9. 社區、居委會：從選取的調查樣本來看，很少建立和保存死亡人員人事檔案，少數存有或建立了人事檔案，但都不存在移交綜合檔案館情況，無銷毀情況。當轄區內有人員死亡情況時，一般是報送當地派出所，由派出所負責戶籍?。ǎ┥虾虽N，并登記管理。個別社區試點保存縣勞動人事部門移交過來的企業退休職工人事檔案，但是否死亡情況不清楚。個別縣由鄉鎮管理村委會、社區的人事檔案，但這些人事檔案普遍存在資料少、內容缺、不齊全、不規范的問題。
二、存在的主要問題及原因分析
1. 重視不夠與認識不足，檔案管理要素欠缺保障。調查顯示基層單位普遍重視不夠，認識不足，更多地是強調人少、錢少、事多等客觀因素，投入人事檔案工作的力度不夠，而死亡人員人事檔案工作更是被邊緣化。拿被調查單位的檔案員來說，檔案員更換頻繁，不懂業務的有之；檔案員兼職過多，疲于應付的有之；檔案員履責不力，責任心不強，認為“人死賬亡”無關緊要的也有之。有的死亡人員人事檔案被拆卸檔案外殼，單獨存放在類似雜屋的房間，沒有任何保管保護措施；有的死亡人員人事檔案被“束之高閣”置之不理，部分已有發黃、褪色、發霉、丟失等現象。
2. 政策體制與利益等因素，致使檔案管理主體分散、各自為政、歸屬流向不一。一是體制改革、企業改制人為地形成了“人檔分離”，此類人事檔案的歸屬與流向已失范，容易出現“無頭檔案”乃至丟失現象。二是多頭保管加之聯系機制未建立，造成信息溝通不暢，死亡情況無人申報無人查實，死亡登記不及時，管理跟進不到位。尤其勞動人事部門“生者與死者檔案混裝”普遍存在。三是雖然改制有政策，但也存在因利益難以貫徹落實的情況。如有的企事業單位改制期間，存在改制單位缺乏移交托管經費沒有按政策移交托管，后多由主管部門代管系統內改制單位職工人事檔案。
3. 日常指導與監管缺位，檔案業務水平參差不齊。部分組織、人事部門更多重視對在職、在世的人事檔案建立、整理、審核等，而忽視了對死亡人員人事檔案的指導、監督和檢查。而檔案行政部門由于上級沒有政策和要求，平時很少介入其中。死亡人員人事檔案工作的業務水平令人堪憂。一是檔案資料收集不齊全。主要原因是檔案資料移交和接收不及時。一般來說，如果對死亡人員人事檔案不催不要，檔案或材料就會長期滯留在單位或個人手里，不能及時歸檔，容易散失；二是日常管理不善。具體表現為檔案裝訂、分類、編目、利用等不夠規范，分開存放、流轉登記、統計檢查等工作不落實，管理粗放隨意；三是整理質量不高。尤其是企業死亡人員檔案整理標準不統一，內容不完整，建檔欠規范；四是檔案信息化程度低。由于缺乏相關意識，或是受客觀因素制約，相關單位只把人事檔案的目錄、個人信息錄入電腦，而檢索、查閱仍采用手工操作。個別單位雖建立了人事檔案信息庫，但存在信息更新不及時的問題。
4. 現有制度少且約束有限，無章可循、無規可依的問題突出。在調查的9種類型單位中，僅組織部門有《干部檔案工作條例》等依據。然而組織部門普遍沒有按要求及時移交綜合檔案館。據組織部門反映，難以落實的原因一是每年死亡的少，二是移交程序繁雜。有綜合檔案館的同志認為組織部門檔案難存放，或是不想管了才會考慮移交，并且移交的隨意性大，手續難到位。現實中，各級、各行業經過調研形成人事檔案管理制度的很少。調查對象中僅一家自行制訂了制度，其中涉及死亡人員人事檔案工作的只有“死亡人員檔案，每年進行一次清理，重新編號，另行歸檔”一句。由于大多無章可循、無規可依，死亡人員人事檔案管理往往流于形式，既無工作內容、目標任務，也無原則手續、操作流程，更無職責權限，責任追究，久而久之便形成了被動應付的局面，多滿足于“用時記得起，閑時擱一邊”的現狀，這不僅使得工作無所適從，也使得檔案面臨安全隱患。
三、對死亡人員人事檔案管理的建議
1. 高度重視提升認識。各級各類單位要以對黨和人民負責、對歷史負責的高度來重視死亡人員人事檔案工作。一是要保證有專人負責。死亡人員人事檔案工作是單位人事工作、檔案工作的一項重要內容，具有很強的政治性、原則性、業務性，應明確專人負責，納入單位工作總體規劃。二是要切實將檔案工作與其他日常工作同部署、同推進、同檢查、同考核。在現行體制下，死亡人員人事檔案工作多由政工、人事部門承擔，其工作職責、任務要求等必須明確，并且有領導負責督促檢查。三是要宣傳學習相關法規和業務知識，提升人員的檔案意識和整體認識水平，營造一個良好的、給力的人事檔案工作氛圍。同時鼓勵、支持專業人員參與學習培訓，通過“走出去、請進來”以及學習先進、學用結合等方式，了解相關工作的規律，掌握專業知識與技能，不斷增強業務素質和專業水平。
2. 實施歸口統一管理。將死亡人員人事檔案全部歸口至國家綜合檔案館保管，成立“死亡人員人事檔案管理中心”，對各類死亡人員的檔案進行資源整合，集中管理，建立死亡人員人事檔案數據庫。單位檔案室、專業檔案館、專業機構等管理的死亡人員人事檔案可依法移交至綜合檔案館“死亡人員人事檔案管理中心”，實施歸口統一管理，有利于防止政出多門、人為過失，有利于檔案工作“三個體系”建設。此外，勞動人事部門管理的人事檔案較多，死亡人員人事檔案也會越來越多，檔案管理責任重大，有必要成立行業直屬并接受檔案行政部門指導的專業檔案館，實行專人專管，專門管理。
3. 建立健全管理機制。國家檔案行政部門要通過修改《檔案法》，補充死亡人員人事檔案工作內容和規定，明確檔案行政部門的職責。省級檔案行政部門應在廣泛開展死亡人員人事檔案工作調研的基礎上聯合相關部門出臺實用性和操作性強的管理制度、辦法，嚴格控制死亡人員人事檔案的歸屬與流向，使其有規可依、有章可循。出臺的制度應結合實際，突出整體聯動和協作互動機制，針對檔案鑒別接收（移交）、收集整理、保管保護、查閱利用、安全保密、流轉銷毀、信息化等程序和內容有具體而明確的規定，強化業務培訓指導、信息溝通、監督管理及責任追究體系建設。對接收（移交）的時間、內容、要求、手續、費用等進行整體考慮。
人事檔案歸檔范文4
1、公文用紙質量要好，幅面尺寸規格要統一、規范、標準，符合國家的有關規定。排版形式為橫寫橫排，左側裝訂。
2、注意檢查制發公文是否履行了簽發手續，是否符合審批權限，公文標題是否準確，主送單位和抄送單位準不準，落款是否與公文一致，有無日期等。
3、公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用。
4、使用文種要合理，擬制格式要規范，行文不要濫用簡稱和使用不規范的字，以利于日后標準化、現代化檢索手段的實施應用。
二、推行標準、規范化的工作程序和方法
1、要全面普查案卷，去糟取精。一般的綜合性檔案館由于多年未做全面的清查，加之移交單位劃分保管期限不準，不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件，所以，要剔除這些無用的文件，才能避免今后實行計算機管理時出現重復與低效率的情況。
2、重新組卷實現案卷規范化。將那些組卷過厚、內容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則，是盡可能將那些相互存在某種聯系的文件組合在一起，對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷，要重新加工填寫以保證全部案卷更加規范。重新組卷不僅可以優化館藏、科學保管，亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。
3、統一分類號，保證檢索查全率。計算機檢索的顯著優勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性，在分類過程中，首先根據《中國檔案分類法》進行分類，再因事制宜制定出一些具體細則。還應加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤，應經常組織大家統一認識、統一標準，盡量做到前后標引一致、同一類文件標引一致，從而達到標準化和規范化管理。
4、規范題名，保證檢索查準率。檔案的分類號保證了檢索查全率，而題名準確，才能保證檢索的查準率。規范題名，應掌握的原則與要點是：在填寫題名項過程中，要規范機構簡稱，盡量避免在檢索時出現含混不清、文不對題和計算機識別不清的現象。若題名要素不完整，則要補齊；若題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統一文種題名中經常有“請示報告”等含義不清的文種，它直接影響檢索的準確率。
三、加快檔案現代化管理數據準備進程
1、分清輕重緩急，循序漸進。在推進計算機管理的過程中應先根據各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況，對所有全宗進行排隊，將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案，進行優先加工整理。這樣，就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。
2、分級次著錄，省時省力。在著錄過程中，可以將案卷分為三個層次進行著錄：將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案，進行案卷級著錄；對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案，進行文件組合級著錄；而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件，則進行文件級著錄。這樣處理，能清晰揭示檔案的主題內容和特征，也可以減少著錄條目和錄入條目，既節約了時間、人力與財力，又提高了效率。
3、分門別類，充分利用檔案原基礎。對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷，在著錄時，可以直接在全引目錄上面分類標引，而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等，則可用計算機程序將人名、地址、時間，用案卷目錄直接錄入，然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎，可以減少著錄環節，大大地提高著錄速度。
4、用“關鍵詞”替代“主題詞”，簡化查找時間，提高效率。“主題詞”，有規范統一的功效，同時存在著查找煩瑣、效率較低的弊端。采取以“關鍵詞”替代“主題詞”的做法，可以取其利避其弊。即從題名或文件主題中靠思維歸納出揭示主題內容的詞匯――“關鍵詞”進行標識，待錄入計算機后利用計算機批量處理的功能進行處理。還可利用計算機“活動增加”的功能，把一些不規范的詞與主題詞中詞義相同的合并。這種做法解決了手工標引速度慢、計算機自動標引不準確的缺點，解決了主題詞的詞義含量問題。
四、樹立良好的文化心態
檔案工作者行為中的穩建、平和、溫良、體諒、勤懇、艱苦、犧牲、甘于奉獻、創造性的人格品質，體現了中國文化“自強不息、厚德載物”的基本精神?！昂蜑橘F”的人與人的和諧，知行合一的身與心的和諧，天人合一的人與環境的和諧，人內在的精神和諧，無不要求檔案管理者必須樹立良好的文化心態。
1、道德追求大于社會索取。現實中，檔案工作者所從事的工作在道德力量的支持下，歷久不渝地與社會上“富貴利達”為生活目標的世俗價值觀大相徑庭，對社會文化價值觀的贊美與對世俗價值觀的鄙視，應是檔案工作者追求的深層原因。
人事檔案歸檔范文5
行政事業單位在我國社會中發揮重要影響，其屬于智力密集類型企業單位，企業工作人員是企業作為寶貴財富和資源，在企業發展中發揮重要影響。在設疑發展情況下，企業需要做好人力資源管理工作，把工作人員檔案歸納處理，降低人力資源管理工作壓力和難度，提高事檔案資源管理工作效率，保證人事檔案管理質量。
1、弊端闡述
行政事業單位在發展中，人事檔案管理工作意義重大。其對企業的發展，對企業日常管理工作，和團隊建設等等工作影響大，可以為行政事業單位日常管理工作和團隊建設提供理論依據，實現資源合理應用目標，行政事業單位可以依據人事檔案對工作人員升值，開展工作調整、對工作人員工作考核和績效考核等等工作影響較大。但是當下我國企業在人事檔案管理工作中存在自身弊端，特別是當下行政單位中，人事檔案管理難度較大，阻礙企業發展，需要加以完善和及時處理。下文將詳細對人事檔案管理弊端進行分析和研究。
1.1人事檔案管理意識弊端
人事檔案管理管理意識低、觀念關注度不高，是影響人事檔案管理有序開展主要問題之一。行政事業單位管理人員發展中，較為關注行政事業單位自身經濟發展，認為人事檔案管理不重要，沒有實際價值，對政事業單位長遠發展沒有實際意義。政事業單位主要管理負責人員存在這一思維誤區，導致下級管理工作人員對人事檔案認知度不高，行為散漫，人事檔案管理財務支出較少，人力資源和財力無法保證，降低管理效率。其次，由于管理意識薄弱，行政事業單位沒有建立合理化管理目標和管理關注方案，管理工作人員在關注期間，沒有標準依據，關注效率低下，沒有方向[1]。
1.2信息化技術弊端
現階段行政事業單位信息技術技術水平低下，由于政事業單位主要負債人員和管理人員對政事業單位忽視，沒有引進先進科學技術開展管理關注，導致在實際管理環節，依據人力資源手工開展管理關注，降低工作人員關注積極性，影響管理關注有序開展。其次，工作人員自身關注能力低下，人事檔案管理團隊構建缺失凝聚力，由于個人工作能力低下，影響整個團隊工作能力，一些工作人員在關注中，沒有結合人事檔案特點，開展管理關注，缺失管理科學性和規范性[2]。
2、政事業單位人事檔案管理工作有序開展
2.1提高對人事檔案管理關注重視度
行政事業單位需要樹立全新發展目標，結合市場經濟發展特點，建立全面人事檔案管理方案和目標，提高對人事檔案管理關注重視度和關注度，在單位內部和管理部門宣傳，增加工作人員認知度，讓關注人員了解自身想法，利于工作人員全面貫徹檔案管理關注要求，有方向開展管理關注。其次，行政事業單位也需要給予人事管理這工作人力支持和物力支持，優化制度弊端，構建一個一體化制度體系，為工作人員實際管理工作提供理論依據和制度保障，使得行政人事管理工作朝向標準化方向發展[3]。
2.2提高信息化應用水平
信息技術是當下社會不同企業人力資源和人事檔案管理的主要方法，行政事業單位也要提高對信息技術關注，利用信息化技術開展人事檔案管理工作，提高 人事檔案管理工作有序開展。詳細來說，其主要包括兩個不同方面信息化建設，其一：做好信息化硬件建設工作。行政事業單位需要增加財務支出力度，大力采購 信息裝置和設備，引進先進技術和設備，為工作人員營造良好工作條件。例如：行政事業單位可以購買掃描設備、電腦設備等等。把傳統紙文本形式運作為電子文檔形式，實現數字化建設目標，其二：行政事業單位完善軟件系統建設，構建人事檔案管理體系，保證體系建設合理性[4]。
2.3完善團隊建設，提高工作人員工作能力
人事檔案管理工作人員是主要工作人員，和檔案管理質量和效果具有較大影響。為了實現行政事業單位人事檔案管理目標，首先要完善團隊建設，構建一個高效率、高凝聚力、高素養人事檔案管理團隊。樹立科學合理人事檔案管理團隊建設目標，建立培訓和教育目標，對工作人員及時培訓和教育，分析培訓需求，分析工作人員工作水平和能力，合理配置工作人員，保證每個工作人員可以在滿足自身需求，可以充分發揮自身能力崗位中，完善工作人員工作弊端。其次。為了做好人力資源布置工作，行政事業單位在工作人員開展工作時，對工作人員工作行為監督管理，發現工作人員存在行為弊端，及時指導和教育。為了提高工作人員工作積極性，行政事業單位可以建立獎懲制度，對工作積極性高，表現好工作人員獎勵，在行政事業單位內部培養骨干，為工作人員提高全新發展機遇[5]。
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